SKKN Một số kinh nghiệm để quản lý, lưu trữ và bảo quản tốt công văn đi công văn đến của trường Tiểu học Đỗ Quang Mười

Đơn vị công tác : Trường tiểu học Đỗ Quang Mười

MỘT SỐ KINH NGHIỆM ĐỂ QUẢN LÝ, LƯU TRỮ VÀ BẢO
QUẢN TỐT CÔNG VĂN ĐI, CÔNG VĂN ĐẾN CỦA TRƯỜNG
TIỂU HỌC ĐỖ QUANG MƯỜI
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI, MÔ TẢ NỘI DUNG:
Trong giai đoạn hiện nay trước tình hình ngày càng phát triển, đổi mới của đất nước,
các thông tin ngày càng phát triển như vũ bảo nói chung và ngành giáo dục và Đào tạo
riêng thì công tác văn thư, văn phòng đòi hỏi phải có một số kiến thức nhất định để xử lý
tốt các thông tin, công việc một cách kịp thời và hiệu quả.
Là một đơn vị trường học, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận tiếp
nhận, xử lý thông tin (Văn bản, Chỉ thị; Thông tư; Thông báo; thông báo…) của các cấp
ban ngành đến đơn vị và có nhiệm vụ phản hồi (Báo cáo, thông báo các thông tin trên…)
quá trình hoạt động của đơn vị.
Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục và Đào tạo, việc tiếp nhận các loại văn
bản, công văn, chỉ thị…là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng
trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng,
chính xác giúp Thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải
quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ.
Công tác văn phòng là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho
nhà trường, là địa điểm giao tiếp và các hoạt động khác của nhà trường, thủ trưởng đơn
vị, văn phòng là bộ nhớ, bộ lộc của thủ trưởng cơ quan. Các vấn đề thông tin được cán bộ
văn phòng, văn thư thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng và
ngược lại. Các ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng đều được cán bộ văn phòng truyền đạt theo
dõi, kiểm tra việc thực hiện. Ngoài ra văn phòng còn là bộ mặt của cơ quan, đơn vị nơi
giải quyết các công việc với cơ quan khác, là cầu nối giữa cơ quan nhà nước với nhân
dân...
Bản thân tôi là một cán bộ văn phòng của trường Tiểu học Đỗ Quang Mười, xuất
phát từ những lý do trên, tôi rất trăn trở làm thế nào để quản lý và bảo quản tốt các loại
công văn đi, công văn đến. Từ những đúc kết kinh nghiệm nhiều năm qua tôi mạnh dạn
đưa ra sáng kiến kinh nghiệm: “Một số kinh nghiệm để quản lý, lưu trữ và bảo quản tốt

công văn đi - công văn đến của trường Tiểu học Đỗ Quang Mười” nhằm nâng cao
công tác văn thư cho nhà trường .Từ những nội dung trên bản thân tôi đã đúc kết nhiều
năm kinh nghiệm đầu tư suy nghĩ tìm tòi, nghiên cứu, tìm hiểu về công tác văn phòng của
trường phải vượt qua những thuận lợi và khó khăn như sau:
Người viết sáng kiến kinh nghiệm : Trần Quốc Thắng

Trang

1


Đơn vị công tác : Trường tiểu học Đỗ Quang Mười

II. GIẢI PHÁP THỰC HIỆN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM:
1. Phạm vi nghiên cứu.
- Thời gian nghiên cứu có hạn nên tôi chỉ vận dụng ở trường tiểu học Đỗ Quang
Mười năm 2016 - 2017.
2. Thực trạng, những thuận lợi và khó khăn.
a.Đặc điểm tình hình chung
Những năm trước đây nhiều trường tiểu học ở vùng sâu, vùng xa nói chung.
Trường Tiểu học Đỗ Quang Mười nói riêng chưa nhận thức được tầm quan trọng của
công tác Văn thư nên hầu hết các trường đều ít hoặc chưa có bố trí cán bộ làm công tác
này. Nhìn chung trong lưu trữ hồ sơ của nhà trường còn rất bề bộn nên rất khó tìm kiếm
khi cần thiết và bảo quản không đảm bảo, không gọn gàng ngăn nắp.
Từ năm 2000 trở lại đây do yêu cầu đổi mới của Nhà nước về nhiều mặt trong
hoạt động hành chánh cũng như trong Giáo dục và Đào tạo, chương trình Phổ cập giáo
dục Tiểu học và giáo dục phổ cập đúng độ tuổi, chương trình đổi mới phương pháp dạy
học, thay sách giáo khoa của ngành Giáo Dục và Đào tạo… Nên từ đó các loại văn bản
chỉ đạo; Hướng dẫn; Thông tư; Văn bản chuyên môn ngày càng nhiều, nhà trường không
thể thiếu đi một cán bộ văn thư để quản lý và bảo quản, lưu trữ là ghi vào một sổ gọi là sổ

ghi công văn đi – công văn đến.
Trong những năm gần đây, nhất là từ năm 2002 từ khi thay SGK đổi mới nội dung
chương trình cho đến nay nhận thức được việc phải cần có một cán bộ văn thư phụ trách
bảo quản, sắp xếp các loại văn bản, công văn, hồ sơ sổ sách…
Một cách ngăn nắp và có khoa học. Nên hầu hết các trường đều có bố trí cán bộ
làm công tác này nhưng nhìn chung cán bộ làm công tác văn thư chưa nhận thức được
tầm quan trọng của công tác văn thư nên một số nơi vẫn còn bề bộn làm việc không có
khoa học và chưa được ngăn nắp gọn gàng. Trường Tiểu học Đỗ Quang Mười cũng
không nằm ngoài đặc điểm đó.
b.Thuận lợi
Được sự quan tâm sâu sát của Đảng, Nhà nước và sự chỉ đạo trực tiếp của Lãnh
đạo Phòng Giáo Dục & Đào Tạo huyện Vũng Liêm.
Có sự phối kết hợp chặt chẽ các ban ngành đoàn thể, hội cha mẹ học sinh, hội
khuyến học, hội cựu giáo chức, góp phần vào xã hội hoá giáo dục và sự đoàn kết của tập
thể cán bộ giáo viên, công nhân viên của trường. Mỗi cá nhân đều có ý thức vươn lên
thực hiện hết tinh thần trách nhiệm của mình, đội ngũ giáo viên trẻ, khoẻ, chuẩn về kiến
thức, kỹ năng sư phạm có kinh nghiệm về công tác giảng dạy lâu năm trong nghề.
c. Khó khăn
Người viết sáng kiến kinh nghiệm : Trần Quốc Thắng

Trang

2


Đơn vị công tác : Trường tiểu học Đỗ Quang Mười

Mặc dù có nhiều thuận lợi song việc quản lý, bảo quản lưu trữ hồ sơ sổ sách công
tác văn phòng gặp không ít khó khăn.
Trường Tiểu học Đỗ Quang Mười thuộc vùng sâu, vùng xa, nên việc nắm bắt

thông tin còn hạn chế.
Cán bộ làm công tác văn thư chưa qua trường lớp chuyên môn nghiệp vụ. Nên
việc bảo quản hồ sơ sổ sách chưa theo hệ thống.
Việc giao nhận các loại văn bản, công văn còn nhiều bất cập.
Sắp xếp việc lưu trữ các loại văn thư, văn bản của nhà trường chủ yếu bằng thủ
công chưa có khoa học.
Tuy trường nào cũng có bố trí cán bộ văn thư làm công tác văn thư, nhưng trong
công việc hàng ngày còn nhiều bề bộn, việc tiếp nhận các văn bản (công văn đến) cũng
như báo cáo… (công văn đi) chưa khoa học, lưu trữ lộn xộn khó cho việc tìm kiếm khi
cần, có khi bị thất lạc, bị mất…
Do thiếu kinh nghiệm để lưu trữ tốt hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn, chưa đào chuyên
sâu, chưa suy nghĩ tìm tòi học hỏi, chưa xây dựng được một tập thể đoàn kết thống nhất
góp phần nâng cao chất lượng về việc quản lý công văn đi, công văn đến đúng theo quy
định, một bộ phận chưa có ý thức trách nhiệm khi nhận công việc.
Địa bàn trường khá rộng dân cư sống phân tán, đời sống còn gặp nhiều khó khăn.
Một bộ phận người dân làm thuê làm mướn nên mỗi khi đi làm ăn xa thường đến rút học
bạ, chuyển trường không phù hợp với thời điểm của năm học.
III. KẾT QUẢ THU ĐƯỢC TỪ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM:
1. Một số biện pháp khắc phục khó khăn:
Với những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác văn thư tôi nhận thấy. Để
làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng đòi hỏi người làm mãn công tác này cần
phải có tinh thần, trách nhiệm cao hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn
thảo, ban hành, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức
năng của các đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác và bí mật.
Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt
công tác văn thư hành chính nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan nhà
trường được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối Đảng, chính sách pháp luật nhà
nước, đúng chế độ.
Đồng thời giúp Lãnh đạo trong việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong
nhà trường được chặt chẽ. Tạo điều kiện bảo vệ được bí mật của Đảng và Nhà nước.Góp

phần tiết kiệm được công sức, thời gian, nguyên vật liệu làm ra văn bản và trang thiết bị
dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản. Góp phần giữ gìn những tài liệu có
Người viết sáng kiến kinh nghiệm : Trần Quốc Thắng

Trang

3


Đơn vị công tác : Trường tiểu học Đỗ Quang Mười

giá trị ở mọi lĩnh vực của cơ quan nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc
trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài sau này.
2. Nội dung của công tác văn thư:
Ngoài ra người làm nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng cũng phải cần nắm
vững nội dung của công tác văn thư là:
+ Đánh máy công văn.
+ Soạn thảo các loại biên bản.
+ Nghiên cứu và dự thảo công văn.
+ Nhận vào sổ công văn đến.
+ Nghiên cứu, phân phối, giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn đến.
+ Giúp Thủ trưởng sửa chữa và duyệt dự thảo.
+ Trình Thủ trưởng xem lại, ký tên và đóng dấu.
+ Vào sổ và gửi công văn đi – công văn đến.
+ Làm các hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu.
+ Thuyết lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ sổ sách.
+ Thể thức trình bày văn bản.
IV/ KHẢ NĂNG NHÂN RỘNG:
1. Công tác vận động tuyên truyền:
Việc nắm được những nội dung cũng như yêu cầu cơ bản của công tác văn thư cần

tổ chức tuyên truyền thực hiện quản lý công văn đi và đến.
Bằng nhiều hình thức biện pháp tổ chức tuyên truyền giáo dục chính trị tư tưởng
cho cán bộ giáo viên, công nhân viên của trường học tập và nghiên cứu các văn bản,
Nghị quyết của Đảng chính sách pháp luật của nhà nước, dùng nhiều hình thức giáo dục
nhân cách, nêu cao truyền thống của dân tộc ta, xây dựng tốt một đội ngũ có tinh thần
quyết tâm đoàn kết tương trợ lẫn nhau để cùng nhau tiến bộ.
Tổ chức nhiều cuộc Hội nghị tuyên truyền giáo dục ý nghĩa, lợi ích và tầm quan
trọng của việc “Thực hiện tốt nề nếp làm việc trong văn phòng” bằng nhiều phương pháp,
hình thức đa dạng, phong phú nhằm nâng cao sự nhận thức, hiểu biết sâu sắc trong mọi tổ
chức tư tưởng cá nhân. Từ đó phát huy mạnh mẽ, nâng cao chất lượng và hiệu quả công
tác văn thư trong tình hình mới.
Phối kết hợp với các ban ngành đoàn thể trang bị cho đội ngũ cán bộ giáo viên
công nhân viên một nguồn chính trị tư tưởng dồi dào, nguồn kiến thức cao quý, sâu rộng
cùng đoàn kết tìm hiểu, học tập nghiên cứu và phát huy mọi nguồn lực của Nghị quyết
Trung ương Đảng, Nghị quyết của Đảng bộ các cấp.Có được cơ sở vật chất khang trang
cần sắp xếp đúng vị trí thuận tiện khi làm việc… Sau khi sắp xếp văn phòng trở nên ngăn
Người viết sáng kiến kinh nghiệm : Trần Quốc Thắng

Trang

4


Đơn vị công tác : Trường tiểu học Đỗ Quang Mười

nắp đã tạo được không khí thoải mái, khi có khách đến liên hệ công tác cũng tạo được
tâm lý tin tưởng, trang nghiêm.
2. Về chuyên môn nghiệp vụ văn thư:
Là một cán bộ làm công tác văn thư chưa được tham gia học lớp chuyên môn
nghiệp vụ của hành chính văn phòng nên lúc ban đầu tôi gặp rất nhiều khó khăn trong

công tác, nhưng bản thân nhận thấy được công việc mà mình phải làm là đem lại sự ngăn
nắp, tươm tất, tạo cảnh quan nơi làm việc.
Từ đó nên tôi đã tìm tòi học hỏi qua sách báo, tài liệu, qua các bạn đồng nghiệp và
học tập rút kinh nghiệm những đơn vị trường bạn đã làm tốt rồi về áp dụng ở trường
mình. Sau một thời gian từ khi trường công nhận đạt chuẩn đến nay thì công tác văn thư
ở trường Tiểu học Tân Thành đã hoạt động tốt và có hiệu quả.
Thực trạng việc tiếp nhận, lưu trữ các loại văn bản chỉ đạo của các cấp và của nhà
trường nên khi nhận công tác thì tôi nhận thấy còn rất nhiều bề bộn, khó khăn.
Qua thời gian tìm hiểu, tôi đã lên kế hoạch phân tích các vấn đề còn tồn động để
từ đó có hướng giải quyết cụ thể như sau:
3. Tổ chức quản lý công văn đến:
Khi có công văn chuyển đến tôi là người trực tiếp tiếp nhận đăng ký và có theo dõi
công văn đến từ nguồn nào (người nhận…). Kiểm tra sơ bộ có phải đúng công văn gởi
cho đơn vị mình không và phân loại hồ sơ (ghi vào sổ).
Công văn đến có thể chia thành 4 loại: Loại nguyên tắc; Loại công việc; Loại tác
nghiệp; Loại tham khảo. Sau đó ghi công văn đến (đây là việc làm cần thiết để xác định
công văn đã qua bộ phận văn thư, biết được ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm
sau này được dễ dàng).
Từ đó lưu trữ sắp xếp hồ sơ theo những nội dung sau:
- Lưu trữ và sử dụng hồ sơ theo tên.
+ Bên ngoài ghi tên và một số thông tin cơ bản khác, bên trong sắp xếp các kí hiệu
theo ngày gần nhất đến xa nhất, nếu phát sinh liên tục chia từng giai đoạn.
- Lưu trữ hồ sơ theo chủ đề.
+ Tên chủ đề cần đặt cụ thể không chung chung (Có thể tạo lập trên máy)
- Lưu trữ hồ sơ theo địa danh.
+ Cần thuyết lập hồ sơ giống như chủ đề cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề
để dễ truy tìm.
- Lưu trữ hồ sơ theo số, mã số.
+ Hệ thống lưu trữ số liên tục tăng dần đơn giản.
- Lưu trữ sắp xếp hồ sơ theo thời gian.

Người viết sáng kiến kinh nghiệm : Trần Quốc Thắng

Trang

5


Đơn vị công tác : Trường tiểu học Đỗ Quang Mười

+ Phương pháp này dễ phân loại thuận lợi cho việc tìm kiếm nó mang lại bảo mật
nào đó.
Sau đó vào sổ công văn đến theo mẫu:
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN

STT

Ngày
đến

Nơi
gởi
CV

Số
KH
CV

Ngày,
tháng
CV

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Trích
yếu
nội
dung
CV
(6)

1
2

………..
………..

……..
……..

…….
…….

………..
………..

………
………

Nơi
nhận,
người
nhận

Ký
nhận

Ghi
chú

(7)

(8)

(9)

(10)

…..
…..

………
……….

….
….

…..
…..

Loại

4. Tổ chức giải quyết công văn đi.
Công văn đi là các văn bản, báo cáo, thông báo kế hoạch… được nhà trường phát
hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gởi đến các cơ
quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan.
Hiệu trưởng là người chịu trách nhiệm chính trong việc ban hành và giải quyết
công văn đi của cơ quan.Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra kỹ về
mặt thể thức và thủ tục.
Các công văn của cơ quan gửi đi hoặc để lưu hành nội bộ đều phải qua bộ phận
văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi và xếp vào hồ sơ lưu công văn đi.
Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn thư cũng
phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải ký nhận vào sổ.
Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, giấy giới
thiệu, giấy xác nhận… đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho
việc theo dõi.
SỔ THEO DÕI CÔNG VĂN ĐI
STT Ngày, tháng
(1)
1
2

(2)

………….
…………

Số và ký hiệu
CV đi

Trích yếu nội
dung

(3)
………….
…………..

(4)
…………
………..

Tên người
nhận (cơ
quan)
(5)
……………
…………..

Ghi
chú
(6)
……….
………

V. KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT:
Người viết sáng kiến kinh nghiệm : Trần Quốc Thắng

Trang

6


Đơn vị công tác : Trường tiểu học Đỗ Quang Mười

Các cấp Lãnh đạo cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, phòng làm việc nhằm
phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều hơn nữa và tạo điều kiện đủ cơ sở vật chất để
phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của nhà trường ngày một tốt hơn.
Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp với sự tiến bộ của khoa học trong giai
đoạn hiện nay.
Cần mở các khóa đào tạo ngắn hạn cho cán bộ văn thư, văn phòng các trường
trong huyện tập huấn và học tập về chuyên môn nghiệp vụ của mình.
Để người làm công tác văn thư, văn phòng an tâm công tác, các cấp lãnh đạo cần
có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn.
Nội dung trên là tất cả những kinh nghiệm của tôi trong quá trình thực hiện công
tác văn thư của mình việc “Quản lý Lưu trữ và bảo quản tốt công văn đi- Công văn
đến của trường Tiểu học Đỗ Quang Mười” mà bản thân tôi đã, tìm tòi suy nghĩ, nghiên
cứu, đúc kết trong nhiều năm làm công tác “Văn thư” đã đưa ra những biện pháp thực
hiện sáng tạo mới. Đây là mản đề tài còn nhiều mới mẻ, trong quá trình tìm tòi học hỏi
chắc chắn còn nhiều thiếu sót, rất mong được sự đóng góp của các anh, chị đồng nghiệp
để đề tài ngày càng được hoàn thiện hơn.
Rất mong sự đóng góp ý kiến chân thành của quý thầy cô trong Hội đồng khoa học
các cấp của ngành để hoàn thiện công tác “Quản lý Lưu trữ và bảo quản tốt công văn
đi - công văn đến” ngày đạt hiệu quả cao hơn.
Hiếu Nghĩa, ngày 24 tháng 03 năm 2017

Người Viết Sáng Kiến

Trần Quốc Thắng

Người viết sáng kiến kinh nghiệm : Trần Quốc Thắng

Trang

7


Đơn vị công tác : Trường tiểu học Đỗ Quang Mười

MỤC LỤC
I- SỰ CẦN THIẾT, MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC THỰC HIỆN SÁNG KIẾN

Trang1

II. PHẠM VI TRIỂN KHAI THỰC HIỆN

Trang 2

1.Phạm vi nghiên cưu

Trang 2

2- Thực trạng, những thuận lợi và khó khăn

Trang 2

a- Đặc điểm tình hình

Trang 2

b-Thuận lợi

Trang 3

c- Khó khăn

Trang 3

III.MÔ TẢ SÁNG KIẾN

Trang 4

1- những biện pháp giải quyết vấn đề

Trang 4

a- Một số biện pháp khắc phục khó khăn

Trang 4

b- Nội dung của công tác văn thư

Trang 4

c- Công tác vận động tuyên truyền

Trang 5

d- Về chuyên môn nghiệp vụ văn thư

Trang 6

e- Tổ chức quản lý công văn đến

Trang 6

f- Tổ chức quản lý công văn đi

Trang 7

IV- KẾT QUẢ, HIỆU QUẢ MANG LẠI

Trang 8

V. ĐÁNH GIÁ PHẠM VI ẢNH HƯỞNG CỦA SÁNG KIẾN

Trang 8

VI. KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT

Trang 10

Người viết sáng kiến kinh nghiệm : Trần Quốc Thắng

Trang

8