Công tác văn thư tại văn phòng UBND huyện mỹ lộc tỉnh nam định trong giai đoạn hiện nay

MỤC LỤC

1


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
ST
T
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

Từ viết tắt
TT-BNV
TTg
VTLTNN
HVHCQG
ThS
HĐND
UBND
LĐTB-XH
NĐ-CP

PTNT
DS-KHHGĐ
VB

Cụm từ đầy đủ
Thông tư – Bộ Nội vụ
Thủ tướng
Văn thư lưu trữ nhà nước
Học viện Hành chính Quốc gia
Thạc sỹ
Hội đồng nhân dân
Uỷ ban nhân dân
Lao động thương binh và xã hội
Nghị định – Chính phủ
Phát triển nông thôn
Dân số - kế hoạch hóa gia đình
Văn bản.
DANH MỤC BẢNG SỐ LIỆU

STT
1
2

Nội dung bảng
Số lượng thống kê văn bản đi trong quý I năm 2016
Số lượng thống kê văn bản đến trong quý I năm 2016

2

Số trang

18
21


LỜI CẢM ƠN
Quá trình thực tập tốt nghiệp có vai trò quan trọng không chỉ đối với quá
trình học tập mà còn cả đối với sự nghiệp sinh viên sau này. Kỳ thực tập này
giúp sinh viên tiếp cận được nghề nghiệp đã lựa chọn trước khi bước vào trường
đại học. Trong hai tháng (từ ngày 28/3 đến ngày 20/5/2016) thực tập tại Văn
phòng UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định, được thực hiện các kỹ năng hành
chính đúng với vai trò là một công chức trong cơ quan hành chính nhà nước đã
giúp em được củng cố thêm kiến thức đã được học và nắm bắt được những cách
thức, quy trình làm việc tại cơ quan.
Trong cả quá trình thực tập em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ thầy,
cô giáo Học viện Hành chính Quốc gia và UBND huyện Mỹ Lộc có được những
kinh nghiệm thực tế, hoàn thành bài báo cáo thực tập, em xin gửi lời cảm ơn
chân thành các thầy, cô giáo trường Học viện Hành chính Quốc gia, đã trang bị
cho em kiến thức và tạo điều kiện giúp đỡ em trong xuốt quá trình học tập tại
Học viện. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn đến thầy giáo Th.S Doãn Minh Thắng,
và cô Nguyễn Hồng Vân đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn chỉ bảo để em hoàn
thành báo cáo thực tập của mình với kết quả cao nhất. Các cô chú, anh chị trong
Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định đã tạo điều kiện thuận lợi và
giúp đỡ tận tình em trong xuốt quá trình thu thập tài liệu, tìm hiểu nghiệp vụ
cũng như kỹ năng chuyên môn để hoàn thành quá trình thực tập và bài báo cáo,
nghề nghiệp sau này.
Mặc dù đã cố gắng nhưng không tránh khỏi những sai sót khuyết điểm
trong quá trình thực tập, rất mong nhận được sự chỉ đạo đóng ý kiến của thầy cô
trường Học viện Hành chính Quốc gia, và các cô chú, anh chị Văn phòng
UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định để bài báo cáo của em được hoàn thiện
hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!
3


LỜI MỞ ĐẦU
Trong giai đoạn hiện nay, Việt Nam đang phát triển theo hướng đa dạng
hóa hiện đại hóa, từng bước hội nhập khu vực và trên thế giới. Đứng trước
những cơ hội và thách thức, năng lực quản lý hành chính nhà nước đóng một vai
trò vô cùng quan trọng. Vấn đề đổi mới mang tính khách quan thường xuyên và
cần thực hiện cả theo chiều rộng cũng như chiều sâu.
Cùng với sự nghiệp đổi mới tổ chức và hoạt động quản lý hiện nay, huyện
Mỹ Lộc đang đẩy mạnh cải cách hành chính để vươn lên, hội nhập, tạo tiền đề
cho sự phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương. Một trong những nội dung cải
cách hành chính mà Huyện ủy, HĐND, UBND huyện Mỹ Lộc đang quyết tâm
chỉ đạo thực hiện đó là cải cách lề lối làm việc phương thức quản lý. Mà trong
đó bộ phận Văn thư của Văn phòng cũng đang từng bước nâng cao chất lượng
công tác để đáp ứng yêu cầu.
Trong hoạt động của cơ quan nhà nước, công tác văn thư là hoạt động
không thể thiếu được ở bất kỳ cơ quan nào và công việc này được thực hiện bởi
hoạt động của Văn phòng: nơi tiếp nhận các văn bản gửi đến – gửi đi cũng là
cầu nối để mọi văn bản được đưa tới lãnh đạo, các cơ quan có liên quan, giúp
cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có
năng xuất và chất lượng giúp đường lối chính sách nguyên tắc, chế độ, đồng thời
đảm bảo quản lý công việc của cơ quan được chặt chẽ và chính xác, hạn chế
quan liêu, giấy tờ, góp phần cải cách hành chính phục vụ công tác đổi mới hiện
nay. Giữ gìn các giấy tờ, bằng chứng hoạt động của cơ quan (cá nhân, tổ chức)
phục vụ cho kiểm tra, thanh tra, đánh giá hoạt động, giữ gìn tài liệu trong mọi
lĩnh vực để kiểm tra thông tin trong quá khứ, tiền đề cho công tác lưu trữ.
Đây là vấn đề có ý nghĩa về mặt lý luận và mặt thực tiễn. Với ý nghĩa
trên, trong hai tháng thực tập tại cơ quan em đã chọn nội dung để viết báo cáo

4


thực tập tốt nghiệp với đề tài “Công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện
Mỹ Lộc tỉnh Nam Định trong giai đoạn hiện nay”.
PHẦN 1: BÁO CÁO TỔNG QUAN
1.1.

Thời gian, địa điểm.
Thời gian thực tập: 08 tuần từ ngày 28/3/2016 đến ngày 20/5/2016.
Địa điểm thực tập: UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định.

Mục đích thực tập.
Thực hiện Quyết định số 1918/QĐ-HVHCQG ngày 30/12/2005 của giám đốc
1.2.

Học Viện hành chính về việc ban hành quy chế tổ chức thực tập cho sinh viên
Đại học hành chính hệ chính quy.
Theo kế hoạch thực tập của Phòng đào tạo Học viện Hành chính Quốc gia.
Mục đích chung.
Tìm hiểu tổ chức, hoạt động của bộ máy nhà nước và thể chế hành chính
nhà nước.
Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của một số vị trí công việc
của cán bộ, công chức nhà nước trong bộ máy hành chính nhà nước.
Vận dụng các kiến thức đã học vào thực tế để rèn luyện các kỹ năng,
nghiệp vụ quản lý hành chính.
Bổ sung và nâng cao kiến thức đã học tại Học viện Hành chính Quốc gia.
Mục đích thực tập tại bộ phận văn thư của Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc
tỉnh Nam Định.
Tìm hiểu hoạt động văn thư trong thự tiễn hoạt động của cơ quan hành

chính nhà nước.

5


Nắm bắt được các quy trình giải quyết văn bản đến cũng như giải quyết
văn bản đi mà bộ phận văn thư phải đảm nhận.
Thực hiện các kỹ năng, nghiệp vụ hành chính đã được học vào trong thực
tế.
1.3.

Nội dung, kế hoạch thực tập.
Nắm được cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ của cơ

quan thực tập.
Nắm vững quy trình công vụ trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước
nơi thực tập.
Nắm được thủ tục hành chính của cơ quan nơi thực tập, thể chế hành
chính liên quan đến cơ quan nơi thực tập.
Thực hành các kỹ năng hành chính liên quan.
1.4.

Báo cáo quá trình thực tập.
Thời gian đến cơ quan thực tập: các ngày trong tuần từ thứ hai đến thứ

sáu.
Buổi sáng từ 7h30’ đến 11h30’.
Buổi chiều từ 13h đến 17h.
Thời gian
Tuần 1, tuần 2

(Từ 28/3 đến 8/4)

Nội dung công việc
- Nhận đoàn thực tập, nghe phổ biến kế hoạch thực tập.
- Về Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc thực tập tại bộ
phận Văn thư.
- Tìm hiểu UBND huyện, Văn phòng UBND huyện Mỹ
Lộc (cơ cấu, tổ chức, chức năng, nhiệm vụ...).
- Lựa chọn đề tài “Công tác văn thư của Văn phòng
UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định trong giai đoạn
hiện nay”.
- Viết đề cương thực tập gửi giảng viên hướng dẫn.
- Bắt đầu làm những công việc được giao thực tập.
Tuần 3, tuần 4
- Làm những công việc tại nơi thực tập: Vào sổ công văn
(Từ11/4 đến 22/4) đến và vào sổ công văn đi, đóng dấu, gửi các công văn
đến các phòng ban…)
6


- Xin tài liệu nghiên cứu để làm báo cáo.
- Học hỏi các kỹ năng về xử lý văn bản.
Tuần 5, tuần 6
- Tiếp tục làm những công việc hàng ngày tại nơi thực
(Từ 25/4 đến 6/5) tập.
- Viết dự thảo báo cáo thực tập, gửi giảng viên hướng
dẫn xem báo cáo thực tập chi tiết.
Tuần 7, tuần 8
- Xin ý kiến nhận xét, đánh giá của Chánh văn phòng về
(Từ 9/5 đến 20/5) quá trình thực tập của bản thân.

- Chào các bác, cô, chú, anh, chị tại cơ quan thực tập.
- Nộp bài báo cáo hoàn chỉnh.
1.5.
Những kiến thức thu được trong quá trình thực tập.
Thực tập là quá trình áp dụng những kiến thức đã được học trong Học
viện vào trong thực tiễn, bước đệm cho công việc trong tương lai. Trong 08 tuần
thực tập tại Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định đã đem lại cho em
nhiều kỹ năng:
Một là, tìm hiểu hoạt động của cơ quan thực tập, về chức năng và quyền
hạn và tác phong làm việc của các bộ phận, giúp em hiểu sâu hơn công tác Văn
thư đòi hỏi sự nhanh chóng, chính xác và bí mật. Em nhận thấy rằng nhân viên
văn thư có tư tưởng đạo đức, chấp hành pháp luật, hàng ngày giao tiếp ứng xử
với nhiều người để xử lý văn bản cho cơ quan. Từ đó, em học hỏi được nhiều
hơn về kiến thức cũng như giao tiếp ứng xử cho lễ phép hơn…
Hai là, kiến thức và kỹ năng: trong quá trình quan sát và thực hành em
được tiếp cận với các văn bản từ cơ quan gửi đi - cơ quan khác gửi đến theo
trình tự thủ tục theo luật định. Ngoài ra em còn biết sử dụng máy phô tô, máy
fax,,, phân loại văn bản, biết cách đóng dấu, lập hồ sơ văn bản chuyển đến
phòng lưu trữ.
Với những kiến thức, kỹ năng em học được tại nơi thực tập là vô cùng bổ
ích, giúp em hiểu rõ hơn những công việc cơ quan nhà nước hàng ngày diễn ra.

7


PHẦN 2: BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN
MỸ LỘC TỈNH NAM ĐỊNH
1.1. Giới thiệu chung về Uỷ ban nhân dân huyện Mỹ Lộc
1.1.1. Vị trí địa lý, điều kiện kinh tế - xã hội.

Mỹ Lộc nằm ở cửa ngõ phía bắc tỉnh Nam Định. Phía Bắc giáp tỉnh Hà
Nam, ngăn cách bởi sông Lý Nhân và sông Châu Giang, phía Nam giáp thành
phố Nam Định, phía Tây giáp huyện Vụ Bản, phía Đông giáp tỉnh Thái Bình,
ranh giới là con sông Hồng. Mỹ Lộc có lợi thế về giao lưu kinh tế với tất cả các
vùng trong cả nước thông qua quốc lộ 10, quốc lộ 21, đường sắt Bắc - Nam và
đường sông.
Diện tích tự nhiên: 73,69 km²
Dân số huyện: 71.225 người (Năm 2015, từ trung tâm DS-KHHGĐ).
Đơn vị hành chính: thị trấn Mỹ Lộc (huyện lỵ) và 10 xã (Mỹ Trung, Mỹ
Phúc, Mỹ Hưng, Mỹ Hà, Mỹ Thắng, Mỹ Thịnh, Mỹ Tiến, Mỹ Thuận, Mỹ
Thành, Mỹ Tân).
Lịch sử: Mỹ Lộc xưa là một trong các huyện thuộc phủ Thiên Trường.
Thời thuộc Pháp, vùng đất của huyện Mỹ Lộc rất rộng lớn, bao gồm cả phần đất
của thành phố Nam Định ngày nay. Từ sau Cách mạng Tháng Tám, huyện Mỹ
Lộc đã qua nhiều lần điều chỉnh địa giới. Ngày 01/9/1950 cắt bốn xã Lộc An,
Mỹ Xá, Lộc Hạ, Lộc Hoà vào thành phố Nam Định. Năm 1953, cắt các xã Mỹ
Toàn, Mỹ An, Mỹ Đồng, Mỹ Phong, Mỹ Điền sang huyện Nam Trực. Đến ngày
25/9/1954, cắt các xã Lộc An, Mỹ Xá, Lộc Hạ, Lộc Hoà trả về huyện Mỹ Lộc.
Thời kỳ 1965-1975, huyện thuộc tỉnh Nam Hà. Ngày 13/6/1967, Hội đồng
Chính phủ ra Quyết định số 76-CP sáp nhập toàn bộ huyện Mỹ Lộc vào thành
phố Nam Định. Từ 1975-1981, thuộc tỉnh Hà Nam Ninh. Sau năm 1981, trở về

8


thuộc tỉnh Nam Định. Ngày 16/2/1997, Chính phủ ra Nghị định số 19/1997/NĐCP về việc tái lập huyện Mỹ Lộc trên cơ sở tách ra từ thành phố Nam Định.
Đặc điểm: Với ưu thế của miền đất sa bồi màu mỡ, Mỹ Lộc là nơi cung
cấp rau sạch, hoa tươi cho thành phố Nam Định và các thành phố lớn khác. Với
thế mạnh về vị trí địa lý và điều kiện giao thông, Mỹ Lộc là lựa chọn lý tưởng
cho các nhà đầu tư trong nước và quốc tế. Năm 2004, tỉnh Nam Định đã phê

duyệt dự án xây dựng khu đô thị mới và khu công nghiệp có diện tích 200 ha tại
3 xã Mỹ Tân, Mỹ Phúc, Mỹ Trung. Tương lai, huyện Mỹ Lộc sẽ hình thành khu
dịch vụ lớn nhất tại cửa ngõ thành phố. Khu điểm tham quan du lịch: Đền Bảo
Lộc, lăng mộ Trần Hưng Đạo (xã Mỹ Phúc), đền thờ Trần Thủ Độ (làng Lựu
Phố, xã Mỹ Đức), đền Vạn Khoảnh, đền Cây Quế (xã Mỹ Tân), đình miễu Cao
Đài (xã Mỹ Thành), đình Sùng Văn (xã Mỹ Thuận) và một số làng nghề truyền
thống: làng hoa Mỹ Tân, mây tre đan Mỹ Hưng, gỗ mỹ nghệ Mỹ Phúc… Lễ hội
tiêu biểu: Lễ Trần Quốc Toản ra quân (đền Bảo Lộc), hội đền chùa Lựu Phố, hội
đền Cây Quế..
1.1.2. Chức năng.
UBND huyện Mỹ Lộc là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành
chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND huyện Mỹ Lộc và
cơ quan nhà nước ở cấp trên.
UBND huyện Mỹ Lộc chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các
văn bản cơ quan nhà nước ở cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm
đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố
quốc phòng an ninh và thực hiện các chính sách trên địa bàn huyện.
UBND huyện Mỹ Lộc thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở.

9


1.1.3. Những nhiệm vụ và quyền hạn.
Căn cứ Luật tổ chức HĐND – UBND năm 2003, (mục 2 quy định nhiệm
vụ, quyền hạn của UBND cấp huyện từ điều 97 đến điều 110).
Thực hiện chấp hành các đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của
nhà nước và sự chỉ đạo điều hành của cơ quan nhà nước ở cấp trên.
Xây dựng kế hoạch, chương trình thực hiện các ngành, lĩnh vực: kinh tế,

nông nghiệp, thủy lợi và đất đai; công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, xây dựng
giao thông vận tải; thương mại dịch vụ và du lịch; giáo dục, y tế, văn hóa; thông
tin và thể dục thể thao; khoa học công nghệ; tài nguyên và môi trường; quốc
phòng an ninh và trật tự an toàn xã hội; chính sách tôn giáo dân tộc; xây dựng
pháp luật; xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.
1.1.4. Tổ chức bộ máy.
Sơ đồ cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Lộc.
Văn phòng
HĐND&UBND

Phòng Lao động
– Thương binh
và xã hội

Phòng Tài chính
- Kế hoạch

Phòng Công
thương

Ghi chú:

Phòng Nội vụ

Phòng Giáo dục
và Đào tạo

Phòng Nông
nghiệp và phát
triển nông thôn

Ủy ban nhân dân

Thanh tra
Huyện

Phòng Y tế

Phòng Tài
nguyên và Môi
trường

Phòng Văn hóa
và Thông tin

Phòng Tư pháp

Cơ quan trực thuộc.

2.1. Giới thiệu về Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Mỹ Lộc.
Văn phòng là bộ máy của cơ quan có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng
hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các
điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan.

10


2.1.1. Chức năng.
Văn phòng UBND là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Mỹ Lộc,
có chức năng tham mưu tổng hợp cho UBND về các hoạt động, tham mưu giúp

UBND về công tác quản lý, tham mưu cho chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều
hành; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của UBND là cơ quan
nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất – kỹ thuật cho hoạt động của
UBND.
Văn phòng UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng,
chịu sự chỉ đạo, quản lý tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện, đồng
thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn của văn phòng đoàn đại
biểu Quốc hội và HĐND, Văn phòng UBND tỉnh Nam Định.
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.
Xây dựng chương trình công tác của Thường trực UBND huyện, Chủ tịch,
các Phó chủ tịch, các thành viên UBND huyện và tổ chức thực hiện các chương
trình công tác đó.
Tổng hợp tình hinh kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng toàn huyện để
báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, sáu tháng, năm theo quy định các báo cáo định
kỳ và các báo cáo đột xuất với tỉnh.
Tham mưu, giúp cho Thường trực UBND huyện, Chủ tịch, các Phó chủ
tịch UBND huyện xử lý toàn diện trên tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội, an
ninh, quốc phòng của huyện. Giữ mối quan hệ phối hợp với các phòng, ngành và
các xã, thị trấn tham mưu giúp việc cho Thường trực UBND huyện.
Tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ sự lãnh đạo, điều hành và công tác
giao ban của Thường trực UBND huyện.
Thẩm tra các đề án, chương trình, các văn bản do các phòng, ban tham
mưu trình UBND huyện ban hành.

11


Được ủy quyền của Chủ tịch UBND huyện, tổng hợp và báo cáo kết luận
của Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện đến các phòng, ban ngành và các
xã thị trấn do huyện quản lý.

Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị, nghị quyết của
UBND. Giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn
đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản tại các ban, ngành, Uỷ ban nhân dân xã,
thị trấn thuộc huyện.
Giúp UBND huyện giữ mối quan hệ với các cấp ủy Đảng, Mặt trân tổ
quốc và các đoàn thể trong huyện, hướng dẫn công dân đến liên hệ công tác với
cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Hướng dẫn Văn phòng các cơ quan, các xã thị trấn về nghiệp vụ hành
chính, văn thư, lưu trữ, tin học hóa trong quản lý hành chính nhà nước theo quy
định của pháp luật hiện hành.
Đảm bảo các điều kiện cần thiết cho Thường trực UBND huyện hoạt
động. Làm công tác tổ chức các hội nghị do UBND huyện triệu tập, tổ chức đón
khách và công dân đến làm việc, làm tốt công tác bảo vệ cơ quan.
Xây dựng quy hoạch bồi dưỡng cán bộ công chức tại cơ quan. Quản lý tổ
chức bộ máy biên chế cán bộ, công chức, viên chức và các tài sản thiết bị, cơ sở
vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật.
Tổ chức thực hiện cơ chế “một cửa”, là chủ tài khoản của đơn vị dự toán
Văn phòng được UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện giao.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện giao,
hoặc theo các quy định của pháp luật.
2.1.3. Tổ chức bộ máy.
Văn phòng UBND huyện tổ chức và làm việc theo chế độ Thủ trưởng theo sơ đồ
sau:
12


Chánh Văn
phòng

Phó Chánh

Văn phòng

Bộ phận
một cửa,
tiếp dân

Bộ phận
kế toán,
thủ quỹ

Ghi chú:

Phó Chánh
Văn phòng

Bộ phận
biên tập,
tổng hợp

Bộ phận
văn thư,
lưu trữ

Bộ phận
bảo vệ

Bộ phận
lái xe

Cơ quan trực thuộc.

2.1.4. Đội ngũ cán bộ, công chức.
Văn phòng UBND huyện có cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng hiện
nay có đội ngũ cán bộ công chức như sau:
Lãnh đạo văn phòng: 01 Chánh văn phòng phụ trách chung, 01 Phó chánh
văn phòng phụ trách hành chính quản trị, 01 Phó chánh văn phòng phụ trách
tổng hợp biên tập.
Các bộ phận giúp việc: Bộ phận quản trị mạng kiêm soạn thảo văn bản có
01 chuyên viên; bộ phận văn thư 01 nhân viên, bộ phận lưu trữ 01 nhân viên
chịu trách nhiệm quản lý, lưu trữ văn bản; bộ phận một cửa chịu trách nhiệm
giao tiếp phục vụ công dân; bộ phận phục vụ có 01 nhân viên chịu trách nhiệm
đảm bảo tốt nhất các điều kiện cho việc đón tiếp khách, vệ sinh phòng làm việc
của lãnh đạo, phòng họp. Ngoài ra, 01 nhân viên phục vụ nhà bếp chăm lo
những bữa ăn cho cán bộ, công chức; bộ phận lái xe có 02 người chịu trách
nhiệm đưa đón lãnh đạo UBND, Văn phòng phục vụ hoạt động quản lý lãnh đạo
và công việc của cơ quan; kế toán 01 nhân viên chịu trách nhiệm theo luật Ngân
sách nhà nước, kế toán thống kê, báo cáo và quyết toán ngân sách nhà nước theo
quy định; 01 công chức chịu trách nhiệm công tác thủ kho, thủ quỹ, công tác
xuất nhập kho có hóa đơn chứng từ…
13


2.1.5. Các mối quan hệ của Văn phòng.
Quan hệ với các đơn vị có liên quan; Phối hợp với Văn phòng Huyện Uỷ
trong việc xây dựng chương trình làm việc của Thường trực UBND huyện nhằm
đảm bảo mối quan hệ làm việc và công tác chỉ đạo điều hành được nhanh chóng,
thuận tiện, không chồng chéo. Phối hợp chặt chẽ với cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện, thường trực HĐND và UBND các xã, thị trấn để thực hiện nhiệm
vụ, trao đổi kinh nghiệm và công tác nghiệp vụ.
Quan hệ giữa lãnh đạo Văn phòng với Đảng ủy cơ quan: Lãnh đạo Văn

phòng cùng Đảng ủy làm tốt công tác giáo dục, chính trị đối với các Đảng viên,
quần chúng. Giải quyết các vấn đề nảy sinh trong cơ quan, thường xuyên trao
đổi về tình hình thực hiện nhiệm vụ chung của cơ quan.
Quan hệ giữa lãnh đạo văn phòng với tổ chức công đoàn cơ quan: Lãnh
đạo văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho công đoàn hoạt động, phối hợp chặt
chẽ trong việc vận động công chức, thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ được
giao. Thực hiện quy chế dân chủ ở cơ quan và chăm lo về vật chất và tinh thần
cho cán bộ, công chức.
Quan hệ giữa lãnh đạo Văn phòng với cán bộ công chức cơ quan: thực
hiện theo trách nhiệm và nhiệm vụ được giao, chấp hành theo quy chế làm việc
và có trách nhiệm tự học tập, nghiên cứu trao đổi kinh nghiệm đề xuất những
giải pháp và thực hiện có hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ được phân công.
Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, chế độ thủ trưởng, cá nhân chấp
hành nguyên tắc tổ chức.

14


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG
UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ LỘC, TỈNH NAM ĐỊNH.
2.1 Lý luận chung.
2.1.1. Cơ sở pháp lý.
Văn bản quy phạm pháp luật.
Nghị định 110/2004/ NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư.
Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về bổ xung
một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn
thư.
Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng quy chế
công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức.

Văn bản của cơ quan ban hành.
Quyết định số 679/QĐ-UBND ngày 02/10/2011 về ban hành quy trình
công tác văn thư - lưu trữ.
2.1.2. Cơ sở lý lý luận.
Khái niệm văn bản là: Phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin từ
chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định
trong từng lĩnh vực cụ thể của đời sống kinh tế - xã hội và quản lý nhà nước ở
những nội dung và hình thức khác nhau.
Khái niệm văn bản quản lý nhà nước là: Những thông tin và mệnh lệnh
quản lý thành văn do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự,
thủ tục, quy chế do pháp luật quy định mang tính quyền lực đơn phương và phát
sinh hệ quả pháp lý cụ thể.
Khái niệm công tác văn thư: Trong cơ quan tổ chức là bao gồm toàn bộ
các công việc liên quan đến công văn giấy tờ, ban hành văn bản, quản lý và sử
15


dụng con dấu, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc, tỉnh
Nam Định.
Việc tiếp nhận, quản lý văn bản là chức năng và nhiệm vụ của bộ phận
Văn thư của UBND đảm nhiệm. Hàng năm văn thư chịu trách nhiệm giải quyết
số lượng văn bản đến và đi của UBND huyện và các phòng ban chuyên môn.
Thống kê quý I năm 2016 bộ phận văn thư đã tiếp nhận 1250 văn bản đến và
1322 văn bản đi.
Hiện nay có một nhân viên làm công tác văn thư được đào tạo đúng
chuyên ngành văn thư, do đó việc giải quyết văn bản diễn ra khá thuận lợi. Các
phương tiện kỹ thuật phục vụ cho công tác văn thư có trong phòng văn thư đó là
02 máy vi tính, 01 máy in, 01 máy fax, 01 điện thoại để bàn và 01 máy phô tô.

2.2.1. Quản lý, giải quyết và lưu văn bản đi.
Căn cứ Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư. Tất cả văn bản, tài liệu, thư gửi ra ngoài cơ quan được gọi là
văn bản đi.
Chuyển văn bản đi được thực hiện theo nguyên tắc:
Mọi văn bản đi đều phải qua văn thư đăng ký, đóng dấu, làm thủ tục gửi.
Vai trò chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng quy
định, sạch sẽ, không sửa chữa, tẩy xóa và phải làm kiểm tra thủ tục hành chính
vào sổ đăng ký sổ, ngày tháng năm của văn bản trước khi chuyển nhân bản, số
lượng và thời gian yêu cầu.
Hàng ngày các văn bản, tài liệu được gửi đi từ UBND huyện Mỹ Lộc như:
Quyết định, công văn, tờ trình, giấy mời, báo cáo… Theo thống kê quý I năm
2016 bộ phận văn thư đã tiếp nhận 1322 văn bản đi trong đó quyết định là 249
văn bản, 234 văn bản thuộc nhóm tờ trình, văn bản thuộc nhóm Văn phòng là

16


168 văn bản, còn lại là các văn bản khác, các văn bản và tài liệu liên quan khá
nhiều nên công tác quản lý văn bản đi được thực hiện như sau:
Bảng 2.2.1. Số lượng thống kê văn bản đi trong quý I năm 2016.
ST
T
1
2
3
4
5
6
7

Tên loại văn bản

Số lượng

Quyết định
Công văn
Tờ trình
Báo cáo
Kế hoạch
Văn bản khác
Tổng

249
473
234
225
45
96
1322

Soát lại văn bản đi.
Văn bản soạn thảo gửi đến Phó chánh văn phòng phụ trách tổng hợp để
kiểm tra các thể thức và nội dung trình bày. Nếu có sai xót thì báo cáo với những
người có trách nhiệm để sửa chữa và bổ xung... Không có sai xót thì Phó chánh
văn phòng ký nháy tại dòng cuối cùng của nội dung văn bản.
Ghi số và ngày tháng văn bản đi.
Số, ký hiệu của văn bản bao gồm số thứ tự đánh theo từng loại văn bản do
cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó. Số được ghi
bằng chữ số ả-rập, bắt đầu bằng chữ số 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12

hàng năm; năm ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ các số, ví dụ; ký hiệu
của văn bản bao gồm tên loại văn bản và tên viết tắt tên cơ quan ban hành văn
bản, ví dụ như tờ trình của UBND huyện Số: 01/TTr-UBND.
Ghi ngày và tháng văn bản: Về nguyên tắc văn bản gửi vào ngày nào thì
ghi vào ngày ấy. Ngày tháng ghi vào đầu của văn bản, gần địa danh như Mỹ
Lộc, ngày…tháng…năm 2016. Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
cá biệt để ngày tháng năm là ngày ký ban hành.
17


Nhân bản.
Tùy thuộc vào nội dung văn bản gửi đến cơ quan, tổ chức liên hệ nhân
bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Nơi nhận văn bản được quy định
cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc (văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị tổ
chức) đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, thực hiện, báo cáo… liên
quan đến nội dung văn bản. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản mật và được thực
hiện theo quy định.
Đóng dấu.
Văn bản khi có chữ ký của người có thẩm quyền được chuyển xuống văn
thư đóng dấu để ban hành. Qua quan sát việc đóng dấu tại UBND huyện Mỹ Lộc
được thực hiện khá tốt. Dấu được giao cho cán bộ văn thư đóng dấu theo đúng
quy định tại điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư. Văn bản có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền
mới được đóng dấu, không đóng dấu sẵn (khống) vào trang giấy trắng. Dấu
đóng rõ ràng theo đúng quy định, mặt dấu chớm lên 1/3 về phía bên trái chữ ký.
Nếu như văn bản có phụ lục kèm theo thì được đóng dấu hình Quốc huy, đóng
dấu treo hay đóng dấu giáp lai đối với những văn bản có nhiều trang.
Tại UBND huyện Mỹ Lộc được sử dụng các loại dấu sau: dấu quốc huy
(dấu tròn của UBND), dấu văn phòng, dấu chức danh của Chủ tịch, Phó chủ
tịch; dấu phục vụ cho công tác văn thư như dấu đến, dấu mật, khẩn…

Đăng ký văn bản đi.
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản với nội dung; số ký hiệu
văn bản, ngày tháng năm văn bản, tên loại và trích yếu nội dung văn bản, người
ký và nơi nhận văn bản, đơn vị nhận, số lượng và ghi chú.
Nhằm quản lý chặt chẽ và tra tìm văn bản một cách nhanh chóng và dễ
dàng. Tùy từng loại văn bản mà cán bộ văn thư đăng ký vào sổ theo tên loại văn
bản. Do số lượng và tính chất văn bản là khác nhau hiện nay UBND huyện Mỹ
18


Lộc có 02 sổ đăng ký văn bản đi; sổ đăng ký văn bản đi là quyết định (phụ lục
01), sổ đăng ký văn bản đi là công văn, thông báo, tờ trình, kế hoạch… (phụ lục
02).
Chuyển văn bản đi.
Để đảm bảo công việc được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả, các văn
bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền và được đóng dấu theo quy định
sẽ được gửi đi trong ngày, hoặc chậm nhất là vào ngày hôm sau ngày vào sổ
đăng ký phát hành. Riêng đối với những văn bản có mức độ khẩn thì phải làm
thủ tục phát hành ngay khi nhận được đơn vị từ bộ phận. Việc gửi văn bản ở
UBND huyện Mỹ Lộc đến cơ quan hay cá nhân ngoài cơ quan gửi qua đường
bưu điện. Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc sử dụng hai loại phong bì, loại nhỏ
có kích thước 13cm X 20cm và loại to 15 cm X 25 cm, phong bì được trình bày
theo mẫu rõ ràng.
Phần nơi gửi; được in sẵn trình bày ở góc trái sát mép, trên phong bì có,
phong bì của UBND huyện (phụ lục 4).
Phần nơi nhận: trình bày ở góc trái sát mép dưới của phong bì, cán bộ văn
thư ghi rõ họ tên, địa chỉ cơ quan, cá nhân cần gửi và đóng dấu khẩn, mời họp
nếu có. Các văn bản ban hành tiếp nhận trong phạm vi phòng ban của cơ quan
được giao đến tận phòng khi đã được đăng kí và đóng dấu theo quy định.
Sắp xếp và lưu văn bản đi.

Để phục vụ giải quyết công việc hàng ngày và phục vụ mục đích lâu dài,
các văn bản đi của cơ quan được lưu thành hai bản; 01 bản được lưu tại văn thư,
01 bản được lưu tại đơn vị ban hành văn bản. Các văn bản lưu được sắp xếp một
cách khoa học, dễ tìm và được thực hiện như sau:
Văn bản nào được hình thành trước sắp xếp xuống dưới, văn bản nào
được hình thành sau sắp xếp lên trên và được đánh số vào góc trên bên phải văn
19


bản, trên từng cặp hồ sơ lại kèm theo danh sách mục lục văn bản. Việc này tạo
điều kiện cho việc tra tìm dễ dàng nhanh chóng chính xác khi cần thiết.
Công tác quản lý và bảo lưu văn bản được UBND huyện tổ chức tốt, đảm
bảo văn bản được ban hành ra đều được lưu giữ và phục vụ hoạt động hang ngày
của cơ quan đơn vị, tổ chức.
2.2.2.Tiếp nhận, xử lý văn bản đến.
Tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ do cơ quan nhận được từ các cơ quan,
tổ chức đơn vị gửi đến gọi chung là văn bản đến.
Hàng ngày UBND huyện Mỹ Lộc nhận các văn bản đến từ UBND Tỉnh,
huyện bạn, các xã, thị trấn, đơn thư của công dân qua đường bưu điện. Theo
thống kê Qúy I năm 2016, bộ phận văn thư tiếp nhận 1250 văn bản đến, trong đó
các văn bản đến từ Sở, ban, ngành chiếm số lớn với 520 văn bản, bao gồm công
văn, quyết định, tờ trình và nhiều văn bản khác, văn bản từ Tỉnh là 232 văn bản,
văn bản từ xã gửi lên là 375 văn bản, còn lại là các văn bản thuộc nhóm khác. Vì
vậy, công tác quản lý văn bản đến được tiến hành theo các quy định sau:
Bảng 2.2.2. Số liệu thống kê văn bản đến quý I năm 2016.
STT
1
2
3
4

5
6
7

Tên loại văn bản
Quyết định
Công văn
Tờ trình
Báo cáo
Kế hoạch
Văn bản khác
Tổng

Số lượng
198
359
236
337
34
86
1250

Tiếp nhận, bóc phong bì văn bản đến.
Tiếp nhận, bóc phong bì văn bản ở UBND huyện Mỹ Lộc, bộ phận Văn
thư chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến và kiêm tra, phân loại văn bản.

20


Khi tiếp nhận văn bản, nhân viên văn thư kiểm tra một cách cẩn thận, xem

phong bì có bị bóc trước hay không, nếu bị bóc trước phải lập biên bản có chữ
ký của người chuyển văn bản, kiểm tra xem có đúng văn bản gửi đến UBND
huyện hay không, nếu không đúng địa chỉ thì phải trả lại nơi gửi, số lượng văn
bản có đầy đủ hay không có bị rách, thủng hay không. Với những trường hợp sai
xót nhân viên văn thư sẽ báo ngay đến Chánh văn phòng xử lý kịp thời. Sau khi
đã kiểm tra xong thì nhân viên văn thư phân ra thành 02 loại:
Loại 1; Văn bản cần được đăng ký vào sổ là các văn bản gửi trực tiếp đến
Chủ tịch UBND huyện và các phòng ban chuyên môn.
Loại 2; Văn bản phải đăng ký vào sổ sách, báo, tạp chí thường được đem
đến lãnh đạo cơ quan, đơn vị, cá nhân (đã được đặt mua như tạp chí…).
Việc bóc phong bì đến được tiến hành cẩn thận không làm mất số, ký hiệu
đã được ghi ở ngoài phong bì. Nhân viên văn thư luôn bóc những phong bì có
mức độ khẩn hay hỏa tốc trước để đảm bảo nội dung văn bản được giải quyết
kịp thời. Đối với những văn bản mật thì đưa đến Chánh văn phòng bóc phong bì.
Đóng dấu văn bản đến, ghi số đến, ngày đến.
Để tạo điều kiện cho việc quản lý văn bản được chặt chẽ, tất cả các văn
bản của cơ quan đều được nhân viên văn thư đóng dấu và ghi rõ ràng thông tin
về số đến, ngày tháng năm đến (phụ lục 5).
Số đến là số thứ tự văn bản đến cơ quan, được đánh số từ 01 đến số cuối
cùng của tất cả các văn bản đến UBND trong một năm. Nhân viên văn thư
thường đóng dấu vào dưới phần số và ký hiệu văn bản đến, như vậy thủ trưởng
cơ quan căn cứ vào đó để giải quyết các văn bản đã được đóng dấu đến.
Vào sổ văn bản đến.
Nhân viên văn thư mở sổ đăng ký văn bản đến có chứa các đề mục như:
số đến, ngày đến, nơi gửi đến, số ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản, trích yếu
21


nội dung văn bản, đơn vị hoặc người tiếp nhận, ghi chú. Vì vây, nhập văn bản
vào sổ được thực hiện đúng mục cần ghi, không nhầm lẫn khi tra tìm.

Tại UBND huyện Mỹ Lộc đang quản lý văn bản lập một sổ đăng ký văn
bản đến mẫu bìa (phụ lục 06).
Trình, chuyển giao văn bản đến.
Trình văn bản đến: sau khi đăng ký, văn bản đến kịp thời được nhân viên
văn thư trình đến Chủ tịch UBND huyện xem xét cho ý kiến chỉ đạo và giải
quyết.
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện căn cứ vào nội dung văn bản đến; quy
chế làm việc của cơ quan, tổ chức, chức năng nhiệm vụ quyền hạn và kế hoạch
được giao cho các phòng ban chuyên môn. Chủ tịch cho ý kiến chỉ đạo giải
quyết trong thời hạn giải quyết văn bản trong thời hạn quy định.
Chuyển văn bản đến: văn bản được chuyển đến cho các phòng ban chuyên
môn thuộc từng lĩnh vực căn cứ ý kiến chỉ đạo văn bản của Chủ tịch.
Việc chuyển văn bản được thực hiện một cách nhanh chóng, đúng địa
điểm, chặt chẽ chuyển đến phòng ban chuyên môn có trách nhiệm giải quyết
trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo…
Số lượng văn bản đến trong Qúy I năm 2016 là 1250 văn bản, trong đó 01
nhân viên văn thư chịu trách nhiệm xử lý và chuyển giao. Các công cụ hỗ trợ
bao gồm 01 máy fax, 01 máy in, 01 máy phô tô. Vì vậy, gây không ít khó khăn
trong việc xử lý và chuyển giao văn bản.
Giải quyết, theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến.
Giải quyết văn bản đến; khi nhận được văn bản đến, các phòng ban
chuyên môn, các cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo quy định, đối
với những văn bản đến có dấu khẩn thì phải giải quyết khẩn trương không được
chậm chễ.
22


Đôn đốc giải quyết văn bản đến: Tất cả văn bản đến đều được ấn định thời
gian được quy định thì được đôn đốc về thời hạn giải quyết. Qúa trình này có
trách nhiệm của Chánh văn phòng và văn thư có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các

cơ quan chuyên môn, cá nhân thuộc UBND huyện với văn bản đến theo thời hạn
được quy định, có trách nhiệm tổng hợp về số liệu về văn bản đến; tổng số văn
bản đến, tổng số văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến đã hết thời hạn
nhưng chưa được giải quyết. Đây là công việc quan trọng nó ảnh hưởng tới việc
quyết định hiệu quả công việc.
Đối với văn bản đến có đóng dấu “tài liệu thu hồi”, nhân viên văn thư có
trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi lại nơi gửi theo quy định.
2.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu.
Quản lý con dấu; Nhân viên văn thư giữ con dấu và đóng dấu tại nơi làm
việc. Dấu của UBND huyện Mỹ Lộc được bản quản cẩn thận, lau chùi sạch sẽ
và được bảo quản trong tủ của cơ quan và được khóa chắc chắn, không giao con
dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
Sử dụng con dấu; Nhân viên văn thư tự tay đóng dấu vào các văn bản, vào
các giấy tờ của cơ quan khi đã có chữ ký nháy của người kiểm tra và chữ ký của
người có thẩm quyền (chủ tịch, phó chủ tịch…), đóng dấu đúng theo quy định
như; đóng trên văn bản phải đóng đúng chiều, rõ ràng trùm lên 1/3 chữ ký ở phía
trái, trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng dấu trùm lên dấu cũ mà phải
đóng vào bên trái dấu cũ. Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo, văn thư đóng vào
góc trái của phụ lục và đề lên hàng chữ đầu trang đường kính dấu (dấu treo, phụ
lục gồm nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu treo thì phải đóng dấu giáp lai văn
bản đó. Khi đóng dấu các văn bản, tài liệu không bao quản lưu ở trong những
trường hợp đóng dấu hợp đồng, các loại biên bản nghiệm thu, và các giấy chứng
nhận…) nhân viên văn thư lập sổ theo dõi các văn bản không giữ bản lưu lại văn
thư. Nghiêm cấm văn thư không được đóng dấu khống khi chưa có chữ ký.

23


Như vậy việc sử dụng con dấu tại Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc được
thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về

công tác văn thư lưu trữ.
2.2.4. Lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ và tài liệu cho phòng lưu trữ.
Lập danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ
quan cần phải lập trong năm và được duyệt theo một chế độ nhất định.
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng trong các nội dung của công tác văn thư là
mắt xích giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Tại UBND huyện Mỹ Lộc
mọi văn bản sau khi được giải quyết xong được nhân viên văn thư thực hiện
công tác lập hồ sơ theo từng vấn đề cụ thể danh mục hồ sơ như quyết định, tờ
trình, báo cáo, đặt tên hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản có thể là vĩnh viễn, lâu
dài hay tạm thời. Văn bản trong hồ sơ là văn bản gốc nên hồ sơ lập ra có giá trị
nghiên cứu và dùng làm căn cứ pháp lý, bìa hồ sơ, tập hồ sơ được đóng quyển
và được chuyển đến phòng lưu trữ bảo quản sắp xếp hợp lý phục vụ cho việc tìm
kiếm văn bản nếu cần.
2.3. Đánh giá chung về công tác văn thư.
2.3.1. Những kết quả đạt được.
Các văn bản pháp luật của Nhà nước về công tác văn thư tương đối rõ
ràng, và sát với thực tế, hợp lý giúp Văn phòng giải quyết công việc một cách
thuận lợi trong công tác Văn thư, quy trình quản lý văn bản đều được kiểm tra
và đảm bảo đúng đắn.
Các khâu nghiệp vụ văn thư đều được thực hiện theo Nghị định số
110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.
Công tác hành chính văn phòng hoạt động quan trọng luôn được cơ quan
chú trọng và ban hành quy chế văn thư – lưu trữ. Công tác văn thư đã tiến hành
các bước đồng bộ, nhịp nhàng thực hiện đảm bảo nghiệp vụ và thủ tục hành
chính liên quan đến hoạt động công sở và sử lý kịp thời trong quá trình quản lý
các văn bản đến và đi, các văn bản đều được vào số, thẩm định và chuyển giao.
24


Bộ phận Văn thư đã nhận được sự phối hợp, hợp tác tích cực của các

phòng, ban, đơn vị cá nhân trong thực hiện nhiệm vụ được giao.
Mô hình tổ chức công tác văn thư mở theo hình thức tập trung, mọi văn
bản đến và đi của cơ quan đều được qua văn thư giúp cơ quan quản lý tập trung,
thống nhất toàn bộ văn bản.
Nhân viên văn thư tốt nghiệp đúng chuyên ngành văn thư, việc thực hiện
công tác giải quyết văn bản đi – văn bản đến được giải quyết một cách nhanh
chóng, quản lý và sử dụng con dấu hết sức cẩn thận được cất vào trong tủ và có
khóa.
Trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư tương đối đầy
đủ đã đóng góp một phần không nhỏ vào quá trình giải quyết công việc; như
máy fax, máy in, phô tô, điện thoại…
2.3.2. Những tồn tại và hạn chế.
Nhân viên làm công tác văn thư trình độ năng lực chuyên môn nghiệp vụ
còn hạn chế thiếu tính khoa học do đó chưa đạt được hiệu quả tốt nhất trong
công tác giải quyết văn bản.
Đôi khi công chức làm công tác văn thư chưa có động lực làm việc nên
trong quá trình chuyển giao, xử lý văn bản, chưa hoàn thành tốt một số khâu
trong quản lý văn bản.
Việc quản lý văn bản còn dựa vào sổ sách viết tay, thủ công do công nghệ
thông tin chưa được áp dụng, việc quản lý văn bản như vậy sẽ không đáp ứng
được nhu cầu quản lý của cơ quan và xã hội.
Đặc biệt trình độ tin học của nhân viên văn thư còn hạn chế nên nó ảnh
hưởng không nhỏ đến hiệu quả công việc nói chung và hiệu quả công tác quản
lý văn bản nói riêng. Khối lượng công việc văn thư khá nhiều nhưng chỉ có 01
nhân viên chính vì vậy khó giải quyết công việc một cách nhanh chóng, kịp thời
nhất.
25