Hãy phân tích thực trạng hoạt động tuyển dụng tại công ty TNHH nhựa đường petrolimex

Bài tập về tuyển dụng
Yêu cầu:
Hãy phân tích thực trạng hoạt động tuyển dụng tại Công ty TNHH Nhựa đường
Petrolimex (nơi học viên đang làm việc). Trên cơ sở đó, nêu những hạn chế và đề xuất
một số giải pháp để khắc phục.
Bài làm:
Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex (Công ty) là một doanh nghiệp hoạt động
trong lĩnh vực nhập khẩu, sản xuất và phân phối các sản phẩm nhựa đường và dẫn xuất từ
nhựa đường - một nguyên vật liệu chính và không thể thiếu trong thi công đường bộ bê
tông nhựa. Thị trường của Công ty trải dài trên địa bàn cả nước và ra khỏi biên giới Việt
Nam tới một số tỉnh thuộc Lào, Campuchia.
Là một doanh nghiệp kinh doanh, Công ty cũng đối diện với các vấn đề liên quan
tới lao động như tuyển dụng, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, đánh giá thực hiện công
việc và trả thù lao cho người lao động.
Đối với một doanh nghiệp, để có thể hoạt động được thì không thể thiếu một trong
ba nguồn lực: Vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật (quy mô tuỳ thuộc vào loại hình doanh
nghiệp) và lao động- hay còn gọi là nguồn nhân lực. Trước đây, cơ cơ sở vật chất kỹ
thuật rất được coi trọng. Nều kinh tế thị trường buộc các doanh nghiệp phải quan tâm hơn
tới tiền vốn và tới thời điểm hiện tại, khi mà tình hình cạnh tranh ngày càng khốc liệt thì
nguồn nhân lực trở thành mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. Công ty không
nằm ngoài các doanh nghiệp này.
Là một doanh nghiệp mới được hình thành và mới qua 5 năm phát triển (Công ty
được thành lập ngày 27 tháng 12 năm 2005), Công ty liên tục phải tuyển dụng lao động
và cũng mới định hình được quy trình chuẩn cho nội dung này. Chính vì vậy, thực trạng
công tác tuyển dụng lao động tại Công ty còn một số vấn đề cần xem xét.
Như chúng ta đã biết, tuyển dụng là một khái niệm chỉ quá trình lựa chọn một
hoặc một số ứng viên cho một hoặc một nhóm vị trí nhất định trong một đơn vị theo các

1

tiêu chuẩn đã định trước. Việc lựa chọn này có thể lựa chọn từ bên ngoài hoặc ngay tại tổ
chức. Trong phạm vi bài này, chúng ta chỉ đề cập tới việc tuyển chọn từ bên ngoài. Còn
việc lựa chọn tại đơn vị được coi là việc luân chuyển lao đông.

1. Thực trạng hoạt động tuyển dụng tại Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex
Như đã đề cập ở trên, công ty đang trong quá trình định hình quy trình chuẩn cho
công tác tuyển dụng lao động cho nên trong 5 năm qua, thực trạng hoạt động tuyển dụng
của Công ty như sau:
• Đối tượng tuyển dụng:
Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đối tượng tuyển dụng là
các ứng viên tốt nghiệp các trường đào tạo hoặc có chuyên môn chủ yếu thuộc các ngành
nghề sau:
-

Tiếp thị bán hàng.

-

Tài chính kế toán.

-

Lái xe chuyên dùng.

-

Kỹ sư hoá dầu.

-

Công nhân lao động trong ngành hoá dầu.

-

Một số đối tượng khác.

• Kết quả tuyển dụng theo kế hoạch:
Trong mấy năm hoạt động vừa qua, Công ty luôn thông báo và thực hiện tuyển
dụng các ứng viên có trình độ chuyên môn nêu trên và phù hợp với yêu cầu công việc.
Công ty cũng thực hiện tuyển dụng đủ số lượng lao động theo kế hoạch hàng năm
đề ra. Một số trường hợp hợp tuyển dụng lao động thuộc các ngành kỹ thuật (cơ khí tự
động hóa, thương phẩm…) thì Công ty gặp khó khăn hơn trong việc tuyển dụng. Tuy
nhiên, chỉ sang năm sau của năm kế hoạch, Công ty đã thực hiện tuyển dụng được các
ứng viên phù hợp với yêu cầu.
• Chất lượng tuyển dụng và yêu cầu phải đào tạo lại:

2


Nhìn chung, Công ty tuyển dụng được các ứng viên đáp ứng yêu cầu công việc,
trình độ chuyên môn phù hợp, hòa nhập nhanh với tổ chức. Bên cạnh đó, một số trường
hợp đúgn chuyên môn nhưng không bắt kịp yêu cầu của công việc. Các trường hợp này
đều tự chấm dứt hợp đồng lao động với công ty, do đó Công ty không phải thực hiện đào
tạo lại các đối tượng lao động này.
• Quy trình tuyển dụng:
Hiện tại, Công ty đã định hình được quy trình tuyển dụng lao động, từ các khâu
xây dựng các quy chế tuyển dụng, tiêu chuẩn tuyển dụng cho tới quy định cụ thể trong
quá trình tuyển dụng. Cụ thể như sau:
-

Xây dựng tiêu chuẩn chức danh công việc:
Ngay từ khi thành lập công ty, căn cứ mô hình tổ chức hoạt động, Công ty đã tiến

hành xác định yêu cầu về nhân sự cho mỗi bộ phận trong tổ chức và tiêu chuẩn cho mỗi
chức danh trong tổ chức. Tiêu chuẩn cho mỗi chức danh công việc bao gồm tiêu chuẩn
chung và tiêu chuẩn cụ thể. Có thể nêu nên một số tiêu chuẩn như sau:
Đối với tiêu chuẩn chung:
+ Cơ lý lịch rõ ràng.
+ Có sự tìm hiểu và hiểu biết chung về Công ty mà ứng viên dự kiến tham gia tuyển
dụng.
+ Có tinh thần tận tụy với công việc.
+ Có đạo đức tốt, trung thực.
+ Có sức khỏe tốt, không mắc các bệnh truyền nhiễm, bệnh xã hội.
+ Chấp nhận đi công tác xa.
+ Khi tuyển dụng, tuổi đời không quá 35 tuổi – đối với lao động gián tiếp và không quá
30 tuổi – đối với lao động trực tiếp.
Đối với tiêu chuẩn cụ thể: Công ty xây dựng các tiêu chuẩn cụ thể đối với tùy theo
từng chức danh công việc. Ví dụ đối với các chức danh làm việc tại phòng Tài chính kế
toán:

3


+ Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học, cao đẳng chuyên ngành tài chính kế toán.
+ Yêu cầu về tin học: Sử dụng thành thạo máy tính, thông thạo các phần mềm tiện ích
văn phòng như word, excel…
+ Yêu cầu vè ngoại ngữ: Có trình độ ngoại ngữ ít nhất là tiếng anh, trình độ C. Ưu tiên
người biết từ hai ngoại ngữ trở lên.
+ Các yêu cầu khác: Có kiến thức tổng hợp về các lĩnh vực khoa học tự nhiên và xã hội.
-

Xây dựng, trình duyệt kế hoạch tuyển dụng:
Kế hoạch tuyển dụng được công ty bắt đầu xây dựng từ tháng 11 năm trước. Trình

tự xây dựng kế hoạch bắt đầu từ các đơn vị trực thuộc Công ty, bao gồm các chi nhánh và
các kho, nhà máy trực thuộc Công ty.
Sau khi các đơn vị xây dựng kế hoạch tuyển dụng, Công ty tổng hợp kế hoạch
tuyển dụng, xem xét, bổ sung, điều chỉnh để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Cấp có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch tuyển dụng là Hội đồng quản trị Công ty.
Căn cứ kế hoạch tuyển dụng Công ty xây dựng và trình, Hội đồng quản trị Công ty xem
xét và ra quyết định thông qua kế hoạch tuyển dụng, giao cho Công ty tổ chức thực hiện.
Kế hoạch sẽ được Hội đồng quản trị thông qua trong tháng 12 năm trước.
-

Thông báo tuyển dụng:
Căn cứ kế hoạch tuyển dụng đã được thông qua, Công ty tiến hành các bước tuyển

dụng và công việc đầu tiên là thông báo tuyển dụng.
Thông thường, Công ty căn cứ vào lộ trình tuyển dụng nêu trong kế hoạch tuyển
dụng và yêu cầu về công việc để ra thông báo tuyển dụng. Tuy nhiên, Công ty cũng
thường xem xét tới thời điểm tốt nghiệp của các trường đại học có chuyên ngành phù hợp
để ra thông báo tuyển dụng để thu hút nhiều ứng cử viên nộp đơn tuyển dụng. Việc thông
báo được Công ty thực hiện thông qua hai hình thức chủ yếu sau đây:
+ Đăng báo/thông báo trên internet
+ Thông báo tại các trường đại học.

4


Bên cạnh hai hình thức chủ yếu trên, Công ty cũng sử dụng thêm một hình thức

thông báo nữa. Đó là thông báo rộng rãi trong Công ty và các đơn vị bạn để tìm kiếm các
ứng viên thông qua giới thiệu. Nhiều vị trí được Công ty tuyển dụng thành công thông
qua hình thức thông báo tuyển dụng này.
-

Thu thập hồ sơ tuyển dụng:
Trong thời hạn hiệu lực của thông báo tuyển dụng, Công ty thực hiện thu thập các

hồ sơ tuyển dụng. Việc thu thập hồ sơ do phòng Tổ chức hành chính chịu trách nhiệm.
Trong thực tế, Công ty tiếp nhận tất cả các hồ sơ của các ứng viên, không từ chối bất kỳ
một hồ sơ nào, kể cả các hồ sơ không đúng với tiêu chuẩn tuyển dụng.
-

Sơ tuyển, lọc hồ sơ tuyển dụng:
Kết thúc thời hạn nộp hồ sơ tuyển dụng theo thông báo, Công ty tiến hành sơ

tuyển hồ sơ. Việc sơ tuyển hồ sơ được thực hiện và hoàn tất trong vòng 5 ngày làm việc
kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ. Việc sơ tuyển được thực hiện nhằm mục đích loại bỏ các
hồ sơ không phù hợp với tiêu chuẩn, tập chung vào các tiêu thức: Tuổi đời, trình độ
chuyên môn, chứng chỉ về ngoại ngữ, tin học.
Sau khi kết thúc sơ tuyển, Công ty sẽ tiến hành thông báo các ứng viên đến tham
gia thi tuyển trực tiếp.
-

Thực hiện tuyển dụng trực tiếp:

Sau khi thông báo cho các ứng viên, Công ty ra quyết định thành lập hội đồng tuyển
dụng. Thành phần hội đồng bao gồm ban giám đốc, trưởng phòng Tổ chức hành chính và
trưởng các bộ phận có lao động được tuyển dụng. Việc tuyển dụng được thực hiện tại các
trụ sở của Công ty (trụ sở chính và trự sở các đơn vị trực thuộc). Công việc tuyển dụng

thường hai nội dung sau đây:
+ Phỏng vấn trực tiếp: Các ứng viên sẽ được các thành viên hội đồng phỏng vấn
trực tiếp. Sau khi phòng vấn xong mỗi ứng viên, các thành viên hội đồng tuyển dụng sẽ
đánh giá vào phiếu đánh giá. Phiếu đánh giá được lập cho các tiêu chí: Hình thức, trình
độ chuyên môn, trình độ giao tiếp và các khả năng khác với 3 mức độ: Tốt, trung bình và
kém.

5


+ Làm bài viết: Các ứng viên sau khi tham gia phỏng vấn trực tiếp sẽ tiến hành
làm các bài thi viết. Các bài thi viết thông thường bao gồm: Bài viết sự hiểu biết đối với
công ty, bài kiểm tra về chuyên môn, bài kiểm tra ngoại ngữ và tin học. Mỗi bài thi có
thời gian hoàn thành nhất định.
-

Tổng hợp và đánh giá kết quả tuyển dụng:
Ngay sau khi kết thúc đợt tuyển dụng, phòng Tổ chức hành chính tổng hợp kết quả

tuyển dụng thông qua kết quả chấm điểm các bài thi, bài viết và phiếu đánh giá phỏng
vấn. Kết quả sẽ được tổng hợp theo các tiêu thức đã định và báo cáo Giám đốc Công ty
xem xét quyết định.
Thông thường, kết quả tuyển dụng được tổng hợp và trình lên Giám đốc trong
vòng 4 ngày kể từ ngày kết thúc đợt tuyển dụng.
Giám đốc là người quyết định cuối cùng, trên cơ sở tham khảo ý kiến của phòng Tổ chức
hành chính.
-

Quyết định lực chọn ứng viên phù hợp:
Quyết định lựa chọn ứng viên phù hợp thường là công việc khó khăn nhất. Sau khi

lựa chọn được ứng viên phù hợp, Công ty sẽ thông báo với ứng viên được lựa chọn và ra
quyết định tiếp nhận.
Còn đối với các ứng viên khác: Công ty chỉ thông báo không trúng tuyển sau một
hoặc hai tháng, tùy thuộc vào thời gian thử việc của ứng viên được lựa chọn.
-

Thông báo cho ứng viên trúng tuyển:
Việc thông báo cho ứng viên trúng tuyển thường được thực hiện song song hai

hình thức: Điện thoại và gửi thông báo. Việc ra thông báo được thực hiện ngay sau khi
Giám đốc Công ty quyết định ứng viên được lụa chọn.
Thông báo cho ứng viên trúng tuyển bao gồm các nội dung chủ yếu:
+ Thông báo kết quả tuyển dụng và quyết định tuyển dụng của Giám đốc Công ty.
+ Thông báo thời gian có mặt tại Công ty để tiến hành thử việc.
+ Thông báo thời gian thử việc.

6


+ Thông báo các điều khoản cơ bản trong hợp đồng thử việc như tiền lương thử việc, yêu
cầu công việc, nội quy lao động…
-

Ký hợp đồng thử việc:
Việc ký hợp đồng lao động là yêu cầu bắt buộc và phù hợp với Luật Lao động

hiện hành của Việt Nam. Việc ký hợp đồng sẽ được thực hiện tại Văn phòng Công ty và
vào ngày đầu tiên người lao động thử việc tại Công ty.
Hợp đồng lao động được lập thành hai bản: Một bản người lao động giữ và một

bản lưu tại Công ty.
Theo quy định, người trực tiếp sử dụng lao động sẽ là người trực tiếp ký hợp đồng
lao động. Giám đốc là người ký hợp đồng lao động đối với các lao động tại trụ sở chính
và ủy quyền cho Giám đốc các đơn vị trực thuộc ký hợp đồng lao động tại các đơn vị.

-

Hướng dẫn thực tập,thử việc:
Tại ngày đầu tiên thử việc, người lao động phải được hướng dẫn thử việc. Cụ thể

như sau:
+ Phòng Tổ chức hành chính hướng dẫn, phổ biến quy định cụ thể về nội quy lao động
và các nội quy, quy định làm việc khác.
+ Phòng có lao động được tiếp nhận hướng dẫn cụ thể các quy định tại phòng, giới thiệu
công việc chung và hướng dẫn các nội dung người lao động cần thực tập.
+ Giao một nhân viên trực tiếp hướng dẫn trong thời gian thử việc.
-

Đánh giá kết quả thử việc:
Thời gian thử việc thông thường là một tháng. Trường hợp đặc biệt có thể kéo dài

tới hai tháng hoặc hơn nhưng không quá 6 tháng. Kết thúc thời gian thử việc, người lao
động phải tiến hành báo cáo thử việc, trên đó, để dành một phần cho lãnh đạo trực tiếp
của phòng có ý kiến đánh giá kết quả thử việc.
Báo cáo thử việc phải thể hiện được các nội dung chủ yếu sau:
+ Thời gian thử việc.

7

+ Công việc thực tập.
+ Kết quả thực hiện.
+ Khả năng nắm bắt công việc.
+ Việc chấp hành các quy định của Công ty.
+ Nguyện vọng của người lao động.
Trường hợp nguyện vọng của người lao động là được tiếp tục làm việc tại Công
ty, lãnh đạo trực tiếp bộ phận đó có ý kiến đánh giá kết quả thử việc. Việc đánh giá bao
gồm các nội dung sau:
+ Đánh giá kết quả thực hiện công việc.
+ Đánh giá ý thức chấp hành nội quy lao động.
+ Đánh giá khả năng tiếp nhận công việc nếu được tiếp nhận chính thức.
+ Ý kiến để xuất (tiếp nhận hay không tiếp nhận).
Việc báo cáo và đánh giá thử việc phải được hoàn tất và gửi về phòng Tổ chức
hành chính không muộn hơn 3 ngày sau ngày kết thúc thời gian thử việc.
Trường hợp người lao động không có nguyện vọng hoặc không đáp ứng yêu cầu
công việc, phòng Tổ chức hành chính cận thông báo ngay cho người lao động. Đồng thời
với việc đó là thông báo ngay cho ứng viên tiếp theo có kết quả tuyển dụng xếp sau ứng
viên này (trường hợp có từ hai ứng viên trở lên).
-

Quyết định tiếp nhận chính thức và ký hợp đồng lao động:
Trên cơ sở ý kiến đánh giá của lãnh đạo phòng có lao động thử việc và tham khảo

ý kiến của phòng Tổ chức hành chính về ý thức chấp hành nội quy lao động, Giám đốc
Công ty ra quyết định tiếp nhận chính thức và ký hợp đồng lao động chính thức.
Phòng Tổ chức hành chính thông báo quyết định đó cho người lao động và hoàn
thiện các thủ tục ký hợp đồng lao động.
Hợp đồng lao động được thực hiện theo luật định và có thời gian là một năm và đó là hợp
đồng lao động hàng năm đầu tiên đối với người lao động được tiếp nhận.

8


-

Đánh giá kết quả làm việc năm đầu tiên và xem xét, ký hợp đồng lao động cho
các năm tiếp theo.
Kết thúc năm làm việc đầu tiên theo hợp đồng, lãnh đạo bộ phận trực tiếp có trách

nhiệm đánh giá kết quả làm việc trong năm đó và có ý kiến đề xuất. Đánh giá bao gồm
các nội dung chủ yếu sau:
+ Đánh giá kết quả làm việc trong năm.
+ Đánh giá khả năng tiếp tục làm việc.
+ Đánh giá khả năng phát triển của người lao động.
+ Ý kiến đề xuất: Tiếp tục hay chấm dứt hợp đồng lao động.
Việc đánh giá phải được thực hiện và hoàn tất không chậm hơm 5 ngày kể từ ngày
kết thúc thời gian làm việc theo hợp đồng.

2. Một số hạn chế và giải pháp khắc phục.
Mỗi tổ chức luôn mong muốn đạt kết quả cao nhất trong công tác tuyển dụng,
mong muốn tuyển dụng được người lao động có trình độ chuyên môn tốt, hòa nhập
nhanh với tổ chức và có nhiều cơ hội, khả năng phát triển trong tương lai.
Việc một số ứng viên không phù hợp chứng tỏ công tác tuyển dụng lao động còn
bộc lộ một số hạn chế. Có thể chỉ ra một số hạn chế trong công tác tuyển dụng sau đây:
• Về tiêu chuẩn tuyển dụng:
Hiện tại, Công ty đã xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng cho các ứng viên. Các tiêu
chuẩn hiện tại chỉ là các tiêu thức chung chung, nhất là các tiêu thức có liên quan tới trình
độ chuyên môn. Việc quy định các tiêu thức chung chung sẽ gây khó khăn cho các ứng
viên, đồng thời, không hạn chế, sàng lọc được hồ sơ của các ứng viên không phù hợp.
Như vậy, tiêu chuẩn tuyển dụng cần chi tiết, cụ thể hơn. Đặc biệt là các tiêu chuẩn

liên quan tới trình độ chuyên môn. Các tiêu chuẩn này cần được mô tả, lượng hóa thật cụ
thể.
• Về việc thông báo tuyển dụng:

9


Hiện tại, Công ty thông báo tuyển dụng thông qua hai hình thức như đã nên trên.
Trong thực tế, có rất nhiều hình thức thông báo tuyển dụng. Việc chỉ áp dụng hai hình
thức tuyển dụng sẽ hạn chế khả năng tham gia của các ứng viên phù hợp.
Vì vậy, Công ty cần sử dụng nhiều hơn các hình thức thông báo tuyển dụng như
thông báo trên truyền hình, truyền thanh, báo… để thu hút nhiều hơn các đối tượng tham
gia nộp đơn tuyển dụng.
• Về việc thực hiện tuyển dụng:
Hiện tại, việc tuyển dụng trực tiếp chỉ được thực hiện trong một ngày, một lần duy
nhất tại trụ sở của Công ty.
Đối với phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng đặt các câu hỏi mà hầu như không có sự
chuẩn bị trước. Như vậy, ứng viên khó có khả năng trình bầy các vấn đề trọng tâm mà
người tuyển dụng cần quan tâm.
Bên cạnh đó, các bài viết thường rập khuôn theo các đề thi trong trường học, thiếu
tính thực tế. Chính vì vậy, khó có khả năng phát hiện ra được những ứng viên thích hợp
với điều kiện thực tế của Công ty.
Vì vậy, đối với việc thi tuyển trực tiếp:
-

Soạn lại hoặc thuê một đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tuyển dụng soạn các đề
bài kiểm tra cho phù hợp với tình hình thực tế. Các đề thi này cần được thay đổi
thường xuyên cho phù hợp với tình hình thực tế.

-

Đối với phỏng vấn: Công ty cần thiết kế ít nhất hai vòng phỏng vấn, một vòng
phỏng vấn sơ bộ và một vòng phỏng vấn chuyên sau. Công ty cũng cần có chương
trình, đề cương các câu hỏi phỏng vấn để ứng viên có cơ hội trình bày hết khả
năng của mình. Có như vậy, Công ty mới tìm được ứng viên tốt nhất.

• Về việc thử việc:
Hiện tại, Công ty quy định thời gian thử việc là một tháng, trường hợp đặc biệt là
hai tháng, ba tháng … nhưng không quá 6 tháng. Thời gian thử việc như vậy là ngắn,
chưa đủ thời lượng để ứng viên tìm hiểu công việc và thể hiện khả năng của mình. Trong
khi đó, có một số lĩnh vực chuyên môn đòi hỏi thời gian tìm hiểu, thử việc dài.

10


Vì vậy, Công ty cần kéo dài thêm thời gian thử việc tới 3 tháng. Trường hợp đặc
biệt, có thể rút ngắn (đối với trường hợp ứng viên thể hiện ngay được năng lực, tố chất
của mình).
• Về việc đánh giá thử việc:
Việc đánh giá thử việc hiện tại chủ yếu dựa vào người lãnh đạo của bộ phận đó.
Việc đánh giá này nhiều khả năng sẽ không đảm bảo tính khách quan, do đó Công ty có
thể loại bỏ các ứng viên có năng lực và chấp nhận các ứng viên không phù hợp.
Vì vậy, Công ty cần thành lập hội động đánh giá kết quả thử việc để đảm bảo tính
khách quan, đồng thời lựa chọn đúng ứng viên phù hợp.
3. Kết luận
Tuyển dụng là một công việc có vẻ như đơn giản nhưng lại là một nội dung công
tác góp phần rất quan trọng đối với sự thành bại của một doanh nghiệp. Muốn làm tốt
công tác này, mỗi doanh nghiệp cần phải xây dựng, hoạch định một chương trình tuyển
dụng thật khoa học, cụ thể để tìm kiếm, bổ sung nguồn nhân lực tốt nhất, đảm bảo cho sự
phát triển lâu bền của doanh nghiệp.

Hà Nội, ngày 15 tháng 10 năm 2010

Hết./.

11