Tiểu luận lớp bồi dưỡng cán bộ quản lý phổ thông 2017 Công tác quản lý văn bản tại trường Tiểu học Bình trị huyện Kiên Lương tỉnh Kiên Giang

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA
Lớp bồi dưỡng cán bộ Quản lý giáo dục tiểu học
và trung học phổ thông tỉnh Kiên Giang

TÊN TIỂU LUẬN :

CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC BÌNH TRỊ, HUYỆN
KIÊN LƯƠNG, TỈNH KIÊN GIANG

Học viên: La Hồng Sơn
Đơn vị công tác: Trường tiểu học Bình Trị

1 02/2016
Kiên Giang, tháng


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA
Lớp bồi dưỡng cán bộ Quản lý giáo dục tiểu học
và trung học phổ thông tỉnh Kiên Giang

TÊN TIỂU LUẬN :

CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH
CHÍNH TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC BÌNH TRỊ,
HUYỆN KIÊN LƯƠNG, TỈNH KIÊN GIANG

Học viên: La Hồng Sơn
Đơn vị công tác: Trường tiểu học Bình Trị

Kiên Giang, tháng 02/2016
2


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC TP. HỒ CHÍ MINH

PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA
Họ và tên :……………………………………………………………………………
Lớp: …………………………………………………Khóa ………..(20….- 20….)
Tên đề tài:
………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………….……
NHẬN XÉT VÀ CHO ĐIỂM TỪNG PHẦN
Nhận xét
1. Lý do chọn
đề tài
(tối đa 1,0 điểm)

2. Phân tích tình
hình thực tế
(tối đa 4,0 điểm)

3. Kế hoạch
hành động
(tối đa 3,5 điểm)

4. Kết luận và
kiến nghị
(tối đa 1,0 điểm)
5. Hình thức
trình bày
(tối đa 0,5 điểm)
6. Nhận xét và
đánh giá chung
(Điểm số và chữ)

…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
….
…………………………………………………………………
..…………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
….……………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………

…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
TP. Hồ Chí Minh, ngày……tháng……năm 2015
Người chấm
(Ký và ghi rõ họ tên)

3

Điểm


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình được tham gia khóa bồi dưỡng cán bộ quản lý giáo dục
tiểu học và trung học phổ thông được tổ chức tại Thành phố Rạch Gía, tỉnh
Kiên Giang cho chúng tôi gửi lời cảm ơn và tri ân đến tập thể đội ngũ cán bộ,
giảng viên của Trường cán bộ quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh đã
tận tình truyền đạt kiến thức và kinh nghiệm cho chúng tôi tiếp thu và áp dụng
vào thực tiễn công tác tại nhà trường.
Chúng tôi vô cùng biết ơn Phòng Giáo dục và Đào tạo Thành phố Rạch
Giá và Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Kiên Lương, tỉnh Kiên Giang, Hiệu
trưởng Trường Tiểu học Bình trị đã quan tâm tạo điều kiện cho chúng tôi
được tham dự khóa học này./.
Kiên Giang, ngày tháng 02 năm 2016
Người viết tiểu luận

4


MỤC LỤC
Tên mục

Trang

1. Lý do chọn đề tài…………………………………………………..
1
1.1. Lý do pháp lý………………………………………………………. 1
1.2. Lý do lý luận……………………………………………………… 2
1.3. Lý do thực tiễn……………………………………………………. 2
2. Phân tích tình hình thực tế về công tác văn lý văn bản tại trường
Tiểu học Bình Trị…………………………………………………….. 3
2.1. Giới thiệu khái quát về trường Tiểu học Bình Trị…… ……………3
2.2. Tình hình thực hiện công tác quản lý văn bản tại trường Tiểu học
Bình Trị………………………………………………………………… 3
2.3. Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách chức trong công tác quản lý
văn bản của trường tiểu học Bình Trị.. …............................................6
2.4. Kinh nghiêm thực tế trong công tác quản lý văn bản……………

8

3. Kế hoạch hành động để thực hiện tốt hơn công tác quản lý văn
bản tại trường Tiểu học Bình Trị…………………………………… 10
4. Kết luận và kiến nghị………………………………………………13
4.1.Kết luận…………………………………………………………….13
4.2. Kiến nghị và đề xuất ……………………………………………..13

5


1. Lý do chọn đề tài
1.1. Lý do pháp lý:
Quản lý văn bản là một trong những nội dung mà người làm công tác
quản lý của cơ quan, tổ chức phải thực hiện, Thông tư số 07/2012/TTBNVngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản,
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại khoản 2 điều 2 quy
định: việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp được được áp dụng
đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ
chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề
nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp và đơn vị vũ trang nhân dân (sau
đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). Như vậy, trường học là đơn vị sự nghiệp
được nêu ở trên, nên hiệu trưởng và các phó hiệu trưởng củng phải tuân thủ
và thực hiện đúng theo nội dung hướng dẫn này trong quá trình thực hiện
công tác quản lý nhà trường.
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi, đảm bảo tính thống nhất, phù hợp trong
việc triển khai thực hiện công tác quản lý văn bản tại cơ quan, tổ chức ngày
16 tháng 04 năm 2013 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số
04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của
cơ quan, tổ chức.
Triển khai thực hiện hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh, ngày
11 tháng 9 năm 2014, UBND tỉnh Kiên Giang ban hành Chỉ thị Số: 1917/CTUBND về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Kiêng
Giang, trong đây nêu rõ trách nhiệm của người đứng đầu các sở,ban ngành
tỉnh,UBND các huyện, thị, thành phố và các cơ quan đơn vị trực thuộc trong
công tác này.
Căn cứ chỉ đạo của UBND tỉnh đối với công tác văn thư, lưu trữ nêu
trên, hằng năm theo kế hoạch triển khai nhiệm vụ năm học của Sở Giáo dục
và Đào tạo tỉnh Kiên Giang, Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Kiên Lương
triển khai và yêu cầu các đơn vị trực thuộc phòng thực hiện đầy đủ nội dung

này trong công tác quản lý của ngành và quản lý trường học.
1.2. Lý do lý luận
Trong quá trình thực hiện công tác quản lý tại bấc kỳ tổ chức, người
quản lý thực hiện các hình thức và phương pháp quản lý trong đó có ban hành
văn bản quản lý, tiếp nhận, xử lý và giải quyết văn bản.Trường học là một tổ
chức nên người quản lý nhà trường củng phải thực hiện công tác tổ chức quản
lý văn bản vì đây là một trong những nội dung công việc hàng ngày mang tính
chất thường xuyên.
6


- Tổ chức quản lý văn bản: Là việc nghiên cứu, tổ chức sắp xếp, giải
quyết và lưu trữ văn bản một cách khoa học, hợp lý; nhằm phát huy giá trị
của các loại văn bản; phục vụ hiệu quả quá trình giải quyết công việc của cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
- Nội dung tổ chức quản lý văn bản: công tác văn thư và công tác lưu trữ.
+ Nội dung công tác văn thư: Soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, quản
lý sử dụng con dấu, lập hồ sơ.
+ Nội dung công tác lưu trữ: Thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài
liệu; chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu; thống kê tài liệu; bảo quản tài
liệu; tổ chức sử dụng.
Từ khái niệm, nội dung quản lý văn bản, cho thấy công tác quản lý văn
bản của trường học có hai nội dung công việc với các nghiệp vụ cụ thể được
quy định và hướng dẫn thực hiện rõ ràng được nêu ở phần cơ sở pháp lý.
1.3. Lý do thực tiễn.
Trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn giảng dạy và quản lý
của trường Tiểu học Bình Trị, xã Bình Trị, huyện Kiên Lương, tỉnh Kiên
Giang, Hiệu trưởng nhà trường thực hiện theo sự chỉ đạo và hướng dẫn
chuyên môn và của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Kiên Lương, quản lý
hành chính của UBND xã Bình Trị do vậy, để thực hiện tốt chức năng chuyên

môn và công tác quản lý nhà trường theo nguyên tắc quản lý của ngành, lãnh
thổ và công tác quản lý nội bộ thì văn bản quản lý hành chính là kênh thông
tin chính thống và mang tính chất pháp lý trong hoạt động quản lý của nhà
trường.
Nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý văn bản sẽ góp phần
vào việc năng cao chất lượng, hiệu quả lý nhà trường, hiệu suất và kết quả
thực hiện công tác chuyên môn của cán bộ quản lý và đội ngũ viên chức. Vì,
với hệ thống văn bản được ban hành chặt chẽ, đầy đủ; tiếp nhận, chuyển giao,
triển khai, lưu trữ và tra cứu, cập nhật thường xuyên, nhanh chóng sẽ giúp cho
hoạt đông chuyên môn được triển khai một cách kịp thời, chính xác, trọn vẹn
cũng như việc phản hồi, xin ý kiến chỉ đạo, công tác phối kết hợp được thực
hiện một cách thông suốt, mau lẹ.
Xuất phát từ tình hình thực tiễn công tác quản lý của trường, qua tham
gia lớp bồi dưỡng cán bộ quản lý giáo dục của Trường cán bộ quản lý giáo
dục Thành phố Hồ Chí Minh, với vị trị là Phó Hiệu trưởng phụ trách bậc tiểu
học bản thân nhận thấy vị trí, vai trò và tầm quan trọng của của công tác quản
lý văn bản đối với việc thực hiện công tác quản lý nhà trường nên tôi chọn nội
dung: “Công tác quản lý văn bản tại trường Tiểu học Bình trị, huyện
Kiên Lương, tỉnh Kiên Giang” làm đề tài tiểu luận của khóa của mình với
mong muốn: gắn kết kiến thức của chuyên đề 5 thuộc moudle 3 vào thực tế vị
trí và yêu cầu giải quyết công việc nơi đang công tác.
7


2. Phân tích tình hình thực tế về công tác văn lý văn bản tại trường
Tiểu học Bình Trị
2.1. Giới thiệu khái quát về trường Tiểu học Bình Trị
Trường Tiểu học Bình Trị nằm trên địa bàn xã Bình trị huyện Kiên
Lương, tỉnh Kiên Giang thuộc địa bàn vùng sâu, khu vực biên giới giáp với
vương quốc Campuchia, nơi cư trú của nhiều dân tộc khác nhau mà chủ yêu

là người Kinh, Hoa, Khmer, giao thông đi lại còn có nhiều khó khăn. Ngoài
điểm trường chính, trường còn có tám điểm trường tại ấp, trường phải thực
hiện ghép nhiệm vụ giáo dục của hai bậc học: tiểu học và trung học cơ sở với
quy mô trên dưới 30 lớp học hằng năm, trong đó bậc tiểu học khoản 20 đến
22 lớp; bậc trung học cơ sở khoản 08 đế 10 lớp; số học sinh giao động từ 750
đến 800 học sinh.
Về tổ chức nhà trường: Do đặc thù của trường được tổ chức gồm hai bậc
học nên tổ chức nhà trường như sau:
- Ban Giám hiệu gồm có 01 Hiệu trưởng và 02 Phó Hiệu trưởng trong
đây Hiệu trưởng phụ trách chung chịu mọi mặt về kết quả hoạt động và công
tác quản lý nhà trường; 01 Phó Hiệu trưởng phụ trách và chiệu trách nhiệm
chuyên môn đối bậc tiểu học; 01 Phó Hiệu trưởng phụ trách bậc trung học cơ
sở.
- Các khối lớp gồm: Bậc tiểu học các khối lớp 1,2,3,4,5 và các điểm
trường có lớp của bậc tiểu học do Phó Hiệu trưởng phụ trách bậc tiểu học
quản lý và chịu trách nhiệm chuyên môn; Bậc trung học cơ sở gồm các khối
lớp 6,7,8,9 do Phó Hiệu trưởng phụ trách bậc trung học cơ sở quản lý và chịu
trách nhiệm chuyên môn.
- Tổ văn phòng gồm: Kế toán, văn thư, y tế học đường do hiệu trưởng
trực tiếp quản lý.
Như vậy, với việc thực hiện giảng dạy với hai bậc học thuộc tám điểm
trường đã nêu ở trên gây nên một số khó khăn nhất định trong việc thực hiện
chuyên môn và công tác quản lý của trường.
2.2. Tình hình thực hiện công tác quản lý văn bản tại trường Tiểu
học Bình Trị
Với số lượng văn bản ban hành và tiếp nhận hàng năm khoản 200 văn
bản, trong đó có từ 50 đến 70 văn bản đến của cơ quan chủ quản và văn bản
của địa phương, đoàn thể, 100 đến 130 văn bản do nhà trường ban hành chủ
yếu là văn bản hành chính thông thường. Để thực hiện tốt công tác quản lý
nhà trường và hoạt động chuyên môn đòi hỏi người cán bộ quản lý nhà trường

phải thường xuyên bám sát theo chỉ đạo hướng dẫn của ngành, quản lý của
địa phương mà kênh phổ biến và hiệu quả nhất là thông qua việc trao đổi,
triển khai, tổ chức thực hiện các văn bản quản lý của cơ quan quản lý nhà
nước, văn bản quản lý nhà trường trong thực hiện công việc.
8


Việc thực hiện công tác quản lý văn bản tại trường tiểu học Bình Trị
trong thời gian qua được tiến hành như sau:
2.2.1. Đối với công tác soạn thảo văn bản:
- Đối với văn bản thuộc công tác chuyên môn của bậc tiểu học: Căn cứ
quy định, hướng dẫn chuyên môn, chỉ đạo của Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng
phụ trách bậc này trao đổi thống nhất với giáo viên chuyên môn trực tiếp soạn
thảo dự thảo văn bản trao đổi với văn thư để thống nhất thể thức trình hiệu
trưởng ký ban hành hoặc trực tiếp ký thay hiệu trưởng theo nhiệm vụ và lĩnh
vực được phân công phụ trách.
- Đối với văn bản thuộc công tác chuyên môn của bậc trung học cơ sở:
Căn cứ quy định, hướng dẫn chuyên môn, chỉ đạo của Hiệu trưởng, Phó Hiệu
trưởng phụ trách bậc này trao đổi thống nhất với giáo viên chuyên môn trực
tiếp soạn thảo dự thảo văn bản trao đổi với văn thư để thống nhất thể thức
trình hiệu trưởng ký ban hành hoặc trực tiếp ký thay hiệu trưởng theo nhiệm
vụ và lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Đối với văn bản điều hành hoạt động quản lý hoạt chung của trường
của nhà trường: Hiệu trưởng chỉ đạo giao Phó Hiệu trưởng chuyên môn, bộ
phận phục trách dự thảo hoàn chỉnh trao đổi với văn thư thống nhất thể thức
trình hiệu trưởng ký ban hành.
2.2.2. Đối với công tác quản lý văn bản:
- Đối với văn bản đi: Sau khi văn bản được ký duyệt, văn thư cho số,
ngày tháng năm vào sổ đăng ký văn bản đi, nhân bản phát hành và chuyển
giao văn bản đúng số lượng, thành phần, người nhận, nơi nhận thực hiện việc

lưu bản gốc văn bản.
- Đối với văn bản đến: Văn thư thực hiện việc tiếp nhận, phân loại đóng
dấu vào sổ đăng ký văn bản đến, chuyển văn bản đến để hiệu trưởng chỉ đạo
phương án, bộ phận xử lý; sau khi được chỉ đạo văn thư vào sổ đăng ký
chuyển giao văn bản cho Phó Hiệu trưởng hoặc bộ phận chuyên môn xử lý
theo yêu cầu và theo dõi nhắc nhở việc xử lý văn bản đảm bảo đúng thời gian,
tiến độ, nội dung và yêu cầu nêu trong văn bản.
- Đối với văn bản Mật: Văn thư hoặc Phó Hiệu trưởng tiếp nhận trực tiếp
trình hiệu trưởng xử lý.
2.2.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu:
Con dấu của trường được hiệu trưởng giao cho văn thư cơ quan quản lý
và đóng dấu theo đúng quy định về công tác quản lý và sử dụng con dấu được
quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của
Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày
01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị
định 58/2001/NĐ-CP, Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/2/2010 của Bộ
9


Công an quy định chi tiết một số điều của Nghị 58/2001/NĐ-CP và Nghị định
31/2009/NĐ-CP về quản lý sử dụng con dấu.
2.2.4. Công tác lưu trữ của trường:
Công tác lưu trữ hồ sơ của trường hiện được tiến hành với ba loại hồ sơ:
hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc và hồ sơ nhân sự
- Hồ sơ nguyên tắc là những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công
tác quản lý và chuyên môn của trường đối với công việc thuộc bộ phận hoặc
Phó Hiệu trưởng phụ trách sẽ thực hiện việc lưu trữ.
- Hồ sơ nhân sự: Do Hiệu trưởng trực tiếp lưu trữ tại Phòng Hiệu trưởng,
hồ sơ học sinh được lưu trữ tại tổ văn phòng.
- Đối với hồ sơ công việc: thuộc bậc học, bộ phận nào thì bộ phận đó

trực tiếp thực hiện việc lưu trữ và khai thác sử dụng.
2.3. Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách chức trong công tác quản lý
văn bản của trường tiểu học Bình Trị:
2.3.1. Điểm mạnh:
- Ban Giám hiệu ý thức và nắm được quy định, quy trình thực hiện công
tác quản lý văn bản.
- Thường xuyên quan tâm chỉ đạo các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ
quan tâm thực hiện tốt công tác soạn thảo, quản lý, lưu trữ và khai thác văn
bản.
- Trong điều kiện khả năng của trường cố gắng bố trí và phương tiện cơ
bản cần thiết phục vụ cho công tác quản lý văn bản như: máy vi tính, sổ tiếp
nhận, chuyển giao, phát hành văn bản; kệ, tủ lưu hồ sơ tài liệu.
- Quan tâm tạo điều kiện cho viên chức chuyên môn được tham gia khóa
bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác này để tham mưu, đề xuất việc triển khai
thực hiện tốt hơn.
- Đội ngũ viên chức của trường đã từng bước quan tâm và chú trọng
công tác soạn thảo, lưu trữ văn bản, hồ sơ theo công việc chuyên môn của
mình: như hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ hướng dẫn hoạt động chuyên môn giảng
dạy, tài liệu bồi dưỡng nghiệp vụ thông qua nhiều kênh tiếp cận như bồi
dưỡng nghiệp vụ, khai từ mạng internet, cổng thông tin điện tử của Bộ,
ngành, địa phương,..
2.3.2. Điểm yếu:
Như đã nêu ở phần 2.1 giới thiệu khái quát về trường Tiểu học Bình Trị
là trường thuộc vùng sâu, khu vực biên giới của tỉnh Kiên Giang lại được tổ
chức giáo dục hai bậc học với tám điểm trường điều này đã gây khó khăn
không ít trong công tác quản lý của trường trong đó có công tác quản lý văn
bản:
10

- Trường có hai bậc học khác nhau nên công tác soạn thảo, quản lý, tiếp
nhận, triển khai, lưu trữ phải được tiến hành theo hai bậc học chuyên biệt này,
văn bản thuộc bậc học nào thì Hiệu trưởng chỉ đạo, chuyển cho Phó Hiệu
trưởng phụ trách bậc học đó xử lý hoặc tham mưu giải quyết nên đôi lúc chưa
bao quát hết công việc phải thực hiện trong công tác quản lý.
- Trường lại có 8 điểm trường nên việc triển khai văn bản xuống đến
viên chức chuyên môn công tác tại các điểm trường không thể tiến hành một
cách nhanh chống, trọn vẹn và chính xác.
- Trong tình hình điều kiện cơ sở vật chất của trường nên không thể bố
trí nơi lưu trữ hồ sơ đảm bảo theo yêu cầu và quy định về công tác này do
Phòng làm việc của viên chức nhà trường phải dùng chung với tổ văn phòng
và dành các phòng còn lại để bố trí lớp học.
- Mặc dù, viên chức của trưởng được tham gia khóa bồi dưỡng ngắn hạn
nhưng chưa có viên chức nàođược đào tạo chuyên môn về công tác quản lý
văn bản nhất là công tác lưu trữ nên việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu của trường
chưa đảm bảo thành phần hồ sơ theo quy định.
2.3.4.Cơ hội:
- Công tác quản lý văn bản của các cơ quan, tổ chức trong thời gian qua
được Đảng, nhà nước và các đoàn thể quan tâm chỉ đạo thực hiện với hệ
thống các quy định, hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, văn bản hành chính; quản lý sử dụng con
dấu; công tác quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ ….được ban hành và triển khai
thực hiện thống nhất trong toàn bộ hệ thống chính trị và bộ máy nhà nước,
công tác quản lý hành chính của và hoạt động chuyên môn của ngành, lĩnh
vực.
- Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Kiên
Giang, Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Kiên Lương luôn quan tâm chỉ đạo
và yêu cầu triển khai thực hiện công tác quản lý văn bản trong việc thực hiện
nhiệm vụ chuyên môn và công tác quản lý của nhà trường.
- Ban Giám hiệu và tập thể viên chức ý thức và quan tâm thực hiện tốt

hơn công tác quản lý văn bản so với trước đây.
2.3.5.Thách thức:
- Phần lớn công việc của cán bộ quản lý nhà trường tập trung vào công
tác chuyên môn giảng dạy nên đôi lúc chức tập trung đúng mức cho công tác
quản lý văn bản như công tác lưu trữ hồ sơ.
- Việc soạn thảo văn bản của trường đôi khi còn đảm bảo về thể thức và
kỹ thuật trình bày, nội dung còn dàn trãi chưa tập trung vào trọng tâm trong
công tác quản lý.
11


- Năng lực và trình độ chuyên môn về công tác quản lý văn bản còn hạn
chế do chưa được đào tạo chuyên môn về công tác này.
- Hệ thống văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện công tác quản lý văn
bản trong ngành giáo dục còn chưa đầy đủ hầu hết chỉ thực hiện theo hướng
dẫn chung của Bộ Nội vụ và chỉ đạo của UBND tỉnh.
- Cơ chế và chính sách đối với viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ
tại trường còn chưa hợp lý.
2.4. Kinh nghiêm thực tế trong công tác quản lý văn bản
2.4.1.Bài học kinh nghiệm:
Từ thực tế công tác quản lý văn bản tại Trường tiểu học Bình trị trong
thời gian qua, với chức trách Phó Hiệu trưởng thường trực và phục trách bậc
tiểu học chúng tôi rút ra những bài học kinh nghiện để công tác này như sau:
Một là, Ban Giám hiệu và tập thể viên chức nhà trường cần nhận đầy đủ
về tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản đối với công tác quản lý và
hoạt động chuyên môn, cần ý thức và chú trọng công tác lưu trữ và khai thác
hồ sơ, tài liệu trong công tác quản lý nhà trường, quản lý học sinh, tài chính,
nhân sự…
Hai là, nghiên cứu và triển khai thực hiện đầy đủ các quy định và hướng
dẫn về chuyên môn nghiệp vụ đối với công tác quản lý văn bản như: thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, văn bản đảng, văn bản công đoàn;
quy trình và nội dung công việc, hồ sơ tài liệu cần thực hiện trong công tác
văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.
Ba là, hoàn thiện quy chế hoạt động của nhà trường trong đó phân định
rõ chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của Ban Giám hiệu, Hiệu trưởng, các
phó Hiệu trưởng, tổ, khối chuyên môn trong hoạt động quản lý và hoạt động
chuyên môn của trường để thực rõ chức trách, nhiệm vụ và thẩm quyền của
từng viên chức, bộ phận tránh tình trạng chồng chéo, đùng đẩy trách nhiệm và
công việc.
Bốn là, cần ban hành và triển khai thực hiện quychế công tác văn thư,
lưu trữ trong nhà trường để tạo cơ sở và căn cứ cho việc thực hiện công tác
quản lý văn bản một cách bài bản, khoa học đúng quy trình phù hợp với hoạt
động của nhà trường.
Năm là, quan tâm cử viên chức tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng về
chuyên môn nghiệp vụ trong công tác quản lý văn bản và quản lý nhà trường
để tham mưu và thực hiện tốt hơn công tác này của trường.
Sáu là, thường xuyên bám sát theo chỉ đạo hướng dẫn của cơ quan quản
lý nhà nước về giáo dục nhất là Phòng Giáo dục và Đào tạo để thực hiện nội
dung công tác quản lý văn bản phù hợp với đặc thù của ngành và của đơn vị.
2.4.2.Nguyên nhân thành công:
12


- Cơ quan quản lý hành chính nhà nước và cơ quan chủ quản quản lý nhà
trường quan tâm chỉ đạo việc triển khai thực hiện nội dung quản lý văn bản
trong công tác quản lý nhà trường nên nhà trường đã mạnh dạn triển khai
công tác này trong thời gian qua.
- Tập thể Ban Giám hiệu và viên chức của trường ý thức và thực hiện về
cơ bản các nội dung quản lý văn bản tại nhà trường bước đầu thực hiện được
việc lưu trữ văn bản, hồ sơ học sinh.

- Việc phân có rõ trách nhiệm của từng thành viên trong Giám hiệu trong
phục trách toàn bộ bậc học cũng tạo luận lợi cho công tác tham mưu và xử lý
văn bản.
- Hệ thống mạng thông tin internet được trang bị cơ bản tại trường đã
phát huy tác dụng tích cực trong việc xử lý chuyển giao, gửi, phản hồi văn
bản quản lý và công tác chuyên môn giữa nhà trường với cơ quan chủ quản
và chính quyền đại phương đồng thời là phương tiện để cán bộ quản lý và
viên chức nhà trường truy cứu học tập chuyên môn và nghiệp vụ chuyên
ngành.
2.4.3.Nguyên nhân chưa thành công:
- Các văn bản hướng dẫn về công tác này của cơ quan quản lý nhà nước
về giáo dục chưa đầy đủ mà chủ yếu áp dụng quy định theo hướng dẫn của
ngành nội vụ nên đôi lúc chưa phù hợp với ngành và nhà trường nhất là công
tác lưu trữ.
- Quy chế tổ chức và hoạt động trường được ban hành nhưng vẫn còn
nhiều hạn chế trong phân công trách nhiệm quản lý; quy chế công tác văn thư,
lưu trữ cơ quan chưa được ban hành nên việc quản lý và xử lý văn bản, lưu
trữ hồ sơ còn chưa được thực hiện theo quy trình và nhiệm vụ, thẩm quyền.
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác quản
lý văn bản còn hạn chế nhất là thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác lưu
trữ do khả năng tài chính và nhân sự của nhà trường chưa đảm bảo.
- Nhận thức của bộ phận viên chức về công tác này chưa thật sự đầy đủ
trong đó còn xem nhẹ việc lưu trữ hồ sơ theo các thành phần.
3. Kế hoạch hành động để thực hiện tốt hơn công tác quản lý văn
bản tại trường Tiểu học Bình Trị
Các hoạt động dự kiến thực hiện trong năm học 2016-2017
S
T
T

Tên công
việc/ nội
dung

Kết quả/
mục tiêu
đạt được

1 Dự thảo bổ Ban

Người/
đơn vị
thực
hiện

hành Ban

Điều
kiện
thực
hiện
In

Cách
Rủi ro/
thực
khó khăn/
thực hiện cản trở

dự Gửi

13

Hướng
khắc
phục

văn Chú trọng Đề

nghị


sung điều
chỉnh quy
chế
hoạt
động của
nhà trường

hoàn chỉnh
quy
chế
quy định
trách
nhiệm
thẩm quyền

Giám
hiệu
trực và
văn thư

thảo quy
chế và
văn bản
của Hiệu
trưởng
yêu cầu
góp
ý
kiến

bản và dụ
thảo quy
chế đến
các
tổ,
khối
trưởng
góp
ý
trực tiếp

phần quy
định
về
công tác
của mình
không bao
quát hết
quy chế;

góp ý hình
thức theo
hướng
thống nhất
ký tên vào
dự thảo

Ban Giám
hiệu, Tổ,
Khối và
bộ phận
chuyên
môn trực
tiếp góp ý
nghiêm
thúc trao
đổi
bộ
phận
không
thực hiện
tốt

2 Dự
thảo
quy
chế
công
tác
văn

thư,
lưu trữ

Ban hành
hoàn chỉnh
và
triển
khai thực
hiện quy
chế công
tác văn thư,
lưu trữ của
trường

Ban
Giám
hiệu
trực và
văn thư

In
dự
thảo quy
chế và
văn bản
của Hiệu
trưởng
yêu cầu
góp
ý

kiến

Gửi văn
bản và dụ
thảo quy
chế đến
các
tổ,
khối
trưởng
góp
ý
trực tiếp

Chú trọng
phần quy
định
về
công tác
của mình
không bao
quát hết
quy chế;
góp ý hình
thức theo
hướng
thống nhất
ký tên vào
dự thảo

Đề nghị
Ban Giám
hiệu, Tổ,
Khối và
bộ phận
chuyên
môn trực
tiếp góp ý
nghiêm
thúc trao
đổi
bộ
phận
không
thực hiện
tốt

3 Hoàn chỉnh
dự
thảo
quy
chế
hoạt động
của
nhà
trường và
quy
chế
công
tác

văn
thư,
lưu trữ

Tổ
chức
cuộc họp
Ban Giám
hiệu
với
đoàn thể và
các tổ, khối
trưởng
đảm bảo tư
2/3 thành
viên trở lên
tham dự để
thông qua

Ban
Giám
hiệu,
đoàn
thể, tổ,
khối
trưởng

In
dự
thảo quy

chế được
điều
chỉnh
theo góp
ý

Gửi thư Ý
kiến
mời họp khác nhau
kèm dự hoặc trái
thảo và ngược với
yêu cầu góp ý lần
góp
ý trước
kiến lần
cuối

Giải trình,
tiếp nhận,
điều
chỉnh,
biểu quyết
thống nhất

14


quy
chế
theo góp ý

thống nhất
lần cuối

4 Ban hành
quy
chế
hoạt động
của
nhà
trường và
quy
chế
công
tác
văn
thư,
lưu trữ

Quy
chế Hiệu
hoạt động trưởng,
của
nhà văn thư
trường và
quy
chế
công
tác
văn
thư,

lưu
trữ
được Hiệu
trưởng ký
ban hành

In quy
chế được
ban hành
phát
hành bản
chính

Gửi bản
chính quy
chế đến
các
tổ,
khối
trưởng,
đoàn thể;
công bố
công khai
tại thông
báo thông
tin hoạt
động của
trường

Không

phổ biến
quy chế;
không lưu
trữ
quy
chế để sử
dụng

Yêu cầu
phổ biến
và
thực
hiện trong
toàn thể
viên chức,
lưu
trữ
khai thác,
sử dụng
trong hoạt
động
chuyên
môn

5 Ban hành
nội dung
và
quy
trình quản
lý văn bản

Quy trình
và
nội
dung thực
hiện công
tác văn thư,
lưu trữ của
nhà trường

In Quyết
định và
quy trình
, sơ đồ
được ban
hành
phát
hành bản
chính

Quyết
định và
quy
trình , sơ
đồ được
ban hành
phát hành
bản chính
đến các
tổ, khối

trưởng,
đoàn thể;
công bố
công khai
tại thông
báo thông
tin hoạt
động của
trường

Không
nắm hoặc
chưa hiểu
rõ.

Trao đổi
giải thích
và
phổ
biến.

6 Phổ
quy

biến Tổ
chế phổ

Ban
Giám
hiệu

trực và
văn thư

chức Ban
biến Giám

Tổ chức Thông
Bận giảng Tổ chức
cuộc họp báo mời dạy
long ghép
15


hoạt động,
quy chế và
quy trình
thực hiện
công
tác
văn
thư,
lưu trữ của
trường

đến
toàn
thể
viên
chức của
Trường

hiệu
toàn
trực và trường
viên
chức
toàn
trường

hợp nêu chuyên
rõ
nội môn, thiếu
dung,
quan tâm
thành
phần, thời
gian, địa
điểm,
mục đích
cuộc họp

với
nội
dung sinh
hoạt
chuyên
mô,
hội
nghị , hội
thảo

để
đảm bảo
thời gian
thích hợp

4. Kết luận và kiến nghị.
4.1.Kết luận
Trong quá trình quản lý nhà trường đòi hỏi người cán bộ quản lý phải
thực hiện việc quản lý văn bản, vì văn bản quản lý là một trong những sản
phẩm và hình thức phổ biến được sử dụng trong mọi hoạt động quản lý nói
chung trong đó có công tác quản lý giáo dục và đào tạo. Để thực hiện tốt công
trên tại nhà trường đòi hỏi phải có đủ các điều kiện cần và đủ đó là: quy định
và hướng dẫn chuyên môn, chuyên ngành của các cơ quan quản lý ngành, lĩnh
vực của cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương, cơ quan quản lý nhà nước về
giáo dục và đào tạo; bố trí kinh phi, trang thiết bị, phương tiện, nhân sự đảm
bảo về chuyên môn cho công tác này….
Từ thực tế, của công tác quản lý văn bản tại Trường tiểu học Bình Trị,
huyện Kiên Lương, tỉnh Kiên Giang xin được nêu lên một vài kiến nghị như
sau
4.2. Kiến nghị và đề xuất
4.2.1. Đối với Bộ Giáo dục và Đào tạo
Trên cơ sở các quy định và hướng dẫn của cơ quan quan quý nhà nước
chuyên ngành, Bộ cần xem xét, giải quyết và nên thực hiện một số việc liên
quan đến công tác quản lý văn bản:
Một là, cần quy định và hướng dẫn cụ thể quy định trong công tác quản
lý văn bản tại trưởng học bao gồm công tác soạn thảo văn bản, công tác văn
thư và công tác lưu trữ trong đó chú trọng các loại hồ sơ, tài liệu nhà trường
cần phải lưu và đảm bảo.
Hai là, có cơ chế chính sách bố trí viên chức làm công tác văn thư, lưu
trữ đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định và hạn chuẩn

của tửng trưởng, cấp học, bậc học.
Ba là, cần quan tâm bố trí kinh phí, trang thiết bị, phươn tiện và điều
kiện vật chất cần thiết phục vụ cho công tác quản lý văn bản nhất là công tác
lưu trữ hồ sơ.
16


4.2.2.Đối với Sở Giáo dục và Đào tạo:
Căn cứ quy định hiện hành về công tác quản lý văn bản cần nên:
Một là, cần nên hướng dẫn cụ thể việc thực hiện công tác quản lý văn
bản tại nhà trưởng để đảm bảo tính thống nhất trong việc triển khai thực hiện
trên đại bàn tỉnh.
Hai là, cần đưa nội dung quản lý văn bản vào việc đánh giá công tác
quản lý nhà trường của cán bộ quản lý giáo dục.
Ba là, cần triển khai tập huấn nội dung thực hiện công tác quản lý văn
bản nhà trường cho cán bộ quản lý và văn thư trường để đảm bảo việc triển
khai thực hiện thống nhất và hiệu quả công tác này.
4.2.3. Đối với Phòng Giáo dục và Đào tạo:
Một là, cần quan tâm hướng dẫn việc triển khai công tác này tại cho các
trường trực thuộc quản lý.
Hai là, cần bố trí kinh phí và trang thiết bị cần thiết cho việc thực hiện
công tác này tại trường.
Ba là, kiểm tra đánh giá việc thực hiện nội dung công tác quản lý văn
bản trong việc thực hiện công tác quản lý nhà trường của cán bộ quản lý.
4.2.4. Đối với nhà trường:
Một là, cần ban và triển khai, thực hiện quy chế công tác văn thư và quy
trình quản lý văn bản trong nhà trường.
Hai là, nên thực hiện thống nhất đầu mối tiếp nhận chuyển giao và lưu
trữ văn bản tại văn thư thuộc tổ văn phòng của trường.
Bà là, xem xét, bố trí viên chức làm công tác văn thư đảm bảo được bồi

dưỡng và đáp ứng các yêu cầu về nghiệp vụ chuyên môn để thực hiện công
tác này.

17


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Chính phủ (2001) , Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu
2. Chính phủ ( 2004), Nghị định số: 10/2004/NĐ-CP ngày ngày 08
tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư Nghị định số 09 /2010/NĐ-CP ngày
08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110
/2004/NĐ-CP 08/ 4/ 2004
3. Chính phủ (2009), Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4
năm 2009 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định
58/2001/NĐ-CP,
4. Bộ Công an (2010), Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/2/2010
của Bộ Công an quy định chi tiết một số điều của Nghị 58/2001/NĐ-CP và
Nghị định 31/2009/NĐ-CP về quản lý sử dụng con dấu.
5. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
6. Bộ Nội vụ (2012), Thông tư 07/2012/ TT-BNV ngày 22/11/2012 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan
7. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013
của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ
quan, tổ chức.
8. Bộ giáo dục và Đào tạo (2010), Thông tư 41/2010/TT-BGDDT ngày
30 tháng 12 năm 2010 ban hành điều lệ Trường tiểu học.
9. UBND tỉnh Kiên Giang (2014),Chỉ thị số 1917/CT-UBND ngày

11/9/2014 về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh
10. Trường Cán bộ quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh (2013), Tài
liệu học tập, bồi dưỡng cán bộ quản lý giáo dục phổ thông.

18


19