so tay nghiep vu cong tac dao tao va quan ly sinh vien

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC XÂY DỰNG

SỔ TAY
NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC ĐÀO TẠO
VÀ QUẢN LÝ SINH VIÊN

Hà Nội - 2014


MỤC LỤC
SỔ TAY NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC ĐÀO TẠO VÀ QUẢN LÝ SINH VIÊN
Trang
I. Danh mục các sơ đồ, quy trình nghiệp vụ đào tạo và quản lý sinh viên
1. Sơ đồ chức năng công tác đào tạo và quản lý sinh viên
1.1. Sơ đồ trung tâm hoạt động quản lý sinh viên

1

1.2. Chức năng phòng công tác chính trị và quản lý sinh viên

2

(CTCT&QLSV)
1.3. Chức năng phòng đào tạo (PĐT)

3

1.4. Chức năng của các khoa quản lý và ban chất lượng cao (CLC)

4

2. Sơ đồ các quy trình nghiệp vụ công tác đào tạo
2.1. Mối quan hệ của sinh viên với các đơn vị quản lý

5

2.2. Sơ đồ quy trình quản lý sinh viên hệ chính quy

6

2.3. Sơ đồ quy trình đăng ký môn học trực tuyến

7

2.4. Sơ đồ quy trình nộp học phí

8

2.5. Quy trình giải quyết các thủ tục liên quan về đào tạo

9

2.6. Quy trình cấp bảng điểm, bảng xác nhận kết quả học tập

10

2.7. Quy trình xét giao đồ án tốt nghiệp

11

2.8. Quy trình xét công nhận tốt nghiệp

12

2.9. Quy trình cấp bản sao bằng tốt nghiệp đại học từ số gốc

13

2.10. Quy trình cho sinh viên học chương trình đại học thứ 2 (song bằng)

14

2.11. Quy trình nhập học cho sinh viên học bằng 2

15

2.12. Quy trình mở lớp môn học nguyện vọng

16

2.13. Quy trình đăng ký môn học bảo lưu điểm quá trình (ĐQT)

17

3. Các quy trình quản lý sinh viên đang áp dụng
2.14. Quy trình cho sinh viên nghỉ học tạm thời

18

2.15. Quy trình tiếp nhận sinh viên trở lại trường học tập

19

2.16. Quy trình xét học bổng và khen thưởng khuyến khích học tập

20

II. Danh mục ngành, chuyên ngành đào tạo đại học hệ chính quy và các đơn
vị quản lý đào tạo
1. Danh mục ngành, chuyên ngành đào tạo đại học hệ chính quy

21

2. Danh mục các đơn vị quản lý đào tạo sinh viên

22


1.1. SƠ ĐỒ TRUNG TÂM HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ SINH VIÊN

PHÒNG
CTCT & QLSV

SINH
VIÊN

PHÕNG ĐÀO TẠO

CÁC KHOA QL,
BAN CLC

Ghi chú:
QUAN HỆ CÔNG VIỆC
QUAN HỆ PHỐI HỢP

1


1.2. CHỨC NĂNG PHÕNG CÔNG TÁC CHÍNH TRỊ VÀ QUẢN LÝ SINH VIÊN

PHÒNG
CTCT & QLSV

CẬP
NHẬT VÀ
QUẢN LÝ
HỒ SƠ
SINH
VIÊN

QUẢN
LÝ CÁC
QUYẾT
ĐỊNH
VÀO RA
CỦA
SINH
VIÊN

QUẢN LÝ

KHEN
THƢỞNG
KỶ LUẬT
VÀ HỌC
BỔNG
SINH
VIÊN

KẾT HỢP
VỚI CÁC
ĐƠN VỊ
TRONG
CÔNG
TÁC
QLSV

QUẢN LÝ SINH VIÊN
HỌC BỔNG & MIỄN GIẢM HỌC PHÍ
CHẾ ĐỘ CHÍNH SÁCH

2


1.3. CHỨC NĂNG PHÕNG ĐÀO TẠO

PHÕNG ĐÀO TẠO

KẾ
HOẠCH
ĐÀO

TẠO,
TUYỂN
SINH
ĐẠI
HỌC

THỜI
KHÓA
BIỂU

QUẢN
LÝ
ĐIỂM

ĐĂNG
KÝ
MÔN
HỌC

KHỐI
LƢỢNG
GIẢNG
DẠY
CÁC
BỘ MÔN

BỐ TRÍ
PHÒNG
HỌC
VÀ

LỊCH
THI

QUẢN LÝ PHÕNG HỌC
CHƢƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO
ĐĂNG KÝ MÔN HỌC
HỌC PHÍ & TÀI VỤ
QUẢN LÝ SINH VIÊN
QUẢN LÝ ĐIỂM
QUẢN LÝ VÀ CẤP BẰNG TỐT NGHIỆP

3


1.4. CHỨC NĂNG CÁC KHOA QUẢN LÝ VÀ BAN CHẤT LƢỢNG CAO

KHOA QUẢN LÝ,
BAN CLC

TRỰC
TIẾP
QUẢN
LÝ
SINH
VIÊN

TIẾP
NHẬN,
TRẢ LỜI
ĐƠN

CỦA
SINH
VIÊN

KHEN
THƢỞNG
, KỶ LUẬT

KẾT HỢP
VỚI CÁC
PHÒNG
BAN
KHÁC
TRONG
CÔNG
TÁC
QLSV

QUẢN LÝ SINH VIÊN
QUẢN LÝ ĐiỂM
ĐĂNG KÝ MÔN HỌC
HỌC BỔNG & MIỄN GiẢM HỌC PHÍ

4


2.1. MỐI QUAN HỆ CỦA SINH VIÊN VỚI CÁC ĐƠN VỊ QUẢN LÝ

PHÒNG
CTCT & QLSV

SINH
VIÊN

KHOA QUẢN
LÝ, BAN CLC

PHÕNG ĐÀO TẠO

CÁC ĐƠN VỊ
CHỨC NĂNG KHÁC

5


2.2. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ SINH VIÊN HỆ CHÍNH QUY
NHẬP HỌC

PHÕNG ĐÀO TẠO
(Phân lớp quản lý)

HOÀN CHỈNH KÊ KHAI HỒ SƠ VÀ ĐĂNG
NHẬP HỆ THỐNG QLĐT

PHÒNG
ĐÀO TẠO
(Kiểm tra,
đối chiếu)

PHÒNG CTCT&QLSV

(cập nhật thông tin sinh viên)

PHÕNG ĐÀO TẠO

CÁC KHOA QUẢN LÝ,
BAN CLC

CÁC ĐƠN VỊ KHÁC

TẬP HỢP HỒ SƠ
CÔNG NHẬN TỐT NGHIỆP

ĐIỀU KIỆN
TỐT NGHIỆP

CÔNG NHẬN
TỐT NGHIỆP

6


2.3. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ MÔN HỌC TRỰC TUYẾN

SINH VIÊN
ĐĂNG KÝ TẠI WEB


Nhận lại mật khẩu
trực tiếp tại PĐT,
hoặc qua email:

TÊN ĐĂNG NHẬP:
MSSV
MẬT KHẨU: Ngày
tháng năm sinh

KHAI BÁO
THÔNG TIN CÁ NHÂN
XEM THỜI KHÓA BIỂU CÁC
MÔN HỌC

ĐĂNG KÝ
MÔN HỌC
THEO TKB,
LƢU ĐK

NỘP
HỌC
PHÍ

HỌC

HỦY
KẾT QUẢ
ĐK

7

2.4. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH NỘP HỌC PHÍ CỦA SINH VIÊN

SINH
VIÊN

TÀI KHOẢN
NGÂN HÀNG

SỐ LIỆU HỌC PHÍ THEO
KẾT QUẢ
ĐĂNG KÝ MÔN HỌC

NỘP HỌC PHÍ
QUA THẺ LIÊN KẾT
NGÂN HÀNG

PHÒNG
TÀI VỤ
(Kiểm tra danh
sách nợ học
phí)

NGÂN
HÀNG

ĐÓNG
XONG
HỌC PHÍ

PHÕNG ĐÀO TẠO

(Rà soát danh sách
nợ học phí)

Quyết định
đình chỉ học tập

PHÒNG
CTCT&QLSV
(Lập danh sách)

8


2.5. QUY TRÌNH CÁC THỦ TỤC LIÊN QUAN ĐẾN ĐÀO TẠO

SINH VIÊN

KHOA QUẢN LÝ,
BAN CLC
Trả kết quả

KHOA QUẢN LÝ,
BAN CLC
(Tiếp nhận phân loại)

LÃNH ĐẠO
GIÁO VỤ KHOA
(Xử lý, giải quyết)

PHÕNG ĐÀO TẠO

* Kiểm tra
* Cuối ngày: Trả lời kết quả,
Lịch trả kết quả
THÔNG BÁO VỀ
KHOA QUẢN LÝ,
BAN CLC

9


2.6. QUY TRÌNH CẤP BẢNG ĐIỂM, XÁC NHẬN KẾT QUẢ HỌC TẬP

SINH VIÊN

NỘP ĐƠN
(Theo mẫu)
Phòng 202 – A1

PHÕNG ĐÀO TẠO
(Tiếp nhận và phát giấy hẹn)
Phòng 202 – A1

TRẢ KẾT QUẢ
(Theo lịch hẹn)

10


2.7. QUY TRÌNH XÉT GIAO ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

SINH VIÊN

KHOA QUẢN LÝ, BAN CLC
- SV điền vào mẫu đăng ký làm ĐATN
- Lập danh sách và gửi PĐT

DANH SÁCH
SINH VIÊN
(Không đƣợc
giao ĐATN)

PHÒNG
ĐÀO TẠO
(Kiểm tra
điều kiện)

+ Kiểm tra các
điều kiện nhận
ĐATN
+ Lập danh sách
SV đủ điều kiện

KHOA QUẢN LÝ
- GửI danh sách sinh viên đủ điều
kiện về Bộ môn
- Thông báo các sinh viên không
đủ điều kiện

SINH VIÊN

11


2.8. QUY TRÌNH XÉT CÔNG NHẬN TỐT NGHIỆP

SINH VIÊN

KHOA QUẢN LÝ, BAN CLC
SV điền vào mẫu
đăng ký tốt nghiệp
Lập danh sách và gửi PĐT

PHÒNG
ĐÀO TẠO
Đối chiếu tiêu
chuẩn tốt
nghiệp

+ Kiểm tra các điều
kiện công nhận TN
+ Kiểm tra điều kiện
GDTC, QP
+ Lập danh sách sinh
viên đủ điều kiện TN

HỘI ĐỒNG XÉT CÔNG NHẬN
TỐT NGHIỆP

SINH VIÊN TỐT
NGHIỆP

12


2.9. QUY TRÌNH CẤP BẢN SAO BẰNG TỐT NGHIỆP TỪ HỒ SƠ GỐC

SINH VIÊN

NỘP ĐƠN
(theo mẫu)
BẢN SAO CMND
(Phòng 304-A1)

PHÒNG
ĐÀO TẠO
Tiếp nhận và
phát giấy hẹn
(Phòng 304 A1)

PHÕNG ĐÀO TẠO
(Xử lý nghiệp vụ)

TRẢ KẾT QUẢ
(Theo giấy hẹn)

13


2.10. QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ HỌC SONG BẰNG

SINH VIÊN
TỪ NĂM THỨ 2

KẾT QUẢ HỌC TẬP
(Học kỳ gần nhất đạt khá
trở lên, có đơn)

GIÁO VIÊN
CHỦ NHIỆM

KHOA
QUẢN LÝ,
BAN CLC

PHÕNG ĐÀO TẠO
(Kiểm tra
Cấp MSSV song bằng)

Cho phép học tập
KẾT QUẢ
14


2.11. QUY TRÌNH NHẬP HỌC SINH VIÊN BẰNG 2

SINH VIÊN B2

NHẬP TRƢỜNG
NHẬP KHOA

+ Danh sách tài
khoản bản mềm
+ Thẻ ngân hàng

NGÂN
HÀNG

KHOA QUẢN LÝ
- Xét miễn môn học
- Cấp mẫu đăng ký mở
tài khoản

PHÒNG CTCT&QLSV
Tiếp nhận mẫu ĐK mở
Tài khoản cá nhân

PHÕNG ĐÀO TẠO
- Tiếp nhận danh sách
tài khoản
- Cập nhật vào hệ thống
quản lý

KHOA QUẢN LÝ
Trả thẻ ngân hàng

SINH VIÊN

15

2.12. QUY TRÌNH MỞ LỚP MÔN HỌC NGUYÊN VỌNG

SINH
VIÊN

ĐĂNG KÝ NGUYỆN VỌNG
TẠI WEB


Thông báo
các lớp không đủ
điều kiện

PHÒNG
ĐÀO TẠO
(Kiểm tra ĐK
mở lớp nguyện
vọng)

SV ĐĂNG KÝ MÔN HỌC


ĐÓNG HỌC PHÍ

HỌC

16


2.13. QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ HỌC THEO PHƢƠNG THỨC

BẢO LƢU ĐIỂM QUÁ TRÌNH

SINH VIÊN

KHOA QUẢN LÝ,
BAN CLC
(Phát phiểu đăng ký)

GIÁO VỤ, LÃNH
ĐẠO KHOA
(Kiểm tra xác
nhận các học
phần đủ điều
kiện)

PHÕNG TÀI VỤ
-Thu học phí
-Tập hợp số liệu ĐKMH

PHÕNG ĐÀO TẠO
(Cập nhật danh sách
lên hệ thống)

17


3.1. QUY TRÌNH XIN NGHỈ HỌC TẠM THỜI

SINH VIÊN

ĐƠN XIN NGHỈ HỌC TẠM
THỜI
(Ý kiến phụ huynh)

GIÁO VIÊN
CHỦ NHIỆM

KHOA
QUẢN LÝ,
BAN CLC

PHÒNG CTCT&QLSV
(Rà soát danh sách)

Quyết định nghỉ học
tạm thời
HIỆU
TRƢỞNG
18


3.2. QUY TRÌNH TIẾP NHẬN SINH VIÊN TRỞ LẠI TRƢỜNG HỌC TẬP

SINH VIÊN

ĐƠN XIN TRỞ LẠI HỌC TẬP
( Ý kiến xác nhận của cơ quan,
địa phƣơng)

PHÒNG CTCT & QLSV

(Rà soát)

HIỆU
TRƢỞNG

Quyết định trở lại
học tập

KHOA QUẢN LÝ
BAN CLC

19


3.3. QUY TRÌNH XÉT HỌC BỔNG KHUYẾN KHÍCH HỌC TẬP

XÉT HỌC BỔNG VÀO ĐẦU
CÁC HỌC KỲ

+ Cộng điểm TB
các môn học
+ Số TC tối thiểu
cho mỗi khóa
+ Mức tiến học
bổng (X,G,K)
+ Điểm C trở lên

PHÕNG ĐÀO TẠO
NHẬP
TIÊU CHUẨN XÉT

KHOA QUẢN LÝ, BAN CLC
(DS sinh viên đủ
ĐK đạt học bổng)

PHÒNG CTCC&QLSV
(Trình BGH duyệt chi
và phân bổ học bổng)

Xét và ra
danh sách
sinh viên
đủ điều
kiện

PHÒNG CTCC&QLSV
(Trình BGH ra QĐ DS
sinh viên đạt học bổng)

PHÕNG TÀI VỤ
(Trả tiền vào tài khoản
cho sinh viên)

Sinh
Viên
20


DANH MC CC NGNH, CHUYấN NGNH O TO I HC
H CHNH QUY TRNG I HC XY DNG

STT

1

Ngành đào tạo

Cấp bằng tốt nghiệp

K thut cụng trỡnh xõy dng Gm cỏc chuyờn ngnh
- Xõy dng Dõn dng v Cụng nghip.
- H thng k thut trong cụng trỡnh.

Kỹ s- xây dựng

- Xõy dng Cng ng thy.
- Xõy dng Thy li Thy in.
- Tin hc Xõy dng.
2

K thut xõy dng cụng trỡnh giao thụng (Chuyờn
ngnh Xõy dng Cu ng)

Kỹ s- xây dựng

3

Cp thoỏt nc

Kỹ s- xây dựng

4

Cụng ngh k thut mụi trng (Chuyờn ngnh Cụng
ngh v Qun lý mụi trng)

Kỹ s- xây dựng

5

K thut cụng trỡnh Bin Gm cỏc chuyờn ngnh
- Xõy dng cụng trỡnh Bin Du khớ

Kỹ s- xây dựng

- Xõy dng cụng trỡnh Ven bin
6

Cụng ngh K thut vt liu xõy dng.

Kỹ s- xây dựng

7

Kinh t xõy dng.

Kỹ s- xây dựng

8

Qun lý xõy dng Gm cỏc chuyờn ngnh

- Kinh t v Qun lý xõy dng

Kỹ s- xây dựng

- Kinh t v Qun lý bt ng sn
9

Cụng ngh thụng tin Gm cỏc chuyờn ngnh
- Cụng ngh phn mm

Kỹ s- tin học

- Mng v H thng.
10

K thut c khớ Gm cỏc chuyờn ngnh
- Mỏy xõy dng

Kỹ s- cơ khí

- C gii húa xõy dng.
11

K thut Trc a Bn (Chuyờn ngnh K thut
Trc a a chớnh)

12

Kin trỳc.

Kiến trúc s-

13

Quy hoch vựng v ụ th.

Kiến trúc s-

Chng trỡnh o to K s Cht lng cao Vit Phỏp
(P.F.I.E.V)
14

C s h tng Giao thụng.

15

K thut ụ th.

16

Xõy dng cụng trỡnh thy.

Kỹ s- trắc địa

Kỹ s- xây dựng
(Song bằng của Tr-ờng
Đại học Xây dựng và của
P.F.I.E.V)

21

DANH MỤC CÁC ĐƠN VỊ QUẢN LÝ ĐÀO TẠO SINH VIÊN
STT

TÊN KHOA QUẢN LÝ

SỐ NGÀNH, CHUYÊN NGÀNH

KÝ HIỆU KHOA

ĐÀO TẠO

VIẾT TẮT

1

Xây dựng

01 chuyên ngành

KX

2

Cầu đường

02 chuyên ngành

KC

3

Kỹ thuật môi trường

02 ngành và 01 chuyên ngành

MT

4

Công trình thủy

02 chuyên ngành

CT

5

Kỹ thuật công trình Biển

02 chuyên ngành

CB

6

Vật liệu xây dựng.

01 ngành

VL

7

Kinh tế và Quản lý xây dựng.

01 ngành và 02 chuyên ngành

KT

8

Công nghệ thông tin

01 ngành và 01 chuyên ngành

IT

9

Cơ khí xây dựng

02 chuyên ngành

KM

10

Kiến trúc – Quy hoạch

01 ngành và 02 chuyên ngành

KD

03 ngành

CLC

11

Ban quản lý Kỹ sư Chất
lượng cao Việt – Pháp
(P.F.I.E.V)

22