Tầm quan trọng quá trình giao tiếp trong cải thiện môi trường làm việc tại trung tâm quảng cáo và dịch vụ truyền hình

Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Đề bài : Bạn hãy phát triển một dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và
nhóm làm việc cho doanh nghiệp/tổ chức hiện nay bạn đang làm việc .
I/ GIỚI THIỆU
Như chúng ta đã biết trong cuộc sống con người có nhiều nhu cầu hoạt động
để tồn tại và phát triển.Có những nhu cầu mang tính sinh tồn như ăn, ở,.v.v... song
có những nhu cầu vượt ra khỏi tính bản năng đó là nhu cầu giao tiếp. Con người
trong quá trình hoàn thiện mình, một mặt phải thích ứng dần với tính đa dạng,
phong phú và phức tạp của tự nhiên, mặt khác để có thể tồn tại và phát triển, phải
có sự liên kết giữa các cá thể theo những chuẩn mực nhất định, chính trong quá
trình liên kết này đã tạo nên tính xã hội của con người. Do đó có thể nói, cùng với
lao động, hoạt động giao tiếp được coi là một trong những đặc trưng nổi bật, cơ
bản tạo nên tính người, phản ánh bản chất của con người, vừa như là phương thức
liên kết giữa con người với con người, giữa con người với tự nhiên, vừa như là kết
quả của sự phát triển thế giới vật chất và của các mối quan hệ xã hội. Đặc biệt là
trong các doanh nghiệp hay các tổ chức, giao tiếp được coi là quá trình mà qua đó
thông tin được truyền tải và thấu hiểu giữa hai hay nhiều cá thể, thông qua hoạt
động giao tiếp mỗi cá thể biểu hiện mình như một chủ thể, bộc lộ tính cách, kinh
nghiệm sống và rộng hơn là cả nhân cách của một chủ thể. Giao tiếp có hiệu quả là
vấn đề rất quan trọng đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp vì giao tiếp phối hợp nhân
viên, thoả mãn nhu cầu của nhân viên, hỗ trợ cho việc quản lý kiến thức và củng
cố cho việc ra quyết định trong doanh nghiệp.Tuy nhiên không phải bao giờ giao
tiếp cũng đạt hiệu quả như chúng ta mong muốn vì trong giao tiếp luôn tồn tại
những rào cản làm cản trở quá trình giao tiếp. Mặc dù đã cố gắng cải thiện và áp
-1-


Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

dụng các phương pháp vô hiệu hoá các rào cản này nhưng sự tồn tại của các rào
cản trong giao tiếp vẫn là vấn đề đáng để chúng ta quan tâm và xem xét.
Nhận biết được tầm quan trọng của quá trình giao tiếp cũng như việc cải
thiện, khắc phục những rào cản trong giao tiếp tôi xin mạnh dạn được chọn phân
tích một vấn đề trong quản trị hành vi tổ chức. Đó là vấn đề “Giao tiếp và những
rào cản trong quá trình giao tiếp” tại Trung tâm Quảng cáo và Dịch vụ Truyền hình
Việt Nam – Là đơn vị tôi đã may mắn công tác trong thời gian qua.
Trung tâm Quảng cáo và Dịch vụ Truyền hình là đơn vị trực thuộc Đài
THVN có chức năng: Tham mưu cho Lãnh đạo Đài về các chủ trương, sách lược,
chiến lược Quảng cáo và Dịch vụ truyền hình của Đài; tổ chức sản xuất, kinh
doanh Quảng cáo và Dịch vụ truyền hình; tổ chức quản lý và kinh doanh bản
quyền, trao đổi các chương trình truyền hình thuộc bản quyền của Đài THVN và
các hoạt động kinh doanh, dịch vụ khác theo chỉ đạo của Tổng giám đốc, trên cơ
sở chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước.
Trung tâm Quảng cáo và Dịch vụ Truyền hình có nhiệm vụ và quyền hạn:
1. Xây dựng kế hoạch về phát triển hệ thống quảng cáo – dịch vụ truyền hình theo
quy hoạch phát triển của Đài và tổ chức thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt.
2. Tổ chức sản xuất, biên tập các chương trình quảng cáo cho các tổ chức, cá nhân
trong, ngoài nước và các dịch vụ truyền hình khác theo qui định của pháp luật.
3. Thực hiện kinh doanh mua bán, xuất nhập khẩu, ủy thác xuất nhập khẩu các
chương trình truyền hình, vật tư thiết bị phát thanh, truyền hình và các mặt hàng
khác mà pháp luật không cấm theo quy định của Nhà nước và kế hoạch của Đài
THVN.
4. Tổ chức quản lý và khai thác bản quyền, trao đổi các chương trình truyền hình
thuộc bản quyền của Đài THVN

-2-

với các đối tác có liên quan.

Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

5. Khai thác giá trị gia tăng các chương trình truyền hình được phát sóng, tổ chức
sự kiện, hoạt động quan hệ công chúng.
6. Trực tiếp giao dịch, đàm phán, ký kết, thực hiện các hợp đồng kinh tế về lĩnh
vực Quảng cáo và Dịch vụ truyền hình, các lĩnh vực kinh doanh thương mại khác
với khách hàng theo quy định của Đài THVN và pháp luật Nhà nước; chịu trách
nhiệm trước pháp luật về các tranh chấp kinh tế trong phạm vi các hợp đồng kinh
tế trên.
7. Thực hiện việc liên doanh liên kết khi được Lãnh đạo Đài giao.
8. Xây dựng cơ chế khoán thu, chi trình Tổng giám đốc phê duyệt.
9. Phối hợp với các đơn vị có liên quan nghiên cứu các đề tài khoa học về lĩnh vực
Quảng cáo và Dịch vụ truyền hình.
10. Phối hợp với Ban tổ chức cán bộ xây dựng kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng
nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức và người lao động thuộc đơn vị; xây dựng quy
hoạch cán bộ để đáp ứng yêu cầu công tác của đơn vị.
11. Soạn thảo nhiệm vụ cụ thể, quy chế, lề lối làm việc, mối quan hệ công tác của
Trung tâm với các đơn vụ khách trực thuộc Đài THVN trình Tổng giám đốc quyết
định.
12. Quản lý theo phân cấp về tổ chức cán bộ, tài chính, tài sản của đơn vị theo quy
định chung của Đài.
Để phân tích được thực trạng những vấn đề về giao tiếp cũng như tìm ra
những biện pháp cải thiện quá trình giao tiếp trong Trung tâm Quảng cáo và Dịch
vụ Truyền hình Việt Nam chúng ta sẽ cùng nhau đi sâu tìm hiểu, phân tích và dựa
trên những cơ sở lý thuyết sẽ được trình bày dưới đây.
II/ PHÂN TÍCH :
-3-

Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

A/ Trình bày tóm tắt các lý thuyết liên quan đến vấn đề.
Chúng ta đều đã biết rằng giao tiếp là một trong những hình thái quan trọng
của truyền thông, là quá trình qua đó chúng ta phát và nhận thông tin, suy nghĩ, có
ý kiến và thái độ để có được sự thông cảm và hành động. Giao tiếp cũng là quá
trình mà qua đó thông tin được truyền tải và thấu hiểu giữa hai hay nhiều người
nói cách khác giao tiếp cũng được coi như là một quá trình thiết lập mối quan hệ
hai chiều giữa một người với một người hoặc với nhiều người xung quanh, liên
quan đến sự truyền đạt thông điệp và sự đáp ứng với sự truyền đạt ấy. Giao tiếp
được thực hiện dưới nhiều hình thức: trực tiếp mặt đối mặt hoặc gián tiếp như qua
thư viết, điện thoại, qua chat, email…Mục đích chính yếu của sự giao tiếp của con
người là nhằm thỏa mãn các nhu cầu cơ bản của mình. Sự khéo léo trong giao tiếp
là làm sao thể hiện được suy nghĩ và tình cảm của mình để cho người khác có thể
thấu hiểu được.
Phần then chốt trong giao tiếp là các kênh giao tiếp. Có hai loại kênh giao
tiếp chủ yếu đó là : Giao tiếp qua ngôn ngữ và giao tiếp phi ngôn ngữ
❖ Giao tiếp qua ngôn ngữ : Là tất cả các phương tiện bằng lời nói hoặc
văn bản mà truyền tải được ý nghĩa thông qua các từ ngữ.Giao tiếp qua ngôn ngữ
gồm có: Giao tiếp bằng thư điện tử (Email), các phương thức trao đổi thông tin qua
máy tính khác và giao tiếp bằng cách gửi các tin nhắn nhanh.
❖ Giao tiếp phi ngôn ngữ : Bao gồm các biểu hiện trên khuôn mặt, giọng
điệu, khoảng cách địa lý và thậm chí cả sự yên lặng. Kênh giao tiếp này là cần
thiết khi có khoảng cách vật lý hay tiếng ồn làm cản trở hiệu quả của giao tiếp
bằng lời nói và nhu cầu phải có phản hồi ngay lập tức mà việc giao tiếp qua văn
bản không thể đáp ứng được.
❖ Giao tiếp phi ngôn ngữ khác với giao tiếp bằng ngôn ngữ ở một số điểm.

Thứ nhất, giao tiếp phi ngôn ngữ ít nguyên tắc hạn chế hơn giao tiếp bằng ngôn
-4-


Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ngữ. Chúng ta được đào tạo chính thức rất nhiều về cách hiểu ngôn ngữ hơn lời
nói, nhưng lại được đào tạo rất ít về cách hiểu các dấu hiệu phi ngôn ngữ đi kèm
lời nói. Kết quả là, các cử chỉ ám hiệu phi ngôn ngữ trở nên mơ hồ hơn và dễ dẫn
đến hiểu nhầm hơn. Thứ hai, giao tiếp bằng ngôn ngữ thường có ý thức hơn trong
khi đó phần lớn giao tiếp phi ngôn ngữ là tự phát và không có ý thức.Chúng ta
thường chuẩn bị ngôn ngữ để nói hoặc viết chứ chúng ta lại rất hiếm khi chuẩn bị
để nháy mắt, cười hay các cử chỉ khác trong quá trình giao tiếp. Vậy thế đâu là
kênh giao tiếp thích hợp và hiệu quả nhất ? Và câu trả lời là chúng ta sẽ giao tiếp
có hiệu quả hơn nếu chúng ta nhanh chóng quyết định kênh giao tiếp tốt nhất cho
từng tình huống cụ thể và đủ linh hoạt để sử dụng các phương pháp khác nhau tuỳ
theo từng tình huống. Hiệu quả giao tiếp là một trong những nhân tố rất quan trọng
tạo nên thành công của công ty cho dù là giao tiếp giữa cá nhân với nhau, trong và
ngoài nhóm hay trong và ngoài công ty.
Tuy nhiên, đôi khi giao tiếp lại không đạt được hiệu quả như mong muốn do
gặp phải một số rào cản làm cản trở quá trình thông tin, giao tiếp hiệu quả như:
❖ Sự am hiểu : Quá trình am hiểu giúp cho chúng ta quyết định lựa chọn
hay đưa ra thông điệp nào, cũng như các thông tin được lựa chọn được sắp xếp và
truyền tải như thế nào. Điều này chính là một nguồn tiếng ồn đáng kể trong quá
trình giao tiếp nếu mà người gửi tin và người nhận tin có sự am hiểu và cách suy
nghĩ khác nhau.
❖ Sàng lọc thông tin : Là một sự khai thác thông tin khi những dữ liệu,
đặc biệt là những thông tin bất lợi bị loại bỏ trước khi nó được truyền tải tới cho
người khác. Sự sàng lọc thông tin diễn ra rất phổ biến trong quá trình thông tin

được truyền tải từ dưới lên và chỉ những thông tin tích cực, thuận lợi mới được
truyền lên cấp cao hơn trong tổ chức, công ty.

-5-


Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

❖ Sự quá tải thông tin : Sự quá tải thông tin xuất hiện khi khối lượng
thông tin nhận được vượt quá khả năng xử lý của con người. Việc nhận quá nhiều
thông tin đã làm giảm khả năng ra những quyết định quan trọng và giảm khả năng
tập trung vào công việc.Chúng ta chỉ có khả năng xử lý một lượng thông tin nhất
định nên sự quá tải thông tin sẽ tạo ra tiếng ồn trong quá trình giao tiếp bởi vì
thông tin bị bỏ sót hay hiểu nhầm khi con người không kịp xử lý các thông tin đó.
❖ Sự khác biệt về ngôn ngữ : Là một rào cản lớn trong giao tiếp vì dễ làm
cho các đối tượng hiểu sai ý của nhau do các thông điệp bị bóp méo trong quá
trình giao tiếp.
❖ Sự khác biệt giữa các đối tượng trong quá trình giao tiếp : Sự khác biệt
ở đây bao gồm sự khác biệt về giới tính, chủng tộc, tín ngưỡng, trình độ học vấn,
văn hoá, tuổi tác… Chính sự khác biệt này đã góp phần tạo nên những khoảng
cách lớn giữa các đối tượng giao tiếp làm cho các đối tượng giao tiếp khó có thể
truyền đạt và tiếp nhận thông tin một cách chính xác do không có sự đồng cảm,
suy nghĩ và cách hiểu giống nhau. Ví dụ một vị giáo sư rất khó có thể trao đổi với
một người chưa tốt nghiệp trung học về những dự án mà ông đang ấp ủ, hay một
cụ bà 80 tuối không thể tranh luận với một thanh niên trẻ về âm nhạc vì giữa họ
tồn tại những sự khác biệt nhất định.
❖ Thời gian, không gian không thích hợp: Quá trình giao tiếp nếu diễn ra
vào khoảng thời gian hoặc không gian không thích hợp cho một trong hai bên thì
cũng khó dẫn tới việc giao tiếp thành công và hiệu quả.

Chính vì vậy để cải thiện hiệu quả giao tiếp cũng như nâng cao hiệu quả
thông tin chúng ta cần áp dụng những biện pháp sau:
❖ Truyền thông điệp : Giao tiếp hiệu quả đạt được khi người nghe nhận và
hiểu thông điệp của người nói. Để thực hiện nhiệm vụ khó khăn này, người nói
phải học cách đồng cảm với người nghe, khuyến khích, thiết lập sự phản hồi các
-6-


Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

thông điệp, nhắc lại thông điệp, chọn một thời điểm thích hợp cho cuộc hội thoại
và nên có thái độ diễn giải, mô tả hơn là đánh giá người nghe. Ngôn ngữ sử dụng
trong các thông điệp nên đơn giản, dễ hiểu, các thông tin truyền tải phải được sắp
xếp khoa học, rõ ràng.
❖ Lắng nghe chủ động : Ngoài việc truyền thông điệp, thì việc biết lắng
nghe chủ động cũng là một cách cải thiện quá trình giao tiếp rất hiệu quả. Lắng
nghe bao gồm cảm nhận, đánh giá và đối đáp. Nếu cảm nhận là việc trì hoãn sự
đánh giá, tránh cắt ngang và duy trì sự quan tâm tới các thông điệp, đánh giá là sự
đồng cảm và tổ chức thông tin thì đối đáp lại thể hiện sự quan tâm và làm sáng tỏ
các thông điệp. Việc kết hợp sự cảm nhận, đánh giá và đối đáp thông tin đã giúp
cho việc lắng nghe chủ động trở thành một chiến lược làm cho quá trình giao tiếp
thuận lợi và suôn sẻ hơn rất nhiều trong các tổ chức, công ty.
❖ Giao tiếp trong hệ thống cấp bậc của tổ chức : Đôi khi chúng ta hay tập
trung vào những vấn đề “ở cấp độ vi mô” trong quá trình giao tiếp, nhưng trong kỷ
nguyên này, khi mà tri thức đã trở thành lợi thế cạnh tranh thì các nhà lãnh đạo
công ty cũng cần xây dựng một luồng giao tiếp trên-dưới, giao tiếp trong hệ thống
cấp bậc của tổ chức. Chúng ta có thể tiến hành thúc đẩy quá trình trao đổi thông tin
như thông qua việc thiết kế không gian làm việc thân thiện, kết hợp bản tin in và
bản tin điện tử để phổ biến thông tin trong công ty, tổ chức các cuộc điều tra nhân

viên để trưng cầu dân ý, lấy ý kiến của nhân viên trong quá trình ra các quyết định,
tạo ra nhiều cơ hội tiếp xúc trực tiếp giữa các cấp lãnh đạo và nhân viên nhằm trao
đổi thông tin, cung cấp thông tin giúp lãnh đạo và nhân viên tìm ra tiếng nói
chúng và có sự thấu hiểu lẫn nhau.
Dựa trên những cơ sở lý thuyết đã trình bày, tôi xin được áp dụng để phân
tích thực trạng quá trình giao tiếp và đề xuất ra những biện pháp cải thiện hiệu quả

-7-


Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

của quá trình giao tiếp tại Trung tâm Quảng cáo và Dịch vụ Truyền hình Việt
Nam.
B/ Phân tích vấn đề.
Thực trạng của tổ chức:
Tại Trung tâm Quảng cáo và Dịch vụ Truyền hình Việt Nam tôi thấy có những vấn
đề còn tồn đọng như sau:
1. Giữa lãnh đạo và các cấp quản lý.
❖ Nhìn vào cấu trúc tổ chức của công ty ta thấy các cấp lãnh đạo là những
người chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tất cả các phòng ban. Do phải quán
xuyến công việc và chịu trách nhiệm cùng lúc nhiều phòng ban như vậy khiến cho
các cấp lãnh đạo trong công ty luôn trong tình trạng bị quá tải thông tin. Mỗi ngày
họ nhận được hàng trăm email được gửi từ các cấp quản lý (phụ trách các phòng
ban) trình bày hoặc xin ý kiến về các vấn đề cần giải quyết, tháo gỡ cũng như báo
cáo các công việc đang trong quá trình vận hành. Sự quá tải thông tin làm cho các
cấp lãnh đạo cảm thấy mệt mỏi, căng thẳng, không tập trung được vào công việc
đồng thời cũng làm cho họ dễ cáu gắt, dễ nổi nóng đôi khi không muốn trao đổi
hay lắng nghe thêm bất kỳ vấn đề gì từ các cấp quản lý của mình.

❖ Với những quản lý được đánh giá tốt, các cấp lãnh đạo thường có xu
hướng giao thêm nhiệm vụ hoặc điều chuyển lên chức vụ cao hơn. Mặc dù quyền
lợi của họ được đảm bảo tốt hơn nhưng nhiều quản lý vẫn cảm thấy không thật sự
thoải mái do Công ty và các cấp lãnh đạo chưa chuẩn bị cho họ những kỹ năng cần
thiết để đảm nhiệm vai trò mới. Điều đó dẫn tới thời gian đầu khi tiếp nhận công
việc mới, họ sẽ gặp rất nhiều khó khăn để nắm bắt và thích ứng thậm chí họ có thể
thất bại không đảm nhiệm được công việc ở vị trí này.

-8-


Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

❖ Các cấp lãnh đạo và các cấp quản lý thường xuyên phải trao đổi, họp
hành, giao tiếp với nhau. Tuy nhiên đôi khi để thuận lợi cho công việc cũng như để
lãnh đạo ghi nhận thành tích, năng lực của phòng ban mình, các cấp quản lý
thường lược bỏ rất nhiều những thông tin bất lợi, tiêu cực trong các báo cáo được
gửi lên cấp lãnh đạo.Điều này làm cho lãnh đạo công ty có những đánh giá không
đúng về các phòng ban, không lường trước được những hậu quả đáng tiếc có thể
xảy ra gây bất lợi cho công ty.
❖ Bên cạnh đó đôi khi những thông điệp được truyền tải giữa các cấp lãnh
đạo và các cấp quản lý cũng không được rõ ràng, khoa học, lại thiếu sự phản hồi
thường xuyên nên giữa họ có thể có những sự hiểu nhầm hoặc suy nghĩ khác nhau
về cùng một vấn đề, nhiệm vụ.

2. Giữa lãnh đạo và nhân viên.
❖ Do cơ cấu tổ chức của công ty theo dạng cây nên giữa lãnh đạo và nhân
viên trong công ty thường ít có cơ hội để tiếp xúc trực tiếp với nhau mà chủ yếu là
truyền đạt qua các cấp quản lý. Gần như các thông điệp, thông tin hay nhiệm vụ

mà cấp lãnh đạo truyền xuống cho nhân viên đều mang tính chất yêu cầu hay mệnh
lệnh. Điều này mô hình chung đã tạo ra một khoảng cách giữa các cấp lãnh đạo và
nhân viên, nghiêm trọng hơn đó là giữa cấp lãnh đạo và nhân viên trong công ty
khó có thể tìm ra tiếng nói chung, cũng như không thể thấu hiểu lẫn nhau trong
công việc. Về phía lãnh đạo, họ không thể hiểu với những nhiệm vụ được giao
nhân viên gặp những khó khăn, trở ngại gì và mong muốn, nhu cầu của họ trong
công việc ra sao? Còn về phía nhân viên, họ cũng không thể đồng cảm được với
các cấp lãnh đạo, họ không cảm nhận được những áp lực, căng thẳng hay thách
thức trong công việc đang đè nặng lên các cấp lãnh đạo của mình.Chính điều đó đã
hình thành nên những rào cản nhất định trong giao tiếp tại Công ty.
-9-


Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

❖ Hình thành sự phân biệt đối xử về đặc quyền, đặc lợi giữa các cấp lãnh
đạo và nhân viên trong công ty. Các cấp lãnh đạo trong công ty được hưởng những
đặc quyền riêng biệt mà nhân viên không có. Họ có thể có nơi nghỉ ngơi, sinh hoạt
riêng, có chế độ ưu đãi, du lịch…mà nhân viên không có hoặc có nhưng không đầy
đủ.Chính sự phân biệt quá lớn về đối xử đã tạo ra khoảng cách khiến lãnh đạo và
nhân viên trong công ty không có sự gần gũi, thân thiện và hình thành nên những
thế giới riêng của từng cấp.
3. Giữa cấp quản lý và nhân viên.
❖ Rào cản giữa cấp quản lý và nhân viên trong công ty đôi khi xuất phát từ
chính sự hành động không nhất quán, thiên vị một số thành viên và coi nhẹ một số
thành viên khác trong phòng của cấp quản lý. Chính điều này thường tạo ra sự mâu
thuẫn, ức chế, không thoải mái trong công việc giữa cấp quản lý và nhân viên và
phần nào làm giảm hiệu suất làm việc cũng như hiệu quả công việc trong phòng,
ban.

❖ Cả cấp quản lý và nhân viên trong công ty đôi khi thiếu những kỹ năng
cần thiết để có thể giao tiếp một cách ngoại giao và tránh đối đầu.Cấp quản lý thì
nghĩ rằng họ chẳng có gì phải học hỏi từ nhân viên, còn các nhân viên thì nghĩ
rằng đôi khi quản lý xử lý công việc không được ổn thoả lắm.Chính vì thế đôi khi
có sự xúc phạm, tranh cãi lẫn nhau giữa cấp quản lý và nhân viên trong công ty.

4. Giữa các nhân viên với nhau.
❖ Vấn đề hay xảy ra nhất tại các công ty và cũng là rào cản lớn nhất giữa
các nhân viên trong công ty đó là : Trong công ty luôn tồn tại hệ thống thông tin
vỉa hè. Dường như việc giao tiếp qua các hệ thống thông tin vỉa hè đang trở thành
thói quen của các nhân viên trong công ty. Hệ thống thông tin này dựa trên nền
- 10 -


Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

tảng là các mối quan hệ hơn là sơ đồ cơ cấu tổ chức hay tính chất công việc và rất
được các nhân viên ưa thích. Tuy nhiên thông tin từ hệ thống thông tin vỉa hè đôi
khi bị bóp méo tới mức sai lệch rất nhiều so với thông tin gốc. Chính vì vậy đôi
khi thông tin từ hệ thống này dễ gây ra sự hiểu nhầm giữa các nhân viên, tạo ra sự
lo lắng nhiều hơn cho họ và nhiều khi nghiêm trọng hơn là dễ tạo ra một môi
trường làm việc căng thẳng và không lành mạnh.
❖ Nhân viên các phòng ban thường có xu hướng ít trao đổi, thông tin với
nhau. Nhân viên thuộc phòng ban nào thì thường làm việc, sinh hoạt, vui chơi với
phòng ban đó và họ làm việc, phấn đấu, nỗ lực cũng chủ yếu vì những lợi ích, mục
tiêu của phòng mình chứ chưa hẳn đã là vì mục tiêu chung của toàn công ty. Chính
vì điều này nhân viên các phòng ban không có thói quen phối hợp hay hỗ trợ lẫn
nhau về công việc. Đôi khi giữa các phòng ban cũng thường nảy sinh ra các mâu
thuẫn do không có sự đồng cảm, thấu hiểu và chia sẻ về công việc với nhau.

Với những tồn tại trong giao tiếp ở Trung tâm Quảng cáo và Dịch vụ
Truyền hình cáo như trên, tôi cũng mạnh dạn xin đề xuất một số biện pháp khắc
phục với mong muốn quá trình giao tiếp trong Công ty càng ngày càng trở nên
thuận lợi, thành công và hiệu quả hơn nữa.
III/ GIẢI PHÁP :
1. Giữa lãnh đạo và các cấp quản lý.
❖ Để khắc phục và giảm thiểu được sự quá tải về thông tin cho các cấp
lãnh đạo thì các cấp quản lý nên chú trọng và quan tâm hơn đến vấn đề gửi và
truyền đạt thông tin. Các thông tin được truyền tải hay các email được gửi nên tóm
tắt, cô đọng và súc tích. Nội dung thông tin cần được trình bày ngắn gọn, khoa
học, rõ ràng và dễ hiểu để tiết kiệm thời gian cũng như tạo điều kiện cho các cấp
lãnh đạo nắm bắt thông tin nhanh chóng và chính xác. Bên cạnh đó các cấp lãnh
đạo và các cấp quản lý cũng nên có thói quen phản hồi lại những thông tin được
- 11 -


Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

truyền tải. Điều đó giúp cho họ khẳng định được sự đúng đắn chính xác của các
thông tin, tránh hiểu sai, hiểu nhầm hoặc có những cảm nhận hay suy nghĩ khác
nhau về cùng một vấn đề, nhiệm vụ.
❖ Các cấp quản lý nên cung cấp kênh thông tin trung thực, đầy đủ cho
các cấp lãnh đạo, tránh tình trạng sơ lược bỏ bớt những thông tin bất lợi, tiêu cực
của phòng ban mình. Qua những thông tin đầy đủ và trung thực đó các cấp lãnh
đạo sẽ có những đánh giá, tầm nhìn đúng đắn, rõ ràng và chính xác hơn về năng
lực cũng như những khó khăn, hạn chế mà các cấp quản lý đang gặp phải. Nhờ đó
các cấp lãnh đạo sẽ có phương hướng hỗ trợ giải quyết và tháo gỡ kịp thời những
khó khăn, vướng mắc đó.
❖ Các cấp quản lý nên chọn những thời điểm hiệu quả, đúng lúc để trao

đổi hay truyền đạt thông tin tới các cấp lãnh đạo. Tốt nhất là nên trao đổi khi các
cấp lãnh đạo ít bị phân tâm hay đang tập trung vào các vấn đề khác. Tránh trao đổi
khi các cấp lãnh đạo đang bị căng thẳng, mệt mỏi, nóng nảy hay cáu giận.
❖ Để thuận lợi hơn trong công việc cũng như đạt được mục tiêu chung
mà công ty đã đề ra, các cấp lãnh đạo cũng nên chú trọng vào vấn đề đào tạo các
kỹ năng cần thiết cho các cấp quản lý. Tạo điều kiện cho họ tham gia các khoá học
nâng cao kỹ năng quản lý, nâng cao trình độ chuyên môn, mở rộng hiểu biết ….
Vv để trang bị cho họ đầy đủ những tri thức, kỹ năng cần thiết khi tiếp xúc với
công việc hay nhận những nhiệm vụ mới.
❖ Đôi khi các cấp quản lý và các cấp lãnh đạo cũng nên đặt mình vào vị
trí của đối phương để có thể đồng cảm, cảm thông và chia sẻ những gánh nặng
công việc mà đối phương của họ đang gánh vác. Việc đặt mình vào vị trí của
người khác sẽ làm cho các cấp quản lý hiểu được những suy nghĩ, mong muốn
cũng như những yêu cầu của các cấp lãnh đạo và họ sẽ biết phải làm thế nào để
đáp ứng những mong muốn và yêu cầu đó. Về phía các cấp lãnh đạo, dường như
- 12 -


Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

cũng giúp cho họ thấu hiểu hơn những khó khăn, thách thức và những áp lực mà
các cấp quản lý đang phải đương đầu. Chính sự đồng cảm này đã giúp xoá bỏ đi
những rào cản, những vấn đề trong quá trình giao tiếp của các cấp lãnh đạo và các
cấp quản lý và mô hình chung nó làm cho công việc của họ thuận lợi và suôn sẻ
hơn rất nhiều.
2. Giữa lãnh đạo và nhân viên.
❖ Tăng cường tiếp xúc trực tiếp, tránh việc chỉ đưa ra những mệnh lệnh
và yêu cầu đối với nhân viên trong công ty. Đôi khi các cấp lãnh đạo cần bỏ qua
các cấp quản lý và đi gặp trực tiếp các nhân viên của mình ở tận nơi họ làm việc

để có thể hiểu được tường tận mọi vấn đề đang diễn ra trong công ty. Các cấp lãnh
đạo cần hướng dẫn, hỗ trợ và lắng nghe ý kiến của nhân viên trong công ty để quá
trình trao đổi và truyền đạt thông tin được kịp thời, hiệu quả. Duy trì liên tục quá
trình giao tiếp giữa cấp lãnh đạo và nhân viên trong công ty sẽ làm giảm bớt sự
khác biệt giữa hai giai cấp.Qua đó phá vỡ hàng rào ngăn cách nhờ sự đồng cảm và
thấu hiểu lẫn nhau.
❖ Tổ chức các cuộc đối thoại để cấp lãnh đạo và nhân viên trình bày
những khác biệt của mình nhằm đưa ra những cách giải quyết triệt để, tránh tình
trạng leo thang xung đột.
❖ Tổ chức thông tin định kỳ về tình hình kinh doanh của Công ty tới
người lao động theo từng cấp độ vì nhân viên cũng cần biết đến các mục tiêu ngắn
hạn và dài hạn cũng như tầm nhìn tương lai của Công ty bởi đó là chỗ dựa của
cuộc sống và sự nghiệp của họ. Chia sẻ những thông tin với người lao động sẽ làm
họ thêm tin tưởng, nhận thức rõ và phấn đấu vì mục tiêu của Công ty, từ đó sẽ
khích lệ động viên họ cống hiến hết mình vì sự phát triển của Công ty. Thêm vào
đó việc chia sẻ thông tin sẽ khiến cho các nhân viên cảm thấy mình được tôn
trọng.
- 13 -


Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

❖ Giảm bớt sự khác biệt giữa cấp lãnh đạo và nhân viên trong công ty
bằng cách giảm sự khác biệt giữa cấp lãnh đạo và nhân viên ở chế độ sinh hoạt,
nghỉ ngơi và các đặc quyền khác.
3. Giữa cấp quản lý và nhân viên.
❖ Các cấp quản lý phải luôn tạo ra sự công bằng, bình đẳng giữa các
nhân viên trong công ty. Đảm bảo nghĩa vụ và quyền lợi giữa các nhân viên là như
nhau, không đưa tình cảm riêng tư vào công việc, không thiên vị hoặc coi nhẹ bất

kỳ nhân viên nào trong nhóm, phòng, ban. Đó là quy tắc tối quan trọng để các cấp
quản lý có được sự tôn trọng và vị nể của nhân viên. Đây cũng là cách hạn chế tối
đa những thù ghét không đáng có giữa các nhân viên.Sẵn sàng đáp ứng các yêu
cầu, đề nghị của nhân viên trong khả năng của mình.
❖ Bổ sung các kỹ năng ngoại giao cần thiết và thay đổi cách truyền thông
điệp giữa các cấp quản lý và nhân viên sao cho các cấp quản lý và nhân viên luôn
có cùng suy nghĩ, cùng cảm nhận trong cùng một vấn đề hay nhiệm vụ.
❖ Các cấp quản lý và các nhân viên nên thường xuyên tạo cơ hội, điều
kiện để học hỏi lẫn nhau, trao đổi kinh nghiệm cũng như chia sẻ khó khăn, áp lực
trong công việc. Đồng cảm và quan tâm tới tâm trạng của nhau. Thúc đẩy, khuyến
khích nhân viên làm việc bằng những lời động viên, khen ngợi khi họ làm tốt; góp
ý với tính chất xây dựng khi họ mắc lỗi lầm, để cùng đưa ra hướng giải quyết sửa
đổi. Tạo môi trường gần gũi, vui vẻ, thiết kế không gian làm việc thân thiện, cởi
mở khiến cho cả cấp quản lý và nhân viên đều cảm thấy thoải mái và hưng phấn
khi bắt đầu vào công việc.
❖ Các cấp quản lý thường xuyên phải giữ đầu óc mở để đón nhận những
ý tưởng mới. Không nên bảo thủ, trì trệ mà phớt lờ hoặc bỏ qua những ý kiến cũng
như những đề xuất của nhân viên.
- 14 -


Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

4. Giữa các nhân viên với nhau.
❖ Hạn chế sự phát tán của hệ thống thông tin vỉa hè bằng cách nghiêm
cấm các nhân viên tham gia vào việc phát tán các câu chuyện trong công ty. Thêm
vào đó các cấp lãnh đạo cố gắng truyền tải thông tin đến nhân viên trước khi họ
nhận được tin vỉa hè.
❖ Không khoe khoang tiền lương, thưởng hoặc các chế độ ưu đãi để

tránh những hằn học, ganh tị không cần thiết ở công ty.
❖ Luôn xây dựng tinh thần đoàn kết, phối hợp, hỗ trợ, học hỏi lẫn nhau
giữa các phòng ban.
IV/KẾT LUẬN
Như vậy qua việc tìm hiểu, nghiên cứu, phân tích các lý thuyết đã được
học kết hợp cùng với những trải nghiệm thực tế tại các tổ chức, công ty phần nào
chúng ta cũng nhìn nhận được tầm quan trọng của việc giao tiếp hiệu quả và học
hỏi được các biện pháp để nâng cao, cải thiện quá trình giao tiếp hiệu quả đó. Qua
đó khi đã có sự nhìn nhận rõ ràng và hiểu được tầm quan trọng của quá trình giao
tiếp chúng ta hãy cùng nhau khắc phục những rào cản, những khó khăn trong giao
tiếp, xoá bỏ những khoảng cách để gần gũi nhau hơn, đồng cảm với nhau hơn, chia
sẻ với nhau hơn và chính điều đó làm cho chúng ta giao tiếp tốt hơn, hiệu quả và
thành công. Thành công trong giao tiếp là chiếc chìa khoá vàng giúp chúng ta
thành công trong cuộc sống, trong công việc thậm chí cả trong vấn đề tình cảm.
Muốn thành công trong giao tiếp đòi hỏi chúng ta phải biết kiên trì học hỏi, trau
dồi các kỹ năng, biết lắng nghe và áp dụng những biện pháp cải thiện quá trình
giáo tiếp sao cho phù hợp với từng tình huống nhất định, từng hoàn cảnh cụ thể.
Với mục tiêu xây dựng Công ty, tổ chức ngày càng phát triển và toàn diện hơn thì
việc xây dựng một môi trường giao tiếp lành mạnh, hiệu quả, thân thiện và sáng
- 15 -


Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

tạo gần như đang trở thành vấn đề then chốt được đưa lên làm tiêu chí hàng đầu tại
các công ty.
.
XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN

- 16 -


Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

- 17 -


Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

- 18 -


Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

- 19 -


Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

- 20 -


Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

- 21 -


Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

- 22 -


Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

- 23 -


Quản trị hành vi tổ chức
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

- 24 -