Bài giảng Tổng quan quản trị học C7 chức năng kiểm soát

CHƯƠNG 7:

CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT

PGS, TS Nguyễn Xuân Minh
1


Chương 7
I.
Khái niệm và vai trò của kiểm soát
II. Tiến trình kiểm soát
1. Đo lường kết quả thực hiện
2. So sánh kết quả thực hiện với chỉ tiêu
3. Tiến hành hoạt động quản trị
III. Các loại kiểm soát
1. Kiểm soát phòng ngừa
2. Kiểm soát tại chỗ
3. Kiểm soát phản hồi
IV. Các tiêu chuẩn của hệ thống liểm soát hiệu quả
 Chính xác - Kịp thời - Kinh tế - Linh hoạt - Dễ hiểu - Các tiêu
chí hợp lý - Tập trung vào các vấn đề chiến lược - Nhấn
mạnh đến sự ngoại lệ - Đa tiêu chí - Hành động hiệu chỉnh


Nội dung
I.

Khái niệm và vai trò của kiểm soát

II.

Quy trình kiểm soát

III.

Các loại kiểm soát

IV.

Các tiêu chuẩn của hệ thống kiểm soát hiệu quả

Company Logo


Khái niệm kiểm soát
 Kiềm soát là quá trình kiểm tra, giám sát các hoạt động để
đảm bảo chúng đang được thực hiện theo đúng kế hoạch và
điều chỉnh những sai lệch


Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so
sánh với những mục tiêu đã được hoạch định, trên sơ cở đó
đưa ra những quyết định phù hợp.

 Kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, cho nên mọi
nhà quản trị đều có trách nhiệm thực hiện kiểm tra.
 Nguyên tắc của kiểm tra là phải đảm bảo tính độc lập và
khách quan.
Company Logo

Vai trò của nhà kiểm soát
 Giúp nhà quản trị biết được các mục tiêu của tổ
chức có được thực hiện đúng không và lý do tại
sao thực hiện được hoặc không thực hiện được.
 Giúp nhà quản trị biết được lý do tại sao mục tiêu
thực hiện được hoặc không thực hiện được, để có
điều chỉnh kịp thời.
 Giúp nhà quản trị thực hiện quá trình ủy quyền tốt
hơn (thông tin và thông tin phản hồi).


Quy trình kiểm soát
1. Đo lường kết quả hoạt động thực tế
2. So sánh kết quả hoạt động với các tiêu chuẩn
3. Tiến hành các hoạt động quản lý


Quy trình kiểm soát


Vòng phản hồi kiểm tra


Đo lường kết quả hoạt động
 Xác định các tiêu chí đo lường:
 … Liên quan đến công việc
 … Định lượng và khách quan
 … Cảm tính và chủ quan

 Phương pháp đo lường:
 … Quan sát cá nhân
 … Báo cáo thông kê
 … Báo cáo trực tiếp
 … Báo cáo bằng văn bản


So sánh kết quả với tiêu chuẩn
 Xác định khoảng sai lệch chấp nhận được
(Acceptable range of variation)
 Xác định chênh lệch thực tế và tiêu chuẩn
Giới hạn trên
Khoảng
sai
lệch
chấp
nhận
được

Tiêu
chuẩn

Giới hạn dưới
Thời gian
(t)


Các loại kiểm soát
1. Kiểm soát phòng ngừa
2. Kiểm soát tại chỗ

3. Kiểm soát dựa trên thông tin phản hồi
ĐẦU VÀO

Kiểm soát
phòng ngừa
Dự báo các vấn
đề nảy sinh

QUÁ TRÌNH

Kiểm soát
tại chỗ
Điều chỉnh các
vấn đề khi
chúng xảy ra

ĐẦU RA

Kiểm soát
sau
Điều chỉnh vấn
đề sau khi
chúng xảy ra


Những hình thức kiểm tra
1. Kiểm tra lường trước
2. Kiểm tra/ kiểm soát trong quá trình hoạt động
3. Kiểm tra sau khi kết thúc/ phản hồi

Các phương pháp kiểm tra đánh giá
1. Phương pháp phòng thí nghiệm
2. Phương pháp cảm quan
3. Phương pháp chuyên viên


Phương pháp phòng thí nghiệm
Phương pháp này được sử dụng trong trường hợp
các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật cơ bản…. cũng
đồng thời là các thông số cần đánh giá (Công
suất động cơ, tốc độ quạt gió, hàm lượng, tốc
độ, độ mài mòn…tỷ giá, lãi suất, lợi nhuận, )

14


Phương pháp phòng thí nghiệm
 Đo trực tiếp: Đo trực tiếp độ dài, trọng
lượng, công suất, thành phần, doanh số, lợi
nhuận..
 Phương pháp phân tích : Xác đònh hàm
lượng, thành phần hóa học, tạp chất, một
số

tính

chất

lý

học,

sự

co

giãn,

độ

bền...của sản phẩm hoặc các chỉ số liên
quan đến các hoạt động SXKD.
 Phương pháp tính toán: Tính năng suất, hiệu
quả, giá thành, tuổi thọ, hao phí nguyên
liệu...

15


Phương pháp phòng thí nghiệm
Phương pháp này là cho chúng ta những
số liệu chính xác. Các kết quả đánh
giá có các thứ nguyên rõ ràng, dễ so
sánh…Tuy nhiên, phương pháp này khá
tốn kém, đòi hỏi phải có các thiết bò,
máy

móc

thí

nghiệm…

Trong

nhiều

trường hợp, ta cần phải phá hủy sản
phẩm

để

thực

hiện

các

cuộc

thử

nghiệm… cho nên không phải bất kỳ
16
lúc nào cũng có thể thực hiện được.


Phương pháp cảm quan
…Là phương pháp đánh giá dựa trên việc

sử dụng các thông tin thu được qua sự cảm
nhận của các cơ quan thụ cảm của con
người khi tiếp xúc, tiêu dùng sản phẩm như
: thò giác, thính giác, khứu giác, xúc giác
và vò giác….sự cảm nhận về thái độ
khách hàng, những tín hiệu thò trường.

17


Phương pháp cảm quan
Kết quả của đánh giá phụ thuộc rất
nhiều vào trình độ, kinh nghiệm, thói quen…
của các chuyên viên giám đònh.
Kết quả của phương pháp này đôi lúc
kém chính xác so với phương pháp thí nghiệm,
nhưng lại đơn giản, ít tốn kém, nhanh.
Phương pháp này được dùng phổ biến để
xác đònh giá trò các chỉ tiêu chất lượng
thực phẩm, một số chỉ tiêu thẩm mỹ như :
Mùi, vò, mẫu mã, trang trí, các chỉ tiêu kinh
tế, xã hội...).

18


Phương pháp chun viên
Cơ sở khoa học của phương pháp này là dựa
trên các kết quả của các phương pháp thí
nghiệm, phương pháp cảm quan, tổng hợp,

xử lý và phân tích ý kiến giám đònh của
các chuyên viên rồi tiến hành cho điểm.
Tuy nhiên, phương pháp chuyên viên mang
tính chủ quan, kết quả đánh giá phụ thuộc
vào phản ứng tự nhiên, kinh nghiệm và
tâm lý của chuyên viên. Do đó khi sử dụng
phương pháp này, khâu quan trọng nhất là
19

khâu tuyển chọn chuyên viên. Khi tổ chức


Phương pháp chun viên
Phương pháp DELPHI: Theo cách này, các
chuyên viên đánh giá không được gặp gỡ,
tiếp xúc và trao đổi với nhau khi đánh giá.
… Với hình thức này các kết quả đánh giá
rất khách quan, nhưng chúng có những giá
trò hết sức tản mạn, đòi hỏi phải có hệ
thống xử lý số liệu tốt, mới cho kết quả
cuối cùng chính xác.
Phương pháp PATERNE: Trong cách này, các
chuyên viên được tiếp xúc trao đổi với nhau,
20

ý kiến giám đònh của từng chuyên viên là


Tiêu chuẩn của hệ thống kiểm soát
hiệu quả

1.

Chính xác

2.

Kịp thời

3.

Kinh tế

4.

Linh hoạt

5.

Dễ hiểu

6.

Các tiêu chí hợp lý

7.

Tập trung vào các vấn đề chiến lược

8.

Nhấn mạnh đến sự ngoại lệ

9.

Đa tiêu chí

10. Hành động hiệu chỉnh