PHÁT TRIỂN dự án tạo ĐỘNG lực CHO NHÂN VIÊN và xây DỰNG mô HÌNH NHÓM tự QUẢN

MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC

Đề bài:
Bạn hãy phát triển một dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm
việc cho doanh nghiệp/tổ chức hiện nay bạn đang làm việc. Hãy xác định trong doanh
nghiệp/tổ chức hiện tại của bạn, có các vấn đề hay cơ hội gì liên quan đến các chủ đề
của môn học hành vi tổ chức? Tại sao? Bạn có giải pháp gì mang tính thực tiễn dựa
trên cơ sở lý thuyết hành vi tổ chức?

CHỦ ĐỀ
PHÁT TRIỂN DỰ ÁN TẠO ĐỘNG LỰC CHO NHÂN VIÊN VÀ XÂY
DỰNG MÔ HÌNH NHÓM TỰ QUẢN

Tìm hiểu và phân tích những đặc tính đa dạng của các tính cách cá nhân khác
nhau sẽ giúp bạn nhận ra và đánh giá đúng các điểm mạnh, điểm yếu của mỗi người
cũng như của bản thân. Với những thông tin tốt bạn có thể định hướng cho các hành vi
ứng xử, các quyết định của mình trong giao tiếp và thực hiện công việc. Nếu là nhà
quản lý thì điều này còn quan trọng hơn vì hiểu được các cá nhân trong tổ chức, sẽ tập
hợp, quản lý mọi người tốt hơn, hướng mọi người đến thực hiện một mục tiêu chung
của tổ chức.
Mỗi cá nhân đều có những tính cách riêng, khác biệt. Những tính cách cá nhân
này có thể được thực hiện qua hoạt động giao tiếp, cư xử; đồng thời nó cũng ảnh
hưởng và chi phối tới các hành động và quyết định của cá nhân trong tổ chức cũng như
trong cuộc sống. Vậy làm thế nào để đánh giá và quản lý các tính cách cá nhân khác


nhau? Làm thế nào để xây dựng nhóm làm việc hiệu quả trong cơ quan tổ chức của
mình?
Tôi tốt nghiệp Trường Học viện Tài chính Hà Nội năm 2004. Hiện nay đang
công tác tại Sở Tài chính tỉnh Cao Bằng. Cơ quan quản lý nhà nước có chức năng
tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài

chính, điều hành ngân sách nhà nước, cân đối thu - chi ngân sách nhà nước trên địa
bàn tỉnh; quản lý tài sản nhà nước; các quỹ tài chính nhà nước; đầu tư tài chính; tài
chính doanh nghiệp, quản lý giá cả thị trường và các hoạt động dịch vụ tài chính tại địa
phương. Hiện tại Sở Tài chính Cao Bằng đang có 56 nhân viên, được bố trí thành 8
phòng ban khác nhau dưới sự điều hành chỉ đạo của Ban lãnh đạo Sở.
Với phương châm làm việc “CÔNG KHAI, MINH BẠCH, ĐÚNG LUẬT,
THUẬN LỢI, HIỆU LỰC VÀ HIỆU QUẢ” Lãnh đạo và tập thể cán bộ, công chức,
viên chức và người lao động của Sở Tài chính Cao Bằng cam kết: Đảm bảo xử lý theo
đúng các yêu cầu văn bản pháp quy liên quan; Không ngừng hướng tời sự hài lòng của
mọi cá nhân, tổ chức.
Bản thân tôi là một cán bộ chuyên quản trong phòng Kế hoạch Ngân sách của
Sở. Một phòng chủ chốt trực tiếp tham mưu cho Lãnh đạo sở về quản lý, điều hành
ngân sách trên địa bàn tỉnh. Công việc trong phòng rất nhiều và phòng chỉ có 9 biên
chế với năng lực của cán bộ chưa đồng đều, chủ yếu tập trung vào một số cán bộ. Việc
hiểu rõ về tính cách của mỗi cá nhân trong tổ chức, nhận thức và phân tích rõ hơn
những điểm mạnh, điểm hạn chế của các cá nhân để từ đó có phương thức giao việc
cho phù hợp trong tương lai là một việc hết sức cần thiết.
Có cơ hội tham gia Chương trình MBA về Quản trị kinh doanh của Trường Đại
học Griggs liên kết với Trung tâm ETC - Đại học Quốc gia Hà Nội là một may mắn và
quyết định đúng đắn của tôi. Bởi tham gia khóa học, mặc dù mới học môn chính thức
đầu tiên của chương trình – Môn học Quản trị hành vi tổ chức đã giúp tôi hiểu và tự
đánh giá được bản thân, xây dựng được phương thức ứng xử cho phù hợp trong tương
lai. Quan trọng hơn cả là tôi đã có cơ hội ứng dụng kiến thức được học của mình vào
công việc thực tế tại cơ quan đang công tác. Tôi mạnh dạn đề xuất với lãnh đạo Phòng
về việc phát triển mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc bằng việc: tạo động lực


cho nhân viên và xây dựng mô hình nhóm tự quản tại Phòng Kế hoạch Ngân sách
(KHNS) nhằm nâng cao hiệu quả công việc, góp phần đạt được những mục tiêu nhiệm
vụ của phòng mà Ban Lãnh đạo giao cho.

Lý do tôi đưa ra đề xuất này cho chính phòng mình đang công tác là bởi vì:
Thứ nhất, phòng KHNS hiện nay có 9 biên chế trong đó 2 người nghỉ ốm dài
hạn 7 người được bố trí như sau: 1 phó phòng phục trách thu và là người tổng hợp
chung, 1 người phụ trách chi, 5 cán bộ chuyên quản theo huyện bao gồm toàn bộ mọi
vấn đề liên quan đến chế độ chính sách tài chính của huyện như lập dự toán ngân sách
hàng năm, theo dõi thực hiện dự toán, kiểm tra phê duyệt quyết toán của địa bàn huyện
đó, theo dõi cập nhập và tính toán kinh phí liên quan đến những chính sách chế độ mới
như điều chỉnh lương tối thiểu hàng năm, các chính sách an sinh xã hội khác.... (tuy
nhiên có 1 cán bộ chuyên quản là người tốt nghiệp đại học không phải chuyên ngành
kinh tế và là người lớn tuổi nhất phòng);
Thứ hai, chức năng là phòng tổng hợp lập dự toán, theo dõi chấp hành ngân
sách dự toán và tổng hợp quyết toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, chi ngân
sách địa phương phục vụ nhiệm vụ chính trị, phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo cho
công tác quốc phòng an ninh theo quy định của Luật ngân sách nhà nước. Khối lượng
công việc rất nhiều; công việc lập báo cáo theo các chế độ chính sách chủ yếu do
người phụ trách phòng; các cán bộ chuyên quản thì hoạt động như những cá thể độc
lập, khi cần lấy số liệu của huyện nào thì chuyên quản của huyện đó sẽ báo cáo trực
tiếp với lãnh đạo phòng. Tuy nhiên nếu lấy số liệu theo mảng việc (an sinh xã hội, giáo
dục, thực hiện Nghị quyết 30a/NQ-CP hỗ trợ huyện nghèo...) thì lại phải tổng hợp từ
nhiều đầu mối, không có người phụ trách theo mảng việc. Điều này tạo nên áp lực
công việc rất lớn đối với toàn bộ nhân viên trong phòng.
Thứ ba, môi trường làm việc tại cơ quan là môi trường nhà nước, chế độ lương
thưởng theo chính sách của nhà nước. Với cơ cấu tổ chức của Sở được cấu trúc theo
phòng ban chức năng. Ưu điểm quan trọng của cấu trúc này là hỗ trợ xác định chuyên
môn và làm rõ con đường thăng tiến trong sự nghiệp, đồng thời cho phép sự chuyên
môn hoá cao hơn, tạo ra kho tri thức chung phục vụ tất cả mọi người trong tổ chức.
Tuy nhiên, hạn chế của nó là không có sự luân chuyển trong tổ chức giữa các phòng


ban chức năng với nhau. Mọi người có xu hướng tập trung vào mục tiêu cục bộ của

phòng họ hơn là mục tiêu chức năng nhiệm vụ khác của cơ quan. Trong trường hợp
nếu bố trí người và việc không phù hợp với nhau (như trường hợp chuyên quản lớn
tuổi ở phòng KHNS) dễ dẫn đến tâm trạng ỷ lại chờ người khác làm hộ, phớt lờ làm
những việc khác rảnh dỗi lướt web….. Với người trẻ tuổi dễ chán nản nảy sinh tư
tưởng “nhảy việc” hoặc suy nghĩ nếu tiếp tục thì sẽ giảm dần năng suất, cường độ làm
việc.
Thứ tư, phòng KHNS là phòng đầu mối, tiếp xúc với nhiều người ở nhiều lĩnh
vực khác nhau, là nơi phân bổ nguồn ngân sách địa phương và cân đối thu chi ngân
sách địa phương
Căn cứ vào thực tế hoạt động của phòng cũng như dựa trên những lý thuyết
được học trong môn Quản trị hành vi tổ chức tôi nhận thấy việc khuyến khích nhân
viên làm việc thực sự là công việc rất quan trọng và cấp thiết hiện nay. Do đó tôi đề
xuất hai giải pháp để nâng cao hiệu quả làm việc của phòng KHNS như sau:
1. Tạo động lực cho nhân viên trong công việc:
Bất cứ một tổ chức nào nhận được sự thành công hay thất bại trong công việc,
đều liên quan đến việc nhân viên ở đó thực hiện công việc ra sao? Sự làm việc của cá
nhân là sự kết hợp giữa năng lực và mong muốn thực hiện công việc của họ. Động lực
làm việc của mỗi cá nhân xuất phát từ bản thân của mỗi con người. Khi con người ở vị
trí khác nhau, với những đặc điểm tâm lý khác nhau sẽ có những mục tiêu mong muốn
khác nhau. Có thể thấy động lực chính là yếu tố vô cùng quan trọng thúc đẩy con
người trong quá trình làm việc, còn sự khích lệ kịp thời của tổ chức và các cá nhân
khác chính là nguồn lực quan trọng để tạo nên động lực làm việc ở nhân viên.
Nghiên cứu môn học Quản trị hành vi tổ chức tôi biết được có rất nhiều học
thuyết đề cập đến vấn đề tạo động lực làm việc cho người lao động, mỗi học thuyết có
một cách tiếp cận khác nhau nhưng đều nói đến tầm quan trọng của tạo động lực làm
việc là tạo ra năng suất lao động và hiệu quả sản xuất cao hơn. Ví dụ như:
- Thuyết kỳ vọng cho rằng động lực là hàm số của giá trị các mối liên hệ giữa
cố gắng và quá trình thực hiện công việc; giữa quá trình thực hiện công việc và phần
thưởng. Hay nói cách khác theo thuyết kỳ vọng, các hình thức khuyến khích phải được

xây dựng theo cách mà nó sẽ tạo ra niềm tin của người lao động vào tính liên kết giữa
phần thưởng và nỗ lực. Người lao động phải nhận thức được rằng trong công việc, họ
phải nỗ lực để hoàn thành tốt nhất công việc được giao và chắn chắc những nỗ lực của
họ sẽ được thưởng.
- Thuyết công bằng thì cho rằng người lao động thường so sánh những đóng
góp, cống hiến, đãi ngộ và phần thưởng của mình với người khác. Nếu không có sự
công bằng người lao động sẽ thay đổi hành vi hoặc chọn sự so sánh khác
Từ những lý thuyết về tạo động lực trong khi làm việc, chúng ta thấy động cơ
làm việc của con người không chỉ để thoả mãn nhu cầu tồn tại cơ bản (ăn, mặc, ở ....)
mà còn mong muốn thoả mãn, mở rộng hiểu biết, mở rộng quan hệ. Để tạo động lực
cho người lao động không chỉ bằng hình thức thưởng tiền mà còn chịu ảnh hưởng bởi
nhiều yếu tố khác. Là một môi trường làm việc trong cơ quan nhà nước bản thân
những người lao động trước khi tuyển dụng vào cơ quan cũng đã tìm hiểu và biết được
cơ chế tiền lương, tiền thưởng. Nên tôi tin chắc rằng những người vào làm tại cơ quan
tôi là những người tâm huyết với nghề, luôn đặt niềm tin với công việc. Vì vậy việc
đầu tiên để tạo động lực làm việc cho nhân viên phòng KHNS tôi sẽ đề nghị với lãnh
đạo phòng:
Một là: Xác định đánh giá lại trình độ của các cá nhân, bởi mỗi cá nhân không
phải là giống nhau và họ đều có những nhu cầu riêng biệt. Việc thúc đẩy sẽ hiệu quả
khi hiểu được nhu cầu nào đó có thể làm họ tăng sự nỗ lực. Từ đó sắp xếp lại nhân sự
phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ, phù hợp với năng lực của từng cá nhân; tạo môi
trường làm việc hiệu quả. Đối với những cá nhân có năng lực bất kể là người có thâm
niên công tác hay người mới tuyển đều có thể được giao thêm quyền lực như là người
tổng hợp cuối cùng. Đó cũng là một yếu tố thúc đẩy cá nhân trong công việc. Tuy
nhiên khi đặt vấn đề thêm quyền lực làm động lực thúc đẩy nhân viên phấn đầu thì
phải đảm bảo yếu tố công bằng và minh bạch nếu không sẽ gây hậu quả xấu cho hoạt
động của phòng.
Hai là: Đưa ra một quy trình cụ thể cho mỗi giai đoạn thực hiện công việc của
phòng một cách rõ ràng, hạn chế băn khoăn của người lao động cũ cũng như người

mới tuyển. (Như lập dự toán năm ngân sách bắt đầu như thế nào? ai sẽ tham gia? ai sẽ


là người tổng hợp báo cáo lãnh đạo đi thuyết trình bảo vệ tại Bộ Tài chính? thời gian
kết thúc giai đoạn lập dự toán là khi nào?) Thiết lập trách nhiệm cụ thể cho từng vị trí
công việc và nhân viên nào hoàn thành phần việc của mình thì sẽ được khen thưởng
Ba là: Tạo môi trường làm việc tích cực, hợp lý trên cơ sở tin tưởng, bình đẳng
và tôn trọng nhau.
Bốn là: Không tiếc kiệm lời khen. Sẵn sàng, chủ động khen ngợi khi nhân viên
làm tốt công việc được giao. Ghi nhận thành tích của nhân viên, thể hiện tình thân giữa
lãnh đạo và nhân viên đồng thời khích lệ họ tiếp tục phấn đấu bằng những câu nói đơn
giản, một cái thiệp, thư tay hay email cảm ơn và động viên.
Năm là: tạo mọi cơ hội học tập có thể nhằm góp phần làm cho cuộc sống của
họ tốt đẹp hơn, mở cho họ những hiểu biết mới.
Việc kết hợp đồng thời các hình thức trên sẽ giúp cho các nhân viên Phòng
KHNS nỗ lực làm việc để đạt được những phần thưởng xứng đáng.
2. Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả.
Nghiên cứu lý thuyết về Nhóm tự quản thông qua môn học Quản trị hành vi tổ
chức tôi thấy: Mô hình nhóm tự quản là hình thức quản lý tốt nhất vì nó cho phép các
cá nhân thể hiện tối đa tiềm năng của mình. Nhóm tự quản được thành lập để thực hiện
một công việc có nhiều nhiệm vụ liên quan đến nhau và nhóm có quyền tự quyết định
cách thức để hoàn thành nhiệm vụ. Quan sát thực tế công việc tại phòng KHNS Sở Tài
chính Cao Bằng, tôi nhận thấy có thể áp dụng theo mô hình nhóm tự quản nhằm tăng
hiệu quả công việc của phòng bởi những lý do sau:
Thứ nhất: công việc của phòng KHNS là công việc tổng hợp, liên quan đến
quá trình lập ngân sách, điều hành ngân sách và quyết toán ngân sách hàng năm theo
quy định của Luật Ngân sách Nhà nước. Ngoài 1 phó phòng phụ trách chung và phụ
trách kế toán thu; 1 cán bộ phụ trách chi, số còn lại 5 người làm công tác chuyên quản
theo huyện (Cao bằng có 13 huyện, thị). Công việc chuyên quản hiện tại là phải nắm
bắt và xử lý những gì liên quan đến cơ chế tài chính của cơ quan cấp dưới và các đơn

vị thu hưởng ngân sách. Có thể nói các chuyên quản hoạt động độc lập do quản các
huyện khác nhau nhưng khối lượng việc cần có của một chuyên quản lại như nhau.


Tuy nhiên người tổng hợp theo từng lĩnh vực (ví dụ như: lĩnh vực an sinh xã hội, kinh
phí và tiến độ thực hiện Nghị quyết 30a đối với các huyện nghèo ....) lại phải lấy số
liệu của từng chuyên quản từng huyện. Do đó có thể thành lập một nhóm tự quản với
5 thành viên này.Với việc tạo thành một nhóm tự quản công việc sẽ được chuyên môn
hoá hơn: 1 người chuyên về các chính sách an sinh xã hội, 1 người chuyên về điều
chỉnh lương tối thiểu và chế độ chính sách liên quan đến tiền lương khi có quy định, 1
người chuyên theo dõi về tình hình thực hiện ..... Với việc phân nhóm này, khi cần báo
cáo một vấn đề gì cho lãnh đạo hoặc người sử dụng thông tin phòng sẽ có báo cáo
chính xác và nhanh hơn.
Thứ hai: các thành viên trong nhóm có thể tự lập kế hoạch, tự tổ chức các hoạt
động của nhóm, chủ động trong công việc, thay đổi vị trí cho nhau trong thời gian hoạt
động. Điều này có thể tạo ra sự đa dạng trong công việc đối với các thành viên trong
nhóm, khuyến khích sự tìm tòi, trao đổi thông tin với nhau hướng tới thực hiện tốt mục
tiêu nhiệm vụ của phòng.
Các bước hành động cụ thể trong thời gian tới:
STT

Nội dung công việc

1

Nghiên cứu xây dựng mô hình T10/2011

Lãnh đạo phòng, cán

nhóm tự quản

bộ phòng

Triển khai thông tin thực hiện T11/2011

Lãnh đạo phòng

2

Thời gian thực hiện

Thành phần tham gia

mô hình
3

4

Đánh giá lại năng lực nhân T11/2011

Lãnh đạo phòng, cán

viên

bộ phòng

Căn cứ kết quả đánh giá sắp T11-T12/2011

Lãnh đạo phòng

xếp vị trí, trách nhiệm của từng
người theo năng lực trong mô
hình nhóm tự quản mới
5

Nhóm tự quản hoạt động *

6

Đánh giá, nhận sự phản hồi từ T3 hoặc T6/2012

T1/2012

Cán bộ phòng
Lãnh đạo phòng


quá trình hoạt động của nhóm
tự quản
Ghi chú: * Nhóm tự quản dự kiến sẽ bắt đầu hoạt động vào Tháng 1 năm 2012 –
Tháng bắt đầu của năm ngân sách mới.

Qua quá trình nghiên cứu những lý thuyết được học trong môn Quản trị hành vi
tổ chức, tôi đặc biệt thích chủ đề về động lực và tạo động lực trong khi làm việc. Bởi
thực chất của việc quản trị là khuyến khích tính tích cực, chủ động, sáng tạo của các
thành viên trong tổ chức nhằm đạt tới các mục tiêu của tổ chức. Thực tế cho thấy, sự
thành công của một tổ chức phụ thuộc lớn vào kết quả và hiệu quả làm việc của người
lao động. Tuy nhiên, trong bất kỳ một tổ chức nào dù là doanh nghiệp hay cơ quan nhà
nước; mọi mức độ nỗ lực thực hiện nhiệm vụ của nhân viên đều rất khác nhau và
nhiệm vụ của nhà quản trị là tìm ra nguyên nhân của sự khác biệt đó. Với những gì đã

học được từ môn Quản trị hành vi tổ chức tôi đã hiểu rõ và sâu về các hành vi hiện
đang diễn ra tại môi trường làm việc, trong cuộc sống theo đúng bản chất của từng
hành vi. Từ đó tôi có thể áp dụng thành công những lý thuyết đã học vào thực tiễn
công việc tại nơi mình công tác. Tôi hy vọng trong thời gian tới có thể áp dụng nhiều
hơn những lý thuyết đã học vào thực tiễn cuộc sống giúp bản thân có những định
hướng, hướng đi đúng đắn và quyết định sáng tạo trong công việc
Tôi xin chân thành cám ơn thầy giáo Giáo sư Douglas Jardine và trợ giảng
người Việt Nguyễn Đức Thiện đã mang đến cho chúng tôi những giờ học thú vị và bổ
ích về môn Quản trị hành vi tổ chức.


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1- Nguyễn Hữu Lam, 1996, Hành vi tổ chức, NXB Hồng Đức Trường Đại học
Kinh tế TP Hồ Chí Minh.
2- Quản trị hành vi tổ chức – Tài liệu tham khảo chương trình Đào tạo Thạc sĩ
Quản trị Kinh doanh quốc tế.
3- Rodney C. Vandeveer, Michael L. Menefee, 2010, Human Behavior in
Organizations, 2th Edition Pearson Prentice Hall