Bài tập cá nhân kế toán quản trị (6)

GaMBA01.N05
Nguyễn Thị Tú
______________________________________________________
Họ và tên: Nguyễn Thị Tú
Lớp: GaMBA01.N05
Môn: Kế toán quản trị
Một vài người thường đợi cho đến khi không có đủ thời gian để kịp thời làm
ngân quỹ cho kỳ kế tiếp mới bắt đầu lập ngân quỹ. Một lý do chính đáng cho
việc trì hoãn này là vì họ muốn chờ cho đến khi họ có được những số liệu
sau cùng, chính xác nhất của kỳ này để làm cơ sở cho việc dự đoán các con
số cho kỳ tiếp theo. Tuy nhiên, không nên mất thời giờ quá lâu cho việc này
bởi vì đến một giới hạn thời gian nào đó thì lợi ích của việc có số liệu thực tế
tốt hơn sẽ trở nên thấp hơn những bất lợi trong việc không có đủ thời gian
làm tốt các bước còn lại khi lập ngân quỹ.
Thường, chúng ta có 2 điểm cơ bản để bắt đầu: số liệu trong quá khứ và kế
hoạch làm việc trong tương lai.
Số liệu trong quá khứ là các loại số liệu về quá khứ mà chúng ta đã có. Ví dụ
khi lập ngân quỹ cho năm 2007 thì số liệu năm 2006 được xem lá các số liệu
quá khứ. Chúng ta nên xem xét số liệu tại thời điểm năm trước, thay đổi theo
thời điểm hiện tại những số liệu mà chúng ta nghĩ là sẽ thay đổi trong năm
sau. Nếu số liệu chính xác của 2006 không được cung cấp đúng và đủ, hay
chúng ta sẽ thực hiện có những hoạt động không giống với năm 2007 thì
sao? Trong trường hợp này chúng ta nên sử dụng kế hoạch làm việc của năm
2007 để xây dựng ngân quỹ.
Kế hoạch: chúng ta có kế hoạch gì cho năm sau? Hãy nhìn vào kế hoạch
được xây dựng cho năm sau và hỏi các câu hỏi sau:
Tôi sẽ sản xuất những gì và số lượng bao nhiêu? Tôi phải tiêu phí những gì
và bao nhiêu cho kế hoạch sản xuất của mình ?
____________________________________________________________________
_
Bài tập cá nhân môn kế toán quản trị

1


GaMBA01.N05
Nguyễn Thị Tú
______________________________________________________
Giữa những nguồn cần thiết, cái gì là đã có sẵn, nguồn nào tôi cần phải mua
và mua giá bao nhiêu ?
Cho dù chúng ta không bắt đầu từ kế hoạch hoạt động năm sau đi nữa thì kế
hoạch hoạt động vẫn giúp chúng ta rất nhiều trong việc dự đoán các khoản
mục khi lập ngân sách vì chúng ta không thể nào chỉ dựa hoàn toàn vào các
số liệu quá khứ mà lập ngân quỹ cho tương lai.
1. Mục tiêu của kế hoạch ngân quỹ trong doanh nghiệp là gì?
Ngân quỹ nói chung là một danh sách tất cả các chi phí và doanh thu theo kế
hoạch. Đây là một kế hoạch cho tiết kiệm và chi tiêu.Mục tiêu của kế hoạch
ngân quỹ là :
- Cung cấp những dự đoán về các khoản thu và chi. Có nghĩa là xây dựng
một mô hình kinh doanh của chúng ta như thế nào để có thể thực hiện về tài
chính, có nghĩa rằng nếu có chiến lược nhất định thì các sự kiện và kế hoạch
được thực hiện. Ví dụ thực tế trong kinh doanh tại hãng Apple về việc sản
xuất sản phẩm Iphone 4: Dự đoán nhu cầu trong quý 3 năm 2010 là 1,8 triệu
chiếc điện thoại iphone 4, từ đó công ty sẽ lập kế hoạch về dự toán sản xuất ,
tiếp đó là việc dự toán nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp; dự toán chi phí
quản lý sản xuất…Đây là quá trình dự toán các khoản thu (doanh số bán
hàng trong quý), các khoản chi ( Chi phí về nguyên vật liệu, nhân công, chi
phí quản lý sản xuất, bán hàng)
- Kích hoạt các hoạt động tài chính thực tế của doanh nghiệp được đo với dự
báo. Ví dụ một công ty sản xuất mía đường lập kế hoạch đầu quý I năm
2010 sẽ tăng 20% doanh thu so với cùng kỳ năm ngoái, từ đó sẽ định hướng

các hoạt động tài chính thực tế của doanh nghiệp để đạt hoặc vượt được các

____________________________________________________________________
_
Bài tập cá nhân môn kế toán quản trị

2


GaMBA01.N05
Nguyễn Thị Tú
______________________________________________________
mục tiêu đề ra như: thu xếp nguồn vốn để sản xuất kinh doanh, quản lý dòng
tiền…
2. Điều gì khiến cho việc lập kế hoạch ngân quỹ không còn đúng với mục
tiêu ban đàu của nó? Và khi đó kế hoạch ngân quỹ trở thành cái gì?
Với mục tiêu ban đầu là kiểm soát các hành vi tiêu cực là một mục tiêu rất
tốt, nhưng việc lên kế hoạch, hiểu và thực hiện kế hoạch ngân quỹ như thế
nào lại ảnh hưởng rất lớn đến việc kinh doanh của các doanh nghiệp. Kế
hoạch ngân quỹ sẽ trở nên bất hợp lý khi chúng bị gán cho nhiều vai trò hơn
– khi mà ngân quỹ trở thành công cụ chính để đánh giá hiệu quả hoạt động,
hay khi nó bóp méo kế hoạch dài hạn hay trở thành rào cản các nhà quản lý
trong việc dịch chuyển các nguồn lực khi cần thiết.
Khi ngân quỹ không thực hiện đúng mục tiêu ban đầu thì kế hoạch ngân
quỹ trở thành một thủ tục vô nghĩa, thành rào cản để phát triển doanh
nghiệp. Chẳng hạn như ví dụ trong bài đọc, trong khi bạn nỗ lực tìm ra cách
mới để tổ chức lại việc kinh doanh, tham khảo các đồng nghiệp và khách
hàng, ước đoán chi phí và cuối cùng là trình lên sếp. Kết quả là mặc dù sếp
rất thích nó nhưng ông lại không đồng ý thực hiện chỉ vì nó không có trong
ngân sách. Tồi tệ hơn là kế hoạch ngân quỹ tạo nên những bức tuờng giữa

các bộ phận khác nhau của công ty giữa công ty với khách hàng. Khi bạn bị
kiểm soát bởi kế hoạch ngân quỹ, bạn sẽ không kiểm soát đuợc doanh
nghiệp.
Thất bại lớn nhất của kế hoạch ngân quỹ chính là những gì mà chúng không
đo lường. Ngân quỹ cho bạn biết bạn đã chi tiêu gì cho dịch vụ khách hàng,
nhưng không chỉ ra được là khách hàng đánh giá nó như thế nào. Chúng chỉ
quan tâm tới số lượng mà không quan tâm tới chất lượng. Trong rất nhiều
____________________________________________________________________
_
Bài tập cá nhân môn kế toán quản trị

3


GaMBA01.N05
Nguyễn Thị Tú
______________________________________________________
doanh nghiệp, kế hoạch ngân quỹ đã thực sự ngăn cản việc chi tiêu để bảo
vệ thị phần hay cải tiến sản phẩm…Như vậy một lần nữa cần khẳng định
việc kế hoạch ngân quỹ lúc khi không làm tròn được nhiệm vụ theo đúng
nghĩa của nó sẽ là một rào cản của các doanh nghiệp trong quá trình phát
triển.
3. Theo bài đọc thì trên thực tế mối quan hệ giữa kế hoạch ngân quỹ với
thực hiện mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp như thế nào? Nguyên
nhân là gì?
Trên thực tế trong các doanh nghiệp thì kế hoạch ngân quỹ có ảnh hưởng rất
lớn đến việc thực hiện mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Việc đưa ra
được một kế hoạch ngân quỹ hợp lý dựa trên kế hoạch phát triển của công ty
và việc thực hiện kế hoạch ngân quỹ một cách linh hoạt sẽ giúp cho các nhà
quản lý dễ dàng hơn trong quá trình thực hiện các mục tiêu chiến lược của

doanh nghiệp mình. Cùng với kế hoạch ngân quỹ các doanh nghiệp cần sử
dụng thêm nhiều thước đo khác như thu nhập trên vốn đầu tư và các thông
tin phi tài chính như chất lượng, thị phần và sự hài lòng của khách hàng.
Ngược lại với những chiến lược khác nhau trên các thước đo khác nhau cũng
có những tác động trở lại đối với việc xây dựng kế hoạch ngân quỹ:
Đo lường đầu ra chứ không phải đầu vào: Kế hoạch ngân quỹ tồi chỉ xác
định các mục tiêu về chi phí, dẫn đến việc các nhà quản lý thiên về kiểm
soát hoạt động của họ chi tiêu bao nhiêu mà không quan tâm xem nó làm ra
bao nhiêu. Ở công ty Emrson thì lợi nhuận chứ không phải chi tiêu là thước
đo cơ bản, và nó cụ thể hóa trong hoạt động xuống tới các cấp bậc thấp nhất
có thể trong công ty. Kết quả là theo ông chủ tịch Al Suter “Nếu như người

____________________________________________________________________
_
Bài tập cá nhân môn kế toán quản trị

4


GaMBA01.N05
Nguyễn Thị Tú
______________________________________________________
đứng đầu một bộ phận có cơ hội tăng thị phần, anh ta có thể mua tất cả
những loại thép anh ta cần. Không ai hỏi anh ta”
- Kế hoạch trước, ngân sách sau, đó là nhận xét của Ronald Misch, phó chủ
tịch hãng 3M. Nếu không có kế hoạch thì cái bạn đang làm chỉ là ngân sách
của năm trước chứ không phải của năm tới. Lấy ví dụ tại Emerson, giảm chi
phí là một phần trong chu kỳ lập kế hoạch 5 năm chứ không chỉ là kế hoạch
ngân sách hàng năm
- Xây dựng ngân sách tích hợp vào trong hệ thống. Giá trị ngân sách hàng

năm bị suy giảm nhanh chóng, việc điều chỉnh giản đơn sau vài tháng có thể
thắt chặt sợi dây ngân sách thay vì cho phép các nhà quản lý hành động có
tính chiến lược. Các kế hoạch cho những tình huống bất ngờ và thậm chí
một vài suy nghĩ đột phá có thể giúp ích nhiều. Chẳng hạn như các nhà quản
lý của Emerson lập ngân sách cho những tình huống xấu bằng việc xây dựng
ba kịch bản khác nhau cho các trường hợp bất thường
- Ngân sách cho các nhà quản lý, không phải cho nhân viên kế toán.
Thiết kế này để tránh những cuộc chiến cục bộ. Các bộ phận kinh doanh khi
lập kế hoạch ngân quỹ luôn cố gắng đẩy công việc và chi phí cho bộ phận
khác. Để tránh điều này các doanh nghiệp nên gắn kết các kế hoạch ngân
quỹ theo chiều dọc chứ không phải theo chiều ngang.
4. Các công ty như Xerox, Emerson và 3M đã tổ chức hoạt động và hệ
thống đánh giá thế nào để tránh các “cuộc chiến cục bộ” giữa các bộ
phận trong cùng tổ chức? Sự khác biệt giữa cách làm của các công ty đó
là gì?
Để tránh cuộc chiến cục bộ giữa các bộ phận trong cùng một tổ chức thì nên
gắn kết các kế hoạch ngân quỹ theo chiều dọc chứ không phải theo chiều
____________________________________________________________________
_
Bài tập cá nhân môn kế toán quản trị

5


GaMBA01.N05
Nguyễn Thị Tú
______________________________________________________
ngang. Xerox tái cơ cấu hoạt động của mình bằng việc kết hợp bán hàng,
dịch vụ, và nhận đơn đặt hàng theo các đơn vị địa lý hơn là tổ chức vận hành
theo các chức năng song song là cách mà các bộ phận chức năng có thể tranh

giành nguồn vốn của nhau.
Còn tại công ty Emerson thì lý do để các đơn vị trong một bộ phận kinh
doanh cùng chung sức với nhau là vì họ phải chịu trách nhiệm về lợi nhuận
chứ không phải vì chi phí và bởi vì chế độ tiền lương khuyến khích được
dựa trên kết quả hoạt động chung của toàn đơn vị.
Ngược lại, 46 bộ phận kinh doanh ở 3M được chia thành 16 nhóm trong 4
lĩnh vực. Nhóm tạo ra băng dính cho tã giấy cũng sản xuất vật liệu phản
chiếu ở những biển báo dừng. Tại 3M, con người, công nghệ và tiền có sự
đan xen lẫn nhau giữa các bộ phận. Chẳng hạn các nhân viên bán hàng, bán
loại băng dính Scotch, báo cáo cho bộ phận kinh doanh văn phòng phẩm
thương mại, nhưng cũng bán hàng hóa của 8 bộ phận khác. Tổ chức kiểu ma
trận như vậy rất dễ làm nảy sinh một cuộc chiến ngân sách tương tàn. Nhưng
cách quản lý tài chính sáng tạo và tập quán văn hóa lâu đời của công ty đã
giữ cho sự tranh cãi được giảm thiểu. Khi một nhân viên bán hàng bán hàng
cho một bộ phận kinh doanh không phải là bộ phận mà anh ta trực thuộc, thu
nhập được phản ánh trong báo cáo nội bộ của cả hai bộ phận. Mọi việc càng
dễ dàng hơn khi Robert Hershock, phó giám đốc của một nhóm nói “Tôi có
thể chi tiêu thêm cho Marketing hoặc nhân sự ngoài sổ sách”- đây là một
điều chỉnh linh hoạt mà 3M khuyến khích. Các cán bộ quản lý khi cần thêm
ngân quỹ thường tìm nguồn từ bộ phận mà họ trực thuộc nhưng cũng có thể
tìm kiếm nguồn tiền đang có ở tất cả các bộ phận của công ty.

____________________________________________________________________
_
Bài tập cá nhân môn kế toán quản trị

6


GaMBA01.N05

Nguyễn Thị Tú
______________________________________________________
Để tránh gây ra “cuộc chiến cục bộ” giữa các bộ phận trong tổ chức
Xerox, Emerson và 3M đã có tổ chức hoạt động và hệ thống đánh giá theo
cách khác nhau vậy sự khác biệt ở đây là gì?
Tổ chức hoạt động của Xerox theo các đơn vị dịa lý còn với Emerson thì xây
dựng tổ chức theo các đơn vị trong một bộ phận kinh doanh cùng chung sức
với nhau và 3M thì lại chia nhỏ bộ phận kinh doanh của mình ra thành các
nhóm hoạt động độc lập kết hợp với tổ chức kiểu ma trận.
Nếu như hệ thống đánh giá của Xerox dựa trên thước đo về các chỉ tiêu về
bán hàng kết hợp dịch vụ… còn Emerson thì lấy thuớc đo lợi nhuận của mỗi
đơn vị địa lý từ đó quyết định chính sách tiền lương của các đơn vị này. 3M
thì hệ thống đánh giá dựa trên sự đan xen giữa con nguời công nghệ và tiền.
5. Liên hệ tại đơn vị công tác:
Hiện nay tôi đang công tác tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam
(BIDV ) một trong những ngân hàng hàng đầu Việt Nam. Hiện tại BIDV
hiện tại BIDV có trên 80 chi nhánh hoạt động trải khắp các tỉnh. Việc xây
dựng kế hoạch ngân sách đuợc lập bởi ban Kế hoạch phát triển của Hội Sở
Chính. Tuy nhiên chúng tôi xây dựng kế hoạch ngân sách theo đặc trưng của
hoạt động kinh doanh của mình.
Thứ nhất dự đoán tốc độ phát triển của hoạt động kinh doanh. Đưa ra những
mục tiêu về lợi nhuận từ đó có các dự báo và đưa kế hoạch về dư nợ của
hoạt động cho vay( doanh thu từ hoạt động cho vay) hay doanh thu từ các
hoạt động dịch vụ khác và số dư huy động của hoạt động huy động vốn ( xác
định chi phí từ hoạt động huy động vốn) hay các loại chi phí khác quản lý
kinh doanh , chi phí luơng…và một số chỉ tiêu đặc trưng. Từ kế hoạch đó thì
các chỉ tiêu được giao cho các chi nhánh để thực hiện. Như vậy các chi
____________________________________________________________________
_
Bài tập cá nhân môn kế toán quản trị

7


GaMBA01.N05
Nguyễn Thị Tú
______________________________________________________
nhánh chỉ việc thực hiện theo kế hoạch ngân quỹ của Hội Sở Chính. Do đó
bản thân các chi nhánh không thực hiện lập kế hoạch ngân quỹ của mình mà
sẽ điều tiết hoạt động của mình theo kế hoạch được giao một cách linh hoạt.
Tuy nhiên để thực hiện được kế hoạch ngân quỹ này thì tại BIDV cũng có sự
tổ chức hoạt động theo các đơn vị địa lý tạo sự hỗ trợ và linh hoạt trong việc
thực hiện và định hướng như các chi nhánh phía Bắc đuợc đuợc tổ chức là
Cụm động lực phía Bắc, các chi nhánh phía Nam đuợc tổ chức là Cụm động
lực phía Nam…là những đầu tầu để phát triển.
Theo thực tế tại BIDV việc xây dựng kế hoạch ngân sách cũng tuân thủ một
số nguyên tắc:
- Đo luờng đầu ra để xác định đầu vào. Xác định lợi nhuận tại BIDV đuợc
gọi là cụm từ “Chênh lệch thu chi” từ đó có kế hoạch về chi phí và quy định
các định các hoạt động khác nhau.
- Công tác lập kế hoạch bao giờ cũng là nền tảng của việc xây dựng ngân
sách thế nào? Lập kế hoạch về tăng truởng nguồn vốn , tăng trưởng dịch vụ,
tăng trưởng tín dụng để từ đó quy định về ngân sách nhằm đạt được mục
tiêu.
- Việc xây dựng kế hoạch không phải là việc của nhân viên kế toán mà là kế
hoạch ngân sách cho nhà quản lý. Việc lập kế hoạch ngân sách đuợc ban Kế
hoạch phát triển thiết lập trình Tổng Giám Đốc phê duyệt.
- Kế hoạch ngân quỹ tích hợp vào hệ thống. Kế hoạch ngân quỹ chỉ mang
tính định hướng trong thực tế trong hệ thống các chi nhánh có thể được điều
chỉnh một cách linh hoạt và hiệu quả.

____________________________________________________________________
_
Bài tập cá nhân môn kế toán quản trị

8