Hướng dẫn chỉnh font.doc | Phòng GD&ĐT huyện Phú Lương Huong dan su dung

HƯỚNG DẪN NHẬP DỮ LIỆU TUYỂN SINH LỚP 6 NĂM 2011
Trước khi bắt đầu làm việc với phần mềm, bạn nên đọc kỹ hướng dẫn dưới đây
để nắm được những yêu cầu cơ bản và những quy tắc nhập liệu cần thiết, đặc biệt là:
(giữ phím Ctrl và click chuột vào đoạn chữ có gạch chân dưới đây để tìm hiểu)
- Phiên bản này có gì mới?
- Phải nhập thông tin của những HS nào vào file dữ liệu?
- Những trường hợp nào có thể xảy ra?
- Chỉnh thông số hệ thống như thế nào? Nếu chưa rõ thì phải làm sao?
- Khi nhập thông tin cần chú ý những gì?
- Và còn nhiều điều thú vị khác, vui lòng tìm hiểu thêm...


I - Cài đặt chương trình:
1. Tải phần mềm tuyển sinh lớp 6 (TS6) về máy tình từ mục “Phần mềm giáo
dục” trên website: />2. Chạy chương trình:
2.1. Nếu máy tính đã cài đặt phần mềm xét tốt nghiệp THCS (XTN) thì chỉ
việc cài đặt phần mềm TS6.
2.2. Nếu máy tính chưa cài đặt phần mềm XTN thì phải cài đặt thêm XTN mới
chạy được TS6 (địa chỉ tải phần mềm XTN như ở phần 1.).
3. Chỉnh font chữ để đọc được chữ tiếng Việt trên menu như hình dưới (nếu
cần thiết):
- Xem hướng dẫn chi tiết trong file “Huong dan chinh font.DOC” kèm theo.
- Nếu sau khi chỉnh đúng theo hướng dẫn mà vẫn không hiển thị được tiếng
Việt thì đó là do bộ font trên máy tính của bạn cài đặt chưa chuẩn. Bạn hãy cài đặt lại
bộ font chữ Vietkey, đến khi tiến trình cài đặt hoàn tất sẽ yêu cầu khởi động lại máy
tính, hãy đồng ý để máy khởi động lại là khắc phục được vấn đề trên.

4. Chỉnh sửa các thông số hệ thống cho đúng với thông tin của đơn vị.
4.1. Cách thực hiện:
- Trước tiên cần chỉnh thời gian trong máy tính của bạn cho đúng với thực tế.
- Dùng menu “Quản lý File → Danh mục mã đơn vị” để xem và ghi lại mã

của đơn vị mình.
- Dùng menu “Quản lý File → Thông số hệ thống” để chỉnh sửa thông tin về
xã (thị trấn), trường THCS, họ tên hiệu trưởng, ngày tháng năm...
- Lưu ý: Sửa thông tin chính xác theo mẫu có sẵn, chẳng hạn: Phần “Trường...”
ghi theo mẫu sau:
←Về đầu VB


| hai ký tự mã trường | một dấu cách trắng | một dấu gạch ngang | một dấu cách
trắng | tên trường THCS |
4.2. Ví dụ: “03 - Giang Tiên” ; “04 - Hợp Thành” ; “08 - Thị trấn Đu” v.v...
- Lưu ý: Phải nhập thật chính xác theo quy tắc trên, nếu sai sẽ không thể in
thống kê và các danh sách liên quan.
- Nếu chưa rõ thì copy thông tin của các cột 3, 4 trong bảng dưới đây và paste
vào nội dung tương ứng (dòng 1, 2) trong bảng “Cập nhật các thông số dùng chung”
(gọi tắt là bảng TSDC, được mở ra bằng menu “Quản lý File → Thông số hệ thống”
của phần mềm):
TT

Trường THCS

(1)

(2)

Dòng thứ nhất
của bảng TSDC
(3)

Dòng thứ hai

của bảng TSDC

Ghi chú

(4)

(5)

1.

Cổ Lũng

01 - Cæ Lòng

01 - Cæ Lòng

2.

Dương Tự Minh

02 - §éng §¹t

02 Minh

3.

Động Đạt 1

02 - §éng §¹t

02 - §éng §¹t 1

4.

Giang Tiên

03 - Giang Tiªn

03 - Giang Tiªn

5.

Hợp Thành

04 - Hîp Thµnh

04 - Hîp Thµnh

6.

Phấn Mễ 1

05 - PhÊn MÔ

05 - PhÊn MÔ 1

7.

Phấn Mễ 2

05 - PhÊn MÔ

05 - PhÊn MÔ 2

8.

Phú Đô

06 - Phó §«

06 - Phó §«

9.

Sơn Cẩm 1

07 - S¬n CÈm

07 - S¬n CÈm 1

10.

Sơn Cẩm 2

07 - S¬n CÈm

07 - S¬n CÈm 2

11.

Thị trấn Đu

08 - ThÞ trÊn §u

08 - ThÞ trÊn §u

12.

Tức Tranh

09 - Tøc Tranh

09 - Tøc Tranh

13.

Vô Tranh

10 - V« Tranh

10 - V« Tranh

14.

Yên Đổ

11 - Yªn §æ

11 - Yªn §æ

15.

Yên Lạc

12 - Yªn L¹c

12 - Yªn L¹c

16.

Yên Ninh

13 - Yªn Ninh

13 - Yªn Ninh

17.

Yên Trạch

14 - Yªn Tr¹ch

14 - Yªn Tr¹ch

D¬ng

Tù

(Thông tin của các dòng khác trong bảng TSDC ghi cho đúng với thực tế)
←Về đầu VB

II - Sử dụng chương trình:


So với phiên bản cũ, phiên bản này chỉ bổ sung thêm các chức năng mới và
vẫn giữ nguyên thiết kế trước đây. Tuy nhiên vì không đủ thời gian nên tác giả chưa
kịp viết phần dành chọn font chữ cho windows Vista hay windows 7, nếu bạn dùng
các phiên bản windows này có thể sẽ không hiển thị được font chữ tiếng Việt còn đối
với windows XP thì không có vấn đề gì nếu thực hiện đủ các bước ở phần I.
1. Tạo ra file chứa dữ liệu, mở file, đóng file, ghi file, chép file dữ liệu...: Thực
hiện như phần mềm XTN.
2. Nhập thông tin tuyển sinh vào file CSDL:
2.1. Dùng menu “Dành cho các trường THCS → Nhập danh sách học sinh”
để mở bảng nhập dữ liệu như hình dưới đây:














2.2. Nhập thông tin từng học sinh theo mẫu phiếu, chú ý những vấn đề sau:
- Nhằm tăng tốc độ khi nhập dữ liệu, phần mềm được thiết kế không có nút
“Ghi”, thông tin sẽ được cập nhật trực tiếp vào file CSDL mà không chờ người sử

dụng (NSD) nhấn nút ghi, do đó NSD cần nhập thông tin một cách chính xác, đặc
biệt là chọn mã của các đơn vị cho đúng tại các mục chọn, nếu chọn sai thì khi tổng
hợp sẽ không chính xác.
- Phần  : Nếu không tích vào ô “tuyển sinh được” có nghĩa là học sinh đó
không tuyển sinh được.
- Phần  : Nếu trong khi chọn dân tộc mà không thấy trong danh sách có sẵn
thì dùng menu “Quản lý File → Danh mục dân tộc” để cập nhật thêm vào (chỉ nên để
những dân tộc hay dùng, danh sách này càng dài thì càng mất thời gian chọn).
- Các phần , ,  : Chọn trong danh sách có sẵn của phần mềm, nếu ngoài
địa bàn huyện Phú Lương thì phải chọn “00 - Khác/Không biết” và ghi chú thêm ở
phần , ,  tương ứng.


- Các phần , ,  : Chỉ nhập thông tin nếu các phần , ,  tương ứng
là ngoài địa bàn huyện Phú Lương còn nếu trong địa bàn huyện thì để trống, không
phải nhập gì cả.
- Các nội dung khác: Nhập thông tin cho đúng với thực tế.
←Về đầu VB
3. In ấn các biểu mẫu:
- Sau khi đã nhập xong toàn bộ dữ liệu, dùng menu “Dành cho các trường
THCS” để in ra toàn bộ những biểu mẫu cần thiết, kiểm tra lại thông tin, thủ trưởng
đơn vị ký và đóng dấu vào các danh sách để nộp Phòng GD&ĐT.
- Dùng chức năng “Chép dữ liệu nộp Phòng GD” để sao chép file dữ liệu
tuyển sinh của đơn vị nộp về Phòng GD&ĐT cùng với các mẫu biểu kèm theo (hoặc
có thể vào thư mục C:\PGD_PL\DU_LIEU để copy, các file dữ liệu được tạo ra sẽ
chứa trong thư mục mặc định này).
4. Những điểm mới của phần mềm:
So với phiên bản năm 2010, phiên bản này đã được xây dựng thêm một số
chức năng mới nhằm hỗ trợ các trường phân lớp, sắp xếp danh sách học sinh theo
lớp; thống kê chi tiết hơn các số liệu để phục vụ cho công tác phổ cập và theo dõi tình

hình học sinh nhập học tại các trường THCS khác, cụ thể như sau:
4.1. Chức năng sắp xếp:
- Khi đã nhập xong dữ liệu có thể dùng chức năng “Dành cho các trường
THCS → Sắp xếp danh sách” để sắp xếp lại toàn bộ dữ liệu trong file đang mở theo
thứ tự Lớp → Tên → Họ đệm.
- Sau đó dùng chức năng “Dành cho các trường THCS → Chỉ in danh sách
HS được tuyển vào lớp 6 tại trường” để in ra danh sách HS theo lớp.
- Có thể sử dụng danh sách này để ghi vào sổ điểm.
4.2. Chức năng thống kê HS được tuyển vào lớp 6 tại các trường THCS:
- Dùng chức năng “Dành cho các trường THCS → In DSHS được tuyển vào
lớp 6 ở tất cả các trường THCS” để in ra danh sách các học sinh được tuyển vào
lớp 6 (có sắp xếp theo tên trường THCS).
- Từ danh sách này dễ dàng theo dõi được ở trường nào có bao nhiêu học sinh
được tuyển, từ đó sơ bộ nắm được tình hình tuyển sinh ở các trường THCS.
4.3. Chức năng thống kê chi tiết theo độ tuổi:
- Dùng chức năng “Dành cho các trường THCS → In báo cáo chi tiết tuyển
sinh theo độ tuổi” để in ra biểu tổng hợp.
- Trong biểu này có phân ra chi tiết các số liệu cần tổng hợp, để tìm hiểu thêm,
vui lòng tham khảo trong Phụ lục 1.
←Về đầu VB


PHỤ LỤC 1
Những trường hợp của thông tin
(Đối chiếu với các trường hợp trong file NHAP_THU.DBF kèm theo phần mềm)
Trường
hợp thứ

Diễn giải

01

HS trong độ tuổi, có hộ khẩu trong xã (nơi trường THCS tuyển sinh đóng
trên địa bàn), hoàn thành chương trình tiểu học (HTCTTH) trong địa bàn
tuyển sinh, được tuyển vào lớp 6 tại trường

02

HS trong độ tuổi, có hộ khẩu trong xã, HTCTTH trong xã nhưng ngoài
địa bàn tuyển sinh (đối với các trường THCS: Dương Tự Minh, Động Đạt
1, Hợp Thành, Phấn Mễ 1, Phấn Mễ 2, Sơn Cẩm 1, Sơn Cẩm 2), được
tuyển vào lớp 6 tại trường

03

HS trong độ tuổi, có hộ khẩu trong xã, HTCTTH ở xã khác (ngoài xã),
được tuyển vào lớp 6 tại trường

04

HS trong độ tuổi, có hộ khẩu ở xã ngoài (xã ngoài ĐBTS), HTCTTH
trong địa bàn tuyển sinh, được tuyển vào lớp 6 tại trường

05

HS trong độ tuổi, có hộ khẩu ở xã ngoài, HTCTTH trong xã nhưng ngoài
địa bàn tuyển sinh (đối với các trường THCS: Dương Tự Minh, Động Đạt
1, Hợp Thành, Phấn Mễ 1, Phấn Mễ 2, Sơn Cẩm 1, Sơn Cẩm 2), được
tuyển vào lớp 6 tại trường

06

HS trong độ tuổi, có hộ khẩu ở xã ngoài, HTCTTH ở xã ngoài, được
tuyển vào lớp 6 tại trường

07

HS trong độ tuổi, có hộ khẩu trong xã, HTCTTH trong ĐBTS nhưng học
lớp 6 tại trường THCS khác

08

HS trong độ tuổi, có hộ khẩu trong xã, HTCTTH trong xã nhưng ngoài
ĐBTS (đối với các trường THCS: Dương Tự Minh, Động Đạt 1, Hợp
Thành, Phấn Mễ 1, Phấn Mễ 2, Sơn Cẩm 1, Sơn Cẩm 2) và học lớp 6 tại
trường THCS khác

09

HS trong độ tuổi, có hộ khẩu trong xã, HTCTTH ở ngoài xã và học lớp 6
tại trường THCS khác

10

HS trong độ tuổi, có hộ khẩu ở ngoài xã, HTCTTH trong ĐBTS nhưng
học lớp 6 tại trường THCS khác

11

HS trong độ tuổi, có hộ khẩu ở ngoài xã, HTCTTH trong xã nhưng ngoài

ĐBTS (đối với các trường THCS: Dương Tự Minh, Động Đạt 1, Hợp
Thành, Phấn Mễ 1, Phấn Mễ 2, Sơn Cẩm 1, Sơn Cẩm 2) và học lớp 6 tại
trường THCS khác

12

HS được tuyển sinh tại trường nhưng quá độ tuổi theo Quy chế

Khác

Trên đây là 12 trường hợp điển hình, ngoài ra còn có các trường hợp khác
←Về đầu VB


??? Như vậy, Phải nhập thông tin của những HS nào vào file dữ liệu?
Câu trả lời: Phải nhập thông tin của tất cả HS rơi vào một trong các trường
hợp sau đây:
1. HS được tuyển vào lớp 6 tại trường (ý muốn nói tới trường THCS tiến hành
nhập dữ liệu tuyển sinh).
2. Những HS có liên quan (số này rất ít vì hiếm khi xảy ra) được tuyển vào lớp
6 tại các trường THCS khác, bao gồm:
2.1. Hoàn thành chương trình tiểu học trong xã (kể cả ngoài địa bàn tuyển sinh
- chỉ áp dụng đối với các trường THCS: Dương Tự Minh, Động Đạt 1, Hợp Thành,
Phấn Mễ 1, Phấn Mễ 2, Sơn Cẩm 1, Sơn Cẩm 2).
2.2. Hoàn thành chương trình tiểu học ngoài xã nhưng có hộ khẩu trong xã
hoặc hoàn thành chương trình tiểu học trong xã (kể cả ngoài địa bàn tuyển sinh - chỉ
áp dụng đối với các trường THCS: Dương Tự Minh, Động Đạt 1, Hợp Thành, Phấn
Mễ 1, Phấn Mễ 2, Sơn Cẩm 1, Sơn Cẩm 2).
3. Những học sinh không tuyển sinh được (không học lớp 6 tại bất cứ trường
THCS nào - bỏ học).

←Về đầu VB