7 bước cải tiến quy trình quản lý

7 bước cải tiến quy trình quản lý


Quy trình quản lý kinh doanh (Business Process Management – BPM) là
một phương pháp hiệu quả trong việc sắp xếp tổ chức để phù hợp với mong muốn
và nhu cầu của khách hàng. Đây là hướng tiếp cận hệ thống quản lý một cách tổng
thể nhằm thúc đẩy hiệu quả kinh doanh phù hợp với xu thế phát triển và hội nhập
về công nghệ. Khi một tổ chức phấn đấu thực hiện những mục tiêu của mình,
BPM sẽ giúp họ cải tiến quy trình một cách liên tục – quá trình để xác định, đo
lường và cải thiện quy trình kinh doanh của họ. Về cốt lõi, BPM là quy trình xây
dựng và cải tiến quy trình kinh doanh.
Dù lựa chọn phương pháp nào, chúng ta cũng nên đi theo một quy trình
nhất định. Giống như một chuyến đi, bạn cần phải biết mình đang ở đâu, muốn đi
đến đâu và đi đến đó bằng con đường nào. Để làm được điều đó, bạn cần phải có
một lộ trình với những điểm dừng, những dấu hiệu chỉ dẫn trên đường đi để tránh
bị lạc lối. Xây dựng một lộ trình với BPM sẽ giúp bạn đi đến thành công.
Giai đoạn 1 – Lập kế hoạch: Một bản kế hoạch hoàn hảo sẽ giúp bạn giảm
thiểu các vấn đề trong quá trình cải tiến. Mục đích của bước này là đảm bảo xây
dựng một quy trình thật chính xác và hiệu quả:
• Xác định quá trình cần cải tiến
• Mẫu quy trình quản lý nhóm
• Xác định vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm
• Xác định mục đích, mục tiêu của quá trình và kết quả mong đợi
Giai đoạn 2 – Đối tượng công chúng: Xác định tất cả các đối tượng và
yêu cầu của họ đối với quy trình. Hãy gặp gỡ tất cả các bên liên quan và tìm hiểu
nhu cầu của họ. Cân nhắc toàn bộ đối tượng bên trong và bên ngoài tổ chức.
• Xác định tất cả đối tượng liên quan và sự ảnh hưởng của họ tới quy trình.
• Xác định yêu cầu của đối tượng đối với quy trình.
Giai đoạn 3 – Xác định quy trình hiện tại: Trước khi cải tiến quy trình,
bạn cần phải xem xét quy trình hiện tại đang vận hành, cần kiểm tra quy trình đó
từ đầu đến cuối, ghi chú lại những điểm cần lưu ý, cần cải tiến.

• Xác định việc thực hiện của quy trình hiện hành
• Lập biểu đồ đánh giá quy trình hiện hành.
Giai đoạn 4 – Đo lường quy trình hiện hành: Trước khi muốn cải tiến bất
kỳ thứ gì, bạn cũng cần phải biết mình đang ở đâu. Bạn cần thiết lập một đường cơ
sở cho quy trình hiện tại để giúp bạn đánh giá được hiệu quả của quy trình sau khi
được cải tiến.
• Đo lường hiệu quả của quy trình hiện tại/
• Xác định tiêu chuẩn đánh giá định tính và định lượng.
Giai đoạn 5 – Xác định những khó khăn của việc thực hiện cải tiến: Bất
kỳ một con đường nào cũng có những chông gai. Một vấn đề khó khăn thường gặp
đó là thay đổi nhận thức những con người đang sử dụng quy trình hiện tại. Trong
cuộc họp với các cấp lãnh đạo, quản lý, bạn cần phải giải thích được cho họ tại sao
lại cần phải đổi mới. Hãy luôn cập nhật cho họ thông tin về việc cải tiến cũng như
thu nhận những phản hồi của họ trong suốt quá trình.
• Xác định các rào cản gây khó khăn cho bạn trên con đường thực hiện mục
tiêu.
• Áp dụng kỹ thuật giải quyết vấn đề để xác định các vấn để gây khó khăn
trong việc nhận biết nhu cầu của khách hàng.
Giai đoạn 6 – Phân tích nguyên nhân (Root Cause Analysis – RCA):
Đây là công cụ có giá trị trong quá trình cải tiến. Trong suốt quá trình, bạn cần xác
định được các vấn đề mình gặp phải và giải quyết chúng. Kỹ thuật RCA sẽ hỗ trợ
bạn trong việc xác định vấn đề, đưa ra tất cả các phương pháp để giải quyết và lựa
chọn cách thức tốt nhất trong đó.
• Nghiên cứu nguyên nhân vấn đề đã được xác định.
• Đưa ra phương hướng giải quyết cho từng vấn đề.
Giai đoạn 7 – Thự hiện kế hoạch và phát triển các giải pháp: Với tất cả
các yếu tố bạn đã xác định được bên trên, bạn đã có thể bắt đầu quá trình cải thiện
quy trình quản lý của mình. Hãy cẩn thận trong việc đào tạo và bảo mật các tài
liệu được sử dụng trong quá trình cải tiến.
Dù cho bạn có lập kế hoạch kỹ lưỡng đến đâu, bạn cũng cần phải giám sát

thật kỹ quá trình cải tiến của mình để có thể có hướng giải quyết ngay khi có vấn
đề mới phát sinh làm ảnh hưởng tới quy trình.
• Xây dựng các giải pháp
• Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các giải pháp
• Mô tả quá trình mới: Xác định các tác động bên trong và bên ngoài, sắp
xếp lại cấu trúc của tổ chức theo kế hoạch.
• Đo lường khả năng thực hiện quy trình mới.
• Xây dựng một chiến lược thực hiện chi tiết để đảm bảo rằng các giải pháp
có thể được thực hiện thành công.
Quy trình quản lý kinh doanh không phải là một phương pháp “chưa cháy”
nhất thời. Nó đòi hỏi sự kiên nhẫn, tỉ mỉ từ lên kế hoạch cho đến việc thực hiện và
theo dõi quy trình. Với việc cải tiến quy trình một cách thường xuyên, tổ chức của
bạn sẽ luôn phù hợp với nhu cầu của khách hàng và sự phát triển chung của nền
kinh doanh hiện đại.