Hàm Excel có nhiều ứng dụng

MỘT HÀM EXCEL CÓ NHIỀU ỨNG DỤNG THIẾT THỰC
Có một hàm trong Excel có nhiều ứng dụng khá thiết thực nhưng lại ít được người sử dụng
quan tâm chú ý đến, đó là hàm DCOUNT dùng để đếm số dòng thỏa mãn điều kiện nào đó.
Để thực hiện yêu cầu này nhiều người hay dùng hàm COUNTIF, tuy nhiên hàm này có nhiều
nhược điểm là chỉ đếm các ô thỏa mãn 1 điều kiện nào đó chứ không thể thỏa mãn đồng thời nhiều
điều kiện. Chẳng hạn ta chỉ có thể đếm các HS giỏi trong một vùng chứ không thể thêm điều kiện là
HS giỏi đó là của lớp nào. Thông thường để giải quyết thêm điều kiện lớp thì chỉ có cách "kéo chuột"
chọn vùng cho phù hợp với địa chỉ của từng lớp. Như vậy mỗi lần thống kê nếu số lượng HS của lớp
thay đổi thì ta phải "kéo chuột" chọn lại vùng rất là mất công và mất tính chất tự động hóa của ngành
Tin học, hơn nữa nếu HS các lớp học được xáo trộn lung tung (HS của một lớp nằm rãi rác trong danh
sách) thì cũng không thể nào xác định vùng cần đếm được. Ngoài ra nếu thêm một yêu cầu nữa là
đếm số HS nữ đạt loại giỏi của một lớp nào đó thì đành bó tay.
Làm thế nào để giải quyết yêu cầu này? Hãy dùng hàm DCOUNT. Nó không chỉ cho phép đếm
các dòng thỏa mãn 2 điều kiện mà còn có thể nhiều hơn thế. Ví dụ với hàm này ta có thể đếm số HS
trong một độ tuổi nhất định nào đó, đang học lớp 6 và có chỗ ở hiện tại là thôn 1, thậm chí có thể
thêm điều kiện là tốt nghiệp Tiểu học năm vừa qua (để thống kê tỉ lệ tuyển sinh vào lớp 6).
Cách sử dụng hàm này như thế nào? Xin giới thiệu:
Cú pháp: DCOUNT(vungdulieu; cot ; vungtieuchuan)
Công dụng: Đếm các ô chứa số trên cột "cot" tại những dòng trong vùng "vungdulieu" thoả
điều kiện được xác định bởi "vungtieuchuan". Nếu muốn đếm cả các ô trên cột "cot" chứa dữ liệu có
kiểu bất kỳ ta cùng hàm DCOUNTA (cú pháp cũng giống như vậy)
Trong đó:
- vungdulieu (Vùng dữ liệu) là vùng có chứa dữ liệu cần đếm, vùng này cần nên chọn thật lớn,
có thể nên là vùng quét hết số HS trong toàn trường và nhất thiết phải chứa đủ các cột cần phải thỏa
mãn điều kiện, chẳng hạn ở ví dụ nêu trên thì phải đủ cột tên HS, lớp, năm sinh, chổ ở, năm tốt nghiệp
Tiểu học ...Vùng này phải có dòng trên cùng là dòng tiêu đề. Dòng tiêu đề chứa tên cột và nên gõ
không dấu.
- cot là cột chứa dữ liệu cần đếm, chẳng hạn cột tên (với cột tên thì phải dùng hàm
DCOUNTA, vì tên không phải là dữ liệu kiểu số) tuy nhiên nếu ta muốn đếm số liệu HS theo từng
loại qua kết quả thi thì nên chọn cột điểm thi vì có thể có HS có tên nhưng bỏ thi (bỏ học). Cách chọn
cot là nhập số thứ tự của cột tính từ cột đầu tiên của vungdulieu, ví dụ “vungduieu” là C4:K1500 mà

cột cần đếm là cột E thì “cot” là số 3, cũng có thể nhấp chuột vào ô ở cột E tại dòng tiêu đề.
- vungtieuchuan (vùng tiêu chuẩn : criteria) gồm tối thiểu 2 dòng: dòng tiêu đề và dòng chứa
điều kiện cần đếm và phải nằm ngoài vungdulieu Ví dụ để đếm số HS thỏa mãn những điều kiện như
đã nêu trong ví dụ ở trên, ta lập bảng như sau :
U V X Y Đây là tên cột do bảng tính Excel tự động tạo sẵn
1 lop namsinh Thon NamTNTH
Tên cột giống với tên cột (dòng đầu) của vùng dữ liệu
2 6 1995 1 2005 Điều kiện cần đếm
Vungtieuchuan như trên sẽ có tọa độ là U1:Y2 và với vungtieuchuan như vậy số liệu đếm được
sẽ là số HS đang học lớp 6, sinh năm 1995, ở thôn 1 và TNTH vào năm 2005.
Tiêu chuẩn (Criteria) được sử dụng như trên là tiêu chuẩn chuỗi, với dòng tiêu đề phải được
lập giống nguyên xi như dòng tiêu đề của vùng dữ liệu (nên copy từ vungdulieu).
Tuy nhiên trong trường hợp cột lớp (lop) người ta nhập cụ thể là 6/1, 6/2, 6/3 ... hay 6A, 6B, ....
mà ta muốn thống kê theo khối lớp thì làm thế nào?
Trong trường hợp này ta không thể dùng tiêu chuẩn chuỗi được nữa mà phải thay bằng tiêu
chuẩn công thức. Với tiêu chuẩn này, tại ô U1 ta phải sửa lại tên khác, không trùng với bất cứ ô nào
trên dòng tiêu đề của vùng dữ liệu (vungdulieu), chẳng hạn tên là “lop6” và tại ô U2 phải nhập công
thức là =left(diachio,1)=”6”, trong đó diachio là địa chỉ của ô ngay dưới ô lop của vungdulieu. Với
vungtieuchuan này “máy” sẽ đếm tất cả những dòng mà ô ở cột lop trong vùng dữ liệu có kí tự bắt
đầu là “6”.
Dùng hàm này tôi đã giảm được rất nhiều công sức cho việc thống kê báo cáo các số liệu đáp
ứng nhiều điều kiện ràng buộc. Trước đây tôi phải thường xuyên thay đổi công thức khi lâp bảng
thống kê do số lượng HS trong mỗi lớp thường hay thay đổi. Nay nhờ sử dụng hàm này, việc thống kê
đã được tự động hóa, chỉ việc nhập số liệu xong là bảng thống kê đã có sẵn sàng cho ta in ngay mà
không cần phải làm thêm bất cứ một thao tác nào.
Xin giới thiệu để các bạn tham khảo, vận dụng. Đối với những bạn thường xuyên lập bảng
thống kê thì việc lập sẵn một bảng mẫu sẽ rất cần thiết nhằm loại bỏ các thao tác thủ công, giảm được
khá nhiều thời gian cho công việc lập bảng báo cáo số liệu thống kê. Chúc các bạn thành công trong
công việc của mình. Mời bạn mở file excel đính kèm để thấy rõ hơn công dụng của hàm này, đồng
thời cũng có thể ứng dụng có hiệu quả trong việc thống kê báo cáo:

1. file congdiem&thongke.xls 2. tkpcgd5.xls3. tkekqthi.xls
Mọi thắc mắc xin liên hệ với tác giả :
Huỳnh Công Dũ - GV Toán THCS Trần Cao Vân Duy Xuyên, Quảng Nam
Tel : 0510 877301 , 0510 727098 ,
Email : ,