Hướng dẫn sử dụng phần mềm xếp thời khoá biểu TKB 7.0

BÀI GIẢNG CỦA BÁO CÁO VIÊN
SỬ DỤNG PHẦN MỀM LẬP TKB
(Lớp tập huấn giáo viên Dự án THCS)
1. Mục đích
Trang bị cho học viên những hiểu biết về ứng dụng CNTT và TT trong quản lý
trường học.
2. Yêu cầu
Sau khi kết thúc nội dung này, học viên có thể:
Hiểu và có thể sử dụng tốt phần mềm Lập TKB trong nhà trường;
3. Nội dung tổng quát
Nội dung tổng quát được thể hiện qua bảng sau:
TT Nội dung
Tổng
số tiết
Lý
thuyết
Thực
hành
1 Bài 1: Giới thiệu, gài đặt phần mềm 2 2
2 Bài 2: Chuẩn bị các dữ liệu TKB 1 2
3 Bài 3: Lập TKB tự động và tinh chỉnh 1 2
4 Bài 4: In ấn, kết xuất các loại TKB 2 2
Tổng cộng: 6 2 12
4. Nội dung chi tiết
TT Nội dung
Tổng
số tiết
Lý
thuyết
Thực
hành

1
Bài 1: Giới thiệu, gài đặt phần mềm
- Giới thiệu tổng quan phần mềm
- Demo toàn bộ phần mềm
- Các bước gài đặt
- Thứ tự sử dụng phần mềm
2 2
2 Bài 2: Chuẩn bị các dữ liệu TKB
- Khởi động chương trình
1 1
1
- Thiết lập cấu hình
- Dữ liệu Lớp học
- Dữ liệu môn học
- Dữ liệu giáo viên
- Kiểm tra các ràng buộc
- Dữ liệu phân công dạy
3
Bài 3: Lập TKB tự động và tinh chỉnh
- Thực hiện lập TKB tự động;
- Các thao tác tinh chỉnh TKB
1 1
4
Bài 4: In ấn, kết xuất các loại TKB
- In các loại TKB phần mềm đã có sẵn;
- In TKB theo yêu cầu
2 2
Tổng cộng: 18 6 12
2
Bài 1: Giới thiệu, gài đặt phần mềm

I. Mục đích
Hướng dẫn cho học viên hiểu được lợi ích của việc sử dụng phần mềm hỗ trợ lập
thời khoá biểu trong trường học. Cách gài đặt cũng như quy trình thực hiện của
phần mềm.
II. Yêu cầu
Sau bài học, học viên có thể gài đặt và hiểu được quy trình làm việc của phần mềm.
III. Nội dung bài giảng
1.Giới thiệu phần mềm hỗ trợ lập TKB
Lập thời khoá biểu (TKB) là một công việc thường kỳ nhưng không đơn giản với bất
cứ một trường học nào, bởi lẽ những mối ràng buộc về dữ liệu của bài toán lầ rất
phức tạp. Trên thực tế thì tất cả các trường học đều đã giải quyết được bài toán này
(có thể bằng một phần mềm nào đó hoặc đa số lập thủ công) trong công việc quản lý
của mình, tuy nhiên theo chúng tôi được biết thì họ còn gặp rất nhiều các khó khăn
trong công việc lập TKB như:
- Để lập được một TKB cho trường học họ phải mất rất nhiều thời gian để xếp,
chỉnh, sửa, thay đổi,… Thường mỗi khi quyết định một sự xếp đặt nào đó (đặc
biệt vào lúc TKB đã xếp được nhiều) họ gặp rất nhiều khó khăn để kiểm tra tính
đúng đắn.
- Quản lý TKB rất phức tạp: khi gặp phải những yêu cầu đổi tiết, xin nghỉ,…
thường gọi là những tình huống bất chợt thì sẽ gặp nhiều khó khăn bởi lẽ phải dò
TKB từng giáo viên, từng lớp rồi sau đó mới đưa ra được những quyết định.
Thường thì những việc như thế này người quản lý TKB sẽ rất ngại.
- Việc tra cứu, in ấn TKB còn hạn chế. Thường thì các trường học chỉ in ra TKB
theo các lớp học, còn việc sinh ra TKB cho các giáo viên, các tổ chuyên môn thì
các giáo viên phải tự sinh ra.
Một phần mềm tin học hỗ trợ cho các chuyên gia lập TKB là rất cần thiết. Chúng tôi
muốn nói về phần mềm ở đây là chỉ mang tính hỗ trợ, chứ sẽ không thể có một phần
mềm nào mà hoàn chỉnh từ đầu đến cuối việc lập TKB được bởi tính đa dạng và
tính mờ các yêu cầu bài toán này.
Các tính năng nổi bật của phần mềm:

- Dễ gài đặt và khả năng thích ứng với các loại máy tính là cao (do không
đòi hỏi nhiều về cấu hình phần cứng máy tính).
3
- Giao diện sử dụng cực kỳ đơn giản và dễ dùng. Bạn có thể nhập dữ liệu
trực tiếp trên bảng tính Excel (work sheets) hoặc thông qua các mẫu nhập liệu
(Forms) với các tuỳ biến chuột- phím thuận tiện.
- Khả năng kiểm tra tính đúng đắn dữ liệu cao. Chương trình sẽ tự động
kiểm tra dữ liệu hoặc kiểm tra dữ liệu đồng bộ, chỉ ra vị trí dữ liệu sai,… Bạn sẽ
rất tin tưởng về tính hợp lý dữ liệu khi phải làm việc trên một CSDL cực kỳ
phức tạp như TKB.
- Đáp ứng nhiều tính chất về TKB mà các trường học thường hay yêu cầu
như:
 Đảm bảo tuyệt đối không trùng- chéo tiết học, tiết dạy của các lớp và giáo
viên;
 Các tiết được xếp phải đảm bảo tuyệt đối các yêu cầu đặt ra ban đầu của
người lập lịch, trong trường hợp không thể xếp được tiết nào đó máy sẽ
đặt tiết này ra danh sách các tiết chưa xếp được của lớp đó để xử lý sau
(xử lý bán tự động);
 Cho phép chọn những tiết trên một buổi học nào đó để họ Hội đồng Nhà
trường;
 Những môn học yêu cầu có một buổi học 2 tiết xếp liền nhau đã xử lý rất
tốt;
 Có thể yêu cầu các tiết tránh dạy cho các môn học, cho các giáo viên;
 Tránh học cho các lớp;
 Mỗi tổ chuyên môn có thể được chọn tiết nghỉ dạy chung để làm việc
riêng của tổ;
 Mỗi giáo viên dạy được chọn 01 ngày nghỉ cho mình (thực ra chọn nghỉ
thoải mái);
 Có chế độ lựa chọn tiết chào cờ, tiết sinh hoạt lớp.
- Tính năng lập TKB tự động của phần mềm sẽ đưa ra một TKB thô. Tiếp

theo, tính năng tra cứu và tinh chỉnh TKB giúp ngưới dùng điều chỉnh TKB cho
phù hợp với từng lớp, từng giáo viên trước khi đến quyết định in ra TKB.
- Khả năng tra cứu, in ấn TKB đa dạng. Bạn có thể tra cứu và in ấn TKB
cho một lớp học, cho một giáo viên, cho một tổ chuyên môn, cho toàn trường
một cách rất đơn giản. Chất lượng báo cáo rất cao, mặt khác bạn hoàn toàn có
thể in TKB theo ý muốn của mình chỉ bằng những thao tác sao chép, cắt dán
thông thường trên Excel.
4
2. Gài đặt chương trình lên máy tính
Giới thiệu bộ đĩa gài đặt
Bộ gài đặt phần mềm này gồm 4 đĩa mềm 1.44Mb, với tổng độ lớn 3.8 Mb. Bạn
có thể nhận bộ gài đặt từ các đĩa mềm hoặc từ 01 đĩa CD ROM. Tốt nhất bạn nên
dùng đĩa CD bởi lẽ nó gọn nhẹ và an toàn hơn nhiều so với các đĩa mềm. Trong
trường hợp máy tính của bạn không có ổ đọc đĩa CD thì tất nhiên bạn phải nhận một
bộ đĩa mềm.
Các bước để gài đặt
Mở thư mục gài đặt phần mềm TKB và chạy tệp setup.exe
Thực hiện theo các bưíơc như bộ gài đặt chỉ dẫn bạn sẽ gài đắt được phần mềm
lên máy tính một cách dễ dàng và có thể sử dụng chúng thông qua biểu tượng trên
màn hình nền của Windows hoặc trên thánh thực đơn Start.
Các yêu cầu trước khi sử dụng chương trình
 Yêu cầu về phần cứng:
Mọi máy tính có thể gài đặt được Windows95, Officce97, khoảng trống trên
đĩa cứng 50Mb
 Yêu cầu về phần mềm
- MS Windows95, MS Officce97 (có gài Excel). MS Officce2000 thì càng
tốt.
- Sử dụng phần mềm tiếng Việt ABC 32 bit. Trên đĩa CD cũng đã có bộ gài
đặt phần mềm này.
 Thiết lập môi trường làm việc cho phần mềm Excel

Trước khi sử dụng phần mềm này, bạn cần phải thiết lập môi trường làm việc
cho phần mềm bảng tính điện tử Excel như sau:
Nếu là Excel97:
- Khởi động Excel, sau đó chọn menu Tools\Options…
- ở thẻ Genaral của hộp thoại Options, bỏ chọn (Unchecked) mục Macro
virus protection (như hình dưới)
5
- Nhấn Ok để hoàn tất phần việc này.
Nếu là Office2000 hoặc OfficeXP:
- Khởi động Excel, sau đó chọn menu Tools\Macro\Security..
- ở thẻ Security Level của hộp thoại Security, chọn mục Low… (như hình
dưới)
6
Bỏ chọn mục này
Lu ý : Khi s dng cỏc phn mm dit virus: Phn mm ny c vit bi ngụn
ng VBA, nú hot ng c l nh cỏc Macro lnh trong Excel, vi mt
chng trỡnh dit virus s hiu cỏc Macro ny l cỏc macro virus, v khi chng
trỡnh ny b mt cỏc macro, nú s khụng hot ng c na. Nờn khi thc hin
quột virus cho mỏy tớnh phi thc hin sao lu tp chng trỡnh (TKB.XLS), sau
khi quột xong virus phc hi li nh c hoc phi thit lp tu chn dit virus cú
th l: khụng quột cỏc tp Officce; khụng dit cỏc macro; hoc khi dit phi hi
trc.
3. Th t s dng phn mm
Modul nhập các dữ kiện đầu vào:
- Danh sách lớp học
- Danh sách giáo viên
- Danh sách môn học
- Bảng phân công giảng dạy
- Các điều kiện ràng buộc
Modul xếp thời khoá biểu

Thời khoá biểu đã được tự
động xếp bằng máy
Tra cứu TKB:
- Theo từng lớp học
- Theo từng giáo viên
- Theo tổ chuyên môn
Hỗ trợ xếp TKB bằng tay:
- Thay đổi tiết dạy
- Kiểm tra lỗi TKB
In ấn TKB:
- TKB theo lớp học
- TKB theo tổ chuyên môn
lm vic c vi phn mm ny, bn nờn lm theo cỏc bc sau:
- Cp nht cỏc danh mc: Lp hc, Mụn hc, Giỏo viờn
- Sau khi ó cú cỏc danh sỏch Mụn hc, Lp hc, Giỏo viờn ging dy hóy
thc hin lp bng phõn cụng ging dy.
- Thc hin cỏc thao tỏc sp xp, kim tra tớnh ỳng n d liu trờn bng
phõn cụng ging dy mt cỏch y .
7
- Thực hiện tính năng Lập TKB tự động. Sau bước này bạn sẽ có một TKB
do máy lập, TKB này thoả mãn đến 90% những yêu cầu đặt ra, tuy nhiên còn
phụ thuộc vào bộ điều kiện ban đầu.
- Tiếp theo bạn có thể tra cứu và chỉnh sửa TKB cho thật hợp lý với trường
học mình bằng chức năng Tra cứu- Tinh chỉnh TKB.
- Thực hiện các thao tác đổi tiết học trong từng lớp học cho hợp lý với TKB
của giáo viên, lớp học. Bước này quyết định rất nhiều đến tính đẹp của TKB,
nhà trường nên tạo điều kiện để các chuyên gia lập TKB của trường mình tham
gia vào bước này vì họ sẽ là người xử lý rất thạo những tình huống tế nhị của
TKB và họ có rất nhiều mẹo xử lý các tình huống chuyển đổi tiết sao cho hợp lý.
- Sau khi đã chỉnh lý xong TKB, thực hiện in TKB của toàn trường, của các

tổ chuyên môn, của từng giáo viên giảng dạy và có thể tự tạo ra các TKB theo ý
muốn.
8
Bài 2: Thiết lập cấu hình và chuẩn bị các dữ liệu TKB
I. Mục đích
Hướng dẫn học viên cách thiết lập cấu hình và chuẩn bị các dữ liệu cần thiết để
phần mềm hoạt động.
II. Yêu cầu
Sau bài học, học viên có thể thiết lập được cấu hình và sử dụng thành thạo các công
việc sau :
- Dữ liệu Lớp học
- Dữ liệu môn học
- Dữ liệu giáo viên
- Kiểm tra các ràng buộc
- Dữ liệu phân công dạy
III. Nội dung bài giảng
1. Khởi động chương trình
Bạn phải nhớ rằng: chỉ khi nào đã hoàn thành các bước gài đặt ở phần 1. một cách
tốt đẹp, khi đó mới có thể sử dụng được chương trình này.
Để khởi động, từ màn hình của Windows kích hoạt menu Start\Programs\Hỗ trợ
lập TKB2.0\TKB2.0. Màn hình chính phần mềm xuất hiện:
9
Từ màn hình chính này, người dùng có thể chuyển đến được các chức năng khác
nhau của phần mềm như:
- Lập danh mục các môn học
- Lập danh mục các lớp học
- Lập danh mục giáo viên
- Lập bảng phân công giảng dạy
- Tra cứu kết quả
2. Thiết lập các thông tin cấu hình

Từ màn hình chính của chương trình, chọn menu Cấu hình, hộp thoại sau xuất hiện
cho phép bạn thiết lập những thông tin về trường mình:
10