Giáo trình soạn thảo văn bản phần 1

.

Giáo trình Soạn thảo văn bản

CHƯƠNG I

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN
I. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ VAI TRÒ CỦA VĂN BẢN

1. Khái niệm văn bản
Theo nghĩa chung nhất, văn bản là chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung
những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một
nội dung, ý nghĩa trọn vẹn. Theo cách hiểu này bia đá, hoành phi, câu đối ở đền
chùa; chúc thư, văn khế; tác phẩm văn học hoặc khoa học, kỹ thuật; công văn,
giấy tờ, khẩu hiệu...ở cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản.
Trong lịch sử nhân loại, quản lý được thực hiện không chỉ qua truyền khẩu
mà còn thông qua phương tiện ngôn ngữ mà hình thức cao nhất là văn bản. Từ
khi Nhà nước xuất hiện thì văn bản được sử dụng như một công cụ quản lý và
điều hành xã hội. Lúc này văn bản thể hiện ý chí và quyền lực của giai cấp thống
trị. Thật vậy, dù là sơ khai, Nhà nước cũng vẫn phải ghi lại những hoạt động,
truyền đạt các mệnh lệnh, liên hệ từ trên xuống dưới hay yêu cầu báo cáo từ
dưới lên trên hay giữa quốc gia này với quốc gia khác. và toàn bộ những việc đó
được thực hiện thông qua phương tiện chính là văn bản. Với ý nghĩa đó, văn bản
là hình thức thể hiện và truyền đạt (bằng ngôn ngữ viết) ý chí của cá nhân hay
tổ chức tới các cá nhân hay tổ chức khác nhằm mục đích thông báo hay đòi hỏi
đối tượng tiếp nhận phải thực hiện những hành vi nhất định, đáp ứng yêu cầu
của người hay tổ chức soạn thảo.
2. Chức năng của văn bản
Tùy thuộc vào nguồn gốc hình thành và quá trình sử dụng chúng trong đời
sống xã hội mà các văn bản có thể có những chức năng chung và những chức
năng cụ thể khác nhau. Văn bản có các chức năng chủ yếu sau:

2.1. Chức năng thông tin
Để thực hiện việc điều hành, quản lý đất nước theo những mục tiêu đã định
trước, các cấp, các ngành phải sử dụng hệ thống các loại văn bản. Hệ thống văn
bản đó chứa đựng những thông tin và được truyền đạt cho cấp dưới. Các cấp
dưới lại phản ánh hay phản hồi những hoạt động của mình bằng những loại văn
bản nhất định. Các cơ quan cấp trên thu nhận, xử lý các nguồn thông tin của cấp
dưới để rồi lại đưa ra các văn bản chứa đựng những thông tin khác để truyền đạt
cho cấp dưới. Trong quá trình thu nhận và xử lý thông tin, giữa các cấp, các
ngành, các cá nhân, đơn vị, cơ quan tổ chức kinh tế xã hội đã xuất hiện các mối
quan hệ trên nhiều mặt cần phải giải quyết. Những cơ quan, tổ chức kinh tế xã
Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87


.
hội đó lại trao đổi thông tin lẫn nhau để cùng nhau giải quyết, để cùng nhau tồn
tại và phát triển.

Giáo trình Soạn thảo văn bản

Trong quản lý, giao dịch và kinh doanh, văn bản là phương tiện hết sức quan
trọng để điều hành mọi hoạt động của cơ quan. Trên thực tế, người lãnh đạo ở
bất cứ cấp nào cũng là người chịu trách nhiệm chủ yếu về các hoạt động của lĩnh
vực hay cơ quan mà mình phụ trách trên cơ sở của những chức trách và thẩm
quyền được giao. Như vậy cùng một lúc họ vừa phải thu nhận mọi thông tin của
cấp trên, cấp dưới, của đối tác; vừa phải có trách nhiệm báo cáo chuyển thông
tin của mình đến các cấp, các ngành và đến các đối tác; nghĩa là phải trao đổi

thông tin, mà việc trao đổi đó chủ yếu được thực hiện thông qua hệ thống văn
bản.
Qua văn bản, các chủ trương, chính sách, các quy định, các thỏa thuận...
được chuyển đến đối tượng tác động. Vì vậy với cơ quan ra văn bản, đó là sự
chuyển tải, truyền đạt thông tin, còn với cơ quan tiếp nhận văn bản thì đó là sự
thu nhận thông tin.
2.2.Chức năng pháp lý
Chức năng pháp lý của văn bản được thể hiện trong nội dung các văn bản
chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ luật pháp tồn tại trong xã hội
Nội dung trong văn bản chính là những phát ngôn chính thức của cơ quan, đơn
vị, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội.
Vì vậy, để quán triệt và nâng cao tính pháp lý của văn bản, để văn bản thực
sự là công cụ sắc bén thì việc soạn thảo văn bản cần chú ý đến những vấn đề
sau:
- Văn bản phải đúng thể thức theo quy định thống nhất chung được thể hiện
trong văn bản chuẩn của Nhà nước.
- Ban hành văn bản phải đúng thẩm quyền. Theo quy định chung, mỗi cơ
quan, đơn vị, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội đều có những chức năng, nhiệm
vụ và quyền hạn cụ thể nhất định. Pháp luật thừa nhận thẩm quyền ban hành văn
bản của mỗi cơ quan, mỗi cấp, mỗi ngành.
- Văn bản của cơ quan cấp dưới không được trái với văn bản của cơ quan cấp
trên. Hay nói cách khác là phải đảm bảo tính thống nhất.
2.3. Chức năng quản lý và điều hành
Văn bản là phương tiện chứa đựng và truyền đạt các quyết định quản lý.
Quản lý là hệ thống các biện pháp nhằm điều khiển hoạt động của một đối tượng
nào đó theo những mục tiêu đã định trước, trên cơ sở tính toán đầy đủ những
điều kiện, những nhân tố ảnh hưởng nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao. Hệ thống
các biện pháp đó chủ yếu được chuyển tải và truyền đạt thông tin qua hệ thống
Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87


.
văn bản. Ở bất ký quốc gia nào, Nhà nước cũng đều quản lý đất nước thông qua
hệ thống văn bản. Hệ thống văn bản luôn chứa đựng những chuẩn mực và giá trị
xã hội thích hợp với mỗi giai đoạn của lịch sử. Mọi chủ thể của xã hội, để thực
hiện việc quản lý trong phạm vi đảm nhiệm của mình đều cần phải thông qua hệ
thống văn bản

Giáo trình Soạn thảo văn bản

Văn bản quản lý là một căn cứ quan trọng về mặt pháp lý để đề ra các quy
định mới đúng pháp luật. Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết định của
cấp dưới theo hệ thống quản lý của từng ngành; là phương tiện truyền đạt đầy
đủ, chính xác đến mọi đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt
động của cơ quan, tổ chức mình nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác thuộc bộ
máy nhà nước nói chung.
2.4. Chức năng văn hóa-xã hội và sử liệu
Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người, sản phẩm của các cơ quan, đơn
vị, tổ chức...Tòan bộ hoạt động, tri thức hay kinh nghiệm của con người, của xã
hội đều được thể hiện ở hệ thống văn bản. Thông qua hệ thống văn bản, chủ thể
ban hành có thể đưa vào đó các yếu tố văn hóa, các giá trị truyền thống, các
phong tục tập quán tốt đẹp của dân tộc nhằm giáo dục công dân, có thể đưa vào
văn bản những kiến thức pháp luật và nhờ đó nâng cao ý thức và sự hiểu biết
pháp luật của nhân dân, hướng cách xử sự của mỗi cá nhân hay tập thể phù hợp
với các quy định của pháp luật và phù hợp với bản sắc văn hóa dân tộc.
Chức năng sử liệu của văn bản được thể hiện ở chỗ, chúng phản ánh những

biến cố xã hội, những sự kiện lịch sử đã hoặc đang xảy ra. Mọi biến cố lịch sử,
mọi biến cố của cuộc sống, xã hội đương đại đều được phản ánh trong nội dung
của hệ thống văn bản. Thông qua hệ thống văn bản, người ta có thể nhận biết
được những biến cố, những sự kiện, những vấn đề kinh tế, chính trị, văn hóa và
xã hội của thời điểm ban hành văn bản. Qua nghiên cứu hệ thống văn bản, ta có
thể thu lượm được nhiều thông tin hữu ích nếu đứng trên giác độ sử liệu. Nó
phản ánh mọi hoạt động của một xã hội hay của từng cơ quan, đơn vị qua các
mốc thời gian một cách trọn vẹn, không hề bị thêm bớt hay bóp méo. Vì vậy, khi
nghiên cứu lịch sử, người ta cần phải dựa vào hệ thống văn bản.
3. Vai trò của văn bản
3.1.Văn bản là phương tiện đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan
Trước hết thông qua văn bản có thể thu nhập được rất nhiều loại thông tin
cho hoạt động của các cơ quan, đó là các thông tin về:
- Chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu và
phương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan và đơn vị
- Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, đơn vị.
Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87


.

Giáo trình Soạn thảo văn bản

- Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan, các đơn vị với
nhau.
- Tình hình đối tượng bị quản lý ; sự biến động của các cơ quan, đơn vị ;

chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị
- Các kết quả đạt được trong quá trình quản lý, v.v..
3.2.Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý
Thông thường, các quyết định hành chính được truyền đạt sau khi đã được
thể chế hóa hình thành các văn bản mang tính quyền lực nhà nước. Các quyết
định quản lý cần phải được truyền đạt nhanh chóng và đúng đối tượng, được đối
tượng bị quản lý thông suốt, hiểu được nhiệm vụ và nắm được ý đồ của lãnh đạo
để nhiệt tình, yên tâm và phấn khởi thực hiện.
Hơn thế nữa các đối tượng bị quản lý cũng phải nhận thấy được khả năng và
có thể phát huy sáng tạo khi thực hiện các quyết định quản lý .
3.3. Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh
đạo và quản lý
Kiểm soát và kiểm tra việc thực hiện công tác điều hành và quản lý nhà nước
là một phương tiện có hiệu lực thúc đẩy các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh
tế, tổ chức xã hội hoạt động một cách tích cực, có hiệu quả. Công tác này sử
dụng một phương tiện quan trọng hàng đầu là hệ thống văn bản. Phương tiện
này muốn phát huy hết vai trò to lớn đó của mình thì cần phải có tổ chức một
cách khoa học. Có thể thông qua việc kiểm tra, việc giải quyết văn bản mà theo
dõi hoạt động cụ thể của các cơ quan quản lý. Nếu được tổ chức tốt, biện pháp
kiểm tra công việc qua văn bản sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực
Để kiểm tra có hiệu quả và cũng cần chú ý đúng mức cả hai phương tiện của
quá trình hình thành và giải quyết văn bản: một là, tình hình xuất hiện các văn
bản trong hoạt động của cơ quan và các đơn vị trực thuộc; hai là, nội dung các
văn bản và sự hoàn thiện trên thực tế nội dung đó. Ở những mức độ khác nhau,
cả hai phương tiện đều có thể cho thấy chất lượng thực tế trong hoạt động của cơ
quan.
Kiểm tra hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý thông qua hệ thống văn
bản không thể tách rời với việc phân công trách nhiệm chính xác cho mỗi bộ
phận, mỗi cán bộ trong các đơn vị của hệ thống bị quản lý. Nếu sự phân công
không rõ ràng, thiếu khoa học thì không thể tiến hành kiểm tra có hiệu quả.

3.4. Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật.
Xây dựng hệ thống pháp luật hành chính nhằm tạo ra cơ sở cho các cơ quan
hành chính nhà nước, các công dân có thể hoạt động theo những chuẩn mực
Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87


.

Giáo trình Soạn thảo văn bản

pháp lý thống nhất, phù hợp với sự phân chia quyền hành trong quản lý nhà
nước.
Các hệ thống văn bản một mặt phản ánh sự phân chia quyền hành trong quản
lý hành chính nhà nước, mặt khác là sự cụ thể hóa các luật lệ hiện hành, hướng
dẫn thực hiện các luật lệ đó. Đó là công cụ tất yếu của việc xây dựng hệ thống
pháp luật nói chung và pháp luật hành chính nói riêng.
Khi xây dựng và ban hành các văn bản cần chú ý đảm bảo các yêu cầu về nội
dung và hình thức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cơ
quan do luật định sao cho các văn bản ban hành ra có giá trị điều hành thực tế,
chứ không thể mang tính hình thức, và về nguyên tắc, chỉ khi đó các văn bản
mới có hiệu lực pháp lý và mới đảm bảo được quyền uy của cơ quan nhà nước.
II. PHÂN LOẠI VĂN BẢN

Hệ thống văn bản rất phong phú, phức tạp cần phải phân loại chúng để có
phương pháp soạn thảo và quản lý chúng cho thích hợp. Có một số cách phân
loại cơ bản sau:

1. Phân loại theo loại hình quản lý
1.1 Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành
theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được Nhà
nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã
hội chủ nghĩa. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:
a) Văn bản luật:
- Hiến pháp: (bao gồm Hiến pháp và các đạo luật có bổ sung hay sửa đổi
Hiếp pháp): là loại văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao nhất quy
định những vấn đề cơ bản của Nhà nước như: hình thức và bản chất của nhà
nước; chế độ chính trị, chế độ kinh tế; chế độ văn hóa và xã hội; quyền và nghĩa
vụ cơ bản của công dân; hệ thống tổ chức, nguyên tắc hoạt động và thẩm quyền
của các cơ quan nhà nước. Hiến pháp là bộ luật cơ bản của Nhà nước, là cơ sở,
căn cứ để hình thành hệ thống pháp luật hoàn chỉnh
- Luật, bộ luật: Văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội ban hành nhằm cụ
thể hóa Hiến pháp, điều chỉnh các loại quan hệ xã hội trong các lĩnh vực hoạt
động của Nhà nước.
b) Văn bản dưới luật mang tính chất luật:
- Nghị quyết của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội: Văn bản quy phạm
pháp luật do Quốc hội, UBTVQH ban hành để ghi lại và truyền đạt những kết
Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87


.

Giáo trình Soạn thảo văn bản

luận và quyết định tại các kỳ họp của mình về những vấn đề thuộc chủ trương,
chính sách, kế hoạch, biện pháp...
-Pháp lệnh: Văn bản quy phạm pháp luật dưới luật, sau luật do UBTVQH
ban hành để đặt ra các quy phạm pháp luật điều chỉnh những quan hệ xã hội
quan trọng tương đối ổn định nhưng chưa có luật điều chỉnh.
- Lệnh của Chủ tịch nước: Văn bản quy phạm pháp luật dưới luật do Chủ tịch
nước ban hành để thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo luật
định.
c) Văn bản dưới luật lập quy ( văn bản pháp quy)
- Nghị quyết của Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao,
HĐND các cấp;
- Nghị định của Chính phủ;
- Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân
tối cao, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc
Chính phủ, UBND các cấp;
- Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối
cao, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính
phủ, UBND các cấp;
- Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, thủ
trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, văn bản liên tịch
giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội
1.2. Văn bản quản lý hành chính:
Văn bản quản lý hành chính là loại văn bản được sử dụng rộng rãi trong các
cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội và thường có tỷ trọng lớn
trong tổng số văn bản được ban hành. Loại văn bản này thường không mang tính
quyền lực, không đảm bảo bằng sự cưỡng chế nhà nước, mà chỉ nhằm mục đích
quản lý, giải quyết các công việc cụ thể, thông tin, phản ánh tình hình hay ghi
chép công việc phát sinh...
Văn bản quản lý hành chính gồm những loại chủ yếu sau:

- Công văn
- Thông báo
- Thông cáo
- Báo cáo
- Biên bản
Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87


.

Giáo trình Soạn thảo văn bản

- Tờ trình
- Công điện
- Phiếu gửi
- Giấy giới thiệu
- Giấy đi đường...
1.3. Văn bản phải chuyển đổi
Đó là những loại văn bản mà để ban hành nó, bắt buộc phải ban hành một
văn bản khác. Thí dụ như quy chế, nội quy, quy định, điều lệ...
2. Theo đặc trưng nội dung
2.1. Văn bản của các tổ chức chính trị, xã hội: là các văn bản của các tổ chức
đảng, đoàn thể: thanh niên, phụ nữ, các hội...
2.2. Văn bản kinh tế: là những văn bản mà trong đó có chứa đựng những nội
dung về kinh tế, kinh doanh như: hợp đồng kinh tế, luận kinh tế, dự án đầu tư...
2.3. Văn bản kỹ thuật: là những văn bản có tính kỹ thuật thuần túy như: Luận

chứng kỹ thuật, định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật...
2.4. Văn bản ngoại giao: Đó là những văn bản dùng trong lĩnh vực ngoại
giao như: công ước quốc tế, công hàm, hiệp ước, hiệp định, tối huệ thư...
Ngoài ra còn có các văn bản khác như: Văn bản pháp luật, văn bản an ninh,
quốc phòng...
3. Phân loại theo kỹ thuật chế tác
3.1. Văn bản giấy
Đó là những văn bản được soạn thảo trên chất liệu giấy thông thường. Đây là
loại văn bản cơ bản trong lịch sử của nhân loại, gắn liền với kỹ nghệ giấy và in
ấn.
3.2. Văn bản điện tử
Đó là loại văn bản được soạn thảo trên các phương tiện kỹ thuật thông tin
viễn thông mới gắn liền với công nghệ điện tử. Loại văn bản này xuất hiện trong
những năm gần đây khi mà tin học, chế bản điện tử, sách điện tử được sử dụng.
Loại văn bản này có ưu điểm gọn, nhẹ và thuận tiện trong cả soạn thảo, chuyển
phát và khai thác sử dụng.
III. HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG CỦA VĂN BẢN
1. Hình thức của văn bản
Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87


.

Giáo trình Soạn thảo văn bản

Tùy theo thể loại và nội dung văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban

hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản,
điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự
nhất định.
Bố cục của luật, pháp lệnh được thực hiện theo quy định tại Điều 27 của Luật
ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và luật sửa
đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số
02/2006/QH11 ngày 16 tháng 12 năm 2002.
Văn bản quy phạm pháp luật khác có thể được bố cục như sau:
- Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
- Nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; các quy chế (điều lệ) ban
hành kèm theo nghị định: chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Quyết định: theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm
theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chỉ thị: theo khoản, điểm;
- Thông tư: theo mục, khoản, điểm
Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau:
- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban
hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm.
Những yêu cầu về hình thức đối với văn bản quản lý đặt ra cho người soạn
thảo văn bản nhiệm vụ là: phải sắp xếp, bố cục các phần văn bản một cách khoa
học và logic; sử dụng ngôn ngữ và văn phạm để phản ánh ý chí của Nhà nước
được trung thực, khách quan, dễ hiểu, dễ thực hiện và dễ áp dụng vào thực tế
công tác quản lý Nhà nước.
Những yêu cầu về hình thức của văn bản quản lý là tùy theo từng loại văn
bản mà tìm cách kết cấu theo từng chủ đề hay thể loại hợp lý. Thông thường
những văn bản như điều lệ, quyết định, hợp đồng... được viết dưới dạng điều
khoản, còn đa phần thì các loại văn bản khác được viết dưới dạng văn xuôi. Viết
dưới dạng văn xuôi, đòi hỏi phải biết cách bố cục theo trình tự lôgíc từ đặt vấn

đề đến giải quyết vấn đề và cuối cùng là kết thúc vấn đề...
Trong văn bản quản lý phải chú trọng kỹ thuật trình bày, cách hành văn rõ
ràng, sáng sủa, diễn đạt ý tưởng thích hợp với đối tượng thi hành.
Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87


.

Giáo trình Soạn thảo văn bản

Khi soạn thảo văn bản cần chia văn bản thành các đoạn lớn, đặt tiêu đề cho
từng đoạn. Có thể dùng các số La Mã, số tự nhiên, các chữ cái (theo vần a, b, c)
hoặc có thể chỉ dùng nguyên các chữ số tự nhiên như: (1.); (1.1); (1.1.2.); ...để
phân biệt các đoạn. Các phần nhỏ trực thuộc thì ghi lùi sâu vào trong để làm nổi
bật các thông tin chính của văn bản.
Những thông tin về số liệu thống kê có thể dùng bảng biểu hoặc đồ thị để
trình bày, biểu thị được cả sự phân tích, cả sự tổng hợp và dễ hiểu hơn.
Cần gạch dưới những ý, những từ ngữ quan trọng để nhấn mạnh thông tin,
hướng người đọc chú ý tới nội dung, ý nghĩa của nó.
Có thể in nghiêng, đậm hay gạch chân những từ cần nhấn mạnh...
2. Nội dung của văn bản
Nội dung của văn bản phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy
định của pháp luật;
- Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được

trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu
- Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước
ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định
rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản.;
- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm
từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt
lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
- Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích
yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản
và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp
lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn
bản đó.
Tùy theo từng loại văn bản mà người soạn thảo văn bản lựa chọn kết cấu, xử
lý thông tin đưa vào cho thích hợp, có cách thức trình bày thích ứng để làm rõ
những vấn đề cơ bản mà mục đích của văn bản đặt ra. Cần phải viết sao cho nội
dung của văn bản phản ánh được những vấn đề cơ bản sau đây:
Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87


.
2.1. Tính mục đích: Văn bản phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó,
tức là phải trả lời được các câu hỏi: Ban hành để làm gì? Giải quyết mối quan hệ
nào? Giải quyết đến đâu? Tính mục đích của văn bản còn phải thể hiện trong
khả năng phản ánh được mục tiêu của các chủ trương đường lối chính sách của

Đảng, và Nhà nước cũng như những chủ trương của các cấp lãnh đạo và các cấp
quản lý. Nó phải là sự cụ thể hóa các văn bản của cấp trên vào giải quyết những
vấn đề quản lý cụ thể của cơ quan một cách sáng tạo và kịp thời.

Giáo trình Soạn thảo văn bản

Ngoài ra, tính mục đích của văn bản còn phải thể hiện cả ở việc phản ánh
đúng đắn và đầy đủ những lợi ích, tâm tư, nguyện vọng của những thành viên
trong cơ quan, đơn vị.
2.2. Tính khoa học
Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo:
- Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết.
- Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải xử lý và đảm bảo
chính xác.
- Bảo đảm sự logic về mặt nội dung: sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ.
- Đảm bảo yêu cầu về thể thức
- Sử dụng ngôn ngữ pháp luật - hành chính chuẩn mực.
2.3. Tính đại chúng
Đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp nhân dân có trình độ
học vấn khác nhau, trong đó phần lớn là trình độ học vấn thấp, do đó văn bản
phải có nội dung dề hiểu, dễ nhớ phù hợp với sự nhận thức, trình độ dân trí của
nhân dân.
Tính phổ thông, đại chúng của văn bản giúp cho nhân dân dễ dàng, nhanh
chóng nắm bắt chính xác nội dung của cơ quan ban hành để từ đó có hành vi
đúng đắn thực hiện pháp luật. Tính đại chúng cũng chính là tính nhân dân của
văn bản. Tính nhân dân của văn bản đảm bảo cho nhà nước thực sự là công cụ
sắc bén để nhân dân lao động làm chủ đất nước, làm chủ xã hội.
2.4. Tính quy phạm
Văn bản quản lý nhìn chung là truyền đạt ý chí của các cơ quan và để chúng
có hiệu lực thì tùy theo loại văn bản, cần phải viết nội dung có hàm chứa những

vấn đề có tính quy phạm. Tính quy phạm thường được thể hiện dưới hình thức
những mệnh lệnh, những yêu cầu, những cấm đoán và cả những hướng dẫn hành
vi, cách xử sự của đối tượng tiếp nhận văn bản. Một văn bản mà nội dung có
tính quy phạm là văn bản, mà trong đó có chứa những giả định (những điều
kiện, hoàn cảnh và chủ thể cần tác động), trong trường hợp đó thì chủ thể phải
Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87


.

Giáo trình Soạn thảo văn bản

xử sự như thế nào (quy định) và nếu không thực hiện được thì sẽ bị xử lý như
thế nào? (chế tài).
Trên thực tế, không phải mọi văn bản đều có tính quy phạm, mà chỉ những
văn bản mang tính pháp lý như văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng
quy phạm pháp luật thì tính quy phạm mới thể hiện rõ.
2.5. Tính khả thi
Tính khả thi là yêu cầu đối với văn bản, để văn bản mang tính khả thi cần có
các điều kiện sau:
- Nội dung văn bản đưa ra phải phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật
chất của chủ thể thi hành
- Nội dung của văn bản phải phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội hiện tại,
có như vậy mới có thể thực hiện được trong thực tế.
IV. Ý NGHĨA CỦA VIỆC SOẠN THẢO VĂN BẢN.
1. Soạn thảo văn bản là sự thể hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

phạm vi hoạt động của cơ quan, tổ chức
Mỗi cơ quan trong hệ thống bộ máy quản lý đều có những chức năng nhiệm
vụ, quyền hạn xác định. Chúng hoạt động trong các phạm vi khác nhau. Có cơ
quan nghiên cứu, cơ quan đào tạo, cơ quan kinh doanh, xí nghiệp sản xuất. Có
cơ quan hoạt động ở trong nước, có cơ quan chỉ có quyền lực trong một phạm vi
hẹp như một quận, một phường, v.v. Soạn thảo văn bản cần thể hiện những yếu
tố trên. Điều đó sẽ làm cho các loại văn bản trở nên thiết thực. Một văn bản soạn
thảo không phù hợp với chức năng, nhiệm vụ hoặc vượt quyền hạn cho phép sẽ
không có giá trị thực hiện. Nói một cách khác, văn bản quản lý chỉ có hiệu lực
pháp lý trong phạm vi thẩm quyền quản lý, lãnh đạo của cơ quan được ban hành.
Xét một cách tổng thể, văn bản của các cơ quan nhà nước ban hành là thể
hiện quyền lực chung của bộ máy quản lý. Các cá nhân hoạt động trong các cơ
quan nhà nước cũng như trong các tổ chức khác nhau, các công dân nói chung
đều có trách nhiệm thực hiện các văn bản có liên quan đến hoạt động của mình,
trừ những văn bản không hợp thức.
2. Soạn thảo văn bản là sự phản ánh mối quan hệ giữa các cơ quan trong
hệ thống bộ máy quản lý nhà nước, thể hiện quan hệ giữa Nhà nước với
nhân dân, giữa Đảng với Nhà nước và các tổ chức khác.
Trong hệ thống bộ máy quản lý nói chung, mỗi cơ quan đều có một vị trí
nhất định. Quan hệ giữa các cơ quan đó được xác định chính bằng các văn bản.
Đồng thời, qua các văn bản đã được một cơ quan này hay một cơ quan khác
soạn thảo, sử dụng ta có thể biết được cơ quan đó có một vị trí như thế nào trong
Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87


.

Giáo trình Soạn thảo văn bản

toàn bộ hoạt động của bộ máy nói chung. Văn bản của cơ quan đó cũng cho thấy
nó có quan hệ như thế nào với các cơ quan cùng hệ thống hoặc thuộc một hệ
thống khác.
Đối với nhân dân, văn bản của các cơ quan Nhà nước cho thấy quan hệ giữa
nhà nước với nhân dân. Thái độ đối với quần chúng thể hiện rất rõ ràng qua các
văn bản được soạn thảo ở các ngành, các cấp. Đồng thời, việc soạn thảo văn bản
cũng cho thấy các cơ quan đã tạo điều kiện như thế nào để nhân dân tham gia
vào hoạt động quản lý.
Khi soạn thảo văn bản, điều quan trọng ở đây là không làm cho văn bản trở
thành hàng rào ngăn cách hoạt động của các cơ quan nhà nước với nhân dân.
3. Soạn thảo văn bản là sự thể hiện nguyên tắc hoạt động, cách thức làm
việc của mỗi cơ quan, tổ chức.
Sau khi được thành lập, các cơ quan đều hoạt động theo những nguyên tắc
nhất định, được xác lập trong các văn bản quy phạm pháp luật. Đồng thời, mỗi
cơ quan đều tìm kiếm và xây dựng cho mình những cách thức làm việc phù hợp
để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Chính cách thức làm việc quyết định sự
thành bại và chất lượng hoạt động của cơ quan, xí nghiệp trong thực tế.
Các văn bản do các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp soạn thảo và sử dụng trong
quá trình hoạt động của mình phản ánh những nguyên tắc mà cơ quan phải tuân
theo, những thay đổi trong thực tế và cách thức hoạt động của cơ quan đó lựa
chọn.
4. Soạn thảo văn bản là sự phản ánh những kết quả mà cơ quan, tổ chức
đã đạt được trong hoạt động thực tiễn.
Văn bản gắn liền với công việc. Kết quả của công việc đại đa số trường hợp
được ghi lại trên văn bản với nhiều mục đích khác nhau: để báo cáo với cấp trên,
để truyền đạt cho các đơn vị, cơ quan cấp dưới, thông báo cho nhân dân, v.v..
Nói chung, công việc của cơ quan càng nhiều, càng phức tạp thì văn -bản

được dùng càng nhiều, càng đa dạng. Ngược lại, văn bản luôn luôn cho thấy
khối lượng, chất lượng và các loại công việc mà cơ quan đã hoàn thành qua từng
thời gian. Bởi vậy, người soạn thảo văn bản phải có trách nhiệm để đảm bảo cho
văn bản mang tính khách quan trong việc phản ánh kết quả hoạt động của cơ
quan mình.
V. QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN

Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87


.

Giáo trình Soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản là cách thức tiến hành, là các bước công việc
được sắp xếp theo những trình tự cụ thể nhất định để soạn thảo ra văn bản một
cách khoa học nhất.
1. Định hướng quá trình soạn thảo văn bản
1.1. Định hướng pháp lý
Điều này có nghĩa là phải xác định bước đi nào là tất yếu trong việc soạn
thảo văn bản để đảm bảo tính pháp lý cần thiết của nó. Để định hướng được về
mặt pháp lý khi soạn thảo văn bản cần trả lời rõ ràng các câu hỏi sau đây:
- Đây là văn bản có tính quy phạm pháp luật hay văn bản thông thường?
- Ai đảm bảo cho văn bản soạn thảo có tính pháp lý tương ứng? Quyền hạn
ban hành có hợp lý không?
- Yếu tố nào có khả năng làm ảnh hưởng đến (hay làm mất) hiệu lực pháp lý

cần có của văn bản?
- Trật tự pháp lý trong văn bản được xác định như thế nào?
- Các quan hệ nào giữa cơ quan ban hành văn bản và các cơ quan khác có
ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của văn bản?
- Có mâu thuẫn giữa văn bản chuẩn bị ban hành với các văn bản khác đã ban
hành trước đó không? Bước đi nào có khả năng cho phép khắc phục các mâu
thuẫn đó, nếu có?
1.2. Định hướng ứng dụng
Theo định hướng này, để xác định quy trình soạn thảo văn bản nói chung cần
làm sáng tỏ các vấn đề về mục tiêu của văn bản, phạm vi ứng dụng, mức độ và
yêu cầu giải quyết công việc.
Có thể dựa vào các câu hỏi sau để làm sáng tỏ định hướng này:
- Ai sẽ phải thực hiện văn bản sắp ban hành? Phạm vi ban hành văn bản đến
đâu?
- Ai (hay đơn vị nào) có liên quan và mức độ liên quan đối với văn bản?
- Ai có trách nhiệm kiểm tra thực hiện các văn bản? Khả năng điều chỉnh các
sai lầm?
- Các quan hệ có thể xuất hiện trong quá trình thực hiện văn bản?
Khi định hướng ứng dụng được xác định rõ ràng thì tính thiết thực của văn
bản sẽ được nâng cao.
1.3. Định hướng tổ chức
Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87


.

Giáo trình Soạn thảo văn bản

Điều này có nghĩa là khi xác định quy trình biên soạn văn bản cần làm sáng
tỏ cách tổ chức xây dựng văn bản theo cơ cấu nào cho phù hợp để có thể dảm
bảo chất lượng của việc soạn thảo.
Các câu hỏi có thể sử dụng để xem xét định hướng là:
- Tổ chức thu thập thông tin như thế nào cho mỗi văn bản?
- Tổ chức trao đổi các quan điểm, các chủ trương như thế nào để đảm bảo
văn bản được xây dựng phản ánh chính xác ý đồ chung và không mang tính chất
quan liêu?
- Tổ chức xây dựng và duyệt văn bản như thế nào cho hợp lý để vừa tránh
nặng nề lại vừa chặt chẽ, không chồng chéo lẫn nhau?
Những định hướng trên đây hết sức quan trọng khi xác lập quy trình soạn
thảo văn bản. Chúng cho phép người soạn thảo văn bản hình dung được các
bước cần phải làm và lý giải việc bỏ qua một khâu này hay một khâu khác khi
xây dựng một văn bản cụ thể.
2. Xác lập quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản cần phải đảm bảo qua các bước sau đây:
2.1. Giai đoạn chuẩn bị
Đây là giai đoạn định hình khái quát về văn bản định viết, trong đó bao gồm
việc xác định mục đích, yêu cầu của việc ban hành, xác định đối tượng tiếp nhận
và thực hiện văn bản. Trên cơ sở đó ta mới có thể xác định được loại văn bản và
soạn thảo được nội dung văn bản thích hợp. Đây là giai đoạn rất quan trọng làm
cơ sở cho việc thu thập thông tin, tài liệu cần thiết để phục vụ cho viết văn bản.
Mặt khác, cũng qua đó người viết sẽ lựa chọn được cách trình bày, cách viết, sử
dụng ngôn ngữ văn phong và thời điểm ban hành cho thích hợp.
2.2. Giai đoạn soạn thảo đề cương
Đề cương là bản ghi những vấn đề cơ bản nhất, cốt yếu nhất để dựa vào đó
mà phát triển ra khi nghiên cứu trình bày thành một vấn đề hoặc viết thành một
văn bản hoàn chỉnh. Với ý nghĩa đó, soạn thảo đề cương là giai đoạn quan trọng.

Đề cương càng chi tiết, càng cụ thể, tỷ mỷ bao nhiêu thì việc thể hiện thành văn
bản hoàn chỉnh càng thuận lợi bấy nhiêu.
Để có một đề cương hoàn chỉnh, ta cần phải căn cứ vào các yếu tố như: phạm
vi điều chỉnh của văn bản, thể thức văn bản, thẩm quyền ra văn bản, phương
thức quản lý văn bản... Việc soạn thảo một đề cương thông thường bao gồm
những bước công việc sau:
Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87


.

Giáo trình Soạn thảo văn bản

- Xây dựng dàn bài: Dàn bài thường gồm những phần sau: Phần mở đầu,
phần nội dung (hay phần quy định) và phần thi hành. Trong mỗi phần nói trên
lại bao gồm nhiều nội dung cụ thể cả về thể thức lẫn cách thức trình bày.
- Soạn đề cương: Trên cơ sở dàn bài đã xây dựng mà viết thành một đề
cương
hoàn chỉnh. Từ đề cương sơ bộ đến đề cương chi tiết. Đề cương càng chi tiết,
việc thể hiện chúng thành văn bản hoàn chỉnh càng dễ dàng.
2.3. Giai đoạn viết thành văn bản
Đây là giai đoạn có tính quyết định nhằm chắp nối những ý chính trong dàn
bài, trong đề cương thành một văn bản hoàn chỉnh thông qua các phương tiện
diễn đạt bằng ngôn ngữ. Cần phải viết một mạch để đảm bảo tính logic và thống
nhất.
Sau khi viết xong văn bản, cần phải kiểm tra lại toàn bộ văn bản xem cách bố

cục, cách trình bày, lập luận, chữ nghĩa câu cú, văn phạm, lỗi chính tả...
2.4. Giai đoạn xét duyệt và ký văn bản
Phải là người có trách nhiệm và đủ thẩm quyền mới được ký văn bản. Thông
thường trong hoạt động của các đơn vị, cơ quan kinh tế xã hội thì người soạn
thảo văn bản không phải là người ký văn bản mà thường là các bộ phận chức
năng tham mưu hay thư ký giúp việc. Người có trách nhiệm ký văn bản cần phải
kiểm tra chặt chẽ văn bản trước khi ký. Ký và đóng dấu thường là đi đôi với
nhau theo nguyên tắc ký trước, đóng dấu sau.
Riêng về phần lấy ý kiến góp ý hoàn chỉnh cho văn bản, theo quy trình thì
phải có sự tham gia đóng góp ý kiến của những người có kinh nghiệm soạn thảo
hoặc phải có sự tham khảo ý kiến của nhiều người có liên quan trình người phụ
trách để nhận những ý kiến đóng góp.
3. Thể thức văn bản
3.1. Khái niệm về thể thức văn bản
Thể thức văn bản là những thành phần cần thiết phải có cũng như cách thức
trình bày các thành phần đó trong một văn bản để đảm bảo tính thống nhất, tính
pháp lý, nội dung và hiệu lực thi hành.
3.2. Các thành phần của văn bản
a) Quốc hiệu
Quốc hiệu là tên nước và chế độ chính trị của quốc gia.
Từ ngày 12/10/1945 là:
Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87


.

Giáo trình Soạn thảo văn bản
VIỆT NAM DÂN CHỦ CỘNG HÒA

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Từ ngày 12/8/1976 là:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Quốc hiệu được trình bày ở trên cùng, trang đầu văn bản và hơi lệch về bên
phải. Theo quy ước dòng đầu là phông chữ “-VNTimeH, cỡ 12”, dòng dưới là
phông chữ “-VNTime, cỡ 14”, viết hoa âm đầu của mỗi từ và giữa các từ cách
nhau bởi dấu gạch ngang, phía dưới có gạch ngang dài bắt đầu từ chữ : “Độc” và
kết thúc tại cuối chữ “phúc”.
b) Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức biểu thị tác giả của văn bản, là cơ quan, tổ chức hoặc
chức danh nhà nước ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức, chức danh nhà
nước viết ở góc trái, phía trên trang đầu của mỗi văn bản ngang với Quốc hiệu.
Văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành có cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên
trực tiếp thì phải ghi tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp ở phía
trên và tên cơ quan ban hành ở phía dưới cùng cỡ chữ; phía dưới có một gạch
ngang ngắn, chiều dài gạch ngang bằng 1/3 chiều dài của hàng chữ ở trên.
Ví dụ:
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trường hợp ghi độc lập):
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản ( trường hợp có cơ quan, tổ chức
chủ quản cấp trên trực tiếp) :
TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
CÔNG TY ĐIỆN LỰC I

c).Số và ký hiệu văn bản
- Số của văn bản bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn
bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó. Số được
ghi bằng chữ Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31
tháng 12 hàng năm, năm ban hành phải ghi đầy đủ các số, ví dụ: 2005, 2007;
- Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt
của tên cơ quan, tổ chức hoặc tên đơn vị có trong cơ cấu tổ chức của cơ quan
ban hành văn bản. Tên loại văn bản viết trước, tên cơ quan ban hành viết sau,
Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87


.

Giáo trình Soạn thảo văn bản

liên kết bằng gạch nối nhỏ (-); giữa số và ký hiệu ngăn cách nhau bằng gạch
chéo (/)
Số và ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật
Số và ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật phải được đánh số thứ tự cùng năm ban hành
và ký hiệu cho từng loại văn bản như sau:
Số:....../ tên viết tắt loại văn bản – tên viết tắt cơ quan, tổ chức ban hành
Ví dụ:
* Số: 20/2006/NĐ-CP
(Nghị định số 20 của Chính phủ ban hành năm 2006)
Số và ký hiệu của văn bản hành chính

Số và ký hiệu của văn bản hành chính theo loại văn bản có tên loại và công
văn như sau:
+ Đối với văn bản có tên loại:
Số:..../ tên viết tắt loại văn bản – tên viết tắt cơ quan, tổ chức ban hành
Ví dụ : * Số : 17/BC-ĐLVN
(Báo cáo số 55 của Tổng công ty Điện lực Việt Nam)
+ Đối với công văn :
Số :...../ tên viết tắt cơ quan, tổ chức ban hành văn bản – tên viết tắt đơn vị
soạn thảo
Ví dụ :
* Số : 24/UBND-VP
(Công văn số 24 của Uỷ ban nhân dân do Văn phòng soạn thảo)
d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
* Địa danh
Địa danh là nơi cơ quan, tổ chức làm soạn ra văn bản đóng trụ sở.
Địa danh lấy tên đơn vị hành chính: thành phố, tỉnh, huyện, xã nơi cơ quan,
tổ chức đóng trụ sở.
Ví dụ: Văn bản của cơ quan, tổ chức của Trung ương và của thành phố Hà
Nội ghi là:
Hà Nội, ngày.....tháng....năm....
Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87


.

Giáo trình Soạn thảo văn bản

*Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm là ngày đăng ký và phát hành văn bản và được viết tiếp sau
địa danh
Địa danh và ngày, tháng, năm được viết đầy đủ ngay dưới Quốc hiệu.
Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Nam Định, ngày 17 tháng 02 năm 2005
e) Tên loại văn bản:
- Tên loại văn bản là tên gọi của từng văn bản theo hệ thống văn bản do cơ
quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
hành chính đều phải ghi tên loại trừ công văn. Tên loại văn bản được in bằng
chữ in hoa, khổ lớn, chính giữa trang giấy dưới địa danh và ngày tháng.
- Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản
ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
Ví dụ:
VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

Số: 3124/VPCP-HC
V/v hướng dẫn một số thủ tục soạn thảo văn bản

f) Nội dung của văn bản
Là thành phần quan trọng của văn bản. Toàn bộ những sự việc, vấn đề cần
giải quyết và quyết định được thể hiện đầy đủ trong nội dung văn bản.
Nội dung của văn bản phải biên tập ngắn gọn, chính xác, rõ ràng và phù hợp
với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan. Tùy thuộc vào hình thức văn
bản và nội dung để có bố cục phù hợp. Trình bày nội dung văn bản loại chữ in
thường, kiểu chữ đứng.

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
* Việc ghi quyền hạn của người được ký thực hiện như sau:
-Trường hợp người đứng đầu ký vào những văn bản theo thẩm quyền ký thì
ghi chức vụ của người đứng đầu:
Ví dụ: CHỦ TỊCH
Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87


.

Giáo trình Soạn thảo văn bản

-Trường hợp người đứng đầu mới chỉ giữ quyền đứng đầu cơ quan, tổ chức
thì phải ghi Q. vào trước chức vụ của người đứng đầu;
Ví dụ: Q. TỔNG GIÁM ĐỐC
-Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” Vào trước
tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
Ví dụ: TM.UBND HUYỆN
-Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức (áp dụng cho cấp phó
khi được người đứng đầu ủy quyền giải quyết công việc) thì phải ghi chữ viết tắt
“KT.” Vào trước chức vụ của người đứng đầu
Ví dụ: KT. CHỦ TỊCH
-Trường hợp ký thừa lệnh (áp dụng trong trường hợp người đứng đầu ủy
nhiệm cho cấp dưới-dưới một cấp, ký vào những văn bản nào đó) thì phải ghi
chữ viết tắt “TL.” Vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;
Ví dụ: TL. HIỆU TRƯỞNG

* Chức vụ của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn
bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức danh như Bộ trưởng, Chủ nhiệm...
Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn như Ban, Hội đồng của nhà
nước hoặc của cơ quan, tổ chức ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký
văn bản trong Ban hoặc Hội đồng đó.
* Họ và tên người ký
Họ và tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, trước họ tên của
người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác, trừ văn bản
của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, trong những
trường hợp cần thiết, có thể ghi thêm học hàm, học vị.
h). Dấu của cơ quan, tổ chức
Dấu của cơ quan, tổ chức là dấu hiệu thể hiện tính pháp lý của cơ quan, tổ
chức ra văn bản. Mỗi cơ quan chỉ có một con dấu. Người đứng đầu cơ quan, tổ
chức chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu.
Dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ đã có chữ ký của người có thẩm
quyền ký. Dấu phải đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
i) Nơi nhận
Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87


.

Giáo trình Soạn thảo văn bản

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản
với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát, xem xét, giải
quyết; để thi hành, để trao đổi công việc, để biết và để lưu...
Nơi nhận có tác dụng giúp cho văn thư cơ quan, tổ chức gửi đúng nơi giải
quyết văn bản, giúp cho cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản thấy được trách
nhiệm của mình...Vì vậy, nơi nhận phải ghi rõ ràng, chính xác.
+ Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng
cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc
một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung
Ví dụ:
Nơi nhận:
-Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ
-UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

+ Đối với những văn bản có ghi tên loại văn bản, nơi nhận bao gồm từ “nơi
nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
+ Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức
hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “như trên”, tiếp theo là
tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận công văn.
Nơi nhận được trình bày ở dưới cùng phía trái văn bản (ngang với chức vụ
của người ký văn bản).
j) Dấu chỉ mức độ “mật” và “khẩn”
* Dấu chỉ mức độ khẩn:
Việc xác định mức độ khẩn của văn bản được thực hiện như sau:
- Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ
khẩn theo ba mức sau: hỏa tốc, thượng khẩn hoặc khẩn;
- Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn
bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.

Dấu độ khẩn phải được khắc sẵn; mực dùng để đóng dấu độ khẩn dùng mực
màu đỏ tươi.
*Dấu chỉ mức độ mật
Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87


.
Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi
đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của
pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Giáo trình Soạn thảo văn bản

Dấu chỉ mức độ “mật” và “khẩn” được đóng dưới số và ký hiệu của văn bản;
với công văn, được đóng dưới trích yếu nội dung công văn.
k) Các thành phần thể thức khác của văn bản:
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ E-mail, Website, số Tel, Telex, Fax đối
với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy đi đường, phiếu gửi, phiếu chuyển
để tạo điều kiện cho việc liên hệ được ghi ở cuối trang đầu, cách phần nội dung
văn bản bằng gạch ngang dài;
- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành đối với những văn bản
cần được quản lý chặt chẽ về số lượng phát hành;
- Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn
về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên
thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã;
- Số trang: văn bản và hai phụ lục văn bản gồm nhiều trang thì từ số thứ hai

trở đi phải được đánh số thứ tự bằng chữ số Ả rập; số trang của phụ lục văn bản
được đánh riêng, theo từng phụ lục.
Trình bày các thành phần của văn bản:
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN

(Trên một trang giấy khổ A4: 210mm x 297mm)
(Theo thông tư liên tịch số 55/2005/TT LT-BNV-VPCP
ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ)

Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87


.

Giáo trình Soạn thảo văn bản
11

20 - 25mm
2

1

3

4

5b

5a

10a

9a

10b

12

30-35mm

15-20mm

7a
9b
13

8

7c
7b

14

Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87


.

Giáo trình Soạn thảo văn bản

20-25 mm
Ghi chú :
Ô số

:

1

:

Quốc hiệu

2

:

Tên cơ quan, tổ chức ban hành

3

:

Số, ký hiệu của văn bản

4

:

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5

:

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5a

:

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b

:

Trích yếu nội dung công văn hành chính

6

:

Nội dung văn bản

7a,7b,7c :
8

Thành phần của thể thức văn bản

Chức vụ, học tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Dấu của cơ quan, tổ chức

9a, 9b

:

Nơi nhận

10a

:

Dấu chỉ mức độ mật

10b

:

Dấu chỉ mức độ khẩn

11

:

Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

12

:

Chỉ dẫn về dự thảo văn bản

13

:

Ký hiệu người đánh máy và số lượng phát hành

14

:

Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; địa chỉ Website;số
điện thoại, số Telex, số Fax

Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87

.

Giáo trình Soạn thảo văn bản

VI. VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
Mẫu trình bày: Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700-1992

Mẫu 1: Mẫu trình bày công văn
TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số : /...(3)...-...(4)...
V/v.......(6)..........

Kính gửi:

.....(5)......, ngày

tháng

năm 20...

-....................................................;
-.....................................................

............................(7).........................................................
.........................................................................................
..........................................................................................
..........................................................................................
......................................................................................./.

Nơi nhận:

QUYỂN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8)

- Như trên;
-............;
-Lưu: VT,...(9).
A.XX(10)

(Chữ ký, dấu)

Nguyễn Văn A

Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
ĐT: (04)...............,

Fax: (04)..................

E-mail:.................,

Website:..................(11)

Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có)

(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công
văn
Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87


.

Giáo trình Soạn thảo văn bản

(4) Chữ viết tắt tên đơn vị hoặc bộ phận soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công
văn
(5) Địa danh
(6) Trích yếu nội dung công văn
(7) Nội dung công văn
(8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám
đốc...; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.“
Vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo.
(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu
(nếu cần)
(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)
(11) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ E-mail;
Website (nếu cần)
Mẫu 2: Mẫu trình bày văn bản có tên loại
TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số : /...(3)...-...(4)...

.....(5)......, ngày

tháng

năm 20...

TÊN LOẠI VĂN BẢN (6)
....................(7).........................
............................(8)......................................................
......................................................................................
......................................................................................
.......................................................................................
Nơi nhận:

QUYỂN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (9)

- Như trên;
(Chữ ký, dấu)

-............;

Nguyễn Văn A

-Lưu: VT,...(10).
A.XX(11)

Tổ bộ môn Kế toán

Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

87