Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần du lịch dịch vụ hội an (tt)

1

MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Trong những năm gần đây, nền kinh tế - xã hội Việt Nam ngày
một phát triển, đem lại cho các doanh nghiệp nhiều thời cơ cũng như
thách thức, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có sự thay đổi trong công
tác quản lý, điều hành, tiết kiệm chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả
kinh doanh để cạnh tranh với thị trường trong và ngoài nước.
Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp cần phải có những hoạch
định chiến lược cũng như cách quản lý hữu hiệu từ khâu mua hàng
đến khâu thanh toán, để tránh thất thoát tài sản, tiết kiệm chi phí … là
một cách tốt nhất để tồn tại và phát triển bền vững.
Hiện nay, tại công ty đã thiết lập các thủ tục kiểm soát nội bộ
đối với chu trình mua hàng và thanh toán. Tuy nhiên, việc kiểm soát
còn nhiều bất cập và hạn chế. Vì vậy, việc tăng cường kiểm soát nội
bộ chu trình mua hàng và thanh toán là một yêu cầu cấp thiết nhằm
hỗ trợ doanh nghiệp hạn chế những rủi ro dẫn đến thất thoát tài sản.
Xuất phát từ thực tế đó, tôi đã chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát
nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Du
lịch Dịch vụ Hội An” làm Luận văn tốt nghiệp Cao học.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở lí luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán, đồng thời căn cứ vào thực tiễn về kiểm soát nội bộ chu
trình mua hàng và thanh toán tại đơn vị, từ đó đưa ra các giải pháp
phù hợp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán tại Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An.


2

3. Các câu hỏi đặt ra trong nghiên cứu
- Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán có cần
thiết cho việc hạn chế thất thoát tài sản của Công ty Cổ phần Du lịch
Dịch vụ Hội An hay không ?
- Làm thế nào để kiểm soát tốt nhất việc thất thoát tài sản của
Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An ?
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu lí luận về kiểm soát nội
bộ chu trình mua hàng và thanh toán cũng như thực trạng về kiểm
soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Du
lịch Dịch vụ Hội An. Từ đó vận dụng những lí luận đã nghiên cứu,
đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chu trình mua hàng
và thanh toán tại công ty.
- Phạm vi nghiên cứu: Luận văn chỉ tập trung vào nghiên cứu
công tác kiểm soát nội bộ đối với khâu mua hàng và thanh toán tiền
mua hàng tại Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An.
5. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu luận văn, tác giả đã sử dụng phương
pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, phương pháp điều tra
phân tích, phỏng vấn, tổng hợp, đối chiếu, thu thập thông tin để đánh
giá công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán, từ đó
đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua
hàng và thanh toán tại công ty.
6. Những đóng góp của đề tài
- Về mặt lí luận: Luận văn đã hệ thống hóa các vấn đề kiểm
soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong các doanh nghiệp.
- Về mặt thực tiễn: Trên cơ sở những tồn tại trong công tác
kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ
phần Du lịch Dịch vụ Hội An, từ đó đưa ra các giải pháp, các kiến

3

nghị nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh
toán, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
7. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham
khảo, luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề lí luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chu
trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán tại Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An.
Chương 3: Các giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An.


4

CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT
NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo Ủy ban của Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian
lận về báo cáo tài chính (COSO): “Kiểm soát nội bộ là một quá trình
do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi
phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý.
- Kiểm soát là một quá trình. Kiểm soát nội bộ bao gồm một

chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện cho mọi bộ phận trong đơn vị và
được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát
là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được mục tiêu của mình.
1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Mục tiêu 1: Bảo vệ tài sản của đơn vị
Mục tiêu 2: Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin
Mục tiêu 3: Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý
Mục tiêu 4: Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý
1.1.3. Những yếu tố cơ bản cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.3.1. Môi trường kiểm soát
a. Đặc thù về quản lý
b. Cơ cấu tổ chức
c. Chính sách nhân sự
d. Công tác lập kế hoạch và dự toán
e. Ủy ban kiểm soát
f. Bộ phận kiểm toán nội bộ


5

g. Môi trường bên ngoài
1.1.3.2. Hệ thống kế toán
a. Lập chứng từ kế toán
b. Ghi chép sổ sách kế toán
c. Lập báo cáo tài chính
1.1.3.3. Các thủ tục kiểm soát
a. Nguyên tắc phân công phân nhiệm
b. Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm
c. Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
1.2. NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA

HÀNG KIỂM TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Khái niệm về chu trình mua hàng và thanh toán
- Là giai đoạn đầu tiên của hoạt động sản xuất kinh doanh, liên
quan tới việc mua hàng và nghiệp thanh toán đối với tài sản cố định,
vật tư, hàng hóa.
1.2.2. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
a. Xử lý các đơn đặt mua hàng và ký hợp đồng mua bán
b. Nhận hàng hóa, dịch vụ và kiểm định
c. Ghi nhận các khoản nợ người bán
d. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán người bán
1.2.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng
và thanh toán
- Hàng hóa mua vào đảm bảo về quy cách, chất lượng, số
lượng.
- Các nghiệp vụ thanh toán đều được phê chuẩn bởi người có
thẩm quyền trước khi thực hiện.
- Việc thanh toán phải đảm bảo đúng với số lượng hàng thực tế
mua, đúng nhà cung cấp.


6

- Các nghiệp vụ mua vào phải có đầy đủ chứng từ đi kèm như:
Yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng, báo cáo nhận
hàng, hóa đơn của người bán ... có sự phê chuẩn của người có thẩm
quyền.
1.2.4. Những rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và
thanh toán
- Người không có thẩm quyền có thể vẫn đề nghị mua hàng
được.

- Bộ phận mua hàng gian lận trong việc đặt hàng, bộ phận này
sử dụng hàng hóa cho mục đích riêng và trình hóa đơn để được thanh
toán liên quan đến hàng hóa đó.
- Bộ phận mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà không bán
hàng hóa phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì bộ phận
này đảm nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp.
1.2.5. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong
doanh nghiệp
1.2.5.1. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng
- Yêu cầu mua hàng: Khi có yêu cầu hàng hóa, các bộ phận có
liên quan sẽ căn cứ trên làm thủ tục yêu cầu mua hàng. Đây là chứng
từ khởi đầu cho chu trình mua hàng.
- Đặt hàng: Đơn đề nghị mua hàng chuyển cho bộ phận phụ
trách mua hàng. Để kiểm soát nội bộ tốt thì bộ phận này sẽ độc lập
với các phòng ban khác và chịu trách nhiệm mọi nghiệp vụ mua hàng
hóa, dịch vụ từ bên ngoài.
- Nhận hàng: Khi hàng được vận chuyển đến địa điểm giao
hàng đã được thỏa thuận trước, bộ phận nhận hàng sẽ căn cứ vào đơn
đặt hàng và hợp đồng mua bán để kiểm tra thực tế về quy cách, số
lượng và chất lượng của hàng nhận.


7

- Trả lại hàng: Khi kiểm nhận, nếu phát hiện hàng không đúng
quy cách, chất lượng không đảm bảo hoặc số lượng không đúng với
đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, hóa đơn, bộ phận mua hàng có
quyền từ chối, xúc tiến các thủ tục trả lại hàng.
1.2.5.2. Kiểm soát nội bộ chu trình thanh toán
Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán hàng tồn kho sẽ ghi

nhận nghiệp vụ mua hàng vào sổ chi tiết hàng hóa. Bộ chứng từ đầy
đủ của từng nghiệp vụ mua hàng bao gồm: Đơn đề nghị mua hàng,
đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, biên bản kiểm nhận hàng hóa, hóa
đơn.
Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho người bán do bộ phận
phòng tài vụ thực hiện. Sự tách rời giữa hai chức năng là kiểm tra và
chấp nhận thanh toán. Đây là biện pháp kiểm soát hữu hiệu.
Cuối tháng, bộ phận kế toán công nợ cần phải đối chiếu công nợ
với nhà cung cấp, đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ Cái.


8

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN DU LỊCH DỊCH VỤ HỘI AN
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH DỊCH
VỤ HỘI AN
2.1.1. Đặc điểm hình thành và phát triển của Công ty
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
2.1.2.1. Chức năng
2.1.2.2. Nhiệm vụ
2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty
2.1.4. Tổ chức kế toán tại công ty
2.1.4.1. Sơ đồ tổ chức kế toán tại công ty
2.1.4.2. Hình thức kế toán tại công ty
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA
HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH
DỊCH VỤ HỘI AN

2.2.1. Môi trường kiểm soát
2.2.1.1. Các nhân tố bên trong
- Sự vận hành và tính hữu hiệu của các chính sách, thủ tục của
đơn vị, trong đó nhân tố chủ yếu là nhận thức và hành động của nhà
quản lý.
2.2.1.2. Các nhân tố bên ngoài
- Cục Thuế, thanh tra về lao động (kiểm tra tình hình sử dụng lao
động, các chế độ quyền lợi, thu nhập người lao động), báo cáo tình hình
sản xuất kinh doanh cho Phòng Thương mại Du lịch Hội An...
2.2.1.3. Hệ thống sổ sách, báo cáo và tài khoản kế toán


9

- Bảng cân đối kế toán
Mẫu số B 01 - DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Mẫu số B 02 - DN
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Mẫu số B 03 - DN
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính
Mẫu số B 09 – DN
2.2.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh
toán tại công ty
* Đối với khâu mua hàng
Mua hàng đúng tên hàng, đảm bảo đúng quy cách, chất lượng,
số lượng kết cấu của hàng, mua đúng nhà cung cấp, đúng giá, mua
đúng theo sự phê duyệt của lãnh đạo.
* Đối với khâu thanh toán
Việc thanh toán phải đảm bảo đúng với số lượng hàng thực tế

mua, đúng nhà cung cấp.
Thanh toán đúng giá đã thỏa thuận trên hợp đồng, trả đủ số tiền
thực sự nợ nhà cung cấp.
Thanh toán đúng hạn các khoản nợ nhà cung cấp, đã cam kết
thời hạn thanh toán.
2.2.3. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại
Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An
2.2.3.1. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng
- Thủ tục yêu cầu mua hàng:
Khi có yêu cầu hàng hóa, các bộ phận liên quan sẽ căn cứ trên
nhu cầu của bộ phận, cân đối hàng hóa tồn tại kho, kế hoạch mua
hàng, kế hoạch tiêu thụ của công ty.
- Đặt hàng:
Căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng đã được duyệt, bộ phận
mua hàng lập đơn đặt hàng.
- Nhận hàng:


10

Bộ phận nhận hàng kiểm tra về số lượng hàng phải đủ theo yêu
cầu mua hàng, đơn đặt hàng, chủng loại hàng phải được ghi rõ ràng
để dễ kiểm tra, chất lượng đảm bảo đúng nhu cầu sử dụng và còn
trong thời hạn dùng.
* Quy trình kiểm soát mua hàng tại công ty thực hiện qua các bước
sau:
- (1): Căn cứ vào nhu cầu thực tế hàng tồn kho và nhu cầu hàng hóa,
các bộ phận lập phiếu yêu cầu mua hàng trình kế toán trưởng, giám
đốc phê duyệt.
- (2): Căn cứ vào yêu cầu mua hàng đã được duyệt, bộ phận mua

hàng lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá cả, tiến hành làm thủ tục
mua hàng.
- (3): Bộ phận mua hàng hoàn tất các thủ tục cần thiết (phiếu yêu cầu
mua hàng, đơn đặt hàng...), tiến hành đặt hàng và mua hàng hóa với
nhà cung cấp của công ty.
- (4): Bộ phận mua hàng tiến hành làm hợp đồng, đặt hàng với nhà
cung cấp đã được lựa chọn.
- (5): Khi hàng về bộ phận nhận hàng, kế toán, thủ kho tiến hành làm
thủ tục nhận hàng, kiểm tra chất lượng hàng hóa, chọn mẫu kiểm tra.
- (6): Lập biên bản kiểm nhận hàng có đầy đủ chữ ký xác nhận của
các bên liên quan: Bộ phận nhận hàng, kế toán, nhà cung cấp nếu
hàng hóa đạt yêu cầu.
- (7): Thủ kho tiến hành nhận hàng hóa đồng thời kiểm tra hàng hóa
về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại … sau đó, ký vào biên bản
nhận hàng và tiến hành nhập kho.
- (8): Thủ kho tiến hành nhận hàng hóa, nhập kho, ký phiếu nhập kho
và lên thẻ kho theo từng mặt hàng.


11

- (9): Sau khi hoàn thành các thủ tục mua hàng, nhận hàng. Bộ phận
mua hàng làm giấy đề nghị thanh toán tiền hàng trình kế toán trưởng,
giám đốc phê duyệt.
- (10): Sau khi giấy đề nghị thanh toán được duyệt, chuyển cho bộ
phận kế toán thanh toán làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp.
2.2.3.2. Kiểm soát nội bộ chu trình thanh toán
Khi đến hạn thanh toán, kế toán thanh toán chuyển bộ chứng
từ thanh toán cho kế toán trưởng, giám đốc xét duyệt và chấp nhận
thanh toán. Đối với thanh toán bằng tiền mặt kế toán thanh toán căn

cứ vào chứng từ gốc lập phiếu chi, phiếu chi được lập thành 03 liên:
- Một liên kế toán thanh toán lưu;
- Một liên chuyển cho thủ quỹ lưu;
- Một liên chuyển cho nhà cung cấp.
Bảng 2.5: Phiếu chi
Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An
PHIẾU CHI
Ngày 05 tháng 10 năm 2011
Quyển số
Số: 14/10
Nợ TK 152: 10.877.500
Có TK 111: 10.877.500
Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Đình Toàn
Địa chỉ
Phòng kế toán
Lý do chi:
Thanh toán tiền mua hàng
Số tiền
10.877.500
Kèm theo...
Chứng từ gốc.................
Giám đốc

Kế toán trưởng

Thủ quỹ

Người lập Người nhận tiền

Đã nhận đủ số tiền (bằng chữ): (Mười triệu, tám trăm bảy bảy ngàn, năm trăm

đồng y)
(Nguồn: Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An)


12

Trường hợp mà nhân viên mua hàng ứng tiền để thanh toán trước
cho nhà cung cấp thì người xin tạm ứng phải viết giấy đề nghị tạm
ứng. Giấy đề nghị tạm ứng phải có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế
toán trưởng, phụ trách bộ phận và người tạm ứng.
* Quy trình kiểm soát thanh toán tại công ty được thực hiện qua các
bước sau:
- (1): Khi nhận được bộ chứng từ thanh toán của bộ phận mua hàng,
căn cứ vào các chứng từ có liên quan đến việc mua hàng, kế toán
thanh toán lập phiếu chi trình kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt.
- (2): Chuyển chứng từ chi tiền cho thủ quỹ chi tiền, xuất quỹ (thanh
toán cho bộ phận mua hàng hoặc thanh toán cho nhà cung cấp).
- (3): Đến cuối kỳ, bộ phận kế toán sẽ in ra bản kê phiếu nhập, sổ chi
tiết công nợ, sổ chi tiết vật tư, tiến hành kiểm tra đối chiếu số lượng
nguyên liệu với thủ kho và kế toán kho.
2.2.4. Đánh giá công tác KSNB chu trình mua hàng và thanh
toán tại công ty
* Ưu điểm
- Ban giám đốc công ty luôn chú trọng vào công tác lập kế
hoạch mua hàng, kiểm tra hàng hóa.
- Chứng từ kế toán ở công ty được lập đầy đủ và được đánh số
thứ tự trước khi sử dụng và tuân theo các quy định hiện hành.
- Khâu lập kế hoạch, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp cho tới
lúc nhận hàng đều được tổ chức thực hiện rất là chặt chẽ, đặc biệt là
khâu kiểm tra về chất lượng hàng hóa mua vào.

* Hạn chế
- Các thành viên ban kiểm soát đều là thành viên kiêm nhiệm
vì vậy họ không có thời gian để thực hiện các nhiệm vụ của ban kiểm
soát.


13

- Khâu mua hàng chưa được kiểm soát hữu hiệu, bộ phận
mua hàng kiêm nhiều khâu từ công tác liên hệ với nhà cung cấp, đặt
hàng, nhận hàng … việc phân công này đã vi phạm nguyên tắc bất
kiêm nhiệm.
- Công ty chưa chú trọng đến công tác lập kế hoạch thanh
toán, điều này dẫn đến những khó khăn về cân đối tài chính.
* Nguyên nhân của những tồn tại
- Ban kiểm soát chưa thực sự phát huy được chức năng và nhiệm vụ
của mình.
- Chưa có kiểm tra, đối chiếu thường xuyên về việc thực hiện
kiểm soát nội bộ.
- Công ty chưa chú trọng đến công tác lập kế hoạch.


14

CHƯƠNG 3
CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN DU LỊCH DỊCH VỤ HỘI AN
3.1. XÁC ĐỊNH CÁC MỤC TIÊU KIỂM SOÁT
Hiện nay, công ty quan tâm đến hiệu quả kinh doanh của đơn vị,

chưa quan tâm nhiều đến việc đảm bảo tuân thủ các quy định, quy
chế nội bộ nhằm hạn chế tối đa những thất thoát về tài sản của đơn
vị, việc kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán chưa chặt chẽ.
3.2. TĂNG CƯỜNG CÁC THỦ TỤC KSNB CHU TRÌNH MUA
HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY
3.2.1. Đối với nghiệp vụ mua hàng nhập kho
* Khâu đặt hàng:
- Tránh sự thông đồng với nhà cung cấp để nhận tiền hoa hồng,
nâng giá.
* Khâu nhận hàng:
- Nhận hàng cần kiểm tra kỹ về số lượng, chủng loại hàng hóa,
mẫu mã, chất lượng … đúng theo đơn đặt hàng, nếu phát hiện sai sót
phải báo ngay cho nhà cung cấp để trả hoặc đổi lại hàng. Đối với
hàng mua đang đi đường cuối tháng chưa về nhập kho, kế toán công
ty cần theo dõi vào tài khoản 151 (hàng mua đang đi đường), ghi theo
giá tạm tính cho đến khi hàng về nhập kho căn cứ vào hóa đơn để
điều chỉnh tăng hoặc giảm, phản ánh vào sổ sách kế toán, tránh
trường hợp bỏ sót nghiệp vụ.
3.2.2. Đối với nghiệp vụ thanh toán
Các chứng từ thanh toán tại công ty do kế toán thanh toán tập
hợp phải được kiểm tra và phê duyệt của giám đốc, kế toán trưởng
hoặc người được ủy quyền.


15

Cần tách biệt kế toán tiền (tiền mặt, TGNH) và kế toán thanh
toán, công nợ. Khi đến hạn thanh toán, kế toán thanh toán tập hợp các
chứng từ thanh toán, tiến hành đối chiếu, kiểm tra các chứng từ như:
Số tiền trên giấy đề nghị thanh toán là số tiền phải trả trên hóa đơn do

nhà cung cấp chuyển đến: số lượng, chủng loại, mẫu mã trên hóa đơn
phải đúng với đơn đặt hàng, phiếu nhập kho ... chuyển cho kế toán
tiền kiểm tra lại.
3.2.3. Hoàn thiện quy trình KSNB mua hàng và thanh toán
Căn cứ các giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình mua
hàng và thanh toán. Tác giả hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ chu
trình mua hàng và thanh toán tại công ty, gồm các bước sau đây:
(1) Căn cứ vào thực tế hàng tồn kho hiện có và nhu cầu về hàng
hóa phục vụ kinh doanh, nhu cầu hàng hóa các bộ phận, lập phiếu
yêu cầu mua hàng.
(2) Phòng cung ứng căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng và kế
hoạch mua hàng đã được phế duyệt tham mưu lãnh đạo phê duyệt
phiếu yêu cầu mua hàng. Giám đốc, trưởng phòng cung ứng công ty
phê duyệt.
(3) Căn cứ phiếu yêu cầu hàng hóa đã được phê duyệt, bộ phận
mua hàng tiến hành làm thủ tục mua hàng.
(4) Làm thủ tục mua hàng
(5) Tiến hành lựa chọn nhà cung cấp
(6) Bộ phận mua hàng hoàn tất các thủ tục cần thiết (phiếu yêu
cầu mua hàng, đơn đặt hàng ...), tiến hành đặt hàng và mua hàng hóa.
(7) Tiến hành làm thủ tục hợp đồng, đơn đặt hàng với nhà cung
cấp đã được lựa chọn.
(8) Khi hàng về bộ phận kiểm tra chất lượng hàng hóa, chọn
mẫu kiểm tra.


16

(9) Kiểm nhận hàng có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên
quan.

(10) Thủ kho tiến hành nhận hàng hóa đồng thời kiểm tra hàng
hóa về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại.
(11) Thủ kho lên thẻ kho số lượng hàng hóa nhập kho và ký
phiếu nhập kho.
(12) Sau khi hoàn thành các thủ tục mua hàng, nhận hàng. Bộ
phận mua hàng làm giấy đề nghị thanh toán chuyển cho bộ phận kế
toán.
(13) Kế toán thanh toán kiểm tra chứng từ thanh toán.
(14) Kế toán thanh toán lập chứng từ thanh toán trình kế toán
trưởng, giám đốc phê duyệt.
(15) Chuyển chứng từ thanh toán đã được duyệt cho thủ quỹ.
(16) Căn cứ vào các chứng từ có liên quan đến việc mua hàng,
thủ quỹ thanh toán cho bộ phận mua hàng hoặc thanh toán cho nhà
cung cấp.
(17,18) Nhập dữ liệu vào máy, cuối kỳ phòng kế toán sẽ in ra
bản kê phiếu nhập, sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết vật tư.
3.3. HOÀN THIỆN SỔ SÁCH, BÁO CÁO PHỤC VỤ KSNB
CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY
3.3.1. Trình tự luân chuyển chứng từ
* Quy trình mua hàng được thực hiện qua các bước như sau:
Bước 1: Khi có nhu cầu các bộ phận có nhu cầu lập phiếu yêu cầu
hàng hóa
Bước 2: Phiếu yêu cầu hàng hóa được gửi cho phòng cung ứng
Bước 3: Căn cứ vào phiếu yêu cầu hàng hóa hoặc kế hoạch mua hàng
hóa, dự trù hàng hóa, bộ phận mua hàng thực hiện các thủ tục như
thu thập báo giá, chọn giá cả và nhà cung cấp hợp lý nhất trình lãnh
đạo phê duyệt, đưa ra quyết định mua hàng.


17

Bước 4: Sau khi thỏa thuận phòng cung ứng lập đơn đặt hàng, hợp
đồng mua hàng trình giám đốc ký duyệt.
Bước 5: Căn cứ vào hợp đồng đã ký, bộ phận mua hàng thông báo số
lượng và thời gian nhận hàng cho thủ kho.
Bước 6: Hàng hóa được giao đến tận kho công ty
- Căn cứ vào hợp đồng, đơn đặt hàng bộ phận nhận hàng kiểm
tra chất lượng, số lượng hàng hóa.
- Đồng thời thủ kho phải theo dõi, cập nhập số lượng thực nhập
vào thẻ kho, sổ kho.
Bước 7: Nhà cung cấp giao hóa đơn thông thường hoặc hóa đơn
GTGT cho nhân viên mua hàng.
Bước 8: Hóa đơn bán hàng thông thường hoặc hóa đơn GTGT được
bộ phận mua hàng chuyển cho kế toán kho.
Bước 9: Kế toán kho nhập dữ liệu vào máy tính, in phiếu nhập kho.
Bước 10: Bộ phận kế toán liên quan căn cứ vào phiếu nhập kho và
hóa đơn để ghi sổ kế toán.
* Quy trình thanh toán được thực hiện qua các bước như sau:
Bước 1: Bộ phận mua hàng sau khi hoàn thành nghiệp vụ mua hàng,
lập giấy đề nghị thanh toán chuyển cho kế toán thanh toán.
Bước 2: Khi có nhu cầu thanh toán, kế toán thanh toán lập chứng từ
thanh toán.
Bước 3: Căn cứ vào chứng từ gốc liên quan đến nghiệp vụ mua hàng,
kế toán lập phiếu chi tiền mặt nếu thanh toán bằng tiền mặt, lập ủy
nhiệm chi nếu thanh toán qua ngân hàng.
Bước 4: Chuyển toàn bộ chứng từ thanh toán cho kế toán trưởng,
giám đốc ký phê duyệt chấp nhận thanh toán.
Bước 5: Căn cứ vào chứng từ thanh toán, chuyển cho thủ quỹ làm thủ
tục thanh toán.
Bước 6: Xuất quỹ.

18

Bước 7,8: Kế toán các bộ phận liên quan theo dõi, ghi sổ và lưu
chứng từ.


19

3.3.2. Hệ thống sổ sách, báo cáo
a. Báo cáo tổng hợp mua hàng
Bảng 3.1: Báo cáo tổng hợp mua hàng

Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An
BÁO CÁO TỔNG HỢP MUA HÀNG
SỐ:
Tháng 10 năm 2011
Chứng từ
Ngày, tháng
ghi sổ

Số hiệu

(1)

(2)

Ngày

Diễn giải

tháng
(3)

(4)

Tài khoản ghi Nợ
TK khác
CC Nguyên
Số
Số tiền
DC vật liệu
hiệu
(5)

Số chuyển
sang
05/10/2011

PN1

05/10

05/10/2011

PN2

05/10

Mua thực
phẩm
Mua khăn
Cộng

(6)

(7)

(8)

Phải trả
người
bán (ghi
Có)
(9)

152

15.250.000

152

10.887.500

331

725.000

111

153

chuyển
trang sau

Người ghi sổ

Kế toán trưởng

Ngày 31 tháng 10 năm 2011
Giám đốc


20

b. Báo cáo công tác thu mua
Bảng 3.2: Báo cáo công tác thu mua
Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An
BÁO CÁO CÔNG TÁC THU MUA
SỐ:
Tháng 10 năm 2011

TT
1

2

Nhà cung cấp
Metro Đà Nẵng

Cty Phú Gia

Lập bảng

Tên hàng hóa
Thịt bò
Thịt heo
Bí sọc
Xà lách
Mực lá
Khăn

ĐVT
kg
kg
kg
kg
kg
cái

Kế toán trưởng

Kế
hoạch
45
20
15
5
10

290

Thực hiện

Ghi
chú

45
20
15
5
10
290

Ngày 31 tháng 10 năm 2011
Giám đốc


21

c. Báo cáo công nợ phải trả
Bảng 3.3: Báo cáo công nợ phải trả
Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An
BÁO CÁO CÔNG NỢ PHẢI TRẢ
SỐ:
Tháng 10 năm 2011
TT

1
2

Nhà cung
cấp

Metro Đà
Nẵng
Cty Phú
Gia

Thời gian nợ

Số tiền

Ghi

Đã trả

Chưa

Quá

đủ

trả

hạn

Ngày nợ

Ngày trả

05/10/2011

05/11/2011

9.750.000

07/10/2011

07/11/2011

725.000

.

Lập bảng

Kế toán trưởng

Ngày 31 tháng 10 năm 2011
Giám đốc

3.4. CÁC GIẢI PHÁP BỔ SUNG NHẰM TĂNG CƯỜNG KSNB
CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY
3.4.1. Tăng cường công tác quản lý
3.4.2. Chính sách nhân sự
Phát triển đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực, có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ cao. Định kỳ, công ty cần luân chuyển cán bộ

chú

22

làm việc ở các bộ phận phù hợp với trình độ và lứa tuổi, điều chuyển
cán bộ quản lý giữa các bộ phận với nhau.
3.4.3. Công tác lập kế hoạch
Công ty cũng nên xây dựng kế hoạch thanh toán ngay từ đầu
năm để biết được luồng tiền đi ra là bao nhiêu từ đó có chính sách
cân đối thu chi cho hợp lý.
3.4.4. Hệ thống kế toán
Để thuận tiện cho việc tra cứu, kiểm tra chứng từ khi cần thiết
đồng thời kiểm soát chứng từ cần phải đánh số liên tục các chứng từ
và mã hóa cho các danh mục chứng từ.


23

KẾT LUẬN
Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay,
kiểm soát tốt chi phí kinh doanh là vấn đề được các nhà quản lý quan
tâm hàng đầu. Để làm được điều đó, các doanh nghiệp phải thiết lập
được một hệ thống kiểm soát tốt các khoản chi phí ngay từ trong nội
bộ đơn vị thông qua các thủ tục kiểm soát chi phí.
Qua nghiên cứu lí luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng
và thanh toán và thực trạng KSNB chu trình mua hàng và thanh toán
tại Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An, luận văn đã giải quyết
được một số vấn đề như sau:
- Hệ thống hóa lí luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán, những rủi ro có thể xảy ra, các mục tiêu, chức năng, các

thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán.
- Tìm hiểu đặc điểm hình thành và phát triển của công ty, tình hình
hoạt động kinh doanh, tổ chức quản lý tại công ty, thực trạng kiểm
soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty, những ưu
điểm, hạn chế cũng như những nguyên nhân dẫn đến những tồn tại
đó.
- Xác định các mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán tại Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An.
- Tăng cường các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán tại Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An.
- Hoàn thiện sổ sách, báo cáo phục vụ cho kiểm soát nội bộ mua hàng
và thanh toán tại Công ty Cổ phần Du lịch Dịch vụ Hội An.