các bước trong công tác tuyển dụng nhân sự

Ngay từ đầu thế kỷ thứ 18, cùng với Cuộc cách mạng công nghiệp, hoạt động sản
xuất kinh doanh và vai trò người quản lý trong doanh nghiệp bước đầu được ghi nhận và
biến chuyển mới, nhưng chỉ thực sự thăng hoa vào thế kỷ 20 cùng với sự hỗ trợ của Khoa
học công nghệ. Nếu như trước đây, người quản lý là môt người hỗ trợ quản lý cho một
ông chủ, thì nay đã trở thành người quản lý chuyên nghiệp được trả lương. Cùng với đó,
lợi thế cạnh tranh từ nguyên liệu và lao động rẻ không còn đúng nữa, thay vào đó là giá
trị sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp: như thế mạnh về mặt kỹ thuật và dịch vụ
khách hàng. Xác định được phương hướng hoạt động, các nhà quản lý doanh nghiệp đã
tập trung vào việc thu hút và giữ chân nhân sự có năng lực, tâm huyết với công việc.
Đúng như Michelle (Nichols), một nhà tư vấn, đào tạo, diễn giả về lĩnh vực bán hàng và
tiếp thị ở RENO (Bang Nevada, Mỹ) đã khẳng định: “Một nhà doanh nghiệp dù giỏi
đến bao nhiêu mà không có người tài phụ giúp thì sẽ không thể nào thành công trên
thương trường. Và nhân viên trong doanh nghiệp cũng giống như một trục bán lẻ, có
thể tạo ra tác động rất lớn đối với doanh số và lợi nhuận của doanh nghiệp, theo cả
hướng tích cực cũng như tiêu cực” Thoạt nghe có vẻ khó tin, nhưng thực tế đã chứng
minh
rằng
ông
hoàn
toàn
đúng.
Thử làm một bài toán đơn giản, một nhân viên tốt có thể làm cho doanh nghiệp có thêm
100 khách hàng. Nhưng ngược lại, một nhân viên không tốt có thể làm doanh nghiệp mất
đi 100 khách hang, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể phải sử dụng 10 nhân viên
tốt tìm kiếm những khách hàng mới, thay thế những khách hàng đã bị mất đi hay hàn gắn
quan hệ với những khách hàng không hài long với dịch vụ (chưa tính đến tổn thất vô hình
do những khách hàng không hài lòng nói cho những khách hàng khác nghe những điều
bực dọc của họ về sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp). Qua đó có thể thấy, việc
tuyển dụng những nhân viên tốt cũng giống như một quá trình bán hàng gồm 5 bước cơ
bản: hoạch định nhu cầu, tuyển dụng, đào tạo và tạo điều kiện để nhân viên ở lại làm
việc lâu dài cho doanh nghiệp.

1. Quan điểm về tuyển dụng:
Với quan điểm, trọng dụng nhân viên phù hợp, có năng lực, gắn bó và cống hiến cho
hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty, đa số các doanh nghiệp đều nhận thức
được rằng các nhân viên giỏi có tác động rất lớn lên kết quả kinh doanh. Vì vậy cuộc
đua thu hút nhân tài giữa các doanh nghiệp cũng ngày càng căng thẳng không kém gì
1


những cuộc đua chinh phục những khách hàng tốt. Bên cạnh việc quảng bá hình ảnh
của doanh nghiệp để thu hút khách hàng mới, doanh nghiệp cũng nên tìm cách ”đánh
bóng“ tên tuổi của mình để làm cho những người tài giỏi cảm thấy thích thú với môi
trường làm việc mà doanh nghiệp đang tạo ra và mong muốn được tham gia vào môi
trường đó. Nếu tạo ra được những lợi ích như vậy, doanh nghiệp không chỉ thu hút
được các nhân viên mới mà còn làm cho những nhân viên cũ cảm thấy tự hào và có
thể giới thiệu bạn bè tốt của họ cùng đến làm việc cho doanh nghiệp.
2. Các bước để thực hiện tuyển dụng:
Tuyển dụng được một nhân viên giỏi cũng như tìm đựơc một khách hàng tốt. Khi đã
tìm hiểu kỹ khả năng, phẩm chất của một nhân viên mới và xác định rằng chúng phù
hợp với công việc, doanh nghiệp cần phải nhanh chóng tuyển dụng người tài này,
nhanh chóng đóng góp vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Công tác tuyển dụng nhân sự bao gồm bốn mảng chính:
2.1 Lập kế hoạch (xác định nhu cầu nhân sự)
Quá trình lập kế hoạch nguồn nhân lực là một quá trình liên tục yêu cầu nhân lực của
tổ chức nhằm mục đích đáp ứng các mục tiêu của doanh nghiệp. Công tác tuyển dụng
nhân viên chính thức là để đáp ứng các nhu cầu mà lực lượng lao động hiện có không
đáp ứng được.
Dựa vào việc xác định các mục đích và chỉ tiêu kinh doanh của công ty đó, một trong
những chức năng chủ yếu của quản lý nguồn nhân lực là lập kế hoạch nguồn nhân lực.
Mục đích: xác định đúng số lượng, đúng người, đúng lúc và đúng thời hạn.
Xác định về số lượng và thời điểm: Bằng cách so sánh dự báo nhu cầu về nguồn

nhân lực với nguồn lực hiện có chúng ta có thể lập được kế hoạch về nguồn nhân lực
trong đó chỉ rõ đội ngũ nhân viên hiện tại đáp ứng được đến đâu, khâu nào cần có sự
đào tạo và ở đâu đội ngũ hiện tại không thể đáp ứng được các yêu cầu đó.
Xác định sự phù hợp (đúng người): Bằng cách thực hiện phân tích thường xuyên
nhu cầu về lực lượng lao động của doanh nghiệp, người quản trị xác định những yếu
tố phù hợp với văn hoá doanh nghiệp, những vị trí còn khuyết trong mô hình tổ chức
hay những kỹ năng cần thiết để tiến hành tìm kiếm nhân viên phù hợp, nhằm khắc
phục những khuyết điểm về nguồn nhân lực trước đây.
2


2.2 Tuyển dụng:
Quá trình tuyển dụng bao gồm việc mô tả các yêu cầu về công việc; tổ chức quảng
cáo, tiến hành các hoạt động phỏng vấn, đưa ra và áp dụng các tiêu chuẩn tuyển chọn
nhất quán. Đôi khi, các công ty cần đến một tổ chức bên ngoài hỗ trợ để tìm người
cho các vị trí quản lý hay tìm ra những người có kỹ năng đặt biệt. Tuyển dụng cũng
bao gồm việc trao đổi, thương lượng về mức lương và phuc lợi thích hợp có thể làm
thoả mãn cả nhân viên và công ty.
Việc tổ chức tuyển dụng được thực hiện theo các bước sau:
- Lập kế hoạch tuyển dụng: Số lượng và điều kiện tuyển dụng lao động cho từng
công việc; Thời gian tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng; Thời gian phỏng vấn; Dự kiến
thành phần tham dự phỏng vấn người lao động
- Thông báo tuyển dụng
- Tiếp nhận hồ sơ
- Tổ chức phỏng vấn.
Để việc tổ chức phỏng vấn thực sự có hiệu quả, tìm được ứng viên phù hợp,
chúng ta cần lưu ý một số điểm sau:
Tuyển dụng phải dựa trên sự Dân chủ và công bằng: Mọi người đều có quyền và
có điều kiện được bộc lộ phẩm chất tài năng của mình. Đối với bất kỳ một vị trí,
cương vị nào đang tuyển dụng các yêu cầu, tiêu chuẩn, điều kiện cần thiết đều cần

được công khai rộng rãi để mọi người đều được bình đẳng trong việc tham gia ứng
cử.
Lãnh đạo doanh nghiệp cần kiên quyết khắc phục tư tưởng “sống lâu lên lão làng”, tư
tưởng đẳng cấp, thứ bậc theo kiểu phong kiến, khắc phục tình trạng ô dù, cảm tình, ê
kíp,
bè
phái,
cục
bộ.
Tuyển dụng tài năng qua thi tuyển: Đây là vấn đề khá quan trọng đối với nhiều
doanh nghiệp. Việc tuyển dụng qua thi tuyển cần được áp dụng rộng rãi vì mục đích
của tuyển dụng là nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên về mọi mặt.
Doanh nghiệp cần tạo điều kiện thuận lợi để thu hút nhiều người tham gia thi tuyển
vào một vị trí, hết sức tránh tình trạng “độc diễn”. Người tham gia ứng cử hoặc đề cử
vào một chức vụ nào đó phải có đề án công việc, có chương trình hành động cụ thể.
Có thể áp dụng hình thức thuyết trình công khai để mọi người tham gia lựa chọn.
Đồng thời phải tổ chức Hội đồng thi tuyển có thành phần phù hợp với việc tuyển chọn
3


từng
vị
trí
nhất
định.
Hội đồng có Quy chế làm việc chặt chẽ, đảm bảo tính khách quan, trung thực và có
quyền độc lập khi đánh giá. Ý kiến của Hội đồng phải được tôn trọng.
Kết hợp thi tuyển chuyên môn, sát hạch năng lực với việc đánh giá các phẩm chất đạo
đức của nhân viên thông qua thăm dò tín nhiệm và sự lựa chọn dân chủ của các nhân
viên

khác
trong
doanh
nghiệp.
Sau khi có sự thống nhất giữa kết quả thi tuyển về chuyên môn với việc đánh giá về
phẩm chất chuyên môn, đạo đức mới ra quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm.
Tuyển dụng phải có điều kiện, tiêu chuẩn rõ ràng: Nguyên tắc này nhằm tránh việc
tuỳ tiện trong quá trình tuyển dụng nhân viên kiểu “yêu nên tốt, ghét nên xấu” hoặc
chủ quan, cảm tính trong quá trình nhận xét đánh giá con người.
Cùng với thông tin tuyển dụng rõ ràng, chế độ thưởng phạt nghiêm minh cũng cần
phải được công bố hết sức cụ thể trước khi tuyển dụng . Doanh nghiệp cần cho các
ứng viên biết rằng khi doanh nghiệp trân trọng trao phần thưởng để động viên những
nhân viên có thành tích trong công việc thì cũng không thể chấp nhận những nhân
viên liên tiếp không hoàn thành nhiệm vụ hoặc làm việc cầm chừng để giữ vị trí.
Đương nhiên, việc tuyển chọn chính xác hay không tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như
nguyên tắc, tiêu chuẩn tuyển chọn, phẩm chất người tuyển dụng ... Song một quy chế
tuyển dụng đúng đắn và thích hợp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả của quá
trình tuyển dụng . Có như thế mới tập hợp được đội ngũ nhân viên có đức có tài luôn
được sàng lọc, bổ sung và tăng cường để có thể đương đầu với những thách thức ngày
càng gay gắt trên thương trường
2.3 Đào tạo và phát triển:
Sau khi được chọn, các nhân viên sẽ được tham gia chương trình định hướng để được
giới thiệu chính thức về công việc của mình. Chương trình định hướng sẽ mở rộng
thêm những thông tin mà nhân viên đã được cung cấp trong quá trình tuyển chọn: giới
thiệu về cơ cấu tổ chức, các đồng nghiệp mà nhân viên mới sẽ làm cùng, cũng như
các trách nhiệm công việc của họ, kỳ vọng liên quan đến công việc và các quan hệ
báo cáo.
Đầu tư cho những chương trình đào tạo nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động
của nhân viên. Đào tạo có thể là về nhận thức chung hoặc về các nhiệm vụ hay công
việc cụ thể.

Các yếu tố quyết định kết quả hoạt động công việc gồm có:
4


• Hiệu quả hoạt động = Khả năng x Động cơ (Nỗ lực)
• Khả năng = Kỹ năng của bản thân x Đào tạo x Nguồn lực
• Động cơ = Mong muốn x Cam kết
Dấu nhân (x) trong các công thức trên nhấn mạnh rằng tất cả các thành tố đều cần
thiết. Kết quả hoạt động là sản phẩm của khả năng nhân với động cơ. Khả năng là kết
quả của kỹ năng nhân với đào tạo và nguồn lực. Kỹ năng của bản thân nghĩa là các kỹ
năng và năng lực mà một nhân viên cống hiến cho công việc. Đào tạo có thể nâng cao
phần lớn các kỹ năng vốn có và cải tiến kết quả hoạt động của nhân viên. Cần tiến
hành đánh giá khả năng trong quá trình thích ứng với công việc, bằng cách đánh giá
sơ bộ các ứng viên theo các yêu cầu kỹ năng cần thiết cho công việc. Khả năng thấp
thường gắn liền với các nhiệm vụ rất khó khăn, khả năng cá nhân nói chung hạn chế,
không có dấu hiệu nỗ lực tích cực và không có sự tiến triển theo thời gian. Các nhân
viên cần được cung cấp các nguồn lực kỹ thuật và nhân lực để thực hiện hiệu quả các
nhiệm vụ được giao. Động cơ được biểu hiện bằng mong muốn và cam kết của nhân
viên và được chứng minh bằng nỗ lực.
Chương trình đào tạo: Để thành công, chương trình đào tạo cần phải phù hợp với
các giá trị, mục đích và mục tiêu của tổ chức, có thể xây dựng một chương trình đào
tạo có hiệu quả bằng cách đánh giá nhu cầu đào tạo và thiết kế chương trình đào tạo
đáp ứng những nhu cầu đó. Nếu có khoảng trống giữa nhu cầu với những gì mà nhân
viên có thể làm thì đào tạo cần phải lấp đầy khoảng trống đó.
Xác định các nhu cầu đào tạo: bằng cách phân tích kết quả công việc của nhân viên.
Trên cơ sở đó, xác định nội dung và mục tiêu đào tạo rõ ràng.
Xác định mục tiêu: Bằng ngôn từ cụ thể và hướng về hành động, các mục tiêu đào
tạo cần mô tả những kiến thức, thông lệ hoặc kỹ năng mong muốn và các hành vi có
thể quan sát được. Các mục tiêu giảng dạy, nếu được tuyên bố rõ ràng, sẽ cho nhân
viên hiểu họ cần biết những gì, cần làm gì, cần làm theo cách khác hoặc tốt hơn, hay

dừng lại không làm nữa. Xác định rõ ràng các mục tiêu sẽ giúp người giám sát đánh
giá mức độ hoàn thành mục tiêu. Các mục tiêu rõ ràng và có thể định lượng cần được
suy xét kỹ lưỡng trước khi bắt đầu đào tạo.
Lựa chọn các phương án, phương pháp và tài liệu đào tạo. Các phương án đào tạo
gồm có đào tạo tại chỗ, đào tạo tại trung tâm đào tạo của doanh nghiệp, đào tạo tại
trường đại học, đào tạo tại phòng họp khách sạn, hoặc đào tạo thông qua các hội thảo,
hội nghị hoặc thảo luận chuyên môn. Khi lựa chọn các phương án, phương pháp và tài
5


liệu đào tạo, cần xem xét loại hình công việc, năng lực học tập của nhân viên, và thời
hạn nhiệm vụ hoặc công việc. Các phương pháp đào tạo gồm có đào tạo trong công
việc, luân chuyển công việc, đào tạo trên máy (hướng dẫn trên máy tính, băng video,
mô phỏng thực tế), đào tạo từ đầu đến cuối trong đó mô phỏng môi trường công việc
và sử dụng thiết bị và công cụ thực trong khuôn khổ phòng thí nghiệm, đóng vai,
thuyết trình, và trình diễn. Tài liệu đào tạo gồm có tài liệu phát tay, tranh khổ lớn, sổ
tay hướng dẫn hoạt động, các bài báo đã đăng, bài giảng soạn để chiếu lên màn hình,
ảnh minh họa, phim, sổ tay hướng dẫn, sách, đề cương và sơ đồ.
Đảm bảo đào tạo có hiệu quả. Để đào tạo có hiệu quả, nhân viên cần được thuyết
phục rằng đào tạo có ý nghĩa quan trọng với họ. Giải thích các mục đích của đào tạo.
Tổ chức đào tạo phù hợp với nơi làm việc. Đảm bảo nội dung đào tạo đơn giản nhưng
vẫn đầy đủ. Tóm tắt những điểm và mục tiêu chính của đào tạo
Sự tham gia của nhân viên là điều kiện thiết yếu với bất kỳ chương trình đào tạo.
Giảng viên có thể khuyến khích sự tham gia, thiết lập quan hệ với từng người trong số
tất cả các nhân viên tham gia đào tạo. Khuyến khích họ thảo luận và đặt câu hỏi bằng
cách tạo ra một môi trường giao tiếp cởi mở, khuyến khích sự tham gia. Hỏi các nhân
viên xem họ có ý kiến hay kiến nghị về các vấn đề đào tạo không. Nhắc lại những
điểm chính và yêu cầu các nhân viên giải thích hoặc trình bày lại những nội dung đã
được trình bày để củng cố thông tin đồng thời chỉ ra các khoảng trống trong hiểu biết
của nhân viên. Nếu đào tạo có hiệu quả, nhân viên sẽ có thể chứng minh họ có đủ kỹ

năng và kiến thức để thực hiện nhiệm vụ.
Thực hiện chu trình đào tạo. Giảng viên đào tạo cần phải biết rõ chủ đề đào tạo để
hoàn thành chu trình đào tạo. Dưới đây là mô tả các bước trong chu trình đào tạo
Trình bày tổng quan (nói và viết) về mục tiêu đào tạo.
• Lấy các ví dụ về nhiệm vụ công việc.
• Cho phép nhân viên và Giám sát nhân viên tham gia đào tạo
• Đánh giá mức độ thành công của nhân viên.
• Đào tạo lại nếu muốn nâng cao hơn nữa.
• Kiểm tra lại mục tiêu đào tạo
Đánh giá đào tạo. Để một chương trình đào tạo đạt được thành công, cần đánh giá
đào tạo theo định kỳ. Đào tạo cần được đánh giá lại bất kỳ khi nào tổ chức trang bị
các thiết bị, công cụ hoặc kỹ thuật mới, và khi có nhân viên mới vào làm ở công ty,
hoặc các nhân viên cũ được phân công nhiệm vụ mới. Giảng viên cần đánh giá đào
6


tạo để xác định xem có lĩnh vực nào phát sinh vấn đề hay không, quyết định loại hình
đào tạo cần thiết tiếp theo, và thời gian cần tiến hành đào tạo. Khi đánh giá, cần xem
xét mức độ phức tạp của công việc sẽ là nội dung đào tạo. Ví dụ như, một công
việc có mức độ phức tạp cao có thể cần đào tạo thường xuyên hơn. Ngoài ra, cũng
phải xét đến khoảng thời gian từ khi đánh giá đào tạo lần cuối. Mỗi năm cần đánh giá
hiệu quả đào tạo ít nhất một lần.
Lôi kéo nhân viên tham gia đánh giá. Nếu các nhân viên không muốn đào tạo, có
thể có lý do nào đó. Những lý do đó phải được giải quyết và kết hợp vào trong các
khóa đào tạo sau này. Đánh giá xem các mục tiêu đào tạo đã được hoàn thành chưa.
Các đánh giá trung thực và đầy đủ sẽ giúp người giám sát tổ chức được các khóa đào
tạo có ý nghĩa và hiệu quả.
2.4 Duy trì và quản lý:
Sau khi tuyển đúng người và đào tạo họ, trách nhiệm tiếp theo của người quản lý
nguồn nhân lực là quản lý và sử dụng người lao động. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng,

người lao động ở lại làm việc cho doanh nghiệp không chỉ vì tiền bạc. Chất lượng
công việc, bầu không khí làm việc, cơ hội tiến bộ và yếu tố tinh thần đóng vai trò rất
đáng kể trong quyết định ở lại của họ. Những người lao động cảm thấy thoải mái về
nơi họ đang làm thường có năng suất cao hơn, thường ít phản đối sự thay đổi hơn và
thường đóng góp các ý tưởng và đề xuất với doanh nghiệp nhiều hơn.
Khi một công ty cố gắng “ giữ lại” những người tài thì thực ra điều này cũng có nghĩa
là công ty ấy đang “lôi cuốn” họ. Tuy nhiên, không nên cho rằng nên cho rằng việc
tuyển dụng và giữ lại người tài có những đường lối khác nhau mà hãy xem như đó là
một chính sách “ tài năng”. Những tiêu chuẩn cần thực hiện khi tiến hành chính sách
tuyển
dụng
và
giữ
lại
người
tài
giỏi
bao
gồm.
Bảo đảm rằng nhân viên được đền bù một cách công bằng. Những người làm tốt đòi
hỏi lương của họ phải xứng đáng với khả năng của mình. Tuy nhiên, chỉ có tiền thì
không đủ làm thoả mãn những người tài giỏi. Họ cũng cần có cảm hứng trong công
việc và được khuyến khích làm việc. Để thực hiện điều này, hãy sáng tạo những
phương pháp khuyến khích nhằm làm năng suất và hiệu quả làm việc của cá nhân phù
hợp
với
việc
đền
bù
cho

họ.
Tất nhiên, sự giao thiệp rộng rãi và hiệu quả có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao
thành công của những chương trình động viên. Nếu nhân viên không biết tình trạng
hoạt động của mình hoặc không chắc chắn rằng mình được đánh giá như thế nào, họ
sẽ không hững thú trong công việc hoặc không hài lòng với điều kiện làm việc của
mình. Vì vậy, những tiêu chuẩn trong một chương trình khích lệ để giao tiếp tốt cho
nhân viên cũng như để trở thành một phương pháp này, nhân viên biết được mình
7


đang làm việc ra sao và khi nào họ xứng đáng được khen thưởng cho nhân viên, điều
cần thiết là giữ cho sự đánh giá và kiểm tra được rõ ràng và dễ hiểu.
Thực hiện những tiêu chuẩn này là một khởi đầu tốt. Các công ty có chính sách dành
cho nhân viên tốt nhất không chỉ gắn bó với nhiều hoặc tất cả chiến lược này mà còn
thực hiện chúng một cách tốt nhất. Điều này có nghĩa là đặc thù hoá các chính sách
dành cho người giỏi phù hợp với những yêu cầu và mong đợi cụ thể của những người
tài năng nhất .
2.5 Hệ thống thông tin và dịch vụ về nhân lực:
Vai trò của quản lý nguồn nhân lực là giúp bảo đảm các chính sách quản lý nguồn
nhân lực được thực hiện một cách nhất quán và công bằng trong toàn công ty, bao
gồm: Quan hệ lao động, các tiêu chuẩn công việc và các dịch vụ cho người lao động
như quản lý các kế hoạch hưu trí và sức khoẻ.

Như vậy, có thể thấy, các doanh nghiệp đang ngày càng thừa nhận giá trị của lực
lượng lao động có kỹ năng, có kiến thức và tinh thần chủ động sáng tạo trong công
việc. Họ biết rằng điều này không phải ngẫu nhiên mà có và vì thế đã vận dụng quản
lý nguồn nhân lực như một cách thức hữu hiệu để thu hút và duy trì con người mà
doanh nghiệp cần. Giới quản lý đã đi đến nhìn nhận rằng quản lý nguồn nhân lực có
thể giúp công ty tạo lập một môi trường khuyến khích các nhân viên, không chỉ ở lại
công ty, mà còn tham gia thực sự vào sự thành công của công ty. Mỗi công ty phải có

những cách riêng của mình để lôi cuốn nhân viên vào đặc thù của công ty, giúp nhân
viên phát triển, làm cho công việc hoà hợp với cuộc sống riêng tư của nhân viên và
sắp xếp những chương trình khen thưởng với những hệ thống đánh giá rõ ràng và
khách quan. Trong lúc sự sáng tạo và tuỳ biến việc thực hiện của một chính sách tài
năng thành công có thể tốn nhiều thời gian và tiến bạc, cách duy nhất mà một công ty
có thể duy trì và cải thiện sự hiểu biết của mình là tuyển dụng những người tài giỏi
nhất, thúc đẩy khả năng làm việc cua họ đến mức cao nhất, và giữ cho họ luôn ở trong
khuôn khổ của công ty.

8