SCIEC PLM QT 01 v01 00 quy trình quản lý tài sản
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (412.36 KB, 26 trang )
TAI
QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN
PHÂN HỆ :
QUẢN LÝ TÀI SẢN – KHO
VẬN – CƠ GIỚI (PLM)
MÃ TÀI LIỆU :
SCIEC.PLM-QT.01
PHIÊN BẢN:
V01.00
NGÀY HIỆU LỰC:
01/09/2017
ISO 9001:2015
QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN
Phân hệ:
Quản lý tài sản – kho vận – cơ giới (PLM)
Phiên bản:
V01.00
Mã tài iệu:
SCIEC.PLM-QT.01
Ngày hiệu lực:
01/09/2017
BẢNG KIỂM SOÁT
Đề xuất bởi
Xem xét bởi
Trưởng P.MMTB
Ban ISO
Phó Giám đốc
Giám đốc
Nguyễn Tuấn Minh
Nguyễn Văn Thanh
Hoàng Công Tuấn
Nguyễn Chính Đại
......./......./2017
......./......./2017
......./......./2017
Phê duyệt bởi
......./......./2017
BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI
Lần sửa
đổi
Ngày
sửa đổi
Nội dung sửa đổi
Phê duyệt
Ngày
hiệu lực
01
02
03
04
05
BẢNG PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
TT
Nơi nhận
TT
Nơi nhận
1
Ban Giám đốc
6
Phòng Máy móc thiết bị
2
Phòng Phát triển kinh doanh
7
Phòng Kinh tế hợp đồng
3
Phòng Nhân sự
8
Phòng Kế hoạch kỹ thuật
4
P.HC
9
Các Dự án
5
Phòng Tài chính kế toán
10
Quy trình quản lý tài sản
I.
Mã tài liệu: SCIEC.PLM-QT.01
MỤC ĐÍCH
-
II.
Quy định và hướng dẫn các bước trong việc quản lý tài sản cố định từ lúc lên kế hoạch đầu tư,
phân tích và thực hiện mua sắm đầu tư đến lúc kết thúc chu kỳ của vòng đời tài sản đảm bảo
hiệu quả đầu tư và khai thác tài sản trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
PHẠM VI ÁP DỤNG.
-
Áp dụng cho toàn bộ các phòng ban công ty liên quan đến quản lý tài sản bao gồm tài sản ở
tổng kho và tài sản được phân bổ tại các dự án, công ty con
-
Chỉ áp dụng cho việc quản lý tài sản cố định hữu hình, không áp dụng cho tài sản cố định vô
hình
III. TÀI LIỆU THAM KHẢO.
-
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015
-
Hệ thống QLCL đang hiện hành của công ty
IV. ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT.
1.
ĐỊNH NGHĨA
2.
TỪ VIẾT TẮT
KÝ HIỆU
Ý NGHĨA
KÝ HIỆU
Ý NGHĨA
P.KHKT
Phòng kế hoạch kỹ thuật
P.KTHĐ
Phòng kinh tế hợp đồng
P.MMTB
Phòng Máy móc thiết bị
P.TCKT
Phòng tài chính kế toán
TSCĐ
Tài sản cố định
CCDC
Công cụ dụng cụ
DA
Dự án
P.HC
Phòng hành chính
CNDA/CHT
Chủ nhiệm dự án/Chỉ huy trưởng
V.
BIỂU MẪU
STT
MÃ HIỆU
TÊN BIỂU MẪU
1
SCIEC.PLM-QT.01-BM.01
Kế hoạch sửa chữa nâng cấp tài sản
2
SCIEC.PLM-QT.01-BM.02
Dự toán chi phí sửa chữa nâng cấp tài sản
3
SCIEC.PLM-QT.01-BM.03a
Yêu cầu sửa chữa nâng cấp tài sản
4
SCIEC.PLM-QT.01-BM.03b
Yêu cầu sửa chữa nâng cấp tài sản kiêm biên bản nghiệm thu
5
SCIEC.PLM-QT.01-BM.04
Phương án sửa chữa nâng cấp tài sản
6
SCIEC.PLM-QT.01-BM.05
Biên bản nghiệm thu
7
SCIEC.PLM-QT.01-BM.06
Sổ lý lịch xe máy thiết bị
8
SCIEC.PLM-QT.01-BM.07a
Kế hoạch bảo dưỡng định kỳ năm
9
SCIEC.PLM-QT.01-BM.07b
Kế hoạch bảo dưỡng định kỳ quý
10
SCIEC.PLM-QT.01-BM.07c
Dự toán chi phí bảo dưỡng năm
11
SCIEC.PLM-QT.01-BM.08
Yêu cầu bảo dưỡng và nghiệm thu bảo dưỡng
12
SCIEC.PLM-QT.01-BM.09
Yêu cầu trả phương tiện, tài sản
13
SCIEC.PLM-QT.01-BM.10
Quyết định điều động phương tiện tài sản
14
SCIEC.PLM-QT.01-BM.11a
Biên bản giao nhận phương tiện thiết bị
15
SCIEC.PLM-QT.01-BM.11b
Biên bản giao nhận tài sản
Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00
Ngày hiệu lực: 01/9/2017
Trang 3 / 26
Quy trình quản lý tài sản
Mã tài liệu: SCIEC.PLM-QT.01
STT
MÃ HIỆU
TÊN BIỂU MẪU
16
SCIEC.PLM-QT.01-BM.14
Lịch kiểm kê tài sản
17
SCIEC.PLM-QT.01-BM.15
Kế hoạch kiểm kê tài sản
18
SCIEC.PLM-QT.01-BM.16
Quyết định kiểm kê
19
SCIEC.PLM-QT.01-BM.17
Bảng thống kê tài sản
20
SCIEC.PLM-QT.01-BM.18
Biên bản kiểm kê tài sản
21
SCIEC.PLM-QT.01-BM.19
Bảng tổng hợp số liệu kiểm kê
22
SCIEC.PLM-QT.01-BM.20
Báo cáo kiểm kê
23
SCIEC.PLM-QT.01-BM.21
Phiếu yêu cầu thanh lý tài sản
24
SCIEC.PLM-QT.01-BM.21a
Quyết định thành lập ban thanh lý tài sản
25
SCIEC.PLM-QT.01-BM.21b
Phiếu đánh giá đơn vị mua thanh lý
26
SCIEC.PLM-QT.01-BM.22
Biên bản thanh lý tài sản
27
SCIEC.PLM-QT.01-BM.23
Lý lịch tài sản cố định
28
SCIEC.PLM-QT.01-BM.24
Yêu cầu vật tư kiêm xuất kho
29
SCIEC.SCP-QT.01-BM.01
Phiếu yêu cầu cấp VTTB
VI. NỘI DUNG:
1.
Khái niệm chung về tài sản cố định:
+
+
Tài sản cố định vô hình: chi phí quyền sử dụng đất (vô thời hạn), bằng phát minh sáng chế, thương
hiệu, bản quyền, chi phí thành lập, nghiên cứu và phát triển, lợi thế thương mại và phần mềm vi
tính
Tài sản cố định hữu hình: là những tư liệu sản xuất, là những loại tài sản có giá trị lớn được đầu
tư, huy động và sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm mục đích sinh
lời, có chu kì sử dụng trong dài hạn, kể cả nhà cửu, đất đai và vật kiến trúc. Trong khuôn khổ quy
trình này chỉ đề cập đến việc quản lý tài sản cố định hữu hình
-
+
+
Phân loại tài sản cố định: Theo quy định phân loại vật tư, thiết bị (SCIEC.PLM-QĐ.01)
TSCĐ: Có giá trị đơn chiếc hoặc theo bộ không nhỏ hơn 30 triệu Đồng và có thời gian sử dụng
hữu ích trên 01 năm
Các tài sản không thuộc phân loại này được gọi là công cụ dụng cụ
-
2.
Tài sản cố định (TSCĐ): bao gồm tài sản cố định vô hình và tài sản cố định hữu hình
Chu kỳ tài sản cố định: Chu kỳ của TSCĐ bắt đầu từ thời điểm mà TSCĐ được thu vào, ghi
nhận bởi công ty đến thời điểm nó được kiểm soát, giữ gìn và kết thúc tại thời điểm nó được
thanh lý hoặc chuyển nhượng TSCĐ đó
Quy định chung về quản lý tài sản
+
+
+
-
Mua sắm TSCĐ: TSCĐ được mua sắm hay tự xây dựng phải phù hợp với nhu cầu hoạt động
sản xuất kinh doanh của công ty, đảm bảo hiệu quả đầu tư, phù hợp với công tác quản lý của
công ty và tuân theo các quy trình / quy định nội bộ về mua sắm, xây dựng TSCĐ
-
Ghi chép TSCĐ :
Tài sản cố định được phân loại thành từng nhóm theo sự phê duyệt của BGĐ công ty theo đúng quy
định của chuẩn mực của kế toán
Số liệu cho sự ghi nhận ban đầu của tài sản cố định phải dựa vào các hoá đơn của nhà cung cấp và
các chứng từ gốc có giá trị khác
Tài sản cố định phải được trích khấu hao theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam và theo phương pháp
khấu hao theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam. Được xác định mỗi năm thông qua Ban giám đốc và
làm đúng theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00
Ngày hiệu lực: 01/9/2017
Trang 4 / 26
Quy trình quản lý tài sản
+
Tất cả những tài sản cố định xuất hiện trong sổ sách kế toán của công ty phải thuộc quyền sở hữu
của công ty theo giấy chứng nhận sở hữu, chứng thư chứng nhận quyền sở hữu, hợp đồng thuê tài
sản...
-
+
+
+
+
+
+
+
+
+
3.
Sửa chữa và bảo trì tài sản:
Những bảo trì chính cho máy móc thiết bị, tài sản đang sử dụng phải được lập kế hoạch và lập ngân
sách dựa theo định kỳ thực hiện
Bắt đầu của một năm bộ phận quản lý tài sản phải đưa ra yêu cầu về ngân sách căn cứ trên việc tính
toán sự cần thiết phải sửa chữa và bảo trì
Sửa chữa và bảo trì phải được xác định một cách thích hợp và được cung cấp bởi những chứng từ
gốc có giá trị
Tất cả những nghiệp vụ sửa chữa và bảo trì phải được báo cáo kịp thời cho bộ phận quản lý tài sản
và được ghi chép vào sổ nhật ký chung
-
+
+
Kiểm soát tài sản:
Mỗi một tài sản phải được kiểm kê theo trách nhiệm của một cá nhân / một bộ phận
Tài sản phải được gìn giữ / đặt ở vị trí dưới điều kiện thích hợp
Tất cả những tài sản cố định hữu hình phải được dán nhãn theo số series và theo mã/ theo thẻ kho
Tất cả những tài sản cố định hữu hình phải được gìn giữ với tất cả những thông tin liên quan trong
bảng đăng ký tài sản cố định
Kiểm kê tài sản phải được thực hiện ít nhất hai lần trong một năm vào giữa năm và cuối năm cho tất
cả các tài sản.
Kết quả của việc kiểm kê phải được ghi nhận và lập báo cáo. Tất cả những khác biệt phải được điều
tra và điều chỉnh đến sổ kế toán
-
+
Mã tài liệu: SCIEC.PLM-QT.01
Thanh lý tài sản:
Tài sản thanh lý phải tuân thủ các quy định nội bộ của công ty về thanh lý tài sản
Tài sản thanh lý phải được ghi nhận/ loại bỏ khỏi sổ sách kế toán, thể hiện trên sổ sách kế toán
trong kỳ thanh lý.
Quy trình quản lý tài sản
+
+
+
+
+
+
+
Quy trình quản lý tài sản bắt đầu từ lúc đầu tư thu vào tài sản đến lúc kết thúc chu kỳ sử dụng
tài sản, bao gồm 7 quy trình con:
Quy trình mua sắm đầu tư tài sản (SCIEC.SCP-QT.02)
Quy trình nhập kho ghi nhận tài sản (đối với tài sản cố định) (SCIEC.PLM-QT.01b)
Quy trình huy động và điều chuyển tài sản (SCIEC.PLM-QT.01c)
Quy trình kiểm kê tài sản (SCIEC.PLM-QT.01d)
Quy trình bảo dưỡng tài sản (SCIEC.PLM-QT.01e)
Quy trình sửa chữa / nâng cấp tài sản (SCIEC.PLM-QT.01f)
Quy trình thanh lý tài sản (SCIEC.PLM-QT.01g)
3.1 Quy trình mua sắm đầu tư tài sản
-
Quy trình này đảm bảo việc mua sắm tài sản cố định, máy móc thiết bị, trang thiết bị phục vụ
hoạt động sản xuất kinh doanh, phục vụ nhu cầu quản lý của công ty phù hợp với mục đích sử
dụng, hiện trạng của công ty góp phần tăng hiệu quả đầu tư, khai thác tài sản sau này.
-
Hàng năm, khối phòng ban liên quan sản xuất, khối quản lý văn phòng phải lập kế hoạch đầu tư
TSCĐ trình BGĐ xem xét, phê duyệt. Kế hoạch đầu tư TSCĐ phải phù hợp với công nghệ,
năng lực thi công hiện hữu, chiến lược sản xuất, tài sản hiện hữu và nhu cầu sử dụng trang thiết
bị văn phòng phục vụ quản lý của công ty.
-
Việc mua sắm đầu tư tài sản phải tuân thủ theo quy định mua sắm nội bộ của công ty được quy
định trong Quy trình mua hàng (SCIEC.SCP-QT.02), riêng với các tài sản cố định có giá trị
lớn ( xem mục VI.1 Khái niệm chung về TSCĐ) phải trải quy trình phân tích đầu tư tài sản
trước khi thực hiện mua sắm đầu tư TSCĐ, việc phân tích đầu tư TSCĐ được quy định trong
Quy trình phân tích đầu tư tài sản thuộc Quy trình mua hàng (SCIEC.SCP-QT.02)
Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00
Ngày hiệu lực: 01/9/2017
Trang 5 / 26
Quy trình quản lý tài sản
Mã tài liệu: SCIEC.PLM-QT.01
3.2 Quy trình nhập kho ghi nhận tài sản
-
Quy trình này đảm bảo TSCĐ được kiểm tra, ghi nhận các thông tin ban đầu và nhập vào hệ
thống tài sản của công ty phục vụ cho mục đích quản lý sử dụng tài sản sau này phù hợp với
quy định của công ty và các chuẩn mực kế toán .
Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00
Ngày hiệu lực: 01/9/2017
Trang 6 / 26
Quy trình quản lý tài sản
Mã tài liệu: SCIEC.PLM-QT.01
3.2.1 Lưu đồ thực hiện
3.2.2 Diễn giải nội dung
Bước 1. Mua sắm đầu tư tài sản cố định
-
Xem Quy trình mua hàng (SCIEC.SCP-QT.02)
Bước 2. Kiểm tra điều kiện ban đầu tài sản
-
Bộ phận mua hàng thuộc P.KTHĐ có trách nhiệm tập hợp đầy đủ hồ sơ gốc của tài sản gồm các
hồ sơ chất lượng, hồ sơ kỹ thuật, các chứng từ mua bán, nhập khẩu (nếu có) để làm căn cứ
kiểm tra đối chiếu với tài sản được mua.
Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00
Ngày hiệu lực: 01/9/2017
Trang 7 / 26
Quy trình quản lý tài sản
+
+
+
+
+
+
+
+
Mã tài liệu: SCIEC.PLM-QT.01
-
P.MMTB, Kế toán tài sản thuộc P.TCKT kết hợp với P.KTHĐ kiểm tra, nghiệm thu tài sản để
đảm bảo các điều kiện ban đầu của tài sản phù hợp với kế hoạch đầu tư ban đầu và khớp với hồ
sơ, chứng từ gốc đi kèm, tuân thủ các điều kiện của tài sản cố định theo chuẩn mực kế toán Việt
Nam cũng như các quy định nội bộ công ty. Trong trường hợp không thỏa mãn điều kiện ban
đầu, Bộ phận mua hàng thuộc P.KTHĐ yêu cầu nhà cung cấp khắc phục xử lý.
-
Nếu các điều kiện ban đầu của TSCĐ thỏa mãn các điều kiện kiểm tra thì các bộ phận kiểm tra
xác nhận vào biên bản giao nhận phương tiện Xe máy thiết bị. Sau khi được chấp thuận,
P.MMTB điền các thông tin cần thiết về tài sản vào mẫu Lý lịch tài sản cố định để làm cơ sở
trình Ban giám đốc duyệt nhập kho TSCĐ và để theo dõi, quản lý tài sản sau này. Lý lịch tài
sản cố định cần thể hiện các thông tin cơ bản như sau :
Loại tài sản, nhóm tài sản, mã tài sản
Các thông tin xuất xứ tài sản
Các thông tin kỹ thuật của tài sản
Nguyên giá tài sản
Thời gian sử dụng hữu ích tối thiểu
Phương pháp tính khấu hao, thời gian bắt đầu tính khấu hao
-
Mã tài sản ghi trong lý lịch tài sản tuân theo quy định phân loại vật tư, thiết bị (SCIEC.PLMQĐ.01)
-
Trong trường hợp các điều kiện ban đầu không đảm bảo yêu cầu, Bộ phận cung ứng thuộc
P.KTHĐ yêu cầu Nhà cung cấp khắc phục, xử lý đến khi đạt yêu cầu hoặc không chấp nhận tài
sản và yêu cầu thay thế.
-
Với các tài sản đầu tư mua vào nếu không thỏa mãn các điều kiện để tạo nên tài sản cố định
được xem là công cụ dụng cụ thì giá trị của nó được hạch toán vào chi phí trong kỳ và phân bổ
luôn cho đơn vị tiếp quản sử dụng và giao cho đơn vị tiếp quản sử dụng quản lý (dự án, P.HC
nhân sự, tổng kho)
-
Biểu mẫu sử dụng, quy trình liên quan :
Biên bản bàn giao phương tiện, thiết bị (SCIEC.PLM-QT.01-BM.11a)
Lý lịch tài sản cố định ( SCIEC.PLM-QT.01-BM.23)
Bước 3. Duyệt nhập kho tài sản
+
+
+
Căn cứ trên các thông tin đầu vào như liệt kê bên dưới Ban giám đốc xem xét, duyệt nhập kho
TSCĐ vào hệ thống tài sản của toàn công ty
Kế hoạch đầu tư TSCĐ, phiếu yêu cầu đầu tư TSCĐ, bảng phân tích hiệu quả đầu tư TSCĐ (Theo
quy trình mua hàng)
Biên bản bàn giao phương tiện, thiết bị (SCIEC.PLM-QT.01-BM.11a)
Lý lịch tài sản cố định (SCIEC.PLM-QT.01-BM.23)
Bước 4. Ghi nhận thông tin tài sản vào hệ thống và bàn giao tài sản
+
+
-
Sau khi được Ban giám đốc duyệt nhập kho, P.MMTB nhập các thông tin trong lý lịch tài sản
lên hệ thống quản lý tài sản toàn công ty trên phân hệ quản lý tài sản trong phần mềm IBOM
để theo dõi và quản lý tài sản trong suốt chu kỳ tài sản.
-
Tài sản sẽ được dán mã theo mã số đã quy định trong lý lịch tài sản trước khi bàn giao để nhập
kho tại các đơn vị quản lý sử dụng như Tổng kho, Dự án, Phòng HC hoặc Công ty con (nếu
có).
-
Biểu mẫu sử dụng, quy trình liên quan :
Lý lịch tài sản cố định ( SCIEC.PLM-QT.01-BM.23)
Phiếu nhập kho (SCIEC.PLM-QT.02-BM.05b)
Bước 5. Quản lý sử dụng, phân bổ khấu hao TSCĐ
-
Sau khi bàn giao, các đơn vị sử dụng theo đúng quy định, đảm bảo hiệu quả của đầu tư TSCĐ
và được phân bổ khấu hao định kỳ để đưa vào chi phí sử dụng trong kỳ cho các đơn vị.
-
Việc quản lý sử dụng được chỉ dẫn trong các quy trình và quy định được liệt kê bên dưới :
Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00
Ngày hiệu lực: 01/9/2017
Trang 8 / 26
Quy trình quản lý tài sản
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Mã tài liệu: SCIEC.PLM-QT.01
Biểu mẫu sử dụng, quy trình liên quan :
Quy trình huy động và điều chuyển tài sản (SCIEC.PLM-QT.01c)
Quy trình bảo dưỡng tài sản (SCIEC.PLM-QT.01e)
Quy trình sửa chữa/nâng cấp tài sản (SCIEC.PLM-QT.01f)
Quy trình kiểm kê tài sản (SCIEC.PLM-QT.01d)
Quy trình thanh lý tài sản (SCIEC.PLM-QT.01g)
Quy định quản lý kho bãi (SCIEC.PLM-QĐ.02)
Quy định quản lý thiết bị cơ giới (SCIEC.PLM-QĐ.04)
Hướng dẫn sử dụng, bảo dưỡng các máy móc, thiết bị, CCDC (SCIEC.PLM-HD.01)
Hướng dẫn vận hành, bảo dưỡng thiết bị cơ giới (SCIEC.PLM-HD.02)
Phụ lục hướng dẫn vận hành thiết bị thi công (SCIEC.PLM-PL.01)
Quy chế quản lý, vận hành và khai thác tài sản (SCIEC.PLM-QC.01)
3.3 Quy trình huy động và điều chuyển tài sản
-
Quy trình này quy định trình tự các bước và cách thức thực hiện quá trình điều chuyển tài sản
hợp lý cho từng Dự án trong từng thời điểm cụ thể, nhằm phục vụ sản xuất kinh doanh với sự
cân đối về mặt lợi ích chung trên toàn Công ty để đạt được hiệu quả cao nhất về mặt kinh tế.
Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00
Ngày hiệu lực: 01/9/2017
Trang 9 / 26
Quy trình quản lý tài sản
Mã tài liệu: SCIEC.PLM-QT.01
3.3.1 Lưu đồ thực hiện:
3.3.2 Diễn giải nội dung :
Bước 1. Lập yêu cầu cung ứng/trả tài sản
+
+
-
Tùy thuộc vào điều kiện thi công, nhu cầu sử dụng tài sản Đơn vị sử dụng tài sản lập yêu cầu
cấp tài sản (Máy móc thiết bị, vật tư dùng cho thi công) gửi về Phòng KHKT xem xét và được
phê duyệt theo phân cấp.
-
Đối với tài sản là vật tư phục vụ cho công tác bảo dưỡng, sửa chữa/ nâng cấp tài sản Đơn vị
quản lý tài sản lập yêu cầu vật tư gửi về P.MMTB xem xét trước khi trình Ban giám đốc phê
duyệt.
-
Trong trường hợp không còn nhu cầu sử dụng tài sản, Đơn vị sử dụng tài sản lập yêu cầu trả tài
sản gửi về P.MMTB xem xét trước khi trình Ban giám đốc xin ý kiến chỉ đạo.
-
Biểu mẫu:
Yêu cầu cung ứng VTTB (SCIEC.SCP-QT.01-BM.01)
Yêu cầu trả tài sản (SCIEC.PLM-QT.01-BM.09)
Bước 2. Phê duyệt yêu cầu
-
P.KHKT phê duyệt Đối với VTTB (phục vụ thi công) nằm trong kế hoạch.
-
Ban giám đốc phê duyệt đối với VTTB (phục vụ thi công) nằm ngoài kế hoạch và vật tư phục
vụ cho công tác bảo dưỡng, sửa chữa/nâng cấp tài sản.
Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00
Ngày hiệu lực: 01/9/2017
Trang 10 / 26
Quy trình quản lý tài sản
Mã tài liệu: SCIEC.PLM-QT.01
Bước 3. Kiểm tra sự sẵn sàng nguồn lực
+
+
-
Theo yêu cầu đã được phê duyệt, bộ phận quản lý tài sản thực hiện việc kiểm tra nguồn lực: ưu
tiên dùng nguồn lực của Công ty. Trong trường hợp nguồn lực Công ty không đủ đáp ứng yêu
cầu, Bộ phận quản lý tài sản báo cáo với Ban giám đốc để chuyển cho Phòng Kinh tế - Hợp
đồng để làm thủ tục thuê hoặc đầu tư mới. Việc thuê hoặc đầu tư mới được thực hiện theo quy
trình mua sắm hàng hóa và dịch vụ thầu phụ.
-
Đối với tài sản không còn nhu cầu sử dụng: P.MMTB cân đối xem các dự án khác có nhu cầu
sử dụng hay không.
Trường hợp có nhu cầu sử dụng: thực hiện theo bước 4.
Trường hợp không có nhu cầu sử dụng: P.MMTB đề xuất phương án cho thuê hoặc để lại tại công
trường vào giấy yêu cầu trả thiết bị và không tính khấu hao thiết bị.
Bước 4. Thực hiện điều chuyển
+
-
Với nguồn lực của Công ty sẵn có hoặc đầu tư mới để đáp ứng yêu cầu đã được phê duyệt, Đơn
vị quản lý tài sản (P.MMTB) kết hợp với đơn vị sử dụng tài sản thực hiện việc điều chuyển tài
sản. Quyết định điều động chỉ áp dụng đối với tài sản là XMTB.
-
Biểu mẫu đi kèm:
Quyết định điều chuyển phương tiện, tài sản (SCIEC.PLM-QT.01-BM.10)
Bước 5. Bàn giao và đưa vào sử dụng
Bàn giao:
+
+
+
-
Sau khi có quyết định điều chuyển phương tiện, tài sản Các đơn vị sử dụng có liên quan trong
quyết định điều chuyển có trách nhiệm thực hiện bàn giao phương tiện, tài sản.
-
Biểu mẫu đi kèm:
Đối với tài sản là xe máy thiết bị thực hiện theo biểu mẫu: Biên bản bàn giao phương tiện, thiết bị
(SCIEC.PLM-QT.01-BM.11a)
Đối với các tài sản khác thực hiện theo biểu mẫu: Biên bản bàn giao tài sản (SCIEC.PLM-QT.01BM.11b)
Phiếu xuất kho (SCIEC.PLM-QT.02-BM.05a)
Đưa vào sử dụng:
+
+
+
+
+
-
Đơn vị sử dụng tài sản có trách nhiệm khai thác sử dụng tài sản phải tuân thủ các quy định,
hướng dẫn liên quan đến tài sản:
-
Quy định, hướng dẫn liên quan:
Quy định quản lý kho bãi (SCIEC.PLM-QĐ.02)
Quy định bảo dưỡng thiết bị cơ giới (SCIEC.PLM-QĐ.03)
Quy định quản lý thiết bị cơ giới (SCIEC.PLM-QĐ.04)
Hướng dẫn sử dụng, bảo dưỡng máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ (SCIEC.PLM-HD.01)
Hướng dẫn vận hành, bảo dưỡng thiết bị cơ giới (SCIEC.PLM-HD.02)
Bước 6. Lưu hồ sơ
-
Bộ phận quản lý tài sản có trách nhiệm lưu hồ sơ các biểu mẫu liên quan đến quy trình này và
cập nhật vị trí của tài sản thông qua các file mềm quản lý và trên phân hệ quản lý.
3.4 Quy trình kiểm kê tài sản
-
Đảm bảo sự tồn tại và tình trạng của tài sản được thống kê, kiểm tra và xác nhận, nâng cao hiệu
quả của quản lý sử dụng tài sản trên toàn Công ty.
Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00
Ngày hiệu lực: 01/9/2017
Trang 11 / 26
Quy trình quản lý tài sản
Mã tài liệu: SCIEC.PLM-QT.01
3.4.1 Lưu đồ thực hiện:
3.4.2 Diễn giải nội dung :
Bước 1. Lập lịch kiểm kê tài sản hàng năm
-
Đầu năm, P.MMTB lập lịch kiểm kê trong năm trình Giám đốc phê duyệt làm cơ sở thực hiện
công tác kiểm kê trong năm. Lịch kiểm kê thể hiện các thông tin như :
Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00
Ngày hiệu lực: 01/9/2017
Trang 12 / 26
Quy trình quản lý tài sản
+
+
+
Thời điểm kiểm kê
Đơn vị được kiểm kê
Đối tượng được kiểm kê
-
+
+
Việc kiểm kê được thực hiện ít nhất 6 tháng /lần vào bán niên và cuối năm với thời gian cụ thể
như sau:
Bán niên: từ 25/06 đến 05/07
Cuối năm: từ 25/12 đến 05/01
-
+
Mã tài liệu: SCIEC.PLM-QT.01
Biểu mẫu và quy trình liên quan :
Lịch kiểm kê tài sản (SCIEC.PLM-QT.01-BM.14)
Bước 2. Phê duyệt lịch kiểm kê
-
Lịch kiểm kê hàng năm sẽ do Giám đốc phê duyệt và được thông báo đến tất cả các Phòng ban,
Đơn vị có liên quan
Bước 3. Lập kế hoạch kiểm kê định kỳ
-
+
+
+
+
+
Mục đích kiểm kê
Đơn vị được kiểm kê
Đối tượng được kiểm kê
Phương pháp kiểm kê
Cơ cấu Ban kiểm kê
-
+
Trước mỗi kỳ kiểm kê 03 tuần hoặc khi có yêu cầu kiểm kê đột xuất từ Ban giám đốc,
P.MMTB lập kế hoạch kiểm kê tài sản, nội dung kế hoạch kiểm kê tài sản thể hiện các thông tin
sau :
Biểu mẫu và quy trình liên quan :
Kế hoạch kiểm kê tài sản (SCIEC.PLM-QT.01-BM.15)
Bước 4. Phê duyệt kế hoạch kiểm kê
+
+
-
Kế hoạch kiểm kê sẽ do Giám đốc phê duyệt và được thông báo đến tất cả các Phòng ban, Đơn
vị có liên quan trước ít nhất 02 tuần.
-
Biểu mẫu và quy trình liên quan :
Kế hoạch kiểm kê tài sản (SCIEC.PLM-QT.01-BM.15)
Quyết định kiểm kê (SCIEC.PLM-QT.01-BM.16)
Bước 5. Chuẩn bị tài liệu kiểm kê
-
+
+
Bảng thống kê các tài sản bao gồm TSCĐ và CCDC do các đơn vị đang quản lý (số lượng, chủng
loại, tình trạng)
Các danh mục tài sản cho thuê, cho mượn ( nếu có)
-
+
Trước thời điểm kiểm kê, Bộ phận quản lý kho vận thuộc P.MMTB kết hợp với Kế toán tài sản
thuộc P.TCKT, đơn vị quản lý sử dụng tài sản chuẩn bị các tài liệu kiểm kê làm cơ sở để so
sánh, đối chiếu với số liệu kiểm kê trong quá trình thực hiện kiểm kê. Các tài liệu cần bao
gồm :
Biểu mẫu và quy trình liên quan :
Bảng thống kê tài sản (SCIEC.PLM-QT.01-BM.17)
Bước 6. Thực hiện kiểm kê
+
+
+
+
+
+
Cơ cấu Ban tham gia kiểm kê được nêu trong kế hoạch kiểm kê bao gồm :
Đại diện ban giám đốc
Kế toán Trưởng / Kế toán tài sản cố định
Trưởng / Phó P.MMTB
Trưởng phòng / Đại diện P.KHKT
Trưởng phòng / Đại diện P.KTHĐ
Đại diện đơn vị/ Phòng ban đang quản lý tài sản ( DA, Tổng kho), P.HC
Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00
Ngày hiệu lực: 01/9/2017
Trang 13 / 26
Quy trình quản lý tài sản
+
+
Mã tài liệu: SCIEC.PLM-QT.01
-
Kiểm kê tài sản được thực hiện theo phương pháp hướng dẫn trong kế hoạch kiểm kê, trong
quá trình kiểm kê số liệu kiểm kê luôn được so sánh với tài liệu kiêm kê và nhật ký sử dụng tài
sản đã được chuẩn bị. Sự tồn tại và tình trạng thực tế của tài sản sẽ được phát hiện trong quá
trình kiểm kê, sự khác nhau giữa số liệu thống kê và số liệu kiểm kê sẽ được ghi vào Bảng
thống kê tài sản thực tế và Biên bản kiểm kê.
-
Biên bản kiểm kê sẽ được chuẩn bị và phát hành khi kết thúc kiểm kê bởi Ban kiểm kê
-
Biểu mẫu và quy trình liên quan:
Bảng thống kê tài sản (SCIEC.PLM-QT.01-BM.17)
Biên bản kiểm kê tài sản (SCIEC.PLM-QT.01-BM.18)
Bước 7. Tổng hợp số liệu kiểm kê và Bước 7a. Điều tra, điều chỉnh thích hợp và hòa giải các sai lệch
+
-
Kết thúc kỳ kiểm kê tại các đơn vị trên toàn công ty, Ban kiểm kê tổng hợp số liệu, đối chiếu
giữa số liệu kiểm kê và số liệu sổ sách trong tài liệu kiểm kê đã chuẩn bị trước, nếu có sai lệch
thì điều tra nguyên nhân và điều chỉnh thích hợp để hòa giải các sai lệch, việc hòa giải các sai
lệch này phải được Trưởng ban kiểm kê đồng ý chấp thuận.
-
Biểu mẫu và quy trình liên quan:
Bảng tổng hợp số liệu kiểm kê (SCIEC.PLM-QT.01-BM.19)
Bước 8. Lập báo cáo kiểm kê
+
-
Sau khi số liệu kiểm kê được tổng hợp và hiệu chỉnh thích hợp, Ban kiểm kê lập báo cáo kiểm
kê và thông báo trên toàn công ty.
-
Biểu mẫu:
Báo cáo kiểm kê (SCIEC.PLM-QT.01-BM.20)
3.5 Quy trình bảo dưỡng tài sản
-
Đảm bảo tài sản luôn được chăm sóc bảo dưỡng đúng quy định kỹ thuật của nhà sản xuất, Công
ty nhằm nâng cao tuổi thọ, giảm thiểu hư hỏng cho tài sản.
Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00
Ngày hiệu lực: 01/9/2017
Trang 14 / 26
Quy trình quản lý tài sản
3.5.1
Mã tài liệu: SCIEC.PLM-QT.01
Lưu đồ thực hiện:
Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00
Ngày hiệu lực: 01/9/2017
Trang 15 / 26
Quy trình quản lý tài sản
Mã tài liệu: SCIEC.PLM-QT.01
3.5.2 Diễn giải nội dung
Bước 1. Lập kế hoạch bảo dưỡng định kỳ
+
+
-
Trước ngày 15 tháng 01 hàng năm, Bộ phận quản lý tài sản (P.MMTB) căn cứ vào quy định
bảo dưỡng định kỳ của Công ty, nhà sản xuất và báo cáo bảo dưỡng thực hiện hàng tháng của
đơn vị sử dụng, lập kế hoạch bảo dưỡng định kỳ năm trình ban giám đốc phê duyệt làm cơ sở
làm dự toán chi phí cho công tác bảo dưỡng năm.
-
Trước ngày 15 của tháng đầu tiên của mỗi quý, Bộ phận quản lý tài sản ( P.MMTB) lập kế
hoạch bảo dưỡng quý trình Ban giám đốc phê duyệt làm cơ sở thực hiện bảo dưỡng định kỳ.
-
Biểu mẫu:
Kế hoạch bảo dưỡng định kỳ hàng năm (SCIEC.PLM-QT.01-BM.07a)
Kế hoạch bảo dưỡng định kỳ quý (SCIEC.PLM-QT.01-BM.07b)
Bước 2. Phê duyệt kế hoạch
+
+
+
-
Ban giám đốc phê duyệt kế hoạch bảo dưỡng định kỳ.
-
Biều mẫu: Biểu mẫu:
Kế hoạch bảo dưỡng định kỳ hàng năm (SCIEC.PLM-QT.01-BM.07a)
Kế hoạch bảo dưỡng định kỳ quý (SCIEC.PLM-QT.01-BM.07b)
Dự toán chi phí bảo dưỡng năm (SCIEC.PLM-QT.01-BM.07c)
Bước 3. Lập yêu cầu vật tư.
+
-
Căn cứ kế hoạch bảo dưỡng định kỳ đã được phê duyệt, bộ phận quản lý tài sản lập yêu cầu vật
tư phục vụ cho công tác bảo dưỡng định kỳ trình người phụ trách đơn vị xem xét và chập thuận
trước khi trình Ban giám đốc phê duyệt
-
Biểu mẫu và quy trình liên quan :
Phiếu yêu cầu cung ứng VTTB (SCIEC.SCP-QT.01-BM.01)
Bước 4. Phê duyệt yêu cầu
-
Ban giám đốc/ Người được phân cấp phê duyệt.
Bước 5. Cung cấp vật tư
-
Căn cứ yêu cầu vật tư đã được Ban giám đốc phê duyệt, P.KTHĐ thực hiện việc mua vật tư
phục vụ cho công tác bảo dưỡng. (Xem quy trình mua hàng)
Bước 6. Lập phiếu yêu cầu bảo dưỡng
+
+
-
Căn cứ kế hoạch bảo dưỡng quý đã được phê duyệt và thời gian hoạt động thực tế, bộ phận sử
dụng tài sản lập phiếu yêu cầu bảo dưỡng trình Trưởng đơn vị sử dụng tài sản xem xét và phê
duyệt yêu cầu.
-
Biểu mẫu đi kèm:
Phiếu yêu cầu bảo dưỡng (SCIEC.PLM-QT.01-BM.08)
Yêu cầu vật tư kiêm xuất kho (SCIEC.PLM-QT.01-BM.24)
Bước 7. Xuất kho vật tư
+
-
Sau khi yêu cầu bảo dưỡng tài sản được duyệt, bộ phận kho thuộc đơn vị quản lý tài sản cho
xuất kho.
-
Biểu mẫu đi kèm:
Yêu cầu vật tư kiêm xuất kho (SCIEC.PLM-QT.01-BM.24)
Bước 8. Thực hiện bảo dưỡng định kỳ.
-
Người sử dụng/thợ vận hành, bộ phận sửa chữa có trách nhiệm thực hiện công tác bảo dưỡng
định kỳ đúng theo quy định của Công ty, nhà sản xuất.
Bước 9. Kiểm tra, nghiệm thu
Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00
Ngày hiệu lực: 01/9/2017
Trang 16 / 26
Quy trình quản lý tài sản
+
Mã tài liệu: SCIEC.PLM-QT.01
-
Sau khi công việc bảo dưỡng hoàn thành, bộ phận kỹ thuật liên quan tiến hành kiểm tra,
nghiệm thu để đảm bảo phù hợp với các yêu cầu kỹ thuật trước khi đưa vào sử dụng
-
Biểu mẫu và quy trình liên quan :
Phiếu nghiệm thu bảo dưỡng định kỳ (SCIEC.PLM-QT.01-BM.08)
Bước 10.
-
Người sử dụng/thợ vận hành có trách nhiệm cập nhật nội dung bảo dưỡng định kỳ vào sổ lý
lịch thiết bị (SCIEC.PLM-QT.01-BM.06)
-
Bộ phận quản lý tài sản chịu trách nhiệm cập nhật số liệu bảo vào file mềm quản lý tài sản và
trên phân hệ quản lý tài sản phần mềm IBOM.
3.6 Quy trình sửa chữa/nâng cấp tài sản
-
Quy trình này đảm bảo duy trì và nâng cao giá trị khai thác, sử dụng tài sản, kéo dài chu kỳ sử
dụng tài sản với chi phí hợp lý góp phân nâng cao hiệu quả đầu tư sử dụng tài sản, đảm bảo
tính sẵn sàng sử dụng phục vụ các hoạt động sản xuất kinh doanh trên toàn công ty
Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00
Ngày hiệu lực: 01/9/2017
Trang 17 / 26
Quy trình quản lý tài sản
Mã tài liệu: SCIEC.PLM-QT.01
3.6.1 Lưu đồ thực hiện
3.6.2 Diễn giải nội dung
Bước 1. Lập kế hoạch sửa chữa / nâng cấp định kỳ
-
Trước ngày 15 tháng 01 hàng năm, căn cứ vào kết quả theo dõi, đánh giá tình trạng tài sản
thông qua quá trình quản lý sử dụng, quá trình kiểm kê định kỳ tài sản, P.MMTB kết hợp với
các đơn vị đang quản lý sử dụng tài sản lập kế hoạch sửa chữa / nâng cấp tài sản định kỳ trình
Ban giám đốc phê duyệt làm cơ sở thực hiện công tác sửa chữa / nâng cấp định kỳ trong năm.
Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00
Ngày hiệu lực: 01/9/2017
Trang 18 / 26
Quy trình quản lý tài sản
+
+
+
+
-
Trước ngày 05 hàng tháng, Bộ phận quản lý tài sản (P.MMTB) lập kế hoạch sửa chữa/nâng
cấp tài sản trình Ban giám đốc phê duyệt làm cơ sở thực hiện sửa chữa trong tháng.
-
Kế hoạch này thể hiện các thông tin sau :
Danh mục chủng loại tài sản được sửa chữa / nâng cấp tài sản
Đơn vị thực hiện bảo dưỡng sửa chữa / nâng cấp tài sản
Thời gian dự kiến thực hiện
Dự toán chi phí thực hiện
-
+
+
Mã tài liệu: SCIEC.PLM-QT.01
Biểu mẫu và quy trình liên quan:
Kế hoạch sửa chữa / nâng cấp tài sản định kỳ (SCIEC.PLM-QT.01-BM.01)
Dự toán chi phí sửa chữa / nâng cấp tài sản định kỳ (SCIEC.PLM-QT.01-BM.02)
Bước 2. Phê duyệt kế hoạch
-
Ban giám đốc/ Người được phân quyền phê duyệt kế hoạch, dự toán chi phí sửa chữa / nâng
cấp tài sản định kỳ
Bước 3. Lập yêu cầu sửa chữa / nâng cấp tài sản
+
+
+
-
Căn cứ kế hoạch sửa chữa/ nâng cấp đã được phê duyệt hoặc các sự cố hư hỏng đột xuất, người
sử dụng/thợ vận hành kết hợp với bộ phận sửa chữa, cán bộ quản lý tài sản lập Yêu cầu sửa
chữa / nâng cấp tài sản trình Người phụ trách đơn vị xem xét và chấp thuận trước khi thực hiện
các thủ tục xin duyệt theo phân cấp.
-
Các yêu cầu này có thể nằm trong kế hoạch hoặc phát sinh ngoài kế hoạch định kỳ, với các yêu
cầu phát sinh đột xuất cần giải thích lý do phát sinh hợp lý và nếu được chấp thuận cần cập
nhật vào kế hoạch tổng thể đã duyệt.
-
Biểu mẫu và quy trình liên quan:
Phiếu yêu cầu sửa chữa / nâng cấp tài sản (SCIEC.PLM-QT.01-BM.03a)
Phương án sửa chữa/ nâng cấp tài sản (SCIEC.PLM-QT.01-BM.04)
Dự toán chi phí sửa chữa / nâng cấp tài sản định kỳ (SCIEC.PLM-QT.01-BM.02)
-
Đối với các sự cố hư hỏng đột xuất nhỏ, ít hạng mục sửa chữa, xác định được nguyên nhân và
biện pháp khắc phục thì người sử dụng/thợ vận hành kết hợp với bộ phận sửa chữa, cán bộ
quản lý tài sản thực hiện theo biểu mẫu: Phiếu yêu cầu sửa chữa / nâng cấp tài sản kiêm biên
bản nghiệm thu (SCIEC.PLM-QT.01-BM.03b)
Bước 4. Phê duyệt yêu cầu
-
Ban giám đốc hoặc người được phân quyền (nếu có) theo Phụ lục số 01 thuộc quy chế vận hành
và khai thác tài sản: SCIEC.PLM-QC.01-PL.01
-
Trước khi phê duyệt, Người được phân quyền phải đối chiếu với kế hoạch và ngân sách sửa
chữa / nâng cấp tài sản định kỳ được duyệt, nếu phát sinh ngoài ngân sách hoặc vượt qua dự
phòng ngân sách cần giải thích lý do và phải xin điều chỉnh hoặc bổ sung ngân sách.
Bước 5. Yêu cầu vật tư
+
+
-
Sau khi yêu cầu sửa chữa/ nâng cấp tài sản được duyệt, Bộ phận quản lý tài sản lập yêu cầu vật
tư phục vụ cho công tác sửa chữa nâng/ cấp tài sản.
-
Biểu mẫu:
Đối với các vật tư có sẵn trong kho: Yêu cầu vật tư kiêm xuất kho (SCIEC.PLM-QT.01-BM.24)
Đối với các vật tư không có sẵn trong kho: Phiếu yêu cầu cung ứng VTTB (SCIEC.SCP-QT.01BM.01)
Bước 6. Phê duyệt yêu cầu
-
Phê duyệt theo phân cấp – quy định phân cấp mua sắm, ký kết hợp đồng và quản lý thực hiện
hợp đồng mua sắm hàng hóa dịch vụ.
-
Đối với các vật tư yêu cầu mà có dự phòng trong kho, Đơn vị sử dụng tài sản thực hiện việc
xuất kho để lấy vật tư phục vụ cho công tác sửa chữa/nâng cấp tài sản.
Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00
Ngày hiệu lực: 01/9/2017
Trang 19 / 26
Quy trình quản lý tài sản
+
+
+
+
+
Mã tài liệu: SCIEC.PLM-QT.01
Biểu mẫu và quy trình liên quan:
Phiếu yêu cầu sửa chữa / nâng cấp tài sản (SCIEC.PLM-QT.01-BM.03a)
Phương án sửa chữa/ nâng cấp tài sản (SCIEC.PLM-QT.01-BM.04)
Dự toán chi phí sửa chữa / nâng cấp tài sản định kỳ (SCIEC.PLM-QT.01-BM.02)
Đối với các vật tư có sẵn trong kho: Yêu cầu vật tư kiêm xuất kho (SCIEC.PLM-QT.01-BM.24)
Đối với các vật tư không có sẵn trong kho: Phiếu yêu cầu cung ứng VTTB (SCIEC.SCP-QT.01BM.01)
Bước 7. Cung cấp vật tư
+
+
Sau khi yêu cầu vật tư được phê duyệt theo phân cấp, Phân cấp cung ứng như sau:
Phân cấp dự án: Bộ phận cung ứng dự án
Phân cấp Công ty: P.KTHĐ.
-
Xem quy trình mua hàng (SCIEC.SCP-QT.02)
Bước 8. Xuất kho vật tư
+
-
Sau khi yêu cầu sửa chữa / nâng cấp tài sản được duyệt, bộ phận kho thuộc đơn vị quản lý tài
sản cho xuất kho .
-
Biểu mẫu
Yêu cầu vật tư kiêm xuất kho (SCIEC.PLM-QT.01-BM.24)
Bước 9. Thực hiện sửa chữa / nâng cấp tài sản
-
Bô phận bảo dưỡng sửa chữa hoặc đơn vị thuê ngoài tiến hành sửa chữa / nâng cấp tài sản theo
phương án đã lập, đảm bảo phù hợp với các yêu cầu kỹ thuật và định mức vật tư.
Bước 10. Kiểm tra, nghiệm thu
+
+
-
Sau khi công việc sửa chữa / nâng cấp hoàn thành, bộ phận kỹ thuật liên quan tiến hành kiểm
tra, nghiệm thu để đảm bảo phù hợp với các yêu cầu kỹ thuật trước khi đưa vào sử dụng hoặc
yêu cầu nhập kho tài sản.
-
Biểu mẫu và quy trình liên quan :
Phiếu nghiệm thu sửa chữa / nâng cấp tài sản (SCIEC.PLM-QT.01-BM.05)
Phiếu yêu cầu sửa chữa / nâng cấp tài sản kiêm biên bản nghiệm thu (SCIEC.PLM-QT.01-BM.03b)
Bước 11. Nhập kho tài sản
+
-
Tài sản sau khi nghiệm thu chưa có nhu cầu sử dụng được tái nhập lại kho để sẵn sàng phục vụ
-
Thông tin hiện trạng của tài sản được người sử dụng/thợ vận hành cập nhật vào sổ lý lịch tài
sản (SCIEC.PLM-QT.01-BM.06)
-
Biểu mẫu và quy trình liên quan:
Phiếu nhập kho (SCIEC.PLM-QT.02-BM.05b)
Bước 12. Tổng hợp và báo cáo chi phí cuối kỳ
-
Cuối kỳ, P.MMTB phải tập hợp và tổng hợp chi phí sửa chữa / nâng cấp tài sản và so sánh với
dự toán chi phí đã được duyệt, những chi phí sửa chữa và bảo trì quan trọng phải được xem xét
lại bởi bộ phận kế toán để nhận dạng chi phí, vốn thiết bị hoặc chi phí trả trước theo Chuẩn
mực kế toán Việt Nam.
-
Việc phân bổ chi phí sửa chữa / nâng cấp tài sản tuân theo chính sách, quy định của công ty, các
chi phí sửa chữa / nâng cấp tài sản có thể đưa vào chi phí vận hành của P.MMTB.
Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00
Ngày hiệu lực: 01/9/2017
Trang 20 / 26
Quy trình quản lý tài sản
Mã tài liệu: SCIEC.PLM-QT.01
3.7 Quy trình thanh lý tài sản
-
Đảm bảo các tài sản không còn nhu cầu sử dụng, hư hỏng, cũ… được thanh lý theo đúng quy
định và thông tin kết thúc chu kỳ tài sản được cập nhật trên hệ thống quản lý tài sản toàn Công
ty.
Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00
Ngày hiệu lực: 01/9/2017
Trang 21 / 26
Quy trình quản lý tài sản
3.7.1
Mã tài liệu: SCIEC.PLM-QT.01
Lưu đồ thực hiện :
3.7.2 Diễn giải nội dung:
Bước 1. Lập yêu cầu thanh lý tài sản cố định
Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00
Ngày hiệu lực: 01/9/2017
Trang 22 / 26
Quy trình quản lý tài sản
+
Mã tài liệu: SCIEC.PLM-QT.01
-
Khi phát sinh tài sản cần thanh lý (tài sản không sử dụng, tài sản sử dụng không hiệu quả, hư
hỏng, cũ,...) các đơn vị quản lý sử dụng tài sản lập Yêu cầu thanh lý trình Người phụ trách đơn
vị xem xét chấp thuận trước khi thực hiện các thủ tục xin phê duyệt theo phân cấp.
-
Biểu mẫu và quy trình liên quan:
Phiếu yêu cầu thanh lý tài sản ( SCIEC.PLM-QT.01-BM.21)
Bước 2. Phê duyệt yêu cầu
-
Việc phê duyệt Yêu cầu thanh lý được phân cấp theo Phụ lục số 01 thuộc quy chế vận hành và
khai thác tài sản: SCIEC.PLM-QC.01-PL.01
-
Không được phép chia nhỏ tài sản cần thanh lý thành nhiều yêu cầu khác nhau để thuộc thẩm
quyền quyết định thanh lý.
Bước 3. Thành lập Ban thanh lý tài sản cố định
-
+
+
+
+
+
+
Với các tài sản thuộc tài sản cần thanh lý có giá trị trên 50 Triệu/Yêu cầu thanh lý, Ban giám
đốc sẽ xem xét và ra quyết định thanh lý (thông thường thể hiện bằng biên bản họp Hội đồng
quản trị) và giao cho Ban thanh lý tài sản cố định thực hiện các thủ tục thanh lý. Cơ cấu của
Ban thanh lý gồm :
Đại diện BGĐ
Trưởng P.MMTB
Kế toán trưởng / Kế toán tài sản cố định
Trưởng P.KTHĐ
Trưởng đơn vị quản lý sử dụng TSCĐ (Giám đốc dự án, Phụ trách tổng kho, Trưởng P.HC)
-
Với các loại phế liệu, công cụ dụng cụ hoặc tài sản cố định ngoài phạm vi trên, Giám đốc phân
quyền cho Phó giám đốc chuyên trách, Trưởng phòng Kinh tế - Hợp đồng hoặc Trưởng đơn vị
sử dụng tài sản như bảng dưới tổ chức thực hiện thanh lý.
-
Thẩm quyền thực hiện thanh lý được thực hiện theo Phụ lục số 01 thuộc quy chế vận hành và
khai thác tài sản: SCIEC.PLM-QC.01-PL.01
-
Biểu mẫu và quy trình liên quan :
Quyết định thành lập Ban thanh lý tài sản (SCIEC.PLM-QT.01-BM.21a)
Bước 4. Tìm kiếm đánh giá đơn vị mua thanh lý
+
-
Phòng, ban, đơn vị được phân quyền tổ chức thực hiện thanh lý bao gồm đăng báo, mời thầu,
thông báo trong nội bộ công ty, thông báo cho các đơn vị quan tâm bên ngoài...
-
Phòng, ban, đơn vị được phân quyền tổ chức thực hiện thanh lý lập phiếu đánh giá lựa chọn
đơn vị mua thanh lý trình Người được phân quyền ký duyệt.
-
Biểu mẫu và quy trình liên quan:
Phiếu đánh giá lựa chọn đơn vị mua thanh lý (SCIEC.PLM-QT.01-BM.21b)
Bước 5. Phê duyệt đánh giá
-
Giám đốc ký phê duyệt phiếu đánh giá lựa chọn đơn vị mua thanh lý.
Bước 6. Thực hiện thanh lý tài sản
+
+
-
Phòng, ban, đơn vị được phân quyền tổ chức thực hiện thanh lý
-
Kết quả thanh lý tài sản bao gồm các hồ sơ bán thanh lý (lựa chọn đơn vị mua, khối lượng, giá
bán thanh lý,...) sẽ được phân quyền như quy định phân quyền phê duyệt yêu cầu thanh lý ở
bước 2.
-
Biểu mẫu và quy trình liên quan
Biên bản thanh lý tài sản ( SCI.PLM-QT.01-BM.22)
Các chứng từ thanh lý tài sản: theo chuẩn mực kế toán
Bước 7. Xuất kho
Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00
Ngày hiệu lực: 01/9/2017
Trang 23 / 26
Quy trình quản lý tài sản
+
Mã tài liệu: SCIEC.PLM-QT.01
-
Sau khi kết thúc các thủ tục thanh lý và duyệt kết quả thanh lý tài sản, Đơn vị quản lý sử dụng
tài sản có trách nhiệm xuất kho cho bên mua tài sản thanh lý
-
Biểu mẫu và quy trình liên quan
Phiếu xuất kho (SCIEC.PLM-QT.02-BM.05a)
Bước 8. Cập nhật ghi giảm tài sản cố định
-
Biên bản thanh lý và các chứng từ, thông tin liên quan đến thanh lý được chuyển cho cho
P.MMTB, P.TCKT để làm các thủ tục chấm dứt tài sản và cập nhật ghi giảm tài sản trên hệ
thống dữ liệu theo dõi tài sản của công ty trên phân hệ quản lý tài sản trên IBOM
Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00
Ngày hiệu lực: 01/9/2017
Trang 24 / 26
Quy trình quản lý tài sản
Mã tài liệu: SCIEC.PLM-QT.01
VII. PHỤ LỤC, TÀI LIỆU LIÊN QUAN
TT
TÊN TÀI LIỆU
MÃ HIỆU
1
Quy trình xuất nhập thi công
SCIEC.PLM-QT.02
2
Quy định về bảo dưỡng cơ giới
SCIEC.PLM-QĐ.03
3
Quy định quản lý cơ giới
SCIEC.PLM-QĐ.04
4
Hướng dẫn sử dụng, bảo dưỡng máy móc thiết bị,
công cụ dụng cụ
SCIEC.PLM-HD.01
5
Hướng dẫn vận hành bảo dưỡng thiết bị cơ giới
SCIEC.PLM-HD.02
6
Phụ lục hướng dẫn vận hành thiết bị cơ giới
SCIEC.PLM-PL.01
VIII.
LƯU HỒ SƠ
TT
TÊN HỒ SƠ
MÃ HIỆU
NƠI LƯU
THỜI
GIAN
LƯU
H.THỨC LƯU
MỀM
1.1.1.1.1.1.1.1
CỨNG
Kế hoạch sửa chữa nâng
cấp tài sản
SCIEC.PLM-QT.01-BM.01
P.MMTB
2 năm
X
X
Dự toán chi phí sửa chữa
nâng cấp tài sản
SCIEC.PLM-QT.01-BM.02
P.MMTB
2 năm
X
X
Yêu cầu sửa chữa nâng
cấp tài sản
SCIEC.PLM-QT.01-BM.03a P.MMTB
3 năm
X
Yêu cầu sửa chữa nâng
cấp tài sản kiêm biên bản
nghiệm thu
SCIEC.PLM-QT.01BM.03b
P.MMTB
3 năm
X
Phương án sửa chữa nâng
cấp tài sản
SCIEC.PLM-QT.01-BM.04
P.MMTB
3 năm
X
Biên bản nghiệm thu
SCIEC.PLM-QT.01-BM.05
P.MMTB
3 năm
X
Sổ lý lịch xe máy thiết bị
SCIEC.PLM-QT.01-BM.06
Thợ vận
hành
Đời tài
sản
X
Kế hoạch bảo dưỡng định
kỳ năm
SCIEC.PLM-QT.01-BM.07a P.MMTB
1 năm
X
X
Kế hoạch bảo dưỡng định
kỳ quý
SCIEC.PLM-QT.01BM.07b
P.MMTB
1năm
X
X
10
Dự toán chi phí bảo
dưỡng năm
SCIEC.PLM-QT.01-BM.07c P.MMTB
1 năm
X
X
11
Yêu cầu bảo dưỡng và
nghiệm thu bảo dưỡng
SCIEC.PLM-QT.01-BM.08
P.MMTB
1 năm
X
12
Yêu cầu trả phương tiện,
tài sản
SCIEC.PLM-QT.01-BM.09a P.MMTB
1 năm
X
13
Quyết định điều động
phương tiện tài sản
SCIEC.PLM-QT.01-BM.10
3 năm
X
Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00
Ngày hiệu lực: 01/9/2017
P.MMTB
Trang 25 / 26
