Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phục vụ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp tại công ty cổ phần bắc âu (tt)

1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Thuế Thu nhập doanh nghiệp là một nguồn thu lớn của Ngân sách
Nhà nước góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng phát triển đất
nước nên việc thu thuế chính xác và đầy đủ là nghĩa vụ của các cơ quan
nhà nước. Cũng vì vậy, việc nộp thuế cho nhà nước là nghĩa vụ bắt buộc
đối với người dân.
Khi nền kinh tế ngày càng phát triển, các ngành nghề kinh doanh ngày
càng đa dạng và phức tạp, các Nghị định, thông tư thuế mới cũng hàng loạt
ra đời. Tuy nhiên, do tính chất không rõ ràng và chồng chéo lẫn nhau giữa
các nghị định, thông tư đã khiến việc thi hành pháp luật thuế cũng gặp
nhiều khó khăn. Đặc biệt hiện nay, nhà nước quản lý thuế theo cơ chế để
doanh nghiệp tự kê khai, tự nộp và tự chịu trách nhiệm về kết quả của việc
tính thuế, kê khai thuế của mình trước pháp luật. Điều này thật sự gây khó
khăn nhiều cho các doanh nghiệp nộp thuế. Vì nếu các doanh nghiệp không
nắm bắt kịp thời các luật thuế hiện hành, không có hệ thống chứng từ đầy
đủ, hợp pháp, hợp lệ để phục vụ quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp thì
sẽ dễ bị cơ quan thuế xuất toán chi phí và phạt thuế một cách oan uổng.
Điều này không chỉ làm doanh nghiệp giảm lợi nhuận mà còn bị đánh giá
không tốt về tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế đối với nhà nước.
Nhận thấy tầm quan trọng của chứng từ trong việc quyết toán thuế
Thu nhập doanh nghiệp, sau một quá trình nghiên cứu chứng từ phục vụ
quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp tại Công ty Cổ Phần Bắc Âu, tác
giả thực hiện đề tài: “Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phục vụ quyết
toán Thuế Thu nhập doanh nghiệp tại Công ty Cổ Phần Bắc Âu”.
2. Mục tiêu của đề tài
- Khái quát hóa cơ sở lý luận về tổ chức hệ thống chứng từ phục vụ
quyết toán thuế TNDN.
- Đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ phục vụ quyết toán

2
thuế TNDN của công ty cổ phần Bắc Âu.
- Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ phục vụ quyết toán thuế
TNDN tại Công ty Cổ Phần Bắc Âu.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: công tác tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
phục vụ quyết toán thuế TNDN.
- Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần Bắc Âu.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp tổng hợp và phân tích: Tổng hợp và phân tích các
thông tin về chứng từ từ các chế độ kế toán, các văn bản pháp luật
thuế, các văn bản pháp luật khác và từ hệ thống chứng từ của công
ty cổ phần Bắc Âu.
- Phương pháp phân loại và hệ thống hóa: Phân loại và hệ thống hóa
các nguồn tài liệu đã thu thập trên phục vụ cho việc tổ chức hệ
thống chứng từ quyết toán thuế TNDN.
5. Bố cục của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, nội
dung chính của luận văn gồm ba chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phục
vụ quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp.
Chương 2. Thực trạng về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phục
vụ quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Bắc Âu
Chương 3: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phục vụ quyết toán
thuế Thu nhập doanh nghiệp tại Công ty cổ phần Bắc Âu.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu


3

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUYẾT TOÁN
THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THUẾ THU NHẬP DOANH
NGHIỆP
1.1.1. Khái niệm và chức năng của thuế Thu nhập doanh nghiệp
Thuế TNDN là loại thuế trực thu, còn gọi là thuế thu nhập công ty ở
nhiều quốc gia. Đối tượng của thuế TNDN là thu nhập của cơ sở kinh
doanh (pháp nhân, thể nhân) được xác định trên cơ sở doanh thu sau khi
trừ đi các chi phí có liên quan đến việc hình thành doanh thu đó.
1.1.2. Thu nhập chịu thuế
Thu nhập chịu thuế trong kỳ tính thuế bao gồm thu nhập từ hoạt
động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ và thu nhập khác.
Thu nhập chịu thuế trong kỳ tính thuế bằng (=) doanh thu trừ (-) các
khoản chi phí được trừ của các hoạt động kinh doanh cộng (+) thu nhập
khác, kể cả thu nhập ở nước ngoài.
Thu nhập từ hoạt động chuyển nhượng bất động sản phải hạch toán
riêng để kê khai nộp thuế TNDN, không được bù trừ với thu nhập hoặc
lỗ từ các hoạt động sản xuất kinh doanh khác.
a. Doanh thu tính thuế
- Doanh thu tính thuế là toàn bộ tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch
vụ, kể cả số phụ thu, phụ trội mà cơ sở kinh doanh được hưởng, không
phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Doanh thu để tính thu nhập chịu thuế trong một số trường hợp được
quy định cụ thể trong các nghị định, thông tư của Bộ tài chính ban hành.
b. Các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi xác định
thu nhập chịu thuế
- Các khoản chi phí được trừ: là các khoản chi phí không thuộc

4
nhóm các khoản chi phí không được trừ và phải đáp ứng các điều kiện sau:
+ Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất,
kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của
pháp luật.
- Các khoản chi không được trừ để xác định thu nhập chịu thuế: là
các khoản chi không áp dụng đủ các điều kiện quy định nêu trên, trừ
phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh và trường hợp bất khả kháng
khác không được bồi thường. Các khoản chi phí không được trừ thuộc
danh mục liệt kê tại thông tư 130/2008/TT-BTC ngày 26/12/2008.
1.1.3. Thuế suất thuế Thu nhập doanh nghiệp
1.1.4. Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp
 Nội dung quyết toán thuế TNDN
Quyết toán thuế là một trong những nội dung quan trọng của công
tác quản lý thuế được thực hiện bởi hai đối tượng là cơ sở kinh doanh
và cơ quan thuế. Cơ sở kinh doanh có trách nhiệm kê khai, xuất trình
các chứng từ, tài liệu kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính. Cơ
quan thuế có trách nhiệm kiểm tra và xác nhận cơ sở kinh doanh đã
hoàn thành nghĩa vụ thuế hay chưa.Quyết toán thuế phải thể hiện đúng,
đầy đủ các khoản: doanh thu, chi phí hợp lý, thu nhập chịu thuế, số thuế
thu nhập phải nộp, số thuế thu nhập đã tạm nộp trong năm, số thuế thu
nhập đã nộp ở nước ngoài cho các khoản thu nhập nhận được từ nước
ngoài, số thuế thu nhập nộp thiếu hoặc nộp thừa.
 Báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
 Trình từ, thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế
 Biên bản kiểm tra quyết toán thuế
1.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHỤC VỤ
QUYẾT TOÁN THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP

5
1.2.1. Mối quan hệ giữa chứng từ kế toán và việc quyết toán thuế
Thu nhập doanh nghiệp
1.2.2. Tầm ảnh hưởng của chứng từ kế toán đối với sự khác biệt
giữa Lợi nhuận kế toán và Lợi nhuận tính thuế
Do cách thức xác định doanh thu và chi phí giữa luật thuế và luật kế
toán khác nhau ở một số điểm như thời điểm ghi nhận doanh thu, nội
dung chi và định mức chi… nên có sự khác nhau giữa lợi nhuận kế toán
và lợi nhuận tính thuế. Tuy nhiên, nếu đơn vị xác định lợi nhuận tính
thuế thấp hơn so với luật thuế thì sẽ bị cơ quan thuế truy thu và phạt kê
khai sai. Vì vậy, khi lập báo cáo quyết toán thuế đơn vị buộc phải thống
nhất doanh thu và chi phí theo luật thuế. Và quan trọng hơn là phải tổ
chức một hệ thống chứng từ đầy đủ, hợp pháp và kịp thời để chứng
minh cho các số liệu về doanh thu và chi phí được trừ là hợp lý. Nếu
không, thì các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí không có hóa đơn,
chứng từ hoặc hóa đơn, chứng từ không hợp pháp sẽ bị cơ quan thuế
loại trừ khi quyết toán thuế mà không cần xét đến các yếu tố khác. Như
vậy, việc tổ chức tốt chứng từ quyết toán thuế sẽ giúp giảm được chi phí
thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước.
1.2.3. Nguyên tắc tổ chức chứng từ quyết toán thuế Thu nhập
doanh nghiệp
a. Chứng từ quyết toán thuế phải hợp pháp
b. Chứng từ quyết toán thuế phải hợp lý
c. Chứng từ quyết toán thuế phải đầy đủ và hợp lệ
1.2.4.
Nội dung tổ chức chứng từ quyết toán thuế
Thu nhập doanh nghiệp
a. Thủ tục chứng từ về doanh thu chịu thuế

Doanh thu chịu thuế gồm: Doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng
hóa, dịch vụ; doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác
 Thủ tục chứng từ về doanh thu thuần từ hoạt động bán


6
hàng và cung cấp dịch vụ
• Quy định đối với hóa đơn
Doanh thu hợp pháp là doanh thu được thể hiện trên hóa đơn hợp pháp.
Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn theo quy định của pháp luật hiện hành.
• Các chứng từ làm căn cứ để lập hóa đơn
Tính xác thực của hóa đơn đã lập căn cứ vào các chứng từ sau: các
đơn đặt hàng đúng quy cách; các bảng báo giá, các chế độ bán hàng cho
từng khách hàng đã phê duyệt; hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ;
các biên bản xác nhận công nợ của các khách hàng.
• Thủ tục hủy hóa đơn và điều chỉnh hóa đơn
• Thủ tục chứng từ về các khoản giảm trừ doanh thu
 Chiết khấu thương mại
- Phải được thể hiện đầy đủ trên hóa đơn.
- Tỷ lệ chiết khấu phải quy định rõ trong hợp đồng mua bán.
 Hàng bán bị trả lại
- Đối với khách hàng là đối tượng có hóa đơn, phải có hóa đơn
xuất trả hàng kèm theo biên bản trả lại hàng.
- Đối với khách hàng là đối tượng không có hóa đơn, phải có biên
bản trả lại hàng, phiếu xuất trả hàng có đầy đủ chữ ký, con dấu (nếu có),
bản sao y hóa đơn mua hàng có chứng thực.
 Giảm giá hàng bán
- Phải có bản thỏa thuận giảm giá hàng bán
- Phải lập hóa đơn điều chỉnh giá bán
 Chứng từ về doanh thu hoạt động tài chính

 Chứng từ về thu nhập khác
b. Thủ tục chứng từ về chi phí hợp lý
Chi phí quyết toán thuế theo báo cáo quyết toán thuế TNDN của các
doanh nghiệp thương mại là: chi phí quản lý kinh doanh, chi phí tài
chính và chi phí khác.


7
 Thủ tục, chứng từ về chi phí quản lý kinh doanh
•

Thủ tục chứng từ về giá vốn hàng bán

Chứng từ
Đơn đặt hàng
Hợp
đồng
mua bán
Hóa đơn mua
hàng hóa, dv

Yêu cầu bắt buộc
Phải được phê duyệt đầy đủ
Quy định về giá mua, chi phí mua
hàng, còn hiệu lực.
Liên 2 bản gốc, giá trên hóa đơn
thể hiện đúng theo hợp đồng.

Phiếu nhập

Phải được phê duyệt đầy đủ, số
lượng và giá trị phải khớp với hóa
đơn mua hàng.
Phải được phê duyệt đầy đủ, số
lượng phải khớp với hóa đơn bán
hàng, giá vốn hàng xuất kho phải
được tính chính xác và nhất quán.

Phiếu xuất

•

Chức năng
Căn cứ mua hàng.
Căn cứ xác định trị giá
hàng nhập.
Căn cứ xác định trị giá
hàng nhập, trị giá vốn
hàng xuất bán.
Căn cứ xác định hàng đã
nhập kho, căn cứ tính trị
giá vốn hàng xuất kho.
Căn cứ xác định trị giá
vốn hàng bán.

Thủ tục chứng từ đối với chi phí quản lý và bán hàng
 Thủ tục chứng từ đối với chi phí lương nhân viên và các khoản
trích theo lương

Hệ thống chứng từ lương

Chứng từ về chính sách lao
động (quy chế tiền lương,
quyết định tăng lương, quyết
định bổ nhiệm, sa thải, báo
cáo tuyển dụng, hợp đồng
lao động,…)
Chứng từ hạch toán thời gian
và kết quả lao động (bảng
chấm công, hợp đồng giao
khoán, giấy nghỉ phép…).
Chứng từ tiền lương và các
khoản thanh toán cho người
lao động (bảng thanh toán
tiền lương, chứng từ chi
lương).

Yêu cầu bắt buộc
Phải có sự phê duyệt của Giám
đốc hoặc chủ tịch HĐQT; định
mức lương, thưởng, phụ cấp phải
phù hợp với các đơn vị cùng quy
mô, cùng ngành; tăng lương phải
phù hợp với việc tăng doanh thu.
Phải phản ánh chính xác thời
gian làm việc thực tế của nhân
viên, phải được phê duyệt của
các trưởng bộ phận và Giám đốc.
Phải chính xác về mặc số học,
đúng và đầy đủ tiền lương theo
định mức lương và bảng chấm

công, phải có đầy đủ các chữ ký
nhận, phê duyệt.

Chức năng
Căn
cứ
tính
lương.

Căn
cứ
tính
lương.
Căn
cứ
hạch toán
chi
phí
tiền
lương.


8
Chứng từ về các khoản trích
nộp theo lương (bảng kê
trích nộp các khoản BHXH,
BHYT, KPCĐ, thuế TNCN).

Các khoản trích nộp phải được
quy định rõ trong HĐLĐ, phải

đúng theo quy định pháp luật
hiện hành, phải được tính toán
chính xác và phê duyệt đầy đủ.

Căn
cứ
hạch toán
chi
phí
phải
trả
theo lương

 Thủ tục chứng từ đối với chi phí khấu hao tài sản cố định
Hệ thống chứng từ
Chứng từ về quản lý TSCĐ
(các quyết định tăng, giảm
TSCĐ; báo cáo tăng giảm
TSCĐ; sổ chi tiết TSCĐ; bảng
kiểm kê TSCĐ).
Chứng từ về TSCĐ (hợp đồng
mua TSCĐ, hóa đơn mua TSCĐ,
biên bản giao nhận TSCĐ, các
biên lai nộp lệ phí trước bạ, các
chứng từ lệ phí khác,…).
Chứng từ về tính toán khấu hao
TSCĐ: bảng đăng ký phương
pháp trích khấu hao TSCĐ với
cơ quan thuế, bảng tính khấu
hao TSCĐ.

Yêu cầu bắt buộc
Phải có sự phê duyệt của
Giám đốc hoặc chủ tịch
HĐQT khi tăng giảm; tất
cả TSCĐ phải được phản
ánh chi tiết.
Hóa đơn chứng từ hợp
pháp, hợp lý, hợp lệ
chứng minh được TSCĐ
là của đơn vị.
Phải chính xác về mặt số
học, trích khấu hao đúng
theo quy định của
TT203/2009/TT-BTC &
TT130/2008/TT-BTC.

Chức năng
Căn cứ tăng
giảm TSCĐ,
căn cứ trích
khấu hao
Căn cứ xác
định nguyên
giá TSCĐ;
căn cứ tính
khấu hao
Căn cứ hạch
toán ghi sổ
chi phí khấu

hao
quyết
toán thuế.

Ghi chú: việc mua sắm TSCĐ phải đúng theo nhu cầu, phù hợp với
tình hình kinh doanh. TSCĐ phải phân bổ hợp lý cho các đối tượng sử
dụng. Tất cả TSCĐ phải hiện hữu khi quyết toán thuế TNDN.
 Thủ tục chứng từ đối với chi phí dịch vụ mua ngoài
o

Chi phí vận chuyển

Chứng từ
Hợp đồng vận
chuyển

Yêu cầu bắt buộc
Quy định rõ giá cả vận chuyển; còn
hiệu lực.

Chức năng
Cơ sở pháp lý.


9
Hóa đơn
chuyển

vận

Phải hợp pháp, hợp lý, hợp lệ; số tiền
trên hóa đơn phải khớp với số tiền
trên bảng kê chi tiết khối lượng gía trị
vận chuyển và chứng từ thanh toán.

Căn cứ hạch toán
ghi sổ chi phí vận
chuyển.

Biên bản giao
nhận hàng

Phải đầy đủ chữ ký của bên vận
chuyển và bên thuê vận chuyển.

bảng kê chi tiết
khối lượng và
giá trị

Phải đầy đủ chữ ký và con dấu của
bên vận chuyển và bên thuê vận
chuyển.

Căn cứ lập bảng
kê chi tiết khối
lượng và giá trị
Căn cứ xuất hóa
đơn.

Chứng từ thanh

toán

Phải đầy đủ các chữ ký, số tiền thanh
toán phải khớp với hóa đơn.

o

Căn cứ hạch toán
ghi sổ kế toán.

Chi phí quảng cáo

Chứng từ sử dụng: Kế hoạch quảng cáo; hợp đồng quảng cáo; hóa
đơn hợp pháp; hợp lệ về quảng cáo; lịch phát sóng quảng cáo (nếu
quảng cáo trên truyền hình); tạp chí quảng cáo (nếu quảng cáo trên báo
chí); chứng từ thanh toán tiền quảng cáo; thanh lý hợp đồng quảng cáo.
Tất cả các chứng từ phải đầy đủ chữ ký và logic về mặt thời gian, số
học. Tổng sản lượng bán ra của mặt hàng được quảng cáo phải đủ bù
đắp chi phí quảng cáo. Việc phân bổ chi phí quảng cáo phải hợp lý (chi
phí quảng cáo trên từng đơn vị sản phẩm). Chi phí quảng cáo không
vượt mức khống chế theo luật thuế TNDN.
o
o

Chi phí thuê văn phòng, cửa hàng
Các chi phí dịch vụ mua ngoài khác như: chi phí tiền điện, điện
thoại, nước… phải có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp, hợp
lệ; đầy đủ chữ ký và phải được tính toán đúng về mặt số học.

o

Chi phí thuê sửa chữa TSCĐ

Các chứng từ sử dụng trong sửa chữa TSCĐ là: Kế hoạch sửa chữa
TSCĐ, tờ trình về dự toán sửa chữa lớn TSCĐ, bảng tổng hợp giá trị dự
toán công trình sửa chữa lớn, hợp đồng sửa chữa, bảng tổng hợp giá trị


10
quyết toán công trình sửa chữa lớn hoàn thành, biên bản giao nhận
TSCĐ sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành, hóa đơn sửa chữa TSCĐ, chứng
từ thanh toán tiền sửa chữa, thanh lý hợp đồng sửa chữa TSCĐ. Tất cả
các chứng từ phải có đầy đủ các chữ ký phê duyệt và xác nhận của các
bên. Phải có sự logic về mặt thời gian, số học giữa các chứng từ. Chi
phí sửa chữa TSCĐ phải được hạch toán đầy đủ.
Chi phí bảo hiểm TSCĐ

o

 Thủ tục chứng từ đối với chi phí bằng tiền khác
Chi phí hội nghị khách hàng

o

Chứng từ sử dụng: Chương trình hội nghị, dự toán chi phí hội nghị,
danh sách khách mời đã được phê duyệt; hợp đồng tổ chức hội nghị (hợp
đồng thuê công ty tổ chức sự kiện, hợp đồng đặt tiệc hội nghị tại nhà
hàng); các hóa đơn hợp pháp, hợp lệ về chi phí hội nghị; chứng từ thanh
toán; thanh lý hợp đồng. Tất cả các chứng từ phải đầy đủ chữ ký, con
dấu; phải logic về thời gian, địa điểm, số học.Các khách hàng trên danh

sách khách mời hầu hết phải là những khách hàng có mua hàng của công
ty. Chi phí hội nghị không vượt mức khống chế theo luật thuế TNDN.
o

Chi phí khuyến mại (KM)

Hệ thống chứng từ
Chương trình khuyến
mại của đơn vị; văn
bản đăng ký thực hiện
khuyến mại với cơ
quan chức năng.
Hóa đơn nhập, hóa đơn
xuất hàng khuyến mãi,
hóa đơn xuất bán hàng
Phiếu nhập, xuất hàng
khuyến mãi
Các bảng kê nhập, xuất

Yêu cầu bắt buộc
Chức năng
Phải được phê duyệt bởi giám đốc, Cơ
sở
được chấp thuận bằng văn bản bởi cơ pháp lý
quan Thương mại trước khi thực hiện cho chi
khuyến mại.
phí KM
Thực hiện theo quy định của Bộ tài
chính, dòng diễn giải trên hóa đơn xuất
hàng KM ghi: trả khuyến mại cho

khách hàng theo HĐ số…”
Phải được phê duyệt đầy đủ, số lượng
nhập, xuất khớp với hóa đơn nhập, xuất
hàng khuyến mại.
Phải tổng hợp được toàn bộ lượng

Căn cứ
xác định,
hạch toán
chi phí
khuyến
mại
quyết
toán thuế


11
hàng khuyến mại
Bảng tổng hợp hàng
khuyến mại trả khách
hàng

nhập, xuất hàng khuyến mại trong kỳ.
Phải đầy đủ chữ ký phê duyệt, chữ ký
nhận của khách hàng; phải khớp với
bảng kê xuất hàng khuyến mại; xuất trả
đúng đối tượng, đúng chương trình.

Ghi chú: chi phí khuyến mại không được vượt mức khống chế theo quy
định luật thuế TNDN.

o

Chi phí công tác

Hệ thống chứng từ
Chứng từ về quản lý
công tác (quy chế thanh
toán công tác phí, kế
hoạch công tác, giấy đi
đường).
Chứng từ về chi phí công
tác (hóa đơn khách sạn, ăn
uống, vé máy bay, vé tàu,
xe khách…,chứng từ
thanh toán).

Yêu cầu bắt buộc
Phải được phê duyệt bởi giám đốc;
quy định rõ định mức công tác phí
cho từng vị trí, chức vụ; giấy đi
đường phải có xác nhận của nơi đến
công tác.
Hóa đơn, chứng từ phải hợp pháp,
hợp lệ, hợp lý về thời gian, địa điểm
công tác; chỉ thanh toán vượt mức khi
được phê duyệt nhưng không vượt
mức theo luật thuế TNDN.

Chức năng
Căn cứ để

phát sinh
chi
phí
công tác.
Căn
cứ
hạch toán,
ghi sổ chi
phí đào tạo

Ghi chú: phải có phát sinh doanh thu tại khu vực đi công tác.
o

Chi phí đào tạo nhân viên

Hệ thống chứng từ
Chứng từ về chính
sách đào tạo (kế hoạch
đào tạo, quyết định đào
tạo, cử đi học, chương
trình đào tạo).
Chứng từ về chi phí
đào tạo (hợp đồng thuê
đào tạo (thuê địa điểm,
thuê tổ chức đào tạo),
thanh lý hợp đồng, hóa
đơn tiền đào tạo, chứng
từ thanh toán).

Yêu cầu bắt buộc

Phải được phê duyệt bởi giám đốc;
phải quy định rõ: thời gian, địa
điểm, số lượng người, mục đích
đào tạo, chi phí đào tạo do ai chịu,
trong thời gian đào tạo nhân viên
có được hưởng lương không?
Hóa đơn phải hợp pháp, số tiền
trên các hóa đơn phải phù hợp với
dự toán chi phí và hợp đồng, các
chứng từ phải có đầy đủ các chữ
ký và con dấu (nếu có).

Chức năng
Căn cứ để
phát
sinh
chi phí đào
tạo.

Căn
cứ
hạch toán,
ghi sổ chi
phí đào tạo.


12
o

Chi phí tiếp khách

Chi phí tiếp khách phải có hóa đơn hợp pháp, hợp lệ và chứng từ
thanh toán được duyệt. Số tiền trên hóa đơn mỗi lần tiếp khách không
được quá lớn tránh trường hợp cơ quan thuế sẽ quy kết chi phí tiếp khách
sang chi phí liên hoan nhân viên công ty. Chi phí tiếp khách cũng là loại
chi phí nằm trong nhóm chi phí bị khống chế theo luật thuế TNDN.
 Thủ tục chứng từ chi phí vật liệu, dụng cụ, công cụ, đồ dùng
 Thủ tục chứng từ đối với chi phí thuế, phí, lệ phí
• Thủ tục chứng từ đối với chi phí tài chính
 Thủ tục chứng từ đối với chi phí lãi tiền vay
Chứng từ sử dụng: hợp đồng cấp tín dụng hạn mức; hợp đồng vay
cá nhân; khế ước vay hoặc giấy đề nghị giải ngân kiêm hợp đồng tín
dụng ngắn hạn cụ thể; chứng từ nhận tiền vay; chứng từ trả nợ vay, trả
lãi vay; bảng tổng hợp lãi vay; biên bản xác nhận công nợ với khách
hàng, bản đối chiếu xác nhận các khoản nợ vay cuối năm tài chính, sổ
quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi, sổ chi tiết tài khoản vay theo từng đối tượng.
Tiền lãi các khoản vay thể hiện trên bảng tổng hợp lãi vay trong kỳ
phải khớp với chứng từ thu tiền lãi của ngân hàng hoặc chứng từ chi trả
lãi vay cho các cá nhân.
Nếu có bất cứ các khoản vay được gia hạn thì phải có đầy đủ các
thủ tục phê chuẩn tương tự như các thủ tục của việc vay mới.
Biên bản đối chiếu xác nhận các khoản nợ vay: chứng minh cho
tính chính xác của dư nợ vay trên báo cáo tài chính.
Biên bản xác nhận công nợ khách hàng, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi
chứng minh cho thời điểm phát sinh các khoản vay là hợp lý.
Đối với chi phí lãi vay theo quy định của luật thuế, cần lưu ý:
- Các khoản vay phải phục vụ mục đích kinh doanh
- Không được tính vào chi phí được trừ phần chi phí trả lãi tiền vay
thuộc khoản 2.14, 2.15 mục IV phần C của Thông tư 130/2008/TT-BTC.

13
 Thủ tục chứng từ đối với chiết khấu thanh toán
• Thủ tục chứng từ đối với chi phí khác
1.2.5. Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ quyết toán thuế
1.2.6. Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ quyết toán thuế
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN PHỤC VỤ QUYẾT TOÁN THUẾ THU NHẬP DOANH
NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU
2.1.1. Quá trình hình thành, phát triển của công ty
Công ty Cổ Phần Bắc Âu là một doanh nghiệp cổ phần hoạt động
trong lĩnh vực thương mại dược phẩm, có trụ sở tại Đà Nẵng.
2.1.2. Chức Năng – Nhiệm vụ của công ty
Công ty có nhiệm vụ chủ yếu là kinh doanh các sản phẩm về thuốc
phục vụ cho nhu cầu điều trị cho người dân.
2.1.3. Đặc điểm về hoạt động kinh doanh của công ty
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN PHỤC VỤ QUYẾT TOÁN THUẾ THU NHẬP DOANH
NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU
2.2.1 Hệ thống chứng từ kế toán phục vụ quyết toán thuế Thu
nhập doanh nghiệp
Công ty tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phục vụ quyết toán thuế
TNDN thành hai phần là: hệ thống chứng từ về doanh thu và hệ thống
chứng từ về chi phí.
a. Hệ thống chứng từ về doanh thu
Doanh thu tính thuế TNDN tại công ty Cổ Phần Bắc Âu năm 2011

gồm: doanh thu bán hàng hóa và doanh thu từ thanh lý TSCĐ.


14
 Thủ tục, chứng từ đối về doanh thu thuần về bán hàng
Công ty sử dụng hóa đơn đúng quy định của pháp luật. Căn cứ xác
định giá trị doanh thu và thời điểm xác định doanh thu theo đúng quy
định của luật thuế. Tuy nhiên, hàng bán trả lại của công ty lại thiếu
chứng từ Biên bản trả lại hàng.
 Thủ tục chứng từ đối với thu nhập từ thanh lý TSCĐ
b. Hệ thống chứng từ về chi phí
Chi phí quyết toán thuế TNDN tại công ty Cổ Phần Bắc Âu gồm các
loại chi phí sau: chi phí giá vốn hàng bán; chi phí tiền lương và các khoản
trích theo lương; chi phí tiền thưởng nhân viên; chi phí công tác; chi phí
trang phục nhân viên; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí sửa chữa TSCĐ;
chi phí bảo hiểm TSCĐ; chi phí hội nghị khách hàng; chi phí khuyến
mại; chi phí quảng cáo; chi phí vận chuyển; chi phí lãi vay; chi phí xăng
xe ô tô; chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng văn phòng và chi phí khác.
 Thủ tục chứng từ đối với chi phí giá vốn hàng bán
Công ty tổ chức sử dụng chứng từ đầy đủ hợp pháp theo đúng quy
định của pháp luật.
 Thủ tục chứng từ đối với chi phí tiền lương và các khoản
trích theo lương
Công ty thực hiện trả lương khoán. Mức lương được quy định cụ
thể trong hợp đồng lao động. Chứng từ thanh toán tiền lương của công
ty có đầy đủ tất cả chữ ký. Chi phí tiền lương được hạch toán và ghi sổ
kế toán đầy đủ. Tuy nhiên, công ty không xây dựng quy chế tiền lương
cho nhân viên và không thực hiện chấm công.
 Thủ tục chứng từ đối với chi phí tiền thưởng nhân viên
Công ty có đầy đủ các chứng từ hợp lý đối với chi phí này như:

chính sách thưởng nhân viên, kế hoạch chỉ tiêu doanh số nhân viên,
bảng tổng hợp doanh số bán hàng nhân viên, bảng thanh toán tiền
thưởng đạt chỉ tiêu doanh số quý nhân viên, phiếu chi tiền thưởng. Tất


15
cả các chứng từ đều có đầy đủ các chữ ký xác nhận, phê duyệt. Chi phí
tiền thưởng được hạch toán và ghi sổ kế toán đầy đủ. Tuy nhiên, chi phí
này lại không được quy định trong hợp đồng lao động.
 Thủ tục chứng từ đối với chi phí công tác nhân viên
Công ty có đầy đủ các hóa đơn thanh toán chi phí công tác nhưng
không có giấy đi đường theo quy định của pháp luật.
 Thủ tục chứng từ đối với chi phí trang phục nhân viên
Công ty tổ chức sử dụng chứng từ đầy đủ hợp pháp theo đúng quy
định của pháp luật. Chi phí này được hạch toán, ghi sổ kế toán đầy đủ.
 Thủ tục chứng từ đối với chi phí khấu hao TSCĐ
Công ty tổ chức sử dụng chứng từ đầy đủ hợp pháp theo đúng quy
định của pháp luật. Chi phí này được hạch toán, ghi sổ kế toán đầy đủ.
 Thủ tục chứng từ đối với chi phí sửa chữa TSCĐ
Công ty tổ chức sử dụng chứng từ đầy đủ hợp pháp theo đúng quy
định của pháp luật. Chi phí này được hạch toán, ghi sổ kế toán đầy đủ.
 Thủ tục chứng từ đối với chi phí bảo hiểm TSCĐ
Công ty tổ chức sử dụng chứng từ đầy đủ hợp pháp theo đúng quy
định của pháp luật. Chi phí này được hạch toán, ghi sổ kế toán đầy đủ.
 Thủ tục chứng từ đối với chi phí hội nghị khách hàng
Công ty tổ chức sử dụng chứng từ đầy đủ hợp pháp theo đúng quy
định của pháp luật. Chi phí hội nghị được hạch toán, ghi sổ kế toán đầy
đủ và không vượt định mức khống chế theo quy định của luật thuế.


Thủ tục chứng từ đối với chi phí khuyến mại

Công ty tổ chức sử dụng chứng từ đầy đủ hợp pháp theo đúng quy
định của pháp luật thuế. Tuy nhiên, công ty lại không đăng ký thực hiện
khuyến mại với cơ quan thương mại.
 Thủ tục chứng từ đối với chi phí quảng cáo


16
Công ty tổ chức sử dụng chứng từ đầy đủ hợp pháp theo đúng quy
định của pháp luật. Chi phí quảng cáo được hạch toán, ghi sổ kế toán
đầy đủ và không vượt định mức khống chế theo quy định của luật thuế.
 Thủ tục chứng từ đối với chi phí vận chuyển hàng hóa
Công ty tổ chức sử dụng chứng từ đầy đủ hợp pháp theo đúng quy
định của pháp luật. Chi phí này được hạch toán, ghi sổ kế toán đầy đủ.
 Thủ tục chứng từ đối với chi phí lãi tiền vay
Công ty có đầy đủ chứng từ hồ sơ vay hợp pháp theo quy định của
pháp luật nhưng lại thiếu các biên bản đối chiếu xác nhận công nợ hàng
tháng và thỏa thuận gia hạn nợ đối với các khoản nợ quá hạn của khách
hàng theo hợp đồng.
 Thủ tục chứng từ đối với chi phí xăng xe ô tô
Công ty có đầy đủ hóa đơn chứng từ thanh toán tiền xăng xe ô tô
nhưng lại thiếu chứng từ để xác định chi phí này là hợp lý, cụ thể là
thiếu sổ lịch trình xe ô tô và quy định về sử dụng xe ô tô.
 Thủ tục chứng từ về chi phí công cụ, dụng cụ,
đồ dùng văn phòng
Công ty tổ chức sử dụng chứng từ đầy đủ hợp pháp theo đúng quy
định của pháp luật. Chi phí này được hạch toán, ghi sổ kế toán đầy đủ.
 Thủ tục chứng từ đối với các chi phí dịch vụ
mua ngoài khác

Công ty tổ chức sử dụng chứng từ đầy đủ hợp pháp theo đúng quy
định của pháp luật. Chi phí này được hạch toán, ghi sổ kế toán đầy đủ.
2.2.2. Tổ chức lưu chứng từ quyết toán thuế


Cách thức lưu chứng từ về doanh thu



Cách thức lưu chứng từ về chi phí

2.2.3. Đánh giá về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phục vụ
quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp của công ty


Ưu điểm


17
•

Về chứng từ

- Công ty đã thực hiện chế độ hóa đơn chứng từ theo đúng quy định
của pháp luật. Hóa đơn công ty sử dụng đã được thông báo phát hành
theo đúng thủ tục của luật thuế. Tất cả các hóa đơn chứng từ đều có đầy
đủ các chữ ký, con dấu và được phê duyệt đầy đủ, chính xác. Nội dung
lập trên hóa đơn thống nhất giữa các liên có cùng một số.
- Hóa đơn, chứng từ công ty sử dụng là hợp pháp, hợp lệ có đầy đủ
các chỉ tiêu quy định, thể hiện đúng tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty,

có đầy đủ các chữ ký, con dấu của bên bán. Tất cả các hóa đơn, chứng
từ đều chính xác về mặt số học và nội dung chi phí phát sinh.
- Các chứng từ thanh toán của công ty đều thể hiện việc chi trả đúng
đối tượng, đúng nội dung thể hiện trên chứng từ.
• Về cách thức hạch toán ghi sổ chứng từ
Công ty đã hạch toán ghi chép kịp thời, đầy đủ, trung thực các nghiệp vụ
kinh tế làm phát sinh nghĩa vụ thuế trên sổ sách kế toán, hóa đơn chứng từ.
Việc định khoản trên chứng từ đầy đủ và đúng theo nội dung trên chứng từ
• Về lưu trữ chứng từ:
Cách thức lưu trữ chứng từ của công ty là hợp lý, khoa học. Không
có chứng từ nào bị mất mát, thất lạc.
• Về thực hiện kê khai, nộp thuế
Công ty đã thực hiện việc kê khai đúng, đầy đủ các số liệu kế toán
trên các báo cáo thuế và thực hiện nộp thuế kịp thời theo luật định.
 Hạn chế
•

Hạn chế về chứng từ doanh thu

Đối với khoản mục hàng bán trả lại công ty không có biên bản trả
lại hàng của khách hàng nên khoản mục hàng bán trả lại sẽ không được
trừ vào doanh thu để xác định thu nhập chịu thuế.
•

Hạn chế về chứng từ chi phí

- Công ty trả tiền lương theo đúng hợp đồng lao động, tuy nhiên


18

công ty không có bảng chấm công nhân viên, không có quy chế tiền
lương nên các khoản lương trong hợp đồng lao động không có căn cứ
tính lương rõ ràng, hợp lý.
- Chi phí tiền thưởng nhân viên đạt chỉ tiêu doanh số sẽ bị xuất toán
khi quyết toán thuế TNDN do không quy định trong hợp đồng lao động.
- Chi phí công tác của công ty sẽ bị xuất toán do không có giấy đi
đường.
- Chi phí xăng xe ô tô của công ty chưa hợp lý do không có chứng
từ theo dõi hành trình xe vận hành, và quy chế quản lý sử dụng xe ô tô.
- Chi phí khuyến mại của công ty sẽ bị xuất toán khi quyết toán
thuế TNDN do không có văn bản xác nhận đăng ký thực hiện khuyến
mại với cơ quan pháp luật về thương mại.
- Chi phí lãi vay của công ty chưa có đầy đủ cơ sở pháp lý do không
có đầy đủ các xác nhận công nợ đối với khách hàng và không có văn bản
thỏa thuận với khách hàng về các khoản nợ quá hạn theo hợp đồng.

CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG CHỨNG TỪ
PHỤC VỤ QUYẾT TOÁN THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN HỆ THỐNG CHỨNG
TỪ KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUYẾT TOÁN THUẾ THU NHẬP
DOANH NGHIỆP
3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
PHỤC VỤ QUYẾT TOÁN THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU
3.2.1. Giải pháp hoàn thiện chứng từ về doanh thu


19

Doanh thu của công ty Cổ phần Bắc Âu được hạch toán đầy đủ căn
cứ theo hóa đơn GTGT xuất bán hàng, hóa đơn nhập trả hàng, phiếu xuất
trả hàng, biên bản điều chỉnh hóa đơn, biên bản hủy hóa đơn. Tuy nhiên,
đối với khoản hàng bán trả lại công ty lại không có “biên bản trả lại
hàng” theo quy định của luật thuế. Vì vậy, công ty cần phải bổ sung các
biên bản trả lại hàng đối với lượng hàng bán trả lại thể hiện trên hóa đơn
trả hàng và phiếu xuất trả hàng trong kỳ.
Biên bản trả lại hàng này là một chứng từ không thể thiếu đối với
khoản mục hàng bán trả lại theo luật thuế. Nếu không có, công ty không
được phép trừ vào doanh thu tính thuế vì lượng hàng đó không đủ cơ sở
chứng minh là hàng bán trả lại để có thể trừ vào doanh thu và cũng
không được chấp nhận là hàng mua vì thực tế không mua, không phát
sinh chứng từ mua hàng nên nếu hạch toán vào hàng mua vào trong kỳ
thì giá vốn của nó cũng bị loại.
Biên bản trả lại hàng đối với hàng bán trả lại là là văn bản thỏa
thuận giữa giữa công ty và khách hàng về việc đồng ý nhận lại lượng
hàng bị lỗi, bị hỏng hoặc không bán được của khách hàng. Trên biên
bản trả lại hàng cần có đầy đủ các chỉ tiêu như: Ngày, tháng trả hàng;
tên, địa chỉ, mã số thuế của hai bên; lý do nhập trả; số, ký hiệu, ngày
của hóa đơn xuất trả; tên hàng trả; số lượng trả. Biên bản trả lại hàng
phải có đầy đủ chữ ký phê duyệt và con dấu của hai bên.
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện chứng từ về chi phí
a. Giải pháp hoàn thiện chứng từ về chi phí tiền lương, tiền
thưởng
Đối với chi phí lương, công ty thiếu các chứng từ: quy chế tiền
lương cho nhân viên và bảng chấm công.
Quy chế tiền lương là một văn bản rất quan trọng vì nó là cơ sở cho
toàn bộ công tác tính và chi lương của doanh nghiệp.

20
Quy chế tiền lương có thể được xây dựng dựa trên các căn cứ sau:
Theo kế hoạch kinh doanh của Công ty; theo kế hoạch phát triển nhân
sự của Công ty, theo các chính sách về lao động, tiền lương, bảo hiểm
xã hội của Chính phủ. Trong đó, cơ quan thuế sẽ dễ chấp nhận hơn nếu
công ty áp dụng chính sách lương theo như Nhà nước đã quy định.
Chính sách tiền lương phải được xây dựng từ đầu năm và áp dụng
thống nhất cho tất cả các nhân viên của công ty trong năm. Chính sách
tiền lương phải có những nội dung chủ yếu như: Mức lương tối thiểu,
hệ số lương cơ bản, hệ số lương kinh doanh, chế độ thưởng, phạt nhân
viên, định mức các khoản phụ cấp theo lương, chế độ lương làm thêm
ngoài giờ, chế độ tiền thưởng lễ, tết, lương tháng 13, chế độ nghỉ ốm,
phép năm của nhân viên.
Mức lương tối thiểu nên áp dụng theo mức lương tối thiểu do Chính
phủ quy định theo từng vùng và có thể thay đổi theo các quy định của nhà
nước về chế độ lương. Hệ số lương cơ bản cho từng vị trí, chức vụ thực
hiện theo hệ thống thang lương cơ bản ban hành theo Nghị định số
205/2004/NĐ/CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ. Hệ số lương kinh
doanh nên phù hợp cho từng vị trí, chức vụ và tình hình kinh doanh của
công ty. Căn cứ vào mức lương tối thiểu và hệ số cơ bản để tính lương cơ
bản, căn cứ vào mức lương tối thiểu và hệ số lương kinh doanh để tính
lương kinh doanh. Các chế độ thưởng phạt nhân viên nhằm mục đích để
thúc đẩy nhân viên. Định mức phụ cấp cơm ca thực hiện theo các văn bản
pháp luật hiện hành.
Bảng thanh toán tiền lương của công ty sẽ phải thể hiện đầy đủ các
nội dung: tổng tiền lương và thu nhập thực nhận gồm các chỉ tiêu: lương
tối thiểu, hệ số cơ bản, lương cơ bản, hệ số kinh doanh, lương kinh
doanh, ngày công, phụ cấp tiền ăn giữa ca, phụ cấp trách nhiệm, các
khoản tạm ứng phải thu, các khoản phải khấu trừ vào lương gồm: các
khoản BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN, tổng số tiền thực lĩnh của

21
từng nhân viên, các chữ ký phê duyệt và chữ ký nhận của nhân viên.
Ngoài quy chế tiền lương cần phải bổ sung, công ty cũng phải bổ
sung thêm bảng chấm công đối với chi phí tiền lương. Nếu không có
bảng chấm công, công ty không có cơ sở xác định thời gian làm việc thực
tế của nhân viên để tính lương. Và cơ quan thuế sẽ không chấp nhận ở
điểm này vì việc tính lương của công ty rõ ràng là không chính xác.
Bảng chấm công cần phải được lập hàng tháng và lập riêng cho
từng bộ phận, phòng ban, trên đó liệt kê danh sách từng nhân viên và
các cột chấm công tương ứng với các ngày và cuối tháng nộp về phòng
kế toán để kế toán tổng hợp tính lương. Bảng chấm công có thể được
lập bằng tay hoặc bằng máy chấm công, có sự kiểm tra đối chiếu với
các nhân viên và sự phê duyệt đầy đủ của người chấm công, phụ trách
bộ phận và Giám đốc.
Đối với chi phí tiền thưởng đạt chỉ tiêu doanh số của nhân viên,
mặc dầu công ty có đầy đủ các chứng từ để xác định và tính toán. Tuy
nhiên, công ty lại không quy định cụ thể trong hợp đồng lao động về
khoản này. Theo luật thuế TNDN, tất cả các khoản lương, thưởng không
quy định trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể sẽ
không được tính là chi phí hợp lý. Chính vì vậy, công ty nên hoàn thiện
hợp đồng lao động để đảm bảo cho chế độ lương, thưởng được chắc
chắn hơn như sau:
Tại các mục: mức lương chính hoặc tiền công, phụ cấp, chế độ nâng
lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các thỏa thuận khác, công ty
sẽ ghi dòng chữ: “theo quy chế tiền lương của công ty”.
Tại mục: tiền thưởng, công ty sẽ ghi dòng chữ: “ được thưởng đạt
chỉ tiêu doanh số theo quy chế tiền lương của công ty”
Vì như vậy, khi thay có sự thay đổi về lương, thưởng, công ty chỉ

cần ban bố quy chế tiền lương mới và hiệu lực áp dụng mà không cần


22
phải ký phụ lục hợp đồng. Vì thông thường công ty sẽ hay bỏ sót thủ tục
này.
b. Giải pháp hoàn thiện chứng từ về chi phí xăng xe ô tô
Theo quy định của Luật thuế, chỉ có những chi phí phục vụ cho mục
đích sản xuất kinh doanh mới được tính là chi phí hợp lý nên chi phí
xăng xe ô tô chỉ được tính là chi phí hợp lý khi sử dụng cho mục đích
kinh doanh. Để xác định chi phí xăng xe phát sinh có phục vụ cho mục
đích kinh doanh hay không cần phải dựa vào sổ theo dõi lịch trình xe
trong đó nêu rõ lộ trình của xe (đi công tác ở đâu, giao hàng ở khu vực
nào, theo lệnh điều động của ai, số km hoạt động) và quy định quản lý
sử dụng xe trong đó quy định rõ định mức sử dụng xăng xe, định mức
bảo dưỡng, bảo trì xe.
Định kỳ khi thanh toán tiền xăng xe, kế toán căn cứ vào số km hoạt
động trong sổ lịch trình xe và định mức xăng xe trong quy định quản lý
sử dụng xe để ước tính số lít xăng cần sử dụng và đối chiếu với số lít
xăng trên hóa đơn để thanh toán chi phí xăng xe. Phải bảo đảm không
được thanh toán vượt định mức.
Đối với lượng xăng xe không sử dụng cho mục đích kinh doanh (như
xăng xe phục vụ các cuộc tổ chức liên hoan công ty, phục vụ cho các việc
hiếu sự, hỉ sự của nhân viên trong công ty) không được tính vào chi phí
hợp lý khi quyết toán thuế.
c. Giải pháp hoàn thiện chứng từ về công tác phí
Đối với chi phí công tác, công ty không có giấy đi đường nên chi phí
này chắc chắn sẽ bị xuất toán do không đủ cơ sở chứng minh nhân viên
công ty có đi công tác hay không. Giải pháp hoàn thiện là bổ sung giấy
đi đường theo mẫu số 04-LĐTL ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐBTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính.

d. Giải pháp hoàn thiện chứng từ về chi phí khuyến mại


23
Đối với chi phí khuyến mại, mặc dầu công ty đã có đầy đủ các
chứng từ theo quy định của luật thuế. Tuy nhiên, công ty đã vi phạm
luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại khi không đăng ký
thực hiện chương trình khuyến mại với cơ quan Thương Mại. Luật thuế
TNDN đã quy định tất cả các khoản chi phí được trừ phải có đầy đủ hóa
đơn, chứng từ theo quy định của Pháp luật. Trong trường hợp này, công
ty đã thiếu “văn bản xác nhận việc đăng ký thực hiện chương trình
khuyến mại” với cơ quan Thương Mại, nên chi phí khuyến mại của
công ty chắc chắn sẽ bị xuất toán khi quyết toán thuế. Vì vậy, trong năm
2012, công ty cần phải đăng ký thực hiện khuyến mại đối với những
chương trình khuyến mại đang thực hiện. Trình tự, thủ tục đăng ký thực
hiện theo Nghị định số 37/2006/NĐ-CP ngày 04/4/2006.
e. Giải pháp hoàn thiện chứng từ về chi phí lãi vay
Chi phí lãi vay của công ty đều phục vụ cho mục đích kinh doanh
(chuyển trả tiền hàng) và tất cả các khoản vay đều phát sinh khi công ty
không đủ vốn hoạt động (thể hiện trên số dự sổ quỹ tiền mặt và tiền gửi
tại thời điểm phát sinh vay), hồ sơ chứng từ vay đầy đủ theo quy định
của pháp luật.
Tuy nhiên, công ty lại không có các bản đối chiếu xác nhận công nợ
khách hàng hàng tháng và trên sổ chi tiết tài khoản phải thu tiền hàng lại
có những công nợ quá thời hạn thanh toán mà không có văn bản thỏa
thuận về việc gia hạn thanh toán giữa công ty và khách hàng. Việc không
có các bản đối chiếu xác nhận công nợ của khách hàng hàng tháng sẽ
không thể chứng minh với cơ quan thuế lưu lượng thu tiền hàng khách
hàng là chính xác về thời điểm và số liệu như đã báo cáo đặc biệt với các
khách hàng thu bằng tiền mặt. Việc phát sinh các khoản nợ quá hạn theo

hợp đồng có thể bị cơ quan thuế quy kết là do bởi việc quản lý thu hồi nợ
không tốt của công ty nên dẫn đến vốn kinh doanh của công ty bị khách
hàng chiếm dụng. Vì vậy, các khoản vay của công ty chưa có cơ sở hợp


24
lý. Công ty cần phải khắc phục bằng cách bổ sung đầy đủ các biên bản
xác nhận công nợ đối với khách hàng hàng tháng, lưu lại các thư đòi nợ
đã gửi cho các khách hàng và ký kết phụ lục hợp đồng về việc gia hạn nợ
đối với các khoản nợ quá hạn của khách hàng.


25
KẾT LUẬN
Chứng từ kế toán là bằng chứng hợp pháp, hợp lý chứng minh
các nghiệp vụ kinh tế thực sự phát sinh và thực sự hoàn thành và là căn
cứ để ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán trong quyết toán toán thuế
TNDN là căn cứ pháp lý chứng minh cho kết quả tính thuế TNDN mà
doanh nghiệp đã tính và nộp cho cơ quan thuế. Cũng qua việc kiểm tra
chứng từ kế toán, cơ quan thuế mới có thể xác định được việc thực hiện
nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp đến đâu, cần phải khắc phục ở điểm
nào. Chính vì vậy, việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phục vụ
quyết toán thuế TNDN cần phải được quan tâm nhiều hơn trong các
doanh nghiệp bởi vì nó ảnh hưởng một phần đáng kể đến lợi nhuận của
doanh nghiệp. Trong khuôn khổ phạm vi và mục đích nghiên cứu, luận
văn đã giải quyết các vấn đề cơ bản sau:
Thứ nhất, luận văn đã trình bày lý luận cơ bản về tổ chức hệ thống
chứng từ kế toán trong doanh nghiệp thương mại nhỏ và vừa nhằm phục
vụ quyết toán thuế TNDN.
Thứ hai, luận văn đã trình bày được hệ thống tổ chức chứng từ kế toán

phục vụ quyết toán thuế TNDN tại công ty cổ phần Bắc Âu và những hạn
chế còn tồn tại về mặt chứng từ quyết toán thuế TNDN năm 2011.
Thứ ba, trên cơ sở nghiên cứu các chế độ kế toán, các văn bản pháp
luật về thuế và các văn bản pháp luật khác, luận văn đã đưa ra được
những giải pháp hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán phục vụ quyết
toán thuế TNDN.
Những giải pháp hoàn thiện hệ thống chứng từ mà luận văn đưa ra
có thể áp dụng trong công tác quyết toán thuế TNDN tại công ty Cổ
phần Bắc Âu nhằm nâng cao chất lượng hệ thống chứng từ phục vụ
quyết toán thuế TNDN.