Các kiến thức, kỹ năng cần thiết trong quản trị dự án hiệu quả

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

LỜI MỞ ĐẦU
I. QUẢN TRỊ DỰ ÁN
1. Dự án là gì?
2. Quản trị dự án là gì?
3. Các kiến thức, kỹ năng cần thiết trong quản trị dự án hiệu quả.
II. ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CỦA BẢN THÂN
1. Kỹ năng thế mạnh.
2. Kỹ năng yếu điểm.
III. SỬ DỤNG NHỮNG KỸ NĂNG ĐỂ NÂNG CAO ĐIỂM MẠNH VÀ KHẮC
PHỤC NHỮNG ĐIỂM YẾU
1. Hòa đồng với tập thể.
2. Giao tiếp hiệu quả.
3. Có cái nhìn tổng quan.
4. Đa năng và ưu tiên những việc cần làm trong danh sách của bạn.
TÀI LIỆU THAM KHẢO

INTRODUCTION
I. PROJECT MANAGEMENT
1. What is Project?
2. Knowledge and skills to be required for effective project manager.
II. CAPACITY ASSESSMENT OF OURSELVES
1. Strong skills.
1


2. Skills of weaknesses.
III. USE OF SKILLS TO IMPROVE STRENGTH AND OVERCOMING

WEAKNESSES
1. Along with the collective.
2. Good communication.
3. Version of overview.
4. Multi-tasks and prioritize in your to-do list.
REFERENCE

LỜI MỞ ĐẦU
Trước môi trường đầy thuận lợi trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế, nhưng cũng
không ít rủi ro và biến động, việc quản trị dự án sao cho đạt kết quả như mong muốn luôn
là thách thức hàng đầu của các nhà quản trị. Tuy nhiên, vẫn có nhiều người quen làm việc
theo cảm tính mà không có kế hoạch, vì vậy những rủi ro đem lại càng nhiều.
Việc rèn luyện cho bản thân mình có một thói quen làm việc theo kế hoạch, khoa
học là việc làm cần thiết và cấp bách trong mọi lúc, mọi nơi, nhất là thực thi một dự án.
Qua môn học Quản trị dự án thật sự bổ ích và cảm nhận được tầm quan trọng của quản trị
dự án. Để một dự án thành công bắt buộc chúng ta phải có một kế hoạch cụ thể để giải
quyết các tình huống có thể xảy ra trong quá trình triển khai, thực hiện…
Trong khuôn khổ bài tập cá nhân em xin báo cáo các kỹ năng cốt yếu mà một người
quản trị dự án cần phải có, tự đánh giá bản thân về những kỹ năng nào là thế mạnh cũng

2


như hướng khắc phục những điểm yếu của mình. Kính mong Thầy giáo, Gíáo sư BRIAN
O'REILLY tham gia ý kiến giúp em, để em được hoàn thiện Bài tập đạt hiệu quả cao.
I. QUẢN TRỊ DỰ ÁN
1. Dự án là gì?
Theo quan điểm chung: dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần
phải thực hiện theo một phương pháp riêng, trong khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch
tiến độ cụ thể nhằm tạo ra một sản phẩm mới. Từ đó cho thấy, dự án có tính cụ thể, mục

tiêu rõ ràng xác định để tạo ra một sản phẩm mới. Nói cách khác: Dự án là một chuỗi các
công việc (nhiệm vụ, hoạt động), được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều
kiện ràng buộc về phạm vi, thời gian và ngân sách.
2. Quản trị dự án là gì?
Quản trị dự án là một quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám
sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn toàn đúng thời hạn, trong
phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã xác định về kỹ thuật, chất lượng
của sản phẩm, dịch vụ, bằng các phương pháp và điều kiện tốt nhất có thể cho phép.
3. Các kiến thức, kỹ năng cần thiết trong quản trị dự án hiệu quả.
* Kiến thức: Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án là kiến thức được đào tạo
trong ngành Quản lý dự án. Ngoài ra, nhà quản trị dự án còn phải có kiến thức và kinh
nghiệm trong các lĩnh vực sau:
- Quản lý tổng quát: Phải nắm rõ ràng cụ thể từng giai đoạn trong một dự án thông
qua việc theo dõi đầy đủ các tiến trình. Các lĩnh vực ứng dụng của dự án.
* Các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị dự án hiệu quả:
- Kỹ năng lãnh đạo: Lãnh đạo là kỹ năng cơ bản để nhà quản trị dự án chỉ đạo, định
hướng, khuyến khích và phối hợp các thành viên trong nhóm cùng thực hiện dự án. Đây là
kỹ năng quan trọng nhất. Nó đòi hỏi các nhà quản trị dự án có những phẩm chất cần thiết,
có quyền lực nhất định để thực hiện thành công mục tiêu dự án.
- Kỹ năng kinh doanh: Các nhà quản lý dự án thành công có một kỹ năng kinh
doanh tốt, trong khi các nhà quản lý dự án rơi vào khó khăn là những nhà kinh doanh tồi.
Các nhà quản trị dự án của các dự án thất bại có một kỹ năng kinh doanh nghèo nàn. Các
nghiên cứu cho thấy: việc có các kỹ năng kinh doanh là một đặc điểm quan trọng nhất mà

3


các nhà quản lý dự án cần có. Không có một kiến thức cơ bản về đối tượng kinh doanh, nhà
quản lý dự án có thể gặp phải những tiêu cực trong quản lý dự án.
- Kỹ năng lập kế hoạch và kiểm soát dự án: Nhà quản trị dự án là người chịu trách

nhiệm về kế hoạch tổng thể trước nhà tài trợ và khách hàng. Vì vậy, nhà quản trị dự án phải
có kỹ năng lập kế hoạch, xây dựng lịch trình dự án và xác định các tiêu chí để đánh giá
công việc hoàn thành. Đồng thời, nhà quản trị dự án phải biết lập các quy trình hệ thống để
đánh giá và kiểm soát mức độ thành công của bảng kế hoạch.
- Kỹ năng giao tiếp và thông tin trong quản lý dự án: Nhà quản trị dự án có trách
nhiệm phối hợp, thống nhất các hoạt động giữa các bộ phận chức năng và những cơ quan
liên quan để thực hiện các công việc của dự án; nên bắt buộc phải thành thạo kỹ năng giao
tiếp. Nhà quản trị dự án phải có kiến thức rộng, hiểu biết sâu công việc của các phòng chức
năng, có kiến thức rộng về một số lĩnh vực kỹ thuật. Nhà quản trị dự án cũng cần giỏi kỹ
năng thông tin, truyền thông, kỹ năng chia sẻ thông tin giữa các thành viên dự án và những
người liên quan trong quá trình triển khai dự án.
- Kỹ năng thương lượng và giải quyết khó khăn vướng mắc: Nhà quản trị dự án
trong quá trình thực hiện trọng trách của mình có quan hệ với rất nhiều nhóm. Đồng thời,
cùng với sự phát triển tổ chức của dự án, trách nhiệm của nhà quản trị dự án ngày càng
tăng nhưng quyền lực của họ được cấp không tương xứng. Do thiếu quyền lực, bắt buộc
các nhà quản trị phải có kỹ năng thương lượng giỏi với các nhà quản lý cấp trên và những
người đứng đầu các bộ phận chức năng chuyên môn nhằm tranh thủ tối đa sự quan tâm,
ủng hộ trong việc giành đủ nguồn lực cần thiết cho hoạt động của dự án.
- Kỹ năng tiếp thị và quan hệ khách hàng: Một trong những nhiệm vụ quan trọng
nhất của nhà quản trị dự án là trợ giúp các đơn vị, doanh nghiệp hoạt động Marketing. Làm
tốt công tác tiếp thị sẽ giúp giữ được khách hàng hiện tại, tăng thêm khách hàng tiềm năng.
- Kỹ năng ra quyết định: Lựa chọn phương án và cách thức thực hiện các công việc
dự án là những quyết định quan trọng, đặc biệt trong những điều kiện thiếu thông tin và có
nhiều thay đổi, biến động. Để ra được quyết định đúng và kịp thời cần nhiều kỹ năng tổng
hợp của nhà quản trị như: kỹ năng tổ chức bao gồm lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân
tích, kỹ năng xây dựng nhóm như thấu hiểu, thúc đẩy, tinh thần đồng đội và kỹ năng công
nghệ liên quan đến kinh nghiệm, kiến thức về dự án.

4

- Kỹ năng chi tiết: Các đặc tính và chức năng phải được xem như là riêng lẻ và liên
quan đến toàn bộ. Người quản trị dự án phải có đôi mắt nhìn chi tiết cũng như toàn bộ. Ví
dụ: người quản trị phải đưa ra được mức chi tiết các đặc tính và chức năng sẽ là một phần
của dự án trong giai đoạn đầu hoặc về sau có được hay không. Do đó, phải có kế hoạch chi
tiết thay đổi trong trường hợp gặp các nhân tố rủi ro hoặc giá cả tăng.
- Kỹ năng thực tế: Trong tất cả các kỹ năng đã nói ở trên, thực tế mang màu sắc mờ
nhạt nhất. Người sử dụng phải nhận thức được rằng các thiếu sót có thể cản đường các dự
án. Không thể mong đợi các nhà phát triển dự án cung cấp một kết quả kỳ diệu nào nếu
như tài năng, sáng tạo của họ bị hạn chế. Những người sử dụng đầu tiên chính là những
người có kỹ năng thực tế tốt để nâng cao mức độ thành công. Những dự án mà người sử
dụng đầu tiên có kỹ năng tồi trong lĩnh vực sẽ có mức độ rủi ro cao hơn.
- Kỹ năng phản ứng nhanh: Các dự án mà có một người bảo trợ năng động, nhiệt
tình, trách nhiệm sẽ tốt hơn nhiều so với những người chỉ có sáng kiến, sẵn sàng có những
câu trả lời, gợi ý hoặc tác động và giải quyết những yêu cầu phức tạp. Nếu làm tốt điều
này, cơ hội thành công là rất lớn, ngược lại, khả năng rơi vào tình trạng vượt quá thời gian
hoặc nếm mùi thất bại là không tránh khỏi.
- Kỹ năng nhìn xa trông rộng: Người quản lý là người có tầm nhìn khái quát toàn bộ
dự án sẽ có cơ hội thành công dự án cao hơn. Một người quản lý chỉ có kiến thức về cách
làm thế nào để dự án khớp với công việc của mỗi người trong toàn bộ công ty và cách để
đem lại lợi ích cho tổ chức thì dự án đó dễ vượt quá thời gian và dễ thất bại.
II. ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CỦA BẢN THÂN
1. Kỹ năng thế mạnh.
* Kỹ năng giao tiếp: Đối với em, kỹ năng giao tiếp rất quan trọng, nó ảnh hưởng ít
nhiều tới cuộc sống, các mối quan hệ trong xã hội. Khi xuất hiện trước đám đông trong một
dịp quan trọng hay trong cách cư xử hàng ngày em rất quan tâm đến hành động cũng như
lời nói của mình. Để chứng minh kỹ năng giao tiếp là một trong những điểm mạnh của em,
em sẽ đưa ra một trường hợp minh hoạ cụ thể:
“Để tạo thiện cảm trong giao tiếp, nhất là lúc sơ giao, là điều không phải ai cũng
dễ dàng làm được. Em luôn chuẩn bị chu đáo trước khi thay mặt công ty đi ký kết hợp

đồng mới. Đầu tiên là trang phục; em luôn quan niệm rằng: trang phục là thông điệp không
lời, cách bạn mặc cũng là cách để bạn chuyển tải thông tin. Một bộ Vecton luôn là sự lựa

5


chọn hàng đầu của em. Bên cạnh đó, để đem lại thiện cảm trong giao tiếp chính là ngôn
ngữ. Em luôn phát huy thế mạnh của giọng nói bằng việc lên giọng, xuống giọng đúng lúc
giúp lời nói của mình dễ dàng đi vào lòng người nghe. Và đặc biệt điều quan trọng nhất là
biết lắng nghe, một nghệ thuật từ ánh mắt đến tư thế. Với những cái gật đầu nhẹ nhàng khi
đang nghe người khác nói đã giúp cho mọi người đánh giá mình cao hơn. Trong một cuộc
họp với cấp lãnh đạo: nói thật ít và lắng nghe thật nhiều là một sự lựa chọn thông minh...”
* Kỹ năng tổ chức: Khi mới tốt nghiệp ra trường, được nhận vào làm việc tại một
công ty truyền thông nơi tổ chức rất nhiều sự kiện khác nhau: cho một buổi lễ hội hay
quảng cáo sản phẩm. Kỹ năng tổ chức của em đã được phát huy một cách hiệu quả. Ví dụ:
Tổ chức một sự kiện để quảng cáo sản phẩm sữa, việc đầu tiên phải nắm rõ và trả lời được
các câu hỏi do mình đặt ra gồm: phải nắm rõ ý tưởng xuyên suốt chương trình là gì?; đó là
sợi chỉ đỏ hướng đạo đối tượng là ai?; địa điểm tổ chức sẽ đặt ở đâu?; sắp xếp công việc từ
nhỏ tới lớn, việc nào cần thiết làm trước việc nào bao quát làm sau. Ngoài ra, còn phải đặt
cho bản thân hàng nghìn câu hỏi cũng như tình huống có thể xảy ra để lập kế hoạch “tác
chiến”. Bên cạnh đó, phải quan tâm đến việc liên hệ về: ánh sáng, âm thanh, loa máy, tít
chữ, xe cộ, đón khách… Liên hệ với các khách mời để biết thông tin chính xác một cách
cẩn thận. Tất cả những bước chuẩn bị chu đáo đó đã giúp cho buổi quảng cáo sản phẩm sữa
thành công, tất cả mọi người tham dự cũng như các vị lãnh đạo công ty đều rất hài lòng.
Do đó, em tin rằng kỹ năng tổ chức cũng là một trong những điểm mạnh của em.
* Kỹ năng lãnh đạo: Với chức danh là: Trưởng phòng kinh doanh, em luôn chú
trọng tới kỹ năng lãnh đạo nhằm tạo ra mối quan hệ hoà đồng giữa các nhân viên trong
phòng, cũng như tạo ra hiệu quả bán hàng một cách tốt nhất. Theo quan điểm của em
“Lãnh đạo là sự đạt được mục tiêu bằng cách gây ảnh hưởng tới người khác làm theo mục
tiêu đó một cách tự nguyện”. Để thể hiện vai trò lãnh đạo của mình quan trọng, em luôn

nắm rõ được vai trò của các nhân viên mà em đang dẫn dắt; biết lắng nghe nhân viên tham
gia đóng góp và luôn sửa sai nếu có. Bên cạnh đó, em luôn cân nhắc từng lời ăn, tiếng nói
khi giao tiếp với các nhân viên, quan tâm từng chút tới những khó khăn của họ và luôn biết
giữ vững tinh thần cho mọi thành viên trong phòng. Do vậy, kỹ năng lãnh đạo là kỹ năng
mà tôi cho là điểm mạnh nhất của mình.
2. Kỹ năng yếu điểm.
* Kỹ năng nhìn xa trông rộng: Tự bản thân đánh giá tình hình thực tế rằng đôi khi
trong công việc em chưa có tầm nhìn chiến lược, khái quát và khả năng phán đoán tình
6


hình. Còn bị đánh giá là “Thiển cận” tức chỉ chăm lo vào lợi ích trước mắt mà không suy
tính đến thiệt hơn sau này. Ví dụ: điều mà em đã mắc phải khi thay mặt công ty đi ký kết
một hợp đồng nhập khẩu giày da của một doanh nghiệp Hàn Quốc, đã đàm phán với công
ty sẽ bán giảm giá 35% mỗi đôi giày, bảo đảm chất lượng và đặc biệt giá cả rất hấp dẫn. Do
thấy phần trăm mỗi đôi giày được giảm nhiều, sau khi ký kết hai bên hoàn thành, nhập
khẩu hàng về thì số lượng sản phẩm bán ra thị trường không như mong muốn do các đôi
giày đã lỗi mốt. Sự việc này chính là bài học đáng nhớ của em; từ đó giúp em rút ra kinh
nghiệm rất nhiều phải bao quát tình hình trong tương lai một cách chặt chẽ nhất...
* Kỹ năng làm việc nhóm: Các nhà lãnh đạo thường luôn cho mình là giỏi, đôi khi
những ý kiến nhỏ của nhân viên lại bị bỏ qua. Đây cũng là một điểm yếu cần được khắc
phục. Ví dụ: trong một cuộc họp cấp phòng, mỗi cá nhân đều nỗ lực để hướng đến mục tiêu
chung, nhưng dường như ai cũng muốn khẳng định giá trị của bản thân. Khi trưởng phòng
Marketing đưa ra ý kiến để đẩy mạnh số lượng khách hàng mua quần áo nhập khẩu => nên
giảm giá mỗi sản phẩm xuống 5% đến 10%; em cho rằng ý kiến đó là không hợp lý vì như
thế sẽ không đem lại lợi nhuận và tỏ ra bất hợp tác. Điều đó đã làm cho cuộc họp trở nên
căng thẳng và phải mất khoảng 2 đến 3 tuần mới thống nhất được ý kiến toàn bộ nhân viên.
* Kỹ năng ra quyết định: Có tầm quan trọng, ảnh hưởng tới thành công của công
việc rất lớn. Các quyết định đưa ra cần phải chính xác, ngoài ra phải tính đến các yếu tố
thời điểm. Nghĩa là các quyết định đó có kịp thời không? Có đúng thời điểm chưa? Nhưng

đôi khi do làm việc quá căng thẳng, áp lực quá lớn từ công việc và không kiểm soát nổi
mình, hoặc do bản tính đôi khi hấp tấp vội vàng không suy nghĩ kỹ càng, những căng thẳng
về mặt tâm lý đã đôi lần khiến em đưa ra quyết định không tốt.
III. SỬ DỤNG NHỮNG KỸ NĂNG ĐỂ NÂNG CAO ĐIỂM MẠNH VÀ
KHẮC PHỤC NHỮNG ĐIỂM YẾU
Trong số những kỹ năng hiệu quả cần có của một nhà quản trị kinh doanh, bốn kỹ
năng mà em cho rằng sẽ giúp em thúc đẩy điểm mạnh và khắc phục yếu điểm của mình là:
- Kỹ năng lãnh đạo;
- Kỹ năng thương lượng và giải quyết vướng mắc;
- Kỹ năng tiếp thị và quan hệ khách hàng;
- Kỹ năng phản ứng nhanh.

7


Kết hợp một cách khéo léo, tận dụng một cách tối đa bốn kỹ năng trên, em tin chúng
sẽ giúp khắc phục những điểm chưa tốt giúp công việc phát triển hơn. Với bốn kỹ năng nêu
trên có thể giúp em phát triển điểm mạnh khắc phục điểm yếu được thể hiện như sau:
1. Hòa đồng với tập thể.
Là một nhà quản trị dự án giỏi phải có khả năng làm việc tốt trong tập thể. Hòa đồng
với tập thể ko chỉ có nghĩa là có tính cộng tác mà còn thể hiện được khả năng lãnh đạo tốt
khi có thời điểm thích hợp.
Có thể tới một lúc nào đó, sự xung đột xuất hiện trong tập thể của bạn, bạn phải tỏ
ra chủ động dàn xếp. Khi bạn thấy tập thể của mình đang bị sa lầy trong một dự án, hãy cố
gắng xoay chuyển tình thế, đưa cách giải quyết theo một hướng khác. Và bạn làm gì nếu
bình thường bạn không làm việc trong một nhóm? Hãy cố gắng tỏ ra sẵn sàng hợp tác
trong công việc và thiết lập nên các mối quan hệ công việc với mọi đồng nghiệp nếu có thể.
Học cách nói những điều bạn nghĩ như thế nào và thể hiện bằng ngôn ngữ cử chỉ ra sao.
Nếu biết hoà đồng tập thể, sẽ nâng cao được kỹ năng lãnh đạo và khắc phục được kỹ
năng làm việc nhóm của mình.

2. Giao tiếp hiệu quả.
Kỹ năng giao tiếp tốt là một thế mạnh đối với bất cứ ai trong công việc. Giao tiếp là
phương tiện cho phép xây dựng cầu nối với đồng nghiệp, thuyết phục người khác chấp
nhận ý kiến và bày tỏ được nhu cầu của bạn. Nhiều điều nhỏ nhặt bạn đã từng thực hiện
hàng ngày, có thể có những điều bạn không từng nghĩ đến lại có một sự ảnh hưởng rất lớn
tới kỹ năng giao tiếp. Sau đây là một số điều nên lưu ý khi giao tiếp với những người khác:
- Nhìn thẳng vào mắt người đối diện;
- Đừng tỏ ra bồn chồn;
- Tránh những chuyển động cơ thể khiến bạn bị tách ra khỏi họ;
- Đừng nói chuyện chỉ để nói, hãy tập trung vào một vấn đề;
- Phát âm một cách chính xác;
- Sử dụng ngữ pháp chuẩn thông thường;
Nói chung, bạn nên để ý tới cách sử dụng từ ngữ của mình để tạo ấn tượng với
người đối thoại. Cũng đừng quên rằng một trong những kỹ năng giao tiếp là biết lắng nghe.

8


Trong các mối quan hệ nếu muốn phát triển tốt, giao tiếp có vai trò hết sức quan
trọng. Hiểu được giao tiếp hiệu quả sẽ giúp chúng ta tránh được sự bất hợp tác của đối
phương; từ đó, giúp chúng ta mau trưởng thành trong công việc; nâng cao kỹ năng giao
tiếp và tăng cường khắc phục kỹ năng ra quyết định => dẫn đến thành công.
3. Có cái nhìn tổng quan.
Có cái nhìn tổng quan về công việc có nghĩa là có khả năng xác định được các yếu
tố dẫn tới thành công. Điều này cũng có nghĩa là nhận ra các nguy cơ tiềm ẩn và thời điểm
nó xảy ra. Ví dụ: bạn làm việc trong lĩnh vực quảng cáo và phải xây dựng một chiến dịch
để quảng cáo cho một nhãn hiệu xà bông. Nếu nhìn một cách tổng thể, bạn có thể nhận
thấy rằng mục đích không chỉ là bán được hàng, mà còn làm thỏa mãn và thuyết phục
khách hàng về chất lượng sản phẩm. Thêm vào đó, bạn còn phải tạo thêm giá trị cho công
ty của bạn bằng cách chứng minh rằng tính sáng tạo độc nhất chỉ bạn mới có thể tạo ra.

Nắm rõ được tính chất của lợi ích khi có cái nhìn tổng quan sẽ giúp tôi khắc phục kỹ
năng nhìn xa trông rộng, lắng nghe những góp ý giúp tránh được những sai lầm trong
tương lai và có cái nhìn bao quát hơn.
4. Đa năng và ưu tiên những việc cần làm trong danh sách của bạn.
Ở công sở ngày nay, một nhân viên tốt là một nhân viên có khả năng kiêm nhiệm
thêm một số công việc khác, hay nhiều dự án cùng một lúc. Liệu bạn có thể theo dõi được
tiến trình của các dự án khác nhau hay không? Bạn có biết lựa chọn để ưu tiên những việc
quan trọng nhất không? Nếu có thể, bạn được gọi là người đa năng.
Đừng than phiền rằng bạn phải làm thêm các công việc khác. Hãy thể hiện khả năng
đa kỹ năng của bạn. Chắc chắn những việc bạn nhận lại sẽ là rất lớn như kinh nghiệm hay
các mối quan hệ mới.
Với khả năng đa năng và biết ưu tiên những việc cần làm trong danh sách, tôi sẽ
nâng cao được kỹ năng tổ chức của mình.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình Quản trị dự án - Prof. BRIAN O’REILLY, Giảng viên chuyên ngành Quản trị
Kinh doanh- Đại học Southern Queensland, Bang Queensland, Australia.
2. />
9


3. Đại cương về quản trị dự án hiệu quả
4. />5. Tổng hợp các thông tin từ Internet.

INTRODUCTION
In the favorable environment during international economic integration, but there
are also risks and volatile, how to control the project management to get results as
expected is always top challenges to managers . However, still many people familiar
emotional work without a plan, so bring more and more risks
Training myself to have a habit of working according to a scientific plan

is

necessary and urgent in all the time, everywhere, especially implementing a project.
Through Project Management course it is really useful and we can feel the importance of
project management. For a successful project we must have a specific plan to address the
situation to be occurred in the process of development, implementation
In my individual assignment, I would like to report the essential skills that a project
manager should have, we ourselves should review about what skills to be strengths as well
as ways to overcome weaknesses. I would like the teachers, Professor Brian O'Reilly
consulted to help me complete the exercise effectively.
I. PROJECT MANAGEMENT
1. What is Project?
In general: the project is a field of particular activity, a task to follow according to
a particular method, in own resources, specific schedules to create a new product. From
that: the project is specific, clearly defined goals to create a new product. In other words:
The project is a sequence of jobs (tasks, activities), to be made to achieve the targets set out
in the binding conditions of the scope, time and budget
2.What is Project Management?

10


Project Management is the process of planning, coordinating the time, the resources and
overseeing the development of the project to ensure the project to be completed on time,
within budget to be validated and met requirements identified in engineering, product
quality, service, using the methods and the optimal conditions’
2. Knowledge and skills to be required for effective project manager.
* Knowledge: Most of the knowledge required to manage project is knowledge
trained in Project Management industry. In addition, the project manager must have

knowledge and experience in the following areas:
- General management: Must clearly specify each phase of a project through the full
track of the process. The application areas of the project

* The skills required of effective project manager:
- Leadership: Leadership is the fundamental skill to a leader of project management
to instruct, orient , encourage and coordinate the team members available for the project.
This is the most important skill. It requires the project manager to have the qualities
needed, the most powerful to the successful implementation of the project objectives
- Business Skills: Successful project managers have a good business skills, while the
project managers fall in hard time to be bad businessmen. The project managers of project
failure have a poor business skill. The study shows: the business skills are the most
important characteristic that the project managers need. Without a basic knowledge of
business objects, project managers may encounter negativity in project management
- Skills for planning and controlling of project: The project manager is the person
who is responsible for the overall plan before donors and customers. Therefore, the project
manager must have the skills for planning, building the project schedules and determining
the criteria for review of completed work. At the same time, the project manager must
know the system processes to assess and control the level of success of the plan table.
- Communication skills and information management in the project: The project
administrator is responsible for coordination, communication activities between the parts
function and relevant agencies to perform the work of the project ; should be required to
become proficient communication skills. The project manager must have broad knowledge,

11


deep understanding of the work of the function room, a broad knowledge about some of the
technical areas. Project managers also need information skills, the media, information
sharing skills among the members of the project and the people involved in the project

implementation process
- Negotiating skills and resolving difficulties: project managers in the process of
implementing the responsibility have a relationship with many groups. Also, along with the
development of the project organization, the responsibility of the project manager is
increasing but their power is issued inadequatly. Due to lack of power, it forces
administrators to have good negotiation skills with the upper managers and the heads of
specialized functions in order to make the maximum attention and support in won a variety
of resources necessary for the operation of the project
- Marketing and Customers logistic skills: One of important tasks of project
managers is to help the units, business activities in marketing. To be good in marketing
will help to keep current customers, increasing potential customers.
- Decision making Skills: Selecting the plan and how to perform the project work
are important decisions, especially in the absence of information and has many changes
and movements. To make the right decisions and timely need more general skills of
administrators such as: organizational skills including planning, defining goals, analyzing,
team-building skills such as understanding , teamwork, and technology skills associated
with experience, knowledge of the project
- Detail skills: The characteristics and functions must be considered individually and
related to the whole. The project manager must have eyes as well as the whole detail. For
example: the administrator must provide the level of detail and the characteristics /features
will be part of the project in the early stages or later or not. Therefore , it should have a
detailed plan in case of a change of price or risk factors increased
- Practical skills: All skills mentioned above, the fact they are palest colors. Users
must be aware that these deficiencies can interfere with the way the project. It can not
expect the developers of the

project provides a wonderful result if the talent, their

creativity to be limited. The first users are the ones who have good practical skills to raise
the level of success. The first project that the user have poor skills in the field will have a

higher degree of risk

12


- Skills to react quickly: The project that has a sponsor dynamic, enthusiastic,
responsible will be much better than those who only initiative, willing to have the answers,
suggestions or impact and solve complex requirements. If you do this well, the chances of
success are great, on the other hand, the ability to fall into excess time or defeat is
inevitable
- Skills of Visionaries: The manager who have the vision generally the entire
project will have a higher chance of success the project. A manager can only knowledge of
how to match the work of each project throughout the company and how to benefit
organizations, the project easier over time and Furniture failure.
II. CAPACITY ASSESSMENT OF OURSELVES
1. Strong skills.
* Communication Skills: For me, communication skills is very important, it affects
our life, of relationships in the society. In front of a crowd in an important occasion or in
daily behavior y I am interested in action, as well as his words. To demonstrate
communication skills is one of the strengths of the child, I will give you a specific case
illustrations.
"To create sympathy in communication, especially at school, is something that
less persons can easily do. I'm always well prepared

on behalf of the company to do

business to sign a new contract. Firstly; I always believe: costumes are non-verbal
message, how I wear also a way for me to transfer information. A Vecton's top choice is
always my top choice. Besides, to bring the sympathy in the language interface. I always
full advantage of the voice by voice, sowing time for easy our words go to the heart to hear.

And especially the most important thing is to listen, an art from his eye from that. With
subtle nods while listening to others speak most to help people review their higher. In a
meeting with the leaders: the interior it and listen to many is a smart choice ... "
* Organizational skills: When I graduated, was admitted to working in a
information company which organized many different events: for a festival or advertising
products. Organizational skills I have been promoted effectively. Example: Organize an
event to promote dairy products, the first thing to understand and answer the questions
posed by intelligence including: to understand ideas throughout the program?; To who?
place will be located?; work is arranged from small to large, what to do first or later.

13


Additionally, there should make a thousand questions as well as situations for yourself that
may occur to plan "tactical". In addition, it should pay attention to the contact on: light,
sound, speakers, headline text, cars, Pick-contact with the guests to know the correct
information carefully. All the preparation steps that helped to commercials dairy products
successfully, everyone attends as well as the leaders of the company are very happy.
Therefore, I believe that the organizational skills is also one of the strengths of children
* Leadership: The titles are: Sales Manager, I always focus on leadership skills to
create a sociable relationship between employees in the room, as well as creating effective
sales well. In the opinion of you, "Leadership is the goal by influencing others to follow
that goal a voluntary". To represent an important leadership role, I always understand the
role of the staff that they are led; listen employee contributions and are always correct if
any. Besides, I always need prompted to recite eat, voice communication with staff, care
little about their difficulties and always know that maintaining the spirit of every member
in the room. As a result, leadership is a skill that I think is his greatest strength
2. Skills of weaknesses.
* Visionaries skills: should ourselves review the situation in the fact that sometimes
in my work I have no strategic vision, excavated and sense of the situation. There was rated

as "shortsighted" means that I only care on the immediate benefits without failure than
afterwards. For example: what you have made a mistake on behalf of the company to sign a
contract for importing of leather shoes of a Korean business, discussing that the company
will sell 35% discount each pair of shoes, to ensure the quality, especially it is very
attractive prices. Found that percentage each pair of shoes is reduced so much, after the
signing, the two sides are completed, importing goods, the number of products sold in the
market is not as expected due to the shoes was out of date. This incident was my
memorable lesson ; thus it helps me a lot that I should pull out so much experience to
cover the situation in the future as closely as possible
* Skills for working in group: leaders often thought he is good, sometimes small
ideas of employees are ignored. It is a weakness which need to be overcome. For example:
in one meeting of room , every individual efforts toward common goals, but it seems
everyone wants to affirm the value of yourself. As chief marketing officer argued to boost
the number of customers who buy clothes imported => should discount every product
down 5% to 10%; I think the idea is not reasonable, as this will not be profitable and
14


proved uncooperative. It made the meeting to become tense and it takes about 2 to 3 weeks
to reach agreement opinions entire staff
* Decision Making Skills: It has an importance, affect to the success of the job
greatly. Making decisions need to be accurate, in addition to take into account the time
factor. Means that such decisions are promptly? There is the right time? But sometimes due
to work stress, the pressure from work and not out of control, or because sometimes rash
did not think through, the psychological tensions made me give some decisions that they
are not good.
III. USE OF SKILLS TO IMPROVE STRENGTH AND OVERCOMING
WEAKNESSES
Among the effective skills required of a business administrator, the four skills that I
think it will help me promote the strengths and overcome weaknesses:

- Leadership skills;
- Negotiating skills and solve problems;
- Marketing skills and customer relations;
- Skills to react quickly.
Combining wisely, making use of a maximum of four skills above, I believe they
will help troubleshoot to develop the work. With the four skills mentioned above can help
medevelop strong fix weaknesses is expressed as follows:
1. Along with the collective.
To be a good project manager must have the ability to work well in a team. Working
on well with people not only means that there is cooperation but also shown the ability to
lead well when proper time.
It comes to a certain time, the conflict appears in your group, you have to show the
initiative to settle. When you see your team bogged down in a project, try to turn the
situation around, to settle in a different direction. And what do you do if you do not
normally work in a group? Try to show willingness to cooperate in the work and
establishing relationships with all colleagues work if possible. Learning to say what you
think and how gesture language is.

15


If know how to work in group, will enhance leadership skills and overcome their
teamwork skills.
2. Good communication.
A Good communication is the strength to anyone in working. Communication is a
mean to build relationship between colleagues, persuading all people to agree ideas and
express your need. You do small works everyday that something you have not thought it
will affect to communication skill greatly. The following notes should pay attention in
communication.
- Looking into eyes ;

- Do not be nervous ;
- To avoid body movement making you not be in a group.
- Do not talk and talk, should pay attention to one thing. ;
- Pronunciation is corrected ;
- Using correct grammar normally;
In generally, you should pay attention to use words to be impressive. Do not forget that one
of communication is to listen.
In good relationship, communication is very important. Understanding how effective
communication is will help avoid argument in communication. From that, it will help us
grow in working, improving communication skill and supporting skill of making
decisions=> leading to success.
3. Version of overview.
There is an overview of the work that is able to identify the factors that lead to success.
This also means that the potential risk and the time to be occurred. For example: you work
in the field of advertising and to develop an advertising a campaign for a brand of soap.
When viewed as a whole, you can see that the purpose is not just a sale, but also to satisfy
and convince customers of product quality. In addition, you must also add value to your
company by demonstrating that the unique creativity that only you can create.
Understanding the nature of the benefit when no overview will help me troubleshoot
visionary skills, listen to feedback to avoid mistakes in the future and more overview.

16


4. Multi-tasks and prioritize in your to-do list.
In today's workplace, a good staff is a part-time staff who has the ability to handle a
number of other jobs, or more than one project at a time. Will you be able to track the
progress of various projects? You know the choice to prioritize the most important things?
If possible, you are called versatile.
Do not complain that you have to do additional work. Show your ability to have your

skills. Make sure what you get back will be huge as new experiences or relationships.
With versatile and the ability to priority know what to do in the list, we will improve his
organizational skill.

REFERENCE
1. Project Management Book - Prof. BRIAN O'Reilly, Lecturer in Business Administration
- University of Southern Queensland, Queensland, Australia.
2. />3. General of effective project management
4. nice skill development.aspx.
5. Summarying information from the Internet

17