sáng kiến một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường trung học cơ sở

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
MÔ TẢ SÁNG KIẾN
Mã số: ……………….
1. Tên sáng kiến: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn
thư - lưu trữ ở trường Trung học Cơ sở
2. Lĩnh vực áp dụng: Cải cách hành chính
3. Mô tả bản chất của sáng kiến:
3.1. Tình trạng giải pháp đã biết
Những năm trước đây do chưa nhận thức được tầm quan trọng của công
tác văn thư – lưu trữ nên hầu hết các trường đều ít hoặc chưa bố trí nhân viên
làm công tác này. Nhìn chung trong lưu trữ hồ sơ của nhà trường còn rất bề bộn
nên rất khó tìm kiếm khi cần thiết và bảo quản chưa đảm bảo, chưa gọn gàng
ngăn nắp.
Thời gian gần đây do yêu cầu đổi mới của Nhà nước về nhiều mặt trong
hoạt động hành chính cũng như trong giáo dục nên các loại văn bản chỉ đạo;
Hướng dẫn; Thông tư; Văn bản chuyên môn ngày càng nhiều nên nhà trường
không thể thiếu đi một nhân viên văn thư – lưu trữ để quản lý, bảo quản và lưu
trữ cũng như đăng kí vào sổ lưu công văn đi – đến.
Hiện nay do nhận thức được tầm quan trọng phải cần có một nhân viên
văn thư phụ trách bảo quản, sắp xếp các loại văn bản, công văn, hồ sơ sổ sách…
một cách ngăn nắp và có khoa học nên hầu hết các trường đều có bố trí nhân
viên văn thư.
Thực hiện tốt công tác này không những góp phần vào công cuộc đổi mới
quản lý nhà nước và cải cách hành chính, hoàn thiện hệ thống văn bản, bảo đảm
thông tin cho lãnh đạo mà còn giúp cho việc lưu trữ, bảo quản, khai thác tốt
nguồn thông tin quý giá được hình thành trong quá khứ.
3.2. Nội dung giải pháp đề nghị công nhận là sáng kiến
3.2.1. Mục đích của giải pháp

1


Với những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian dài làm công tác văn thư
tôi nhận thấy để làm tốt công tác văn thư – lưu trữ, đòi hỏi người làm công tác
này cần phải có tinh thần, trách nhiệm cao, hiểu công tác văn thư là toàn bộ công
việc về soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi,
nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác và bí
mật.
Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng tạo, trách nhiệm và luôn
tâm niệm làm tốt công tác văn thư – lưu trữ nhằm giúp cho việc giải quyết công
việc ở cơ quan nhà trường được nhanh chóng, chính xác. Đồng thời giúp Lãnh
đạo trong việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong nhà trường được chặt
chẽ và góp phần giữ gìn mọi tài liệu có giá trị ở mọi lĩnh vực của cơ quan, nhằm
phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để
nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
3.2.2. Nội dung của giải pháp
Là một nhân viên chuyên trách văn thư, bản thân tôi nhận thấy được công
việc mà mình phải làm là đem lại sự ngăn nắp, tươm tất, tạo cảnh quan nơi làm
việc. Từ đó tôi đã tìm tòi học hỏi qua sách báo, tài liệu, qua các bạn đồng nghiệp
và học tập rút kinh nghiệm ở những trường bạn. Sau một thời gian dài công tác
qua mấy đơn vị, khi về công tác ở đơn vị mới thì thực trạng việc tiếp nhận, lưu
trữ các loại văn bản của trường còn rất bề bộn, chưa khoa học nên gặp rất nhiều
khó khăn. Qua thời gian tìm hiểu, tôi đã lên kế hoạch phân tích các vấn đề còn
tồn động để từ đó có hướng giải quyết và đến nay thì công tác văn thư – lưu trữ
ở đơn vị hiện tại đã hoạt động tốt và có hiệu quả. Để có được hiệu quả đó tôi đã
từng bước hoàn thiện hồ sơ sổ sách theo các hướng như sau:
a) Tổ chức quản lý công văn đến
Do đặc thù hiện nay, hầu như tất cả các văn bản điều hành, chỉ đạo của
cấp trên, nhất là Phòng Giáo dục và Đào tạo đều được gởi qua website có đính

kèm tập tin, nhân viên văn thư phải thường xuyên vào để kiểm tra theo dõi công
văn đến, nếu đó là công văn thuộc thẩm quyền giải quyết thì in ra và tiến hành
phân loại hồ sơ như sau:
2


- Đăng ký công văn đến:
Sau khi in ra phân loại, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến và đăng ký
công văn vào sổ đăng ký công văn đến.
- Trình văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đóng dấu đến, ghi ngày đến xong nhân
viên Văn thư phải trình ngay cho Lãnh đạo.
- Xem xét nội dung, giao việc cho các tổ chuyên môn:
Sau khi Lãnh đạo nắm bắt nội dung, duyệt văn bản được chuyển đến tổ
chuyên môn hay cá nhân giải quyết theo thẩm quyền.
- Phân phối chuyển giao văn bản:
+ Sau khi lãnh đạo duyệt xong chuyển lại cho Văn thư để chuyển giao
công văn đến cho các cá nhân, tổ chuyên môn xem giải quyết
+ Thông báo cho cá nhân, tổ chuyên môn tới ký nhận vào sổ đăng ký
công văn đến, văn bản ngày nào phải chuyển giao ngay trong ngày đó.
b) Giải quyết công văn đi:
Do ở đơn vị trường số lượng văn bản đi ít nên được đăng kí vào hai quyển
sổ gọi là Sổ đăng ký công văn đi: (theo thông tư 07/2012/TT-BNV)
- Các loại văn bản: Chỉ thị; Quyết định; Quy định; Quy chế; Hướng dẫn
được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số;
- Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một sổ và một hệ
thống số riêng.
Qui trình ban hành văn bản:
- Giao nhiệm vụ:
+ Phân công cho cá nhân, bộ phận soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm

về độ chính xác, nội dung, hình thức và tính pháp lý của văn bản;
+ Ký tắt vào bên cạnh chữ cuối của văn bản, chuyển cho Văn thư tổng
hợp. Những văn bản không đạt yêu cầu, chuyển trả đơn vị soạn thảo để bổ sung,
hoàn thiện;
+ Văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản trước nếu đạt yêu cầu
trình thủ trưởng cơ quan ký các văn bản, quyết định thuộc thẩm quyền;
3


+ Trường hợp văn bản, Quyết định không đạt yêu cầu sẽ được chuyển trả
lại đơn vị soạn thảo để bổ sung, hoàn thiện theo chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan.
- Nhân bản, đóng dấu phát hành:
+ Tất cả các văn bản, quyết định sau khi được Lãnh đạo cơ quan ký, nhân
viên văn thư có trách nhiệm vào sổ lấy số, ngày tháng năm ban hành văn bản và
phối hợp với cá nhân, bộ phận được giao trực tiếp xử lý công việc xác định số
lượng văn bản, quyết định cần thiết để chuyển nhân bản, đóng dấu;
+ Các văn bản không được người có thẩm quyền duyệt ký được coi là văn
bản không hợp lệ;
+ Mọi thủ tục sao văn bản phải thực hiện đúng quy định;
+ Văn thư chịu trách nhiệm kiểm tra nghiêm ngặt thể thức trình bày văn
bản và chữ ký của người soạn thảo văn bản trước khi đóng dấu và phát hành.
Nếu văn bản không đúng với quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban
hành ngày 19/01/2011 văn thư không đóng dấu phát hành mà chuyển trả lại
người soạn thảo;
+ Nhân viên văn thư phối hợp với cá nhân được giao trực tiếp xử lý công
việc thực hiện việc gửi văn bản;
+ Cá nhân được giao trực tiếp xử lý công việc và nhân viên văn thư có
trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo quy định hiện hành.
- Cách ghi số và mã hiệu công văn đi:
+ Số của công văn đi được thống nhất ghi theo số thứ tự chung cho một

năm theo số liên tục từ thấp đến cao, bắt đầu từ ngày đầu tiên của năm (ngày 01
tháng 01) và kết thúc bằng ngày cuối cùng của năm đó;
+ Mã hiệu của công văn đi được ký hiệu bằng hai chữ cái đầu của loại văn
bản tương ứng và các chữ cái viết tắt tên của trường
Ví dụ: Số: 01/QĐ-TTHCS...
- Vào sổ công văn đi
+ Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản và đóng dấu cơ quan vào văn bản;
+ Làm thủ tục ban hành tới những nơi nhận ghi trên văn bản;
+ Lưu văn bản;
4


+ Khi đã đóng dấu và vào số, văn thư phải lưu một bản gốc có chữ ký gốc
để quản lý và nộp lưu trữ sau này. Người soạn thảo văn bản lưu một bản sao để
theo dõi;
+ Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm xử lý và gửi toàn bộ công văn đi
ngay trong ngày bằng cách chuyển ra bưu điện hoặc chuyển đến địa chỉ người
nhận theo yêu cầu;
+ Việc truyền văn bản qua mạng phải bảo đảm nguyên tắc thông tin kịp
thời, chuẩn xác và bảo mật.
Bên cạnh đó còn có các loại hồ sơ khác của học sinh do văn thư nhà
trường chịu trách nhiệm quản lý dưới sự chỉ đạo của Hiệu trưởng, hồ sơ gồm có:
Học bạ Trung học Cơ sở đang học, học bạ tốt nghiệp, học bạ nghỉ học; sổ đăng
bộ; sổ điểm lớn; văn bằng chứng chỉ...
- Học bạ học sinh đang học được lập vào đầu năm học lớp 6, có kí xác
nhận của Hiệu trưởng và được xếp theo từng lớp, cuối học kỳ I giao cho giáo
viên chủ nhiệm để ghi kết quả học tập của học sinh, hoàn thành xong nộp lại về
cho Văn thư; ở học kỳ II cũng vậy, cuối học kỳ II giao cho giáo viên chủ nhiệm
để ghi kết quả học tập của học sinh, hoàn thành xong nộp lại về cho Văn thư để
trình Hiệu trưởng ký duyệt kết quả cuối năm trong học bạ của học sinh đúng

thời gian quy định sau đó lưu trữ cấn thận trong tủ ở phòng văn thư;
- Học bạ nghỉ học được lưu thành từng năm và có sổ theo dõi riêng của
từng năm đó để tiện cho việc tra cứu hồ sơ khi học sinh, phụ huynh đến xin rút
hồ sơ;
- Học bạ đã tốt nghiệp học sinh chưa rút về còn lại cũng được lưu theo
năm học và có lập sổ rút theo danh sách tốt nghiệp của từng năm để tiện cho
việc theo dõi;
- Sổ đăng bộ: Hàng năm học sinh đầu cấp trúng tuyển vào học lớp 6 và
chuyển đến đều được Văn thư cập nhật kịp thời và ghi đầy đủ các thông tin
trong sổ theo mẫu quy định của Bộ GD&ĐT, cuối năm học trình Hiệu trưởng ký
duyệt;
- Văn bằng chứng chỉ của học sinh tốt nghiệp Trung học Cơ sở: Sau khi
5


nhận Bằng tốt nghiệp ở Phòng Giáo dục và Đào tạo về Văn thư có trách nhiệm
vào sổ từng học sinh theo từng số hiệu bằng đúng quy định. Khi cấp trả bằng,
học sinh đến nhận phải có giấy tờ như Chứng minh nhân dân hoặc Hộ khẩu ghi
lại để tiện cho việc theo dõi, người nhận bằng phải ký nhận, ghi rõ họ tên và
ngày tháng năm nhận đầy đủ.
Bên cạnh đó người làm công tác văn thư – lưu trữ muốn hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao nói chung thì soạn thảo đươc một văn bản đúng yêu cầu,
đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký nói riêng cũng không kém phần quan
trọng nên cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau:
- Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, đặc
biệt là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời
các văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác.
Hiện nay, công tác văn thư – lưu trữ thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản;
- Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường,

nhất là về lĩnh vực mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản;
- Phải năng động, sáng tạo trong công việc; mạnh dạn, thẳng thắn trong
công tác tham mưu với cấp trên;
- Phối hợp tốt với các tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên
trách trong mọi hoạt động của nhà trường;
- Đảm bảo đúng, chính xác, trình bày rõ đẹp, đúng thể thức;
- Điều quan trọng nhất là phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn
bản mà mình muốn soạn thảo.
* Phương pháp soạn thảo một số văn bản thường dùng
a) Báo cáo: là loại văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến
nghị của cơ quan, đơn vị hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể
nào đó hoặc xin ý kiến chỉ đạo.
- Phần mở đầu:
+ Những căn cứ có tính pháp lý;
6


+ Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ
trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện công tác của đơn vị.
Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến
việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên.
- Phần nội dung:
+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành;
+ Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện;
+ Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan;
+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.
- Phần kết thúc:
+ Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới;
+ Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm;
+ Các biện pháp tổ chức thực hiện;

+ Những kiến nghị với cấp trên.
b) Tờ trình: là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên (hoặc cơ quan
chức năng) một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch xin phê duyệt
- Phần 1: nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt;
- Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó có trình các phương
án, phân tích và chứng minh các phương án khả thi);
- Phần 3: Kiến nghị cấp trên, yêu cầu phê chuẩn hoặc xin lựa chọn một
trong các phương án xếp thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể chuyển phương
án từ chính thức sang dự phòng;
- Trong phần nêu lý do, căn cứ dùng cách hành văn để thể hiện được nhu
cầu khách quan do hoàn cảnh thực tế đòi hỏi;
- Phần đề xuất: dùng ngôn ngữ và cách hành văn có sức thuyết phục cao
nhưng cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ phải
lựa chọn điển hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh để
đảm bảo sự kiện và số liệu chính xác. Nêu rõ các thuận lợi, các khó khăn trong
việc thực thi các phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện...;
- Các kiến nghị: phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ
7


phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải đảm bảo tính khả thi mới tạo niềm tin cho
cấp phê duyệt. Tờ trình phải đính kèm các phụ lục để minh họa thêm cho các
phương án được đề xuất, kiến nghị trong tờ trình.
Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư - lưu trữ trong nhà
trường, tôi nhận thấy công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn
bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công
tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và
các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ
hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. Còn công tác lưu trữ là một trong những
nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách

khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan.
Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử
dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ
chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá
trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào
lưu trữ.
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý
trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ
tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời
nhất cho người soạn thảo văn bản. Công việc của một cơ quan được tiến hành
nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay
không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy,
thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn
thư.
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt
công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh
hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác
lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ
được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để
8


công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,
hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền
với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử
dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai
trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan
trong, thể hiện ở những điểm sau:

- Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế
hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ
thống thể chế hành chính;
- Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành
chính văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính
nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính;
- Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo
vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân;
- Thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành chính
phát triển, hiện đại. Nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng
mở rộng quyền công dân;
- Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu, quản lý, ngày
càng nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước;
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức;
- Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu
trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được
thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và
thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Qua nhiều năm
làm công tác văn thư - Lưu trữ tôi đã rút ra được “Một số biện pháp nâng cao
hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ ở trường Trung học Cơ sở”. Nhằm trao
đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư - Lưu trữ ở các trường Trung học Cơ
sở về những kinh nghiệm mà tôi đã tích luỹ được qua thực tiễn nhiều năm làm
9


công tác Văn thư - Lưu trữ.
3.3. Khả năng áp dụng của giải pháp
Đề tài đã được tổ chức triển khai thực hiện tại trường và đã được các
thành viên trong tổ ứng dụng đều đạt hiệu quả cao;

Kết quả của sáng kiến được tất cả cán bộ, giáo viên và nhân viên trong
nhà trường phối hợp tổ chức thực hiện, đó là minh chứng cho khả năng vận
dụng vào thực tiễn của đề tài;
Đây cũng là những giải pháp cơ bản, hợp lý, đầy tính thực tiễn có thể giới
thiệu cho tất cả những nhân viên làm công tác văn thư – lưu trữ trong các cơ
quan hành chính sự nghiệp, đặc biệt là nhân viên văn thư trong các trường học
tham khảo và thực hiện linh hoạt và sáng tạo tùy theo tình hình cụ thể của đơn
vị mình để đạt hiệu quả cao.
3.4. Hiệu quả, lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp
dụng giải pháp
Qua hơn ba năm từ khi nhận công tác ở đơn vị mới và đã thực hiện công
tác quản lý hồ sơ sổ sách của trường, tôi nhận thấy rằng: việc lưu trữ đầy đủ các
loại hồ sơ số sách hằng năm có một ý nghĩa thiết thực. Nó góp phần quan trọng
vào việc nâng cao hiệu quả của công tác quản lý trường học. Bởi vì, hồ sơ sổ
sách của các năm học giống nhau, năm trước là cơ sở để tham khảo cho năm
sau, những văn bản chỉ đạo của các cấp lãnh đạo luôn thật cần thiết trong công
việc, được áp dụng thường xuyên và nếu thiếu đi một văn bản chỉ đạo nào đó thì
không thể nắm bắt được hết thông tin của cấp trên chỉ đạo.
Từ những lẽ trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư
– lưu trữ sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước
được thông suốt thể hiện ở ba điểm sau:
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các hoạt động của nhà
trường. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng
chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của đơn vị;

10


- Tạo công cụ để kiểm soát thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá

nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của đơn vị,
phục vụ kiểm tra, thanh tra;
- Giúp cho người phụ trách của cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và
giải quyết, xử lý nhanh chóng, đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ
thống, qua đó người phụ trách có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần
thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả. Đây cũng
chính là hiệu quả của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc
đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ
quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai
trò của công tác văn thư – lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp
nhằm đưa công tác văn thư – lưu trữ tại đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần
tích cực nâng cao hiệu quả quản lý của đơn vị.
3.5. Tài liệu kèm theo: không./.
Bến tre, ngày 10 tháng 4 năm 2016

11