Quản lý dự án xây dựng cổng thông tin các trường đại học, cao đẳng

BÁO CÁO
MÔN: QUẢN LÝ DỰ ÁN
Đề tài: Quản lý dự án xây dựng cổng thông tin các
trường đại học, cao đẳng


Lời mở đầu
Ngày nay, sự phát triển của khoa học công nghệ đã đóng góp
rất nhiều trong công cuộc xây dựng và phát triển của nhân loại. Với
sự phát triển của kỹ thuật máy tính, mạng Internet cùng những
thành tựu trong công nghệ thông tin đã đưa nhân loại phát triển
vượt bậc về mọi mặt đời sống. Trong đó, ngành công nghệ thông tin
đã có những bước đi mạnh mẽ, đã ứng dụng , len lỏi vào từng ngõ
ngách của đời sống và hiệu quả của nó đem lại là không thể phủ
nhận. Máy tính được dùng một cách ngày càng phổ biến và gần gũi
với mọi người, việc tiếp cận với Hệ thống thong tin quản lý trở thành
mục tiêu lớn hàng đầu của các tổ chức, doanh nghiệp cho mục đích
quản lý thông tin của mình.
Trong lĩnh vực giáo dục, giờ đây, các hệ thống thông tin quản lý về
giáo dục ngày càng phát triển, các ứng dụng của hệ thống quản lý
đó giúp nâng cao chất lượng về các vấn đề quản lý trong đào tạo,
dạy và học, giáo dục, ….. Nhận thấy trong những thời điểm như thế
này, các em học sinh cần biết nhiều thông tin về các trường đại học,
cao đẳng để có thể lựa chọn, định hướng và giúp các em học tập
được tốt, Hệ thống thông tin quản lý các trường đại học sẽ giúp các
em một cách hiệu quả. Xây dựng được Hệ thống thông tin quản lý
các trường đại học sẽ rất hữu ích cho các em học sinh rất nhiều,
không chỉ có ích cho các em, các bậc phụ huynh, giáo viên qua đó
cũng sẽ hiểu hơn và sẽ giúp đỡ các em có thể chọn trường và ngành
học được đúng đắn hơn. Vì vậy, Dự án xây dựng Hệ thống thông tin
quản lý các trường đại học sẽ đem lại rất nhiều lợi ích, hiệu quả cho

công tác định hướng, xây dựng và giúp cho quá trình lựa chọn
trường học của học sinh được đúng đắn, phù hợp.


I.XÁC ĐỊNH DỰ ÁN
1. Giới thiệu dự án:

1.1 Tên dự án:
Phần mền quản lí thông tin các
trường đại học

1.2 Mục đích của dự án:
Dự án được thực hiện nhằm cung cấp một cổng thông tin
điện tử đầy đủ và chính xác nhất cho các em học sinh trước
ngưỡng cửa đại học.
1.3 Mục tiêu cần thực hiện của dự án
Dự án phải cho ra sản phẩm có chất lượng đáp ứng được các
yêu cầu sau:
-

Giao diện đẹp, thân thiện với người sử dụng.
Trang Web gọn nhẹ, chạy ổn định trên nhiều trình duyệt

-

Dễ sử dụng một cách tối đa.
Hệ thống máy chủ bảo mật và đảm bảo vận hành tốt khi
lượng truy cập lớn.
Đáp ừng tốt nhu cầu trong thời gian 5 năm tới.
Sản phẩm có kết cấu modul dễ dàng sửa đổi, thay thế khi

cần thiết.
Sản phẩm cung cấp cho người sủ dụng chức năng tìm
kiếm thông tin một cách chính xác, tin cậy.
Sản phẩm cung cấp cho người quản trị khả năng them,
sửa, xóa và cập nhật các thông tin các trường.
Đúng kinh phí là 500 triệu.
Sẽ phát triển phần mềm xong trước ngày 15/06/2013.

-

1.4 Các bên tham gia dự án:
- Chủ đầu tư kiêm khách hang:

Bộ giáo dục và đào tạo


Điện thoại: 04 3942 1429
Địa chỉ: 81 Thợ Nhuộm, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
-Công ty chủ quản đầu tư:
Nhóm 22 HTTT-K5
Điên thoại:01659346580
Địa chỉ: Nhổn-Minh Khai-Từ Liêm-Hà Nội
1.5 Tổng mức đầu tư:
Tổng chi phí: 500.000.000 vnd
Năm trăm triệu đồng
1.6 Thời gian thực hiện dự án:
- Tổng thời gian:

5 tháng

-Thời gian bắt đầu dự án:

15/1/2013

- Thời gian kết thúc dự án

15/6/2013

1.7 Hình thức đầu tư:
Hiện tại Bộ giáo dục vẫn chưa có trang web nào chuyên
cung cấp thông tin về các trường đại học, cao đăng. Trang web
sẽ được làm trên nền tảng PHP. Bộ giáo dục sẽ cấp vốn trong
quá trình thực hiện dự án, sau quá trình bàn giao và đào tạo sẽ
hoàn thành việc thanh toán.
1.8 Công cụ và môi trường làm việc:
- Công cụ làm việc của các thành viên trong nhóm: máy tính
cấu hình cao (Core i3 trở lên),điện thoại,các phần mềm hỗ trợ
có bản quyền đầy đủ
- Hệ điều hành Windows 7 Untimate / Windows 2008
Server
- Các phần mềm công cụ :
•
•

PHP Designer
Bug Tracker


•
•

•
•
•
•
•
•

MS Office
MS Project
Môi trường Test :
Máy tính dùng cho test có cấu hình tương đương với
khách hàng
Tài liệu các quy trình test
Bug Tracker
Các nền test Windows 7, Windows 8, Windows
XP/Windows 2000/ Windows 98
Cơ sở dữ liệu sử dụng MS SQL 2008

2. Yêu cầu, vai trò và trách nhiệm của các thành viên
trong dự án:

2.1 Danh sách tổ dự án:
2.1.1 Người quản lý dự án(PM):
Lê Công Toàn
Tiêu chí chọn và công việc của người quản lý
Chức danh:Quản Lý Dự Án


Mô tả công việc:
1.Lập kế hoạch triển khai dự án trực thuộc phạm vi quản lý

- Tiếp nhận dự án, lập dự trù nguồn lực thực hiện (con người,
tài
chính,
vật
tư
thiết
bị…).
- Thông báo, phối hợp với các phòng ban liên quan để chuẩn
bị
nguồn
lực
thực
hiện
dự
án.
- Đề xuất phương án dự phòng khi dự án không được triển
khai
theo
đúng
kế
hoạch.
- Tham gia đánh giá, dự phòng rủi ro và các biện pháp phòng
tránh,
khắc
phục
rủi
ro.
2. Điều hành, tổ chức thực hiện, kiểm soát chất lượng, tiến độ
dự
án

- Phân bổ công việc hợp lý cho người tham gia dự án.
- Giám sát tiến độ, chất lượng triển khai dự án
- Chỉ đạo công tác thanh quyết toán chi phí thi công của dự
án
3. Quản lý, đánh giá chất lượng thực hiện của các thành viên
4. Báo cáo tình hình triển khai dự án
Yêu cầu :
- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành công nghệ thông tin.
- Có 2 -3 kinh nghiệm thực hiện dự án phần mềm, trong đó
tối
thiểu
1
năm
ở
vị
trí
quản
lý
dự
án.
- Kinh nghiệm tham gia dự án quản trị doanh nghiệp là một
lợi
thế.
- Thành thạo ngôn ngữ lập trình Oracle, .NET; hiểu biết tốt về
quản
trị
cơ
sở
dữ
liệu

Oracle,
MS
SQL.
- Tiếng anh trình độ C hoặc tương đương.
- Năng lực lập kế hoạch; truyền đạt thông tin và giao tiếp
hiệu quả; có khả năng tạo động lực và khuyến khích nhân viên
làm
việc.
- Có khả năng làm việc nhóm và năng lực ủy thác công việc

2.1.3 Các nhóm trưởng:
1. Đào Minh Vương
2. Phan Thanh Tú
3. Nguyến Đình Trung


Tiêu chí chọn và mô tả công việc:
Chức Danh: Nhóm trưởng:
Mô tả công việc:
1.Chịu trách nhiệm về các giai đoạn của dự án
- Giám sát đôn thúc các thành viên trong dự án
- Báo cáo tiến độ công viêc
- Tham gia bàn bạc về các vấn đề trong dự án
Kinh nghiệm/Kỹ năng chi tiết:
- Mức kinh nghiệm:2-5 năm kinh nghiệm
- Thành thạo các ngôn ngữ lập trình (JAVA, PHP, C#).
- Biết phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu (MS Access, MS SQL
Server,
MySQL, Oracle).
- Có kinh nghiệm trong việc thiết kế, lập trình phần mềm

quản lý, am hiểu hệ thống kế toán Việt Nam.
- Đọc hiểu tốt tài liệu tiếng Anh chuyên ngành (có văn bằng,
chứng chỉ xác nhận)
- Ưu tiên cho các ứng viên thông thạo tiếng Pháp, Đức,
Hoa(có văn bằng, chứng chỉ xác nhận
2.1.3 Các thành viên
1. Nguyễn Văn Nam
2. Nguyễn Thị Nhung
3. Trương Anh Tuấn
4. Nguyễn Văn Tuấn
5. Hồ Văn Hùng
6. Lê Thị Ngọc

Tiêu chí chọn và mô tả công việc:
Chức Danh:Nhân viên
Mô tả chi tiết công


-Lập trình ứng dụng trên nền PHP phục vụ các dự án lớn của
công
ty .
- Quản trị hệ thống mạng window (2003/2008) gồm Active
Directory, DHCP, DNS, IIS, ISA.nghiệm/Kỹ năng
Trình độ học vấn:Đại học
Kinh nghiệm/Kỹ năng chi tiết:
-

Mức kinh nghiệm:2-5 năm kinh nghiệm
Thành thạo các ngôn ngữ lập trình (PHP, C.NET, C#).
Biết phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu (MS Access, MS SQL

Server, MySQL, Oracle).
Có kinh nghiệm trong việc thiết kế, lập trình phần mềm
quản lý, am hiểu hệ thống kế toán Việt Nam.
Đọc hiểu tốt tài liệu tiếng Anh chuyên ngành (có văn bằng,
chứng chỉ xác nhận)
Ưu tiên cho các ứng viên thông thạo tiếng Pháp, Đức,
Hoa(có văn bằng, chứng chỉ xác nhận.

2.2 Vai trò, trách nhiệm của các thành viên:

Vai trò
Quản lý dự án

Nhóm trưởng

Nhóm trưởng

Trách nhiệm quản lý
- Lập kế hoạch, phân
công công việc, điều
hành quản lý kiểm soát
chất lượng, tiến độ dự
án.
- Quản lý, đánh giá chất
lượng các thành viên.
- Quản lý, thực hiện công
việc khảo sát, phân tích,
kiểm thử.
- Báo cáo tiến độ công
việc

- Trực tiếm kiểm tra, đốc
thúc các nhân viên làm
việc
- Quản lý, thực hiện công

Phân công
Lê Công Toàn

Đào
Vương

Minh

Phan Thanh Tú


-

Nhóm trưởng

-

-

Nhân viên

-

Nhân viên

-

-

Nhân viên

-

Nhân viên

-

Nhân viên

-

Nhân viên

-

việc thiết kế xây dựng.
Báo cáo tiến độ công
việc
Trực tiếm kiểm tra, đốc
thúc các nhân viên làm
việc
Quản lý, thực hiện công
việc chuyển giao, đào
tạo.
Báo cáo tiến độ công

việc
Trực tiếp làm việc với
khách hàng
Trực tiếm kiểm tra, đốc
thúc các nhân viên làm
việc
Thưc hiện thiết kế, bảo
hành bảo trì.
Tham gia khảo sát, phân
tích.
Thực hiện khảo sát, xây
dựng, chuyển giao đào
tạo.
Tham gia phân tích,
thiết kế.
Thực hiện phân tích,
kiểm thử.
Tham gia khảo sát, thiết
kế.
Thực hiện thiết kế,
chuyển giao đào tạo.
Tham gia khảo sát, phân
tích.
Thực hiện khảo sát, xây
dựng, bảo trì.
Tham gia phân tích thiết
kế.
Thực hiện phân tích,
kiểm thử.
Tham gia khảo sát.

2.3 Quy trình tổ chức dự án:
Các thành phần trong dự án:

Nguyễn
Trung

Đình

Nguyễn
Nam

Văn

Nguyến
Nhung

Thị

Trương
Tuấn

Anh

Nguễn
Tuấn

Văn

Hồ Văn Hùng

Lê Thị Ngọc


-Nhà tài trợ
-Ban chỉ đạo điều hành
-Quản lý dự án
-Nhóm trưởng phụ trách

Sơ đồ quy trình tổ chức dự án đơn
giản

2.3 Cơ cấu đội dự án
Quản lý dự án Lê
Công Toàn


Nhóm văn phòng dự
án

Nhóm trưởng
Minh Vương

Nhóm trưởng

Đào

Nhóm trưởng Nguyễn
Đình Trung

Phan Thanh Tú Thiết kế,
xây dựng

Khảo sát, phân tích, kiểm thử

Chuyển giao đào tạo

Sơ đồ cơ cấu đội dự án

2.4 Trách nhiệm từng thành viên
Công việc
Người
thực hiện

Khả
o
sát

Phâ
n
tích

Thiế
t kế

Xây
Dựng

Kiể
m

thử

Chuyể
n giao

Đào
tạo

Lê Công Toàn

A

A

A

A

A

A

A

Bảo
hành
bảo
trì
R

Đào Minh Vương

R

R

R

C

C

I

I

I

Phan Thanh Tú

C

C

C

R

R

I

I

I

Nguyễn
Đình C
Trung
Nguyễn
Văn C
Nam
Nguyễn
Thị P
Nhung
Trương Anh Tuấn C

C

I

I

I

R

R

I

C

P

I

I

I

I

P

C

C

P

I

P

P

I

P

C

I

P

I

I

I

Nguyễn
Văn C
Tuấn
Hồ Văn Hùng
P

C

P

I

I

P

P

I

C

C

P

I

I

I

P

Lê Thị Ngọc

P

I

I

P

I

I

I

C


Chú thích:
Các kiểu trách nhiệm khác nhau trên công việc
•

A (Approving): Xét duyệt

•

P (Performing): Thực hiện

•

R (Reviewing): Thẩm định

•

C (Contributing): Tham gia đóng góp

•

I (Informing): Báo cho biết

II. LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN
1. Lập bảng phân tách công việc(WBS)

Bao gồm các công việc

Bước 1: Khảo sát nhu cầu
Tìm hiểu và làm sáng tỏ mục đích sử dụng, yêu cầu mức cao
về ứng dụng của khách hàng.
Bước 2: Phân tích
Phân tích làm sáng tỏ các mục tiêu và yêu cầu chi tiết của hệ
thống. Trong rất nhiều trường hợp, chúng tôi tham gia tư vấn
cho khách hàng về yêu cầu và chức năng của hệ thống nhằm
tối đa hóa lợi ích của hệ thống trong việc phục vụ các mục tiêu
kinh doanh/quản lý của khách hàng.
Bước 3: Thiết kế hệ thống
Sau khi có thông tin chi tiết về mục tiêu và yêu cầu của hệ
thống từ Bước 2, chúng tôi sẽ phân tích và thiết kế kỹ thuật chi
tiết, lựa chọn công nghệ phù hợp nhất cho hệ thống.
Bước 4: Xây dựng
Sau khi đã thống nhất về kiến trúc, các chi tiết kỹ thuật hệ
thống và giao diện đồ họa, chúng tôi bắt tay vào việc xây dựng
hệ thống. Trong quá trình này chúng tôi luôn cập nhật với
khách hàng về tiến độ của dự án.
Bước 5: Kiểm thử


Mỗi khi các phần (component) độc lập của hệ thống được xây
dựng xong và đã trải qua quy trình kiểm thử nội bộ của chúng
tôi, một phiên bản chạy thử sẽ được tạo dựng và hoạt động cho
chính khách hàng kiểm thử.
Bước 6: Chuyển giao
Sau khi khách hàng kiểm thử toàn bộ hệ thống, chúng tôi sẽ

chuyển giao các kết quả cho khách hàng.
Bước 7: Đào tạo
Sau khi thành phẩm được chuyển giao cho khách hàng,
chúng tôi tiến hành đào tạo sử dụng, vận hành hệ thống, đảm
bảo cho sản phẩm, dịch vụ được hoạt động đúng nguyên tắc.
Bước 8: Bảo hành, bảo trì
Trong suốt thời gian hoạt động của sản phẩm, dịch vụ, chúng
tôi đảm bảo việc theo dõi, xử lý mọi yêu cầu bảo hành, bảo trì
phát sinh.

STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16

Nội dung công việc
Thời gian thực hiện

1.Khảo sát
1.1 Lấy ý kiến khách
hàng
1.2 Thu thập thông tin
1.3 Phát phiếu thăm dò
1.4 Phỏng vấn
2.Phân tích
2.1 Modul trường
2.2 Modul tìm kiếm
2.3Modul thảo luận
2.4 Modul đánh giá
2.5 Modul tài liệu
3.Thiết kế
3.1 Bản mẫu trên giấy
3.2 Bản mẫu trên máy
4.Xây dựng
4.1 Lập trình giao diện


17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27

28
29
30

4.2 Lập trình hệ thống
5.Kiểm thử
5.1 Kiểm thử mức đơn
vị
5.2 Kiểm thử tích hợp
5.3 Kiểm thử hệ thống
6.Chuyển giao
6.1 Kiểm thử chấp nhận
6.2 Bàn giao
7.Đào tạo
7.1 Mở khóa đào tạo
8.Bảo hành, bảo trì
8.1 Bảo trì lỗi giao diện
8.2 Bảo trì lỗi hệ thống
8.3 Bảo trì mạng
Bảng phân tách WBS

2.Lập tiến độ thực hiện Scheduling
Sử dụng biển đồ GANTT


Như trên sơ đồ dự án của chúng ta sẽ được chia làm 6 giai
đoạn:
-

Khảo sát:Từ 15/1/2013 đến 15/2/2013

Phân tích: Từ 01/02/2013 đến 01/03/2013
Thiết kế:Từ 15/02/2013 đến 15/03/2013
Xây dựng:Từ 01/03/2013 đến 01/05/2013
Kiểm thử:Từ 01/02/2013 đến 15/05/2013
Chuyển giao, đào tạo: Từ 15/05/2013 đến 15/06/2013

3.Phân bố lực lượng , tài nguyên
3.1 Con người


- Trong thời gian từ tháng 2 đến giữa tháng 3 lượng công việc
nhiều, quản lý dự án sẽ mời thêm người ngoài vào để tránh
quá tải cho các thành viên trong nhóm.
- Từ tháng 5 đến hết dự án, lượng công việc ít hơn, quản lý dự
án sẽ khuyến khích thành viên nghỉ phép hoặc bố trí sang
hung dự án khác.
3.2 Trang thiết bị
- Trang thiết bị phục vụ cho dự án đầy đủ, đảm bảo có đủ
phương tiện kĩ thuật trong những lúc khối lượng công việc
nhiều nhất.
- Thời gian từ giữa tháng 5 đến khi kết thúc dự án, lượng
công việc ít, ít sử dụng đến các trang thiết bị nên có điều
chuyển cho dự án khác sử dụng.
3.3 Tài chính
- Vấn đề giải ngân nguồn vốn do bộ giáo duc thực hiện đảm
bảo cung cấp đủ khi cần thiết và thực hiện đúng tiến độ dự án.


4.Tính chi phí
-

Khảo sát
Phân tích
Thiết kế hệ thống
Xây dựng
Kiểm thử
Chuyển giao
Đào tạo
Bảo hành, bảo trì
Chi phí dự phòng
Chi phí khác
Việc tính toán chi phí là vô cùng quan trọng, dựa vào bảng
độ tin cậy trong việc tính chi phí chúng tôi sẽ sử dụng cách
tính chi phí chi tiết WBS:


Số
hiệu
công
việc
1.1
1.2
1.3
1.4
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
3.1

3.2
4.1
4.2
5.1

Mô tả công việc

Tiền
công,
tiền
lương
Lấy ý kiến khách 30
hang
Thu thập thông tin
Phát phiếu thăm
dò
Phỏng vấn

Modul trường
Modul tìm kiếm
Modul thảo luận
Modul đánh giá
Modul tài liệu
Bản mẫu trên giấy
Bản mẫu trên máy
Lập trình giao diện
Lập trình hệ thống
Kiểm thử mức đơn
vị
5.2

Kiểm thử tích hợp
5.3
Kiểm thử hệ thống
6.1
Kiểm thử chấp
nhận
6.2
Bàn giao
7.1
Mở khóa đào tạo
8.1
Bảo trì lỗi giao
diện
8.2
Bảo trì lỗi hệ
thống
8.3
Bảo trì mạng
Tổng
Dự phòng

Thiết
bị

Văn
phòng
phẩm

1

1

Huấ
n
luyệ
n
2

3
2

1
1

2
2

1

1

Khá
c

Tổng

3

50

5

50

5

70

4

150

5

60

40

1
1
1
1
1
5
1
5
5
2

1

1
1
1
1
5
1
5
5
2

1
1
1
1
1
1
1
2
1
3
3
1

20

2
2
2

2

2
2

1
1
2

1

30

12
10

1
2
1

1
2
1

1
2
2

2
3

20

25

1

1

2

1
42

1
39

2
35

28

455
500

30

50
120

312
45

Bảng chi phí tính theo ước lượng chi tiết WBS


Đơn vị: triệu đồng

III.Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án
1.Tổ chức cuộc họp
STT
1
2

Thời gian
15/01/2013
15/02/2013

3
4

01/01/2013
01/05/2013

5

15/05/2013

6

15/06/2013

Nội dung

Triển khai dự án, phân công công việc
Tổng kết kết quả khảo sát và triển
khai thiết kế
Đánh giá tiến độ, triển khai xây dựng
Tổng kết xây dựng, đánh giá quá trình
kiểm thử
Tổng kết quá trình kiểm thử, triển khai
chuyển giao và đào tạo.
Tổng kết dự án

- Các cuôc họp đột xuất không có trong kế hoạch
2.Quản lý cấu hình
3.Quản lý chất lượng

Quy trình kiểm soát chất lượng

Vai trò

Tên

Trách nhiệm


Bảng quản lý chất lượng

3.Kiểm soát thay đổi và rủi ro

1.Dự đoán một số rủi ro:
Tác nhân thay đổi từ phía công ty:
- Tăng chi phí bất thường.

- Vượt quá thời gian phát triển phần mềm dự kiến
Tác nhân thay đổi từ phía khách hang :
- Khách hàng thay đổi yêu cầu về phần mềm
- Khách hàng chậm giải ngân vốn


- Thay đổi chính sách của Bộ giáo dục
- Đòi hỏi chất lượng quá cao trong thời gian hạn chế
Tác nhân thay đổi từ phía nhân lực dự án:
- Nhân viên bị ốm tại thời điểm quan trọng
- Thay đổi người có trách nhiệm với dự án.

Tác nhân do chính trang web đó:
- CSDL của hệ thống lỗi thời không đáp ứng được sự phát triển
nhanh của công nghệ.
- Trang web bị hacker tất công.
- Lượng truy cập quá lớn khiến hệ thống bị tê liệt


2. Phân tích và phân loại rủi ro
Trong thực tế, những rủi ro có thể xảy ra trong một dự án là
khá nhiều, và việc giải quyết hết tất cả các rủi ro là không cần thiết,
cũng như sẽ làm phá sản ngân sách của dự án.
Thông thường người ta áp dụng nguyên tắc 20/80 để xác định và
giải quyết những rủi ro quan trọng, những nguyên nhân gốc có ảnh
hưởng lớn nhất đến sự thành công của dự án, trong chừng mực cân
nhắc cẩn thận ngân sách dự án cũng như một số yếu tố đặc biệt
khác. Điều này dẫn đến việc dự án phải phân tích để chọn ra những
rủi ro cần giải quyết đó. Có nhiều kỹ thuật phân tích rủi ro được sử
dụng, kỹ thuật thường được sử dụng bao gồm các phân tích chính

sau:
2.1. Phân tích khả năng xuất hiện của rủi ro
Có 4 mức để đo lường khả năng xuất hiện của rủi ro, mỗi mức độ
được gán với một giá trị số (tùy dự án) để có thể ước lượng sự quan
trọng của nó.
•

6 - Thường xuyên: Khả năng xuất hiện rủi ro rất cao, xuất hiện
trong hầu hết dự án

•

4 - Hay xảy ra: Khả năng xuất hiện rủi ro cao, xuất hiện trong
nhiều dự án

•

2 - Đôi khi: Khả năng xuất hiện rủi ro trung bình, chỉ xuất hiện
ở một số ít dự án

•

1 - Hiếm khi: Khả năng xuất hiện thấp, chỉ xuất hiện trong
những điều kiện nhất định.

Hình 3: Ví dụ đơn giản dùng sơ đồ xương cá định vị rủi ro
2.2. Phân tích mức tác động của rủi ro
Có 4 mức để đo lường mức tác động của rủi ro, mỗi mức độ được
gán với một giá trị số (tùy dự án) để có thể ước lượng sự tác động
của nó.

•

8 - Trầm trọng: Có khả năng rất cao làm dự án thất bại

•

6 - Quan trọng: Gây khó khăn lớn và làm dự án không đạt được
các mục tiêu

•

2 - Vừa phải: Gây khó khăn cho dự án, ảnh hưởng việc đạt các
mục tiêu của dự án

•

1 - Không đáng kể: Gây khó khăn không đáng kể.

2.3. Phân tích thời điểm xuất hiện rủi ro
Có 4 mức để ước lượng thời điểm rủi ro xuất hiện, mỗi mức được gán
với một giá trị số (tùy dự án) để có thể ước lượng sự tác động của
nó.
•

6 - Ngay lập tức: Rủi ro xuất hiện gần như tức khắc

•

4 - Rất gần: Rủi ro sẽ xuất hiện trong thời điểm rất gần thời
điểm phân tích

•

2 - Sắp xảy ra: Rủi ro sẽ xuất hiện trong tương lai gần

•

1 - Rất lâu: Rủi ro sẽ xuất hiện trong tương lai xa hoặc chưa
định được.

Ghi chú: Các giá trị số cho trên chỉ mang tính tham khảo và minh
họa, giá trị của chúng được định tùy tổ chức, tùy dự án.
2.4. Ước lượng và phân hạng các rủi ro
Rủi ro sau đó được tính giá trị để ước lượng bằng công thức:
Risk Exposure = Risk Impact * Risk Probability * Time Frame
Tiếp theo rủi ro được phân hạng từ cao đến thấp dựa theo các giá trị
Risk Exposure tính toán được. Tùy theo tổ chức và đặc thù từng dự
án, trưởng dự án (hoặc người được phân công) sẽ xác định những rủi
ro nào cần đưa vào kiểm soát, với các mức ưu tiên khác nhau.


Hình 4: Một số chiến lược và minh họa các phương pháp đối phó rủi
ro thường gặp


3. Kiểm soát rủi ro
Kiểm soát rủi ro bắt đầu với việc chọn lựa chiến lược và phương
pháp đối phó rủi ro. Có nhiều chiến lược và phương pháp đối phó

khác nhau, tùy theo tình huống dự án, môi trường và đặc thù của
từng rủi ro. Trong thực tế, các chiến lược phổ biến nhất bao gồm
(Hình 4):
1. Tránh né
Dùng “đường đi khác” để né tránh rủi ro, đường đi mới có thể không
có rủi ro, có rủi ro nhẹ hơn, hoặc chi phí đối phó rủi ro thấp hơn.
Chẳng hạn:
•

Thay đổi phương pháp, công cụ thực hiện, thay đổi con người

•

Thương lượng với khách hàng (hoặc nội bộ) để thay đổi mục
tiêu.

2. Chuyển giao
Giảm thiểu rủi ro bằng cách chia sẻ tác hại khi chúng xảy ra. Chẳng
hạn:
•

Đề nghị với khách hàng chấp nhận và chia sẻ rủi ro (tăng thời
gian, chi phí...)

•

Báo cáo ban lãnh đạo để chấp nhận tác động và chi phí đối phó
rủi ro

•

Mua bảo hiểm để chia sẻ chi phí khi rủi ro xảy ra.

3. Giảm nhẹ
Thực thi các biện pháp để giảm thiểu khả năng xảy ra rủi ro hoặc
giảm thiểu tác động và chi phí khắc phục rủi ro nếu nó xảy ra.
Chẳng hạn:
•

Cảnh báo và triệt tiêu các yếu tố làm cho rủi ro xuất hiện

•

Điều chỉnh các yếu tố có liên quan theo dây chuyền để rủi ro
xảy ra sẽ ít có tác động

Rủi ro

Khả
năng

Ảnh hưởng

Thời
điểm
xuất
hiện

Hướng khắc phục