XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY TNHH TM VÀ ĐT CÁNH HẢI ÂU

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BỘ MÔN TIN HỌC KINH TẾ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY
TNHH TM VÀ ĐT CÁNH HẢI ÂU
GIÁO VIÊN HD:
TS.VÕ THỊ THU TRANG

SINH VIÊN THỰC HIỆN:
ĐINH THỊ THỦY : 1221050390

LỚP TIN KINH TẾ K57
HÀ NỘI-2017

LỜI MỞ ĐẦU


Ngày nay Công nghệ thông tin nói chung.tin học nói riêng đã đóng góp 1 vai trò
quan trọng trong đời sống con người. Các thành tựu đã đang và sẽ được ứng dụng phát
triển trong lĩnh vực kinh tế, chính trị, quân sự của các quốc gia. Nếu như trước đây, máy
tính chỉ được sử dụng cho một số mục đích khác nhau như: Quản lý,lưu trữ dữ liệu, giải
trí, điều khiển tự động…thì bây giờ máy tính được sử dụng hầu hết trên mọi lĩnh vưc.
Như vậy công nghệ thông tin đã trở thành một công cụ quản lý cho toàn bộ hệ thống xã
hội.
Những năm gần đây, ở nước ta tin học đã ứng dụng rộng rãi trong các doanh
nghiệp. Việc ứng dụng phần mềm quản lý trong các doanh nghiệp đã trợ giúp rất nhiều
các nhà quản lý từ khâu quản lý nhân viên, quản lý tiền lương,…đảm bảo khoa học chính
xác và nhanh chóng.

Thực chất, quản lý thông tin,xử lý thông tin một cách khoa học là nhằm đảm bảo
an toàn thông tin, tránh thông tin bị mất mát, sai sót, đồng thời tiết kiệm thời gian, tiền
bạc và những chi phí không đáng có. Quản lý thông tin trên máy tính là quản lý dữ liệu,
do đó mọi thông tin quản lý trên máy tính phải sắp xếp khoa học và xử lý khoa học.
Trong thời đại công nghệ thông tin nay, vấn đề quản lý dựa vào máy tính có nhu
cầu thiết yếu của mỗi doanh nghiệp. Trong đó,quản lý nhân sự là đề tài đang thu hút
được sự quan tâm, chú ý nhất. Hệ thống thông tin về nhân lực của một doanh nghiệp là
một hệ tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực,thể lực của từng
lao động, bao gồm:về số lượng,chất lượng,trong mọi thời điểm:quá khứ, hiện tại và dự
kiến trong tương lai. Vì vậy, công tác quản lý nhân sự phải tiến hành thường xuyên, đòi
hỏi sự chính xác tuyệt đối, cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo yêu cầu của của
quản lý cấp trên nhằm hoàn thành tốt kế hoạch hoặc và nhiệm vụ của công ty trong từng
giai đoạn đồng thời thu giảm bộ máy quản lý nhân sự.


CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VÀ KHẢO SÁT BÀI TOÁN
1.1.Tổng quan
1.1.1.Lý do chọn đề tài
Ngày nay thế giới đang bước vào kỷ nguyên của công nghệ thông tin. Công nghệ
thông tin đã trở thành một nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của một tổ chức
chính trị , kinh tế , xã hội cũng như sự phát triển của một quốc gia. Ở nước ta cũng thể
phủ nhận những tác dụng mà công nghệ thông tin mang lại trong các lĩnh vực đời sống
nhất là công tác quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Dựa vào nhu cầu thực tế xã hội đòi hỏi con người phải luôn năng động và sáng tạo
để tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội. Các công ty luôn luôn phát triển , các hồ sơ tuyển
vào sẽ nhiều lên vì vậy đòi hỏi phải cần rất nhiều những kho chứa hồ sơ để lưu trữ hồ sơ
của nhân viên khi vào công ty.
Mỗi lần muốn tìm hồ sơ của một nhân viên nào đó trong công ty người quản lý
nhân sự lại phải tìm lần lượt trong kho chứa xem hồ sơ nhân viên đó đang ở đâu. Như
vậy mất rất nhiều thời gian mà có khi không tìm ra do hồ sơ nhân viên quá nhiều. Công

việc lưu trữ hồ sơ sẽ nhiều lên. Việc thống kê báo cáo hàng tháng, hàng năm sẽ gặp rất
nhiều khó khăn nếu thông tin nhân viên ngày càng nhiều
Khi nhân viên trong công ty thôi việc người quản lý nhân viên công ty phải tìm
trong kho xem hồ sơ đó ở đâu để chuyển sang kho lưu trữ thôi việc. Nếu Hàng ngày cứ
lặp đi lặp lại nhiều lần như vậy người quản lý nhân sự sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong
công tác lưu trữ và quản lý.
Quản lý nhân sự là một trong những vấn đề then chốt trong mọi công ty. Quản lý
nhân sự không tốt sẽ dẫn đến nhiều vấn đề bất cập trong công ty. Chúng ta luôn thấy
những tình trạng chấm nhầm công hoặc lưu trữ sai thông tin nhân viên, như vậy sẽ dẫn
đến những xáo trộn khi phát lương…Vì vậy yêu cầu đặt ra ở đây là làm thế nào để có thể
lưu trữ hồ sơ và lương của nhân viên một cách hiệu quả nhất, giúp cho nhân viên trong
công ty có thể yên tâm và thoải mái làm việc đạt kết quả cao.
Dựa trên nhu cầu thực tế xã hội nhằm giải quyết để giảm đi những bất cập trong
công tác quản lý nhân sự và lương trong công ty, giải pháp hiệu quả nhất hiện nay là đầu
tư công nghệ và thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa.


trong điều hành và quản lý nhân sự để nâng cao chất lượng phục vụ , đổi mới
phương pháp quản lý, tăng năng xuất hiệu quả…
Vì vậy , trong thời gian thực tập ở công ty Cổ phần Portal Beanz Việt Nam em đã
tiếp xúc với dự án của công ty trong đó có phần mềm quản lý nhân sự , và được sự
hướng dẫn của cô Võ Thị Trang e quyết định chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý
nhân sự ”.
1.1.2.Giới thiệu đề tài
Phần mềm quản lý nhân sự là phần mềm hỗ trợ cho công việc quản lý của người
quản lý được chính xác, nhanh nhạy và làm việc có hiệu quả nhất. Ngày nay, hầu hết các
công ty không chỉ các công ty, doanh nghiệp lớn mà những công ty với doanh nghiệp
vừa và nhỏ cũng có phần mềm quản lý nhân sự giúp công ty ngày càng phát triển hơn
trong vấn đề quản lý.
1.1.3Mục đích nghiên cứu

Vận dụng tổng hợp những kiến thức đã học để tiến hành xây dựng ứng dụng Quản
lý nhân sự.
Tìm hiểu thực trạng quản lý nhân sự trong các các công ty, doanh nghiệp để triển
khai hệ thống quản lý cho phù hợp.
Khai phá lợi ích của ứng dụng quản lý,đảm bảo độ chính xác, an toàn và nhanh
chóng.
1.1.4.Phạm vi nghiên cứu





Tìm hiểu thực trạng Quản lý nhân sự của Công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu.
Tìm hiểu một số công cụ và ngôn ngữ hỗ trợ quá trình xây dựng ứng dụng .
Các chức năng của ứng dụng quản lý.
Quy trình xây dựng ứng dụng quản lý

1.1.5.Phương pháp nghiên cứu
Tiến hành thu thập và phân tích những thông tin, tài liệu liên quan đến đề tài để
hình thành nên những ý tưởng tổng quan.
Xác định các yêu cầu nhằm phân tích thiết kế hệ thống chương trình cho phù hợp.
1.2.Giới thiệu về đơn vị thực tập
1.2.1.Quá trình hình thành và phát triển công ty
 Giới thiệu chung


•
•
•
•

Công ty cổ phần Portalbeanz
Số 74 phố Doãn Kế Thiện,Phường Mai Dịch,Quận Cầu Giấy,Hà Nội
Email:
Khẩu hiệu: We Growth For Your Business
Công ty Cổ phần Portalbeanz được đăng ký thành lập ngày 6-7-2016 là một Công ty
tin chuyên cung cấp phần mềm, dịch vụ,hệ thống và các giải pháp về Công nghệ thông
tin được sáng lập và lãnh đạo bởi các chuyên ngành quản lý, chuyên gia công nghệ có
kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực công nghệ thông tin có cùng ý tưởng đến từ nhiều tổ
chức, doanh nghiệp trong lĩnh vưc khác nhau.

Portalbeanz xuất phát với những thế mạnh từ việc tập trung nghiên cứu phát triển
các sản phẩm phần mềm đặc thù trên nền tảng phần mềm nguồn mở song song với việc
tiếp nhận và thực hiện các dự án dịch vụ trực tiếp với các khách hàng, đội ngũ kỹ sư của
chúng tôi đã được tiếp cận công nghệ tiên tiến, và học hỏi được những kiến thức và kinh
nghiệm của bạn hàng để củng cố sức mạnh của chính mình.
Tài sản quý giá và nhân tố đưa Portalbeanz giá nhập thị trường chính từ sự quyết
tâm, ý tưởng xây dựng sản phẩm cùng chí hướng của đội ngũ lãnh đạo và các thành viên
sáng lập từ ngày đầu thành lập. Đến nay, chặng đường chưa thực hiện đươc nhiều tuy
nhiên Portalbeanz tự tin khẳng định những bước đi vững chắc trên con đường chinh phục
thị trường .
Portal beanz việt nam nghiên cứu và áp dụng công nghệ mới trong việc tạo ra các
sản phẩm mới để đáp ứng tất cả các hạn chế yêu cầu để đóng góp phần nâng cao chất
lượng cuộc sống của công nghệ cốt lõi Mobility và Cloud Computing.
 Nhiệm vụ của Công ty


Buôn bán kinh doanh có hiệu quả,bảo toàn và phát triển vốn.
Bồi dưỡng , đào tạo đội ngũ cán bộ không ngừng nâng cao trình độ, chuyên môn
nghiệp vụ, trình độ chính trị đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và mở rộng thị trường bán buôn

bán lẻ các loại thiết bị máy tính
Bồi dưỡng những lập trình viên cho tương lai để tạo ra những sản phẩm hữu ích
trong công nghệ thông tin nhằm đưa ra ứng dụng tốt hơn trong thực tế.
Thực hiện quy chế dân chủ và chế độ làm việc theo năng lực, hưởng theo kết
quả,hiệu quả kinh doanh. Phấn đấu đảm bảo hài hòa lợi ích của nhà nước, của doanh
nghiệp.
Hoạt động sản xuất kinh doanh phải thực hiện theo hàng lang pháp luật, quy định.
Tập thể cán bộ nhân viên trong công ty chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật, nội quy.
Thực hiện nghiêm chỉnh chính sách của Đảng và Nhà nước, Xây dựng nếp sống văn
minh.
1.2.2.Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu được tổ chức theo quan hệ trực tuyến. Ban giám đốc trực tiếp chỉ đao và
giúp đỡ các phòng ban nắm bắt được tình hình thực tế một cách kịp thời để đưa ra những
quyết định một cách đúng đắn chính xác hỗ trợ giám đốc là có phó giám đốc, các phòng
ban có nghiệp vụ có chức năng tham mưu, chỉ đạo hướng dẫn và chịu trách nhiệm trước
giám đốc về lĩnh vực mà bộ phận mình chịu trách nhiệm.
Công ty gồm có: Giám đốc công ty, phó giám đốc công ty, phòng quản lý nhân sự,
phòng kế toán, phòng thiết kế.
Trong đó:
Giám đốc công ty: Là người đứng đầu công ty, là người lãnh đạo công ty có trách
nhiệm trước pháp luật về toàn bộ quá trình hoạt động của công ty. Là người phụ trách
chung các hoạt động quản lý. Chịu trách nhiệm về vấn đề công ăn việc làm,đảm bảo đời
sống vật chất cho nhân viên Công ty.
Phó giám đốc công ty: Là người hỗ trợ cho giám đốc và có trách nhiệm phụ trách
công tác kế hoạch làm việc, có trách nhiệm đôn đốc theo dõi giúp đỡ những bộ phận
được giám đốc phân công phụ trách hoàn thành mục tiêu nhiệm vụ đề ra. Quản lý chỉ đạo
về mặt kỹ thuật trong công ty, thay mặt giám đốc trong một số trường hợp khi được ủy


quyền bằng văn bản và chịu trách nhiệm cá nhân trước giám đốc và pháp luật. Được tham

gia đê xuất với giám đốc trong công tác quản lý, tổ chức và điều hành và xây dựng chiến
lược kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn.
Phòng quản lý nhân sự : Có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác tổ
chức lao động như : Tiến hành tuyển dụng nhân viên, tổ chức các phong trào khen
thưởng, kỷ luật, thực hiện công tác bảo vệ ở công ty. Xây dựng mô hình tổ chức bộ máy
quản lý công ty. Làm báo cáo tuyển dụng, xếp lương, nâng lương, khen thưởng, xây dựng
định mức nhân viên.
Giúp lãnh đạo công ty thực hiện chức năng, nhiệm vụ các phòng ban, nhân vien mới
vào. Thực hiện các chế độ báo cáo định kỳ thường xuyên.
Phòng kế toán : Có chức năng tham mưu cho giám đốc điều hành và quản lý trong
lĩnh vực tài chính. Chịu trách nhiệm theo dõi kịp thời, liên tục có hệ thống các số liệu về
quỹ và tài sản của công ty. Lập và kế hoạch thực hiện kế toán, tài chính, lập báo cáo hàng
tháng, quý, năm theo qui định. Chịu trách nhiệm và xây dựng kế hoạch tài chính.. Thực
hiện thống kê và chức năng xây dựng các mức lao động và tiền lương,xác định quỹ
lương, các hình thức tiền lương tính trả lương cho cán bộ nhân viên trong công ty.
Phòng thiết kế:Phòng thiết kế chuyên thiết kế và xây dựng phần mềm, công ty
nhận những dự án về bài toán quản lý ví dụ như những bài toán xây dựng bài toán quản
lý nhân sự của một công ty nào đó, hoạch xây dựng bài toán quản lý học phí cho một
trường học nào đó… và phòng thiết kế có nhiệm vụ thực hiện và hoàn thành dự án đó.
1.2.3. Các ngành nghề kinh doanh
-

Buôn bán máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm .
Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông.
Lập trình máy vi tính(Ngành chính).
Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi

-

tính.

Cổng thông tin.
Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan.
Quảng cáo.

1.3. Thực trạng bài toán nghiên cứu
Thực trạng quản lý bài toán tại đơn vị khảo sát


Công ty Công ty cổ phần Portalbeanz Việt Nam có nhận dự án về phần mềm quản
lý nhân sự cho công ty TNHH TM và ĐT Cánh Hải Âu. Qua quá trình thực tập ở công ty
em được tham gia và tìm hiểu về dự án đó.
Đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự của công ty TNHHTM và ĐT Cánh
Hải Âu”. Và sau đây em sẽ giới thiệu về cơ cấu tổ chức của công ty và tình hình quản lý
nhân sự của công ty tại thời điểm hiện tại.
1.3.1. Giới thiệu về công ty
1.3.1.1. Giới thiệu chung
Công ty TNHHTM và ĐT Cánh Hải Âu chuyên buôn bán các mặt hàng tiêu dùng
.Công ty gồm có sáu mươi thành viên gồm có giám đốc, các phòng ban, nhân viên… Ban
đầu thì công ty chỉ là một công ty nhỏ, ít nhân viên, nay công ty có quy mô lớn hơn với
số lượng nhân viên, số lượng hàng hóa ngày càng nhiều.
Đứng đầu là giám đốc công ty chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh
doanh và điều hành công ty, là đại điện pháp nhân cho công ty. Giúp việc và tham mưu
cho giám đốc là phó giám đốc và các phòng ban chức năng.
Cơ cấu tổ chức công ty đảm bảo được nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo chế độ
1 thủ trưởng toàn công ty, đồng thời cơ cấu tổ chức của công ty gọn, linh hoạt, giúp cho
người quản lý nhanh nhạy trong việc tiếp nhận và giải quyết các vấn đề một cách hợp lý,
làm việc có hiệu quả cao.
Ngoài môi trường làm việc đem lại hiệu quả cao thi công ty còn có chế độ đãi ngộ
hợp lý. Công ty TNHHTM và ĐT Cánh HẢi Âu luôn trả lương cho công nhân viên đúng
thời hạn trong điều kiên có thể. Trong những trường hợp công ty không thể trả lương

đúng kỳ hạn thì công ty luôn có thông báo trước cho cán bộ công nhân viên.
Việc xếp lương cho công nhân viên được căn cứ vào hệ số thang bảng lương, và sự
cống hiến của họ cho công ty.
Trong việc đề bạt thì thường thông qua bầu xét duyệt của các phòng ban cơ sở.
Việc xét duyệt đề bạt thường công khai và luôn dựa vào năng lực cống hiến của nhân
viên. Bên cạnh khen thưởng đề bạt thì công ty còn có hình thức kỷ luật nghiêm khắc công
bằng đối với mọi thành viên vi phạm các kỷ luật lao động. Hàng năm công ty cũng có


những đợt cho cán bộ đi đào tạo. Tạo cơ hội thăng tiến cho họ, giúp họ luôn có động lực
để phấn đấu, không ngừng vươn lên học hỏi để đáp ứng yêu cầu công việc.
Với chính sách quản trị nhân sự đã tạo cho công ty một tập thể vững mạnh, và luôn
vượt qua mọi khó khăn. Và tạo nên sự gắn bó lâu dài giữa nhân viên với công ty. Tuy
nhiên thì chính sách quản lý nhân sự của công ty vẫn có nhiều vấn đề chưa được phù
hợp.
1.3.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty.

Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHHTM và ĐT Cánh Hải Âu
Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận trong công ty
Ban giám đốc:gồm có giám đốc: giám đốc là người góp vốn nhiều nhất,chịu trách
nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty, chỉ đạo hoạt động kinh doanh của
công, quan tâm đến đời sống của cán bộ công nhân viên hay tổ chức bộ máy hoạt động.
Phòng hành chính nhân sự:bao gồm 1 trưởng phòng và 2 nhân viên. Thực hiện
chức năng chủ yếu là quản lý công tác tổ chức cán bộ. Đào tạo vào tuyển dụng lao động,
quản lý quỹ của công ty để có các chế độ chính sách cho nhân viên.
Phòng tài chính kế toán: Gồm có trưởng phòng với nhân viên kế toán.Có chức
năng thống kế các quá trình làm việc của công ty để dựa vào đó tính lương cho nhân viên
trong công ty.
Phòng quản lý bán hàng: Có chức năng quản lý quá trình bán hàng của nhân viên
như những mặt hàng bán được, những mặt hàng không bán được trong ngày..

Phòng quản lý kho: Thực hiện việc nhập hàng hóa vào kho,xuất kho và kiểm kê
những hàng hóa còn tồn trong kho.
1.3.2.Thực trạng quá trình quản lý của công ty
Hiện nay, công ty TNNHH và ĐT Cánh Hải Âu vẫn còn quản lý nhân sự trên sổ
sách và giấy tờ. Công tác quản lý ở nhiều bộ phận còn thực hiện thủ công dẫn đến công
ty cần nhiều nguồn nhân lực và thời gian chờ để thực hiện công việc còn khá chậm. Khi
muốn tìm kiếm thông tin của một nhân viên thì phòng quản lý nhân sự mất khá nhiều
thời gian, công sức để tìm kiếm.
Quy trình quản lý nhân sự của công ty phụ thuộc chủ yếu vào hai phòng ban là
phòng quản lý nhân sự và phòng kế toán.Trong đó:
Nhân viên phòng nhân sự sẽ quản lý các vấn đề về nhân sự như : Tạo danh sách các
nhân viên của công ty và các phòng ban trực thuộc , các thông tin về nhân viên ( thông
tin cá nhân, chức vụ …)
Sau đây là hồ sơ nhân viên của công ty:

Hình 1.2 Hồ sơ nhân sự của Công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu


Hình 1.3 Hồ sơ quản lý nhân sự của Công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu
Công việc chấm công hiện nay của công ty là hàng ngày được ghi vào sổ và theo
dõi năng suất. Sau đó tổng hợp lại cuối mỗi tháng để làm cơ sở tính lương. Bảng theo dõi
năng suất bao gồm Họ Tên, ngày tháng,….
Bảng theo dõi năng suất sẽ được kiểm tra đối chiếu với số ngày công của nhân viên
xem có đúng không. Nếu không đúng sẽ điều chỉnh lại. Nếu đúng thì sẽ thực hiện tính
lương của nhân viên theo bảng tính lương của công ty.
Nhân viên phòng kế toán sẽ quản lý tiền lương bằng cách nhận thông tin chấm công
từ bộ phận nhân sự về để tính lương cho từng nhân viên đối với khung lương của từng bộ
phận và từng chức vụ…

Mức lương của nhân viên tùy thuộc vào chức vụ. Nhân viên có chức vụ nào sẽ nhận
được mức lương ứng với từng chức vụ đó.
Những việc được khen thưởng (lý do khen thưởng ) và hình thức khen thưởng
tương ứng do giám đốc công ty định ra. Bộ phận nhân sự có chức năng tạo bảng khen
thưởng và hình thức khen thưởng tương ứng.
Những việc kỷ luật (lý do kỷ luật ) và hình thức kỷ luật tương ứng do giám đốc
công ty định ra. Bộ phận quản lý nhân sự có trách nhiệm tạo ra bảng kỷ luật trong đó có
tên loại kỷ luật và hình thức kỷ luật tương ứng. Hình thức khen thưởng, kỷ luật đều được
sử dụng các biện pháp về tài chính như thưởng tiền hay trừ lương.


Hình 1.4 Bảng chấm công của Công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu
Hiện nay thì công ty vẫn tính lương trên sổ sách và nhờ sự hỗ trợ của máy tính để
tính lương nhưng quá trình tính lương vẫn còn thủ công .

Hình 1.5 Bản tính lương của nhân viên Công ty TNNHH và Đầu Tư Cánh Hải Âu.
Như vậy, Việc theo dõi chấm công từng ngày và tính lương hàng tháng trên sổ sách
giấy tờ như vậy không thể tránh khỏi những sai xót. Thống kê báo cáo là một nhiệm vụ
quan trọng nhưng được thực hiện không hoàn chỉnh . Mà có những báo cáo thì mỗi thành
viên trong bán giám đốc mới tiếp cận được đầy đủ thông tin. Như vậy việc quản lý thủ
công sẽ dẫn đến những khó khăn như:


Chi phí về thời gian cho việc tìm kiếm, lưu trữ thông tin lớn, xử lý chậm chạp, thiếu
chính xác, dễ nhầm lẫn, thông tin không đồng đều.
Không đáp ứng kịp thời yêu cầu của ban giám đốc cho việc tìm thông tin nhanh.
Khối lượng hồ sơ lớn, việc cập nhập, lưu trữ, bổ sung, tra cứu…tiêu tốn nhiều về
vật chất và con người.
Với sự phát triển bùng nổ của thông tin, vấn đề khai thác, xử lý thông tin…yêu cầu
ngày càng cao, đòi hỏi chính xác, kịp thời, đầy đủ mà hệ thống thông tin hiện tại chưa

đáp ứng được.
Vì vậy, Hệ thống mới của công ty được xây dựng gần gũi với hệ thống cũ tạo điều
kiện chuyển đổi dễ dàng hệ thống quản lý thủ công sang hệ thống quản lý tin học hóa.
1.3.3. Mô tả bài toán
Xây dựng chương trình “quản lý nhân sự” nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý thông
tin nhân viên …cho công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu
Bài toán đặt ra là phân tích thiết kế hệ thống thông tin hoàn chỉnh tiết kiệm được
thời gian cho người quản lý giúp cho việc quản lý có hiệu quả hơn.
Phần mềm quản lý nhân sự phục vụ công tác quản lý nhân sự, người quản lý có khả
năng bao quát và điều hành nhân sự, chịu trách nhiệm đưa ra các thống kê, báo cáo định
kỳ và thường xuyên về tình hình hoạt động của công ty. Các khâu chuyên trách khác của
nhân sự sẽ do nhânviên trong bộ phận nhân sự quản lý đảm nhiệm. Quản lý nhân sự sẽ có
các bộ phận chuyên trách riêng cho các công việc liên quan đến nghiệp vụ nhân sự.
Ngoài ra bộ quản lý phải theo dõi việc chấm công để chuyển số liệu cho phòng kế
toán tính và trả lương cho nhân viên. Hàng quý, bộ phận quản lý phải báo cáo lên lãnh
đạo về số lao động và số người nghỉ hưu, số hợp đồng lao động mới kí.
Do vậy, em đã chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho Công ty
TNHH TM và ĐT Cánh Hải Âu” mong rằng công ty có một hệ thống nhân sự mới để
việc quản lý của công ty với nhân viên dễ dàng hơn.
Vì vậy trong bước đầu xây dựng bài toán thì chúng em quan tâm chủ yếu đến những
phần chính như sau:
Mô hình mới xây dựng của bài toán
1.3.3.1. Quản lý danh mục


 Tạo danh sách nhân viên

Người quản lý nhân sự có trách nhiệm tạo danh sách nhân viên từ những thông tin
trong đơn xin việc của nhân viên cộng với những thông tin về mã nhân viên, chức vụ
công tác, phòng ban và mức lương của nhân viên. Mã nhân viên luôn được giữa nguyên,

nó không thay đổi khi công ty có những thay đổi lớn về mặt nhân sự ( khi đó cần tạo
danh sách nhân viên mới).
Khi công ty có những thay đổi liên quan đến vấn đề nhân sự thì người quản lý
nhân sự có thể thực hiện tạo danh sách mới dựa trên danh sách cũ ( không cần thay đổi
mã nhân viên, không cần cập nhập thêm thông tin về nhân viên) .
 Thông tin nhân viên

Một nhân viên có một chức vụ duy nhất.
Một nhân viên có một bằng cấp nhất định
Khi có một nhân viên được trúng tuyển vào công ty thì người quản lý nhân sự có
nhiệm vụ thêm thông tin về người đó vào danh sách nhân viên bằng cách thực hiện các
bước sau:
Tạo mã nhân viên cho nhân viên đó theo qui ước của công ty
Điền họ tên nhân viên ứng với mã nhân viên đó
Điền thông tin chi tiết về nhân viên như: giới tính, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại,
trình độ…
Nhập phòng ban mà nhân viên đó làm việc.
 Bảng kỷ luật và khen thưởng

Những việc kỷ luật và khen thưởng và hình thức kỷ luật tương ứng do giám đốc
công ty định ra. Bộ phận nhân sự có trách nhiệm tạo ra bảng kỷ luật trong đó có tên ký
luật và hình thức kỷ luật tương ứng.
Mã khen thưởng và kỷ luật theo quy ước của công ty.
Tra cứu dữ liệu
Nhân viên khi truy cập vào hệ thống chỉ có thể xem được thông tin cá nhân của
mình.
Nhân viên quản lý có thể xem danh sách nhân viên để xem mức lương…
1.3.3.2. Quản lý chấm công,tính lương.

Phòng nhân sự có trách nhiệm thực hiện hoạt động này với chức năng cập nhật và
điều chỉnh chấm công.
Hằng ngày, phòng nhân sự cập nhật thông tin chấm công từ ngày đầu tháng đến
cuối tháng của nhân viên vào hệ thống của công ty.
Vào cuối tháng nhân viên phòng nhân sự kiểm tra xem số ngày nghỉ có phép, ngày
nghỉ không phép của nhân viên và hệ thống sẽ tổng hợp lại bảng chấm công vào cuối
tháng, sau đó in ra danh sách bảng chấm công của nhân viên, rồi đối chiếu thực tế.
Cuối tháng phòng nhân sự sẽ dựa trên bảng chấm công đã kiểm tra để báo cáo
chấm công rồi chuyển bảng chấm công sang cho bộ phận kế toán.
Bảng chấm công bao gồm: số thứ tự, họ tên nhân viên, số ngày làm việc, số ngày
nghỉ phép, số ngày nghỉ không phép, số ngày nghỉ có lương…
Công việc chấm công này sẽ được nhân viên phòng nhân sự cập nhật và điều
chỉnh kết quả chấm công hàng tháng,theo dõi quá trình làm việc.
Theo dõi chấm công cho nhân viên hàng tháng,để nắm bắt tình hình làm việc của
từng nhân viên trong công ty.
Thời gian làm việc tại công ty bắt đầu từ 8h đến 11h30 và chiều từ 1h30 đến 5h30.
Việc chấm công sẽ được làm hàng ngày,phục vụ cho việc tính lương hàng tháng.
Quản lý lương của nhân viên do phòng kế toán và phòng nhân sự đảm nhiệm.
Phòng kế toán lập báo cáo tính lương dựa vào bảng chấm công lấy từ phòng nhân sự.
Cuối tháng phòng kế toán sẽ nhận báo cáo chấm công của phòng nhân sự,đồng
thời cập nhật thông tin về mức thưởng và các khoản phụ cấp và các khoản như BHYT,
BHXH…vào hệ thống để làm cơ sở tính lương.
Dựa vào các thông tin, kế toán sẽ thống kê để lên bảng lương là mức lương hưởng
của mỗi nhân viên. Nhân viên sẽ nhận lương, kế toán sẽ lập các báo cáo về lương,
thưởng, BHYT, BHXH.
Lập phiếu tính lương cho từng nhân viên gồm: mã nhân viên, tên nhân viên, lương
ngày công, phụ cấp, tổng thu nhập…
Cách tính lương:
Các khoản khấu trừ như:
•

BHXH = 6% * lương chính


•

BHYT = 1,5% *lương chính

Tổng lương = Lương cố định +Lương ngày công*số ngày công+ Tiền phụ cấp chức vụ +
phụ cấp nhân viên - Tạm ứng –BHXH- BHYT- kỷ luật.
1.3.4.Số liệu đầu vào và đầu ra.
Số liệu đầu vào:
Hệ thống quản lý nhân sự:
Tình trạng nhân sự hiện tại, gồm các trường: Mã phòng ban, Mã nhân viên, Mã
chức vụ, họ tên, giới tính, số CMND, ngày cấp, nơi cấp, dân tộc, tôn giáo, ngày sinh, nơi
sinh, quê quán, trú quán, chỗ ở hiện tại, thành phần gia đình, trình độ học vấn, ngày vào
công ty, lý lịch gia đình, quá trình công tác, quá trình học tập, ngạch lương, phụ cấp trách
nhiệm, bậc lương, số sổ BHXH, hệ số lương, BHYT, BHXH…
Quá trình biến động của nhân sự, gồm các Form sau:
Lý lịch nhân viên
Quyết định tăng lương
Quyết định thôi việc
Quyết định nghỉ việc hưởng BHXH một lần
Quyết định nghỉ hưu
Quyết định đào tạo, bồi dưỡng
Quyết định khen thưởng
Quyết định kỷ luật
• Số liệu đầu ra:
• In lý lịch chi tiết cho 1 hoặc nhiều nhân viên
• In ra danh sách chi tiết của nhân viên.

• In bảng lương chi tiết hàng tháng cho nhân viên bao gồm các khoản thưởng, bảo
•
•
•
•
•
•
•
•

hiểm xã hội và các khoản giảm trừ, kỷ luật
• In báo cáo chấm công cho 1 nhân viên hay toàn thể nhân viên
Chức năng của hệ thống:
Hệ thống yêu cầu đăng nhập trước khi thực hiện các công việc quản lý trên phần
mèm và được sử dụng các chức năng quản lý tương ứng với quyền hạn người đăng nhập.
-

Menu chính gồm có hệ thống đăng nhập, hệ thống quản lý hồ hơ nhân viên, hệ thống

-

quản lý chấm công, tính lương, hệ thống tra cứu, Báo cáo thống kê.
Chức năng quản lý hệ thống có đăng nhập, Sao lưu phục hồi, phân quyền.


-

Chức năng quản lý danh mục: Quản lý danh mục phòng ban, danh mục chức vụ, danh
mục, danh mục nhân viên, danh mục hợp đồng lao động, danh mục khen thưởng kỷ luật,

-

danh mục hệ số lương.
Chức năng báo cáo thống kê chỉ áp dụng cho người quản lý phòng nhân sự
Chức năng tra cứu: có thể tra cứu theo hồ sơ nhân viên, theo phòng ban

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1. Sơ đồ phân rã chức năng
Sơ đồ phân rã chức năng bao gồm :Quản lý hệ thống, quản lý danh mục, quản lý tính
lương, tìm kiếm, báo cáo thống kê.


Hình 2.1. Sơ đồ phân rã chức năng

Đây là hệ thống "quản lý nhân sự " công ty công ty cổ phần TNHH TM và ĐT
Cánh Hải Âu. Khi nhân viên được công ty tuyển dụng, kế toán sẽ cập nhật thông tin nhân
viên vào máy tính để quản lý. Công ty sẽ chấm công nhân viên mỗi ngày và trả lương cho
nhân viên vào cuối tháng hay đầu tháng kế tiếp. Hồ sơ nhân viên được quản lý ở phân hệ
“Quản lý hồ sơ nhân viên”. Từ phân hệ này cũng cho ta biết nhân viên đó làm việc toàn


thời gian hay bán thời gian. Như vậy các phân hệ khác cũng có thể sử dụng thông tin của
phân hệ này. Nhờ phân hệ này mà ta có thể thực hiện chấm công, tính lương cho các
nhân viên làm việc bán thời gian ấy.
Ngoài ra hệ thống còn cho phép thực hiện các chức năng như tìm kiếm, trích xuất
báo cáo, thống kê theo yêu cầu.
Xây dựng hệ thống "quản lý nhân sự " nhằm giúp cho công ty quản lý nhân viên
hiệu quả hơn, đồng thời giảm nhẹ công việc cho người sử dụng. Hơn nữa, phần mềm
giúp cho người sử dụng có thể tìm kiếm nhanh những thông tin cần thiết.
Hệ thống "quản lý nhân sự" gồm các chức năng chính sau:

 Quản lý hệ thống:

+Quản lý người dùng: Quản lý tài khoản mật khẩu và các thông tin người dùng.
+Sao lưu phục hồi :Khi người dùng muốn dữ liệu được sao lưu chức năng sao lưu sẽ
lưu cơ sở dữ liệu và phục hồi khi hệ thống có sự cố.
+Phân quyền : Quản lý phân quyền người dùng hệ thống
 Quản lý danh mục .

+ Danh mục phòng ban: Danh mục này cho biết công ty có bao nhiêu phòng ban
trong công ty
+ Danh mục chức vụ : Danh mục này thể hiện những chức vụ có trong công ty .
+ Danh mục hợp đồng lao động : Danh mục này thể hiện thông tin về mã hợp đồng,
tên hợp đồng, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của từng nhân viên.
+ Danh mục khen thưởng,kỷ luật : Danh mục này cho biết mã khen thưởng và lý do
khen thưởng hay kỷ luật.
+ Danh mục điều chuyển công tác: Danh mục này cho biết mã điều chuyển, ngày
điều chuyển và chức vụ và phòng ban mới.
+ Danh mục quản lý hồ sơ nhân viên: Danh mục này cho biết thông tin về nhân viên
như mã nhân viên, phòng ban, chức vụ…
 Quảnlý lương :

+ Chấm công:báo cáo toàn bộ chi tiết ngày công làm việc của nhân viên, ví dụ như
ngày nghỉ có phép, ngày nghỉ không phép ...
+Tính lương: Dựa vào bảng chấm công từ đó tính lương vào mỗi cuối tháng.


 Tìm kiếm:

+Tra cứu hồ sơ nhân viên: Tìm kiếm hồ sơ nhân viên theo nhiều tiêu chí trong hồ sơ
cá nhân.

+Tra cứu nhân viên theo phòng ban: Lọc tìm kiếm nhân viên theo phòng ban.
 Báo cáo thống kê:

+Báo cáo lương: Báo cáo thông tin chi tiết về lương của nhân viên theo từng tháng
quý năm.
+Báo cáo nhân viên: Báo cáo chi tiết hồ sơ nhân viên của một cá nhân hoặc danh
sách hồ sơ nhiều cá nhân trong phòng ban hoặc tất cả.

2.2.Xây dựng mô hình luồng dữ liệu của hệ thống quản lý nhân sự
2.2.1.Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh
Chu trình quản lí nhân sự và tiền lương ở mức khung / bối cảnh được miêu tả bằng
sơ đồ sau :


Hình 2.2.Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh
•

Tác nhân ngoài gồm có :Nhân viên, Ban Giám Đốc.

Khi nhân viên đến xin việc và cung cấp những thông tin liên quan đến bản thân ,sau
đó được bộ phận quản lí nhân viên nhận vào làm việc.
Quá trình kế toán quản lí nhân sự và tiền lương bao gồm : quản lí nhân sự ,tính
lương,trả lương và báo cáo .
Kế toán tiền lương nhận phiếu xác nhận sản phẩm và tính lương cho nhân viên .
Lập báo cáo theo yêu cầu của cấp trên
Tác nhân ngoài gồm có :Nhân viên, Ban Giám Đốc.

2.2.2.Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh.
Quản lý nhân sự bao gồm 4 chức năng chính : Quản lý hệ thống, quản lý danh mục, quản
lý tính lương, tìm kiếm, báo cáo.

Tác nhân: Nhân Viên, Ban Giám Đốc


Hình 2.3.Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh

2.2.3. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
2.2.3.1.Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý hệ thống.
Quản lý hệ thống chương trình cung cấp tài khoản cho nhân viên quản lý hệ thống
cũng như lãnh đạo để người sử dụng có thể nắm được các thông tin tài khoản, nắm quyền
truy cập vào hệ thống để sử dụng chương trình.


−
−

Tác nhân ngoài: Nhân viên, Ban Giám Đốc.
Kho dữ liệu: Tài khoản, Quyền.

Hình 2.4 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý hệ thống

2.2.3.2.Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý danh mục.
Chức năng quản lý danh mục bao gồm: Quản lý danh mục phòng ban, quản lý danh
mục hồ sơ nhân viên, quản lý danh mục chức vụ, quản lý danh mục hồ sơ lao động, quản
lý danh mục hệ số lương, quản lý danh mục khen thưởng,kỷ luật.
−

Tác nhân ngoài: Nhân viên


−

Kho dữ liệu: Phòng ban, Hợp đồng, Chức vụ, Hồ sơ nhân viên, Hợp đồng, Khen
thưởng kỷ luật, Hệ số lương.

Hình 2.5. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý danh mục

2.2.3.3. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý lương
Chức năng quản lý tính lương bao gồm: Chấm Công, Tính Lương.
−
−

Tác nhân ngoài: Nhân viên, Ban Giám Đốc.
Kho dữ liệu: Bảng CC, Hồ sơ nhân viên, Lương, Khen Thưởng,Kỷ Luật


Hình 2.6. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý lương

2.2.3.4.Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của Tìm Kiếm
Chức năng tìm kiếm bao gồm :Tra cứu hồ sơ nhân viên, Tra cứu nhân viên theo phòng
ban.
−

Tác nhân ngoài: Nhân viên, Ban giám Đốc.