Hoàn thiện công tác quản lý dự án công nghệ thông tin tại cục công nghệ thông tin tổng cục thuế
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.68 MB, 102 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
________________________
VŨ THỊ THU HÀ
Hoàn thiện công tác quản lý dự án
công nghệ thông tin tại cục công nghệ
thông tin - Tổng cục thuế
LUẬN VĂN THAC SỸ KHOA HỌC
CHUYÊN NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. NGHIÊM SỸ THƯƠNG
HÀ NỘI - 2010
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT................................................................ 3
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, HÌNH VẼ............................................... 5
LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................ 3
LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................. 6
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN.................................................................................................. 10
1.1. Khái niệm và phân loại dự án .................................................................. 10
1.1.1. Khái niệm dự án .................................................................................... 10
1.1.2. Phân loại dự án...................................................................................... 11
1.2. Quản lý dự án ........................................................................................... 12
1.2.1. Một số khái niệm cơ bản của quản lý dự án ......................................... 12
1.2.2. Tác dụng của quản lý dự án .................................................................. 15
1.2.3. Quản lý theo vòng đời dự án CNTT ..................................................... 16
1.2.4. Các quy trình quản lý dự án CNTT....................................................... 19
1.3. Quản lý dự án nhìn từ góc độ của các chủ thể tham gia .......................... 29
1.3.1. Quản lý thực hiện dự án của chủ đầu tư................................................ 30
1.3.2. Quản lý dự án của tư vấn ...................................................................... 31
1.3.3. Quản lý dự án của nhà thầu................................................................... 32
1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý dự án .................................. 32
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
- TỔNG CỤC THUẾ..................................................................................... 33
2.1. Giới thiệu chung về Cục CNTT trực thuộc Tổng cục thuế...................... 33
2.1.1. Khái quát về ngành thuế........................................................................ 33
2.1.2. Giới thiệu về Cục CNTT - Tổng cục Thuế ........................................... 36
2.2. Hiện trạng công tác quản lý dự án CNTT tại cục CNTT - TCT.............. 41
2.2.1. Khái quát về các dự án CNTT tại cục CNTT ....................................... 41
2.2.2. Hiện trạng công tác quản lý dự án thực hiện bằng nguồn vốn ngân
sách (cục CNTT là đại diện của chủ đầu tư)................................................... 45
2.2.3. Hiện trạng công tác quản lý dự án CNTT thực hiện cho các cục thuế
và chi cục thuế với tư cách là một công ty tin học.......................................... 58
2.2.4. Các nhân tố ảnh hưởng tới ứng dụng CNTT ngành thuế...................... 68
2.3. Đánh giá về công tác quản lý dự án CNTT tại Cục CNTT - Tổng cục thuế
......................................................................................................................... 77
2.3.1. Kết quả đạt được ................................................................................... 77
2.3.2. Những tồn tại, hạn chế và vấn đề đặt ra................................................ 78
Vũ Thị Thu Hà
1
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
CHƯƠNG 3: HỆ THỐNG CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT TẠI CỤC CNTT - TỔNG
CỤC THUẾ.................................................................................................... 82
3.1. Định hướng cải cách công tác phát triển CNTT đến 2015 ...................... 82
3.1.1. Mục tiêu tổng quát ................................................................................ 82
3.1.2. Mục tiêu cụ thể...................................................................................... 82
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án CNTT .................... 85
3.2.1. Giải pháp 1: Xây dựng quy trình quản lý dự án CNTT ........................ 85
3.2.2. Giải pháp 2: Nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ quản lý dự án .. 90
3.2.3. Giải pháp 3: Tăng cường đội ngũ cán bộ thực hiện các dự án ............. 91
3.2.4. Giải pháp 4: Đẩy mạnh hoạt động của trung tâm dịch vụ .................... 93
3.2.5. Giải pháp 5: Giải pháp tăng cường giám sát, đánh giá sau khi triển
khai dự án ........................................................................................................ 94
3.3. Một số kiến nghị: ..................................................................................... 95
3.3.1. Kiến nghị với Bộ Tài Chính.................................................................. 95
3.3.2. Kiến nghị với Tổng Cục thuế................................................................ 96
KẾT LUẬN .................................................................................................... 97
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................... 100
Vũ Thị Thu Hà
2
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài: “Hoàn thiện công tác quản lý dự án CNTT tại
Cục CNTT - Tổng cục Thuế” là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các dữ liệu
đưa ra trong bài viết là chính xác, trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của Cục
công nghệ thông tin - Tổng cục thuế.
Nếu sai tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Tác giả
VŨ THỊ THU HÀ
Vũ Thị Thu Hà
3
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
CHỮ TẮT
CHỮ ĐẦY ĐỦ
PMI (Project Management International)
Quản lý dự án quốc tế
CNTT
Công nghệ thông tin
IMF (International Monetary Fund)
Quỹ tiền tệ quốc tế
WB (World Bank)
Ngân hàng thế giới
ITAIS
(Integrated
Tax
Administration Hệ thống thông tin Quản lý
Information System)
Thuế tích hợp
PIT (Personal Income Tax)
Quản lý thuế thu nhập cá nhân
TIN
Ứng dụng đăng ký thuế
QLT
Ứng dụng quản lý thuế
QLAC
Ứng dụng quản lý ấn chỉ
QTN
Ứng dụng quản lý thu nợ
CSDL
Cơ sở dữ liệu
HTKK
Ứng dụng hỗ trợ kê khai
NTK
Ứng dụng nhận tờ khai
BCTC
Ứng dụng báo cáo tài chính
QHS
Ứng dụng theo dõi nhận trả hồ
sơ thuế
TTR
Ứng dụng thanh tra kiểm tra
BMT
Ứng dụng bảo mật thuế
QTT
Ứng dụng quản lý tình trạng
Vũ Thị Thu Hà
4
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, HÌNH VẼ
TÊN SỐ BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ
TRANG
Hình 1.1. Quy trình tạo ra sản phẩm phần mềm
9
Bảng 1.2. Phân loại dự án
10
Hình 1.3. Chu trình quản lý dự án
12
Hình 1.4. Quy trình quản lý dự án
13
Hình 1.5. Vòng đời dự án
16
Hình 1.6. Quy trình lập kế hoạch
20
Hình 1.7. Quy trình kiểm soát dự án
21
Hình 2.1. Mô hình tổ chức của ngành Thuế
35
Hình 2.2. Sơ đồ tổ chức của cơ quan Tổng cục thuế
37
Hình 2.3. Sơ đồ tổ chức Cục CNTT – Tổng cục thuế
41
Hình 2.4. Quy trình xây dựng dự án
48
Hình 2.5. Quy trình thực hiện dự án
49
Hình 2.6. Lộ trình thực hiện ứng dụng CNTT giai đoạn 2011-2015
52
Hình 2.7. Kế hoạch khung của dự án “Xây dựng ứng dụng quản lý ấn
56
chỉ đáp ứng nghị định 51/2010/NĐ-CP”
Hình 2.8. Tổng hợp báo cáo tuần của dự án
59
Hình 2.9. Quy trình xây dựng dự án
63
Hình 2.10. Quy trình thực hiện dự án
64
Hình 2.11. Mô hình kiến trúc hệ thống ứng dụng ngành Thuế
77
Hình 3.1. Quy trình quản trị dự án – Giai đoạn thực hiện dự án
94
Vũ Thị Thu Hà
5
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
LỜI CẢM ƠN
Tôi xin bày tỏ sự kính trọng và lòng biết ơn sâu sắc tới sự hướng dẫn
tận tình và chu đáo của giáo viên hướng dẫn TS. Nghiêm Sỹ Thương – Khoa
kinh tế và quản lý trường đại học Bách Khoa Hà Nội.
Xin chân thành cảm ơn các anh chị lãnh đạo cục công nghệ thông tin,
các anh chị phụ trách cùng toàn bộ anh chị các phòng kế hoạch tổng hợp và
trung tâm dịch vụ công nghệ thông tin đã cung cấp số liệu và tạo điều kiện
thuận lợi nhất giúp tôi hoàn thành luận văn này.
Do những hạn chế về kiến thức, thời gian, kinh nghiệm và tài liệu tham
khảo nên thiếu sót và khuyết điểm là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy, tôi rất
mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô và đồng nghiệp để luận
văn được hoàn thiện hơn và có thể áp dụng các giải pháp của tôi vào công tác
quản lý dự án tại cục công nghệ thông tin một cách có hiệu quả.
Xin trân trọng cảm ơn!
Học viên
Vũ Thị Thu Hà
Vũ Thị Thu Hà
6
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong xu thế phát triển của xã hội ngày nay, Công nghệ thông tin (CNTT)
đang đóng một vai trò quyết định trong xu thế phát triển của xã hội hiện đại. Ngành
thuế với phương châm đồng hành cùng doanh nghiệp thì yêu cầu ứng dụng CNTT
vào công tác quản lý thuế là một đòi hỏi tất yếu. Ngành thuế hiện nay là một trong
những đơn vị hành chính nhà nước đi tiên phong trong việc ứng dụng CNTT vào
công tác quản lý thuế và đang từng bước hiện đại hoá ngành thuế. Với hàng chục
ứng dụng CNTT được nâng cấp liên tục đáp ứng sự thay đổi của chính sách thuế
phục vụ cán bộ thuế cũng như phục vụ người nộp thuế, số lượng các dự án CNTT
của cục CNTT đã quản lý là một con số rất lớn.
Với lịch sử hình thành và phát triển 20 năm tin học ngành thuế từ chỗ còn là
tổ tin học thuộc phòng hành chính, tới nay Cục CNTT ngành thuế đã có tới 120 cán
bộ tại tổng cục và quản lý trên 500 cán bộ tin học tại các cục thuế và chi cục thuế.
Việc quản lý các dự án CNTT trước đây được thực hiện dựa vào kinh nghiệm quản
lý của các lãnh đạo cục với một số ít dự án.
Quản lý dự án là quá trình thực thi các nhiệm vụ để dự án hoàn thành với
chất lượng tốt, đúng thời gian và chi phí hợp lý nhất. Quản lý dự án CNTT tại cục
CNTT gồm hai giai đoạn:
- Giai đoạn xây dựng dự án: Lập đề án, xin ý kiến lãnh đạo, lập hồ sơ thầu và
tổ chức đấu thầu
- Giai đoạn quản lý thực hiện dự án: Quản lý thực hiện các hợp đồng đã ký
Hiện nay Cục CNTT đã quản lý một số lượng lớn các dự án CNTT với
nguồn vốn dải ngân hàng năm tới mấy trăm tỷ đồng nhưng lại chưa có một đội ngũ
quản lý dự án chuyên nghiệp, bài bản do vậy tăng cường công tác quản lý dự án
CNTT là nhu cầu thiết yếu. Tăng cường công tác quản lý dự án CNTT nhằm làm
cho các dự án CNTT thực hiện đúng tiến độ, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đầu tư
của ngân sách nhà nước cho lĩnh vực CNTT.
Vũ Thị Thu Hà
7
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
Từ những nhận thức lý luận và đòi hỏi của thực tiễn hiện nay, tác giả lựa
chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác quản lý dự án CNTT tại Cục CNTT - Tổng
cục Thuế” làm đề tài luận văn nghiên cứu của mình.
2. Mục đích nghiên cứu của luận văn
Trên cơ sở nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về công tác quản lý
dự án CNTT tại Cục CNTT - Tổng cục thuế, luận văn đề xuất phương hướng, giải
pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án xây dựng và nâng cấp phần mềm tại Cục
CNTT - Tổng cục thuế.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu trong luận văn
Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu lý luận về công tác
quản lý dự án CNTT, quy trình và nội dung công tác quản lý dự án phần mềm tại
Cục CNTT - Tổng cục Thuế.
Phạm vi nghiên cứu: Dự án CNTT bao gồm nhiều loại dự án như dự án xây
dựng phần mềm, dự án mua sắm thiết bị, dự án mua sắm bản quyền phần mềm...
Tuy vậy, trong khuôn khổ của luận văn tác giả tập trung nghiên cứu các dự án xây
dựng và nâng cấp phần mềm đang được quản lý tại Cục CNTT - Tổng cục Thuế.
4. Phương pháp nghiên cứu trong luận văn
Để có cơ sở cho việc phân tích và đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác
quản lý dự án CNTT tại cục CNTT - Tổng cục thuế, luận văn đã sử dụng các
phương pháp sau:
- Phương pháp nghiên cứu, thu thập thông tin qua những số liệu thu thập từ
thực tế các dự án đang được quản lý tại cục CNTT
- Phương pháp phân tích tổng hợp, so sánh trên cơ sở điều tra, quan sát thực
tế và các số liệu thống kê thu thập thông tin từ sách, tài liệu nghiên cứu
chuyên ngành có liên quan để đánh giá tình hình một cách sát thực, làm cơ
sở vững vàng để đưa ra những nhận xét đánh giá và đề xuất các giải pháp
thực hiện.
- Phương pháp phân tích thống kê để đánh giá số liệu thống kê thu thập được
từ các nguồn thông tin.
Vũ Thị Thu Hà
8
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
5. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, Luận văn được chia thành 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về quản lý dự án CNTT.
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý dự án CNTT của Cục CNTT - Tổng cục
Thuế.
Chương 3: Hệ thống các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản
lý dự án CNTT tại Cục CNTT - Tổng cục Thuế.
Vũ Thị Thu Hà
9
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN
1.1. Khái niệm và phân loại dự án
1.1.1. Khái niệm dự án
Theo “Cẩm nang các kiến thức cơ bản về quản lý dự án” của Viện nghiên
cứu Quản lý dự án Quốc tế (PMI) thì: “dự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện
để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”.
Theo định nghĩa này, dự án có 2 đặc tính:
a. Tạm thời (hay có thời hạn) – nghĩa là mọi dự án đều có điểm bắt đầu và
kết thúc xác định. Dự án kết thúc khi mục tiêu dự án đã đạt được hoặc khi đã xác
định rõ ràng là mục tiêu không thể đạt được và dự án bị chấm dứt. Trong mọi
trường hợp, độ dài của một dự án là xác định, dự án không phải là một cố gắng liên
tục, tiếp diễn;
b. Duy nhất – nghĩa là sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất đó khác biệt so với
những sản phẩm đã có hoặc dự án khác. Dự án liên quan đến việc gì đó chưa từng
làm trước đây và do vậy là duy nhất.
Theo định nghĩa của tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hoá ISO, trong tiêu chuẩn
ISO 9000: 2000 và theo tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN ISO 9000: 2000) thì dự án
được định nghĩa như sau: “Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các
hoạt động có phối hợp và được kiểm soát, có thời hạn bắt đầu và kết thúc, được tiến
hành để đạt được một mục tiêu phù hợp với các yêu cầu quy định, bao gồm cả các
ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực”.
Một cách chung nhất có thể hiểu dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù,
một nhiệm vụ cụ thể cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực
riêng và theo một kế hoạch tiến độ xác định.
Khái niệm dự án CNTT: là một dự án được thực hiện trong lĩnh vực CNTT,
tuân thủ các nguyên tắc của quản lí dự án nói chung, tuân thủ các nguyên tắc của
CNTT: theo qui trình sản xuất chế tạo ra sản phẩm CNTT.
Quy trình sản xuất chế tạo ra sản phầm CNTT:
Vũ Thị Thu Hà
10
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
Sản phẩm phần mềm
Quy trình
quản lý
Yêu cầu
sản phẩm
Thiết kế
chi tiết
Lập kế
Đặc tả yêu
Phân tích
hoạch
cầu NSD
thiết kế
Tài liệu
Tài liệu
HDSD
phân tích
Tài liệu tập
Tài liệu
huấn
thiết kê
Họp
Công việc
hành chính
Xây dựng
sản phẩm
Tích hợp,
kiểm thử
Lập trình
Tài liệu ứng
dụng
Tài liệu test
Ứng dụng
Tài liệu chấp
nhận
Tài liệu bảo
trì
Hình 1.1 - Quy trình tạo ra sản phẩm phần mềm
1.1.2. Phân loại dự án
Dự án có thể phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau. Bảng 1.2 phân loại các
dự án thông thường theo một số tiêu chí cơ bản.
STT
Tiêu chí phân loại
1
Theo cấp độ dự án
2
Theo quy mô dự án
3
Theo lĩnh vực xã hội
4
Theo loại hình
5
Theo thời hạn
6
Theo khu vực
Vũ Thị Thu Hà
Các loại dự án
Dự án thông thường, chương trình, hệ thống
Nhóm các dự án quan trọng quốc gia, nhóm
A, nhóm B, nhóm C
Kinh tế, kỹ thuật
Giáo dục đào tạo, nghiên cứu và phát triển,
đầu tư
Ngắn hạn (1-2 năm), trung hạn (3-5 năm),
dài hạn (trên 5 năm)
Quốc tế, quốc gia, miền, vùng
11
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
7
Theo chủ đầu tư
8
Theo đối tượng đầu tư
9
Theo nguồn vốn
Là nhà nước, là doanh nghiệp, là cá thể
riêng lẻ
Dự án đầu tư tài chính, dự án đầu tư vào đối
tượng vật chất cụ thể
Từ ngân sách nhà nước, vốn ODA, vốn tín
dụng, vốn tự huy động, vốn FDI….
Bảng 1.2. Phân loại dự án
1.2. Quản lý dự án
1.2.1. Một số khái niệm cơ bản của quản lý dự án
a. Khái niệm và nội dung của quản lý dự án
Khái niệm quản lý là tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý
nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường.
Bao gồm các hành động:
Lập kế hoạch: quá trình thiết lập các mục tiêu và những phương thức
hành động để đạt mục tiêu
Tổ chức: quá trình xây dựng và bảo đảm những điều kiện để đạt mục tiêu
Thực hiện: quá trình chỉ đạo, thúc đẩy các thành viên làm việc một cách
tốt nhất, vì lợi ích của tổ chức
Kiểm tra: quá trình giám sát và chấn chỉnh, uốn nắn các hoạt động để
đảm bảo công việc thực hiện theo đúng kế hoạch
Khái niệm quản lý dự án là việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật
nhằm định nghĩa, lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ chức, kiểm soát và kết thúc
dự án.
b. Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án
Quản lý dự án gồm 4 nội dung chủ yếu là xây dựng dự án (lập hồ sơ mời
thầu), lập kế hoạch, tổ chức thực hiện mà chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi
phí thực hiện và giám sát các công việc dự án nhằm đạt được mục tiêu đã định.
Vũ Thị Thu Hà
12
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
Các nội dung của quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc
xây dựng dự án, lập kế hoạch, đến tổ chức thực hiện và kiểm soát, sau đó cung cấp
các thông tin phản hồi cho việc tái lập kế hoạch của dự án. Chu trình quản lý dự án
được thể hiện trên hình 1.3.
Hình 1.3. Chu trình quản lý dự án
Xây dựng dự án: Đây là việc hiện thực hoá các ý tưởng hình thành dự án để
có được quyền thực hiện các ý tưởng
Lập kế hoạch: Đây là việc xây dựng mục tiêu chi tiết, xác định những công
việc cần được hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình
phát triển kế hoạch hành động theo một trình tự logic mà có thể biểu diễn dưới dạng
sơ đồ hệ thống.
Vũ Thị Thu Hà
13
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
Tổ chức thực hiện dự án: Đây là quá trình phân phối các nguồn lực bao gồm
tiền vốn, lao động, máy móc thiết bị và đặc biệt là điều phối và quản lý tiến độ. Nội
dung này chi tiết hoá thời hạn thực hiện cho từng công việc và toàn bộ dự án.
Kiểm soát: Là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình
hoàn thành, giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng và đề
xuất biện pháp giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện. Cùng với
hoạt động kiểm soát công tác đánh giá dự án định kỳ cũng được thực hiện nhằm
tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các pha sau của dự án.
Kết thúc: Đưa dự án tới kết thúc đúng trình tự
c.Các hình thức quản lý dự án
Vũ Thị Thu Hà
14
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
Tuỳ theo quy mô, tính chất của dự án và năng lực của mình, chủ đầu tư lựa
chọn một trong các hình thức quản lý thực hiện dự án như sau:
- Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án: Đây là hình thức
quản lý dự án không do cán bộ chuyên trách quản lý dự án thuê ngoài trực tiếp tham
gia điều hành dự án. Hình thức này thường được áp dụng cho các dự án quy mô
nhỏ, đơn giản về kỹ thuật và gần với chuyên môn của chủ dự án, đồng thời chủ dự
án có đủ năng lực chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm quản lý dự án. Để quản lý,
chủ đầu tư được lập và sử dụng bộ máy có năng lực chuyên môn của mình mà
không cần lập ban quản lý dự án.
- Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án: Đây là mô hình tổ chức dự án trong
đó chủ đầu tư giao cho ban quản lý điều hành dự án chuyên ngành làm chủ nhiệm
điều hành hoặc thuê tổ chức có năng lực chuyên môn để điều hành dự án và họ
được đại diện toàn quyền trong mọi hoạt động thực hiện dự án. Chủ nhiệm điều
hành dự án là một pháp nhân độc lập, có năng lực, sẽ là người quản lý, điều hành và
chịu trách nhiệm về kết quả đối với toàn bộ quá trình thực hiện dự án, Mọi quyết
định của chủ đầu tư về dự án mà liên quan đến các đơn vị thực hiện sẽ được triển
khai thông qua chủ nhiệm điều hành dự án. Hình thức này áp dụng cho những dự án
quy mô lớn, tính chất phức tạp.
1.2.2. Tác dụng của quản lý dự án
Mặc dù quản lý dự án đòi hỏi sự nỗ lực, tính tập thể và yêu cầu hợp tác giữa
các thành viên … nhưng tác dụng của nó rất lớn. Các tác dụng chủ yếu đó là:
- Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án;
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa các
nhóm quản lý dự án với khách hàng/ chủ đầu tư và các nhà cung cấp đầu vào cho dự
án;
- Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các
thành viên tham gia dự án;
- Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều
chỉnh kịp thời trước khi những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được. Tạo
Vũ Thị Thu Hà
15
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
điều kiện cho sự đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất
đồng;
- Tạo ra các sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao hơn.
Tuy nhiên quản lý dự án cũng có mặt hạn chế của nó. Đó là:
- Các dự án cùng chia nhau một nguồn lực của tổ chức;
- Quyền lực và trách nhiệm của nhà quản lý dự án trong một số trường hợp
không được thể hiện đầy đủ;
- Phải giải quyết các vấn đề “hậu dự án”.
1.2.3. Quản lý theo vòng đời dự án CNTT
Mỗi giai đoạn của dự án được đánh dấu bằng việc hoàn thành một hoặc
nhiều nhiệm vụ nhất định, thể hiện thông qua một hoặc một nhóm sản phẩm có tính
hữu hình có thể kiểm nghiệm được, ví dụ tài liệu phân tích yêu cầu người sử dụng,
tài liệu phân tích thiết kế hệ thống… Sự kết thúc mỗi giai đoạn của dự án thường
được đánh dấu bằng việc đánh giá lại những nhiệm vụ cơ bản và hoạt động của dự
án nhằm xác định xem có nên tiến hành giai đoạn tiếp theo của dự án hay không,
đồng thời phát hiện, điều chỉnh các sai sót để nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn
lực. Thông thường, đầu ra của giai đoạn trước là đầu vào của giai đoạn sau. Tập hợp
các giai đoạn ta có vòng đời của dự án.
Vòng đời của dự án là khoảng thời gian giữa thời điểm xuất hiện ý tưởng,
hình thành dự án và thời điểm kết thúc, thanh lý dự án.
Vũ Thị Thu Hà
16
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
Hình 1.5. Vòng đời dự án
Có thể chia vòng đời của dự án thành 3 giai đoạn: giai đoạn xây dựng dự án,
giai đoạn thực hiện dự án, giai đoạn kết thúc dự án. Cũng có thể chia vòng đời của
dự án thành 4 giai đoạn theo vòng đời của sản phẩm phần mềm: giai đoạn xây dựng
ý tưởng, giai đoạn phát triển, giai đoạn triển khai và giai đoạn kết thúc.
Thông qua vòng đời của dự án có thể nhận thấy một số đặc điểm là:
- Mức chi phí và yêu cầu nhân lực thường thấp khi bắt đầu dự án, tăng cao
hơn vào thời kỳ phát triển nhưng giảm nhanh chóng khi dự án bước vào giai đoạn
kết thúc;
- Xác suất hoàn thành dự án thành công thấp nhất và do đó rủi ro là cao nhất
khi bắt đầu thực hiện dự án. Xác suất thành công sẽ cao hơn khi dự án bước sang
các giai đoạn sau;
- Khả năng ảnh hưởng của chủ đầu tư tới đặc tính cuối cùng của sản phẩm dự
án dẫn tới chi phí là cao nhất với thời kỳ đầu và giảm mạnh khi dự án tiếp tục phát
triển sang các giai đoạn sau.
a. Giai đoạn xây dựng ý tưởng
Xây dựng ý tưởng dự án là việc xác định bức tranh toàn cảnh về mục tiêu,
kết quả cuối cùng và phương pháp thực hiện kết quả đó. Xây dựng ý tưởng dự án
được bắt đầu ngay khi nhận được đề nghị làm dự án, do đó quản lý dự án cần được
Vũ Thị Thu Hà
17
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
chú trọng ngay từ khi dự án bắt đầu hình thành. Những công việc được triển khai và
cần được quản lý trong giai đoạn này là tập hợp số liệu, xác định nhu cầu, đánh giá
độ rủi ro, dự tính nguồn lực, so sánh lựa chọn dự án…
Quyết định lựa chọn dự án là những quyết định chiến lược dựa trên mục
đích, nhu cầu và các mục tiêu lâu dài của tổ chức, doanh nghiệp. Trong giai đoạn
này những nội dung được xem xét là mục đích, yêu cầu của dự án, tính khả thi, lợi
nhuận tiềm năng, mức độ chi phí, mức độ rủi ro và ước tính các nguồn lực cần thiết
đồng thời cũng làm rõ hơn nữa ý tưởng dự án bằng cách phác thảo những kết quả và
phương pháp thực hiện trong điều kiện hạn chế về nguồn lực. Phát triển ý tưởng dự
án không cần thiết phải lượng hoá hết bằng các chỉ tiêu nhưng nó phải ngắn gọn,
được diễn đạt trên cơ sở thực tế.
b. Giai đoạn phát triển
Giai đoạn phát triển là giai đoạn chi tiết xem dự án cần được thực hiện như
thế nào. Nội dung chủ yếu của nó tập trung vào công tác thiết kế và lập kế hoạch,
xây dựng phần mềm, kiểm thử và bàn giao sản phẩm. Đây là giai đoạn chứa đựng
những công việc phức tạp nhất của dự án, mang tính quyết định đến sự thành bại
của các giai đoạn sau. Nội dung của giai đoạn này bao gồm các công việc sau:
- Thành lập nhóm dự án, xác định cơ cấu tổ chức dự án.
- Lập kế hoạch tổng quan
- Phân tách công việc của dự án
- Lập kế hoạch chi tiết
- Phân tích yêu cầu người sử dụng
- Lập trình
- Kiểm thử
- Bàn giao cho khách hàng
Kết thúc giai đoạn này sản phẩm phần mềm đã được hình thành và có thể
chuyển giao cho khách hàng để chuyển sang giai đoạn triển khai và khắc phục các
lỗi phát sinh khi sử dụng. Đây là một giai đoạn quan trọng quyết định sự thành công
của dự án.
Vũ Thị Thu Hà
18
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
c. Giai đoạn triển khai
Giai đoạn triển khai bao gồm các công việc như lập giải pháp triển khai, lập
kế hoạch triển khai, triển khai thí điểm, thực hiện hỗ trợ triển khai và khắc phục các
lỗi ứng dụng trong giai đoạn phát triển. Những vấn đề cần xem xét trong giai đoạn
này là những yêu cầu người sử dụng thực hiện không đúng trong giai đoạn trước
nay có phản hồi của người sử dụng.
d. Giai đoạn kết thúc
Trong giai đoạn kết thúc của vòng đời dự án, cần thực hiện những công việc
còn lại như hoàn thành các biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu, đánh giá dự án,
giải phóng nguồn lực… Các công việc cần thực hiện để kết thúc dự án là:
- Hoàn thiện biên bản bàn giao
- Hoàn thiện các biên bản nghiệm thu
- Tổng kết đánh giá dự án
- Báo cáo kết quả thực hiện dự án cho các bên liên quan
1.2.4. Các quy trình quản lý dự án CNTT
1.2.4.1. Quy trình xây dựng dự án:
Công việc phải thực hiện của quy trình này là biến ý tưởng thành đề án về kế
hoạch phát triển hệ thống và bản giải thích chi tiết kế hoạch này. Kết quả cần đạt
được của quy trình này là đề án được chấp nhận và dự án được hình thành.
1.2.4.2. Quy trình lập kế hoạch
Để lập được kế hoạch thực hiện dự án CNTT một cách khoa học và phù hợp
với thực tế phải thực hiện đầy đủ các bước sau
- Xây dựng kế hoạch phạm vi: Phạm vi của dự án là nhu cầu nghiệp vụ của
dự án và giá trị đích của dự án. Khi đã xác định được phạm vi của dự án cần phải
thoả thuận với các bên liên quan về phạm vi này để thống nhất cách tôn trọng phạm
vi và quản lý các thay đổi của phạm vi cũng như cách phản ứng với thay đổi phạm
vi.
Vũ Thị Thu Hà
19
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
- Lập nguyên tắc phát triển hệ thống: là lập ra mô hình vòng đời của hệ
thống, kỹ thuật phát triển hệ thống, xây dựng chuẩn phát triển, lập các đặc trưng và
chi phí cho việc phát triển hệ thống.
- Xác định phạm vi dự án: Dựa trên các ràng buộc và giả định được xác
định trong mô tả phạm vi của dự án, phân chia công việc xây dựng các kết quả của
dự án thành những đơn vị kiểm soát được.
- Lập kế hoạch khung thực hiện dự án: Làm mịn nhiệm vụ mức đại cương
thành các nhiệm vụ mức chi tiết. Xác định nội dung công việc, tải việc và nguồn lực
cần thiết cho từng nhiệm vụ mức chi tiết.
- Lập kế hoạch nguồn lực dự án: xác định thời gian và khối lượng nguồn lực
yêu cầu để hoàn thành dự án.
- Lập kế hoạch tổ chức nhân sự của dự án: xây dựng bảng vai trò của thành
viên dự án và xây dựng kế hoạch bổ nhiệm nhân sự cho dự án.
- Lập kế hoạch mua sắm: xác định khi nào và sản phẩm hay dịch vụ gì cần
mua từ bên ngoài.
- Lập kế hoạch chi phí: dựa trên nhân sự, nguồn lực cần thiết và đơn giá cần
cho từng nhiệm vụ mức chi tiết, cộng thêm chi phí cho quản lí dự án và kế hoạch dự
phòng rủi ro; chia tổng ngân sách ra dựa trên các ước lượng thành các lớp dự án con
cho việc kiểm soát ngân sách.
- Lập kế hoạch đảm bảo chất lượng: chất lượng là sự thoả mãn của người
dùng. Chất lượng không đạt được bằng kiểm thử mà đạt được bằng việc thực hiện
kế hoạch đảm bảo chất lượng khi thực hiện dự án.
- Lập kế hoạch quản lý rủi ro: rủi ro là các biến cố tương lai có thể gây ảnh
hưởng nghiêm trọng tới mục đích dự án. Kế hoạch quản lý rủi ro là nhận diện và
định lượng rủi ro, dành sẵn ngân sách cho chi phí rủi ro.
- Lập tài liệu kế hoạch dự án: bằng cách phối hợp các tài liệu kế hoạch tương
ứng trong một tài liệu đại cương.
Quy trình lập kế hoạch được mô tả là mối liên hệ hữu cơ giữa các công việc
chi tiết được mô tả như hình vẽ sau:
Vũ Thị Thu Hà
20
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
Hình 1.6. Quy trình lập kế hoạch
1.2.4.3. Quy trình theo dõi và kiểm soát dự án
Phần lớn thời gian dự án là giai đoạn thực hiện và phần lớn ngân sách được
dùng cho giai đoạn này. Quy trình theo dõi và kiểm soát dự án là quy trình mà sứ
mệnh của người quản lý dự án được trông đợi nhất. Ý tưởng cơ bản của quản lý dự
án là xây dựng kế hoạch kĩ lưỡng và cố gắng thực hiện dự án như đã lập kế hoạch.
Nếu không tiến hành được như kế hoạch thì phải điều tra nguyên nhân, tìm biện
pháp khắc phục và thay đổi kế hoạch.
Quy trình kiểm soát dự án
Vũ Thị Thu Hà
21
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
Hình 1.7. Quy trình kiểm soát sự án
a. Quản lý yêu cầu và sự thay đổi
Việc quản lý yêu cầu nhằm:
-
Đảm bảo rằng các yêu cầu cho sản phẩm phần mềm đều được xác định và
hiểu đúng.
-
Thiết lập và quản lý các thỏa thuận liên quan đến yêu cầu với những người
đặt ra yêu cầu và các nhóm bị ảnh hưởng (khách hàng bên ngoài, kinh doanh,
và các tổ chức trong nội bộ khác)
-
Đảm bảo các yêu cầu đều được đáp ứng.
-
Các yêu cầu được ghi lại thành văn bản và kiểm soát để làm căn cứ sử dụng
cho việc phát triển phần mềm và quản lý dự án.
-
Các thay đổi yêu cầu được ghi lại và kiểm soát để đảm bảo rằng kế hoạch,
các sản phẩm bàn giao và các hoạt động đều nhất quán với các yêu cầu.
Các hoạt động chính trong quản lý yêu cầu gồm:
- Ghi nhận và lập danh sách các yêu cầu
- Xác nhận yêu cầu
- Quản lý bảng truy vết các yêu cầu
Vũ Thị Thu Hà
22
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
- Quản lý yêu cầu thay đổi
Các yêu cầu thay đổi là lý do chính làm kéo dài thời gian thực hiện dự án, làm tăng
chí phí thực hiện dự án, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Việc kiểm soát tốt các
yêu cầu thay đổi sẽ giúp quản trị dự án kiểm soát tốt phạm vi dự án đồng thời hạn
chế xu hướng đưa yêu cầu mọi nơi, mọi lúc của khách hàng, dần dần hướng khách
hàng tập trung đưa yêu cầu tối đa trong giai đoạn khảo sát và phân tích. Các yêu cầu
thay đổi cần được phân tích và đánh giá ảnh hưởng một cách toàn diện về thời gian,
nguồn lực, chi phí cần để thực hiện, đặc biệt là tác động đến các sản phẩm đã có của
dự án. Các đánh giá này cần được trình bày cho khách hàng để họ ý thức được tác
động của việc thay đổi yêu cầu đối với dự án một cách tổng thể. Các bước cần thực
hiện khi có phát sinh yêu cầu thay đổi:
-
Ghi nhận yêu cầu thay đổi: Ghi nhận đầy đủ các yêu cầu thay đổi (cả từ bên
ngoài và nội bộ dự án), đảm bảo hiểu đúng các yêu cầu được đưa ra.
-
Phân tích đánh giá các tác động, ảnh hưởng của yêu cầu thay đổi: Phân tích
phạm vi ảnh hưởng của yêu cầu tới các yêu cầu khác, tới sản phẩm, lịch trình,
chất lượng dự án.
-
Ước tính thời gian, nguồn lực cần thiết để thực hiện yêu cầu thay đổi: Quản lý
dự án ước tính thời gian và nguồn lực để thực hiện toàn bộ các yếu tố bị ảnh
hưởng đã phân tích ở bước trên.
-
Phê duyệt yêu cầu thay đổi: Trình bày lại toàn bộ phần phân tích và ước tính ở
trên cho đội dự án và khách hàng, nếu cần thương lượng lại với khách hàng về
các điều kiện thời gian, chi phí, chất lượng sản phẩm liên quan.
-
Lập kế hoạch thực hiện yêu cầu thay đổi: Sau khi yêu cầu thay đổi được phê
duyệt quản lý dự án lập kế hoạch cho toàn bộ các công việc cần thực hiện đối
với các yếu tố bị ảnh hưởng.
-
Thực hiện yêu cầu thay đổi: Các thành viên dự án được phân công thực hiện các
công việc theo kế hoạch.
Vũ Thị Thu Hà
23
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
-
Kiểm tra và phát hành sản phẩm dự án đáp ứng yêu cầu thay đổi: Các yêu cầu
thay đổi sau khi được thực hiện cần được kiểm tra lại trước khi tích hợp vào các
sản phẩm đang có và bàn giao cho khách hàng.
b. Quản lý tiến độ
Quản lý tiến độ là việc đảm bảo các hoạt động trong dự án được thực hiện
theo đúng kế hoạch đã định.
Lập kế hoạch chi tiết các giai đoạn
Dựa trên nguồn lực dự kiến cho từng giai đoạn, cân đối với các yếu tố khác
như nguồn lực hiện có của dự án, thời gian kết thúc dự kiến của giai đoạn, quản lý
dự án sẽ lập ra “kế hoạch chi tiết” của các giai đoạn. Thông thường quản trị dự án
có thể sử dụng “bảng phân rã công việc” làm cơ sở để xây dựng kế hoạch chi tiết
các giai đoạn của dự án. Kế hoạch chi tiết các giai đoạn của dự án giúp hiện thực
hóa các công việc để đạt được mục tiêu dự án trong từng giai đoạn, bao gồm:
- Các sản phẩm cần có của giai đoạn
- Thời hạn hoàn thành
Kế hoạch chi tiết của một giai đoạn dự án cần được lập trước khi giai đoạn đó bắt
đầu và thể hiện được các vấn đề sau:
- Các hoạt động sẽ thực hiện trong giai đoạn
- Các ràng buộc giữa các hoạt động
- Nguồn lực cho các hoạt động
- Thời gian thực hiện các hoạt động
Các hoạt động trong từng giai đoạn ngoài các công việc kỹ thuật (khảo sát,
phân tích, thiết kế, lập trình, kiểm thử, triển khai) còn cần bao gồm đầy đủ các công
việc quản lý trong dự án:
- Các hoạt động xem xét, kiểm thử
- Các hoạt động đánh giá chất lượng
- Các hoạt động quản lý cấu hình, đánh giá cấu hình
- Các hoạt động lập/cập nhật kế hoạch, họp dự án, đào tạo, bàn giao sản
phẩm, …
Vũ Thị Thu Hà
24
