Thông tin học 5

bµi gi¶ng th«ng tin häc
bµi gi¶ng th«ng tin häc
ch­¬ng 5
ch­¬ng 5
c¸c hÖ th«ng th«ng tin
c¸c hÖ th«ng th«ng tin
PGS.TS. §oµn Phan T©n
Th¸ng 2 - 2004

1. Quản lý và thông tin trong quản lý
1. Quản lý và thông tin trong quản lý
1.1. Tổ chức và quản lý
1.1. Tổ chức và quản lý

Tổ chức là gì? Tổ chức là một tổ hợp các thành phần có quan hệ
chặt chẽ với nhau, cùng thúc đẩy và hỗ trợ lẫn nhau nhằm thực
hiện nhiệm vụ chung. Tổ chức bao giờ cũng hoạt động trong một
môi trường xác định và chịu tác động của môi trường đó.

Các yếu tố cấu thành tổ chức:

Con người làm việc ở đó

Các phương thức mà họ sử dụng

Các thiết bị mà họ vận hành

Các chất liệu mà họ sử dụng

Ngân sách cần thiết để chi phí cho hoạt động

Cấu trúc của tổ chức:

Cấu trúc hình chóp: Bộ phận lãnh đạo, các phòng ban, các tổ nhóm,
các nhân viên, công nhân

Cấu trúc cây: Tổ chức là một hệ thống cấp bậc các hệ thống con, mỗi
hệ thống con có chức năng nhiệm vụ riêng, theo sự phân công của tổ
chức. Trong đó Hệ thống thông tin là một bộ phận quan trọng trong các
nguồn lực của tổ chức.

Các loại tổ chức:

Tổ chức hành chính, sự nghiệp - Tổ chức thương mại

Tổ chức sản xuất - Tổ chức dịch vụ

Quản lý là gì?
Quản lý là gì?

Quản lý là một hoạt động thiết yếu của con người, nhằm thiết kế
và duy trì một môi trường làm việc bên trong và bên ngoài tổ
chức, sao cho nó bảo đảm những nỗ lực của các cá nhân, các bộ
phận để có thể hoàn thành nhiệm vụ và các mục tiêu đã định,
trên cơ sở sử dụng các tài nguyên.Tài nguyên bao gồm: con ngư
ời, tiền của, vật chất, năng lượng, không gian, thời gian,...

Quản lý hiện đại là một tinh thần, một thái độ làm việc hướng tới
tính hiệu quả và hợp lý. ở đó mỗi thành viên trong tổ chức đều có
vai trò không thể thay thế được và mỗi người đều phải biết công

việc và chịu trách nhiệm về công việc của mình.

Quá trình quản lý được xác định như một loạt các hoạt động định
hướng theo mục tiêu:

Xác định mục tiêu.

Lập kế hoạch thực hiện mục tiêu.

Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó.

Cần phải có cách tiếp cận hệ thống và cách tiếp cận theo tình
huớng khi thực hành quản lý

Tiếp cận hệ thống: xem xét đầy đủ các yếu tố tác động qua lại nhau,
có ảnh hưởng tới quá trình quản lý.

Tiếp cận theo tình hưống: xét tới thực tại của một tình huống cụ thể
khi thực hành quản lý.

Các chức năng của quản lý
Các chức năng của quản lý

Hoạt động quản lý có các chức năng chủ yếu sau đây:

Lập kế hoạch: Quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như
thế nào, khi nào và ai làm cái đó.

Tổ chức: Xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự, xác định nhiệm
vụ của các cá nhân và các bộ phận trong tổ chức, nhằm

hoàn thành kế hoạch đã đề ra.

Điều khiển: Lãnh đạo thông qua sự truyền đạt các thông
báo, các chỉ thị và huy động các nguồn lực của tổ chức, thực
hiện có hiệu quả kế hoạch đã đề ra.

Kiểm tra: Đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm bảo
đảm hoàn thành các mục tiêu của kế hoạch đã đề ra.

Các cấp độ quản lý:

Quản lý chiến lược: xác định các mục tiêu chiến lược và đư
ờng lối chính sách thực hiện mục tiêu đó. Đây là mức quản
lý cao nhất, có tác động đến toàn bộ tổ chức.

Quản lý chiến thuật: mức quản lý trung gian, có quy mô một
đơn vị, xác định các chức năng cụ thể, định hướng vào các
nhiệm vụ và các quá trình.

Quản lý tác nghiệp: quản lý các công việc hàng ngày, nhằm
thực hiện các công việc cụ thể của một phòng làm việc, tổ
công tác.

1.2. vấn đề ra quyết định và nhu cầu thông tin
1.2. vấn đề ra quyết định và nhu cầu thông tin

Ra quyết định:

Là trung tâm của công việc lập kế hoạch, là nhiệm vụ quan trọng
của quản lý.

Quyết định là một cam kết cho hành động. Một quyết định được đưa
ra khi người quản lý phải đưa ra một lựa chọn trong nhiều khả năng
có thể, dựa trên một mức hợp lý có hạn.

Chất lượng của quyết định phụ thuộc vào chất lượng của các thông
tin, các số liệu và dữ kiện được cung cấp

Quyết định có cấu trúc và quyết định không có cấu trúc

Quyết định có cấu trúc: có quy trình rõ ràng, thông tin dùng để ra
quyết định có thể được xác định trước.

Quyết định không có cấu trúc: không có quy trình rõ ràng, tình
huống quyết định chịu tác động của nhiều sự kiện ngẫu nhiên, liên
quan đến nhiều yếu tố chưa được biết trước.

Hình 27 (GT) trình bày mối quan hệ giữa các mức độ quản lý,
cấu trúc của quyết định và đặc điểm thông tin.

Nhu cầu thông tin đối với các nhà quản lý tuỳ thuộc vào mức độ
quản lý:

Quản lý chiến lược: thông tin tổng hợp, ít chi tiết, có tính dự báo, quy
mô rộng và thường không được xác định trước.

Quản lý chiến thuật và tác nghiệp: thông tin chi tiết, được quy đinh
trước, được cung cấp định kỳ, quy mô nhỏ.

2. Các hệ thống thông tin

2. Các hệ thống thông tin


2.1. Khái niệm hệ thống
2.1. Khái niệm hệ thống

Hệ thống là một tập hợp các phần tử (thành phần) có
liên hệ với nhau, hoạt động hướng tới mục tiêu chung
theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố
ra, trong một quá trình xử lý có tổ chức.

Ba thành phần cũng là 3 chức năng cơ bản của hệ
thống là:

Đầu vào: các yêu tố được thu thập vào hệ thống để xử lý. Ví
dụ: vật liệu thô, năng lượng, dữ liệu,...

Xử lý: biến yếu tố vào thành yếu tố ra.

Đầu ra: các sản phẩm, các thông tin,...

Ngoài ra còn hai thành phần liên quan đến điều khiển
hệ thống là:

Phản hồi: dữ liệu về sự hoàn thành nhiệm vụ của hệ thống.

Điều khiển: giám sát và đánh giá các thông tin phản hồi,
thực hiện những điều chỉnh cần thiết để bảo đảm đầu ra
thích hợp.

Hệ thống bao giờ cũng hoạt động trong một môi trư
ờng xác định