Khai thác thế mạnh của hàm IF trong EXCEL góp phần cải tiến phần mềm Quản lí điểm nhà trường đạt hiệuquả cao

MỤC LỤC
Phần một: ĐẶT VẤN ĐỀ Trang 2
1. Lí do chọn đề tài Trang 2
2. Mục đích nghiên cứu Trang 3
3. Nhiệm vụ nghiên cứu Trang 3
4. Đối tượng nghiên cứu Trang 3
5. Phương pháp nghiên cứu Trang 3
6. Điểm mới và đóng góp của đề tài Trang 3
7. Cấu trúc của đề tài Trang 4
Phần hai: NỘI DUNG Trang 6
1. Cơ sở lí luận và cơ sở thực tiễn Trang 6
1.1. Cơ sở lí luận Trang 6
1.2. Cơ sở thực tiễn Trang 6
2. Giải pháp Trang 10
2.1. Lệnh tính trung bình học kỳ (TBHK) và trung bình cả năm
(TBCN)
Trang 10
2.2. Lệnh thống kê Trang 13
2.3. Lệnh thực hiện việc xếp loại học lực Trang 23
Phần ba: KẾT LUẬN Trang 24
1. Hiệu quả của đề tài Trang 24
2. Nhận định về áp dụng sáng kiến kinh nghiệm và khả năng mở
rộng đề tài
Trang 24
3. Các kiến nghị và đề xuất Trang 25
TÀI LIỆU THAM KHẢO Trang 26
PHỤ LỤC Trang 27
Phần một
ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Lí do chọn đề tài
1

Trong những năm gần đây, phần mềm Quản lí nhà trường đã được sử dụng
rộng rãi ở các cấp đại học, cao đẳng, các trường phổ thông… Việc sử dụng phần
mềm có tác dụng rất lớn đối với công tác quản lí của các nhà trường, đặc biệt phần
mềm Quản lí điểm, giúp nhà trường quản lí, theo dõi kết quả kiểm tra, đánh giá của
giáo viên trong năm học, tránh những hiện tượng tiêu cực, hỗ trợ phụ huynh theo
dõi quá trình học tập của con em mình.
Hiện nay các phần mềm đều cập nhật văn bản hướng dẫn của Bộ GD&ĐT
và cơ quan chủ quản là Sở GD&ĐT, về cơ bản đã đáp ứng cho các nhà trường khi
thực thiện qui chế xếp loại học sinh theo Qui chế 40, Thông tư 51 sửa đổi bổ sung
và mới nhất là Thông tư 58 ngày 12/12/2011 do Bộ GD&ĐT ban hành.
Qua thực tế việc sử dụng phần mềm Quản lí nhà trường theo văn bản hướng
dẫn hiện hành tại Trường Trung học Phổ thông Đô Lương 1, chúng tôi nhận thấy
bên cạnh những ưu điểm như: dễ cập nhật, không mắc lỗi về số học…, tuy nhiên
phần mềm vẫn còn một số hạn chế nhất định, chưa thực sự tối ưu như: chưa vào
hết các cột điểm vẫn cho kết quả điểm tổng kết, việc đánh giá xếp loại bằng nhận
xét của môn Thể dục còn có sự bất cập …
Để góp phần nâng cao độ chính xác và tạo những tiện ích cho giáo viên
trong việc vào điểm cũng như xếp loại học sinh, đồng thời giúp Ban giám hiệu nhà
trường thực hiện công tác quản lí điểm, theo dõi việc vào điểm của giáo viên một
cách thuận lợi, chúng tôi đã chọn nghiên cứu đề tài: “Khai thác thế mạnh của hàm
IF trong EXCEL góp phần cải tiến phần mềm Quản lí điểm nhà trường đạt hiệu
quả cao”.
Các giải pháp đưa ra trong đề tài dựa trên những kinh nghiệm thực tế từ quá
trình vào điểm của giáo viên, công việc quản trị mạng của nhóm Tin dưới sự chỉ
đạo của Ban giám hiệu nhà trường, kết hợp với kiến thức được trang bị từ những
khóa bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ nên dễ dàng thực hiện và áp dụng. Đề tài
vẫn còn những thiếu sót nhất định, rất mong sự góp ý của đồng nghiệp để đề tài
hoàn thiện hơn và mở rộng việc áp dụng trong trường phổ thông các cấp.

2. Mục đích nghiên cứu

Đề xuất một số giải pháp nhằm khai thác thế mạnh của hàm IF trong
EXCEL góp phần cải tiến phần mềm Quản lí nhà trường đang sử dụng hiện nay để
đạt hiệu quả cao.
2
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Thông qua việc nghiên cứu thông tư 58 của Bộ GD&ĐT về việc hướng
dẫn cho điểm, xếp loại và đánh giá học sinh trong thời điểm hiện nay.
- Thực nghiệm đối với phần mềm Quản lí nhà trường đang được sử dụng
- Đưa ra phần mềm cải tiến trên cơ sở khai thác hàm IF để khắc phục những
tồn tại của phần mềm Quản lí nhà trường đang sử dụng hiện nay.
4. Đối tượng nghiên cứu
Một số giải pháp nhằm khai thác thế mạnh của hàm IF trong EXCEL góp
phần cải tiến phần mềm Quản lí nhà trường đang sử dụng hiện nay tại Trường
Trung học Phổ thông Đô Lương 1.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Nhóm phương pháp lí luận: Các thông tư, văn bản, chỉ thị hướng dẫn thực
hiện nhiệm vụ chuyên môn của Bộ GD&ĐT, Sở GD&ĐT và của trường.
- Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn:
+ Thực hành hàm IF trong Excel.
+ Trao đổi chuyên môn trong nhóm tổ, Ban giám hiệu.
+ Qua các phần mềm Quản lí nhà trường đang sử dụng hiện nay.
6. Điểm mới và đóng góp của đề tài
Phần mềm cải tiến của chúng tôi đã khắc phục những hạn chế của phần mềm
quản lí điểm hiện nay nhà trường đang sử dụng, cụ thể là:
- Thiết lập lệnh tính trung bình môn học kì và cả năm đáp ứng được yêu cầu
qui chế đánh giá, xếp loại theo Thông tư 58/2011/TT-BGD&ĐT ban hành ngày 12
tháng 12 năm 2011: phải có đầy đủ số lần điểm tối thiểu đối với từng môn học, cột
tổng mới hiển thị kết quả xếp loại, giúp giáo viên tránh được các sai sót khi vào
điểm.
- Đặc biệt đối với môn đánh giá bằng nhận xét, chúng tôi đã thiết lập được

lệnh đánh giá, xếp loại vừa đảm bảo cách thức xếp loại của Thông tư 58, vừa thể
hiện tính khách quan, chính xác:
+ Kiểm tra học kì phải đạt loại “Đ”, trong đó tổng kiểm tra thường xuyên và
định kì có số lần xếp “CĐ” dưới 3 (“CĐ”<3). Nếu CĐ=>3 sẽ bị xếp loại “CĐ”.
3
+ Học sinh được miễn không xếp loại tổng kết đề nghị được ghi “M” vào ô
tổng kết.
+ Học sinh bỏ không kiểm tra học kì coi như không có tổng kết môn này, đề
nghị được ghi “Ko” vào ô tổng kết.
- Thiết lập lệnh thống kê số lần điểm, chất lượng đảm bảo chính xác, kịp
thời, đảm bảo tiến độ của công tác kiểm tra, thanh tra.
- Thiết lập lệnh tổng hợp thi đua cho Đoàn trường, Ban lao động và Ban
chuyên môn phục vụ cho việc đánh giá thi đua của các đơn vị.
- Ngoài ra, đề tài còn đề xuất một phương án xếp loại học lực, phần mềm cải
tiến đã thực hiện không thấy sai sót.
- Việc quản lí dữ liệu đảm bảo tính chính xác, khách quan, tránh một số hiện
tượng tiêu cực trong việc chỉnh, sửa điểm. Cập nhật thông tin nhanh, tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác quản lí, thi đua.
- Năm học 2012 – 2013, nhiều trường THPT trong tỉnh chuyển sang sử dụng
phần mềm Quản lí điểm SMAS của Viettel, phần mềm mới vẫn còn một số hạn
chế và khó khăn cho người sử dụng, có nhiều lỗi tương tự phần mềm Quản lí điểm
của công ty Hoàng Gia. Với những giải pháp đề tài đưa ra, có thể nghiên cứu, áp
dụng để khắc phục những hạn chế của phần mềm SMAS, góp phần nâng cao chất
lượng của chương trình và giúp giáo viên thuận tiện trong khâu vào điểm, quản lí
điểm.
7. Cấu trúc của đề tài
Phần một: ĐẶT VẤN ĐỀ
1- Lí do chọn đề tài
2- Mục đích nghiên cứu
3- Nhiệm vụ nghiên cứu

4- Đối tượng nghiên cứu
5- Phương pháp nghiên cứu
6- Điểm mới và đóng góp của đề tài
Phần hai: NỘI DUNG
1- Cơ sở lí luận và cơ sở thực tiễn
2- Giải pháp: Khai thác thế mạnh của hàm IF trong EXCEL góp phần cải tiến
phần mềm Quản lí điểm nhà trường đạt hiệu quả cao
Phần ba: KẾT LUẬN
4
1- Kết quả đạt được
2- Nhận định về áp dụng sáng kiến kinh nghiệm và khả năng mở rộng
đề tài
3- Các kiến nghị và đề xuất
Phần hai
NỘI DUNG
1. Cơ sở lí luận và cơ sở thực tiễn
1.1. Cơ sở lí luận
5
1.1.1. Xuất phát từ chủ trương đổi mới giáo dục, đào tạo của Đảng
Nghị quyết Trung ương 2/HNTW khóa VIII, năm 1997 nêu rõ: Cần phải
“Từng bước áp dụng phương pháp tiên tiến và phương tiện hiện đại vào quá trình
day – học…”
Đại hội X của Đảng Cộng sản Việt Nam (năm 2006) coi giáo dục, đào tạo là
quốc sách hàng đầu và khẳng định “Đổi mới toàn diện giáo dục và đào tạo” nhằm
“Nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện, đổi mới cơ cấu tổ chức, cơ chế quản lí,
nội dung, phương pháp dạy học; thực hiện chuẩn hóa, hiện đại hóa, xã hội hóa;
chấn hưng nền giáo dục Việt Nam”.
1.1.2. Xuất phát từ vai trò của công nghệ thông tin đối với giáo dục và đào
tạo
Khoa học – công nghệ ngày nay đạt được những thành tựu vô cùng kì diệu,

đặc biệt những thành tựu của ngành công nghệ thông tin đã và đang thâm nhập
ngày sâu vào mọi lĩnh vực cuộc sống, từ kinh tế, chính trị đến văn hóa, giáo dục.
Công nghệ thông tin đã đưa thế giới xích lại gần nhau, tạo ra những tiện ích khác
nhau cho mọi hoạt động, đời sống xã hội.
Trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo, công nghệ thông tin không chỉ giúp giáo
viên, học sinh mở rộng kiến thức, đổi mới phương pháp dạy và học mà còn tạo
điều kiện thuận lợi trong công tác quản lí, trong đó có quản lí điểm. Vì vậy, việc
ứng dụng công nghệ thông tin, nhất là các phần mềm quản lí nhà trường một cách
hiệu quả là nhiệm vụ của Ban giám hiệu, của giáo viên chuyên ngành Tin học và
toàn bộ giáo viên nhà trường.
1.2. Cơ sở thực tiễn
1.2.1. Xuất phát từ việc thực hiện các Thông tư, Qui chế kiểm tra đánh giá,
xếp loại học sinh của Bộ Giáo dục và Đào tạo
Thông tư 58 của Bộ GD&ĐT ban hành ngày 12 tháng 12 năm 2011 và có
hiệu lực từ ngày 26 tháng 01 năm 2012. (là Thông tư thay thế QĐ số 40/2006 và
Thông tư số 51/2008, QĐ bổ sung một số điều của qui chế kèm theo QĐ số
40/2006/QĐ-BGD&ĐT) đã chỉ rõ việc qui định xếp loại học sinh THCS và học
sinh THPT như sau:
- Qui định về đánh giá, xếp loại học sinh THCS và học sinh THPT bao gồm:
đánh giá, xếp loại hạnh kiểm; đánh giá xếp loại học lực; sử dụng kết quả đánh giá,
xếp loại; trách nhiệm của giáo viên, cán bộ quản lí giáo dục và cơ quan quản lí
giáo dục.
6
- Qui định việc đánh giá, xếp loại học sinh phải đảm bảo nguyên tắc khách
quan, công bằng, công khai, đúng chất lượng trong đánh giá, xếp loại hạnh kiểm,
học lực học sinh.
- Qui định bắt buộc đối với các đối tượng trực tiếp thực hiện Qui chế này là:
Giáo viên trực tiếp giảng dạy; cán bộ quản lí giáo dục; cơ quan quản lí giáo dục.
Các đối tượng trên phải thực hiện đúng theo tinh thần của qui chế, nếu có sai sót bị
coi là vi phạm qui chế.

- Qui định hình thức đánh giá kết quả các môn học sau một học kì, cả năm
học: đánh giá bằng nhận xét (bằng kí tự) kết quả học tập đối với các môn Âm nhạc,
Mỹ thuật, Thể dục.
+ Căn cứ chuẩn kiến thức, kĩ năng môn học qui định trong chương trình giáo
dục phổ thông, thái độ tích cực và sự tiến bộ của học sinh để nhận xét kết quả các
bài kiểm tra theo hai mức: Đạt yêu cầu (Đ); Chưa đạt yêu cầu (CĐ). Nhận xét môn
học sau mỗi học kì, cả năm học theo hai loại: Đạt yêu cầu (Đ) và chưa đạt yêu cầu
(CĐ); nhận xét về năng khiếu (nếu có).
+ Qui định về số lần kiểm tra và cách cho điểm: những học sinh không có đủ
số lần kiểm tra theo qui định phải được kiểm tra bù…; học sinh không dự kiểm tra
bù sẽ bị điểm 0 (đối với môn học đánh giá bằng cho điểm) hoặc bị nhận xét mức
CĐ ( đối với môn học đánh giá bằng nhận xét).
+ Qui định kết quả môn học của mỗi học kì, cả năm học: Có đủ số lần kiểm
tra theo qui định tại các Khoản 1, 2, 3, Điều 8 và 2/3 số bài kiểm tra trở lên được
đánh giá mức “Đ”, trong đó có bài kiểm tra học kì. Chưa đạt yêu cầu (CĐ) gồm
các trường hợp còn lại.
+ Qui định các trường hợp được miễn học môn Thể dục, Âm nhạc, Mỹ
thuật, phần thực hành môn GDQP-AN: các khoản 1, 2, 3, 4, 5, qui định rõ đối
tượng và hình thức miễn toàn phần hay từng phần, kể cả việc hoán đổi bài lí thuyết
cho điểm thực hành môn GDQP-AN theo QĐ số 69/2007/QĐ-BGDDT ngày
14/11/2007. Nhưng Qui chế này không qui định cách ghi cho các trường hợp được
miễn hay không học môn này. “ Không ghi có nghĩa là bỏ trống ô”.
+ Tại điều 13, khoản 1, 2, 3, đều ghi rõ môn học đánh giá bằng nhận xét đạt
loại “Đ” mới được xếp đúng loại. Nếu “CĐ” có nghĩa là phải hạ loại.
- Qui định xếp loại:
+ Xếp loại yếu: điểm TB các môn từ 3,5 trở lên, không có môn học nào
điểm TB dưới 2,0. Khoản 5: Các trường hợp còn lại.
7
+ Nếu ĐTBHK hoặc ĐTBCN đạt mức loại giỏi “G” nhưng do kết quả của
môn học nào đó mà phải xuống loại TB thì được điều chỉnh xếp loại Khá “K ”…

hoặc ở mục b) xuống loại “Y” thì được điều chỉnh xếp loại “TB”. Ở mục c), d)
dùng cho loại “Khá”.
+ Nếu học lực cả năm loại kém hoặc học lực và hạnh kiểm cả năm loại yếu
không được lên lớp.
+ Qui định sau khi đã kiểm tra lại một số môn học, môn đánh giá bằng điểm
có điểm trung bình dưới 5,0 hay môn đánh giá bằng nhận xét xếp loại CĐ, để xếp
loại lại học lực cả năm nhưng vẫn không đạt loại trung bình, không được lên lớp.
+ Nếu học sinh có điểm trung bình dưới 5,0 hay môn đánh giá bằng nhận xét
xếp loại CĐ thì phải thi lại một số môn trong đó có môn nhận xét “CĐ”. Nếu
không chọn môn nhận xét để thi lại, thì lại phạm vào khoản 6 điều 13: không được
lên lớp, có nghĩa là vẫn bị hạ loại.
Từ những qui định trên, chúng tôi nhận thấy:
Môn đánh giá bằng điểm đảm bảo tính công bằng, khách quan hơn so với
môn đánh giá bằng nhận xét (Đ, CĐ).
Để thuận lợi cho việc tổng kết, xếp loại cuối học kì và cuối năm, cần phải
có cách ghi cho môn học đánh giá bằng nhận xét về các trường hợp được miễn khi
vào sổ điểm, học bạ, nếu không thì phải bỏ trống ô. Từ thực tế trên chúng tôi đưa
ra một số giải pháp để khắc phục.
1.2.2. Xuất phát từ thực trạng việc thực hiện phần mềm quản lí của
Trường Trung học Phổ thông Đô Lương 1 hiện nay.
Phần mềm QLNT do Trường đặt hàng qua công ty TNHH Tin học Hoàng
Gia từ năm học 2011 – 2012, việc nhập điểm của giáo viên và quản lí dữ liệu trên
phần mềm QLNT mấy năm nay có nhiều ưu điểm nhưng cũng còn có một vài
nhược điểm cần khắc phục.
- Về ưu điểm:
+ Vào điểm nhanh gọn, chính xác, không thể tẩy, chữa điểm tùy tiện như
trước đây.
+ Số liệu tổng hợp nhanh.
+ Công tác quản lí có nhiều thuận lợi.
- Về nhược điểm:

+ Đối với môn đánh giá bằng nhận xét: nếu học sinh bỏ không kiểm tra học
kì mà vẫn ghi nhận xét “CĐ” thì chưa thật hợp lí (như khoản 5 Điều 8: Những học
8
sinh không có đủ số lần điểm kiểm tra theo qui định tại Khoản 1, Khoản 2 điều
này phải được kiểm tra bù. Học sinh không dự kiểm tra bù sẽ bị điểm 0 (đối với
môn học đánh giá bằng cho điểm) hoặc bị nhận xét CĐ (đối với môn học đánh giá
bằng nhận xét). Kiểm tra bù được hoàn thành trong từng học kì hoặc cuối năm học.
+ Lệnh xếp trung bình học kì của phần mềm QLNT đang thực hiện, khi chưa
nhập hết dữ liệu kết quả tổng kết vẫn được thể hiện.
Ví dụ: Trong trường hợp học sinh còn thiếu bài kiểm tra, giáo viên chưa vào
điểm kịp thời, phần mềm vẫn thể hiện kết quả tổng kết (số Gv các môn phụ có số
lớp nhiều trên 10 lớp, dễ thiếu sót nhất), dẫn đến Gv chủ nhiệm dễ sai khi tổng hợp
kết quả cuối HK và cuối năm. (Xem bảng dẫn chứng dưới đây copy từ phần mềm
làm ví dụ).
Đối với môn cho điểm:
Bảng dưới được copy từ phần mềm QLNT đang sử dụng
+ Đối với môn nhận xét:
Bảng dưới được copy từ phần mềm QLNT đang sử dụng
9
Những bất cập trên dẫn đến việc thực hiện kiểm tra, thanh tra các hoạt động
giáo dục phải mất rất nhiều thời gian, nhiều nhân lực (việc rà soát hàng loạt sổ
điểm, nhất là trường có tổng số lớp đông trên dưới 40 lớp).
2. Giải pháp: Khai thác thế mạnh của hàm IF trong EXCEL góp
phần cải tiến phần mềm Quản lí điểm nhà trường đạt hiệu quả cao
2.1. Lệnh tính trung bình học kì (TBHK) và trung bình cả năm (TBCN)
2.1.1. Đối với môn đánh giá bằng điểm
Chúng tôi thay đổi lệnh tính trung bình học kì và cả năm với điều kiện phải
có điểm học kì thì điểm tổng mới được thể hiện, nhằm hạn chế sai sót khi còn thiếu
con điểm HK ở môn nào đó. Bằng hàm số sau:
-TBMHK:

fx=IF(HKx<>””,ROUND(AVERAGE(HS1x:HKx,HS2x:HKx,HKx),3),””)
Ví dụ: fx =IF(N4<>"",ROUND(AVERAGE(D4:N4,I4:N4,N4),3),"")
Trong đó D4 là cột điểm miệng, đến cột N4 là các cột điểm 15’, từ cột I4 đến cột
M4 là điểm hệ số 2, cột N4 là điểm học kì hệ số 3.(trong phần mềm mỗi con điểm
có tới 5 cột, trừ Học kì)
10
Ở bảng trên ta thấy số thứ tự thứ 3 và 5 chưa có điểm Học kì máy không
báo.
- TBCN: fx = ( TBHK1+TBHK2*2)/3
Để thể hiện đúng với tinh thần Thông Tư 58 quy định tại Khoản 5 Điều 12:
Nếu học sinh được miễn phần thực hành phải kiểm tra bù bằng lý thuyết để có đủ
cơ số điểm theo quy định. Ta có hàm sau: (trong đó AF là cột HKII)
fx =IF(AF4<>"",ROUND(AVERAGE(AE4:AF4,AF4),3),"")
2.1.2. Đối với môn đánh giá bằng nhận xét
Đối với môn xếp loại bằng nhận xét (kí tự), chúng tôi đã thiết lập được lệnh
đánh giá, xếp loại vừa đảm bảo cách thức xếp loại của Thông tư 58, vừa thể hiện
tính khách quan, chính xác như sau:
2.1.2.1. Xếp loại học kì
- Kiểm tra Học kì phải đạt loại “Đ”, trong đó tổng kiểm tra thường xuyên và
định kì có số lần xếp “CĐ” dưới 3 (“CĐ”<3). Nếu CĐ=>3 sẽ bị xếp loại “CĐ”.
- Học sinh được miễn không xếp loại tổng kết đề nghị được ghi “M” vào ô
tổng kết.
- Học sinh bỏ không kiểm tra học kì coi như không có tổng kết môn này, đề
nghị được ghi “Ko” vào ô tổng kết.
11