Ứng dụng công cụ conditional formatting kết hợp với một số hàm cơ bản để thiết lập file hỗ trợ xếp thời khóa biểu trên excel 2010

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO YÊN ĐỊNH
TRƯỜNG THCS YÊN LẠC

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

ỨNG DỤNG CÔNG CỤ CONDITIONAL FORMATTING
KẾT HỢP VỚI MỘT SỐ HÀM CƠ BẢN ĐỂ THIẾT LẬP FILE
HỖ TRỢ XẾP THỜI KHÓA BIỂU TRÊN EXCEL 2010

Người thực hiện: Nguyễn Minh Giang
Chức vụ: Phó hiệu trưởng
Đơn vị công tác: Trường THCS Yên Lạc
SKKN thuộc lĩnh vực: Tin học


YÊN ĐỊNH, NĂM 2017


MỤC LỤC
Nội dung

Trang

1.Mở đầu................................................................................................................1
1.1.Lí do chọn đề tài........................................................................................1
1.2.Mục đích nghiên cứu.................................................................................1
1.4.Phương pháp nghiên cứu..........................................................................2
2.Nội dung.............................................................................................................2
2.1.Cơ sở lí luận...............................................................................................2
2.2.Thực trạng vấn đề.....................................................................................2
2.2.2. Giải pháp đã áp dụng trước khi nghiên cứu........................................2

2.2.3. Những thuận lợi và khó khăn của đơn vị khi xếp thời khóa biểu........3
2.3. Các giải pháp thực hiện...........................................................................3
3.Kết luận, kiến nghị.............................................................................................7
3.1.Kết luận......................................................................................................7
3.2.Kiến nghị....................................................................................................7


1.Mở đầu
1.1.Lí do chọn đề tài
Cùng với sự phát triển về kinh tế xã hội, khoa học công nghệ ngày càng
phát triển và phát triển nhanh chóng. Công nghệ thông tin được ứng dụng đến
mọi người, mọi nhà trên nhiều lĩnh vực.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin để xếp thời khóa biểu ở các nhà
trường hiện nay đã được thực hiện khá phổ biến và ở nhiều cấp độ, cách thức
khác nhau. Từ việc ứng dụng Microsoft excel thiết lập các file excel hỗ trợ xếp
thời khóa biểu thủ công hoặc tự động đến việc dùng các phần mềm xếp thời
khóa biểu như: Phầm mềm xếp thời khóa biểu Thần An của thầy giáo Minh giới
thiệu; mềm hỗ trợ xếp thời khóa biểu các nhà trường phổ thông TKB 10.0 của
Công ty Công nghệ Tin học Nhà trường; phần mềm MoEt TKB Trunghoc - Sắp
xếp thời khóa biểu cấp 2 và 3 do Bộ GD&ĐT phát hành, phần mềm Vietschool
tkb xếp thời khóa biểu online ...
Các phần mềm xếp thời khóa biểu có rất nhiều ưu điêm như: hầu như tự
động, con người ít phải phải can thiệp, ít phải tư duy để tìm ra các phương án
xếp thời khóa biểu.
Tuy nhiên các phần mềm xếp thời khóa biểu không phải là không có
những nhược điểm như:
Mỗi người dùng có những yêu cầu khác nhau, các phầm mềm (hoặc file
excel) trên dù rất tốt cũng khó có thể đáp ứng được hết các yêu cầu ngày càng
cao ở các nhà trường.
Việc nạp dữ liệu, nạp điều kiện theo yêu cầu của các phầm mềm trên lại

rất vất vả, đôi khi làm nản lòng người sử dụng.
Người dùng phải tuân thủ các thiết kế có sẵn của phần mềm, phần tùy
biển để phù hợp với người dùng ngần như là không có.
Đôi khi, để sử dụng hết các tính năng ưu việt của các phần mềm đó, người
dùng phải trả tiền mua bản quyền....
Ngoài ra, cũng có thể ...
Vì những lý do trên, kèm với lý do do thói quen và trình độ công nghệ
thông tin, mà hiện nay, hầu hết các trường trong huyện Yên Định vẫn xếp thời
khóa biểu thủ công (không sử dụng phầm mềm xếp tự động).
Từ những lý do trên, bản thân tôi đã nghiên cứu “Ứng dụng công cụ

Conditional Formatting kết hợp với một số hàm cơ bản để thiết
lập file hỗ trợ xếp thời khóa biểu trên excel 2010” nhằm đáp ứng yêu
cầu xếp thời khóa biểu thủ công của đơn vị một cách thuận lợi, điều chỉnh thời
khóa biểu một cách nhanh chóng khi cần thiết.
1.2.Mục đích nghiên cứu
- Tạo được file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu thủ công đáp ứng được các
1


yêu cầu cơ bản của trường THCS Yên Lạc (và một số trường khác có cùng điều
kiện)
- Tự học, tự nghiên cứu để nâng cao trình độ công nghệ thông tin của
người cán bộ quả lý.
1.3.Đối tượng nghiên cứu
Các tính năng Conditional Formatting kết hợp với một số hàm cơ bản của
Microsoft excel 2010 ứng dụng vào bài toán xếp thời khóa biểu thủ công.
1.4.Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện thành công sáng kiến này, tôi đã sử dụng kết hợp nhiều
phương pháp khác nhau như:

- Tham khảo ý kiến đồng nghiệp.
- Tham khảo sản phẩm khác cùng loại trên internet.
- Phương pháp thực nghiệm khoa học.
- Phương pháp phân tích, tổng kết kinh nghiệm.
2.Nội dung
2.1.Cơ sở lí luận
Trong thời đại hiện nay, mọi mặt trong cuộc sống đều có sự góp mặt của
công nghệ thông tin.
Trong các văn bản của các cấp quản lý giáo dục cũng đã chú trọng chỉ đạo
việc tăng cường ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác giảng dạy và
quản lý.
2.2.Thực trạng vấn đề
2.2.1 Giới thiệu khái quát về đơn vị
Trường THCS Yên Lạc có 249 học sinh được chia thành 8 lớp. Tổng số
cán bộ giáo viên trong trường là 18 người. Có 14 giáo viên trực tiếp đứng lớp,
trong đó có 10 giáo viên nữ; có 4 người nuôi con nhỏ; có 4 giáo viên đi dạy liên
trường nơi khác và có 4 giáo viên trường khác đến dạy liên trường tại trường
THCS Yên Lạc.
Yên Lạc là một xã nghèo nên việc đầu tư cơ sở vật chất cho các nhà
trường nói chung còn rất hạn chế. Toàn trường hiện nay chỉ có 3 máy tính phục
vụ cho công tác quản lý, 01máy tính phụ vụ việc ứng dung CNTT cho công tác
giảng dạy. Chưa có phòng máy để dạy môn Tin học cho học sinh.
2.2.2. Giải pháp đã áp dụng trước khi nghiên cứu

Trước khi nghiên cứu tạo file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu, việc xếp
thời khóa biểu ở trường THCS Yên Lạc đã được thực hiện xếp thủ công trên
excel, nhưng như một bảng biểu thông thường.
Khi đó, hiệu quả của việc xếp thời khóa biểu không cao do gặp phải
những vấn đề sau:
+ Việc thay đổi vị trí môn học hết sức vất vả do cứ phải xóa đi, nhập lại.

2


Việc làm đó rất dễ gây sai lệch do quá trình thao tác nhiều gây mỏi mệt tinh
thần, mất tập trung.
+ Rất khó theo dõi tổng số tiết, số tiết 5 của mỗi người, các tiết trùng, số
ngày nghỉ của giáo viên trong tuần...
2.2.3. Những thuận lợi và khó khăn của đơn vị khi xếp thời khóa biểu

a) Thuận lợi
Việc có ít lớp, ít học sinh tuy có khó khăn trong nhiều hoạt động của nhà
trường như các hoạt động tập thể, lao động ... nhưng lại tương đối thuận lợi cho
việc xếp thời khóa biểu.
b) Khó khăn
- Việc ít giáo viên dẫn đến một giáo viên phải dạy nhiều tiết. Số tiết của
một giáo viên dày đặc trong thời khóa biểu khiến cho việc điều chỉnh tiết trùng,
bố trí ngày nghỉ cho giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm... khá vất vả.
- Nhiều giáo viên dạy liên trường (4 liên trường đến và 4 liên trường đi)
nên vướng các lịch cố định của trường khác, không thể điều chỉnh linh hoạt theo
tình huống cụ thể trong quá trình xếp thời khóa biểu.
- Việc xếp thời khóa biểu thủ công gặp nhiều khó khăn (như đã trình bày
ở trên).
2.3. Các giải pháp thực hiện
2.3.1. Các giải pháp chung
Ứng dụng công cụ Condittional Formatting kết hợp một số hàm cơ bản
trong excel 2010 để tạo ra file excel hỗ trợ việc xếp thời khóa biểu thủ công,
khắc phục được các khó khăn nêu trên.
Áp dụng thực tế vào việc xếp thời khóa biểu ở trường THCS Yên Lạc và
một số trường khác như THCS Yên Thịnh, THCS Yên Hùng, THCS Lê Đình
Kiên, từ đó rút kinh nghiệm, điều chỉnh, hoàn thiện dần sản phẩm.

2.3.2. Các giải pháp cụ thể
(xin xem và kiểm nghiệm cụ thể, trực quan trên file excel hỗ trợ xếp thời
khóa biểu đính kèm)
a) Tô mầu tự động tùy ý các ô có cùng tên giáo viên để tiện theo dõi
Các ô có cùng tên giáo viên được tô màu theo 3 cách sau:
Cách 1:
Trong công cụ Condittional Formatting, lập công thức kiểm tra điều kiện
các ô trong thời khóa biểu, nếu ô nào có cùng tên giáo viên với ô có tên giáo
viên được đánh dấu bằng chấm tròn trước tên giáo viên (tên giáo viên được thể
hiện tại địa chỉ B4:B33 của sheet TKB) thì ô đó được tô màu (theo một mầu
được định sẵn).
Cách này chỉ cho tô mầu 1 giáo viên cùng lúc. Khi chọn giáo viên khác,
giáo viên trước đó được tự động bỏ tô mầu. Nếu muốn bỏ tô mầu cho tất cả giáo
3


viên, theo cách này, thì chọn chấm tròn trên cùng, không tương ứng với tên giáo
viên nào.

Trong hình, ô có tên giáo viên Huỳnh đang được tô mầu do được đánh dấu vào chấm
tròn sau tên giáo viên

Cách 2:
Trong công cụ Condittional Formatting, lập công thức kiểm tra điều kiện
các ô trong thời khóa biểu, nếu ô nào có cùng tên giáo viên với ô có tên giáo
viên được đánh dấu bằng dấu tích vào ô vuông trước tên giáo viên, thì ô đó được
tô mầu.
Cách này cho phép tô mầu nhiều giáo viên cùng lúc, với các mầu khác
nhau. Nếu muốn bỏ tô mầu cho giáo viên nào, theo cách này, thì bỏ dấu tích
trong ô vuông trước tên giáo viên đó.

Cách 3:
Dùng VBA để gán giá trị của ô hiện thời với một ô cố định (ví dụ A1).
Trong công cụ Condittional Formatting, lập công thức kiểm tra điều kiện
các ô trong thời khóa biểu, nếu ô nào có tên giáo viên trùng với tên giáo viên ở ô
A1, thì ô đó được tô mầu. Cách này giúp xem xét nhanh các ô trong thời khóa
biểu có cùng giáo viên với ô hiện thời.
Cách này cũng chỉ tô mầu được 01 giáo viên cùng lúc.
Tổng hợp cả 3 cách trên thì cùng một lúc có thể tô mầu khác nhau cho 1
giáo viên, cho vài giáo viên cho đến tất cả giáo viên. Tuy nhiên không nên tô
mầu quá nhiều giáo viên cùng lúc (như thế rất dễ hoa mắt).
4


b) Báo những tiết trùng tên giáo viên
Trong công cụ Condittional Formatting, lập công thức kiểm tra điều kiện
các ô trong thời khóa biểu, nếu trên cùng một dòng mà có từ 2 ô trở lên có cùng
tên giáo viên thì đánh dấu bằng gạch ngang giữa chữ trong các ô đó.
c) Theo dõi số ngày nghỉ của giáo viên
Kết hợp các hàm trong excel để đếm số ngày nghỉ của giáo viên trong thời
khóa biểu, đồng thời so sánh với số ngày nghỉ định mức cho phép của mỗi giáo
viên (thể hiện tại địa chỉ F4:F33 của sheet TKB)
d) Đếm số tiến 5 của giáo viên
Trong khi xếp thời khóa biểu cần công bằng trong việc bố trí tiết 5 của các
giáo viên, tránh việc so sánh, mất đoàn kết trong nhà trường.
Trong sản phẩm này đã sử dụng kết hợp nhiều hàm trong excel để đếm số
tiết 5 của mỗi giáo viên (kết quả hiển thị tại G4: G33 của sheet TKB).
Ngoài ra, các ô chứa tiết 5 tương ứng của mỗi giáo viên còn được tô mầu
tự động để cảnh báo cho người dùng (tương tự cách tô mầu tên giáo viên nêu
trên): có 0-1 tiết 5 thì ô được để nguyên mầu trắng, 2 tiết 5 thì ô được tô mầu
xanh, 3 tiết 5 thì ô được tô mầu cam, 4-5 tiết 5 thì ô được tô mầu đỏ.

e) Sở đồ hóa phân bố tiết của mỗi giáo viên
Sơ đồ phân bổ tiết dạy của mỗi giáo viên được thể hiện ở phần trên cùng
của thời khóa biểu (như hình minh họa).

Muốn xem sơ đồ phân bổ số tiết của giáo viên nào thì chọn tên giáo viên
đó bằng cách đánh dấu vào chấm tròn tương ứng sau tên giáo viên.
f) Tạo công cụ đổi dữ liệu hai ô cho nhau
Trong quá trình xếp thời khóa biểu thủ công, đổi chỗ hai hay nhiều ô cho
nhau là việc thường xuyên phải làm. Việc copy dán rồi nhập lại dữ liệu rất lâu,
gây nhàm chán, rễ sai sót.
Để thuận tiện hơn, trong file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu này đã tạo
công cụ hoán đổi dữ liệu hai ô cho nhau (sử dụng VBA).
Nếu muốn đổi chỗ dữ liệu 2 ô nào, chỉ cần lần lượt click chuột phải vào 2
ô tương ứng (tương tự chơi Pikachu bằng chuột phải).
Ngoài ra, trong file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu thủ công này còn có
một số tính năng khác nữa được thể hiện trực tiếp trong file excel gửi kèm.
2.4.Hiệu quả
Sau quá trình nghiên cứu, chỉnh sửa, thực nghiệm, đến nay file excel hỗ
trợ việc xếp thời khóa biểu thủ công đã cơ bản được hoàn thiện (có file excel hỗ
trợ xếp thời khóa biểu đính kèm). Sản phẩm có những ưu điểm chính như sau:
- Sản phẩm đã cơ bản đáp ứng được yêu cầu riêng của trường THCS Yên
5


Lạc và cũng được một số trường khác ứng dụng như: THCS Yên Thịnh, THCS
Yên Hùng, THCS Lê Đình Kiên...
- Sản phẩm đã giúp cho việc xếp thời khóa biểu thủ công (theo thói quen
khó bỏ của hầu hết các trường trên địa bàn huyện Yên Định) một cách nhanh
chóng hơn, đỡ vất vả hơn. Việc điều chỉnh tiết dạy cũng rất dễ dàng, trực quan,
sinh động.

- Thời gian xếp thời khóa biểu, điều chỉnh thời khóa biểu thủ công thông
thường phải mất cả buổi. Khi sử dụng sản phẩm này, thời gian xếp, điều chỉnh
có thể được rút ngắn lại đáng kể, chỉ mất khoảng vài giây cho những điều chỉnh
nhỏ; mất khoảng 40, 50 phút cho những thay đổi lớn, phức tạp.
- Sản phẩm được thiết kế theo nhu cầu cá nhân, phù hợp với yêu cầu của
trường THCS Yên Lạc. Khả năng tùy biến của sản phẩm cao, có thể áp dụng
được cho các trường khác có cùng điều kiện.
- Giao diện trực quan, thao tác trực tiếp trên thời khóa biểu một cách
nhanh chóng, hiệu quả nhất.
- Theo dõi được các tiết trùng nhau của giáo viên.
- Theo dõi được số ngày nghỉ của giáo viên.
- Theo dõi được số tiết 5 của giáo viên.
- Tùy chỉnh đổi giờ nhanh chóng trong trường hợp giáo viên nghỉ đột xuất
hoặc các trường hợp cần thiết khác.
- Thống kê được số tiết dạy của từng giáo viên trong thời khóa biểu.
- Tô mầu/bỏ tô mầu tự động các ô có cùng giáo viên khi cần, để người xếp
dễ theo dõi.
- Có thể theo dõi/bỏ theo dõi nhiều giáo viên cùng lúc (bằng cách tô mầu
tự động).
- Dễ dàng thay đổi vị trí các môn học bằng cách đảo vị trí hai ô bất kỳ (sử
dụng VBA)
- Theo dõi so sánh được số tiết của từng lớp, từng giáo viên, từng môn
học, đối chiếu với số liệu chuẩn ...
- Xuất được bản in thời khóa biểu chung toàn trường, thời khóa biểu riêng
cho từng lớp, thời khóa biểu riêng cho từng giáo viên.
- Có thể chia sẻ, áp dụng cho một số trường trong khu vực có cùng điều
kiện...
Tuy nhiên, về cơ bản, việc xếp thời khóa biểu khi sử dụng file excel này
vẫn là xếp thủ công, vẫn phụ thuộc vào tư duy của con người trong việc giải
quyết bài toán xếp thời khóa biểu. Việc sử dụng cũng cần tuân thủ theo một số

hướng dẫn, tránh việc thao tác sai, làm hỏng file excel.

6


3.Kết luận, kiến nghị
3.1.Kết luận
Việc nghiên cứu, ứng dụng excel 2010 vào xếp thời khóa biểu như trên đã
cho ra những bài học sau:
Việc làm trên đã kích thích sự say mê học hỏi, tìm tòi sáng tạo của người
cán bộ quản lý nhà trường; nâng cao trình độ tin học nói riêng và trình độ
chuyên môn, năng lực quản lý nói chung.
Giúp cho người cán bộ quản lý hiểu cặn kẽ hơn nhiều vấn đề như: đội ngũ
giáo viên, chuyên môn, quy định của cấp trên về các môn học, đối tượng học
sinh trong trường... Vì có như thế mới có thể xếp thời khóa biểu một cách nhanh
chóng, phù hợp nhất với đơn vị.
Việc tạo file excel nói trên giúp người cán bộ quản lý trong nhà trường
phát huy được năng lực cá nhân, có cơ hội được giúp đỡ giáo viên trong việc
xếp thời khóa biểu hợp lý; giúp cán bộ quản lý ở trường khác có cùng nhu cầu,
điều kiện xếp thời khóa biểu, từ đó tạo sự thân thiện hơn với đồng nghiệp trong
và ngoài nhà trường.
3.2.Kiến nghị
Đề nghị các cấp quản lý giáo dục tạo ra các điều kiện, các sân chơi phù
hợp để các giáo viên, cán bộ quản lý có điều kiện trau dồi, phát huy các năng lực
cá nhân.
Trên đây là sáng kiến ứng dụng tính năng Conditional Formatting kết
hợp với một số hàm cơ bản để xếp thời khóa biểu bằng excel 2010. Sáng kiến đã
được khởi tạo và ứng dụng từ năm học 2014-2015 đến nay. Tuy nhiên, sản phẩm
vẫn không thể tránh được những hạn chế. Tôi rất mong nhận được sự đóng góp
ý kiến của đồng nghiệp và của Ban giám khảo để cho sản phẩm của tôi ngày

càng được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
XÁC NHẬN CỦA HIỆU TRƯỞNG

Yên Định, ngày 14 tháng 04 năm 2017
Tôi xin cam đoan đây là SKKN của mình viết,
không sao chép nội dung của người khác.
Người viết

Nguyễn Minh Giang

7


TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Phầm mềm xếp thời khóa biểu Thần An của thầy giáo Minh;
- Phần mềm hỗ trợ xếp thời khóa biểu các nhà trường phổ thông TKB 10.0
của Công ty Công nghệ Tin học Nhà trường;
- Phần mềm MoEt TKB Trunghoc - Sắp xếp thời khóa biểu cấp 2 và 3 do
Bộ GD&ĐT phát hành;
- Phần mềm Vietschool tkb xếp thời khóa biểu online ...
(các tài liệu trên đều được sưu tầm qua Internet, tham khảo để biết chứ không
lấy ý tưởng, không lấy cách làm, không trích, chép phần nào trong các tài liệu
đã nêu).
KẾT QUẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ĐƯỢC CẤP TRÊN XẾP LOẠI
Tên Sáng kiến

Kết quả xếp
loại

STT

Năm học

1

2003-2004

2

Một số kinh nghiệm xây dựng phong
2013-2014 trào sử dụng dồ dùng dạy học đạt hiệu C cấp tỉnh
quả cao ở trường THCS Yên Lạc

Sử dụng hiệu quả bộ thí nghiệm
điện lớp 7

Ghi chú

A cấp tỉnh

8