SKKN văn thư lưu trữ với công tác lập hồ sơ giúp hiệu trưởng trong việc xây dựng trường THCS tam đa đạt chuẩn quốc gia

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO PHÙ CỪ
TRƯỜNG THCS TAM ĐA
----------- ***** -----------

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
VĂN THƯ LƯU TRỮ VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
GIÚP HIỆU TRƯỞNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG
TRƯỜNG THCS TAM ĐA ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA

Lĩnh vực:

Nhân viên

Người thực hiện: Lê Thị Lan
Chức vụ:
Văn thư – Thủ quỹ

Năm học 2013 - 2014


SKKN: Văn thư

MỤC LỤC
STT
1
2
3
4
5
6
7

8
9
10
11
12
13
14
15
16
17

Nội dung
CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT TRONG SKKN
PHẦN LÝ LỊCH
PHẦN NỘI DUNG
Đặt vấn đề
Cơ sở thực tiễn
Ý nghĩa
Thực trạng
Phạm vi nghiên cứu
Phương pháp tiến hành
Kế hoạch thực hiện
Giải quyêt vấn đề
Mục tiêu
Thời gian nghiên cứu
Giải pháp thực hiện
Kết quả thực hiện
Bài học kinh nghiệm
KẾT LUẬN

S.trang
3
4
4
4
4
5
5
6
6
6
6
6
7
8
12
13
14

CÁC KÍ HIỆU VIẾT TẮT TRONG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
STT Kí tự viết tắt
1
THCS
2
GVCN

Nghĩa của kí tự viết tắt
Trung học cơ sở
Giáo viên chủ nhiệm

Người thực hiện: Lê Thị Lan – Trường THCS Tam Đa

Ghi chú

2


SKKN: Văn thư

3
4

CBCC
BGD ĐT

Cán bộ công chức
Bộ giáo dục đào tạo

PHẦN 1: LÝ LỊCH
Họ và tên:

Lê Thị Lan

Người thực hiện: Lê Thị Lan – Trường THCS Tam Đa

3


SKKN: Văn thư

Chức vụ:

Văn thư – Thủ quỹ

Đơn vị công tác: Trường THCS Tam Đa
Tên đề tài: Văn thư lưu trữ với công tác lập hồ sơ giúp hiệu
trưởng trong việc xây dựng trường THCS Tam Đa đạt chuẩn Quốc gia.

PHẦN 2: NỘI DUNG
I. ĐẶT VẤN ĐỀ:
Người thực hiện: Lê Thị Lan – Trường THCS Tam Đa

4


SKKN: Văn thư

1. Cơ sở thực tiễn.
Trường THCS Tam Đa là một trong những trường xa trung tâm huyện,
nền kinh tế tuy còn nhiều khó khăn nhưng lại được nhân dân và các cấp có
thẩm quyền quan tâm và hết mực đầu tư cho sự nghiệp giáo dục. Dự kiến
năm 2014 sẽ xây dựng trường Trung học cơ sở Tam Đa đạt chuẩn quốc gia
theo Thông tư số 06/2010/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và đào tạo
(BGDĐT). Tuy nhiên đó còn là việc làm khó khăn không chỉ riêng đối với
trường trung học.
Trong những khó khăn đó thì khó khăn lớn nhất, khó thực hiện nhất là
việc thiết lập hồ sơ, phân loại hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của Bộ GD-ĐT quy
định. Đây là công việc đòi hỏi người làm công tác lưu trữ phải cẩn thận cụ
thể từng công việc, từng loại hồ sơ cần thiết, thiết lập đầy đủ và sử dụng đạt
hiệu quả. Hiện nay, các trường đang còn nhiều khó khăn và lúng túng trong

quá trình lập hồ sơ.
Xuất phát từ những vấn đề trên bản thân tôi suy nghĩ không biết làm
thế nào để thực hiện công việc hàng ngày đạt kết quả cao, sắp xếp hồ sơ
khoa học, nhanh chóng khi tìm kiếm và thuận lợi trong việc xây dựng trường
chuẩn quốc gia .Đó là lý do tôi chọn đề tài này.
2. Ý nghĩa :
Để góp phần thúc đẩy thực hiện việc xây dựng trường đạt chuẩn Quốc
gia. Trong thời đại ngày nay dù công nghệ thông tin phát triển mạnh nhưng
không thể thiếu những hồ sơ minh chứng. Nó đòi hỏi người Văn thư phải
biết sắp xếp, phân bố thời gian từng công việc, từng giai đoạn mà thiết lập
hồ sơ.
Trường học là đơn vị sự nghiệp thực hiện nhiệm vụ chính trị của mình
là giáo dục toàn diện học sinh trong độ tuổi đến trường. Đồng thời nhà trường
luôn chấp hành chỉ đạo của phòng Giáo dục Phù Cừ và có mối quan hệ với
các cơ quan hữu quan khác thường xuyên nên trong quá trình thực hiện
nhiệm vụ hay giải quyết công việc, đòi hỏi phải có những quy định về thủ tục
Người thực hiện: Lê Thị Lan – Trường THCS Tam Đa

5


SKKN: Văn thư

hành chính văn thư - lưu trữ. Do đó để đảm bảo thông suốt trong giải quyết
công việc cần phải có sự quản lý khoa học, có sự cải cách thủ tục hành chính,
mà trong đó quan trọng nhất là công tác lập hồ sơ, đây là một yêu cầu tất yếu
khách quan mà nhà trường phải thực hiện.
Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân
của cán bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi
kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế mỗi công

việc. Biến cái khó thành cái dễ, để thành thói quen của mình, thì công việc
lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao.
3-Thực trạng:
Trường THCS Tam Đa là một đơn vị sự nghiệp dưới sự chỉ đạo của
Phòng GD&ĐT Phù Cừ về công tác chuyên môn; đồng thời chịu sự lãnh đạo
của các cấp uỷ Đảng và chính quyền địa phương về các hoạt động khác của
nhà trường. Đặc biệt là việc thực hiện Nghị quyết cuả Đảng ủy xã Tam Đa về
việc phấn đấu xây dựng nhà trường đạt chuẩn quốc gia năm 2014. Do vậy với
công việc của người làm công tác văn thư –lưu trữ tuy nhỏ nhưng rất quan
trọng trong việc xác lập các loại hồ sơ giúp cho thủ trưởng đơn vị hình thành
bộ hồ sơ phục vụ công tác xây dựng trường đạt chuẩn.
Trong qúa trình làm công tác văn thư - lưu trữ, tôi mới thấy hết những
khó khăn, trở ngại trong quá trình làm công việc này.
4. Phạm vi nghiên cứu:
Xuất phát từ những vấn đề trên, bản thân tôi đã suy nghĩ không
biết làm thế nào để thực hiện công việc của mình đạt hiệu quả, lại vừa tìm và
tra cứu hồ sơ tài liệu một cách nhanh chóng khi có người cần. Cuối cùng tôi
đã tìm ra cách cải tiến phương pháp làm việc là nên “ lập hồ sơ để giúp hiệu
trưởng trong việc quản lý hành chính và xây dựng trường đạt chuẩn quốc
gia”.
5. Phương pháp tiến hành:

Người thực hiện: Lê Thị Lan – Trường THCS Tam Đa

6


SKKN: Văn thư

Lập hồ sơ là công việc luôn luôn được đi đầu. Mỗi công việc có liên

quan với nhau trong một vấn đề đều phải lập hồ sơ đây là công việc mà nhân
viên văn thư phải làm; đặc biệt là trong việc xây dựng trường đạt chuẩn quốc
gia.Vì vậy tôi cần phải có phương pháp cải tiến công tác và săp xếp các loại
hồ sơ nhằm làm cho công việc thông suốt, hiệu quả.
6. Kế hoạch thực hiện:
Với nhiệm vụ của một cán bộ văn thư-lưu trữ là giúp cho lãnh đạo nhà
trường điều hành mọi công việc, đồng thời tham mưu cho hiệu trưởng trong
công tác chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt động của các tổ chuyên môn, các đoàn
thể; xử lý và báo cáo thông tin cho các cấp lãnh đạo Đảng, chính quyền địa
phương và lãnh đạo ngành…giải quyết các thủ tục giấy tờ hành chính với cơ
quan cấp trên, với các cấp uỷ Đảng và Nhà nước, với các cá nhân, với cha mẹ
học sinh, học sinh vv…
II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:
1- Mục tiêu:
Hồ sơ là một tập văn kiện hay công văn giấy tờ có liên quan với nhau
về một sự việc, một vấn đề, hoặc một con người và được hình thành trong
quá trình giải quyết công việc đó.
Lập hồ sơ là chương trình công tác, là kế hoạch làm việc, là cơ sở để
giúp cho Lãnh đạo trong công tác chỉ đạo, điều hành công việc trong từng
thời gian được chủ động và quán xuyến toàn bộ các mặt công tác, vừa thực
hiện được công việc trọng tâm vừa bảo quản tài liệu lưu trữ một cách tối ưu
nhất.
Mọi người ai cũng nhận thấy rằng mọi hoạt động quản lý nhà nước đều
phải được trật tự hoá, tiến hành theo những thủ tục khoa học, những loại thủ
tục quan trọng đều được quy định bằng pháp luật để bảo đảm sự tuân thủ chặt
chẽ. Quản lý hành chính được đổi mới bởi những thao tác liên tiếp nhau theo
trình tự nhất định, như thế nó đảm bảo cho tiến trình hình thành công việc
không bị lãng quên, giảm bớt phiền hà cho người thực hiện công việc.
Người thực hiện: Lê Thị Lan – Trường THCS Tam Đa

7


SKKN: Văn thư

2- Thời gian nghiên cứu:
Từ những thực trạng vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận
thấy: Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư trong việc xây dựng trường chuẩn
đòi hỏi người làm công tác này cần phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ
công việc về xác lập hồ sơ tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm
vi, nhiệm vụ và chức năng của mình. Muốn vậy bản thân tôi phải luôn năng
động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành chính nhằm
giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính xác.
Đồng thời giúp cho lãnh đạo quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ
quan được chặt chẽ. Góp phần tiết kiệm được công sức, thời gian giải quyết
công việc trước mắt và đưa vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
Như vậy người làm nhiệm vụ công tác văn thư trong trường học cần
nắm vững một số nội dung sau để xử lý có hiệu quả:
+ Nhận và vào sổ công văn đến.
+ Vào sổ và gửi công văn đi.
+ Làm các hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu.
+ Lập hồ sơ; phân loại và lưu trữ hồ sơ.
Trường học là đơn vị sự nghiệp, không giống như các đơn vị hành
chính khác; tất cả các phòng ban đều lập hồ sơ theo công việc mình làm, cuối
năm lại nộp cho bộ phận văn thư lưu trữ. Còn ở trường học tất cả công văn
giấy tờ hằng ngày đến trường đều phải qua bộ phận văn thư xử lý vào sổ và
trình hiệu trưởng sau khi được hiệu trưởng phê duyệt thì sao lưu, chuyển giao
cho các bộ phận có liên quan để thực hiện. Như vậy, việc lập hồ sơ được tiến
hành theo từng thời gian, từng công việc. Khi công việc kết thúc thì hồ sơ đó
kết thúc, đồng thời hồ sơ của việc đó phải được lập xong để lưu trữ, khi cần

thiết thì đem ra tra cứu.
Việc lập hồ sơ do nhân viên văn thư sắp xếp một cách có hệ thống, có
khoa học tạo điều kiện cho việc giải quyết các nhiệm vụ một cách nhanh
chóng, chính xác và đạt hiệu quả cao, giúp cho công việc quản lý tài liệu
Người thực hiện: Lê Thị Lan – Trường THCS Tam Đa

8


SKKN: Văn thư

trong trường học một cách chặt chẽ, tránh tình trạng thất thoát tài liệu. Do đó,
những năm gần đây bộ máy hành chính của trường từ hiệu trưởng đến các tổ
công tác được thông suốt đảm bảo thông tin hai chiều, đã giúp cho công tác
lãnh đạo, chỉ đạo kịp thời góp phần vào thắng lợi nhiệm vụ của nhà trường và
của ngành trong thời gian qua.
3- Giải pháp thực hiện:
a- Lập hồ sơ theo quy định:
- Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01/đầu
năm đến hết 31/12/cuối năm. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, … bắt đầu
từ ngày 01/01/năm sau, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp.
- Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết
định … theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi,
đựng vào hộp hồ sơ, phía trên có ghi tờ mục lục.
- Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ.
Ví dụ: Trình tự lập hồ sơ theo quy định để theo dõi: Theo Thông tư
06/2010 của Bộ GD&ĐT về tiêu chuẩn 1 quản lý nhà trường quy định các
loại hồ sơ trương chuẩn thì trong đó văn thư phải thiết lập một số loại hồ sơ
như sau:
Hồ sơ học sinh.

Sổ đăng bộ.
Hồ sơ chuyển đi - đến.
Sổ gọi tên chi điểm.
Sổ ghi đầu bài.
Sở quản lý cấp phát bằng tốt nghiệp THCS.
Sổ lưu công văn đi –đến, …vv.
Tất cả phải lưu cẩn thận.
* Học bạ:
Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết
sức quan trọng. Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải làm:
Người thực hiện: Lê Thị Lan – Trường THCS Tam Đa

9


SKKN: Văn thư

Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại
học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn
giao cho GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học
bạ lại cho văn thư để quản lý. Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký
sổ đã trả và văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận
lại.
Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên trong
học bạ nếu có lưu giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh (bản sao),
giấy chứng nhận tuyển sinh lớp 6, xác nhận học xong chương trình tiểu học,
đơn xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử
dụng học bạ. Đối với học bạ lớp 6, văn thư phải ghi số đăng bộ vào trang đầu
tiên.
Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các chi tiết

trong học bạ, phải lập biên bản cụ thể. Nhân viên văn thư xem xét và xử lý
nếu có gì thiếu sót mà thuộc lĩnh vực của mình hoặc báo cáo cho các giáo
viên nào có liên quan để xử lý.
Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng kẹp đựng theo từng lớp,
bỏ vào một tủ riêng để lưu giữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên
GVCN, số lượng của mỗi lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện
trong việc tra cứu thông tin. Cuối học kỳ giao cho giáo viên ghi kết quả học
tập của học sinh và thu lại gìn giữ cẩn thận, kiểm tra trước khi trình hiệu
trưởng ký duyệt cuối năm.
Lưu hồ sơ học sinh
* Sổ đăng bộ:
Đây là công việc quan trọng trong công tác xây dựng trường chuẩn, nó
đánh giá quá trình đào tạo trong một cấp học tại tiêu chuẩn 1 quản lý nhà
trường sổ đăng bộ chỉ là một loại sổ sách có trong tiêu chuẩn 1 mà thôi
nhưng trong tiêu chuẩn 4. Sổ đăng bộ mới là một phần quan trong trong quá
trình đào tạo ,chất lượng giáo dục của nhà trường trong một khóa học.
Người thực hiện: Lê Thị Lan – Trường THCS Tam Đa

10


SKKN: Văn thư

Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 6 xong và đuợc phân bổ theo lớp. Văn thư
tập hợp danh sách của các lớp 6, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ở ngoài giấy
nháp sau đó mở một trang sổ mới và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác,
cẩn thận, sạch sẽ và đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định).
Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như:lên lớp,ở lại lớp, chuyển
đi, chuyển đến, bỏ học.cuối cấp học, được thống kê đầu kỳ là bao nhiêu, cuối
kỳ còn lại bao nhiêu; học sinh ra trường là bao nhiêu…Đây là kết quả của

quá trình đào tạo để làm công tác phổ cập giáo dục và xây dựng trường đạt
chuẩn.
Sổ đăng bộ ghi đầy đủ thông tin các cột mục quy định, cập nhật kịp
thời cuối năm trình hiệu trưởng ký duyệt.
Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).
Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học).
Ghi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi,
chuyển đến, bỏ học và phải có xác nhận của hiệu trưởng.
Sổ ký mượn – trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết.
* Sổ quản lý việc cấp phát bằng:
Văn bằng chứng chỉ của học sinh tốt nghiệp THCS từng khóa học
được lưu giữ cẩn thận bảo quản tránh thất lạc, học sinh nhận bằng phải ký
nhận, ghi tên rõ ràng trường hợp có phụ huynh nhận thế phải có giấy ủy
quyền. Nhờ vậy đã giúp cho lãnh đạo nhà trường quản lý tốt, cuối mỗi năm
học thành lập đoàn kiểm tra, kiểm kê lập biên bản số bằng học sinh chưa
nhận đóng gói cẩn thận để lưu giữ.
* Hồ sơ Cán bộ công chức.
Hồ sơ cán bộ viên chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ
bản nhất của CBCC bao gồm nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn
cảnh kinh tế, phẩm chất đạo đức, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã
hội….Được sự ủy nhiệm của Hiệu trưởng tôi quản lý mảng này, nó đòi hỏi
phải có tính thống nhất ,khoa học mới quản lý được đầy đủ và chính xác
Người thực hiện: Lê Thị Lan – Trường THCS Tam Đa

11


SKKN: Văn thư

thông tin, hồ sơ quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà

nước quy định.
Thành phần hồ sơ CBCC gồm:
- Tập lí lịch- Sơ yếu lí lịch- Tiểu sử tóm tắc, các quyết định liên quan,
bằng cấp bản tự kiểm điểm, quá trình khen thưởng, Kỷ luật (nếu có)- Phiếu
đánh giá công chức hàng năm.
b/ Quá trình lưu trữ:
Các hồ sơ trên phải được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận để lưu giữ.
Khi chuyển giao hồ sơ CBCC hoặc tiếp nhận Hồ sơ CBCC cần phải
thực hiện theo quyết định 14/2006/QĐBNV ngày 06/11/2006 ban hành quy
chế quản lý hồ sơ CBCC.
Sắp xếp hồ sơ theo tổ công tác để đảm bảo nguyên tắc dễ nhìn thấy;
không thất lạc hồ sơ khi quản lý.
Ngoài việc lưu trữ hồ sơ trên tủ tôi còn lưu trữ ở phần mềm dữ liệu
PMIS trên máy vi tính,dựa vào chương trình này tôi cập nhật thường xuyên
những thay đổi của mỗi giáoviên, nhân viên như thay đổi hệ số lương, hoàn
cảnh gia đình,quá trình đào tạo.Toàn bộ hồ sơ trên được lưu giữ cẩn thận khi
cần dễ tra cứu.
Tủ quản lí hồ sơ cán bộ công chức
c/ Hồ sơ theo công việc:
Hằng ngày nhà trường luôn hình thành các loại giấy tờ, tài liệu; đồng
thời cũng thường xuyên nhận được các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của cơ
quan chủ quản, hoặc chính quyền các cấp vv…Nên hình thành thêm các hồ
sơ mang tính công vụ( Hồ Sơ công việc) để dẽ quản lý công việc đây là hồ sơ
minh chứng để xây dựng trường chuẩn Quốc gia.
Có thể đơn cử một số hồ sơ công việc như sau:
+ Sau khi nhận được văn bản hướng dẫn công tác tổng kết thực hiện
dạy thêm –học thêm của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phù Cừ. Nhân
viên văn thư hình thành hồ sơ công việc như sau:
Người thực hiện: Lê Thị Lan – Trường THCS Tam Đa

12


SKKN: Văn thư

- Quyết định của UBND tỉnh Hưng Yên ban hành quy định quản lý dạy
thêm - học thêm.
- Công văn của Sở GD-ĐT V/v Tổ chức quản lý dạy thêm –học thêm
trên địa bàn tỉnh Hưng Yên.
- Công văn của Hướng dẫn công tác quản lý dạy thêm - học thêm năm
học 2013 -2014 của phòng Giáo dục & Đào tạo Phù Cừ.
- Biên bản, Tờ trình, hồ sơ và đề nghị cấp giấy phép dạy thêm -học
thêm năm 2013-2014.
- Báo cáo tình hình dạy thêm - học thêm của Hiệu trưởng.
4. Kết quả thực hiện:
Trên đây mới chỉ là hồ sơ của một công việc và một sự việc. Có thể sau
khi xem xét chứng kiến sự sắp xếp như trên người ta cho rằng đó là nguyên
tắc buộc phải có, hoặc cho đó là sự rườm rà, máy móc. Nhưng trong thực tế
đây là hồ sơ minh chứng trong việc xây dựng trường chuẩn Quốc gia. Là
việc làm có ý nghĩa rất lớn cho công tác lưu trữ và tra cứu tài liệu, hồ sơ sau
này khi cần thiết.
Chính từ những thao tác thận trọng tỷ mỷ sắp xếp các loại văn bản một
cách ngăn nắp có khoa học nên từ năm 2010 đến nay trường THCS Tam Đa
luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Riêng bản thân tôi cũng luôn hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao.
5. Bài học kinh nghiệm:
Hiện nay nhiều tổ chuyên môn, tổ công tác của trường đã và đang học
hỏi cách làm này và áp dụng cho tổ mình lập được nhiều loại hồ sơ liên quan
đến công việc làm của tổ để tập hợp và hình thành hồ sơ “Xây dựng trường
đạt chuẩn quốc gia”

III- KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ:
1. Kết luận:
Qua việc lập hồ sơ theo quy định và lập hồ sơ theo công việc của bản
thân tôi, ngoài việc giúp cho tôi hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất, mà
Người thực hiện: Lê Thị Lan – Trường THCS Tam Đa

13


SKKN: Văn thư

còn giúp cho cán bộ quản lý sắp xếp công việc mình làm một cách khoa học,
thuận tiện, tra cứu dễ dàng; không bỏ quên, bỏ sót công việc, nâng cao chất
lượng trong công tác dạy và học. Nó còn giúp cho đơn vị hệ thống được toàn
bộ công việc đã thực hiện trong thời gian qua.
Tôi cho rằng hằng ngày thi đua làm việc mang lại hiệu quả cao và thiết
thực thì đó là thành quả xứng đáng nhất. Bởi vậy trong những năm công tác
tôi đã xây dựng cho mình kế hoạch thực hiện công việc một cách chính xác,
theo dõi công việc được toàn diện, bảo đảm được công việc chung của
trường; Đồng thời tôi đã phổ biến hướng dẫn cho một số thầy cô giáo có liên
quan đến hồ sơ như tổ trưởng chuyên môn, trưởng các đoàn thể cách hình
thành hồ sơ công việc. Chính vì vậy mà ở các tổ chuyên môn hoặc tổ công
đoàn lập được nhiều loại hồ sơ: như hồ sơ tổ chức kiểm tra nội bộ, hồ sơ xây
dựng trường học thân thiện. Qua quá trình thực hiện công việc lập hồ sơ cho
từng công việc như thế đã giúp cho lãnh đạo nhà trường lập được nhiều loại
hồ sơ và lưu giữ cẩn thận. Và quan trọng nhất là công tác “Xây dựng trường
đạt chuẩn quốc gia”.
Công tác văn thư –lưu trữ đóng góp một vai trò quan trọng là nguồn
cung cấp thông tin chính xác và có giá trị pháp lí nhất trong việc nghiên cứu
thực trạng vấn đề theo một quá trình đó là căn cứ thực tiển nhất trong việc

lập hồ sơ “xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia”.
Nhờ có biện pháp cải tiến , đảm bảo tính khoa học , chính xác nên
trong thời gian qua công tác văn thư hành chính nhà trường đã đảm bảo thực
hiện đầy đủ được các nguồn thông tin đi –đến một cách đầy đủ chính xác kịp
thời đáp ứng được nhu cầu quản lý của nhà trường đạt hiệu quả cao ,Thực
hiên thắng lợi các nhiệm vụ năm học của ngành giáo dục đã đề ra.
Trong thời kỳ đất nước đổi mới theo hướng công nghiệp hoá - hiện đại
hoá, thời kỳ Công nghệ thông tin, máy tính đã thay thế con người làm nhiều
việc trong đó có lĩnh vực hành chính. Tuy nhiên máy tính không thể chủ
động thay thế con người sắp xếp thời gian, công việc một cách cụ thể. Mà
Người thực hiện: Lê Thị Lan – Trường THCS Tam Đa

14


SKKN: Văn thư

phải do con người quyết định thời gian tổ chức sắp xếp công việc cho
mình.Trong quá trình công tác, bản thân tôi đã rút ra kinh nghiệm: Nếu muốn
xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia thì trước hết phải chú trọng là khâu hình
thành hồ sơ ban đầu. Vậy nếu tất cả hồ sơ công việc, công văn giấy tờ được
sắp xếp trật tự đúng quy trình như bản thân nêu ở trên, tất yếu sẽ đảm bảo
công việc thực hiện đầy đủ, hiệu quả, đúng thời gian.
Vì vây, trong những năm làm công tác này tôi đã đúc kết được một
kinh nghiệm là phải lập hồ sơ công việc để quản lý tốt việc thực hiện nhiệm
vụ chính của mình và giúp hiệu trưởng quản lý công việc được chặt chẽ, sâu
sát hơn. Đặc biệt là trong việc phục vụ công tác “Xây dựng trường đạt
chuẩn quốc gia”.
2. Kiến nghị:
Để xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia trước hết người làm công tác

văn thư phải thiết lập các loại hồ sơ theo quy định rõ ràng đúng quy chế
chuyên môn. Nên thành lập các loại hồ sơ hiện hành theo trong thời gian
hình thành công việc đó. Vì vậy rất cần được quan tâm đầu tư cơ sở vật chất
như tủ, kệ… nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác văn thư lưu trữ.
Trên đây là những kinh nghiện mà tôi đã thực hiện được trong quá
trình công tác trên thực tế tại trường THCS Tam Đa không sao chép nội dung
của người khác.
NGƯỜI VIẾT
Lê Thị Lan

XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG KHOA HỌC
TRƯỜNG THCS TAM ĐA
Tổng điểm …………….. xếp loại …………………..
Người thực hiện: Lê Thị Lan – Trường THCS Tam Đa

15


SKKN: Văn thư

TM. HỘI ĐỒNG KHOA HỌC
CHỦ TỊCH-HIỆU TRƯỞNG
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

…………………………………………………………………………………
XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG KHOA HỌC
PHÒNG GD&ĐT PHÙ CỪ
Tổng điểm …………….. xếp loại …………………..
TM. HỘI ĐỒNG KHOA HỌC
CHỦ TỊCH – TRƯỞNG PHÒNG

(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Người thực hiện: Lê Thị Lan – Trường THCS Tam Đa

16