Hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty cổ phần tư vấn xây dựng và đầu tư quảng ngãi (tt)

1
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong nền kinh tế thị trường, các dự án hết sức đa dạng, phức tạp
và có liên quan đến mọi mặt, mọi hoạt động của nền kinh tế; nhiều
doanh nghiệp không chỉ quản lý một dự án mà còn quản lý cả danh
mục dự án. Điều này, đòi hỏi việc quản trị dự án phải mang tính
chuyên nghiệp cao, đòi hỏi các phương pháp và kỹ thuật quản trị dự án
tiên tiến và hiện đại.
Công ty Cổ phần tư vấn xây dựng và đầu tư Quảng Ngãi, tên
tiếng Anh là Quang Ngai Construction and Investment Consulting
Joint Stock Company – QCIC (sau đây gọi tắt là QCIC) là một doanh
nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn đầu tư và xây dựng trên địa bàn
tỉnh Quảng Ngãi; có cấu trúc hoạt động theo dự án, dựa trên nền tảng
làm việc theo dự án; mỗi năm thực hiện một danh mục khoảng 20 dự
án lớn và nhỏ; doanh thu từ nguồn hoạt động dự án chiếm trên 95%
doanh thu hằng năm.
Trong bối cảnh nguồn lực hạn chế, và công tác quản lý dự án tại
hầu hết các doanh nghiệp tư vấn đầu tư và xây dựng còn thiếu tính
chuyên nghiệp nhưng phải đồng thời quản lý nhiều dự án, việc nghiên
cứu quản trị dự án sẽ hỗ trợ cho nhà quản trị dự án các kiến thức, kỹ
thuật để có thể dẫn dắt cả danh mục dự án đi đến thành công. Nếu
không có năng lực quản lý danh mục dự án, nhà quản trị dự án nhận
thấy rằng, thay vì hoàn tất 7 trong 10 dự án thì họ hoàn thành 70% của
tất cả 10 dự án, và không hoàn thành 100% ở bất kỳ một dự án nào.
Đó là lý do tôi chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác quản lý dự án tại
Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng và đầu tư Quảng Ngãi” để làm
luận văn thạc sỹ.


2

2. Tổng quan về tài liệu
Trong quá trình nghiên cứu đề tài, tác giả có một số khảo sát về
nội dung các nghiên cứu của các học viên cao học trước đây trong lĩnh
vực quản lý dự án; đó là:
Đề tài “Mô hình tổ chức quản lý dự án đầu tư xây dựng trong
ngành Điện lực Việt Nam” của Trần Đình Nhân;
Đề tài “Quản trị dự án tại Công ty cổ phần Xây dựng và Phát
triển Kinh tế Tiền phong Đà Nẵng (Minh họa qua Dự án Công trình
Trung tâm Giáo dục Thường xuyên - Hướng nghiệp thành phố Hội An)
của Trần Úc;
Đề tài "Hoàn thiện công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án
thuỷ điện Sông Bung 4" của Huỳnh Thị Hồng Vân.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Nắm được cơ sở lý luận và các nội dung cơ bản của quản trị dự
án; hiểu rõ và đánh giá đúng thực trạng công tác quản lý danh mục dự
án tư vấn đầu tư và xây dựng tại Công ty CP Tư vấn xây dựng và đầu
tư Quảng Ngãi; xác định những vấn đề tồn tại cần giải quyết và hoàn
thiện công tác quản trị danh mục dự án tư vấn đầu tư và xây dựng.
4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu, các dự án tư vấn đầu tư và xây dựng do
QCIC đã, đang và sẽ thực hiện.
Phạm vi nghiên cứu, công tác quản lý danh mục dự án tư vấn
đầu tư và xây dựng của QCIC.
5. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu khác nhau,
trong đó chủ yếu là phương pháp Thu thập thông tin; Đối thoại trực
tiếp với đồng nghiệp; Quan sát thực tế (phương pháp hiện trường);
Phương pháp tổng hợp; Phần mềm Microsoft Project 2010.

3
6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Ý nghĩa khoa học, quản trị dự án là một lý thuyết đang được
hoàn thiện; trong phần cơ sở lý luận, thay vì viết lại như trong giáo
trình về quản trị dự án, tác giả biên soạn lại cho mang tính mới mẻ và
cô đọng, có những suy nghĩ mới nhất về chủ đề quản trị danh mục dự
án tư vấn đầu tư và xây dựng.
Giá trị thực tiễn, là một doanh nghiệp có cấu trúc hoạt động
theo dự án, dựa trên nền tảng làm việc theo dự án nhưng QCIC chưa
chưa có quy trình quản lý danh mục dự án; cơ cấu bộ máy tổ chức còn
nhiều điểm chưa hợp lý; chưa sử dụng các phương pháp lựa chọn dự
án một cách khoa học; ...; vì vậy, QCIC gặp rất nhiều khó khăn, vướng
mắc và tổn thất trong quá trình sản xuất kinh doanh. Luận văn này
được hoàn thành sẽ giúp nâng cao nhận thức về khoa học quản trị dự
án cho đội ngũ quản lý dự án; xây dựng một quy trình quản lý danh
mục dự án tư vấn đầu tư và xây dựng tương đối hoàn thiện và có thể
áp dụng hiệu quả tại QCIC; đồng thời, giúp một số doanh nghiệp hoạt
động trong lĩnh vực tư vấn đầu tư và xây dựng tham khảo và vận dụng
vào thực tế của từng doanh nghiệp.
7. Cấu trúc của luận văn
Cấu trúc của luận văn gồm phần MỞ ĐẦU, KẾT LUẬN, và
phần nội dung có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị dự án.
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý dự án tại Công ty CP Tư
vấn xây dựng và đầu tư Quảng Ngãi.
Chương 3: Hoàn thiện công tác quản lý dự án tại Công ty CP Tư
vấn xây dựng và đầu tư Quảng Ngãi.


4

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN
1.1. TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN
1.1.1. Dự án
1.1.1.1. Khái niệm
Dự án được xem xét từ nhiều góc độ khác nhau; trên phương
diện quản lý, một dự án được định nghĩa là “Công việc mang tính chất
tạm thời và tạo ra một sản phẩm hay một dịch vụ duy nhất”. [2]
Công việc tạm thời là công việc có điểm bắt đầu và kết thúc. Mỗi
khi công việc tạm thời được hoàn thành thì nhóm dự án sẽ giải tán.
Cách dễ dàng để hiểu dự án là gì chính là xác định những gì
không phải là dự án. Những công việc không mang tính tạm thời và
không tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất thì không phải là dự án;
ví dụ như: Đầu tư xây dựng công trình cầu đường bộ là một dự án.
Khai thác, sử dụng công trình cầu đường bộ là một quá trình hoạt động
(không phải là dự án).
1.1.1.2. Đặc điểm
Duy nhất: Mỗi dự án đều có những yếu tố đặc thù riêng,
không có dự án nào hoàn toàn giống nhau.
Hữu hạn: Các dự án luôn có thời điểm bắt đầu và kết thúc.
Mục đích: Các hoạt động của dự án thường được thực hiện
một lần, với mục đích cụ thể.
Vòng đời: Dự án mang bản chất tạm thời, tức là có thời điểm
bắt đầu và kết thúc cụ thể.
Rủi ro: Một dự án thường luôn đi kèm với nhiều rủi ro, nhiều
yếu tố biến động khó lường.


5
1.1.1.3. Chu kỳ của dự án

Chu kỳ dự án là các thời kỳ mà mỗi dự án phải trải qua. Một
chu kỳ dự án gồm 3 giai đoạn: chuẩn bị đầu tư; thực hiện đầu tư; kết
thúc đầu tư.
1.1.1.4. Các bên liên quan
Khách hàng: Khách hàng có thể là một người (hoặc một tập thể
được ủy quyền) đưa ra các yêu cầu cuối cùng về kết quả dự án; cung
cấp vốn để thực hiện dự án.
Người được ủy quyền: Người được ủy quyền là người thực hiện
dự án nhằm thoả mãn nhu cầu khách hàng.
Bên cung ứng: Bên cung ứng chịu trách nhiệm cung ứng các
loại máy móc, thiết bị, vật tư cho dự án hoặc các hợp đồng thầu phụ
cho dự án.
Các tổ chức tài trợ: Bao gồm các định chế tài chính, quỹ tín
dụng, quỹ đầu tư phát triển, ngân hàng, công ty bảo hiểm… Các tổ
chức này chịu trách nhiệm cung ứng vốn cho dự án.
Nhà nước: Nhà nước quản trị dự án thông qua quy hoạch phát
triển, hệ thống chính sách, luật pháp...
1.1.2. Quản trị dự án và danh mục dự án
1.1.2.1. Khái niệm
Theo PMI, “Quản trị dự án là sự áp dụng các kiến thức, kỹ
năng, công cụ và kỹ thuật đối với công việc của dự án để đáp ứng
được các nhu cầu và kỳ vọng của các đối tượng hữu quan đối với dự
án. [4]
1.1.2.2. Quản trị danh mục dự án
Thuật ngữ “quản lý danh mục” chính là quản lý danh mục
đầu tư vì mỗi dự án là một sự đầu tư của các nguồn lực giới hạn của
công ty.


6

1.1.2.3. Quá trình quản trị dự án
Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu
trình năng động từ việc lựa chọn dự án, lập kế hoạch đến thực hiện và
cuối cùng là kết thúc dự án.
1.1.2.4. Ưu nhược điểm của quản trị dự án
Ưu điểm, các tổ chức hoạt động theo dự án thường trao quyền
hạn và trách nhiệm cho một các nhân hoặc một nhóm người để thực
hiện dự án; thông qua đó giúp tổ chức rút ngắn được thời gian thực
hiện, giảm chi phí, đảm bảo chất lượng và tỷ lệ lợi nhuận cao hơn so
với các tổ chức hoạt động chức năng thông thường.
Khuyết điểm, việc trao quyền hạn và trách nhiệm cho một các
nhân hoặc một nhóm người để thực hiện dự án làm tăng khả năng vi
phạm các quy định, chính sách của tổ chức; nhóm dự án thường yêu
cầu đối xử đặc biệt so với các quy định thông thường.
1.2. TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN
1.2.1. Các hình thức tổ chức dự án
Có nhiều mô hình tổ chức khác nhau nhưng phổ biến nhất là 3
mô hình tổ chức dự án sau:
1.2.1.1. Hình thức tổ chức dự án theo chức năng
Người đứng đầu bộ phận chức năng vừa quản lý các hoạt động
thường nhật, vừa đảm nhận trách nhiệm điều hành dự án. Trong bối
cảnh nguồn lực hữu hạn, người đứng đầu này có thể không cân đối
được nhu cầu nguồn lực từ hai yêu cầu này, và có thể gây tác động tiêu
cực đến dự án.
1.2.1.2. Hình thức tổ chức dự án thuần túy
Dự án được tổ chức thành một đơn vị độc lập; trong đó, giám
đốc dự án và các nhân viên khác làm việc toàn thời gian; các nguồn
lực khác cũng được phân bổ toàn thời gian cho dự án.

7
1.2.1.3. Hình thức tổ chức dự án theo ma trận
Hình thức tổ chức dự án theo ma trận là hình thức kết hợp
được những ưu điểm của hai cấu trúc trên. Tổ chức dự án theo ma trận
thiết lập sự phụ thuộc lẫn nhau giữa phương diện dự án và phương
diện chức năng của một tổ chức.
1.2.2. Lựa chọn hình thức tổ chức dự án
Dự án được tổ chức theo hình thức nào tùy thuộc rất lớn vào
tổ chức mẹ. Việc lực chọn một hình thức tổ chức dự án tùy thuộc vào
các yếu tố mang tính chất bối cảnh của tổ chức và các yếu tố thuộc về
bản thân dự án. Tiến trình lựa chọn một hình thức tổ chức dự án gồm
các bước sau:
(1) Xác định các mục tiêu để nhận diện những kết quả mong muốn;
(2) Xác định những nhiệm vụ then chốt gắn với mỗi mục tiêu;
(3) Sắp xếp các nhiệm vụ then chốt theo trình tự và phân chia chúng
thành các gói công việc;
(4) Xác định những đơn vị tổ chức có thể thực hiện các gói công việc
và những đơn vị liên quan nào phải làm việc trực tiếp với nhau;
(5) Đánh giá các yếu tố môi trường tổ chức và yếu tố dự án;
(6) Đánh giá mức độ tự chủ mong muốn của dự án;
(7) Quyết định lựa chọn hình thức tổ chức dự án.
1.2.3. Nhân sự dự án
Giám đốc dự án là trọng tâm của quá trình quản trị dự án; là
người thực hiện toàn diện mục tiêu của dự án, vừa cần phải đảm bảo
yêu cầu của khách hàng, vừa chịu trách nhiệm trước toàn bộ quá trình
thực hiện dự án, đảm bảo lợi nhuận đối với đơn vị chủ quản trực tiếp
của dự án.
Đội ngũ dự án là một tập thể cán bộ, nhân viên trực tiếp thực
hiện các công việc dự án.

8
1.3. NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TRỊ DỰ ÁN VÀ DANH
MỤC DỰ ÁN
1.3.1. Lựa chọn dự án và xác định danh mục dự án
Đây là giai đoạn nghiên cứu cơ hội đầu tư, đàm phán, tìm kiếm
đối tác, lựa chọn dự án và cách thức thực hiện có hiệu quả nhất, chuẩn
bị các điều kiện cần thiết để bắt đầu dự án. Quyết định lựa chọn dự án là
quyết định chiến lược, dựa trên nhu cầu và mục tiêu lâu dài của tổ chức.
Có hai phương pháp lựa chọn dự án là: Định lượng và Phi định lượng.
1.3.1.1. Phương pháp phi định lượng
Yêu cầu của lãnh đạo, dự án được đề xuất bởi môt quan chức
có thẩm quyền trong tổ chức.
Yêu cầu của cạnh tranh, đó là trường hợp công ty quyết định
hiện đạo hóa dây chuyền sản xuất chính để có thể cung cấp sản phẩm
có chất lượng cao hơn với chi phí thấp hơn trên thị trường canh tranh.
Mở rộng tuyến sản phẩm, dự án nhằm triển khai và cung cấp
các sản phẩm mới cần được đánh giá trên mức độ phù hợp với tuyến
sản phẩm hiện tại của công ty.
1.3.1.2. Phương pháp định lượng
Mô hình tài chính, gồm có mô hình Giá trị hiện tại ròng –
NPV; mô hình Tỷ suất thu hồi nội bộ – IRR; mô hình Tỷ suất lợi
ích/chi phí – BCR; mô hình thời gian hoàn vốn – T.
Mô hình cho điểm, có nhiều lợi ích của dự án không thể lượng
hóa hết bằng tiền hoặc không thể thu thập đủ số liệu để tính toán hiệu
quả tài chính,... lúc này, có thể tiến hành xác định các tiêu chí; gắn
điểm trọng số các chỉ tiêu này tùy theo tầm quan trọng của từng tiêu
chí sao cho tổng giá trị các trọng số bằng 1, đồng thời đánh giá giá trị
của từng tiêu chí đối với từng dự án cần lựa chọn. Từ đó xác lập ma
trận giá trị để lựa chọn dự án mang nhiều lợi ích nhất.

9
1.3.2. Lập kế hoạch dự án và danh mục dự án
1.3.2.1. Khái niệm
Kế hoạch dự án là một tập hợp những nội dung công việc cần
làm và thời gian làm những công việc đó, sắp xếp chúng theo một
trình tự hợp lý, xác định nguồn lực thực hiện nhằm hoàn thành tốt mục
tiêu đã xác định của dự án.
Lập kế hoạch dự án là chi tiết hóa những mục tiêu của dự án
thành các công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực
hiện các công việc đó. [1]
1.3.2.2. Nội dung của kế hoạch dự án
Nội dung của kế hoạch dự án rất khác nhau giữa các tổ chức
quản lý dự án. Đối với một tổ chức tư vấn đầu tư và xây dựng, kế
hoạch dự án phải có đủ những nội dung cơ bản sau:
Tổng quan về dự án, là bản tóm tắt ngắn gọn nhất về địa điểm,
phạm vi và các mốc thời gian thực hiện dự án.
Các mục tiêu của dự án, gồm các thông tin chi tiết về mức lợi
nhuận do dự án mang lại, các giá trị mang lại cho tổ chức và xã hội.
Xác định công việc, là lập danh mục và mã hóa công việc, xây
dựng sơ đồ cơ cấu phân chia công việc (WBS – work breakdow
structure); trong đó, WBS là quan trọng nhất và là cơ sở cho tất cả các
bước lập kế hoạch.
Tiến độ dự án, là một bản kế hoạch cho biết các công việc cần
thiết thực hiện trong các khoảng thời gian cụ thể, trình tự thực hiện và
mối quan hệ giữa các công việc.
1.3.2.3. Ứng dụng phần mềm Microsoft Project
Microsoft Project là một công cụ để thực thi các nguyên tắc
quản lý dự án và các phương pháp thực hiện mà nó có thể giúp bạn đạt

được sự thành công rất lớn trong công việc của mình. [5]


10
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG VÀ ĐẦU TƯ QUẢNG NGÃI
2.1. GIỚI THIỆU
2.1.1. Tóm tắt lịch sử hình thành
Công ty Cổ phần tư vấn xây dựng và đầu tư Quảng Ngãi được
thành lập trên cơ sở cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước là Công ty Tư
vấn xây dựng và đầu tư Quảng Ngãi; tiền thân là 3 doanh nghiệp tư
vấn xây dựng: Công ty Tư vấn thiết kế xây dựng, Công ty Tư vấn xây
dựng công trình giao thông và Xí nghiệp Khảo sát Thiết kế thủy lợi
Quảng Ngãi.
2.1.2. Ngành nghề kinh doanh
Tư vấn về xây dựng và đầu tư các lĩnh vực: xây dựng dân
dụng và công nghiệp, giao thông, thủy lợi, thủy điện và điện; lập dự án
đầu tư; khảo sát, thiết kế, lập dự toán và tổng dự toán; thẩm tra thiết
kế, dự toán các công trình; thẩm định dự án, thiết kế, dự toán các công
trình; Quản lý dự án; lập hồ sơ mời thầu, phân tích và đánh giá hồ sơ
dự thầu; giám sát thi công xây lắp; dịch vụ tư vấn khoa học kỹ thuật
xây dựng và môi trường; thí nghiệm vật liệu xây dựng và kiểm định
công trình; trang trí nội thất và cải tạo trùng tu các công trình kiến
trúc; lập quy hoạch đô thị và nông thôn; khảo sát, thiết kế các công
trình điện đến 35KV; khảo sát, thiết kế và giám sát các công trình giao
thông cảng, đường thủy.
2.1.3. Hạng năng lực hoạt động tư vấn xây dựng
2.1.4. Tình hình tài chính trong 3 năm gần đây
2.1.5. Kết quả sản xuất kinh doanh năm 2010

2.1.6. Cơ sở vật chất
2.1.7. Bộ máy tổ chức


11
2.1.7.1. Lực lượng lao động
Tổng số lao động đến cuối 2010 là 97 người; trong đó, hợp
đồng không xác định thời hạn 65 người, có thời hạn 32 người, lao
động nữ 17 người. Về trình độ chuyên môn: đại học 54 người, chiếm
55,7%; trung cấp 31 người, chiếm 32,0%; công nhân, sơ cấp 12 người,
chiếm 12,4%.
2.1.7.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Hội đồng quản trị
Giám đốc

PGĐ Dân dựng

Phòng
KHTH

XN
TV
Xây
dựng
dân
dụng

PGĐ Giao thông

XN
TV
Xây
dựng
giao
thông

Trung
tâm
KSTNKĐ

PGĐ Thủy lợi

XN
TV
Xây
dựng
thủy
lợi

Phòng
Khảo
sát địa
chất

Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty (hiện trạng)
2.1.7.3. Đánh giá về bộ máy tổ chức
Lực lượng lao động có trình độ chuyên môn cao và nhiều kinh
nghiệm. Đây là điểm mạnh của QCIC so với các đối thủ cạnh tranh
trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi và khu vực miềm trung. Bên cạnh đó,

còn một số ít lao động lớn tuổi nhưng hạn chế về năng lực.
Cơ cấu tổ chức của QCIC có hình thức tổ chức quản lý dự án
theo chức năng. Người đứng đầu các xí nghiệp tư vấn: Giao thông;
Thủy lợi; Dân dụng và công nghiệp vừa quản lý các hoạt động thường


12
nhật, vừa đảm nhận trách nhiệm điều hành dự án. Trong bối cảnh
nguồn lực hữu hạn, người đứng đầu này có thể không cân đối được
nhu cầu nguồn lực từ hai yêu cầu này, và có thể gây tác động tiêu cực
đến dự án. QCIC thực hiện nhiều dự án đa lĩnh vực, đòi hỏi có sự tích
hợp giữa nhiều bộ phận, mô hình tổ chức quản lý của QCIC cần phải
được cải tiến cho phù hợp hơn.
2.1.8. Các nhân tố tác động đến hoạt động kinh doanh của QCIC
2.1.8.1. Môi trường vĩ mô
Môi trường tự nhiên
Môi trường kinh tế
Môi trường chính trị, pháp luật
Môi trường văn hóa
Các yếu tố về khoa học, công nghệ
2.1.8.2. Môi trường vi mô
Khách hàng
Đối thủ cạnh tranh
Trình độ nguồn nhân lực
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI QCIC
2.2.1. Những vấn đề chung
2.2.1.1. Viễn cảnh
Nghiên cứu và sáng tạo của QCIC đã, đang và sẽ mang đến
cho khách hàng các loại dịch vụ tư vấn đầu tư và xây dựng có chất
lượng hàng đầu và các giải pháp đầu tư xây dựng công trình tối ưu.

QCIC biết vẫn còn nhiều điều để khám phá về đầu tư và xây dựng;
và QCIC tiếp tục tìm kiếm câu trả lời để mang lại sự thỏa mãn cho
khách hàng; nhiều công trình sẽ được đầu tư xây dựng với kiểu dáng
đẹp, chất lượng tốt nhất, giá thành thấp và hiệu quả sử dụng cao.


13
2.2.1.2. Sứ mệnh
QCIC phấn đấu để trở thành một nhà thầu hàng đầu về tư vấn
đầu tư và xây dựng của khu vực miền Trung và Tây nguyên. Dịch vụ
tư vấn đầu tư và xây dựng của QCIC góp phần làm cho các công trình
xây dựng ngày càng đẹp và chất lượng cao hơn.
2.2.2. Lựa chọn dự án và xác định danh mục dự án
Hầu hết các dự án được lựa chọn theo cảm tính; không sử
dụng các phương pháp lựa chọn dự án.
Thông thường, vào đầu năm, các cấp có thẩm quyền ban hành
quyết định giao chỉ tiêu, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản cho các chủ
đầu tư là các sở, ban, ngành, đơn vị trực thuộc. Dựa vào nguồn thông
tin này, lãnh đạo QCIC tiếp cận với các Chủ đầu tư để thương thảo,
xin nhận thầu thực hiện dự án hoặc tham gia đấu thầu hoặc chào hàng
cạnh tranh. Những dự án nào có tín hiệu sẽ được nhận thầu, lãnh đạo
QCIC sẽ đưa vào danh sách các dự án tiềm năng và vận động cho đến
khi ký kết được hợp đồng.
2.2.3. Công tác lập kế hoạch
Thực trạng hệ thống kế hoạch của QCIC còn khá đơn giản, chỉ
gồm kế hoạch năm và kế hoạch dự án.
2.2.3.1. Kế hoạch năm
Kế hoạch năm được lập vào cuối quý I hằng năm, thời điểm
chuẩn bị đại hội cổ đông thường niên. Kế hoạch năm được lập chung
trong báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh của năm trước và kế

hoạch của năm sau liền kề.
2.2.3.2. Kế hoạch dự án
Kế hoạch dự án chỉ được lập cho các dự án có quy mô lớn; và
riêng lẻ cho từng dự án. Kế hoạch dự án là một nội dung trong hồ sơ


14
dự thầu, hồ sơ đề xuất, hồ sơ chào hàng cạnh tranh hoặc hồ sơ xin vay
vốn ngân hàng. Các dự án nhỏ không có kế hoạch dự án.
Ngay sau khi nhận nhiệm vụ từ QCIC giao, Giám đốc xí
nghiệp tổ chức lập hồ sơ dự thầu, hoặc hồ sơ đề xuất để trình cho
khách hàng xem xét; trong đó, có kế hoạch dự án. Nhân viên kế hoạch
trực tiếp lập hồ sơ, lãnh đạo xí nghiệp xem xét, hoàn chỉnh và trình
Giám đốc QCIC xem xét và phê chuẩn.
2.2.4. Thực hiện dự án
2.2.4.1. Thực hiện dự án
QCIC là một tổ chức hoạt động theo dự án; tự thực hiện tất cả
các dự án đầu tư của mình; trường hợp có thuê ngoài cũng chỉ là
những phần việc nhỏ. Do đó, QCIC tự tổ chức bộ máy thực hiện và
quản lý, điều hành dự án.
2.2.4.2. Giám sát và kiểm soát dự án
Quá trình thực hiện dự án được bắt đầu bằng cuộc họp khởi
sự; tại cuộc họp đó, ngoài việc phổ biến kế hoạch thực hiện dự án,
giám đốc dự án còn phổ biến chương trình giám sát và kiểm soát dự
án. Việc giám sát và kiểm soát dự án được triển khai xuyên suốt quá
trình thực hiện dự án.
Giám sát và kiểm soát tiến độ
Giám sát và kiểm soát chi phí,
Giám sát và kiểm soát chất lượng dự án
Giám sát và kiểm soát phạm vi dự án,

Giám sát và kiểm soát rủi ro
2.2.5. Đánh giá về thực trạng quản trị dự án tại QCIC
QCIC đã được khách hàng thừa nhận như là một nhà thầu tư
vấn đầu tư và xây dựng có uy tín hàng đầu của tỉnh Quảng Ngãi. Tuy
nhiên, việc điều phối và sử dụng nguồn lực còn bị động …


15
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN
TẠI CÔNG TY CP TƯ VẤN XD VÀ ĐT QUẢNG NGÃI
3.1. CĂN CỨ TIỀN ĐỀ CHO VIỆC HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
QUẢN LÝ DỰ ÁN
3.1.1. Mục tiêu của QCIC
3.1.1.1. Mục tiêu
QCIC xác định đích đến của chặng đường cụ thể là một năm;
các chỉ tiêu năm được xác định trong báo cáo kết quả sản xuất kinh
doanh hàng năm; gồm các chỉ tiêu về doanh thu, lợi nhuận, nộp ngân
sách nhà nước, cổ tức, thu nhập bình quân của người lao động.
3.1.1.2. Phương tiện thực hiện mục tiêu
Phương tiện thực hiện mục tiêu của QCIC là tập hợp những dự
án về tư vấn đầu tư và xây dựng. Mục tiêu của QCIC chỉ đạt được khi
danh mục dự án đầu tư trong năm đó được thực hiện hoàn thành.
3.1.2. Sự thay đổi của yếu tố môi trường kinh doanh
Nghị Quyết số 11/NQ-CP về những giải pháp chủ yếu tập
trung kiềm chế lạm phát, ổn định kinh tế vĩ mô, bảo đảm an sinh xã
hội. Chỉ thị số 1792/CT-TTg về tăng cường quản lý đầu tư từ vốn ngân
sách nhà nước và vốn trái phiếu Chính phủ. Đối thủ cạnh tranh có
nhiều biểu hiện về sự cạnh tranh không lành mạnh; tranh giành khách
hàng bằng nhiều thủ đoạn rất không lành mạnh.

3.2. HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
Cơ cấu tổ chức cần phải được hoàn thiện lại bằng cách sáp
nhập Phòng Khảo sát và các bộ phận khảo sát ở các xí nghiệp với
Trung tâm Khảo sát – Thí nghiệm - Kiểm định; thành lập Ban


16
Điều hành cho từng dự án riêng biệt theo từng chuyên ngành của
từng xí nghiệp.

Hình 3.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
củaQuản
QCIC
Hội đồng
trị (sau khi hoàn thiện)
3.3. HOÀN THIỆN VIỆC LỰA CHỌN DANH MỤC DỰ ÁN
Ban chọn
giám đốc
3.3.1. Xác định phương pháp lựa

Theo lý thuyết đã trình bày ở phần cơ sở lý luận, có hai
Văn pháp phân
Xí nghiệp
Xí nghiệp
nghiệp
phương
tích lựa chọn Xídựnghiệp
án (1) sử dụng
phương phápXíđịnh
phòng:

Giao thông

Giao thông

Giao thông

Giao thông

- P.T.kế;

- P.T.kế;
- P.G.sát.
- Qlý dự án.

- P.T.kế;
- P.G.sát.
- Qlý dự án.

- P.T.kế;
- P.G.sát.
- Qlý dự án.

- Tchức;
- P.T.hợp;
P.T.hợp;
P.T.hợp; pháp phi- P.T.hợp;
lượng
để phân tích
lựa chọn dự -án;

(2) sử dụng -phương
định
- Hchính

lượng
để lựa chọn
dự án.
- Tchính;
- P.G.sát.
- Khoạch

- Qlý dự án.

Tài liệu này sử dụng phương pháp định lượng để phân tích lựa

chọn dự án. Đầu tiên, sử dụng các mô hình về tài chính (NPV, IRR,
Dự án T.kế GT

D.án T.kế T.lợi

Dự án T.kế DD

BCR, T) để phân tích, lựa chọn dự án. Tiếp theo, sử dụng mô hình cho
điểmP.để tiếp tụcDựphân
tích, lựa chọnD.án
dự Gsát
án. T.lợi
Đây là bước Dự
quyết
định để

án G.sát GT
án Gsát DD
lựa chọn G
danh mục dự án.

i
á
m
đ

Dự án ...

Dự án ...

Dự án ...


c
(Thủy
lợi)

17

3.3.2. Danh mục dự án cần xem xét lựa chọn
Bảng 3.2. Danh mục các dự án cần xem xét lựa chọn
Ký hiệu
Tên dự án
Tên kh.hàng
Dự án 1

Lập quy hoạch chi tiết 1/500
Khu dân cư phía đông TT Đức Phổ

UBND huyện
Đức Phổ

Dự án 2

Khảo sát, lập QH chi tiết 1/500, lập dự
án ĐTXD Khu dân cư Tây bắc Vạn
Tường

BQL Khu kinh
tế Dung Quất

Dự án 3

Khảo sát, lập dự án ĐTXD cơ sở hạ
tầng Cụm CN và TTCN Sa Huỳnh.

UBND huyện
Đức Phổ

Dự án 4

Khảo sát, lập dự án đầu tư xây dựng
công trình Đập Đức Lợi kết hợp
đường cứu hộ, cứu nạn vùng lũ

Sở

NN
&
PTNT
tỉnh
Quảng Ngãi

Dự án 5

Khảo sát, lập dự án ĐTXD CT Khu
neo đậu trú bão tàu cá Sa Huỳnh.

Sở
NN
&
PTNT tỉnh QN

Dự án 6

Khảo sát, thiết kế BVTC công trình UBND
Đường trục chính đảo Lý Sơn.
Lý Sơn

Dự án 7

Khảo sát, thiết kế BVTC công trình Sở
NN
&
Kè chống sạt lở sông Vệ.
PTNT tỉnh QN

Dự án 8

Khảo sát, thiết kế BVTC công trình Sở VH-TT và
Cải tạo sân vận động tỉnh Q.Ngãi.
DL tỉnh Q.Ngãi

Dự án 9

Khảo sát, thiết kế BVTC công trình Sở GT-VT tỉnh
Nâng cấp, mở rộng Đường tỉnh 623.
Quảng Ngãi

huyện

3.3.3. Thực hiện việc lựa chọn dự án
3.3.3.1. Sử dụng các chỉ tiêu định lượng
Dự án 1: NPV = 217 triệu đồng; IRR = 2,09%; BCR = 1,48; T = 4,06
tháng. Kết luận dự án này đạt hiệu quả về mặt tài chính.
Dự án 2: NPV = -24 triệu đồng; IRR = 1,00%; BCR = 0,98; T = 6,15
tháng. Kết luận dự án này không đạt hiệu quả về mặt tài chính.
Dự án 3: NPV = 127 triệu đồng; IRR = 10,00%; BCR = 1,16; T = 5,16


18
tháng. Kết luận dự án này đạt hiệu quả về mặt tài chính.
Dự án 4: NPV = 171 triệu đồng; IRR = 2,00%; BCR = 1,27; T = 4,71
tháng. Kết luận dự án này đạt hiệu quả về mặt tài chính.
Dự án 5: NPV = 491 triệu đồng; IRR = 4,00%; BCR = 1,20; T = 10,01
tháng. Kết luận dự án này đạt hiệu quả về mặt tài chính.
Dự án 6: NPV = -19 triệu đồng; IRR = 1,00%; BCR = 1,17; T = 5,14

tháng. Kết luận dự án này không đạt hiệu quả về mặt tài chính.
Dự án 7: NPV = 359 triệu đồng; IRR = 4,00%; BCR = 1,19; T = 10,05
tháng. Kết luận dự án này đạt hiệu quả về mặt tài chính.
Dự án 8: NPV = 108 triệu đồng; IRR = 10,00%; BCR = 1,26; T = 4,78
tháng. Kết luận dự án này đạt hiệu quả về mặt tài chính.
Dự án 9: NPV = 190 triệu đồng; IRR = 5,00%; BCR = 1,16; T = 10,35
tháng. Kết luận dự án này đạt hiệu quả về mặt tài chính.
3.3.3.2. Sử dụng mô hình cho điểm
Từng dự án được cho điểm từ 0 đến 1 và đến 2 theo từng tiêu
chí; với các quy định cụ thể tại Bảng 3-3.
Bảng 3.3. Quy định cho điểm dự án theo tiêu chí
Tiêu chí chọn
Yếu tố chi phí
– lợi ích

0 điểm
NPV<0; IRR<2%;
BCR<1; T>vòng
đời dự án

Năng lực và
kinh nghiệm
Yếu tố rủi ro

Không phù hợp

Lợi thế trong
quá trình thực
hiện
Yếu tố về nâng

cao uy tín

Không có lợi thế

Rủi ro lớn

Không giúp nâng
cao uy tín

1 điểm
0triệu;
2%1Phù
hợp
khoảng 50%
Rủi ro mức
trung bình
Lợi thế mức
trung bình

2 điểm
100 triệu 3%1,1đời dự án>T
Phù hợp hoàn toàn

Giúp nâng cao

uy tín mức
trung bình

Giúp nâng cao uy
tín mức cao

Rủi ro mức thấp
Có lợi thế mức cao


19
Các tiêu chí được gán điểm trọng số tùy thuộc vào mức độ
quan trọng của từng tiêu chí, và các trọng số này phải có tổng bằng
một; cụ thể như bảng 3.4.
Bảng 3.4. Quy định gán điểm trọng số
Tiêu chí lựa chọn

Điểm trọng số

Yếu tố chi phí – lợi ích

0,3

Năng lực và kinh nghiệm

0,3

Yếu tố rủi ro

0,2

Lợi thế trong quá trình thực hiện

0,1

Yếu tố về nâng cao uy tín

0,1

Tổng cộng

1

Căn cứ kết quả tính toán tại mục 3.2.3.1 và thông tin chi tiết
về các dự án cần lựa chọn; đối chiếu với năng lực và kinh nghiệm của
QCIC, tính toán điểm số cho từng dự án như ở bảng 3.5.
Bảng 3.5. Ma trận quyết định lựa chọn dự án
Các tiêu chí lựa
chọn (gia trọng
tương đối)
Yếu tố lợi nhuận, các
chỉ tiêu tài chính tốt
(0,3)
Phù hợp với năng lực
và kinh nghiêm (0,3)
Ít rủi ro, ít chịu sự tác
động của môi trường
kinh tế, xã hội (0,2)
Khả năng dễ dàng
trong quá trình thực

hiện (0,1)
Nâng cao uy tín sau
khi thực hiện dự án
(0,1)
Tổng điểm:

Dự Dự Dự
án 1 án 2 án 3

Dự Dự Dự Dự Dự Dự
án 4 án 5 án 6 án 7 án 8 án 9

2

0

2

2

2

0

2

2

2

2

2

2

2

1

2

2

2

2

1

1

1

1

1

1

1

1

1

2

2

2

1

1

1

1

2

1

1

1

1

2

2

1

1

1

1

1,7

1,1

1,7

1,7

1,4

1,0

1,6

1,7

1,6

20
Kết quả, trong tổng số 9 dự án đưa vào lựa chọn, có 3 dự án bị
loại và 6 dự án được đưa vào danh mục dự án như ở Bảng 3-6.
Bảng 3.6. Danh mục dự án được lựa chọn
TT
1
2

3

Tên dự án
Lập quy hoạch chi tiết 1/500 Khu dân cư
phía đông thị trấn Đức Phổ
Khảo sát, lập dự án đầu tư xây dựng công
trình cơ sở hạ tầng Cụm công nghiệp và
tiểu thủ công nghiệp Sa Huỳnh.
Khảo sát, lập dự án đầu tư xây dựng công
trình Đập Đức Lợi kết hợp đường cứu hộ,
cứu nạn vùng lũ

Tên khách hàng
UBND
Đức Phổ

huyện

UBND
Đức Phổ

huyện

Sở NN & PTNT
tỉnh Quảng Ngãi

4

Khảo sát, thiết kế BVTC công trình Kè
chống sạt lở sông Vệ.

Sở NN & PTNT
tỉnh Quảng Ngãi

5

Khảo sát, thiết kế BVTC công trình Cải
tạo sân vận động tỉnh Quảng Ngãi.

Sở VH-TT và DL
tỉnh Quảng Ngãi

6

Khảo sát, thiết kế BVTC công trình Nâng
cấp, mở rộng Đường tỉnh 623, lý trình
Km3+700 – Km72+215.

Sở GT-VT tỉnh
Quảng Ngãi

3.4. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH
Trên cơ sở nguồn lực hiện có của doanh nghiệp, các nhà quản
lý phân bổ nguồn lực cho từng dự án sao cho hợp lý nhất, không để
quá thừa hoặc quá thiếu; vì nếu thừa, nguồn lực sẽ bị lãng phí, nếu
thiếu, dự án sẽ bị chậm tiến độ, không đạt yêu cầu về chất lượng...
Đối với các công ty hoạt động theo dự án, kế hoạch dự án
được lập riêng cho từng dự án, sau đó, tổng hợp thành một kế hoạch
danh mục dự án của công ty.


21
3.4.1. Kế hoạch dự án
Luận văn chỉ trình bày điển hình kế hoạch của dự án Khảo sát,
thiết kế BVTC Đường ven biển, đoạn Dung Quất – Mỹ Khê, lý trình
Km18 – Km35. Công cụ để lập kế hoạch dự án là phần mềm Microsoft
Project 2010. Nộ dung chủ yếu như sau:
3.4.1.1. Giới thiệu về dự án
3.4.1.2. Xác lập mục tiêu
3.4.1.3. Xác định các công việc của dự án
3.4.1.4. Tổ chức của dự án
3.4.1.5. Kế hoạch tiến độ và phân bổ nguồn lực
3.4.1.6. Kế hoạch truyền thông:
3.4.1.7. Kế hoạch hợp đồng
3.4.1.8. Kế hoạch quản lý rủi ro
3.4.2. Kế hoạch danh mục dự án
Trên cơ sở nguồn lực sẵn có và danh mục dự án đầu tư đã
được lựa chọn, kế hoạch danh mục dự án được thiết lập bằng phần
mềm Microsoft Project theo trình tự như sau:
- Lập một file về nguồn lực của công ty;
- Lập kế hoạch tiến độ và phân bổ nguồn lực cho từng dự án;

- Phân bổ nguồn lực sẵn có cho từng dự án theo tính năng
quản lý đồng thời nhiều dự án ở cùng một thời điểm và kết nối cùng
một lúc nhiều dự án có chung một tài nguyên của Microsoft Project
2010.
3.5. HOÀN THIỆN BƯỚC THỰC HIỆN DỰ ÁN
3.5.1. Thực hiện dự án
- Họp triển khai dự án
- Thiết lập các quy tắc hoạt động
- Lên lịch biểu


22
- Thực thi công việc.
3.5.2. Giám sát và kiểm soát dự án
3.5.2.1. Quản lý giá trị thu được (EVM)
EVM là một kỹ thuật quản lý dự án để đo lường sự tiến triển
của dự án một cách khách quan; có khả năng kết hợp các phép đo về
phạm vi, tiến độ và chi phí trong một hệ thống tích hợp duy nhất.
3.5.2.2. Giám sát và kiểm soát chi phí
Quản lý giá trị thu được là một công cụ hữu hiệu để kiểm soát
chi phí. Khi dự án tiến triển, chi phí thực hiện dự án được giám sát,
giám đốc dự án có thể dự đoán các khoản chi phí thực cho từng giai
đoạn, hoặc toàn bộ dự án sẽ khác biệt với dự toán ban đầu như thế nào.
3.5.2.3. Giám sát và kiểm soát phạm vị
Nội dung của việc giám sát và kiểm soát phạm vi là xác định
xem một thay đổi phạm vi đã xảy ra chưa; nếu đã xảy ra thì có được sự
nhất trí chưa; quản lý các thay đổi phạm vi khi đã xảy ra thay đổi này.
3.5.2.4. Giám sát và kiểm soát tiến độ
Một trong những kỹ thuật cơ bản để quản lý tiến độ dự án là
kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT) và phương pháp đường

găng (Critical Path Method-CPM).
3.5.2.5. Giám sát và kiểm soát chất lượng
Công tác quản lý chất lượng được thực hiện chủ yếu bằng
ngăn ngừa và dò tìm. Khi kế quả dò tìm cho thấy rằng chất lượng đã
vượt ngoài vòng kiểm soát thì cần có các điều chỉnh ngay lập tức hoặc
thực hiện các biện pháp ngăn ngừa để đảm bảo chất lượng sản phẩm
đáp ứng được yêu cầu.
3.5.2.6. Giám sát và kiểm soát rủi ro
- Kiểm tra phương án đối phó rủi ro
- Đánh giá rủi ro định kỳ


23
- Hoạch định rủi ro bổ sung.
3.6. HOÀN THIỆN CÔNG VIỆC KẾT THÚC DỰ ÁN
3.6.1. Đánh giá dự án
Những nội dung chủ yếu cần phải đánh giá gồm: tiến độ,
phạm vi, chi phí, chất lượng, rủi ro, truyền thông, nhân sự, thủ tục
hành chính, hợp đồng, và kết quả cuối cùng của dự án là sự chấp nhận
của khách hàng và chuyển giao sản phẩm.
3.6.2. Kết thúc dự án
3.6.2.1. Thực địa
Đưa thiết bị, máy móc về lại văn phòng công ty; tháo dọn láng
trại, văn phòng tại hiện trường và hoàn trả mặt bằng; nghiệm thu, bàn
giao sản phẩm cho khách hàng.
3.6.2.2. Văn phòng
Lập báo cáo cuối cùng về dự án. Nội dung báo cáo gồm đầy
đủ các nội dung về quá trình thực hiện dự án; kết quả thực hiện dự án;
đánh giá khi kết thúc dự án; xử lý các vấn đề khi kết thúc dự án.
Họp công bố kết thúc dự án. Mục tiêu của cuộc họp này là

nhằm đánh giá tình hình thực hiện khi kế thúc dự án và tuyên bố kết
thúc dự án.


24
KẾT LUẬN
Lý thuyết về quản trị dự án là một khoa học hiện đại; nắm vững
và vận dụng tốt vào hoạt động quản lý dự án sẽ giúp cho các tổ chức
hoạt động theo dự án quản lý, điều hành hiệu quả quá trình thực hiện
dự án.
Thực trạng hiện nay, các tổ chức hoạt động theo dự án nhận
thức chưa nhiều về khoa học quản lý dự án; do đó, việc vận dụng các
kiến thức về quản lý dự án vào hoạt động thực tế còn rất nhiều hạn
chế. Đặc biệt, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tư vấn đầu tư
và xây dựng là những doanh nghiệp hoạt động dựa trên nền tảng dự án
nhưng tư duy về quản lý dự án còn rất hạn chế.
Trong khuôn khổ tài liệu này, tác giả biên tập lại phần lý thuyết
về quản trị dự án có liên quan đến những tổ chức hoạt động theo dự
án; tổng hợp hiện trạng về công tác quản lý dự án tại một doanh
nghiệp hoạt động chuyên về lĩnh vực tư vấn đầu tư và xây dựng; sau
đó, hoàn thiện lại công tác quản lý dự án, nói chính xác hơn là hoàn
thiện công tác quản lý danh mục dự án tại doanh nghiệp đó.
Các nội dung hoàn thiện bao gồm: các căn cứ tiền đề; hoàn thiện
công tác lựa chọn dự án; hoàn thiện công tác lập kế hoạch dự án; hoàn
thiện giai đoạn thực hiện dự án; hoàn thiện giai đoạn kết thúc dự án;
hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ chức.
Trong quá trình biên soạn tài liệu này, tác giả nhận được sự giúp
đỡ, hướng dẫn tận tình của PGS.TS. Nguyễn Trường Sơn; lãnh đạo
Công ty CP Tư vấn xây dựng và đầu tư Quảng Ngãi. Tôi ghi nhận và
biết ơn rất nhiều về sự giúp đỡ và hướng dẫn này.

Tài liệu này có thể còn nhiều thiếu sót, rất mong quý thầy, cô và
các bạn đồng nghiệp góp ý kiến để tài liệu này được hoàn thiện hơn./.