Khóa luận: Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác Văn thư – Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Phường Phúc Xá, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan số liệu, hình ảnh và kết quả nghiên cứu trong khóa luận
này là trung thực và chưa hề được sử dụng để bảo vệ một học vị nào. Mọi sự
giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này đã được cảm ơn và các thông tin trích
dẫn trong luận văn đã ghi rõ nguồn gốc và được phép công bố
Nếu có điều gì xảy ra, em xin chịu mọi hoàn toàn trách nhiệm
Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2017
Sinh viên

Nguyễn Mỹ Hạnh


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

HĐND

Hội đồng nhân dân

UBND

Ủy ban nhân dân

VTLT

Văn thư – Lưu trữ


MỤC LỤC


A. PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đại hoá, nền kinh tế
nước ta đang tăng trưởng với tốc độ cao. Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần
phải có sự quản lý, điều hành tốt. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên
tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước. Để có thể phát triển và thúc đẩy sự
đi lên của các ngành hoạt động của xã hội như kinh tế, chính trị, giáo dục, …
chúng ta không thể phủ nhận lịch sử mà còn phải nhìn vào đó để học hỏi hay rút
ra những kinh nghiệm quý giá để có thể sữa chữa những sai lầm đã mắc phải, áp
dụng những ý tưởng mới thế nào cho đúng với thực tiễn. Để có thể có được
những tài liệu quý giá đó, ngành lưu trữ của nước nhà đang ngày càng nỗ lực để
thực hiện tốt trách nhiệm của mình, để đưa đến những quý độc giả những tài liệu
chính xác nhất.
Công tác văn thư - lưu trữ không thể thiếu trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức nói riêng mà còn góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và
bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia nói chung. Điều đó được chứng
minh bằng những tài liệu lịch sử, các hình ảnh sinh động về phim ảnh… đã phản
ánh sự thật về lịch sử qua 2 thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc
Mỹ xâm lược, là cơ sở cung cấp những thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu
lịch sử, là những bài học lịch sử quí báu để giáo dục truyền thống cho thế hệ
hôm nay cũng như mai sau
Như chúng ta đã biết, ở mỗi cơ quan dù lớn hay nhỏ, các cơ quan nhà
nước hay các doanh nghiệp đều phải lưu trữ lại những tài liệu được sản sinh qua
từng năm. Do đó, công tác văn thư - lưu trữ ở mỗi cơ quan, tổ chức đều đang
được cải thiện và nâng cao sự hiểu biết trong mỗi cá nhân đang hoạt động tại cơ
quan, tổ chức. Đối với những cơ quan lớn như cấp Quận, Tỉnh trở lên thì công
tác Văn thư – Lưu trữ đang được thực hiện một cách có hệ thống với những
bước rõ ràng, theo đúng các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn
về công tác Văn thư – Lưu trữ do nhà nước ban hành.Tuy nhiên, với những cơ

4

quan cấp địa phương như phường, huyện, xã thì hiện nay việc thực hiện công tác
Văn thư – Lưu trữ chưa được quan tâm đúng đắn với những khâu nghiệp vụ và
những bước đầu về công tác quản lí các hoạt động đi chệch hướng dẫn đến việc
tài liệu trong kho để ngổn ngang, chất đống
Do vậy, em đã chọn đề tài “Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác
Văn thư – Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Phường Phúc Xá, Quận Ba Đình,
Thành phố Hà Nội” để nghiên cứu về thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại
đây, chỉ ra những ưu – nhược điểm, góp phần vào việc cải cách về công tác này
nơi đây.
2. Mục đích nghiên cứu đề tài
Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt những mục đích sau:

− Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân dân
phường Phúc Xá
− Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân
dân phường Phúc Xá, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội để thấy rõ những ưu
điểm, hạn chế nhằm đưa ra những biện pháp để giải quyết vấn đề còn tồn đọng
tại Ủy ban nhân dân phường về công tác này
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Về đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn trong phạm
vi sau đây:
− Về đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các khâu nghiệp
vụ trong công tác Văn thư và công tác Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Phúc
Xá.
− Về thời gian nghiên cứu: trong khoảng thời gian từ năm 2000 – 2015
4. Lịch sử nghiên cứu khóa luận
Tổ chức quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ các cấp từ Trung ương đến
địa phương nói chung đã và đang dành được sự quan tâm nghiên cứu nhằm mục

đích hoàn thiện hệ thống cơ quan quản lý cũng như việc phát triển các nghiệp vụ
của công tác này. Nhiều công trình nghiên cứu ở quy mô khác nhau đã góp phần

5


quan trọng cả về lý luận và thực tiễn. Trong đó, có một số những công trình liên
quan đến luận văn của em đã được thực hiện đó là:
− “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ” - Đề
tài do TS. Dương Văn Khảm chủ nhiệm
− “Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước” – Luận văn Thạc sĩ chuyên
ngành Lưu trữ học của Ths. Trần Thanh Tùng
− “Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Bộ
Tư pháp” – Luận văn Thạc sỹ Lưu trữ của Hoàng Hải Yến
− “Nghiên cứu đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại các cơ
quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La” – Luận văn Thạc sỹ
Lưu trữ của Kim Thị Huyền Trang
− “Công tác văn thư ở Ủy ban nhân dân huyện Thủy Nguyên – Hải Phòng: thực
trạng và giải pháp” – Đề tài khóa luận Cử nhân năm 2007 của Bùi Thị Vân Anh
− “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư ở Ủy ban
nhân dân quận Thanh Xuân” – Đề tài khóa luận cử nhân của Đinh Thị Bích
Hạnh
− “Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư lưu trữ của Ủy ban nhân
dân tỉnh Hà Giang” – Đề tài khóa luận Cử nhân của Nguyễn Văn Phong
Có thể nhận thấy rằng, đề tài về công tác Văn thư - Lưu trữ vô cùng đa
dạng và phong phú, có nhiều giá trị để tham khảo, đặc biệt là nghiên cứu và đề
xuất mang tính khoa học.
Tuy nhiên, nhìn chung, chưa có nghiên cứu nào về đánh giá năng lực, thực
trạng tổ chức văn thư - lưu trữ tại địa phương nói chung và các địa bàn phường
nói riêng trên khu vực thành phố Hà Nội.

Nếu có chỉ là một vài đề tài rất nhỏ và chưa có tính chuyên sâu để tìm ra
giải pháp để khắc phục tình trạng chung của công tác Văn thư – Lưu trữ tại các
Ủy ban nhân dân phường hiện nay hoặc là những đề tài chỉ nói đến vấn đề Văn
thư riêng chứ chưa đề cập đến những vấn đề về công tác Lưu trữ hiện nay tại các
Ủy ban nhân dân phường
Chính vì vậy, việc tìm hiểu về sự sắp xếp cả về nghiệp vụ lẫn các hoạt
động quản lý trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường
Phúc Xá chính là điểm riêng biệt của đề tài khóa luận này

6


5. Các nguồn tư liệu chính được sử dụng
Để hoàn thành khóa luận này, tác giả đã sử dụng những nguồn tài liệu cơ
bản sau:
− Những văn bản quy phạm pháp luật do Nhà nước ban hành quy định về tổ chức
và hoạt động của các cơ quan Nhà nước ở cấp Quận, Phường
− Những quy định hiện hành của Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ
− Các công trình nghiên cứu, các kỷ yếu hội thảo khoa học, các bài viết trên tạp
chí chuyên ngành về công tác Văn thư – Lưu trữ
− Thông tin liên quan từ các website của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và
lưu trữ Nhà Nước
− Các tư liệu, số liệu, văn bản thu thập được thông qua khảo sát thực tế tại Ủy ban
nhân dân phường Phúc Xá, Ba Đình, Hà Nội
6. Phương pháp nghiên cứu
Để tiến hành thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài đặt ra, tác giả sử
dụng các phương pháp nghiên cứu như: nghiên cứu lý luận, thống kê, phân tích
tổng hợp, so sánh, phỏng vấn, … cụ thể:
− Phương pháp nghiên cứu lý luận: Tác giả dựa trên cơ sở lý luận của công tác
Văn thư – Lưu trữ để làm rõ hơn các vấn đề hiện tại trong công tác Văn thư –

Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Phúc Xá
− Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả sử
dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp cán bộ Văn thư – Lưu trữ kiêm nghiệm –
các bộ thuộc bộ phận Văn phòng tại Ủy ban nhân dân phường Phúc Xá để có thể
tiếp cận những tài liệu, thông tin số liệu cần thiết để phục vụ cho khóa luận
− Phương pháp logic, tổng hợp, so sánh: Đây là những phương pháp được sử
dụng xuyên suốt trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp, nhằm sang lọc
những thông tin, số liệu chính xác và phù hợp nhất để bổ sung cho các nội dung
cần nghiên cứu
7. Đóng góp của đề tài
Đề tài có giá trị thực tiễn, làm rõ công tác Văn thư – Lưu trữ tại Ủy ban
nhân dân phường Phúc Xá. Sau khi thực hiện, đề tài mang lại những kết quả có
giá trị như sau:

7


− Về lý luận: Góp phần làm sáng tỏ những vấn đề liên quan đến lý luận công tác
Văn thư – Lưu trữ đối với loại hình cơ quan là Ủy ban nhân dân Phường – đơn vị
hành chính cấp địa phương nhưng nhỏ trên địa bàn thành phố Hà Nội
− Về thực tiễn: Đề tài góp phần giúp cơ quan quản lý nhà nước về công tác Văn
thư – Lưu trữ có góc nhìn toàn diện hơn tại Ủy ban nhân dân phường trên địa
bàn Hà Nội nói chung và Ủy ban nhân dân phường Phúc Xá nói riêng. Để từ đó
có những tác động phù hợp theo góc độ quản lý nhà nước, để các cơ quan quản
lý trên có thể điều chỉnh lại những quy định chưa phù hợp về công tác Văn thư –
Lưu trữ tại các phường và tại Ủy ban nhân dân phường Phúc Xá có sự chăm lo
hơn cho các hoạt động về quản lý cũng như các hoạt động nghiệp vụ trong công
tác này. Bên cạnh đó, đề tài cũng đưa ra một số đề xuất khắc phục những hạn chế
còn tồn tại đối với công tác Văn thư – Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Phường Phúc
Xá

8. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của đề tài được kết cấu
gồm 3 chương như sau:
Chương 1: Cơ sở khoa học của công tác văn thư – lưu trữ tại UBND
phường Phúc Xá
Ở chương này, tác giả sẽ trình bày khái quát về cơ sở lí luận công tác văn
thư – lưu trữ cũng như cơ sở thực tiễn và pháp lí để thực hiện công tác văn thư –
lưu trữ tại UBND phường Phúc Xá.
Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại Ủy ban nhân
dân phường Phúc Xá
Đây là nội dung chính của toàn khóa luận. Chương này đề cập gần nhất
thực trạng hiện tại về công tác Văn thư – Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường
Phúc Xá. Qua đó, ta có thể nhìn nhận thấy được những lỗ hổng trong hoạt động
quản lí và nghiệp vụ về công tác Văn thư – Lưu trữ. Bên cạnh đó nội dung của
chương 2 cũng sẽ chỉ ra được những ưu điểm và nhược điểm cần khắc phục để
đề xuất ra các giải pháp tối ưu nhất cần có tại chương 3 của khóa luận này

8


Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác Văn
thư – Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Phúc Xá
Đây là chương cuối cùng của toàn khóa luận. Dựa trên cơ sở đã nghiên
cứu từ chương 1 và chương 2, tại chương 3 sẽ là nơi tác giả trình bày được
những giải pháp nhằm mục đích nâng cao chất lượng về công tác Văn thư – Lưu
trữ tại Ủy ban nhân dân phường Phúc Xá, giúp cho công tác này tại đây được
thực hiện theo một hệ thống nhất định, có trình tự theo đúng yêu cầu của Nhà
nước
Trong thời gian thực hiện khóa luận, mặc dù có nhiều cố gắng nhưng
không tránh khỏi những thiếu sót và gặp rất nhiều khó khăn do kinh nghiệm của

bản thân còn hạn chế, thời gian thực hiện khóa luận và nghiên cứu đề tài còn hạn
hẹp. Bên cạnh đó việc thực hành lý thuyết vào với thực tế vẫn chưa được nhuần
nhuyễn. Vì vậy, em rất mong nhận được sự góp ý từ các phía Thầy, Cô trong
Khoa Văn thư – Lưu trữ để em có thể thực hiện tốt nhất bài khóa luận tốt nghiệp
này
Qua đây, em xin cảm ơn đến chị Phạm Lan Phương và anh Hà Quý Tâm
(cán bộ Văn phòng) đã trực tiếp hướng dẫn và giúp đỡ em trong quá trình em
nghiên cứu để thực hiện khóa luận. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến
TS. Chu Thị Hậu – Người đã hướng dẫn em trong suốt khoảng thời gian em thực
hiện khóa luận, đã cho em những lời khuyên bổ ích để em có thể hoàn thành
được đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn quý Thầy cô của trường Đại học Nội
vụ Hà Nội và các anh chị của UBND phường Phúc Xá đã giúp đỡ và tạo điều
kiện cho em
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 15 tháng 04 năm 2017
Sinh Viên
Nguyễn Mỹ Hạnh

9


10


Chương 1
Cơ sở khoa học về công tác Văn thư – Lưu trữ tại
UBND phường Phúc Xá
1.1 Cơ sở lí luận về công tác Văn thư – Lưu trữ
1.1.1 Khái niệm về công tác Văn thư, công tác Lưu trữ
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ

công tác quản lí, bao gồm toàn bộ công việc: xây dựng và ban hành văn bản,
quản lí văn bản, quản lí và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu
trữ cơ quan. Các văn bản này được sản sinh trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức và thông qua đó để thực hiện chức năng quản lí của cơ quan, tổ chức, cá
nhân. Hay nói cách khác, công tác văn thư là một quá trình để xử lí thông tin.
Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lí thông tin. Đây là
bước quan trọng để giữ lại các thông tin cần thiết và loại bỏ những thông tin
không có giá trị. Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao
gồm tất cả những vấn đề lí luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức
khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu
trữ để phục vụ cho những nghiên cứu khoa học lịch sử và những nhu cầu chính
đáng khác của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi
khách quan về nhu cầu sử dụng tài liệu của xã hội. Do vậy, công tác lưu trữ cần
được Nhà nước quan tâm và đầu tư cần thiết, đặc biệt là trong xã hội hiện đại
ngày nay với nhu cầu hiểu biết, tìm tòi, khám phá của xã hội loài người
1.1.2 Vị trí của công tác văn thư, công tác lưu trữ
Công tác văn thư – lưu trữ đóng một vai trò rất quan trọng trong mỗi cơ
quan, không chỉ những cơ quan thuộc về nhà nước mà còn cả những doanh
nghiệp tư nhân hay doanh nghiệp nước ngoài. Không kể ở bất cứ đâu, bất cứ
quốc gia nào hay ở tại thời điểm nào, công tác văn thư – lưu trữ đều luôn cần
được chú trọng và quan tâm hết mực. Vậy nên, vị trí của công tác văn thư – lưu
trữ đang ngày càng được “ưu ái”

11


Nhắc đến công tác văn thư, người ta thường liên tưởng tới những công
việc liên quan đến các văn bản giấy tờ. Những nghiệp vụ đầu tiên trong công tác
văn thư là soạn thảo văn bản, quản lí văn bản, quản lí và sử dụng con dấu cho
đến khâu cuối cùng là lập hồ sơ và đưa vào lưu trữ cơ quan, đây là những khâu

nghiệp vụ được nối liền với nhau như một dây chuyền để thực hiện công việc
chính là đảm bảo việc thực hiện các hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nếu làm
không tốt một trong những nghiệp vụ trên thì sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều hoạt
động khác của cơ quan đặc biệt là những hoạt động mang tính bí mật cao. Công
tác văn thư được xem như một mặt hoạt động của bộ máy quản lí nói chung và là
nội dung trong hoạt động văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt
động quản lí của cơ quan, tổ chức
Nếu như công tác văn thư được coi như là một dây chuyền sản xuất thì
công tác lưu trữ được ví như bước cuối cùng để ra sản phẩm đưa đến tay người
sử dụng - độc giả cần tài liệu để phục vụ cho nghiên cứu khoa học lịch sử và
những mục đích sử dụng chính đáng khác. Do vậy, tuy đây là công tác cuối cùng
để đưa tài liệu đến người đọc nhưng lại là những khâu quan trọng nhất liên quan
đến việc thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu, tổ chức khai
thác sử dụng tài liệu,…
1.1.3 Ý nghĩa của công tác văn thư, công tác lưu trữ
a. Công tác văn thư:
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần
nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức và phòng chống
nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra
các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến
phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan
cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn
thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt
động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được

12


cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất,
chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng,

truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý. Công tác văn thư bao gồm
nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác
văn thư sẽ:
− Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không

để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
− Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ trương,

đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh
trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan
trọng. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng
đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng,
Nhà nước và cơ quan.
− Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức . Nội

dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức cũng như của các
đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản
ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là
bằng chứng pháp lý của cơ quan.
− Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động

của các cơ quan, tổ chức là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ cơ
quan.
b. Công tác lưu trữ

Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công
tác lưu trữ và xem đây là một ngành không thể thiếu trong bộ máy nhà nước.
Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội,

13

công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống
xã hội. Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà
nước được thể hiện trên những nội dung sau:

− Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế nền hành
chính nhà nước.
− Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, tính chính xác và độ tin cậy
cao phục vụ cho việc soạn thảo, ban hành các văn bản quản lý nhà nước theo
đúng các quy định của pháp luật.
− Thông qua tài liệu lưu trữ, các cơ quan, tổ chức có thể nghiên cứu; đánh giá kết
quả hoạt động trong thời gian qua để đề ra dự báo, phương hướng phát triển của
cơ quan, tổ chức của mình trong thời gian đến. Sử dụng thông tin từ tài liệu lưu
trữ để theo dõi, điều hành, quản lý và kiểm tra hoạt động của cơ quan, tổ chức
một cách khoa học, hệ thống và căn cứ chính xác.
− Tài liệu lưu trữ là nguồn dữ liệu quan trọng quý giá, góp phần quan trọng trong
việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi
chính đáng của công dân
1.1.4 Các quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư, công tác lưu trữ
1.1.4.1 Công tác văn thư:
Thực hiện theo hướng dẫn củaNghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/04/2004 của Chính Phủ về công tác Văn thư, công tác văn thư hiện nay có 4
nội dung chính sau:

−
−
−
−

Xây dựng và ban hành văn bản
Quản lí văn bản
Quản lí và sử dụng con dấu
Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
a. Xây dựng và ban hành văn bản:
Văn bản nói chung là phương tiện ghi và truyền đạt thông tin một ngôn ngữ

hay kí hiệu nhất định

14


Văn bản là cánh tay giúp đỡ đắc lực cho hoạt động quản lí của cơ quan, tổ
chức phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lí của cơ quan, tổ chức
đó.
Để làm tốt công tác văn bản khi xây dựng và soạn thảo văn bản, cán bộ
văm thư phải đảm bảo việc thực hiện theo đúng thể thức văn bản được quy định,
sử dụng đúng ngôn ngữ, năm vững được chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của
cơ quan ban hành văn bản
Việc soạn thảo văn bản cần thực hiện theo những bước sau:
Bước 1: Xác định mục đích, yêu cầu đối tượng và hình thức văn bản
Bước 2: Thu thập thông tin và xử lí thông tin
Bước 3: Xây dựng dàn bài, lập đề cương chi tiết và viết bản thảo
Bước 4: Duyệt và ký văn bản
Bước 5: Ban hành và triển khai thực hiện văn bản

b. Quản lí văn bản
Hiện nay, trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức đều bao gồm 2 loại
văn bản đó là văn bản đến và văn bảnđi
Quản lí văn bản đến

Văn bản đến là văn bản, tài liệu, thư từ do tổ chức tiếp nhận từ các nơi
khác đến bao gồm văn bản pháp quy, công văn thư mới, báo cáo, hồ sơ, đề án,
đơn hàng....
Quy trình tiếp nhận và chuyển giao văn bản đến
Bước 1: Kiểm tra và phân loại văn bản
Bước 2: Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản
Bước 3: Đóng dấu đến và ghi số, ngày đến
Bước 4: Vào sổ đăng ký văn bản đến
Bước 5: Trình lãnh đạo phê duyệt
Bước 6: Phân chuyển văn bản đến
Bước 7: Giải quyết và theo dõi giải quyết văn bản đến
Quản lí văn bản đi

15


Văn bản đi là văn bản do cơ quan soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn
vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của
mình
Quy trình quản lí văn bản đi
Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng,
năm của văn bản
Bước 2: Đăng kí văn bản đi
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếucó)
Bước 4: Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Bước 5: Lưu văn bản đi

c. Quản lí và sử dụng con dấu
Quản lí con dấu:
− Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặt chẽ.

Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ
trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm
về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan
− Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của cán bộ bảo quản con dấu.
Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi Văn phòng phải được sự đồng ý của người
đứng đầu cơ quan và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu.
Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc và
có hộp khóa cẩn thận
− Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho cơ quan
công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu
đồng thời phải thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất.
− Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người
có thẩm quyền.
Sử dụng con dấu:
− Người có trách nhiệm bảo quản và sử dụng dấu của cơ quan phải là người đóng
dấu trực tiếp lên các văn bản giấy tờ
− Dấu của cơ quan chỉ đóng dấu cho những văn bản đúng hình thức, thể thức và có
chữ ký của người có thẩm quyền.

16


− Không đóng dấu vào những văn bản không có nội dung, đóng dấu trước khi ký,
đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người
không có thẩm quyền
d. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ quan trọng cuối cùng của công tác VTLT,
giải quyết xong công việc mà chưa lập hồ sơ thì không hoàn thành tốt công việc.
Đây cũng là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ.
Trước khi tiến hành lập hồ sơ ta cần xây dựng danh mục hồ sơ:

Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo: số thứ tự, kí
hiệu, người lập, thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ. Danh mục hồ sơ thường được
lập vào đầu năm hàng năm
Lập danh mục hồ sơ được lập theo 2 cách
− Theo cơ cấu tổ chức, theo tên phông, khoa, vụ
− Theo lĩnh vực, mặt hoạt động của cơ quan đó
Sau khi có danh mục hồ sơ, cán bộ công chức trong cơ quan dựa vào đó
để mở hồ sơ theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng ban mình
trong cơ quan, tổ chức.
Việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan thường được nghiệm thu
sau 1 năm khi công việc kết thúc đối với tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ
thuật và sau 3 tháng kể từ khi công trình được quyết toán đối với tài liệu xây
dựng cơ bản. Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ tài liệu nộp
lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”, đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài
liệu vào lưu trữ và lưu trữ hiện hành của cơ quan mỗi bên giữ một bản
1.1.4.2 Công tác lưu trữ

−
−
−
−
−
−

Các khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ bao gồm:
Thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Xác định giá trị tài liệu
Chỉnh lí tài liệu lưu trữ
Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu

Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
a. Thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan

17


Theo luật Lưu trữ 2011: “Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài
liệu lựa chọn giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển giao vào lưu trữ cơ quan, lưu
trữ lịch sử”
Khi thực hiện thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, ta phải xác định
được:
− Nguồn thu thập tài liệu: được căn cứ vào cơ cấu tổ chức của cơ quan
− Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ cơ quan: Tất cả các văn bản tài liệu gắn
với đúng chức năng, nhiệm vụ; có giá trị để đưa vào lưu trữ. Ngoài ra, tài liệu cũ
(đã quá thời hạn nộp lưu) còn để lại tại các đơn vị, cá nhân trong cơ quan cũng
trong nguồn nộp lưu
− Khi thu thập tài liệu, lưu trữ cơ quan cần phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
Lập kế hoạch thu thập tài liệu; phối hợp các đơn vị các nhân để xác định hồ sơ
tài liệu thu thập; hướng dẫn các cán bộ hoàn thành lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ;
chuẩn bị kho tàng, phương tiện để chuẩn bị tiếp nhận hồ sơ tài liệu nộp lưu; tổ
chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập biên bản giao nộp tài liệu; giao nộp tài liệu
lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử, tổ chức tiêu hủy tài liệu
hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu trong cơ quan, tổ chức
b. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc nghiên cứu để quy định thời gian
cần bảo quản cho tài liệu lưu trữ có giá trị về mọi mặt hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức để đưa vào bảo quản tại các lưu trữ cơ quan
Mục đích của việc xác định giá trị tài liệu là giúp cho việc quản lí tài liệu
chặt chẽ; tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào phong lưu trữ, nâng cao

hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; tiết kiệm diện tích kho tàng
và phương tiện bảo quản tài liệu. Việc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục
tình trạng tiêu hủy tài liệu tùy tiện. Đây là một công việc khó, phức tạp, có ý
nghĩa quyết định đến số phận của tài liệu, do đó để nâng cao chất lượng của hoạt
động chuyên môn người làm công tác lưu trữ phải nắm vững chuyên môn nghiệp
vụ và phải có đạo đức nghề nghiệp
c. Chỉnh lí tài liệu

18


Chỉnh lí tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa
học trong đó tiến hành chỉnh sửa tài liệu, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định
giá trị, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc
khối tài liệu đưa ra chỉnh lí
Chỉnh lí tài liệu là một nghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiều
nhiệm vụ khác nhau trong công tác lưu trữ và cần thực hiện một cách nghiêm
túc, khóa học
Các bước tiến hành chỉnh lí tài liệu gồm:
− Phân loại tài liệu
− Xác định giá trị tài liệu
− Sắp xếp tài liệu
− Thống kê tài liệu
− Lập công cụ tra tìm tài liệu
d. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ
chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng thành phần, nội dung, tình hình tài
liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào
phương tiện thống kê. Cũng giống như các lĩnh vực khoa học, thống kê tài liệu
lưu trữ đòi hỏi cụ thể và chính xác, các số liệu thống kê phải phù hợp với thực tế.

Theo Giáo trình lưu trữ của PGS-TS. Dương Văn Khảm và TS. Triệu Văn
Cường, công cụ tra tìm tài liệu có thể hiểu là “một phương tiện tra tìm tài liệu và
thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành”. Công cụ tra tìm
tài liệu thường được xây dựng trong các lưu trữ, giúp chỉ dẫn cho người đọc tìm
tài liệu nhanh chóng, giới thiệu thành phần và nội dung của kho lưu trữ, đáp ứng
yêu cầu cơ bản của người nghiên cứu. Tùy từng loại và điều kiện của kho lưu trữ
mà ta có thể xây dựng công cụ tra tìm tài liệu phù hợp
Hiện nay, công cụ tra tìm tài liệu có một số loại sau:
− Mục lục hồ sơ
− Các bộ thẻ
− Sách giới thiệu lưu trữ
− Phiếu phông
e. Bảo quản tài liệu lưu trữ

19


Bảo quản tài liệu lưu trữ là nghiệp vụ quan trọng nhất trong công tác lưu
trữ. Công tác bảo quản tài liệu tốt sẽ giúp tuổi thọ của tài liệu được kéo dài, từ đó
việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ đạt hiệu quả cao.
Tài liệu lưu trữ ở nước ta hiện nay chủ yếu là tài liệu giấy, có tính chất bị
hư hỏng nhanh, thêm nữa đặt trong bối cảnh thời tiết như ở Việt Nam, việc bảo
quản tải liệu cũng là một vấn đề khó khăn cần phải nghiên cứu nhiều. Ngoài các
vấn đề tác động bên ngoài thì việc đánh cắp các bị mật nhà nước cũng thường
xuyên xảy ra, do vậy tài liệu lưu trữ đặc biệt là những tài liệu mật liên quan đến
an ninh, quốc phòng cần phải có sự bảo vệ cẩn thận
f. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
Thực hiện Điều 21 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đã quy định là “Tài liệu
lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên
cứu của toàn xã hội”; thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02.3.2007 của

Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu
trữ, trên cơ sở nguồn tài liệu hiện đang được bảo quản tại Trung tâm, đáp ứng
mục đích và nhu cầu khai thác của mọi đối tượng, công tác tổ chức khai thác tài
liệu lưu trữ tại Trung tâm cho đến nay đã được triển khai với nhiều hình thức
như
−
−
−
−
−
−

Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc
Công bố, giới thiệu tài liệu trên các phương tiên thông tin, đại chúng
Biên soạn và xuất bản sách
Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu
Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ
Làm phim tuyên truyền công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ

1.2 Cơ sở thực tiễn của công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Phúc
Xá
1.2.1 Sự hình thành và phát triển,chức năng nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức, quan
hệ công tác của UBND Phường Phúc Xá
1.2.1.1 Sự hình thành và phát triển của địa bàn phường Phúc Xá
Phúc Xá là phường ở phía đông bắc quận Ba Đình, thành phố Hà Nội; phía
bắc giáp phường Yên Phụ (quận Tây Hồ), phía nam giáp phường Phúc Tân (quận

20

Hoàn Kiếm), phía tây giáp phường Trúc Bạch, phường Nguyễn Trung Trực
(quận Ba Đình) và phường Đồng Xuân (quận Hoàn Kiếm), phía đông là dòng
sông hình. Địa bàn phường Phúc Xá nằm ngoài đê, ở bên bờ phải sông Hồng.
Chiều dài phường (chạy dọc theo đề sông Hồng) khoảng hơn 2 km, chiều ngang
rộng gần 1 km. Diện tích của phường khoảng 2 km2
Diện tích của phường trước đây hay bị thay đổi do có sự biến động của
dòng sông khi lở, khi bồi vào những năm 80 của thế kỷ XX trở về trước thường
xuyên bị lũ lụt đe dọa
Địa phận phường Phúc Xá ngày nay chỉ là một phần của Phúc Xá xưa,
nằm trên bãi phù sa do sông Hồng bồi đắp, nhìn tương đối thấp, bằng phẳng và
không ổn định. Trước đây, do vùng này nằm ngoài đê nên ít được chính quyền
quan tâm. Có thời kỳ, bãi Phúc Xá làng Cơ Xá cũ rất rộng, có khi thì cả vùng bãi
cát bờ phải sông Hồng cùng Bãi giữa bị sáp nhập vào huyện Gia Lâm rồi sau đó
sáp nhập trở lại Hà Nội.
Địa bàn phường Phúc Xá nằm sát sông Hồng, có địa thế thuận tiện cho
việc xếp dỡ, trung chuyển hàng hóa. Do đó bến sông nơi đây thường đông đúc.
Những lúc con nước thuận lợi, từng đoàn thuyền ngược xuôi trên sông hay vào
bến ăn hàng làm cho khu vực này càng thêm tấp nập, nhộn nhịp, góp phần giúp
cho Hà Nội giữ được vai trò là thị trường lớn của cả nước.
Hiện nay, trên địa bàn phường Phúc Xá có một chợ đầu mối là chợ Long
Biên và có năm đường giao thông chính là Phúc Xá, An Xá, Tân Ấp, Nghĩa
Dũng và đường Hồng Hà. Đường Hồng Hà dài nhất chạy dọc theo địa phận của
phường và song song với dòng sông Hồng. Ngoài hai con đường chính song
song với sông Hồng (đường Hồng Hà và đường Nghĩa Dũng), phường Phúc Xá
còn có con đường ngang chính chạy từ đê ra tới bờ sông, đó là phố Tân Ấp dài
khoảng hơn 800m, có điểm đầu từ cửa khẩu Tân Ấp đi ra tới bờ sông. Ngoài các
phố chính nêu trên, trong phường Phúc Xá có những đường ngang dọc thẳng góc
với nhau do một phần là trước đây khu này là đất công được phân lô bán để dân

21

làm nhà. Nhiều đường này được đánh số như đường 10, 15, 18, 19, … và những
tên đường này vẫn còn được nhân dân trong vùng sử dụng cho đến ngày nay.
Trên địa bàn phường Phúc Xá hiện nay, ngoài trường tiểu học và trường
phổ thông trung học cơ sở còn có một số trường khác như: Trường Trung cấp Tài
chính, Trường Trung cấp Xây dựng, một phân hiệu Trường Trung cấp Y Hà Nội.
Một số khu tập thể của cơ qua nhà nước (khu tập thể Địa chất, khu tập thể trường
Tài chính, khu tập thể Nhà máy nước, khu tập thể Bưu điện,…), tập thể của quân
đội (khu tập thể K95) cũng được thành lập trên địa bàn phường. Một số cơ quan
như xưởng ô tô của ngành vận tải, kho tàng của ngành xây dựng, ngành lương
thực cũng được xây dựng ở đây sau năm 1954
1.2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Phúc Xá
Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND phường Phúc Xá (Phụ lục 1)
UBND phường Phúc Xá hoạt động trên cơ sở Luật Tổ chức HĐND &
UBND ban hành ngày 26/11/2003 và quy chế hoạt động của UBND phường. Để
thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình, UBND phường Phúc Xá đã sắp
xếp tổ chức bộ máy làm việc của mình như sau:
Cơ cấu tổ chức của UBND phường Phúc Xá gồm có: 01 Chủ tịch, 02 Phó
Chủ tích và các Ủy viên theo nhiệm kỳ 2017 – 2022:
− Chủ tịch: Nguyễn Dương Hải

Chủ tịch UBND là người đứng đầu cơ quan phụ trách chung, là người
lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt hoạt động của UBND phường. Chỉ đạo
điều hành và đôn đốc kiểm tra các hoạt động của thành viên cấp dưới, các phòng
ban trực thuộc quận.
Chủ tịch UBND là người phải chịu trách nhiệm các nhân về những nhiệm
vụ, quyền hạn thuộc thẩm quyền của mình đồng thời cùng các thành viên trong
cơ quan chịu trách nhiệm về các hoạt động chung của UBND phường.

22


Chủ tịch UBND phường chịu trách nhiệm toàn diện các lĩnh vực công tác
của UBND phường trước Thành uỷ, HĐND, UBND Thành phố Hà Nội, Quận
ủy, HĐND quận. Chủ tịch UBND phường có thể ủy quyền cho Phó chủ tịch
UBND phường chỉ đạo, giải quyết các công việc cụ thể thuộc lĩnh vực Chủ tich
UBND phường trực tiếp giải quyết.
− Phó Chủ tịch: Nguyễn Thị Lan Hương
− Phó Chủ tịch: Nguyễn Văn Hưng

Phó chủ tịch UBND phường được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch, nhân
danh Chủ tịch UBND phường khi giải quyết công việc và chịu trách nhiệm trước
Chủ tịch UBND phường về những quyết định của mình, những vấn đề về chủ
trương, lĩnh vực quan trọng, nhạy cảm phải kịp thời báo cáo Chủ tịch UBND
phường xem xét quyết định.
UBND phường Phúc Xá gồm 10 phòng ban chuyên môn:

− Ban Cải cách hành chính
− Ban Tư pháp hộ tịch
− Ban Thanh tra xây dựng
− Ban Địa chính
− Ban Kinh tế
− Ban Lao động – Thương binh xã hội
− Văn phòng – Thống kê
− Ban Kế toán tài chính
23


− Ban Quân sự

− Ban Văn hóa – Thông tin
Ngoài ra, quận còn có các hội như: Hội Chữ thập đỏ, Hội Người cao tuổi,
và các đội bao gồm: Đội quản lý thị trường, Đội thanh tra, …
Các ban ngành chuyên môn thuộc UBND phường giúp việc cho UBND
phường thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở cấp quận và thực hiện theo quy
định của pháp luật góp phần đảm bảo sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lưc
lượng công tác ở địa phương
1.2.1.3 Chức năng của UBND phường Phúc Xá
UBND phường Phúc Xá, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội là tổ chức sự
nghiệp quản lí Nhà nước, có chức năng quản lí Nhà nước do Hội đồng Nhân dân
(HĐND) giao cho, vừa do UBND cấp quận và thành phố giao và chịu sự lãnh
đạo thống nhất của Chính phủ.
UBND phường Phúc Xá có trụ sở tại số 57 phố Nghĩa Dũng, phường Phúc
Xá, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội; có tư cách pháp nhân; có con dấu và có tài
khoản riêng
UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm
bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố
quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo
đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung
ương tới cơ sở.

1.2.1.4 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Phúc Xá
a. Các nhiệm vụ chung:
− Tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật trên địa bàn
24


phường

− Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát hủyquyền làm chủ của
nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng và phát triển kinh tế - xã
hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh trên địa bàn phường
− Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường về việc bảo
đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch đô
thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xã hội, giữ gìn
trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường, trật tự công cộng và
cảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị trên địa bàn;
− Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường theo

quy định của pháp luật;
− Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo phân cấp;

ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹ thuật theo quy
định của pháp luật;
− Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường; lập biên

bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không có giấy phép,
trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem
xét, quyết định
− Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương.
− Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy

quyền.
b. Các nhiệm vụ riêng theo từng lĩnh vực

• Trong lĩnh vực kinh tế:
− Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND phường
thông qua để trình UBND Quận phê duyệt, tổ chức thực hiện kế hoạch đó

25