Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam (tt)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ LAN ANH

SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN
HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

Chuyênngành: Quản lý công
Mãsố: 62 34 04 03

TÓM TẮT LUẬN ÁN TIẾN SĨQUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI, 2017


Côngtrìnhđượchoànthànhtại:
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Ngườihướngdẫnkhoahọc:1. TS. NguyễnThịLiênHương
2. PGS. TS. Nguyễn Minh Mẫn

Phảnbiện 1:……………………………………………
Phảnbiện 2: ……………………………………………
Phảnbiện3: ……………………………………………

LuậnánsẽđượcbảovệtrướcHộiđồngđánhgiáluậnáncấpHọcviện

Địađiểm: Phòngbảovệluậnántiếnsĩ - Phònghọp….... Nhà ……,
HọcviệnHànhchínhQuốcgia.Số: 77 - ĐườngNguyễnChíThanh QuậnĐốngĐa - HàNội
Thờigian: Vàohồi ……… giờ ….. ngày …. tháng …. năm ………

CóthểtìmhiểuluậnántạiThưviệnQuốcgiaViệt Nam
hoặcThưviệncủaHọcviệnHànhchínhQuốcgia


DANH MỤC CÔNG TRÌNH CỦA TÁC GIẢ

1.

LuậnvănThạcsỹLưutrữvàQuảntrịvănphòng

xâydựngbảngthờihạnbảoquảnmẫutàiliệuphôngUỷ

ban

"Nghiêncứu,
nhândântỉnh,

thànhphốtrựcthuộcTrungương",năm 2006.
2.

Đềtàinghiêncứukhoahọccấpbộ“Nghiêncứu,

xâydựngmộtsốquytrìnhnghiệpvụcơbảncủacôngtáclưutrữ”, năm 2011.
3.

Bàibáo

“Vềcôngtácvănthư,

lưutrữhiện

nay”,

TạpchíQuảnlýnhànước, tháng 10/2013.
4.
Bàibáo“Giớithiệubộcôngcụquảnlýhồsơchoquảntrịtốt”,TạpchíQuảnlýnhàn
ước, tháng 5/2016.
5.
Bàibáo“Xácđịnhcáctiêuchícơbảnđánhgiáhiệuquảsửdụngtàiliệulưutrữtrong
quảnlýhànhchínhnhànước”,TạpchíQuảnlýnhànước, tháng 11/2016.
6.
Bàibáo“Sửdụngtàiliệulưutrữtronghoạtđộngcủacơquanhànhchínhnhànước
”,TạpchíQuảnlýnhànước, tháng 8/2017.


MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Trong các nguồn thông tin được sử dụng trong hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức,
thông tin tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng góp phần tạo nên hiệu lực, hiệu quả của quyết định quản lý do
đặc điểm tính pháp lý, độ chân thực, độ tin cậy cao của tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ được hình thành và lựa chọn từ hệ thống văn bản của cơ quan, tổ chức. Trong hoạt
động của các cơ quan hành chính nhà nước, văn bản vừa là nguồn thông tin làm căn cứ, vừa là phương tiện
giải quyết công việc, đồng thời phản ánh kết quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ.
Ở nước ta, thực tế việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước
còn chưa thực sự hiệu quả. Trong hoạt động quản lý, điều hành, ba nguồn thông tin cơ bản thiết yếu cần

được sử dụng là thông tin hiện tại, thông tin dự báo và thông tin quá khứ. Việc thiếu hoặc sử dụng không
hiệu quả một trong ba nguồn thông tin đó phần nào làm hạn chế chất lượng quá trình cải cách hành chính nhà
nước cũng như chưa đáp ứng yêu cầu hiện đại hoá nền hành chính phục vụ sự nghiệp xây dựng, phát triển và
bảo vệ đất nước trong bối cảnh hội nhập quốc tế của Việt Nam. Nhằm đánh giá thực trạng, phân tích nguyên
nhân và đề xuất một số giải pháp để phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan hành
chính nhà nước, tác giả chọn vấn đề “Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà
nước Việt Nam” làm đề tài luận án.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu
Xây dựng luận cứ nhằm định hướng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ
trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
+ Luận giải mục đích, ý nghĩa và nội dung của hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong các
cơ quan hành chính nhà nước;
+ Khảo sát, đánh giá thực tiễn sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà
nước;
+ Xây dựng luận cứ định hướng sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà
nước;
+ Xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành
chính nhà nước.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu
Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước.
- Phạm vi nghiên cứu
+ Phạm vi nội dung: Nghiên cứu tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ; nghiên cứu thực
trạng sử dụng tài liệu lưu trữ ở một số cơ quan quản lý hành chính làm căn cứ định hướng và xây dựng giải
pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.


+ Phạm vi không gian: Khảo sát thực tế ở một số cơ quan hành chính nhà nước trung ương và cấp

tỉnh; tổng hợp, so sánh, phân tích số liệu báo cáo của cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và các bộ,
cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân, Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác.
4. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu đề tài, trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, chủ nghĩa
duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử, tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu cơ bản sau đây:
- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: Thu thập, phân tích, đối chiếu, so sánh thông tin các nguồn tài
liệu tham khảo; tổng hợp các thành tựu lý thuyết, các kết quả nghiên cứu cụ thể đã công bố trên các ấn phẩm;
tìm hiểu các chủ trương, chính sách liên quan trực tiếp đến chủ đề nghiên cứu.
- Phương pháp nghiên cứu thực tiễn: Xây dựng nội dung, kết cấu phiếu khảo sát, phát phiếu, phân tích,
tổng hợp, đánh giá các phiếu khảo sát; khảo sát, phỏng vấn trực tiếp; xin ý kiến chuyên gia; phân tích và tổng
kết kinh nghiệm thực tiễn.
5. Giả thuyết khoa học và câu hỏi nghiên cứu
Các câu hỏi nghiên cứu được đặt ra trong luận án là: Tại sao phải sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt
động của cơ quan hành chính nhà nước? Thực tế hiện nay, việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan hành
chính nhà nước Việt Nam đã thật sự được các nhà quản lý coi trọng; đã được công chức, viên chức thực hiện
hiệu quả hay chưa? Dựa trên cơ sở nào luận án có thể đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu
lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước?
Quản lý hành chính là nhiệm vụ trọng yếu của cơ quan hành chính nhà nước. Tài liệu lưu trữ được
hình thành từ hoạt động của các cơ quan, nội dung chứa đựng thông tin trực tiếp (thông tin cấp I), là thông
tin chính xác, có giá trị pháp lý và độ tin cậy cao. Thông tin, trong đó có thông tin văn bản, thông tin tài liệu
lưu trữ là căn cứ, dữ liệu để triển khai thực hiện nhiệm vụ của quản lý hành chính. Cùng với các yếu tố
quyền lực, con người, tổ chức bộ máy và nguồn lực vật chất, thông tin là một yếu tố quan trọng để đảm bảo
cho hiệu quả hoạt động của cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Việc sử dụng thông tin quá khứ cùng với
thông tin hiện tại, thông tin dự báo là sự cần thiết tất yếu khách quan để phục vụ quản lý, quản trị, điều hành
cơ quan, tổ chức.
Thời gian qua, việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong các cơ quan hành chính nhà nước còn hạn chế, dẫn
đến hiệu quả chưa cao. Nguyên nhân chủ yếu là cán bộ, công chức nhà nước chưa nắm hiểu chính xác về
tính chất của tài liệu lưu trữ, vai trò, giá trị và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ dối với hoạt động của cơ quan.
Đối với người đứng đầu cơ quan, do chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý hồ sơ, tài liệu; chưa
nhận thức hết tầm quan trọng, sự cần thiết của việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan;

chưa chấp hành nghiêm túc quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nên việc chỉ đạo triển khai và
tổ chức thực hiện các quy định về công tác này còn mang tính hình thức, chưa chú trọng đến hiệu quả thực
tế.
Đối với đội ngũ công chức, do thiếu kiến thức pháp luật và nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ; do cơ quan
không có hướng dẫn, chế tài cụ thể nên việc thực hiện trách nhiệm đối với việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ
chưa đúng quy định, đặc biệt là việc sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ trong hoạt động tham mưu, tham gia
thực hiện quá trình xây dựng và ban hành quyết định quản lý chưa được coi trọng.
Việc khảo sát thực tế, tìm ra những hạn chế, bất cập và xác định chính xác các nguyên nhân dẫn đến
tình trạng sử dụng tài liệu lưu trữ chưa hiệu quả là căn cứ để đề xuất các giải pháp, một phần quan trọng của


luận án. Các giải pháp sẽ hướng tới việc phục vụ nền hành chính theo xu hướng và yêu cầu tất yếu của hành
chính công mới và đóng góp tích cực trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động
quản lý của các cơ quan nhà nước.
6. Đóng góp khoa học của luận án
- Về mặt lý luận: Kết quả nghiên cứu của luận án góp phần bổ sung lý luận về giá trị sử dụng của tài
liệu lưu trữ; khẳng định việc sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những điều kiện cần thiết đảm bảo tính
khoa học và hiệu quả cho hoạt động quản lý hành chính nhà nước.
- Về mặt thực tiễn
+ Luận án đã làm rõ, trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, việc sử dụng thông tin tài
liệu lưu trữ góp phần bảo đảm chất lượng của các quyết định quản lý hành chính; bảo đảm tính thống nhất,
hệ thống trong quá trình triển khai các hoạt động quản lý hành chính; là căn cứ đánh giá kết quả hoạt động,
rút kinh nghiệm, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính.
+ Từ thực tiễn sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, có thể thấy,
so với vai trò và sự cần thiết, việc sử dụng tài liệu trên thực tế chưa đáp ứng yêu cầu bảo đảm thông tin cho
hoạt động quản lý. Tình trạng phổ biến ở các cơ quan là chưa có đầy đủ các yếu tố như sự chỉ đạo sát sao,
quyết liệt của lãnh đạo; ý thức của công chức chuyên môn; biên chế và trình độ công chức lưu trữ; các điều
kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ... để hoạt động soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ
sơ, nộp lưu hồ sơ, thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ đạt chất lượng tốt.
+ Trên cơ sở những định hướng sử dụng tài liệu trong bối cảnh thời đại và xu hướng phát triển của đất

nước, của thế giới, luận án xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động
của cơ quan hành chính nhà nước. Theo đó, để các giải pháp này đạt được kết quả, cần có sự phát huy vai
trò, trách nhiệm của mỗi cơ quan hành chính nhà nước; của cơ quan quản lý nhà nước về nội vụ, về văn thư,
lưu trữ và của các cơ sở đào tạo.
7. Cấu trúc của luận án
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận án gồm có 4 chương.
Chương 1. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến luận án
Chương 2. Cơ sở lý luận về sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý hành chính nhà
nước
Chương 3. Thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà
nước Việt Nam
Chương 4. Định hướng và giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động
của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam.


NỘI DUNG

Chương 1. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN

1.1. Tổng quan tình hình nghiên cứu
1.1.1. Tình hình nghiên cứu trong nước
1.1.1.1. Về sử dụng tài liệu lưu trữ
Sử dụng tài liệu lưu trữ là khâu cuối cùng trong chuỗi quy trình công việc có sự liên quan, kế thừa và
gắn kết chặt chẽ với nhau của ba nghiệp vụ thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu của công tác lưu
trữ; đồng thời được coi là thước đo đánh giá hiệu quả của công tác lưu trữ.
Để phục vụ cho hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ nhằm bảo quản an toàn và phát huy hiệu
quả giá trị tài liệu lưu trữ trên mọi lĩnh vực, chủ đề sử dụng tài liệu lưu trữ được thảo luận tại các hội nghị,
hội thảo; là đối tượng nghiên cứu của các đề tài, công trình khoa học được triển khai, nghiệm thu và ứng
dụng tại cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở trung ương, địa phương. Tại các cơ sở đào tạo, một

số đề tài, công trình khoa học ở cấp đào tạo trình độ thạc sỹ, tiến sỹ chuyên ngành lưu trữ và chuyên ngành
có liên quan đã nghiên cứu về nội dung sử dụng tài liệu, đồng thời đây cũng là một trong các vấn đề được đề
cập trong nhiều bài viết trên các tạp chí, các trang thông tin điện tử về văn thư, lưu trữ, về quản lý nhà nước,
về lịch sử…
1.1.1.2. Về sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam
Cho đến thời điểm hiện tại, chưa có đề tài, công trình nghiên cứu nào về sử dụng tài liệu lưu trữ trong
hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam.
1.1.2. Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài
1.1.2.1. Về sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung
Cơ quan lưu trữ các nước đều có các tài liệu hướng dẫn, phương pháp theo những nguyên tắc, nghiệp
vụ thống nhất trên cơ sở luật pháp của mỗi nước và tiêu chuẩn chung của Hội đồng Lưu trữ quốc tế (ICA) và
các chi nhánh của Hội đồng Lưu trữ quốc tế.
1.1.2.2. Về sử dụng tài liệu lưu trữ trong bối cảnh xã hội thông tin và điều kiện ứng dụng công nghệ
thông tin
Trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin và sự hình thành khối lượng lớn tài liệu điện tử, vấn đề
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là một đề tài được Hội đồng Lưu trữ quốc tế, các chi nhánh của Hội đồng Lưu
trữ quốc tế và lưu trữ các nước đặc biệt quan tâm, xây dựng và thực hiện các chương trình, dự án, tài liệu
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, trong đó sử dụng tài liệu lưu trữ là một phần bắt buộc trong hệ thống.
1.1.2.3. Về vai trò của tài liệu lưu trữ trong nền hành chính công
Các dự án, chương trình của ICA, PARBICA về vai trò của tài liệu lưu trữ và các hồ sơ trong việc
thúc đẩy trách nhiệm giải trình và tính minh bạch trong quản trị và quan hệ giữa lưu trữ hồ sơ và truy cập
thông tin trong quá trình dân chủ hóa; yêu cầu quản trị tốt đòi hỏi phải lưu trữ hồ sơ tốt.
1.1.3. Đánh giá chung về tình hình nghiên cứu
Các kết quả nghiên cứu trên đây chủ yếu tập trung vào những vấn đề chính như sau:
- Vai trò, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các quốc gia, các chính phủ, các cơ
quan tổ chức và cá nhân với nhiều mục đích khác nhau: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử, khoa học...
- Các vấn đề về pháp lý, các quy định, nguyên tắc, tiêu chuẩn, hướng dẫn nghiệp vụ trên cơ sở tiêu
chuẩn quốc tế và thực tế mỗi quốc gia, mỗi địa phương, mỗi cơ quan tổ chức trong công tác quản lý và phục
vụ sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Các yêu cầu và vấn đề đặt ra trong bối cảnh tài liệu lưu trữ bao gồm cả tài liệu truyền thống và tài
liệu điện tử với những thách thức khi mà tài liệu điện tử liên tục tăng cả về số lượng và tính phức tạp do sự
thay đổi không ngừng của công nghệ.
- Vai trò của tài liệu lưu trữ và sự cần thiết tổ chức mô hình quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ trong xu
hướng hành chính mới: quản trị tốt để đạt được hiệu suất, hiệu quả, minh bạch và trách nhiệm giải trình.
- Một số vấn đề lý luận và thực tiễn, kinh nghiệm trong công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
phục vụ các mục đích, nhu cầu khác nhau của Nhà nước, của xã hội.
Ngoài những vấn đề trên, chưa có tài liệu nào nghiên cứu về sử dụng tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ cơ
quan, tổ chức và các lưu trữ lịch sử phục vụ cho hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.
1.2. Những vấn đề luận án cần giải quyết
Trên cơ sở kế thừa, tiếp thu những kết quả nghiên cứu, luận án xác định nhiệm vụ chính là tập trung
giải quyết những vấn đề sau:
- Làm rõ cơ sở lý luận về sự cần thiết sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan hành
chính nhà nước trên cơ sở nội dung và đặc điểm hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.
- Phân tích hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước trong bối cảnh yêu cầu hiện đại hoá, cải cách
nền hành chính nhà nước; sự phát triển của công nghệ thông tin, toàn cầu hoá, bảo vệ chủ quyền quốc gia…
- Phân tích thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước
qua khảo sát thực tế ở một số cơ quan, đánh giá những kết quả đạt được và những hạn chế ảnh hưởng đến
chất lượng hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước cần được khắc phục.
- Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành
chính nhà nước phù hợp với điều kiện chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của Việt Nam và đáp ứng yêu cầu
hội nhập quốc tế, phát triển khoa học công nghệ.
Tiểu kết chương 1
Với vai trò của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ, ở Việt Nam và thế giới đã có nhiều nghiên cứu về
loại hình thông tin tài liệu đặc biệt này. Qua tìm hiểu, có thể thấy các nghiên cứu trong nước thể hiện chủ yếu
ở các loại hình như đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, luận án; hội nghị, hội thảo khoa học; bài viết
nghiên cứu, trao đổi; giáo trình, sách chuyên đề, chuyên khảo... Do mối liên hệ mật thiết, ảnh hưởng lẫn nhau
của các khâu nghiệp vụ lưu trữ mà hầu hết các công trình, kết quả nghiên cứu này không tách riêng chủ đề sử
dụng tài liệu. Đối với các tài liệu, nghiên cứu nước ngoài, vấn đề sử dụng tài liệu lưu trữ được các tổ chức

lưu trữ quốc tế, cơ quan lưu trữ các nước đề cập ở các góc độ như sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung; sử dụng
tài liệu trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin, trong nền hành chính công theo xu hướng của thế giới.
Những kết quả nghiên cứu nói trên đều có những liên quan nhất định nhưng chưa tập trung vào vấn đề sử
dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước; đặc biệt ở Việ Nam, cơ quan hành chính là nguồn
thu thập, bổ sung tài liệu cơ bản vào các lưu trữ lịch sử ở cả cấp trung ương và cấp tỉnh; tài liệu hành chính là
thành phần chủ yếu của Phông lưu trữ nhà nước; công chức hành chính là đối tượng chính tạo lập và sử dụng
tài liệu lưu trữ. Do vậy, cần làm rõ những vấn đề về sự cần thiết, thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả
sử dụng tài liệu lưu trữ trong các cơ quan này.


Chương 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

2.1. Về hoạt động quản lý hành chính nhà nước
2.1.1. Khái niệm và đặc điểm quản lý hành chính nhà nước
Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động của cơ quan thực thi quyền lực nhà nước (quyền hành
pháp) để quản lý, điều hành các lĩnh vực của đời sống xã hội theo quy định của pháp luật, đó là Chính phủ và
Uỷ ban nhân dân các cấp.
Quản lý hành chính nhà nước có những đặc điểm sau:
- Quản lý hành chính nhà nước lệ thuộc vào chính trị và hệ thống chính trị.
- Quản lý hành chính nhà nước có tính chấp hành và điều hành, được tiến hành bằng các chủ thể
có quyền năng hành pháp.
- Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động có tính thống nhất, thứ bậc được tổ chức chặt chẽ.
- Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động mang tính thường xuyên, liên tục, tương đối ổn định và
thích ứng.
- Quản lý hành chính nhà nước đa dạng về chuyên môn, phạm vi hoạt động rộng, có tính chuyên môn
hoá và nghề nghiệp cao
- Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động không vì lợi nhuận.
2.1.2. Đặc điểm và nội dung hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước

2.1.2.1. Đặc điểm hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước
- Hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước với tư cách là một bộ phận của bộ máy nhà nước.
- Hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước với tư cách là cơ quan hành pháp, thực hiện chức năng
chấp hành, điều hành.
2.1.2.2.Nội dung hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước
- Hoạch định, xây dựng thể chế, chính sách, quy hoạch, chiến lược, kế hoạch, quy trình quản lý hành
chính nhà nước.
- Tổ chức thực hiện để các thể chế, chính sách, quy hoạch, chiến lược… được triển khai trong thực tế
theo chức năng, nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nước được phân công.
- Kiểm soát hành chính nhà nước để kiểm tra, tổng kết, đánh giá kết quả thực hiện.
2.1.3. Điều kiện bảo đảm hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước
- Hệ thống pháp luật quy định các hoạt động của các cơ quan thực thi công vụ;
- Các thủ tục, quy tắc, luật lệ quy định cách thức tiến hành các nhiệm vụ của các cơ quan hành chính
nhà nước đầy đủ, rõ ràng và khoa học, hợp lý;
- Chủ thể thực thi công vụ;
- Cơ sở vật chất để thực thi công vụ;
- Kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính;
- Quyết định hành chính: Quyết định hành chính nhà nước là sự biểu thị ý chí của Nhà nước, là kết quả
thực hiện quyền hành pháp, mang tính mệnh lệnh đơn phương của quyền lực nhà nước. Văn bản là phương


tiện thông tin thể hiện các quyết định hành chính, đồng thời, các quyết định hành chính cũng được tạo nên từ
các nguồn thông tin văn bản. Văn bản thể hiện nội dung các quy phạm pháp luật, các quy định hành chính ở
dạng chữ viết, là phương tiện để chủ thể quản lý truyền đạt thông tin và kiểm tra đánh giá việc thực hiện các
quyết định quản lý và là căn cứ để khách thể quản lý thực hiện. Do vậy, đây là một trong những điều kiện cơ
bản, có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;
2.2. Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước
2.2.1. Về tài liệu lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ
2.2.1.1. Khái niệm và đặc điểm tài liệu lưu trữ
Khái niệm

Trên thế giới, tài liệu lưu trữ được coi là một nguồn tài nguyên thông tin, mỗi nước đều có khái niệm
về tài liệu lưu trữ trong văn bản pháp luật.
Ở Việt Nam, trên cơ sở kế thừa, bổ sung các quy định trước đó, Luật lưu trữ năm 2011 quy định:
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa
chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được
thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
Đặc điểm của tài liệu lưu trữ
- Tài liệu lưu trữ là thông tin quá khứ về tất cả các sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, các mặt hoạt
động của nhà nước và xã hội, bao gồm cả tổ chức và cá nhân.
- Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, có thể coi là thông tin gốc, thông tin cấp một, có độ tin cậy,
tính chính xác và tính pháp lý cao. Nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ là sử dụng nguồn sử liệu gốc, có thể
tiếp cận gần nhất với sự thật của các sự kiện, hiện tượng đã qua.
2.2.1.2. Giá trị của tài liệu lưu trữ
Giá trị về chính trị, quốc phòng, an ninh, ngoại giao
Ở hầu hết các nước trên thế giới và Việt Nam, tài liệu lưu trữ được sử dụng làm bằng chứng, phương
tiện để giải quyết các vấn đề chính trị, quốc phòng, an ninh, ngoại giao của quốc gia trong quan hệ song
phương, đa phương và quốc tế. Đặc biệt, tài liệu lưu trữ là bằng chứng quan trọng chứng minh chủ quyền
quốc gia, giải quyết các xung đột về biên giới, lãnh thổ.
Tài liệu lưu trữ là các tư liệu gốc để các cơ quan chức năng nghiên cứu về đường lối, chính sách của
Đảng, Nhà nước ta trong các lĩnh vực ngoại giao và quân sự; từ đó có những tổng kết, đánh giá để rút kinh
nghiệm hoặc phát huy thế mạnh, làm cơ sở hoạch định phương hướng trong tương lai. Tài liệu lưu trữ cũng
là nguồn thông tin đáng tin cậy hỗ trợ đắc lực cho công tác bảo vệ an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội.
Giá trị về kinh tế
Tài liệu lưu trữ phản ánh tình hình phát triển kinh tế chung của đất nước, tình hình phát triển của từng
ngành, từng lĩnh vực nên có ý nghĩa kinh tế to lớn. Các thông tin trong tài liệu lưu trữ như hồ sơ xây dựng cơ
bản các loại công trình quốc gia, trọng điểm; các hồ sơ khai thác, vận hành nhà máy, xí nghiệp, hầm mỏ, cầu
đường; các tài liệu về thiết kế chế tạo máy; điều tra khảo sát địa chất, địa hình, thổ nhưỡng, khí
tượng thuỷ văn, môi trường, cây trồng, vật nuôi; các số liệu, báo cáo về dân cư, tình hình, đặc điểm phát triển
kinh tế - xã hội; các kết quả công trình nghiên cứu khoa học, sáng chế có liên quan… là căn cứ quan trọng để

xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm, dài hạn và định hướng cho những giai đoạn tiếp theo của
quốc gia, của ngành, địa phương.
Thông tin trong tài liệu lưu trữ còn được khai thác để phục vụ việc tìm kiếm, khai thác tài nguyên,
khoáng sản. Trong lĩnh vực xây dựng, các tài liệu lưu trữ cũng được sử dụng để phục vụ việc nâng cấp, tu
bổ, sửa chữa hoặc thiết kế mới các công trình xây dựng cơ bản như nhà cửa, cầu, đường. Trong các cơ quan,
tổ chức kinh tế , tài liệu lưu trữ còn chứa đựng thông tin về công nghệ, kinh nghiệm, bí quyết sản xuất, kinh
doanh.
Giá trị về khoa học – công nghệ
Trong lĩnh vực khoa học, thông tin quá khứ và dự báo trong tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối
với các phát minh, sáng chế, các nghiên cứu bởi nó bảo đảm tính kế thừa và phát huy ở phạm vi rộng, không
chỉ trong nước mà cả quốc tế. Nguồn thông tin có giá trị và độ tin cậy cao này là một trong các nguồn sử liệu
cho các công trình nghiên cứu khoa học, cả khoa học tự nhiên, khoa học xã hội và nhân văn.
Giá trị về văn hóa, xã hội
Tài liệu lưu trữ phản ánh những thành quả lao động và sáng tạo về vật chất, tinh thần, những nhận thức
về xã hội và tự nhiên của con người qua các giai đoạn lịch sử, do vậy có ý nghĩa văn hoá xã hội sâu sắc. Đó
là các di sản văn hoá vật chất và văn hoá tinh thần của mỗi dân tộc, là di sản của nền văn minh nhân loại, có
vai trò to lớn trong phát triển chính trị, xã hội, kinh tế, khoa học, công nghệ, văn hoá, nghệ thuật… trong
tương lai.
2.2.2. Sự cần thiết sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước
2.2.2.1. Khái niệm, yêu cầu và các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
Khái niệm, yêu cầu
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là việc đưa thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu của xã hội, của
các cơ quan, tổ chức và công dân, phục vụ sự nghiệp xây dựng, phát triển đất nước và nghiên cứu lịch sử. Do đặc
điểm của tài liệu lưu trữ, trong công tác tổ chức sử dụng và sử dụng tài liệu lưu trữ có một số yêu cầu như
sau:
- Phục vụ rộng rãi, nhanh chóng, chính xác, đầy đủ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Bảo vệ bí mật Nhà nước và bí mật đời tư của cá nhân;
- Bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ.

Các hình thức sử dụng
- Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc
- Cấp bản sao và cấp chứng thực tài liệu lưu trữ;
- Công bố tài liệu lưu trữ;
- Tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ.
Bên cạnh việc khai thác thông tin tài liệu từ các hình thức sử dụng tài liệu của các cơ quan lưu trữ như
trên, tài liệu lưu trữ còn được sử dụng với tư cách là thông tin quá khứ, thông tin pháp lý trong chính các hồ
sơ nguyên tắc, hồ sơ việc của mỗi cá nhân trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức. Do vậy, nguồn thông tin tài liệu lưu trữ không chỉ có ở các cơ quan lưu trữ và không chỉ đến cơ quan
lưu trữ mới sử dụng tài liệu lưu trữ, người giải quyết công việc còn sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời có


trách nhiệm tạo lập nên tài liệu lưu trữ ngay từ hoạt động, công việc với giấy tờ, văn bản, tài liệu hàng ngày
như soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ…
2.2.2.2. Sự cần thiết sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước
Thứ nhất, sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo đảm chất lượng của các quyết định quản lý hành chính.
Xuất phát từ nguyên tắc của nền hành chính nhà nước là phù hợp với quy luật vận động khách quan
của xã hội và mục tiêu của hành chính nhà nước; để thực hiện các chức năng định hướng, chức năng điều
chỉnh, chức năng hướng dẫn, tổ chức thực hiện; chức năng kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm và chức năng
cưỡng chế hành chính, các quyết định quản lý phải có chất lượng, nội dung của quyết định quản lý phải đảm
bảo các yêu cầu như tính khoa học, tính toàn diện, tính thống nhất, tính kịp thời, tính linh hoạt và tính hợp
pháp, hợp lý và khả thi.
Dưới hình thức thể hiện bằng văn bản, để các quyết định hành chính chứa đựng nội dung bảo đảm theo
các yêu cầu trên, có sự góp phần không nhỏ của kết quả thu thập, xử lý thông tin trong quá trình nghiên cứu,
xây dựng, ban hành quyết định, trong đó có thông tin tài liệu.
Thứ hai, sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo đảm tính thống nhất, hệ thống trong quá trình triển khai các
hoạt động quản lý hành chính.
Bộ máy các cơ quan hành pháp được tổ chức thành một khối thống nhất từ Trung ương tới địa phương
với thẩm quyền của mỗi cấp quản lý. Để đối tượng chịu sự quản lý chấp hành đúng đắn các quyết định quản
lý, các cơ quan hành chính các cấp tiến hành xây dựng các hướng dẫn và tổ chức thực hiện pháp luật, chính

sách, các kế hoạch nhằm đạt những mục tiêu xác định, đảm bảo tính hệ thống, tính nhất quán và đảm bảo
tuân thủ bằng tính cưỡng chế.
Qua hệ thống văn bản, tài liệu, có thể nắm được, theo dõi, điều chỉnh mối quan hệ giữa các quá trình
quản lý theo đúng tính chất và các quan hệ hành chính nhà nước.
Thứ ba, sử dụng tài liệu lưu trữ để đánh giá kết quả hoạt động, rút kinh nghiệm, nâng cao hiệu lực,
hiệu quả quản lý hành chính.
Kết quả hoạt động quản lý được thể hiện trên thực tế bằng chất lượng quản lý nhà nước, quản lý xã hội
ở từng mặt, từng lĩnh vực cụ thể. Những kết quả ấy được phản ánh, ghi nhận và lưu giữ bằng thông tin ngôn
ngữ, bằng số liệu, bằng hình ảnh ở các dạng tài liệu. Do đó, những nội dung phản ánh trong tài liệu cũng là
phương tiện để đánh giá, tổng kết về những kết quả tốt, những việc chưa làm được hoặc làm chưa tốt, rút ra
bài học, tìm ra nguyên nhân và nghiên cứu biện pháp khắc phục, làm tốt hơn nhằm đạt tới mục tiêu đề ra là
nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý.
2.3. Tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính
nhà nước
2.3.1. Khái niệm hiệu quả, tiêu chí đánh giá hiệu quả
Với tư cách là công cụ hỗ trợ cho hoạt động quản lý hành chính, tài liệu lưu trữ phải được phát huy giá
trị để phục vụ cho nền hành chính năng lực, hiệu lực, hiệu quả.
Đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu là một hoạt động nhằm đánh giá một cách có hệ thống hiệu quả sử
dụng và phục vụ sử dụng tài liệu trong quá trình làm việc của cơ quan, bao gồm ý thức, kết quả sử dụng, điều
kiện, khả năng phục vụ sử dụng và phương pháp, kỹ năng có liên quan đến việc sử dụng và phục vụ sử dụng
tài liệu.


Tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu là những tiêu chuẩn thực hiện mang tính hợp lý và khả thi,
phản ánh kết quả của việc quản lý và cung cấp thông tin tài liệu đáp ứng yêu cầu thực tiễn hoạt động của nền
hành chính hiệu lực, hiệu quả.
Các tiêu chí để đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu bao gồm tiêu chí định tính và tiêu chí định lượng;
trong đó tiêu chí định tính là chủ yếu, dựa trên những đặc điểm của thông tin tài liệu trong hoạt động hành
chính, các tác động của hoạt động hành chính, hệ thống chính trị, chính phủ điện tử… đến quá trình hình
thành, quản lý và sử dụng tài liệu.

2.3.2. Các nội dung và tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu
Tài liệu lưu trữ được sử dụng vào các mục đích thực tiễn, nghiên cứu khoa học và nghiên cứu lịch sử
cho mọi đối tượng. Đối với mỗi loại đối tượng lại có mục đích sử dụng, nội dung tài liệu và nơi sử dụng chủ
yếu, thường xuyên khác nhau. Mỗi loại cơ quan có thể sử dụng tài liệu cho nhiều mục đích nhưng trước hết
là để phục vụ chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề, lĩnh vực chính của cơ quan, tổ chức mình. Với các cơ quan
quản lý nhà nước, ngoài nguồn tài liệu ở các lưu trữ lịch sử thì tài liệu ngay tại chính cơ quan, do cơ quan sản
sinh được sử dụng chủ yếu, thường xuyên bởi theo tiêu chuẩn tác giả và nội dung tài liệu, tài liệu của chính
cơ quan làm ra và phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan là tài liệu có giá trị cao nhất trong phông lưu
trữ cơ quan đó. Bên cạnh các mục đích nghiên cứu khoa học, lịch sử thì việc sử dụng tài liệu vì mục đích
thực tiễn của cơ quan hành chính nhà nước có tầm quan trọng đặc biệt. Do vậy, để xác định các tiêu chí đánh
giá hiệu quả sử dụng tài liệu, cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hành chính nhà nước, những
tác động của đặc điểm hoạt động đến cách hình thành và sử dụng thông tin tài liệu,từ đó xác định đối tượng
và mục đích sử dụng và phục vụ sử dụng.
Việc đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu có thể dựa trên các nhóm nội dung và tiêu chí cơ bản sau:
- Ban hành văn bản quy định;
- Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện quy định;
- Tổ chức, nhân sự lưu trữ;
- Kho, trang thiết bị, phòng đọc;
- Chất lượng tài liệu lưu trữ ;
- Sử dụng tài liệu;
- Phục vụ sử dụng.
Tiểu kết chương 2
Quản lý hành chính nhà nước, hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước vừa có những đặc điểm
chung của quản lý nhà nước, cơ quan nhà nước; vừa có những đặc điểm riêng trong hoạt động chấp hành,
điều hành của hệ thống cơ quan hành pháp để thực thi pháp luật, quản lý điều hành công việc hàng ngày của
nhà nước, của xã hội với các nội dung chủ yếu: hoạch định, xây dựng thể chế, chính sách, quy hoạch, chiến
lược, kế hoạch, quy trình quản lý nhà nước; tổ chức thực hiện để các thể chế, chính sách, quy hoạch, chiến
lược được triển khai trong thực tế theo chức năng, nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nước được phân công;
kiểm soát hành chính nhà nước để kiểm tra, tổng kết, đánh giá kết quả thực hiện. Để bảo đảm hoạt động, cơ
quan hành chính nhà nước cần có các điều kiện về căn cứ pháp lý, tổ chức bộ máy, con người, các nguồn lực

vật chất, thông tin, trong đó có thông tin tài liệu hiện hành và quá khứ.
Từ đặc điểm và nội dung hoạt động quản lý hành chính nhà nước, tài liệu do các cơ quan hành chính
nhà nước tạo lập, hình thành vừa là phương tiện, công cụ để truyền tải, tiếp nhận và trao đổi thông tin pháp
lý, thông tin quản lý, vừa ghi lại và văn bản hóa các kết quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan.


Tài liệu đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung, phản ánh toàn diện các lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã
hội và có ý nghĩa về nhiều mặt đối với sự phát triển của đất nước, được sử dụng cho hai mục đích chính là
phục vụ hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử. Để xây dựng và hoàn thiện một nền hành chính năng lực,
hiệu lực và hiệu quả, có sự đóng góp của thông tin tài liệu - một trong các loại công cụ hỗ trợ thiết yếu cho
hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Để đánh giá hiệu quả của tài liệu nói chung và tài liệu lưu trữ nói
riêng trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, việc nghiên cứu, xây dựng các tiêu chí về chất
lượng tài liệu, cách tổ chức, quản lý và sử dụng tài liệu là rất cần thiết và có tác dụng thiết thực trong việc
xác định các nội dung và mức độ đáp ứng yêu cầu sử dụng và phục vụ sử dụng tài liệu phù hợp với lý luận
và thực tiễn. Những tiêu chí này là căn cứ để xem xét, nhìn nhận thực tiễn, đánh giá kết quả đạt được và hạn
chế cần khắc phục; đồng thời là cơ sở để nghiên cứu, xây dựng các giải pháp tăng cường hiệu quả sử dụng
tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.

Chương 3. THỰC TRẠNG SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH
NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

3.1. Quy định của pháp luật về sử dụng tài liệu lưu trữ
Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ cuối cùng, là mục đích của công tác lưu trữ,
được quy định trong văn bản pháp luật của các nước, thể hiện sự quan tâm, nhận thức của chính phủ và xã
hội ngày càng tăng đối với việc bảo vệ di sản tài liệu lưu trữ, trong đó việc cho phép công chúng tiếp cận
những tài liệu lưu trữ là một phần quan trọng của hệ thống dân chủ hiện đại, đồng thời thể hiện tính minh
bạch, công khai, tinh thần trách nhiệm của chính phủ.
Ở nước ta, “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ” theo tinh thần Nghị quyết Đại hội Đảng
toàn quốc lần thứ X trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội là quan điểm chỉ đạo xuyên suốt và được thể hiện

trong các quy định pháp luật và thực tế hoạt động. Đây là kết quả kế thừa và phát huy thực tế lịch sử từ
những ngày đầu ngay sau khi Cách mạng tháng Tám thành công, nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa ra đời, từ
bản Thông đạt số 1-C/VP ngày 03/01/1946 của Chủ tịch Hồ Chí Minh đến các văn bản quản lý, chỉ đạo về
công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền như Pháp
lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm1982 của Hội đồng Nhà nước, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm
2001 của Ủy ban thường vụ Quốc hội và các Nghị định của Chính phủ, Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng
Chính phủ, Quyết định, Thông tư của các bộ và đặc biệt đến năm 2011, Quốc hội đã thông qua Luật lưu trữ,
thể hiện sự quan tâm xuyên suốt của Đảng, Nhà nước đối với công tác lưu trữ do tầm quan trọng của tài liệu
lưu trữ đối với hoạt động quản lý nhà nước nói riêng và giá trị của nó đối với sự nghiệp bảo vệ, xây dựng và
phát triển đất nước nói chung.
3.1.1. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ


Luật lưu trữ Việt Nam quy định “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và
các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của
cơ quan, tổ chức mình”.
3.1.2. Đối tượng được quyền sử dụng tài liệu lưu trữ
Ở tất cả các nước, mọi công dân đều được sử dụng tài liệu lưu trữ vào các mục đích công khai, hợp
pháp. Luật lưu trữ Việt Nam quy định: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục
vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác”.
3.1.3. Trách nhiệm trong quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có giá trị nhiều mặt, nhưng nếu sử dụng sai mục đích thì có thể ảnh hưởng tới quyền
lợi của quốc gia, dân tộc và công dân hoặc ảnh hưởng trực tiếp tới tuổi thọ, tình trạng vật lý, nguyên bản của
tài liệu lưu trữ. Luật lưu trữ Việt Nam quy định, bên cạnh quyền sử dụng tài liệu lưu trữ, cơ quan, tổ chức, cá
nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ còn có trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ.
3.2. Thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam hiện nay
3.2.1. Đặc điểm hình thành, thành phần, nội dung tài liệu
3.2.1.1. Đặc điểm hình thành
Thứ nhất, tài liệu hình thành từ hoạt động chấp hành và điều hành.
Đây là những hoạt động được tiến hành trên cơ sở pháp luật và nhằm mục đích thực hiện pháp luật,

điều hành cấp dưới, trực tiếp áp dụng pháp luật hoặc tổ chức thực hiện những hoạt động thực tiễn.
Trong hoạt động chấp hành và điều hành, các tài liệu được hình thành phản ánh toàn bộ quá trình này
trong quá trình văn bản hóa các thông tin theo quy trình soạn thảo, ban hành văn bản, tiếp nhận, giải quyết và
xử lý thông tin văn bản, tạo nên các hồ sơ về vấn đề, sự việc diễn ra trong các cơ quan hành chính nhà nước.
Thứ hai, tài liệu hình thành từ hoạt động ban hành quyết định quản lý hành chính.
Quyết định quản lý hành chính là quyết định trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước, thể hiện ý chí
đơn phương của cơ quan nhà nước hoặc người có chức vụ, thẩm quyền được Nhà nước trao quyền, được thực
hiện trên cơ sở pháp luật và để thi hành pháp luật, theo trình tự và hình thức do pháp luật quy định, hướng tới
việc thực hiện nhiệm vụ quản lý hành chính.
Dưới hình thức văn bản, quyết định hành chính có tên gọi là quyết định và có thể có tên gọi khác
nhưng vẫn là quyết định hành chính nếu chứa đựng nội dung của quyết định hành chính. Quá trình ra quyết
định hành chính gắn bó trực tiếp với quá trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản theo thẩm quyền, thủ
tục, trình tự giải quyết công việc, tính chất công việc và các quy định của pháp luật về công tác văn bản và
công tác lưu trữ.
Thứ ba, tài liệu hình thành từ hoạt động giải quyết các nhiệm vụ thuộc chức năng.
Quá trình xây dựng, tổ chức thực hiện và kết quả giải quyết công việc thường xuyên và đột xuất gắn
liền với phương tiện đồng thời là sản phẩm thể hiện là văn bản, hồ sơ, tài liệu. Những hồ sơ này ghi lại và
phản ánh toàn bộ nội dung công việc, trách nhiệm của người chỉ đạo, tham gia và trực tiêp giải quyết nhiệm
vụ.
Thứ tư, tài liệu hình thành từ hoạt động cung cấp dịch vụ hành chính công.


Đây là loại hình dịch vụ gắn liền với chức năng quản lý nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu của người
dân. Khi cung cấp các dịch vụ này, nhà nước sử dụng quyền lực công để tạo ra dịch vụ như cấp giấy phép,
giấy chứng nhận, đăng ký, công chứng, thị thực, hộ tịch… Sản phẩm của các dịch vụ này là các văn bản,
giấy tờ và là kết quả thực hiện các quy trình, thủ tục của hoạt động quản lý theo quy định của pháp luật.
Ở giai đoạn lưu trữ hiện hành, khi tài liệu được hình thành, tạo lập, quản lý và sử dụng đồng thời với
quá trình giải quyết công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của công chức, của cơ quan và được chuyển
giao vào bảo quản tại lưu trữ cơ quan sau khi công việc kết thúc, có thể coi tài liệu của phông lưu trữ mỗi cơ
quan là một khối tài liệu phản ánh về một lĩnh vực quản lý nhà nước nhất định và phản ánh một giai đoạn

lịch sử nhất định.
Ở giai đoạn lưu trữ lịch sử, tài liệu lưu trữ đã được lựa chọn theo giá trị thông tin là những tài liệu
cần bảo quản vĩnh viễn và gồm nhiều phông lưu trữ của các cơ quan, phản ánh các lĩnh vực quản lý nhà nước
khác nhau, nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau.
Đây là đặc điểm hình thành và quản lý tài liệu theo vòng đời liên tục và khép kín, liên quan chặt chẽ
đến nhu cầu, mục đích sử dụng và các hoạt động phục vụ sử dụng tài liệu trong hoạt động của cơ quan hành
chính nhà nước.
3.2.1.2. Thành phần, nội dung tài liệu
Thành phần tài liệu
- Tài liệu do chính cơ quan ban hành. Đây là loại tài liệu chiếm khối lượng lớn nhất và mang thông tin
quan trọng.
- Tài liệu của các cơ quan cấp trên, cơ quan cấp dưới và cơ quan ngang cấp trong quá trình chỉ đạo,
báo cáo, trao đổi…
- Các thư từ góp ý, kiến nghị, đơn, thư …
Nội dung tài liệu
- Tài liệu tổng hợp;
- Tài liệu về nội chính;
- Tài liệu về kinh tế - tài chính;
- Tài liệu về nông nghiệp;
- Tài liệu về công nghiệp;
- Tài liệu về văn hoá, xã hội;
- Tài liệu về khoa học - công nghệ;
- Tài liệu về tài nguyên - môi trường;
- Tài liệu về xây dựng, quản lý và phát triển đô thị.
3.2.2. Tình hình hoạt động sử dụng tài liệu
3.2.2.1. Ban hành quy chế, quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ
Một trong các nội dung được điều chỉnh trong các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ của
các cơ quan là sử dụng tài liệu lưu trữ. Hầu hết các cơ quan quy định về sử dụng tài liệu trong quy chế về
công tác văn thư, lưu trữ, một số ít cơ quan ban hành quy định riêng về vấn đề này.
3.2.2.2. Mục đích sử dụng

- Cung cấp thông tin phục vụ hoạt động chỉ đạo, quản lý, điều hành của lãnh đạo; phục vụ giải quyết
công việc chuyên môn hàng ngày của các công chức quản lý và công chức chuyên môn.


- Phục vụ cho các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, xã hội như cung cấp hồ sơ dự án đầu tư trong nước và
nước ngoài, hồ sơ về sử dụng đất, phát triển quy hoạch; công tác rà soát văn bản quy phạm pháp luật, thanh
tra kiểm tra; nghiên cứu, viết lịch sử ngành, lịch sử cơ quan; nghiên cứu khoa học, luận văn, luận án.
- Phục vụ giải quyết chế độ, chính sách như thi đua khen thưởng, người có công, thâm niên nghề
nghiệp; giải quyết khiếu kiện về đất đai…
3.2.2.3. Đối tượng sử dụng và loại hình tài liệu được sử dụng
Phần lớn tài liệu được phục vụ cho các cán bộ, công chức cơ quan, văn phòng, các đơn vị chức năng,
các sở ngành để giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ. Ngoài ra, cán bộ hưu trí, người dân cũng đến
khai thác sử dụng tài liệu, xác nhận, chứng thực thông tin để thực hiện các chế độ, chính sách.
Tài liệu được sử dụng chủ yếu là tài liệu hành chính bao gồm văn bản quy phạm pháp luật; văn bản
của bộ, tỉnh; giấy phép xây dựng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; tài liệu về thi đua khen thưởng; các
văn bản thu hồi, giao, chuyển nhượng, cho thuê đất; tài liệu liên quan đến dự án, công trình; khiếu nại, tố
cáo; tổ chức bộ máy. Những tài liệu này được khai thác, sử dụng ở cả lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.
3.2.2.4. Hình thức, phương pháp sử dụng
Hình thức sử dụng tài liệu phổ biến hiện nay là khai thác tại chỗ tại phòng đọc, cung cấp chứng thực
lưu trữ, cung cấp bản sao và cho mượn theo thời hạn đối với công chức trong cơ quan.
3.2.3. Đánh giá thực trạng sử dụng tài liệu
3.2.3.1. Những kết quả đạt được
- Về sự lãnh đạo, chỉ đạo đối với công tác sử dụng tài liệu lưu trữ
- Về việc chấp hành các quy định về công tác lập hồ sơ, quản lý và sử dụng hồ sơ
- Về ý thức sử dụng tài liệu lưu trữ của công chức trong quá trình giải quyết công việc
- Về những kết quả công tác thể hiện hiệu quả của việc sử dụng tài liệu
3.2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân của hạn chế trong việc sử dụng tài liệu
- Về hạn chế:
So với khối lượng thông tin lớn, phản ánh đa dạng, phong phú các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý
hành chính nhà nước qua các thời kỳ hoạt động của các cơ quan trong tài liệu lưu trữ thì việc sử dụng chưa

khai thác hết giá trị của nguồn thông tin này. Việc sử dụng tài liệu và phục vụ sử dụng tài liệu thường thụ
động cả về phía cơ quan có tài liệu và phía độc giả đến tra tìm, nghiên cứu. Số công chức tra tìm tài liệu để
nghiên cứu thông tin phục vụ tham mưu, đề xuất trong giải quyết công việc chuyên môn không nhiều và
không thường xuyên.
- Về nguyên nhân của hạn chế:
+ Do ý thức, thói quen sử dụng tài liệu;
+ Do thực trạng tuân thủ yêu cầu về sử dụng thông tin tài liệu trong các văn bản hành chính;
+ Do chất lượng hồ sơ, tài liệu, hiệu quả thông tin.
Đây là các yếu tố ảnh hưởng lẫn nhau theo chiều hướng tiêu cực, phần nào ảnh hưởng đến chất lượng
soạn thảo, ban hành văn bản nói riêng và hiệu lực, hiệu quả của quản lý hành chính nói chung.
Tiểu kết chương 3
Tài liệu và tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước được hình thành từ quá
trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan bằng các hoạt động công vụ của đội ngũ công chức. Những


tài liệu này là sản phẩm của quy trình giải quyết công việc gắn liền với quy trình soạn thảo, ban hành văn
bản; tiếp nhận, xử lý, giải quyết văn bản và lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Đồng thời, quy
trình tham mưu, đề xuất, giải quyết công việc không thể không sử dụng các hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công
việc ở giai đoạn hiện hành và các hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời gian gần đây của các cơ quan hành chính nhà
nước đã có chuyển biến tích cực do kết quả của việc thực hiện các quy định của pháp luật, sự thay đổi nhận
thức của công chức về vai trò của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ của
cơ quan nói riêng và hoạt động quản lý hành chính nhà nước nói chung. Tuy nhiên, những kết quả đó chưa
khai thác hết giá trị của tài liệu để phục vụ nền hành chính trong tiến trình đổi mới của đất nước. Bên cạnh
các kết quả đạt được, đối chiếu với các tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ, có thể nhận thấy
công tác sử dụng tài liệu trong các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay còn có nhiều hạn chế. Để tiếp tục
thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính, xây dựng một nền hành chính năng lực, hiệu quả một cách quyết liệt
trong những năm tới, cần có những thay đổi cơ bản hơn nữa về nhận thức, về trách nhiệm, về biện pháp phù
hợp với tình hình thực tiễn và các yêu cầu đối với công tác quản lý và sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.

Chương 4. ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TRONG HOẠT ĐỘNG CỦACƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

4.1. Bối cảnh và định hướng
4.1.1. Bối cảnh
Cả về lý luận và thực tiễn, cả trong nước và nước ngoài, đều thống nhất rằng, mục đích cuối cùng và
thước đo hiệu quả của công tác lưu trữ là việc sử dụng tài liệu, là việc giá trị của thông tin tài liệu lưu trữ
phải phục vụ cho đời sống con người, trong đó bao gồm tất cả các mặt hoạt động mà nó được sinh ra và phản
ánh. Điều đó thuộc về bản chất của công tác lưu trữ. Tuy nhiên, ở mỗi giai đoạn, mỗi thời kỳ, mỗi hoàn cảnh,
cần xem xét những điều kiện nhất định tác động đến việc sử dụng tài liệu từ các góc độ sự cần thiết, điều
kiện thực hiện và cách đánh giá hiệu quả. Với tư cách vừa là phương tiện thể hiện sản phẩm, vừa là công cụ
phục vụ hoạt động hành chính, tài liệu phải được quản lý và sử dụng đáp ứng được các yêu cầu phù hợp bối
cảnh chung của nền hành chính. Hiện nay, công tác lưu trữ nói chung, công tác sử dụng tài liệu trong hoạt
động của cơ quan hành chính nhà nước ở nước ta nói riêng đứng trước những cơ hội và thách thức chủ yếu
sau đây:
Một là, yêu cầu nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính quản lý nhà nước trong
điều kiện xây dựng nhà nước pháp quyền.
Hai là, bối cảnh xây dựng, phát triển nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa theo hướng
công nghiệp hóa, hiện đại hóa; hội nhập quốc tế và bảo vệ chủ quyền quốc gia.
Ba là, sự phát triển của cách mạng khoa học và công nghệ có tác động mạnh mẽ đến nền kinh tế tri
thức, đòi hỏi việc ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.
4.1.2. Định hướng
Để nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp bối cảnh trong nước, quốc tế và đáp ứng
các yêu cầu nêu trên, cần xác định định hướng cơ bản xuyên suốt như sau:
- Tài liệu lưu trữ phải được sử dụng phục vụ sự lãnh đạo của Đảng theo nguyên tắc tổ chức và hoạt
động quản lý nhà nước nói chung và quản lý hành chính nhà nước nói riêng; thừa nhận và chịu sự lãnh đạo


của Đảng, sự quản lý của Nhà nước trên nguyên tắc thượng tôn pháp luật, đáp ứng tốt yêu cầu xây dựng nền
hành chính công khai, minh bạch, hiện đại, hoạt động hiệu lực, hiệu quả với một Chính phủ hành động kiến

tạo phát triển.
- Tài liệu lưu trữ phải được sử dụng hiệu quả trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước
trên mọi lĩnh vực.
- Tài liệu lưu trữ phải được sử dụng bảo đảm sự kế thừa và phát huy các giá trị lịch sử, truyền thống,
văn hóa.
- Tài liệu lưu trữ phải được quản lý và sử dụng phù hợp với thực tế Việt Nam và thông lệ quốc tế.
4.2. Các giải pháp chủ yếu
Công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ của cơ quan hành chính nhà nước nằm trong mối liên hệ tổng thể
với công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ của Nhà nước, của quốc gia; sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của
cơ quan hành chính nhà nước liên quan chặt chẽ với sử dụng tài liệu của Nhà nước, của xã hội theo quy định
của Luật lưu trữ “sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam” và Luật tiếp cận thông tin
“cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin do mình tạo ra”, trừ trường hợp thông tin thuộc bí mật
nhà nước. Để nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước,
cần tiến hành các nhóm giải pháp đồng bộ giữa các văn bản pháp luật, các nội dung quản lý nhà nước của cơ
quan có thẩm quyền đối với toàn bộ đối tượng điều chỉnh cùng với các quy định, biện pháp cụ thể đối với
những cơ quan này.
4.2.1. Các giải pháp chung
4.2.1.1. Hoàn thiện hệ thống thể chế về công tác văn thư, lưu trữ
a) Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ bảo đảm
căn cứ khoa học, hợp lý, phù hợp pháp luật hiện hành và sự phát triển công nghệ của thế giới, tạo nên khuôn
khổ pháp lý và cơ chế thực hiện đồng bộ, hiệu quả.
b) Có các biện pháp quản lý để tổ chức thực hiện có hiệu quả các quy định của pháp luật.
4.2.1.2. Kiện toàn về mặt tổ chức lưu trữ
a) Đối với cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
b) Đối với tổ chức lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước
4.2.1.3. Bảo đảm yêu cầu chất lượng nhân lực hành chính và nhân lực lưu trữ
4.2.1.4. Đầu tư tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật
4.2.1.5. Ứng dụng khoa học công nghệ trong quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
4.2.2. Giải pháp cụ thể
Bên cạnh những giải pháp chung và tổng thể, để nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong các

hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, mỗi cơ quan cần quy định cụ thể về việc sử dụng tài liệu trong
các hoạt động như sau:
Thứ nhất là tăng cường sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động hoạch định, xây dựng thể chế, chính
sách, quy hoạch, chiến lược, kế hoạch, quy trình quản lý hành chính nhà nước bằng hình thức xây dựng và
ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật.
Thứ hai là tăng cường sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động tổ chức, quản lý và điều hành thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Thứ ba là tăng cường sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động kiểm soát hành chính như giám sát,
kiểm tra, thanh tra, kiểm toán.

4.3. Điều kiện thực hiện các giải pháp
4.3.1. Đổi mới căn bản về nhận thức của công chức về vai trò của tài liệu lưu trữ nói chung và sử
dụng tài liệu lưu trữ nói riêng.
4.3.2. Có hệ thống văn bản pháp luật làm căn cứ tổ chức và quản lý công tác lưu trữ thống nhất, phù
hợp thực tiễn
4.3.3. Nguồn nhân lực hành chính và lưu trữ đáp ứng yêu cầu sử dụng và phục vụ sử dụng tài liệu


4.3.4. Đầu tư kinh phí, trang thiết bị
4.3.5. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra

Tiểu kết chương 4
Chương 4 đã đề ra những giải pháp và điều kiện thực hiện giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài
liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trong bối cảnh trong nước và quốc tế với
định hướng tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính nhà nước trên mọi lĩnh vực. Các giải pháp này
một mặt kế thừa, phát huy những kết quả đã đạt được trong công tác sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung, mặt
khác tập trung đề cập đến đối tượng sử dụng đồng thời là chủ thể trực tiếp tạo ra tài liệu là các công chức
trong quá trình thực thi công vụ hành chính. Các giải pháp cần được thực hiện đồng bộ, có tính đến các điều
kiện và xuất phát trước hết từ trách nhiệm, vai trò người đứng đầu cùng với sự quyết tâm, nhận thức đúng
đắn của các cấp lãnh đạo về sự cần thiết phải tiến hành kịp thời những thay đổi cơ bản trong công tác quản lý

và sử dụng tài liệu lưu trữ bởi nếu không có sự chỉ đạo quyết liệt, sát sao thì rất khó triển khai trong thực tế.
Một nền hành chính công trong bối cảnh thế giới luôn vận động và phát triển với một Chính phủ kiến tạo,
Chính phủ hiện đại cần có hệ thống thể chế, tổ chức bộ máy của Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa đủ
mạnh, đội ngũ công chức hành chính đủ tâm, đủ tầm với các điều kiện tài chính, nguồn lực vật chất, thông
tin, công cụ hỗ trợ, công nghệ khoa học hiện đại đáp ứng yêu cầu hoạt động công vụ mới có thể xây dựng
một nhà nước Việt Nam của dân, do dân và vì dân.

KẾT LUẬN

1. Nhằm xây dựng luận cứ định hướng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ
trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, luận án đã hoàn thành các nhiệm vụ nghiên cứu như sau:
- Luận giải mục đích, ý nghĩa và nội dung của hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong các
cơ quan hành chính nhà nước.
- Khảo sát, đánh giá thực tiễn sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà
nước.
- Xây dựng luận cứ định hướng sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà
nước, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ
quan hành chính nhà nước.
2. Kết quả nghiên cứu của luận án có thể được xem xét để ứng dụng với các đối tượng sau:
- Cơ quan hành chính nhà nước: Với tư cách là cơ quan hình thành, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ,
đồng thời là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quốc gia, các cơ quan hành chính nhà nước cụ thể hóa các nội
dung về tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác sử dụng tài liệu trong hoạt động của mỗi cơ quan nhằm thực hiện
các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, đồng thời phục vụ tốt cho hoạt động hiện hành.
- Cơ quan lưu trữ: Với tư cách là cơ quan quản lý, thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu
trữ từ các cơ quan hành chính nhà nước, các nội dung nghiên cứu của luận án có thể được bổ sung vào lý


luận công tác lưu trữ; xây dựng, hướng dẫn và tổ chức thực hiện nghiệp vụ sử dụng tài liệu với đối tượng cơ
quan hành chính nhà nước, tài liệu quản lý nhà nước phù hợp, cụ thể.
- Cơ sở đào tạo (Học viện Hành chính Quốc gia): Kết quả nghiên cứu là căn cứ và bổ sung vào nội

dung chương trình đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học về kiến thức, yêu cầu, kỹ năng quản lý, sử dụng
tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý hành chính cho các hệ đào tạo, các lớp bồi dưỡng trình độ quản lý
nhà nước.
3. Sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong ba nghiệp vụ lưu trữ chính, là mục tiêu mà công tác lưu trữ
hướng tới, đồng thời là kết quả cuối cùng và quan trọng nhất không chỉ của công tác lưu trữ mà còn là sự kết
nối và kế thừa công tác văn thư. Do vậy, chất lượng tài liệu, hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ không chỉ phụ
thuộc vào các công việc của cơ quan lưu trữ kể từ khi tài liệu được thu thập mà ngay khi chúng được tạo lập
đã cần lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị và lựa chọn để lưu trữ. Bên cạnh các tài liệu truyền thống mà
phần lớn là vật mang tin bằng giấy, tài liệu điện tử được hình thành phổ biến và với khối lượng ngày càng
lớn với xu hướng thay thế nhiều loại văn bản giấy tờ ở dạng bản in. Thực tế đó đặt ra nhiều vấn đề cần phải
giải quyết đối với cả công tác văn thư và công tác lưu trữ. Các cơ quan hành chính nhà nước vừa là nơi hình
thành tài liệu, là nguồn bổ sung tài liệu chủ yếu, vừa là đối tượng sử dụng tài liệu của Phông lưu trữ Nhà
nước Việt Nam nên có vai trò quan trọng đối với chất lượng tài liệu nói chung và hiệu quả sử dụng tài liệu
lưu trữ nói riêng. Với phạm vi nghiên cứu và khả năng của tác giả, kết quả của luận án mới dừng ở mức độ
chỉ ra sự cần thiết của việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, thực
trạng sử dụng tài liệu lưu trữ chưa hiệu quả, chưa đáp ứng các yêu cầu của nền hành chính nhà nước hiện nay
và đề xuất các định hướng, giải pháp để kịp thời từng bước nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong
cơ quan hành chính nhà nước hiện nay.
Trong điều kiện thực tiễn cũng như xu hướng phát triển của hoạt động hành chính nhà nước nói chung
và công cụ thông tin tài liệu hỗ trợ hoạt động hành chính nhà nước nói riêng trong bối cảnh thời đại trong
nước và thế giới, cần phải tiếp tục nghiên cứu những vấn đề liên quan đến nội dung của luận án như mô hình
tổ chức cơ quan lưu trữ theo hướng tập trung, kết nối, chia sẻ nguồn lực thông tin, tránh tình trạng cát cứ, rời
lẻ, vừa trùng lắp vừa thiếu thông tin, không bảo đảm cung cấp kịp thời, thuận tiện. Để làm được việc này,
cần nghiên cứu cách thức tổ chức thông tin tài liệu trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước; ứng
dụng công nghệ thông tin để xây dựng các cơ sở dữ liệu quốc gia có khả năng tập hợp và tạo lập các dịch vụ
khai thác sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ như các hệ thống thông tin về các lĩnh vực quản lý hành chính nhà
nước, các thông tin chuyên môn chuyên ngành như địa chính, tài nguyên, khoáng sản, môi trường, nông
nghiệp, khí tượng thủy văn, khoa học công nghệ,… một cách nhanh chóng, khắc phục khoảng cách về không
gian, thời gian. Đồng thời, các nhà nghiên cứu cũng lưu ý đến cảnh báo của Tổ chức UNESCO từ những
năm đầu của thế kỷ XXI về việc thế giới đang đối mặt với nguy cơ căn bệnh “alzheimer về thông tin” nếu

không lường trước được các mặt trái của công nghệ; nếu việc số hóa, việc ứng dụng công nghệ không tính
đến các khả năng duy trì, kế thừa các sản phẩm công nghệ thế hệ trước sẽ có thể làm mất đi nguồn sử liệu
gốc bởi vật mang tin cũng chính là một loại thông tin, ký ức thế giới không thể thiếu các di sản tư liệu ở dạng
vật mang tin truyền thống./.