Tài liệu quản lý giáo dục

Chuyên đề 12
Tổ chức quản lý văn bản
trong cơ quan nhà nước


Nội dung chuyên đề

I - công tác văn thư

1-Khái niệm công tác văn thư

2-ý nghĩa công tác Văn thư

3-Yêu cầu của công tác Văn thư

4-Các hình thức tổ chức công tác văn
thư

5-Nội dung công tác văn thư

Néi dung…

Ii. c«ng t¸c l­u tr÷

1-C¸c kh¸i niÖm c¬ b¶n trong c«ng
t¸c l­u tr÷

2-ý nghÜa cña Tµi liÖu l­u tr÷


3-Kh¸i niÖm vµ tÝnh chÊt cña tµi liÖu l­u
tr÷

4-Néi dung cña c«ng t¸c l­u tr÷

Hệ thống văn bản hành chính
Sự hình thành của hệ thống văn bản
hành chính trong tổ chức nhà nước.
Nguồn hình thành - Hình thành trong quá trình
hoạt động của bộ máy nhà nước, của cơ
quan công sở, là nguồn, mạch, quỹ thông tin,
phục vụ phục vụ cho việc quản lý, điều hành
và các công việc chuyên môn khác


2-Phân loại văn bản hành chính trong các t chức
nhà nước
-Phân loại theo giá trị pháp lý, quản lý

Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản cá biệt

Văn bản hành chính thông thường
-Phân loại theo tính chất xuất xứ
- Đến, đi, nội bộ, mật.

Hệ thống phân loại đã học

Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản cá biệt

Văn bản hành chính thông thường

Văn bản chuyên ngành

Văn bản kỹ thuật

Các loại văn bản đi kèm

Các loại văn bản quản lý nhà nước và đặc điểm của
chúng

1- Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là những văn
bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền
ban hành theo thủ tục, trình tự luật định,
trong đó có quy tắc xử sự chung, được nhà
nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh
các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội
chủ nghĩa. ( Theo chương I, điều 1, luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật, sửa đổi 2002) .

2- Văn bản cá biệt.


Văn bản hành chính cá biệt là những
quyết định quản lý thành văn được
các cơ quan có thẩm quyền quản lý

hành chính nhà nước ban hành trên
cơ sở những quy định chung và quyết
định quy phạm của cơ quan cấp trên
hoặc của cơ quan mình nhằm giải
quyết các công việc cụ thể .

Đặc điểm của văn bản cá biệt

Chứa quy tắc xử sự riêng: Cụ thể hoá các
quy định được nêu trong văn bản quy phạm
pháp luật, có chức năng pháp lý đặc biệt
trong cơ chế điều chỉnh, làm trực tiếp phát
sinh, thay đổi các quan hệ pháp lý cụ thể.

Được ban hành phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.

áp dụng cho một cá nhân hoặc cho một
nhóm đối tượng được chỉ định rõ.

áp dụng một lần

3- Văn bản hành chính thông thường


Văn bản hành chính thông thường là những
văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm
thực thi các văn bản quy phạm pháp luật
hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ
thể , phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi,

ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ
chức.

Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và
đa dạng bao gồm hai loại.

4-Văn bản chuyên ngành

Đây là một hệ thống văn bản mang tính
đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của
một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy
định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức
khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn
bản này thì phải theo biểu mẫu quy định của
các cơ quan đó, không được tuỳ tiện thay đổi
nội dung và hình thức của nó.



Văn bản kỹ thuật

Là những văn bản được hình thành
trong một số lĩnh vực như : Kiến trúc,
xây dựng, địa chất, thuỷ văn do nhà
nước uỷ quyền cho một số cơ quan
nhà nước phê chuẩn mang ra áp
dụng. Chẳng hạn, bản vẽ thiết kế đã
được phê duyệt, đề án quy hoạch đã
được phê duyệt

Các loại văn bản đi kèm

Là những văn bản được ban hành kèm theo một van bản
khác có thể là một van bản quy phạm pháp luật để
quy định phạm vi áp dụng, hiệu lực và chế tài ràng
buộc khi triển khai nội dung văn bản

Đặc điểm:

Văn bản này cũng do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành nhưng mang tính chất quy định.
Chẳng hạn, điều lệ, quy chế, quy định, nội quy , quy
trình, định mức

Nó có tính hiệu lực pháp lý tương đương như văn bản
quy phạm pháp luật nếu được ban hành kèm theo một
văn bản QPPL

Hệ thống phân loại
VĂN BẢN QLNN
VĂN BẢN
QPPL
VĂN BẢN
CÁ BIỆT
VĂN BẢN
CM-KT
VĂN BẢN
HCTT

VĂN BẢN QLNN

VĂN BẢN
QPPL
VĂN BẢN
CÁ BIỆT
VĂN BẢN
CM-KT
VĂN BẢN
HCTT
LUẬT
D.LUẬT
LẬP QUY
D.LUẬT
TH LUẬT
HIẾN PHÁP
LUẬT, BỘ LUẬT
NQ QH, UBTVQH
LỆNH, QĐ CTN
HÀNH CHÍNH
TƯ PHÁP
QĐ, CT TTgCP
NQ, NĐ CP
QĐ,CT,TT BT
NQ,TT LT
NQ HĐND
QĐ,CT UBND
QĐ,CT
NQ HĐTP
QĐ,CT

VĂN BẢN QLNN

VĂN BẢN
QPPL
VĂN BẢN
CÁ BIỆT
VĂN BẢN
CM-KT
VĂN BẢN
HCTT
NGHỊ QUYẾT
QUYẾT ĐỊNH
CHỈ THỊ
…

VĂN BẢN QLNN
VĂN BẢN
QPPL
VĂN BẢN
CÁ BIỆT
VĂN BẢN
CM-KT
VĂN BẢN
HCTT
TÀI CHÍNH
TƯ PHÁP
NGOẠI GIAO
QUÂN SỰ
TRẮC ĐỊA
VV…
DẦU KHÍ
VV…

TÒA ÁN
VKSÁT
CÔNG NGHIỆP
XÂY DỰNG
CHẾ TẠO MÁY

VĂN BẢN QLNN
VĂN BẢN
QPPL
VĂN BẢN
CÁ BIỆT
VĂN BẢN
CM-KT
VĂN BẢN
HCTT
CÓ TÊN LOẠI
THÔNG BÁO
BÁO CÁO
TỜ TRÌNH
KẾ HOẠCH
VV…
GIẤY MỜI
CÔNG VĂN
THÔNG BÁO
BÁO CÁO
TỜ TRÌNH
KẾ HOẠCH
VV…
GIẤY MỜI

I - công tác văn thư
1. Khái niệm công tác văn thư
Có hai quan điểm đáng chú ý là:

- Công tác văn thư là công tác tổ chức giải
quyết và quản lý công văn, giấy tờ trong các
cơ quan, tức là công tác này gồm hai nội
dung chủ yếu: Tổ chức giải quyết văn bản và
quản lý văn bản trong quá trình trước khi lưu,
bảo quản.

1. Khái niệm

- Công tác văn thư là toàn bộ các
công việc về xây dựng văn bản (soạn
thảo và ban hành văn bản) trong các
cơ quan và việc tổ chức quản lý và
giải quyết văn bản trong các cơ quan.

Nghị định 110/2004/NĐ-CP,
ngày8/4/2004 của Chính phủ
“ Công tác văn thư quy định tại Nghị
định 110/2004/NĐ-CP bao gồm các
công việc về soạn thảo, ban hành văn
bản; quản lý văn bản và tài liệu khác
hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức; quản lý và
sử dụng con dấu trong công tác văn
thư”.

Quản lý văn bản và tài liệu bao gồm:
Quản lý và giải quyết văn bản đi; quản lý
và giải quyết văn bản đến; lập hồ sơ
hiện hành và và giao nộp tài liệu vào lư
u trữ cơ quan.

2- ý nghĩa của công tác văn thư
a) Giúp cho việc giải quyết mọi công việc của
cơ quan được nhanh chóng và chính xác, có
năng suất và chất lượng, đúng đường lối,
chính sách, nguyên tăc và chế độ.

b) Đảm bảo cung cấp các thông tin cần
thiết phục vụ cho cơ quan một cách đầy đủ,
kịp thời, chính xác. Giữ gìn được bí mật của
Đảng và Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu
giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành
chính.

ý nghĩa

c) Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên
vật liệu chế tác và trang thiết bị dùng trong
quá xây dựng và ban hành văn bản.

d) Góp phần giữ lại các tài liệu hoạt động
của các cá nhân, tập th phục vụ cho hoạt
động kiểm tra, thanh tra, đánh giá hoạt động
của cơ quan.

đ) Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về
mọi lĩnh vực để phục vụ việc tra cứu thông tin
quá khứ, là tiền đề của công tác lưu trữ.