Công tác văn thư tại văn phòng uỷ ban nhân dân huyện duy tiên, tỉnh hà nam

BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Đề tài:
Công tác văn thư tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Duy Tiên,
tỉnh Hà Nam

Họ và tên sinh viên
Lớp
Niên khóa
Địa điểm thực tập
Thời gian thực tập
Giảng viên hướng dẫn

: NGUYỄN THỊ LAN HƯƠNG
: KH13 Hành Chính Học 3
: 2012 - 2016
: Ủy ban nhân dân huyện Duy Tiên, tỉnh Hà Nam
: Từ ngày 28/4/2016 đến ngày 20/5/2016
: Th.S: Doãn Minh Thắng
Cô Nguyễn Hồng Vân

Hà Nội, tháng 5 năm 2016


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN.............................................................................................1
PHẦN I: MỞ ĐẦU......................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU.............................................................................................2
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN

THƯ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN,
TỈNH HÀ NAM...........................................................................................4
Thực hành các kỹ năng hành chính liên quan........................................6
PHẦN II: NỘI DUNG BÁO CÁO.............................................................8
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY
TIÊN, TỈNH HÀ NAM.............................................................................10
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN
THƯ TẠI VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN14
PHẦN 3. KẾT LUẬN...............................................................................40
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP.................................................41
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN..................................42
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................43


BẢNG DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

UBND
HĐND
CB
CC
CVP
HC

Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Cán bộ
Công chức
Chánh Văn phòng
Hành chính

LỜI CẢM ƠN
Sau 4 năm học tập tại Học viện Hành chính Quốc gia, nhà trường đã
trang bị đủ cho sinh viên chúng em những kiến thức cơ bản về ngành Quản
lý nhà nước cũng như các kỹ năng cơ bản để phục vụ quá trình làm việc
sau này. Qua kỳ kiến tập 2 tuần vào năm ba và đợt thực tập cuối năm bốn
với thời gian là 2 tháng tại UBND huyện Duy Tiên, tỉnh Hà Nam, Học viện
đã tạo cho em có cơ hội được tiếp xúc và thực hành trực tiếp các kiến thức
đã học vào hoạt động thực tế tại Ủy ban nhân dân huyện Duy Tiên (cụ thể
là tại Phòng Văn thư của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện).
Kết thúc thời gian thực tập, em đã học hỏi và rút ra được nhiều bài
học kinh nghiệm, nhiều kỹ năng bổ ích, được tổng kết lại trong bản báo
cáo thực tập này.
Em xin chân thành cảm ơn tới lãnh đạo huyện, Chánh Văn phòng và
các cán bộ, công chức làm việc tại Ủy ban nhân dân huyện Duy Tiên đã
tạo điều kiện cho em trong quá trình thực tập, cũng như đã cung cấp tư liệu
cần thiết giúp em hoàn thành báo cáo thực tập này. Đồng thời, em xin chân
thành cảm ơn các thầy cô tại Học viện Hành chính Quốc gia - những người
đã cung cấp cho em nền tảng kiến thức lý luận vô cùng bổ ích trong bốn
năm qua. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến Giảng
viên - Thạc sỹ Doãn Minh Thắng, Giảng viên - Thạc sỹ Nguyễn Tiến Dũng
và Giảng viên - Nguyễn Hồng Vân đã nhiệt tình hướng dẫn cho em trong
quá trình thực tập, cũng như trong quá trình hoàn thiện báo cáo thực tập
này.

Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2016
Sinh viên thực tập
Nguyễn Thị Lan Hương
1

PHẦN I: MỞ ĐẦU
LỜI MỞ ĐẦU
Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa - hiện đại hóa, nền kinh
tế nước ta đang tăng cường với tốc độ cao. Để phát triển mạnh mẽ, vững
chắc cần phải có sự quản lý, điều hành tốt. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của
mọi thành viên tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước.
Công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động
có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn
thiện. Hòa vào xu thế chung đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác
văn thư có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu
của nền cải cách hành chính.
Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư luôn được quan tâm, bởi
đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua các văn
bản, tài liệu. Làm tốt công tác văn bản, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông
tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật của mỗi
cơ quan.
Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ
thuộc vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không. Vì vậy
đây là một công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kỹ thuật
và liên quan nhiều CB,CC. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải
quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất
lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh
quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc
trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và
bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia. Nắm bắt được tầm quan trọng đó, Đảng
và Nhà nước nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền hành chính quốc
gia trong đó có công tác văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo.

2

Vì vậy, để làm tốt công tác văn thư đòi hỏi phải năm vững kiến thức
lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn
thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ…
Ngày nay công tác văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực
của xã hội, nó góp phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước,
không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó. Sống trong
một xã hội đang phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự biết vươn lên, nỗ
lực phấn đấu hết mình, đem năng lực kiến thức mà mình đã trau dồi phục
vụ cho đất nước, cho xã hội.
Đây cũng chính là lý do em chọn đề tài “Công tác văn thư tại Văn
phòng Uỷ ban nhân dân huyện Duy Tiên, tỉnh Hà Nam” để viết báo cáo
thực tập và để có cái nhìn đúng đắn nhất về công tác văn thư.
− Đối tượng nghiên cứu: Đề tài “Công tác văn thư tại Ủy ban nhân
dân huyện Duy Tiên, tỉnh Hà Nam” lấy vấn đề hoạt động công tác văn thư
tại Văn phòng UBND huyện Duy Tiên làm đối tượng nghiên cứu.
− Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn
trong phạm vi hoạt động của bộ phận Văn thư tại Văn phòng Ủy ban nhân
dân huyện Duy Tiên.
−

Phương pháp nghiên cứu: Trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu đề

tài này, em đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu:
+ Phương pháp luận duy vật biện chứng.
+ Phương pháp phân tích các cơ sở dữ liệu.
+ Phương pháp tổng hợp, khái quát trên cơ sở các số liệu báo cáo và tài
liệu liên quan.
− Bố cục báo cáo: Báo cáo thực tập tốt nghiệp bao gồm 3 chương:

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY
TIÊN, TỈNH HÀ NAM.
3


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC
VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY
TIÊN, TỈNH HÀ NAM.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG
CAO HIỆU QUẢ VIỆC THỰC HIỆN HOẠT CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN.
Trong quá trình làm báo cáo, do điều kiện thời gian và trình độ của
bản thân có hạn, nguồn tài liệu tham khảo không nhiều, vì vậy báo cáo của
em chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được
sự góp ý của các thầy (cô) giáo.
Trong quá trình thực hiện báo cáo này, ngoài sự tìm tòi, nghiên cứu
của bản thân, em luôn nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình của Giảng viên Thạc sỹ Doãn Minh Thắng, Giảng viên - Thạc sỹ Nguyễn Tiến Dũng và
Giảng viên - Nguyễn Hồng Vân.
Em xin chân thành cảm ơn.

4


1.1.

Mục đích
Thực hiện Quyết định số 1918/QĐ-HVHCQG ngày 30/12/2005 của

Giám đốc Học viện Hành chính về việc ban hành quy chế tổ chức thực tập

cho sinh viên Đại học Hành chính hệ chính quy.
Theo kế hoạch thực tập của Phòng Đào tạo Học viện Hành chính Quốc
gia:
− Mục đích chung
Tìm hiểu tổ chức, hoạt động của bộ máy nhà nước và thể chế hành
chính nhà nước.
Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của một số vị trí công việc
của cán bộ, công chức nhà nước trong bộ máy hành chính nhà nước.
Vận dụng các kiến thức đã học vào thực tế để rèn luyện các kỹ năng,
nghiệp vụ quản lý hành chính.
Bổ sung và nâng cao kiến thức đã đã học tại Học viện Hành chính.
− Mục đích thực tập tại phòng Văn thư của UBND huyện Duy Tiên
Tìm hiểu việc áp dụng cơ sở lý luận trong thực tiễn hoạt động của cơ
quan hành chính nhà nước.
Tìm hiểu tổ chức và hoạt động của công tác văn thư tại Ủy ban nhân
dân huyện Duy Tiên.
Nắm được quy trình soạn thảo văn bản, tiếp nhận và ký, đóng dấu văn
bản.
Quan sát sự phối hợp giải quyết công việc giữa các phòng, ban chuyên
môn với bộ phận.
1.2.

Nội dung
Nắm được cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ của cơ

quan thực tập.
Nắm vững quy trình công vụ trong cơ quan quản lý hành chính nhà
nước nơi thực tập.
Nắm được thủ tục hành chính của cơ quan nơi thực tập, thể chế hành
5

chính liên quan đến cơ quan nơi thực tập.
Thực hành các kỹ năng hành chính liên quan.
1.3.

Thời gian
Địa điểm thực tập: Bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng UBND huyện Duy

Tiên, tỉnh Hà Nam.
Thời gian thực tập: Thời gian thực tập tại đơn vị từ ngày 28/3/2016 đến
ngày 20/5/2016.
1.4.

Báo cáo quá trình thực tập

Thời gian
Tuần 1
(Từ

ngày

28/3

đến

Nội dung thực tập
Cán bộ hướng dẫn
• Làm lễ ra quân thực tập và
nghe phổ biến quy chế thực

tập.
• Gặp gỡ đoàn thực tập và nghe

01/04)

giảng viên hướng dẫn thông
qua kế hoạch thực tập.
• Liên hệ với Văn phòng Ủy ban Nguyễn Thị Lan Anh
nhân dân Huyện Duy Tiên, tỉnh
Tuần 2,3
(Từ

ngày

4/4

đến

15/4)

Hà Nam về việc thực tập.
• Tiến hành thực tập tại bộ phận
Văn thư.
• Tìm hiểu nội quy, quy chế làm
việc tại bộ phận Văn thư huyện.
• Nhận nhiệm vụ và hoàn thành
công việc do cán bộ hướng dẫn Nguyễn Thị Lan Anh
thực tập giao.
• Nghiên cứu các văn bản liên

Tuần 4,5
(Từ

ngày

18/4

đến

quan đến công tác văn thư
• Hoàn thành các công việc do
cán bộ hướng dẫn thực tập
giao tại Phòng Văn thư.
6


• Chọn đề tài viết báo cáo và

29/4)

lập đề cương báo cáo thực Nguyễn Thị Lan Anh
tập.
• Liên hệ với Chánh văn phòng,
các Phó Chánh văn phòng và
các cán bộ, công chức để thu
thập số liệu viết báo cáo thực
Tuần 6, 7
(Từ

ngày

4/5

đến

13/5)

tập.
• Tiến hành thu thập tài liệu cần
thiết để viết báo cáo.
• Hoàn thành báo cáo sơ lược.
• Trình giảng viên hướng dẫn Nguyễn Thị Lan Anh
xem trước báo cáo thực tập sơ
lược.
• Nhận nhiệm vụ và hoàn thành

Tuần 8
(Từ

ngày

16/5

đến

20/5)

công việc do cán bộ hướng dẫn
thực tập giao.
• Chỉnh sửa báo cáo theo hướng

dẫn của Giảng viên hướng dẫn.
• Xin ý kiến đánh giá quá trình Nguyễn Thị Lan Anh
thực tập tại cơ quan thực tập.
• Nộp báo cáo.

1.5.

Những công việc làm trong quá trình thực tập tại Văn phòng Ủy ban

nhân dân huyện Duy Tiên
Trong quá trình thực tập tại bộ phận Văn thư của Văn phòng UBND
huyện Duy Tiên, em đã được thực hiện một số công việc cụ thể liên quan, bao
gồm:
− Chuyển giao công văn
− Đóng dấu
7


−
−
−
−
−

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến - đi
Trực điện thoại
Phân loại, sắp xếp tài liệu
Đánh máy văn bản
Chuyển văn bản gửi đi bưu điện

PHẦN II: NỘI DUNG BÁO CÁO

8


CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN DUY TIÊN,
TỈNH HÀ NAM.

9


CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN,
TỈNH HÀ NAM
1.1. Lịch sử hình thành
Huyện Duy Tiên ban đầu vốn là huyện Duy Tân, thành lập và đặt tên năm
Quang Thuận thứ 10 (1469) đời Lê Thánh Tông. Đến đời Lê Trung Hưng, đầu
niên hiệu Hoằng Định (1601-1619) do kiêng tên huý Kính Tông Lê Duy Tân,
đổi là huyện Duy Tiên.
Duy Tiên có 18 xã, thị trấn. Huyện lỵ là thị trấn Hòa Mạc, một thị trấn
khác là Đồng Văn. Các xã: Mộc Bắc, Mộc Nam, Chuyên Ngoại, Trác Văn, Châu
Giang, Yên Bắc, Yên Nam, Đọi Sơn, Tiên Phong, Châu Sơn, Tiên Ngoại, Tiên
Nội, Hoàng Đông, Duy Minh, Bạch Thượng, Duy Hải. Tổng diện tích tự nhiên
12.100,35 ha. Là huyện nằm ở phía bắc của tỉnh Hà Nam:
- Phía bắc giáp Hà Nội
- Phía đông đối diện với thành phố Hưng Yên và huyện Kim Động của
tỉnh Hưng Yên qua sông Hồng và huyện Lý Nhân.
- Phía nam giáp huyện Bình Lục và thành phố Phủ Lý.
- Phía tây giáp Hà Nội và huyện Kim Bảng.
Thị trấn Hòa Mạc là trung tâm kinh tế - chính trị - văn hóa của huyện, nằm
trên tuyến Quốc lộ 38 nối liền Duy Tiên với huyện Kim Bảng và thành phố Hưng

Yên. Ngoài ra huyện còn có thị trấn Đồng Văn nằm trên trục đường Quốc lộ 1A và
tuyến đường sắt Bắc - Nam, hiện nay khu công nghiệp tập trung của tỉnh đang
được đầu tư xây dựng ở đây.
Huyện Duy Tiên nằm trong vành đai của Vùng đô thị Hà Nội, cách trung
tâm Thủ đô Hà Nội khoảng 60 km, với việc hình thành tuyến cao tốc Bắc - Nam
là yếu tố thuận lợi để Duy Tiên phát triển; là điều kiện quan trọng tạo lợi thế so
sánh cho Duy Tiên trong việc mở rộng hợp tác, giao lưu kinh tế với các địa
phương khác.
1.2.

Tổ chức bộ máy

10


CHỦ TỊCH, CÁC PHÓ CHỦ TỊCH

Phòng Nội Vụ

Văn phòng HĐND
và UBND

UBND TT Hòa
Mạc

UBND TT Đồng
Văn

Phòng Tài chính
- Kế hoạch

Phòng Giáo dục và
Đào tạo

UBND Xã Duy
Minh

UBND Xã Duy
Hải

Phòng Tư pháp

Phòng Văn hóa
thông tin

UBND Xã
Hoàng Đông

UBND Xã Bạch
Thượng

Phòng Tài
nguyên & MT

Trung tâm Văn
hóa thể thao

UBND Xã Tiên
Nội

UBND Xã Yên
Bắc

Phòng Nông
nghiệp& PTNT

Trung tâm PT cụm
CN

UBND Xã Tiên
Ngoại

UBND Xã Châu
Giang

Phòng Công
thương

Trung tâm dạy
nghề

UBND Xã Yên
Nam

UBND Xã
Chuyên Ngoại

Phòng Lao động
TB & XH

Ban Quản lý dự
án

UBND Xã Đọi
Sơn

UBND Xã Trác
Văn

Phòng Y tế

Ban Giải phóng
mặt bằng

UBND Xã Châu
Sơn

UBND Xã Mộc
Nam

Trung tâm Y tế

Đài truyền thanh

UBND Xã Tiên
Phong

UBND Xã Mộc
Bắc

Sơ đồ bộ máy tổ chức của UBND huyện Duy Tiên
Cơ quan hành chính Nhà nước ở huyện có: 13 đơn vị.
Đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện có: 5 đơn vị.
Đơn vị sự nghiệp trực thuộc cấp phòng: 75 đơn vị.
11


1.3. Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Duy Tiên
1.3.1. Chức năng
Văn phòng HĐND & UBND huyện (sau đây gọi là Văn phòng) là cơ quan
tham mưu tổng hợp giúp HĐND, UBND huyện như sau:
- Tổ chức phục vụ hoạt động HĐND, thường trực HĐND, các Ban của
HĐND, các đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐND
huyện giao.
- Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉ đạo, điều
hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính Nhà nước; giúp Chủ tịch
UBND huyện tổ chức việc điều hoà, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên
môn cùng cấp, HĐND, UBND xã, thị trấn để thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác của UBND, Chủ tịch UBND huyện.
- Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và
UBND huyện.
- Duy trì hoạt động thông suốt trang thông tin điện tử tổng hợp của huyện
và mạng nội bộ phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Thường trực HĐND, lãnh đạo
UBND huyện.
- Hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực
thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp huyện, chuyển hồ sơ đến
các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyết và nhận
kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức.
- Tổ chức việc tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh tại
Trụ sở tiếp công dân của huyện.

1.3.2. Nhiệm vụ
- Tổ chức phục vụ hoạt động HĐND, thường trực HĐND, các Ban của
HĐND, các đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐND
huyện giao.
- Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉ đạo, điều
hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước; giúp Chủ tịch
UBND huyện tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên
môn cùng cấp, HĐND, UBND xã, thị trấn để thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác của UBND, Chủ tịch UBND huyện.
12


- Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và
UBND huyện.
- Văn phòng còn đảm nhiệm chức năng duy trì hoạt động thông suốt trong
thông tin điện tử tổng hợp của huyện và mạng nội bộ phục vụ sự chỉ đạo điều
hành của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện.
1.3.3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự
Chánh Văn phòng

Phó Chánh Văn phòng

Phó Chánh Văn phòng

(Phụ trách tổng hợp)

(Phụ trách HC – Quản trị)

Bộ phận
Thông

tin tổng
hợp

Bộ phận
HC
-quản
trị

Bộ
phận
tài vụ

Bộ
phận
bảo vệ

Bộ
phận
quản trị
mạng

Văn phòng HĐND và UBND huyện Duy Tiên bao gồm có Chánh Văn
phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các cán bộ và công chức làm việc; tổng số
cán bộ công chức là 24 đồng chí.

13


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN

2.1. Khái niệm và vai trò của công tác văn thư
 Khái niệm
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ
chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Nhà
nước, các doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay
nói cách khác công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ, là
một phần của quá trình xử lý thông tin.
 Vai trò của công tác văn thư
- Bảo đảm việc cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông
tin phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước và các doanh nghiệp. Thông tin phục vụ
quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng trong đó nguồn thông
tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng
chế độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan
liêu giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước
để làm việc trái pháp luật.
- Công tác văn thư đảm bảo gìn giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ
quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được
nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần
phải được tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập
càng hoàn chỉnh văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu
trữ càng được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận
lợi hơn để triển khai các mặt nhiệm vụ của mình.
- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ các chứng cứ về hoạt động của
cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ,
nội dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần
14

thiết các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ
quan là sát thực, có hiệu quả.
2.2. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư
Công tác văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mục đích
nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp
ứng nhu cầu thực tế của UBND huyện - là cơ quan quản lý nhà nước ở địa
phương, công tác văn thư ở Văn phòng đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giám
sát, đôn đốc của lãnh đạo, Cán Bộ Văn phòng đã làm tốt công tác này.
Trong quá trình hoạt động Văn phòng UBND đã ban hành các văn bản
nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư. Đặc biệt là ban hành các văn bản
nhằm chỉ đạo về Nghiệp vụ chuyên môn cho CB chuyên trách lĩnh vực này.
Thực hiện QĐ 22/QĐ-VP của Văn phòng Ủy ban về ban hành quy chế làm việc
của Văn phòng HĐND và UBND huyện. Văn phòng Ủy ban cũng luôn quan tâm
cụ thể đến công việc đưa CB đi tập huấn chuyên môn để nhằm nâng cao chất
lượng, Văn phòng thường tổ chức Hội nghị tổng kết về công tác văn thư - lưu
trữ trên địa bàn toàn huyện, đề ra phương hướng nhiệm vụ năm tới tạo điều kiện
cho công tác văn thư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả, phục vụ
đắc lực cho hoạt động của cơ quan.
Nhìn chung việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện đã
được tổ chức thực hiện tốt. Tuy nhiên để công tác văn thư cơ quan được thực
hiện tốt thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo về nghiệp vụ cho CB văn thư
nhiều hơn.
2.3.

Công tác soạn thảo
Trong công tác văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quan

trọng. Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan.

Tại UBND huyện Duy Tiên, công tác soạn thảo, ban hành văn bản được
tiến hành đúng quy trình thủ tục ban hành một văn bản. Văn bản được ban hành
đúng đảm bảo đúng quy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúp
giải quyết công việc một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy định của Nhà
nước.
15


 Quy trình soạn thảo
Công tác soạn thảo - ban hành văn bản được giao cho cán bộ chuyên trách
ở Văn phòng đảm nhiệm. Quy trình soạn thảo và ban hành được tiến hành theo
trình tự các bước sau:
- Chuẩn bị mục đích, nội dung văn bản, tên loại văn bản và thu thập xử lý
-

văn bản.
Soạn thảo văn bản
Duyệt văn bản
Đánh máy, nhân bản
Ký, ban hành văn bản
Văn bản sau khi được CB văn thư đánh máy xong được chuyển đến CVP

xem xét, kiểm tra, sau đó trình lên Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND huyện ký
ban hành.
Sau khi ký xong văn bản được tập trung ở Văn phòng để kiểm tra lại lần
nữa. Khi kiểm tra thấy không có vấn đề gì, CB văn thư tiến hành đánh số, ghi
ngày tháng năm ban hành văn bản và đăng ký vào sổ “Đăng ký văn bản đi”. Văn
phòng giữ lại 2 bản.
Thầm quyền ban hành: UBND Huyện Duy Tiên có thẩm quyền ban hành
các văn bản như: Quyết định, Công văn, Chỉ thị, Tờ trình, Báo cáo, Giấy mời…

các văn bản ban hành luôn được đảm bảo về mặt thể thức và hiệu lực pháp lý.
 Thể thức văn bản
Thể thức văn bản là những yếu tố thông tin cần thể hiện ở một văn bản
nhất định theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Qua quan sát thực tế tại UBND huyện Duy Tiên em thấy thể thức văn bản
được trình bày theo đúng quy định của Nhà nước.
Tên cơ quan ban hành văn bản và quốc hiệu được trình bày ở phía trên
cùng của văn bản, dòng “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”
được trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Time New Roman, cỡ chữ 13 nét
đậm, dòng “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” phông chữ Time New Roman đậm có
gạch chân, từ đầu dòng đến cuối dòng được trình bày ở góc trên bên phải văn
bản:
16


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành được trình bày ở góc trên bên
trái văn bản, cỡ chữ 13 nét đứng đậm có dấu gạch chân ở 2/3 dòng cuối.
Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày phía dưới
quốc ngữ , cỡ chữ 14 nét nghiêng:
“Duy Tiên, ngày…..tháng…..năm…..”
Số và ký hiệu văn bản: Số của văn bản là số thứ tự văn bản ban hành
trong một năm bắt đầu từ số 01 đến ngày cuối cùng trong năm.
Ký hiệu văn bản là tên viết tắt của tên loại văn bản ban hành, số và ký
hiệu được trình bày ở dưới tên cơ quan ban hành văn bản, cỡ chữ 13 đứng.
Số: 01/QĐ - UBND

Tên loại và trích yếu nội dung được trình bày ở phần địa danh và ngày

tháng năm ban hành văn bản. Tên loại được trình bày bằng cỡ chữ 14, nét đứng
đậm. Trích yếu nội dung là một câu văn ngắn gọn ở dưới phần tên loại, c

ỡ

chữ 14 nét đậm.
QUYẾT ĐỊNH
Về việc bổ nhiệm cán bộ, công chức
Nội dung văn bản trình bày dưới tên loại và trích yếu nội dung, nội dung
văn bản cần trình bày chính xác, ngắn gọn, dễ hiểu.
Thể thức đề ký và chữ ký được trình bày ở dưới nội dung góc bên phải
của văn bản, cỡ chữ 13.
Con dấu thể hiện tính chân thực và đảm bảo pháp lý của văn bản dấu được
đóng chùm lên 1/3 chữ ký lệch về bên trái. Dấu đóng rõ ràng, đúng chiều.
Nơi nhận là nơi cơ quan đơn vị cá nhân mà văn bản được gửi đến, nơi
nhận được trình bày ở góc dưới bên trái văn bản, cỡ chữ 12 nét nghiêng, đậm.
Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là một khâu quan trọng trong
hoạt động quản lý của cơ quan. Đòi hỏi CB văn thư phải có trình độ hiểu biết
sâu rộng và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao thì việc ban hành của cơ quan
mới có chất lượng và hiệu quả.
17


Nhận xét: Qua quan sát thực tế em thấy thể thức văn bản của UBND
huyện Duy Tiên trình bày theo đúng thể thức văn bản do Nhà nước quy định.
Văn bản ban hành luôn đảm bảo đúng thể thức và hiệu lực pháp lý.
Ví dụ:
ỦY BAN NHÂN DÂN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

HUYỆN DUY TIÊN
Số: 01/QĐ-UBND

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Duy Tiên, ngày tháng năm 2016

QUYẾT ĐỊNH
Về việc Bổ nhiệm cán bộ
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN DUY TIÊN
Căn cứ……………………………….;
Căn cứ……………………………….;
Xét đề nghị của………………………,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Nay bổ nhiệm ông…………………
Điều 2: Nhiệm vụ………………………….
Điều 3: Ông………………………………..
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Nơi nhận

-Như điều 3;

CHỦ TỊCH

-Lưu VT.

(Đã ký)

Bảng biểu thống kê số lượng văn bản được ban hành ở UBND huyện Duy
Tiên trong những năm gần đây:

Năm

Quyết định Thông báo Công văn

Báo cáo

Tờ trình
18


2012
2013
2014
2015
Quý

5906
6434
6863
7451
I 1480

1485
1710
1642
1610
85

401
320

479
552
165

123
167
153
187
53

97
181
128
185
30

năm 2016
Ngoài ra UBND còn ban hành nhiều loại văn bản khác như: Giấy mời, Tờ
trình, Giấy giới thiệu,..…
2.4. Quản lý văn bản
2.4.1. Quản lý văn bản đến
Văn bản đến là tất cả văn bản, tài liệu, thư từ do cơ quan nhận được từ
bên ngoài gửi đến.
Quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến ở Văn phòng UBND huyện tuân
theo trình tự đã được quy định rõ ràng và cụ thể tại Nghị định 110/2004/NĐ- CP
của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110, Quyết định 1342/2004/QĐUB của UBND huyện Duy Tiên về việc ban hành bản quy định về công tác văn
thư.
Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến:
Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ nhiều nguồn, CB văn thư phải
tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm
việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận,
dấu niêm phong (nếu có)…; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu
với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì, phải báo cáo ngay cho
người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý
công tác văn thư.

19


Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoạc qua mạng, CB
văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn
bản…; trường hợp phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc
báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Bước 2: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến.
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như
sau:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các
đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận,
được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người
nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá
nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Loại do CB văn thư bóc bao bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ
những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật).
- Đối với văn bản mật: Văn thư không được bóc bì. Trường hợp tài liệu, vật
mang bí mật nhà nước đến mà bì trong có dấu chỉ người có tên mới được bóc bì
thì văn thư vào sổ số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên

bì. Nếu phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước bị tráo đổi, mất, hư hỏng,…
thì người nhận phải báo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử
lý kịp thời.
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để được giải quyết
kịp thời.
- Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì với các thành phần
tương ứng của văn bản lấy trong phong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi. Nếu có
điểm nào không khớp thì phải gửi lại để hỏi cơ quan gửi.
- Đối với những văn bản không đúng thể thức, không có ngày tháng, trích
yếu, không có chữ ký hoặc chữ ký không đúng thẩm quyền, bản chụp photocopy
dấu đen, vượt cấp, chữ mờ, nhàu nát…phải trả lại nơi gửi để thực hiện đúng quy
định.
20


- Nếu văn bản đến có kèm phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với
phiếu gửi, khi nhận xong phải ký xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi
gửi văn bản.
- Đối với những đơn thư khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc văn bản cần
kiểm tra, xác minh điểm gì đó thì cần giữ lại cả phong bì, đính kèm với văn bản
để lưu hồ sơ giải quyết sau này.
Bước 3: Đóng dấu đến và đăng ký văn bản vào sổ
Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thư, ghi nhận ngày
tháng, số văn bản đến. Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng
trống dưới số và ký hiệu, trích yếu (của công văn) hoặc khoảng trống giữa tác
giả và tên tiêu đề văn bản.
Mẫu dấu đến của UBND huyện Duy Tiên được trình bày như sau:
VĂN PHÒNG UBND H.DUY TIÊN
CÔNG Số:…………………………...

VĂN

Ngày:………………………..

ĐẾN

Chuyển cho:…………………

Dấu đến có kích thước là: chiều rộng 3cm, chiều dài 5cm.
Sau khi đóng dấu đến, ghi số, ngày tháng năm đến, CB văn thư tiến hành
đăng ký văn bản đến vào “ sổ đăng ký văn bản đến” một cách chính xác, đầy đủ.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của UBND huyện Duy Tiên:
• Bìa sổ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN
Năm 20…
21


Từ ngày: ………đến ngày……………….
Từ số:………….đến số………………….

Quyển số:……

• Phần đăng ký văn bản đến
Ngày

Số đến Tác

đến

giả

Số, ký Ngày

Tên

hiệu

loại và hoặc

tháng

Đơn vị Ký

trích

người

yếu

nhận

Ghi

nhận

chú

(8)

(9)

nội
dung

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

Nhận xét:
Công tác đăng ký văn bản đến bằng sổ ở UBND huyện Duy Tiên được
tiến hành khá tốt. Các văn bản đến đều được đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ
ràng đảm bảo cho việc tra cứu về sau.
Việc đăng ký bằng sổ tương đối dễ làm, CB văn thư hầu như không gặp
khó khăn gì trong việc đăng ký các thông tin trên văn bản vào sổ.
Bước 4: Trình và chuyển giao văn bản đến

Tất cả các văn bản đến, sau khi đã được bóc bì, đóng “Dấu đến” và đăng
ký vào sổ để quản lý, CB văn thư sẽ tập hợp lại trình CVP Ủy ban xin ý kiến
phân phối đến các bộ phận, cá nhân trong cơ quan.
Sau khi CVP đã ghi ý kiến phân phối đến các lãnh đạo HĐND và UBND,
CB văn thư tiến hành đăng ký các thông tin vào cột “Nơi nhận”, “Người nhận”
22