PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TUYỂN DỤNG tại CÔNG TY HUDFIC

Chủ đề:

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT
ĐỘNG TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG
TY HUDFIC

Hà Nội, tháng 10/2009
1. Lý do chọn đề tài
Tuyển dụng nhân viên quả là một bài toán khó đối với nhiều doanh nghiệp. Tuyển
dụng đúng người cho đúng với vị trí vào đúng thời điểm cần thiết thật sự là một công
việc hết sức khó khăn. Bởi nếu tuyển dụng sai, doanh nghiệp có thể lãng phí cơ hội, thời
gian và tiền bạc. Vì vậy tôi chọn đề tài “Thực trạng hoạt động tuyển dụng tại Công ty Cổ
phần Đầu tư Tài chính Phát triển Nhà và Đô thị (HUDFIC)”.
2. Thông tin chung
Công ty Cổ phần Đầu tư Tài chính Phát triển Nhà và Đô thị (HUDFIC) được thành
lập tháng 12/2007 hoạt động trong lĩnh vực đầu tư tài chính, phát triển nhà và đô thị
thuộc Tổng công ty Đầu tư Phát triển Nhà và Đô thị (HUD) và được Tổng công ty HUD
giao nhiệm vụ đứng ra thu xếp vốn và đầu tư cho các dự án của Tổng công ty và các
công ty thành viên của Tổng Công ty, các dự án đầu tư bất động sản khác. Trong thời
gian qua, Công ty HUDFIC tập trung vào công tác ổn định tổ chức, hoàn thiện bộ máy,
nghiên cứu các dự án khả thi, tham gia đầu tư vốn vào các dự án của HUD như Linh


Đàm, Văn Quán, Vân Canh, đầu tư trực tiếp vào dự án Ánh Dương ở Đà Nẵng với tổng
số vốn lên đến 1.500 tỷ đồng.
3. Thực trạng hoạt động tuyển dụng tại Công ty HUDFIC
3.1. Mô tả quy trình tuyển dụng nhân sự
3.1.1. Phạm vi áp dụng:
Quy trình này được áp dụng thống nhất trong Công ty Cổ phần Đầu tư Tài chính
Phát triển Nhà và Đô thị (HUDFIC). Phòng Tổ chức-Hành chính chịu trách nhiệm quản
lý việc triển khai quy trình.

3.1.2. Mục đích:
-

Hướng dẫn các bước thực hiện liên quan đến việc tuyển dụng cán bộ nhân viên
mới cho Công ty.

-

Nâng cao hiệu quả phối hợp làm việc (teamwork) giữa các Phòng/Ban trong Công
ty.

-

Xây dựng, duy trì và phát triển phong cách làm việc chuyên nghiệp tại Công ty.

3.1.3. Nội dung:
Quy trình tuyển dụng nhân sự bao gồm 02 quy trình nhỏ:
-

Quy trình tuyển dụng nhân sự ban đầu

-

Quy trình tuyển dụng chính thức nhân sự

3.1.4. Quy trình tuyển dụng nhân sự ban đầu
Sơ đồ quy trình

TDNS.01
Phụ trách các Phòng/Ban đề

suất tuyển dụng nhân sự mới

TDNS.02
Phòng TC-HC xem xét nhu
cầu, đề suất tuyển dụng

TDNS.03
Tổng giám đốc phê duyệt

TDNS.06
Phòng TC- HC chủ trì phối
hợp với Ban giám đốc và Phu
trách Phòng/Ban tuyển dụng
nhân viên mới

TDNS.05
Phòng TC-HC hoàn tất thủ
tục tuyển dụng, thông báo
với các Phòng/Ban nhân sự
liên quan

TDNS.04
Phụ trách Phòng/Ban bố trí
để nhân sự mới thử việc tại
Phòng/Ban

Diễn giải quy trình


Bước TDNS.01: Phụ trách Phòng/Ban có nhu cầu bổ sung nhân sự điền vào mẫu

“Đề nghị tuyển dụng nhân sự” theo mẫu kèm theo đây (Mẫu số 11/TCNSHUDFIC/2008), chuyển Phòng TC-HC cho ý kiến.
Bước TDNS.02: Phòng TC-HC xem xét nhu cầu, đề xuất tuyển dụng nhân sự mới.
Bước TDNS.03: Tổng giám đốc phê duyệt “Đề nghị tuyển dụng nhân sự” và
chuyển Phòng Tổ chức-Hành chính triển khai thực hiện.
Bước TDNS.04: Phòng Tổ chức-Hành chính chủ trì việc tuyển dụng nhân sự theo
đúng quy định của Công ty (tiếp nhận hồ sơ xin việc, chọn lọc hồ sơ, xây dựng các bài
thi sơ tuyển, tổ chức kiểm tra trình độ ứng viên). Sau đó, Ban tuyển dụng được thành lập
bao gồm Ban giám đốc, Phòng Tổ chức-Hành chính và Phụ trách Phòng/Ban có nhu cầu
tuyển dụng để thực hiện xét tuyển, phỏng vấn sơ tuyển và phỏng vấn chính thức. Ban
giám đốc quyết định về việc tuyển dụng nhân sự.
Bước TDNS.05: Phòng Tổ chức-Hành chính hoàn tất mọi thủ tục liên quan đến
việc tuyển dụng nhân sự, thông báo với Phòng/Ban và nhân sự có liên quan, sắp xếp để
nhân sự đến làm việc.
Bước TDNS.06: Phụ trách Phòng/Ban bố trí nhân sự thử việc tại Phòng/Ban của
mình. Theo quy định của Công ty, thời gian thử việc sẽ là không quá 01 tháng đối với
lao động thông thường và 02 tháng đối với cán bộ quản lý.
3.1.5. Quy trình tuyển dụng chính thức nhân sự
Quy trình này được tiến hành ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc của nhân sự.

Sơ đồ quy trình


QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG CHÍNH THỨC NHÂN SỰ
Nhân sự

TDNS.07
Báo cáo kết quả
thử việc

TDNS.13

Cam kết làm việc
cho Công ty

Phụ trách Phòng/Ban

Phòng TC-HC

TDNS.08
Nhận xét về quá
trình thử việc của
nhân sự

TDNS.09
Nhận xét về nhân
sự trong quá trình
thử việc

Tổng giám đốc

TDNS.10
Phê duyệt báo
cáo thử việc

TDNS.11
Đề xuất tuyển dụng
chính thức nhân sự

TDNS.12
Phê duyệt

TDNS.14
Soạn thảo quyết định
tuyển dụng chính
thức

TDNS.15
Ký duyệt

TDNS.16
Ban hành quyết định, lưu trữ,
chuyển quyết định đến Phòng/Ban
và nhân sự có liên quan

TDNS.17
Ký kết HĐLĐ giữa
Công ty và nhân sự

Diễn giải quy trình
Bước TDNS.07: Kết thúc thời gian thử việc, nhân sự thực hiện “Báo cáo Thử
việc”, trong đó nêu rõ các công việc đã thực hiện, kế hoạch công việc nếu được tuyển
dụng chính thức, ưu/nhược điểm của bản thân, sau đó trình Phụ trách Phòng/Ban.
Bước TDNS.08: Phụ trách Phòng/Ban đánh giá kết quả làm việc của nhân sự trong
thời gian thử việc, chuyển Phòng TC-HC.
Bước TDNS.09: Phòng TC-HC nhận xét về nhân sự sau thời gian thử việc, trình
Tổng giám đốc.
Bước TDNS.10: Tổng giám đốc phê duyệt “Báo cáo thử việc” và chuyển lại Phòng
Tổ chức-Hành chính.
Bước TDNS.11: Phòng Tổ chức-Hành chính đề xuất tuyển dụng nhân sự nếu nhân
sự đáp ứng yêu cầu công việc. Trong trường hợp nhân sự không đáp ứng yêu cầu công
việc, báo cáo Tổng giám đốc để kết thúc thời gian thử việc của nhân sự tại Công ty.

Bước TDNS.12: Tổng giám đốc phê duyệt Đề xuất tuyển dụng chính thức nhân sự
của Phòng TC-HC.
Bước TDNS.13: Nhân sự làm cam kết làm việc cho Công ty để làm cơ sở ra quyết
định tuyển dụng.
Bước TDNS.14: Phòng TC-HC soạn thảo Quyết định tuyển dụng chính thức nhân
sự, trình Tổng giám đốc.
Bước TDNS.15: Tổng giám đốc ký Quyết định.
Bước TDNS.16: Phòng TC-HC ban hành quyết định, chuyển quyết định đến Phụ
trách Phòng/Ban và nhân sự có liên quan.
Bước TDNS.17: Phòng TC-HC soạn thảo Hợp đồng Lao động và tổ chức việc ký
kết HĐLĐ giữa Công ty và nhân sự chính thức của Công ty.
3.2. Thực tế hoạt động tuyển dụng của Công ty HUDFIC trong thời gian qua
Khoảng tháng 11-12 của năm, căn cứ vào kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh
của các Phòng/Ban, Phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng, xác
định phương pháp và chi phí liên quan đến vấn đề tuyển dụng trong kế hoạch ngân sách
hàng năm. Khi có nhu cầu cụ thể, phụ trách các Phòng/Ban điền mẫu “Đề nghị tuyển
dụng nhân sự” làm cơ sở để Phòng Tổ chức-Hành chính thực hiện quy trình tuyển dụng
(tìm kiếm ứng viên, tổ chức sát hạch kiến thức chuyên môn và kỹ năng làm việc, phỏng
vấn, tuyển dụng, hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập với môi trường và văn hóa Công ty,
đánh giá thời gian thử việc và tuyển dụng chính thức). Cụ thể như sau:
3.2.1. Lập kế hoạch tuyển dụng:
Phòng Tổ chức – Hành chính, căn cứ vào kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh
của Công ty, xác định số lượng nhân viên cần tuyển dụng trong năm tới. Trên cơ sở đó,
xác định tiêu chuẩn đặt ra cho các ứng viên.
3.2.2. Xác định các phương pháp và các nguồn tuyển dụng:
Khi có nhu cầu tuyển dụng thực tế, Phòng Tổ chức – Hành chính xác định vị trí nào
nên điều chuyển lao động hiện có và vị trí nào cần tuyển mới. Ngoài ra, Phòng xác định
nguồn ứng viên: tuyển nội bộ (do cán bộ nhân viên Công ty giới thiệu) hoặc tuyển rộng

rãi (đăng tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng). Các hình thức được áp
dụng như thế nào?
a, Đối với nguồn tuyển dụng từ bên trong tổ chức, Công ty thường sử dụng các phương
pháp sau:
(i) Thông báo tuyển dụng, đây là bản thông báo về các vị trí công việc cần tuyển người.
Bản thông báo này được gửi đến tất cả các nhân viên trong tổ chức.
Thông báo này bao gồm các thông tin về nhiệm vụ thuộc công việc và các yêu cầu về
trình độ của vị trí cần tuyển dụng.
(ii) Thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong tổ chức. Qua kênh thông
tin này chúng ta có thể phát hiện được những người có năng lực phù hợp với yêu cầu của
công việc, một cách cụ thể, nhanh chóng và tin cậy.
b, Đối với nguồn tuyển dụng từ bên ngoài, chúng ta có thể áp dụng các phương pháp
thu hút sau đây .


(i) Tuyển dụng qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông như: Trên các kênh
của các đài truyền hình, đài phát thanh, trên các báo, tạp chí và các ấn phẩm khác.
Nội dung quảng cáo tùy thuộc vào số lượng cũng như chất lượng lao động cần
tuyển dụng cũng như tính chất của công việc mà có thể tập trung thành chiến dịch quảng
cáo với sự kết hợp của nhiều phương tiện khác nhau hay quảng cáo riêng biệt.
(ii) Tuyển dụng hồ sơ các ứng viên thông qua các tổ chức môi giới và giới thiệu việc
làm (head-hunter). Đây là phương pháp thu hút đang được công ty áp dụng phổ biến.
3.2.3. Xác định địa điểm, thời gian tuyển dụng:
Phòng Tổ chức – Hành chính xác định địa điểm thu nhận hồ sơ và tổ chức tuyển
dụng tùy thuộc vào số lượng và tính chất của vị trí tuyển dụng; xác định thời gian kết
thúc việc nhận hồ sơ, thời gian tổ chức kiểm tra cũng như phỏng vấn.
3.2.4. Tìm kiếm, lựa chọn ứng viên:
Công ty dùng nhiều hình thức đa dạng để thu hút các ứng viên, đặc biệt là xây dựng
hình ảnh tốt đẹp và đúng với thực tế của Công ty; tổ chức các vòng tuyển chọn và các
buổi gặp gỡ, phỏng vấn cởi mở với các ứng viên. Công việc này liên quan trực tiếp tới

cán bộ tuyển dụng, vì vậy cán bộ tuyển dụng được Công ty tuyển chọn là người có
chuyên môn tốt, phẩm chất đạo đức, kinh nghiệm phỏng vấn ...
3.2.5. Đánh giá quá trình tuyển dụng:
Sau các vòng tuyển chọn, Công ty tổ chức đánh giá xem quá trình tuyển dụng có gì
sai sót không và kết quả tuyển dụng có đáp ứng được nhu cầu nhân sự của của Công ty
hay không. Cụ thể là xem xét tính hợp lý của chi phí cho quá trình tuyển dụng, tiêu
chuẩn, phương pháp và các nguồn tuyển dụng ...
3.2.6. Hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập:
Sau khi đã tuyển chọn được nhân viên mới, để giúp nhân viên mới nhanh chóng
nắm bắt được công việc, hòa nhập với môi trường của doanh nghiệp, Phòng Tổ chức –
Hành chính tiến hành giới thiệu nhân viên mới với các Phòng/Ban trong Công ty; cung
cấp tài liệu, văn bản nội quy của cơ quan cho nhân viên mới nghiên cứu văn hóa, nội
quy, quy định nơi làm việc của Công ty. Đối với những đợt tuyển dụng nhiều nhân viên,
Phòng tổ chức các chương trình đào tạo, huấn luyện cho nhân viên mới.
3.3. Những đánh giá về ưu nhược điểm của quy trình
3.3.1. Ưu điểm:
Quy trình rất chặt chẽ, rõ ràng, tuân thủ đầy đủ yêu cầu của công tác tuyển dụng
nhân sự của Công ty.
- Kiểm tra trước khi thực hiện
-

Kiểm tra trong khi thực hiện

-

Kiểm tra sau khi thực hiện

3.3.2. Nhược điểm
- Hiện nay, Công ty sử dụng hai nguồn chính là nguồn nội bộ và nguồn bên ngoài.
Đối với nguồn nội bộ, đôi khi nhiều cán bộ nhân viên Công ty giới thiệu người

quen của mình nhưng do số lượng tuyển dụng có hạn nên dễ gây bất hòa giữa cán
bộ nhân viên có người được tuyển và không được tuyển và cũng gây khó khăn
cho cán bộ tuyển dụng khi lựa chọn nhân sự.
-

Việc tuyển dụng nhân sự bên ngoài rất mất thời gian, cán bộ tuyển dụng phải sử
dụng các biện pháp nhằm kiểm tra tính xác thực của thông tin mà các ứng viên
cung cấp. Đôi khi, tuyển đi tuyển lại nhiều lần mà vẫn không tuyển được người
phù hợp.

3.4. Một số đề xuất giải pháp khắc phục
-

Cán bộ tuyển dụng phải có nghiệp vụ chuyên môn tốt, làm việc công minh và
công bằng;

-

Phòng Tổ chức-Hành chính xây dựng và phát triển các mối quan hệ hữu ích để
công tác tuyển dụng được thuận lợi, nguồn ứng viên dồi dào. Đối với các vị trí đòi
hỏi chuyên môn cao, sử dụng dịch vụ cung cấp nhân sự chuyên nghiệp của các tổ
chức có uy tín để tiết kiệm thời gian và công sức.

Một Công ty hay một tổ chức nào dù có nguồn tài chính dồi dào,
máy móc kỹ thuật hiện đại đến đâu cũng sẽ trở nên vô nghĩa nếu không
biết quản trị nhân sự.

M

Mộộtt C
Côônngg ttyy kkhhaaoo kkhháátt vvưươơnn ttớớii vvĩĩ đđạạii tthhựựcc ssựự tthhưườờnngg đđặặtt cchhoo nnhhâânn
vviiêênn nnhhữữnngg tthháácchh tthhứứcc llớớnn m
màà kkhhii vvưượợtt qquuaa đđưượợcc rrồồii,, ccoonn nnggưườờii ssẽẽ ttrràànn
đđầầyy ttựự ttiinn.. SSựự ttựự ttiinn cchhỉỉ ccóó tthhểể đđếếnn ttừừ bbêênn ttrroonngg m
mỗỗii nnggưườờii vvàà ttừừ tthhắắnngg llợợii..