Quy trình đánh giá và thực hiện công tac tuyển dụng

Nhân lực luôn được coi là một trong những nguồn lực quan trọng nhất mang tính quyết định cho sự
thành công của một tổ chức nói chung và của các doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh nói
riêng. Quản trị nguồn nhân lực gồm 3 chức năng chính đó là: Thu hút, đào tạo và duy trì nguồn nhân
lực.
Tuyển dụng là một khâu trong quá trình thu hút nguồn nhân lực đến với tổ chức. Tuyển dụng bao
gồm tuyển mộ và tuyển chọn. Tuyển mộ nhân viên là một tiến trình thu hút những người có khả
năng, có trình độ chuyên môn phù hợp từ nhiều nguồn khác nhau đến đăng ký, nộp đơn tìm việc làm.
Tuyển chọn nhân viên là quy trình lựa chọn từ một nhóm ứng viên để chọn ra một cá nhân phù hợp
nhất cho một vị trí nhất định và cho cả tổ chức.
Sau đây là quy trình tuyển dụng nhân sự của tổ chức chúng tôi:

Phòng/Ban có nhu cầu tuyển dụng

Lập phiếu yêu cầu tuyển dụng
(PYCTD)

Cán bộ tuyển dụng - Phòng Nhân Sự
xử lý các thông tin trong PYCTD

Tuyển thẳng
(Căn cứ trên nhu cầu tuyển dụng và
được đồng ý tuyển dụng của Trưởng
Phòng Nhân sự hoặc CEO)
Các trưởng Bộ phận tự tiến hành xét
hồ sơ, tiến hành phỏng vấn, xây dựng
chế độ thoả thuận với ứng viên

Lập phiếu đề nghị tiếp nhận nhân sự
(PĐNTNNS)

Trưởng Phòng NS/CEO ký duyệt nếu

PYCTD phù hợp
Cán bộ tuyển dụng - Phòng Nhân Sự
xử lý các thông tin trong PĐNTNNS

Cán bộ tuyển dụng tiến hành các
bước tuyển dụng

Đăng tuyển dụng trên các kênh:
website, search hồ sơ, sàn giao dịch,
thông tin nội bộ...

Trưởng PNS ký duyệt nếu
PĐNTNNS phù hợp

Công tác tiếp nhận nhân sự


Sàng lọc hồ sơ, bố trí lịch phỏng vấn,
liên hệ ứng viên, liên hệ trưởng BP
cùng phỏng vấn

Quá trình phỏng vấn tuyển dụng

Làm bài Test: IQ, EL hoặc
chuyên ngành
(cán bộ tuyển dụng thực hiện)

Phỏng vấn trực tiếp
(cán bộ tuyển dụng và trưởng
Phòng/Ban phỏng vấn)

Lập báo cáo phỏng vấn tuyển dụng
(Cán bộ tuyển dụng thực hiện)

Đạt tuyển
(Kết quả thống nhất với
trưởng Phòng/Ban)

Tuyển tiếp

Trưởng Phòng Ban lập phiếu đề nghị
tiếp nhận nhân sự (PĐNTNNS)

Cán bộ tuyển dụng - Phòng Nhân Sự
xử lý các thông tin trong PĐNTNNS

Trưởng Phòng NS ký duyệt nếu
PĐNTNNS phù hợp

Công tác tiếp nhận nhân sự

Căn cứ trên kế hoạch của phòng nhân sự hoặc đề xuất yêu cầu tuyển dụng thông qua phiếu yêu cầu
tuyển dụng (form tham khảo cuối bài viết), phòng nhân sự xử lý thông tin trong phiếu yêu cầu, sau đó
đăng tuyển theo các hình thức: bên trong, bên ngoài và thăng chức nội bộ.
Trước tiên BP ưu tiên các ứng cử viên nội bộ đề cử cho vị trí còn trống. Các ứng cử viên nội bộ sẽ
được ưu tiên phỏng vấn trước các ứng cử viên ở ngoài nhưng sẽ được đối xử bình đẳng như những
ứng cử viên khác. Tuyển người từ nguồn nội bộ có lợi điểm là nhân viên thấy tổ chức luôn luôn tạo
cơ hội để họ được thăng tiến và do đó họ gắn bó với tổ chức hợ và làm việc tích cực hơn. Về phía
Công ty, luôn đánh giá được khả năng của họ qua quá trình làm việc, do đó kết quả khá chính xác.

Họ là người đã hiểu được chính sách và cơ cấu của Công ty và hòa nhập vào môi trường làm việc
mới ngay. Và việc tuyển mộ từ nguồn nội ít tốn kém hơn.
Nguồn bên ngoài:
-

“Các thành viên của tổ chức, nếu ai có người quen, bạn bè, hàng xóm, … phù hợp với các vị
trí cần tuyển dụng, vui lòng gửi CV trực tiếp cho phòng Nhân sự. Bất kỳ ai giới thiệu được
các ứng cử viên thành công sẽ được phòng Nhân sự tặng một món quà hoặc tiền mặt (tùy
chọn). Số tiền sẽ tương ứng với độ quan trọng của vị trí được tuyển với điều kiện ứng cử viên
trúng tuyển phải làm việc ở tổ chức chúng tôi được ít nhất 3 tháng”. Thực tế cho thấy các
nhân viên thường giới thiệu cho Công ty những người có khả năng và có chất lượng, vì họ
cũng muốn bạn bè của mình vào làm việc chung với mình.

-

ứng viên bên ngoài nộp đơn xin việc qua quảng cáo, đăng tuyển dụng trên các kênh: website,
search hồ sơ, sàn giao dịch, thông tin nội bộ...

-

tuyển nhân viên của các công ty khác cùng ngành nghề, tuyển dụng cách này thường ngắn
nhất và hiệu quả nhất vì công ty không phải chi phí cho nghiệp vụ đào tạo, nhân viên thì gần
như không phải qua thời kỳ thử việc vì vào làm được việc và đúng vị trí ngay.

Tuyển mộ là tập trung các ứng viên lại, còn tuyển chọn là quyết định xem trong số các ứng viên
ấy ai là người hội đủ các tiên chuẩn để làm việc cho công ty.
Quy trình tuyển chọn nhân viên của công ty như đã mô tả ở trên khá bài bản và rõ ràng, tùy từng
vị trí mà các khâu phỏng vấn kỹ tăng lên hay nói cách khác các phương pháp tuyển chọn khác
nhau thường được áp dụng để tuyển người cho những vị trí ở các cấp khác nhau trong công ty.

Thông thường tiến trình tuyển chọn nhân viên gồm các bước:
-

Xét hồ sơ xin việc: phòng nhân sự căn cứ vào phiếu yêu cầu tuyển dụng và bản mô tả công
việc để đánh giá xem ứng viên có phù hợp với nhu cầu của công ty hay không.

-

Trắc nghiệm (Làm bài Test: IQ, EL hoặc chuyên ngành): bước này thường mang tính chất tham khảo
để hỗ trợ thông tin thêm cho bước phỏng vấn trực tiếp.

-

Phỏng vấn trực tiếp (cán bộ tuyển dụng và trưởng Phòng/Ban phỏng vấn): cán bộ tuyển dụng cung
cấp thông tin chung, còn trưởng phòng cần tuyển dụng phỏng vấn cụ thể về công việc, kinh nghiệm,
kỹ năng… có phù hợp với vị trí cần tuyển dụng không.

-

Phỏng vấn sâu: áp dụng cho những vị trí cao (cấp phụ trách nhóm trở lên) hoặc đôi khi những vị trí
thấp nhưng cán bộ phỏng vấn còn băn khoăn.

-

Quyết định tuyển chọn: căn cứ trên phiếu điểm (khả năng chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng cần có,
kỹ năng khác, yêu cầu về chế độ) để cấp có thẩm quyền quyết định tuyển chọn (thông thường là các
trưởng phòng cần tuyển dụng quyết định, nhưng có những vị trí trực tiếp GĐ quyết định).

-

Tiếp nhận nhân sự: phòng nhân sự kết hợp với phòng ban cần tuyển dụng làm công tác tiếp nhận nhân
sự, thông báo cho nhân sự được chọn, quyết định tiếp nhận, hướng dẫn nhân viên mới…

-

Thử việc, đánh giá kết quả: Trưởng phòng phân việc cho nhân sự mới, Sau thời gian thử việc,

Trưởng phòng hướng dẫn người thử việc tự nhận xét đánh giá kết quả thử việc.Trưởng phòng
đánh giá và kết luận có hay không nhận nhân sự thử việc. Báo cáo này được chuyển cho
Trưởng bộ phận Nhân sự và BGĐ để có quyết định cuối cùng.


Mục tiêu của quá trình chọn lựa là để tìm những người phù hợp cho công việc và cho tổ chức. Nếu
lựa chọn không phù hợp thì đồng nghĩa với việc người đó làm việc không hiệu quả và có thể rời bỏ
công ty một cách tự nguyện hoặc không tự nguyện.
Trên đây là 1 số phân tích thực trạng của bản thân về công tác tuyển dụng trong tổ chức, theo quan
điểm cá nhân tôi thì công tác tuyển dụng của Công ty là khá bài bản và chuyên nghiệp. Tuy nhiên
quản trị nguồn nhân lực bao gồm nhiều chức năng khác nữa nên để làm tốt công tác quản trị nguồn
nhân lực thì phòng nhân sự cần làm tốt tất cả các khâu.

MANPOWER REQUISITION FORM
PHIẾU YÊU CẦU TUYỂN DỤNGi
DEPT/DIVISION: _________________________ DATE SUBMITTED: _________________________
Phòng/Bộ phận:
Ngày nộp phiếu
POSITION
: __________________________
NUMBER PERSON NEEDED:
_________________
Vị trí tuyển dụng

Số nhân viên yêu cầu
Type of employment:  Fulltime permanent
 Fulltime temporary
 Part-time
Loại hợp đồng lao động Toàn thời gian dài hạn
Toàn thời gian tạm thời
Bán thời gian
Please state details of working time if needed:
__________________________
Ghi rõ yêu cầu cụ thể về thời gian làm việc nếu cần thiết: __________________________
Reason for request
 New position  Replacement
 Additional employee
Lý do yêu cầu

Vị trí mới
Thay thế
 Other (specify) _____________
Lý do khác (ghi rõ)
If replacement, state whom replacing
_________________________________________________________
Với nhân viên thay thế, xin nêu tên người thay thế
Expected hiring date: _______________________
Ngày bắt đầu làm việc dự kiến

Tuyển thêm

DUTIES & RESPONSIBILITIES:
Trách nhiệm và nhiệm vụ công việc:
_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
__________________
For new position, please state in detail all duties to be performed and attached the relevant job
description for job evaluation purposes.
Với các vị trí mới, xin vui lòng nêu rõ những nhiệm vụ công việc sẽ thực hiện và đính kèm bản mô tả công
việc tương ứng để đánh giá quá trinh làm việc.
QUALIFICATIONS:
Yêu cầu đối với vị trí tuyển dụng:
Gender/Giới tính:  Obligation of male/Bắt buộc là nam
 Obligation of female/Bắt buộc là nữ
 Either/Không phân biệt

 Preference of male/Ưu tiên nam
 Preference of female/Ưu tiên nữ

Age : Minimum ____________ Maximum : _________________
Tuổi: Tối thiểu
Tối đa


Height : __________________ Appearance if needed :
Chiều cao:
Ngoại hình nếu cần thiết:
Education:
_________________________________________________________________________
Trình độ học vấn:

Work experience:
_________________________________________________________________________
Kinh nghiệm làm việc
Skills/Abilities:
___________________________________________________________________________
Khả năng/ kỹ năng khác
Personal Characteristics:
__________________________________________________________________
Đặc điểm cá nhân
Additional information:
____________________________________________________________________
Thông tin bổ trợ:
Approximate monthly salary
________________________________________________________________
Lương tháng ước tính
Time of probation/Thời gian thử việc:
______ month/tháng
METHODS OF RECRUITMENT (FOR HR DEVISION)
Phương pháp tuyển dụng (phần dành cho bộ phận Nhân sự):
 Relationship
 Free website/forum

 Payable website/forum (specify)

Qua mối quan hệ
Các website/forum miễn phí
Các website/forum mất tiền (ghi rõ)
 Newspaper/magazine (specify)
 Headhunting
Đăng tải trên báo tạp chí (ghi rõ)

Qua các tổ chức săn đầu người/môi giới việc làm
 Others (specify)
Phương pháp khác (nêu rõ)
Cost of recruitment (for HR Division)
Chi phí tuyển dụng (phần dành cho bộ phận Nhân sự)

REQUESTED BY:
Người yêu cầu

CHECKED BY:
Người kiểm tra

____________________
__________________________

_____________________

(1)

Department Head

HR Manager

HR Staff

Trưởng Phòng/Ban

Trưởng Phòng Nhân sự

Cán bộ

Note:
-

-

APPROVED BY:
Người xác nhận

tuyển dụng

Please submit for HR Department 1month in advance
Đề nghị các trưởng bộ phận khi có yêu cầu tuyển dụng thì gửi yêu cầu trước 1 tháng cho
bộ phận nhân sự.
In urgent cases, department head can submit job description later.
Trong trường hợp cần tuyển dụng gấp thì các trưởng bộ phận có thể gửi bản mô tả công
việc sau.

Form: BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC


Chức danh:

Chức danh (đối ngoại) cấp Staff-Sup do Trưởng Phòng đề xuất
và Trưởng Ban NS phê duyệt
Chức danh cấp Manager do COO đề xuất và CEO phê duyệt

Bậc / Ngạch:
Phòng:

Theo qui định Bậc Ngạch hiện hành của Hệ thống
Phòng làm việc là phạm vi nhỏ nhất (nếu có), nếu kiêm nhiệm
thì liệt kê tất cả các Phòng

Quản lý trực tiếp:

Cấp quản lý trực tiếp và tên người cụ thể, nếu kiêm nhiệm thì
liệt kê tất cả các cấp quản lý trực tiếp

Thời gian / Chế độ
làm việc:
Nhiệm vụ:

Quan hệ công việc:

Fulltime / Part-time, nếu là Part-time thì liệt kê thời gian làm
việc/tuần hoặc chế độ làm việc (theo dự án…) nếu có
Liệt kê các nhiệm vụ chính

Cấp dưới / Ngang cấp
Trong cùng Phòng / Bên ngoài Phòng

Phạm vi thẩm quyền:

Cấp quản lý trực tiếp xây dựng

NGƯỜI MÔ TẢ

PHỤ TRÁCH

Tài liệu tham khảo:
Slide bài giảng của chương trình.
Giáo trình Quản trị nhân sự- Nguyễn Hữu Thân- NXB lao động- xã hội
Quản trị nguồn nhân lực- Trần Kim Dung- NXB Thống kê
Giáo trình Hành vi tổ chức – Đại học Griggs – Hoa Kỳ.
Internet.

PHÊ DUYỆT


i

Note:
-

-

Please submit for HR Department 1month in advance
Đề nghị các trưởng bộ phận khi có yêu cầu tuyển dụng thì gửi yêu cầu trước 1 tháng
cho bộ phận nhân sự.
In urgent cases, department head can submit job description later.
Trong trường hợp cần tuyển dụng gấp thì các trưởng bộ phận có thể gửi bản mô tả công
việc sau.