Kinh nghiệm quản lý dự án cho NV mới vào nghề

Kinh nghiệm quản lý dự án cho NV mới vào nghề
Một ngày nọ bạn – một sinh viên mới vào nghề hoặc một nhân
viên trước giờ chỉ toàn làm những việc lặt vặt – được sếp tin tưởng giao
cho quản lý 1 hạng mục công việc, 1 nhóm người, thậm chí là một dự
án. Đây sẽ là tiền đề để bạn quản lý các event và trở thành event
manager.
Nhưng tiếc là nhiều người không chú trọng và nỗ lực thử thách mình qua
các vấn đề này, cho rằng phần công việc của mình rất đơn giản thì cần gì
đến kỹ năng quản lý nên không có gắng tìm hiểu, trau dồi, làm đại khái
theo kinh nghiệm và quán tính kiểu được chăng hay chớ. Đó là 1 sai lầm
làm mất đi cơ hội thử sức và thể hiện mình của bạn.
Hôn nay bạn được giao quản lý 1 team phụ trách các vấn đề hậu cần hay
phát tờ rơi trong event. Nếu làm tốt ngày mai có thể được giao quản lý
hẳn một event lớn. Nếu quản lý lộn xộn dẫn đến đổ bể thì bữa sau thậm
chí đi phát tờ rơi cũng không ai dám giao bạn làm chứ đừng nói là được
làm event manager. Mọi thứ đều đi từ thấp lên cao bạn à.
Nhưng nếu cứ đâm đầu vào làm chăm chỉ kiểu lấy cần cù bù thông minh
cũng không ổn. Người có tố chất quản lý thể hiện mình làm được việc
ngay từ những việc nhỏ nhặt nhất. Bạn có biết có rất nhiều người cả đời
không làm được gì ngoài vệc ngồi chờ người khác phân công công việc
cho để mà hoàn thành nó? Vì vậy nếu bạn không có sẵn năng khiếu quản
lý công việc thì hãy cố gắng trau dồi nhé.
Sẽ có rất nhiều bỡ ngỡ, làm sao để quản lý hiệu quả và đạt được thành
công đây.
Hãy cùng Bánh bèo làm quen với khái niệm và kỹ năng quản lý dự án
nhé.
Trong khuôn khổ bài viết này, tôi định nghĩa dự án là một phần việc có
khởi đầu và kết thúc, được giao cho bạn để vận hành và hoàn thành nó.
Theo khái niệm này, từ việc nhỏ như chuẩn bị phương án đồ ăn thức
uống cho nột đám khách đến tổ chức 1 event đều có thể coi là những dự
án.

Các khái niệm về dự án và bài học về quản lý dự án bạn có thể tìm thấy
rất nhiều trên Google. Tôi chỉ xin nêu qua khái niệm như vậy và đi vào
phần trọng tâm mà bất cứ ai quản lý dự án đều phải trải qua. Lưu ý là
các chia sẻ này mang tính kinh nghiệm và nhấn mạnh vào tính thực tế,
các bạn có thể thảo luận và bổ sung thêm.
Phần 1. Các bước trong quản lý dự án
Bước 1: Lên kế hoạch
Để 1 công việc thực thi được đòi hỏi phải có kế hoạch cho nó. Kế hoạch
không phải là cái viết ra để xem cho vui hay để trình lên sếp mà là cái
giúp bạn làm cho dự án thực thi được cho nên nó phải rõ ràng, chi tiết và
có tính khả thi, chứng tỏ được đầu óc quản lý công việc của bạn.
Ví dụ việc phát tờ rơi, không đơn giản là nhận tờ rơi về rồi cả nhóm chia
nhau đem đi phát mà đòi hỏi bạn lên danh sách rõ ràng.
- Địa điểm: Phát tờ rơi ở những đâu, thời gian nào, có phải xin phép chủ
địa điểm không, phân chia địa điểm thế nào để tiết kiệm thời gian đi lại.
- Nhân sự: Ai phát,1 chỗ mấy người đứng phát, phát bao nhiêu tờ một
buổi
- Hình thức thể hiện: Trang phục thế nào, cần lưu ý điều gì
- Phòng ngừa rủi ro: Làm sao để khỏi phát trùng, làm sao để kịp chạy
mấy điểm một lúc mà phát, bị đuổi hay tịch thu tờ rơi thì phải làm sao?
- Phương án dự phòng: Nếu điểm này không phát được thì bạn đã có
danh sách các điểm thay thế chưa, nếu 1 người phát phải nghỉ đột xuất
thì có cần thiết có người thay thế không, hay những người khác kiêm
nhiệm được?
- Chi phí: Lương, phụ cấp tính thế nào?
- Quản lý: Quản lý, kiểm tra việc phát này thế nào để đảm bảo tất cả làm
tốt, có cần người giám sát, chụp hình… hay người phát tự chụp và ghi
chép lại địa điểm?
2. Tập hợp nhân sự thực hiện
Bạn có thể sẽ phải huy động 1 nhóm trong công ty mình hay thuê 1

nhóm sinh viên part time để cùng làm dự án. Nếu là leader của team này,
bạn phải làm sao để đưa họ vào guồng một cách hiệu quả?
Nếu nhóm này là những nhân viên ở công ty bạn, phải đảm bảo là họ
làm việc tự nguyện và có ý thức trách nhiệm chung. Tôi đã gặp trường
hợp 1 dự án do phòng marketing đảm nhận có huy động sự hỗ trợ của
các phòng ban khác thì họ làm khá là miễn cưỡng và thiếu chủ động vì
nghĩ đây là nhiệm vụ của phòng marketing. Tốt nhất là nên làm cho họ
quán triệt tinh thần đây là việc chung của công ty bằng cách nhờ trưởng
phòng hay giám đốc mở lời trước cho mình “danh chính ngôn thuận”
kêu gọi sự hợp tác. Trên lý thuyết là vậy, còn thực tế cũng phức tạp lắm,
đòi hỏi bạn đủ khéo léo để họ không cảm thấy mình là lính bất đắc dĩ,
đang phải thi hành lệnh của bạn mà tỏ ra chống đối, nhưng cũng đừng có
thái độ cầu khẩn, nhờ vả thái quá để họ ngỡ đây là việc riêng của bạn và
họ đang ban sự giúp đỡ cho bạn, khi nào có hứng giúp thì giúp.
Ngay cả trong 1 phòng ban liên kết với nhau còn cãi nhau ì xèo huống gì
là liên kết nhiều phòng ban. Lúc này kỹ năng team work và giải quyết
mâu thuẫn quan trọng lắm (tìm và đọc thêm về nó trên mạng nhé )
3. Phân công, quản lý công việc
Có kế hoạch trong tay rồi, bạn dựa trên đó mà vận hành công việc của
mình.