Khóa luận: TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHOA HỌC KỸ THUẬT TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
KHOA HỌC KỸ THUẬT TẠI VIỆN KHOA HỌC
CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG

Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp

: LƯU TRỮ HỌC
: THS. TRỊNH THỊ KIM OANH
: NGUYỄN THỊ KIM HẰNG
: 1305LTHB016
: 2013-2017
: ĐH LTH 13B

HÀ NỘI - 2017


LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các thầy, các cô
trong khoa Văn thư- Lưu trư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Những người
đã trang bị cho em những kiến thức quý báu. Đặc biệt giảng viên cô Trịnh Thị

Kim Oanh - người đã chỉ dẫn tận tình để em hoàn thiện đề tài khóa luận tốt
nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn Phòng Tổ chức - Hành chính Viện Khoa học
Công nghệ Xây dựng, Phòng tư liệu Khoa Lưu trữ và quản trị văn phòng
trường ĐH KHXH và NV, Thư Viện trường ĐHNVHN, Khoa Văn thư- Lưu
trữ trường ĐHNVHN đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong việc tìm hiểu,
khai thác tài liệu nhằm phục vụ cho dề tài khóa luận này.

Hà Nội, tháng 4 năm 2017
Sinh viên

Nguyễn Thị Kim Hằng


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan: Báo cáo Khóa luận tốt nghiệp này là sản phẩm, kết
quả thực sự của cá nhân em khảo sát và thực hiện trên cơ sở nghiên cứu lý
luận và thực tiễn khảo sát tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng dưới sự
hướng dẫn của cán bộ lưu trữ Viện, Cô Trịnh Thị Kim Oanh và các thầy cô
trong khoa Văn thư- Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Các số liệu, những nhận xét, đánh giá được trình bày trong khóa luận
này là hoàn toàn chính xác và trung thực.
Một lần nữa, em xin khẳng định về sự trung thực lời cam đoan trên.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................2
LỜI CAM ĐOAN............................................................................................3

MỤC LỤC........................................................................................................4
CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT............................................................................7
PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài................................................................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề..................................................................................................................... 3
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài.............................................................................................................. 5
4. Nhiệm vụ nghiên cứu............................................................................................................................. 5
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu......................................................................................................... 6
6. Phương pháp nghiên cứu:...................................................................................................................... 6
7. Kết cấu của khóa luận............................................................................................................................ 7

PHẦN NỘI DUNG........................................................................................10
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC TỔ CHỨC KHOA HỌC
.........................................................................................................................10
TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHOA HỌC KỸ THUẬT......................................10
1.1. Cơ sở lý luận của việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật........................................10
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản................................................................................................................ 10
1.1.1.1. Khái niệm tổ chức....................................................................................................................... 10
1.1.1.2. Khái niệm khoa học.................................................................................................................... 10
1.1.1.3. Khái niệm tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật................................................................................10
1.1.1.4. Khái niệm TCKH TLLT KHKT................................................................................................... 10
1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ KHKT...............................................11
1.1.3. Yêu cầu của việc TCKH TLLT KHKT........................................................................................... 13
1.1.4. Nội dung TCKH TLLT KHKT....................................................................................................... 14
Xuất phát từ khái niệm việc lưu trữ gồm 3 nội dung nghiệp vụ cơ bản: TCKHTL; Bảo quản và tổ chức
khai thác, sử dụng TLLT. Vì vậy, có thể hiểu TCKH TLLT KHKT gồm: Thu thập tài liệu KHKT vào lưu
trữ; PLTL KHKT; CLTL KHKT; XĐGTTL KHKT; XDCCTC TLLT KHKT...........................................14
1.1.4.1. Thu thập tài liệu KHKT vào lưu trữ............................................................................................. 14
1.1.4.2. Phân loại tài liệu lưu trữ KHKT................................................................................................... 15
1.1.4.3. Xác định giá trị TLLT KHKT...................................................................................................... 18

1.1.4.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ KHKT.................................................................................................... 20
1.1.4.5. Xây dựng công cụ tra cứu TLLT KHKT......................................................................................22
1.2. Cơ sở pháp lý của việc TCKH TLLT KHKT..................................................................................... 23
1.2.1. Văn bản Luật.................................................................................................................................. 23
1.2.2. Các văn bản dưới luật..................................................................................................................... 24
1.3. Cơ sở thực tiễn của việc TCKH TLLT KHKT................................................................................... 25
1.3.1. Giá trị của TLLT KHKT đối với quốc gia.......................................................................................25


Tài liệu lưu trữ KHKT là tài liệu có giá trị, được lựa chọn từ trong khối TL hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp. Các TL đó được lựa chọn và bảo quản trong các KLT để
khai thác và phục vụ cho các mục đích của cơ quan, doanh nghiệp và xã hội.. TLLT KHKT chứa đựng
những thông tin quá khứ, phản ánh quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, doanh nghiệp và xã
hội.TLLT KHKT có độ chính xác cao được thể hiện ở nội dung của TL KHKT, không được trái với quy
định của pháp luật. Tính chính xác còn được thể hiện rõ hơn ở yêu cầu kỹ thuật khi thể hiện trên các bản
vẽ, tài liệu thiết kế.................................................................................................................................... 25
TLLT KHKT có nhiều loại hình phong phú, đặc biêt là có tính đặc thù chuyên môn cao và có ý nghĩa to
lớn trên tât cả các lĩnh vực....................................................................................................................... 25
1.3.2. Giá trị của TLLT KHKT đối với cơ quan, tổ chức..........................................................................27

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU.........31
LƯU TRỮ KHOA HỌC KỸ THUẬT CỦA VIỆN KHOA HỌC.............31
CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG..........................................................................31
2.1. Khái quát về Viện KHCNXD và TLLT KHKT của viện KHCNXD...................................................31
2.1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện KHCNXD.............31
2.1.1.1. Lịch sử hình thành, chức năng,nghiệm vụ, quyền hạn..................................................................31
2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn................................................................................................. 32
2.1.1.3. Về cơ cấu tổ chức bộ máy........................................................................................................... 34
2.1.2. Thành phần, nội dung, của TLLT KHKT thuộc PLT Viện KHCNXD..............................................36
2.1.2.1. Thành phần TLLT KHKT............................................................................................................ 37

2.1.2.2. Nội dung của TLLT KHKT......................................................................................................... 37
2.2. Tổ chức bộ phận thực hiện việc lưu trữ tại Viện KHCNXD...............................................................39
2.3. Văn bản quy định về việc TCKH TLLT KHKT................................................................................. 41
Tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu KHKT tại Viện KHCNXD có được bảo quản tốt hay không, có được
phục vụ khai thác sử dụng tốt hay không còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố. Ngoài những yếu tố về điều kiện
tự nhiên tác động, ngoài bản thân giá trị khách quan mà tài liệu chứa đựng còn tùy thuộc vào sự tác động
mang tính chủ quan của con người làm nên tình trạng tài liệu. Tình trạng tài liệu xét ở đây là kể cả tình
trạng TCKHTL, sắp xếp bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng như thế nào...........................................41
2.4. Hoạt động nghiệp vụ......................................................................................................................... 43
2.4.1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ........................................................................................................... 43
2.3.2. Phân loại tài liệu............................................................................................................................ 48
2.3.3. Xác định giá trị tài liệu................................................................................................................... 48
2.3.4. Chỉnh lý tài liệu.............................................................................................................................. 51
2.3.5. Xây dựng công cụ tra cứu TLLT..................................................................................................... 54
2.5. Nhận xét chung về TCKH TLLT KHKT tại Viện KHCNXD.............................................................55
2.5.1. Ưu điểm......................................................................................................................................... 55
2.5.2. Hạn chế.......................................................................................................................................... 56
2.5.3. Nguyên nhân.................................................................................................................................. 58

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC TỔ CHỨC
KHOA HỌC TLLT KHKT CỦA VIỆN KHCNXD....................................61
3.1. Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý................................................................................................... 61
3.1.1. Kiện toàn tổ chức bộ phận lưu trữ của Viện KHCNXD..................................................................61
3.1.2. Tổ chức lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức nghiệp vụ cho CBVC.........................................62
3.1.3. Xây dựng, hoàn thiện các văn bản hướng dẫn TCKH TLLT KHKT tại Viện KHCNXD..................63
3.1.4. Tăng cường kiểm tra, đánh giá về việc lưu trữ................................................................................64
3.2. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí.......................................................................................64
3.3. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ............................................................................................................ 65

3.3.1. Nâng cao chất lượng việc thu thập tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật vào lưu trữ............................66
3.3.2. Xây dựng phương án phân loại, chỉnh lý khoa học tài liệu..............................................................67
3.3.2.1. Điều tra cơ bản............................................................................................................................ 67
3.3.2.2. Phân loại tài liệu kết hợp với xác định giá trị tài liệu để lập ĐVBQ.............................................67
Phân loại.................................................................................................................................................. 68
3.3.2.3. Hệ thống hóa các nhóm tài liệu KHKT theo phương án PL và biên mục hồ sơ, ĐVBQ................72
3.3 3. Nâng cao hiệu quả tính chính xác của việc xác định giá trị tài liệu..................................................76
3.3.4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, đa dạng hóa công cụ tra cứu TL.....................................76

PHẦN KẾT LUẬN........................................................................................79
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................81


CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
Các chữ viết tắt
BNV
BXD
CP
CT
CTLT
CBLT
CBNV
ĐVBQ
HĐKT
KHCN
KHCNXD
KHKT
KLT
LT
TL

Chữ viết đầy đủ
Bộ Nội vụ
Bộ Xây dựng
Chính phủ
Công trình
Công tác lưu trữ
Cán bộ lưu trữ
Cán bộ nhân viên
Đơn vị bảo quản
Hợp đồng kinh tế
Khoa học công nghệ
Khoa học công nghệ xây dựng
Khoa học kỹ thuật
Kho lưu trữ
Lưu trữ
Tài liệu

TLLT

Tài liệu lưu trữ

TT

Thông tư

PL
PLT
XDCCTC
XĐGTTL

Phân loại
Phông lưu trữ
Xây dựng công cụ tra cứu
Xác định giá trị tài liệu


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý báu, là nguồn sử liệu quan trọng
đánh giá sự phát triển, nền văn minh của mỗi Quốc gia, dân tộc. Công tác lưu
trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan của mỗi cơ quan tổ chức. Nhà nước luôn
coi công tác này là một hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời
là mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay,cùng
với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại
hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển phù hợp. Công tác lưu trữ
có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi
thông tin trong tài liệu là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình
thành, do đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử của các tài
liệu lưu trữ quy định.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm
tất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ
chức khoa học tài liệu (TCKHTL), bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ (TLLT) phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu
cầu cá nhân. Việc lưu trữ bao gồm 3 quy trình nghiệp vụ cơ bản: TCKHTL
lưu trữ; Bảo quản tài liệu lưu trữ;Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Mỗi quy trình nghiệp vụ lại có những ý nghĩa quan trọng riêng, gắn bó
khăng khít với nhau. Trong đó TCKHTL lưu trữ là một trong ba quy trình
nghiệp vụ cơ bản của việc lưu trữ, có mối quan hệ chặt chẽ với quy trình bảo
quản tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, quyết định đến hiệu quả

1


của việc lưu trữ. Đây là khâu nghiệp vụ cơ bản gồm nhiều quy trình nghiệp vụ
như:thu thập tài liệu vào lưu trữ, phân loại (PL), chỉnh lý tài liệu (CLTL), xác
định giá trị tài liệu (XĐGTTL) và xây dựng công cụ tra cứu (CCTC).
TCKHTL lưu trữ là đầu vào của thông tin TLLT, làm tốt thông tin đầu vào
TLLT, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản và đặc biệt là khai thác sử
dụng thông tin TLLT.
Việc TCKHTL lưu trữ ở mỗi cơ quan là khác nhau phụ thuộc vào đặc
điểm của cơ quan đơn vị hình thành ra tài liệu, đặc điểm của tài liệu. Để làm
tốt việc TCKH tài liệu (CTTCKHTL) của mỗi cơ quan chúng ta không chỉ áp
dụng lý luận chung mà đòi hỏi phải có sự nghiên cứu thực tiễn, tìm hiểu đặc
điểm của từng cơ quan, đơn vị hình thành tài liệu, đặc điểm của từng loại hình
tài liệu trong từng cơ quan, để từ đó đề ra các phương pháp TCKHTL riêng
cho từng cơ quan.
Với phương châm “Học đi đôi với hành”, “Lý luận phải gắn với thực
tiễn”, trong thời gian học tập tại Trường, Tác giả đã có cơ hội được thực tập
tốt nghiệp tại Viện KHCNXD, qua thời gian thực tập đó, Tác giả nhận thấy
hàng năm Viện KHCNXD sản sinh ra một khối lượng rất lớn tài liệu, đặc biệt
là tài liệu khoa học kỹ thuật (TLKHKT). Những tài liệu này có giá trị rất lớn
đối với hoạt động của Viện. Việc lưu trữ của Viện KHCNXD bên cạnh những
ưu điểm còn hạn chế, đặc biệt là CT TCKHTL. Khối tài liệu KHKT có thành
phần, nội dung rất đa dạng, phong phú tuy nhiên chưa được quan tâm đúng
mức và chưa được tổ chức khoa học. Nhiều tài liệu hiện chưa được sắp xếp,
chỉnh lý, còn để lộn xộn tại các phòng, các bộ phận làm việc. Thiết nghĩ, là

2

một cơ quan lớn, có nhiều TLLTKHKT như vậy, cần phải sử dụng
TLLTKHKT thường xuyên để xử lý giải quyết công việc rất nhiều thì CT
TCKHTL KHKT phải được tổ chức thực hiện tốt nhất, chuyên nghiệp. Xuất
phát từ những suy nghĩ nêu trên nên em đã chọn đề tài “TCKHTL LT khoa
học kỹ thuật tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng” làm đề tài nghiên
cứu khóa luận của mình, để một mặt bước đầu được làm quen với công tác
nghiên cứu, ứng dụng lý luận vào thực tiễn cụ thể, mặt khác hy vọng với kết
quả nghiên cứu bước đầu sẽ phần nào giúp cán bộ lưu trữ Viện KHCNXD có
cơ sở khoa học để tham mưu cho lãnh đạo Viện trong việc cải tiến, hoàn thiện
và nâng cao chất lượng CT TCKH TLLT KHKT.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
TCKHTL là một trong ba quy trình nghiệp vụ cơ bản của việc lưu trữ,
giữ vai trò quyết định đến hiệu quả của việc lưu trữ. Do đó đây là vấn đề
nghiên cứu cơ bản được nhiều người quan tâm, đặc biệt là các giáo sư, tiến sỹ
đầu ngành lưu trữ, các giảng viên giảng dạy bộ môn lưu trữ học, cán bộ, nhân
viên trong ngành lưu trữ và các sinh viên, các nghiên cứu sinh chuyên ngành
lưu trữ. Tác giả Nguyễn Thị Dung, sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã
hội và Nhân văn với đề tài khóa luận “TCKHTLLTcủa Trường Đại học Y Hà
Nội”, Tác giả Hán Thị Hồng Hải, sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hội
và Nhân văn với đề tài khóa luận “TCKH tài liệu phông lưu trữ Tập đoàn
Điện lực Việt Nam. Thực trạng và giải pháp”, Tác giả Đỗ Thị Phương, sinh
viên Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn với đề tài khóa luận “Tìm
hiểu việc TCKHTLLT tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam”, Tác giả

3


Nguyễn Thị Hà, sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với đề tài khóa luận
“Tổ chức khoa học tài liệu PLT Bộ Nội vụ”.

Tuy nhiên, tài liệu khoa học kỹ thuật hình thành trong hoạt động của
các đơn vị thuộc ngành xây dựng hiện nay rất nhiều, rất đa dạng, nhưng có rất
ít người nghiên cứu, các đề tài, các công trình nghiên cứu đối với loại tài liệu
khoa học kỹ thuật hình thành trong ngành xây dựng hiện nay không có nhiều.
Chỉ có một số đề tài khóa luận có liên quan cùng nghiên cứu về đề tài
TCKHTLLTkhoa học kỹ thuật như: Tác giả Vũ Thúy Mai, sinh viên Trường
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn với đề tài khóa luận “TCKH TLLT
Trắc Địa bản đồ tại Sở Địa chính Hà Nội”, Tác giả Quản Tố Trinh,, sinh viên
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn với đề tài khóa luận “TCKH
khối TLLT Địa chính ở TT thông tin tư liệu Địa chính Tổng cục Đại chính,
Tác giả Phạm Văn Hải, sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
văn với đề tài khóa luận “TCKH tài liệu kỹ thuật tại công ty Điện lực Hà
Nội” , Tác giả Trịnh Thị Kim Oanh, Sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã
hội và Nhân văn với đề tài khóa luận “ Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ
khoa học kỹ thuật các công trình thủy lợi của Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn” , Tác giả Lê Thị Hải Nam - Viện Khoa học Xã hội Việt Nam có
bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ số 1 năm 2008 với bài viết “Một
vài nét về quản lý và thu thập hồ sơ, tài liệu KH tại Viện KHXHVN” . . . Các
đề tài chủ yếu nghiên cứu TCKHTL hành chính hoặc thường chỉ tập trung giải
quyết một vấn đề nghiệp vụ nhất định của việc TCKH tài liệu như: xác định
giá trị tài liệu, xây dựng phương án phân loại, chỉnh lý tài liệu. . . hoặc vấn đề

4


TCKH tài liệu xây dựng cơ bản ở các cơ quan không thuộc ngành xây dựng.
Đối với CT TCKH TLLT KHKT tại Viện KHCNXD là một đề tài tương đối
mới, ít được nghiên cứu. Đây cũng là vấn đề khó khăn của người nghiên cứu
khi tiếp cận vấn đề. Để làm tốt đề tài “TCKH TLLT KHKT tại Viện
KHCNXD” Tác giả đã vận dụng các kết quả nghiên cứu, các bài viết của các

tác giả khác có liên quan, trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực trạng TCKH
TLLT KHKT tại Viện KHCNXD để đưa ra các đề xuất, khuyến nghị về nội
dung và phương pháp mới để TCKH TLLT KHKT tại Viện KHCNXD.
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Một là, hệ thống một số vấn đề lý luận cơ bản về TCKHTL, TCKH
TLLT KHKT.
Hai là, khảo sát, đánh giá thực trạng việc TCKH tài liệu khoa học kỹ
thuật tại Viện, bao gồm việc thu thập, phân loại, xác định giá trị và xây dựng
công cụ tra cứu (CCTC).
Ba là, đề xuất và khuyến nghị một số giải pháp tổng thể và cụ thể nhằm
hoàn thiện và nâng cao hiệu quả việc TCKH TLLT KHKT
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu nói trên, đề tài tập trung giải quyết những nhiệm
vụ sau:
Một là, hệ thống và phân tích một số vấn đề lý luận về việc TCKHTL,
TCKH TLLT KHKT.
Hai là, nghiên cứu những quy định của Nhà nước về việc TCKHTL,
TCKH TLLT KHKT.

5


Ba là, tổ chức điều tra, khảo sát thực tiễn tình hình TCKH TLLT KHKT
tại Viện KHCNXD để đánh giá thực trạng, phân tích ưu điểm, hạn chế,
nguyên nhân của việc này;
Bốn là, trên cơ sở nghiên cứu lý luận, quy chế pháp lý và khảo sát thực
tế, tác giả đề xuất, khuyến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao
hiệu quả việc TCKHTL LT KHKT.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là việc TCKHTL LT KHKT tại Viện

KHCNXD, bao gồm các quy trình nghiệp vụ cụ thể như: thu thập tài liệu vào
lưu trữ; PLTL; CLTL; XĐGTTL; Xây dựng CCTC TLLT.
Do khuôn khổ phạm vi của đề tài khóa luận tốt nghiệp, đề tài chỉ tập
trung nghiên cứu việc TCKHTL lưu trữ KHKT nên chưa có điều kiện tìm
hiểu toàn bộ nội dung việc lưu trữ của Viện KHCNXD.
6. Phương pháp nghiên cứu:
Trong đề tài của mình để hoàn thành được nhiệm vụ nghiên cứu đề
ra,Tác giả đã sử dụng một số phương pháp cơ bản sau:
- Phương pháp luận của chủ nghĩa MácLênin về nhận thức khoa học.
Mỗi một bộ TLLT KHKT của Viện KHCNXD đều là sản phẩm của một quá
trình làm việc khoa học. Các tài liệu trong một bộ đều được hình thành theo
quá trình logic nhất định, chúng phải được sắp xếp theo trình tự hình thành,
phải được lập hồ sơ đơn vị bảo quản một cách khoa học, tạo điều kiện cho các
khâu nghiệp vụ sau được thực hiện tốt, hướng tới mục đích tra tìm tài liệu
được thuận lợi và nhanh chóng.Do đó CBLT cũng vận dụng phương pháp này

6


để TCKHTL ;
- Phương pháp điều tra, khảo sát: Đây là nhóm phương pháp quan trọng
và tác giả đã sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài. Phương pháp này được
sử dụng để khảo sát thực tế, tiến hành thu thập thông tin. Tác giả đã tiến hành
khảo sát cụ thể từng nghiệp vụ lưu trữ như thu thập , PL, XĐGTTL, chỉnh lý,
xây dựng CCTC TL KHKT để từ đó có căn cứ để hoàn thiện và đưa ra các giải
pháp TCKHTL KHKT tốt hơn;
- Phương pháp nghiên cứu lịch sử: Trong quá trình TCKHTL LT KHKT
cụ thể là nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu, tác giả cần nghiên cứu bản lịch sử đơn vị
hình thành phông và lịch sử PLT của Viện KHCNXD. Để từ đó có thể thực
hiện chỉnh lý được tốt hơn;

- Phương pháp hệ thống: Tác giả đã nghiên cứu và sử dụng phương
pháp này để hệ thống các quy định pháp lý về TCKHTL; để khái quát chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện KHCNXD;
- Phương pháp phân tích, so sánh, đối chiếu: Tác giả sử dụng phương
pháp này để phân tích kết quả điều tra, khảo sát thực tế từ lưu trữ Viện
KHCNXD, từ đó so sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tế để tìm ra ưu
điểm, hạn chế, nguyên nhân của hạn chế.
Các phương pháp này đều được tác giá sử dụng đan xen và kết hợp linh
hoạt với nhau.
7. Kết cấu của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung chính của đề tài
được kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1. Cơ sở khoa học của việc TCKHTLLT khoa học kỹ thuật
tại Viện KHCNXD
Trong chương này, tác giả nghiên cứu và đưa ra khái niệm, mục đích,
nội dung về TCKHTL, các cơ sở pháp lý, lịch sử đơn vị hình thành tài liệu và

7


lịch sử khối tài liệu khoa học kỹ thuật. Từ đó làm rõ được cơ sở khoa học của
việc TCKHTL LT KHKT Viện KHCNXD
Chương 2. Thực trạng việc TCKHTLLT khoa học kỹ thuật tại Viện
KHCNXD
Với những thông tin thu thập được, tác giả tập trung mô tả thực trạng
việc tổ chức bộ phận phụ trách việc lưu trữ; Tình hình ban hành văn bản quy
định về CTTCKHTL; Tình hình tổ chức các hoạt động nghiệp vụ như thu
thập; PL; Chỉnh lý khoa học tài liệu; XĐGTTL; Xây dựng CCTCTLLT
KHKT của lưu trữ Viện KHCNXD. Qua đó, tác giả đánh giá ưu điểm, hạn
chế, tồn tại và nguyên nhân của hạn chế làm cơ sở để đề xuất các giải pháp tại

chương 3.
Chương 3. Các đề xuất, khuyến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao
hiệu quả TCKH TLLT KHKT tại Viện KHCNXD
Từ kết quả nghiên cứu ở chương 1 và 2 (căn cứ vào cơ sở khoa học và
cơ sở thực tiễn việc lưu trữ của Viện KHCNXD), Tác giả đưa ra một số đề
xuất, khuyến nghị tổng thể nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả CT TCKH
TLLT KHKT tại Viện KHCNXD như: Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý;
Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí; Nhóm giải pháp về nghiệp vụ.
Trong các giải pháp tổng thể nêu trên, tác giả đề xuất các giải pháp cụ thể
như: Kiện toàn cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ; Tổ chức lớp bồi dưỡng
nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ công chức; Xây dựng, hoàn thiện các
văn bản hướng dẫn CT TCKH TLLT KHKT tại Viện KHCNXD; Tăng cường
kiểm tra, đánh giá về việc lưu trữ; Đầu tư hơn nữa về cơ sở vật chất; Cải tiến

8


chất lượng việc nghiệp vụ…
Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận, tác giả đã nhận được sự
giúp đỡ từ phía giảng viên hướng dẫn - Thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh, từ phía
lãnh đạo Viện KHCNXD, Trưởng phòng Tổ chức - hành chính và chuyên viên
lưu trữ - Bùi Thị Huyền. Bên cạnh những thuận lợi, tác giả đã gặp những khó
khăn nhất định trong quá trình khảo sát, thu thập thông tin như việc chia sẻ
thông tin từ các cán bộ lưu trữ của Phòng TC - HC chính còn hạn chế, chưa
cụ thể, các thông tin về Tài liệu KHKT còn mang tính chung chung. Với
những khó khăn nêu trên khóa luận không thể tránh khỏi những khiếm
khuyết. Vì vậy, Tác giả rất mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô để bài
khóa luận được hoàn thiện hơn.
Nhân đây, Tác giả cũng xin trân trọng cảm ơn các thầy cô giáo trong
Khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội - nơi đã truyền thụ

kiến thức khoa học về lưu trữ cho các thế hệ sinh viên; Các cán bộ, công chức
Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng đã cung cấp thông tin, số liệu phản ánh
thực tiễn việc TCKHTLLT KHKT tại Viện. Hơn nữa, tác giả xin được gửi lời
cảm ơn sâu sắc tới Thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh đã tận tình hướng dẫn tác giả
triển khai và hoàn thiện khóa luận này.
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017
Sinh viên

Nguyễn Thị Kim Hằng

9


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC TỔ CHỨC KHOA HỌC
TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHOA HỌC KỸ THUẬT
1.1. Cơ sở lý luận của việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ khoa
học kỹ thuật
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1.1. Khái niệm tổ chức
Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao
quyền hạn và phân phối các nguồn lực sao cho chúng đóng góp một cách tích
cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung. [23]
1.1.1.2. Khái niệm khoa học
Khoa học là sự phù hợp với những đòi hỏi của khoa học: khách quan,
chính xác, có hệ thống [23]
1.1.1.3. Khái niệm tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật
Theo giáo trình “ Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật” thì định nghĩa tài
liệu khoa học kỹ thuật được trình bày như sau: “ Tài liệu khoa học kỹ thuật là
tài liệu có giá trị thực tiễn, khoa học, kinh tế, lịch sử được sản sinh trong quá

trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân về các lĩnh vực xây dựng
cơ bản, chế tạo sản phẩm công nghiệp, nghiên cứu khoa học, điều tra khảo sát
tài nguyên thiên nhiên không kể sản sinh trong thời gian nào và trên vật liệu
mang tin gì”[17].
1.1.1.4. Khái niệm TCKH TLLT KHKT
Như vậy căn cứ vào khái niệm “ tổ chức”, “ khoa học”, “ tài liệu lưu trữ

10


khoa học kỹ thuật” ta có thể hiểu khái niệm “ TCKHTLLT khoa học kỹ thuật”
như sau:
TCKH TLLT KHKT là việc thực hiện tổng hợp các hoạt động cần thiết,
các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ có liên quan tới việc phân
loại, XĐGTTL, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu KHKT được hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những đặc trưng nhất định,
một cách khoa học, đảm bảo tính khách quan, chính xác, có hệ thống phục vụ
thuận lợi, nhanh chóng, chính xác nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu khai thác,
sử dụng tài liệu.
1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
KHKT
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm
tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc
TCKHTL, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT phục vụ việc quản
lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân
Tổ chức khoa học tài liệu KHKT là một trong ba nhiệm vụ sự nghiệp
của công tác lưu trữ TLLT KHKT, có ý nghĩa quan trọng, thiết thực đối với
công tác lưu trữ TLLT KHKT, quyết định đến hiệu quả của công tác lưu trữ
TLLT KHKT. TCKH TLLT KHKT là quy trình nghiệp vụ đầu tiên, làm tốt
việc này sẽ tạo thuận lợi cho việc bảo quản và việc khai thác sử dụng TLLT

KHKT. Mỗi quy trình nghiệp vụ trong việc lưu trữ đều có mối quan hệ biện
chứng với nhau, thực hiện tốt quy trình nghiệp vụ này là cơ sở để làm tốt các
quy trình nghiệp vụ khác.

11


Mục đích của việc TCKH TLLT KHKT chính là việc tìm ra những biện
pháp nhằm đưa ra được những phương án phân loại phù hợp, chỉnh lý tài liệu,
xác định giá trị và xây dựng công cụ tra cứu phục vụ cho việc tìm kiếm và
khai thác tài liệu được nhanh chóng, hiệu quả. Thông qua TCKH TLLT
KHKT cán bộ lưu trữ nắm được số liệu cụ thể về khối lượng, thành phần tài
liệu bảo quản trong kho, giúp cho việc thống kê và kiểm tra tình hình tài liệu
được dễ dàng.
TCKH TLLT KHKT có nhiều ý nghĩa:
Thứ nhất, TCKH TLLT KHKT giúp quản lý tài liệu KHKT được hiệu
quả hơn. Nhờ vào các nghiệp vụ TCKHTLLT như thu thập, phân loại, xác
định giá trị, xây dựng công cụ tra cứu mà nhà quản lý mới xác định được vị trí
tài liệu trong Kho lưu trữ, mới biết được khối tài liệu khoa học kỹ thuật được
để ở vị trí nào?, khối tài liệu khoa học kỹ thuật được sắp xếp như thế nào?,
thêm nữa, TCKH TLLT KHKT giúp nhà quản lý nắm được thành phần, khối
lượng, nội dung, đặc điểm của TLLT trong KLTvà đồng thời nắm được tính
chất vật lý của tài liệu để từ đó có biện pháp bảo quản an toàn tài liệu.
Thứ hai, TCKH TLLT giúp phát huy giá trị tài liệu. Như khái niệm đã
nêu, TCKH TLLT KHKT giúp cho tài liệu được tổ chức lại một cách khoa
học hơn, toàn bộ tài liệu trong Kho được khôi phục hoặc lập mới hồ sơ, biên
mục, hệ thống hóa và có các công cụ tra cứu khoa học kèm theo tiện lợi cho
việc khai thác sử dụng. Việc khai thác sử dụng được làm tốt thì mới phát huy
được giá trị tài liệu mang lại.
Thứ ba, TCKH TLLT KHKT giúp bảo quản chặt chẽ, an toàn.

12


Thứ tư, TCKH TLLT KHKT giúp ứng dụng CNTT vào việc lưu trữ
được thuận lợi.
Với các ý nghĩa như trên, TCKH TLLT KHKT có ý nghĩa vô cùng
quan trọng đối với việc lưu trữ của các cơ quan tổ chức có khối tài liệu khoa
học kỹ thuật. Trong quá trình khảo sát, nghiên cứu tác giả thấy thành phần
khối lượng TLLTKHKT được lưu trữ trong KLT của Viện KHCNXD là rất
lớn, rất đa dạng. Vì vậy việc TCKHTLLTKHKT của Viện là vô cùng cần
thiết. Do đặc thù hoạt động của Viện, việc TCKH TLLT KHKT đáp ứng kịp
thời cho các cán bộ công nhân viên trong Viện khi có nhu cầu khai thác, từ đó
sẽ phát huy được tối đa giá trị của TLLTKHKT.
1.1.3. Yêu cầu của việc TCKH TLLT KHKT
Để tổ chức TCKH TLLT KHKT được tốt thì yêu cầu đặt ra cho việc
này như sau:
Thứ nhất, phải dựa trên đặc điểm của từng loại hình tài liệu KHKT, tình
trạng cơ sở vật chất của cơ quan lưu trữ, giữa lý luận và thực tiễn công tác lưu
trữ, dựa trên các nguyên tắc, thống nhất trong một khối tài liệu và toàn kho
lưu trữ và phông lưu trữ Quốc gia. Tài liệu KHKT sau khi được tổ chức khoa
học phải đảm bảo tính khoa học. Các yêu cầu nghiệp vụ công tác lưu trữ, đảm
bảo tính lôgic hợp lý, phản ánh được nội dung và thành phần tài liệu của một
phông lưu trữ, đồng thời làm nổi bật được cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm
vụ quyền hạn của đơn vị hình thành phông.
Thứ hai, phải đảm bảo tính hệ thống. Khi tiến hành thực hiện các
nghiệp vụ của việc TCKHTL phải thống nhất, xuyên suốt, thống nhất trong cả

13

khối tài liệu đưa ra tổ chức khoa học.
Thứ ba, phải đảm bảo tính hiệu quả. Mục đích cuối cùng của công tác
lưu trữ là đưa TLLT KHKT và các thông tin trong TLLT KHKT phục vụ các
nhu cầu của hoạt động xã hội một cách có hiệu quả, do đó CT TCKH TLLT
KHKT phải đơn giản, dễ tra tìm, dễ thấy, dễ lấy.
TCKH TLLT KHKT là một nghiệp vụ gồm nhiều quy trình theo một
trật tự nhất định, trong đó mỗi nghiệp vụ là một mắt xích có liên quan chặt
chẽ với nhau, vì vậy các nghiệp vụ phải được thực hiện một cách đồng nhất,
hỗ trợ, liên hoàn với nhau. Mỗi một quy trình được thực hiện tốt sẽ tạo điều
kiện thuận lợi cho việc thực hiện các quy trình tiếp theo.
1.1.4. Nội dung TCKH TLLT KHKT
Xuất phát từ khái niệm việc lưu trữ gồm 3 nội dung nghiệp vụ cơ bản:
TCKHTL; Bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT. Vì vậy, có thể hiểu
TCKH TLLT KHKT gồm: Thu thập tài liệu KHKT vào lưu trữ; PLTL KHKT;
CLTL KHKT; XĐGTTL KHKT; XDCCTC TLLT KHKT.
1.1.4.1. Thu thập tài liệu KHKT vào lưu trữ.
a) Khái niệm
Thu thập tài liệu KHKT là hệ thống những biện pháp thống nhất nhằm
xác định nguồn tài liệu, thành phần, lựa chọn, giao nhận tài liệu KHKT có giá
trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.
b) Mục đích thu thập, bổ sung TLLT KHKT
Thu thập TLLT KHKT là khâu nghiệp vụ quan trọng của việc lưu trữ.
Nhờ có việc thu thập làm tốt mới quản lý được tài liệu KHKT một cách triệt

14


để, hiệu quả và tránh được tình trạng mất mắt, thất lạc tài liệu, tạo điều kiện
để khai thác toàn diện, triệt để nội dung của tài liệu KHKT. Đồng thời nhờ

việc thu thập, bổ sung tốt mới bảo vệ được những bí mật KHKT của Nhà
nước, chống lại những âm mưu và hành động phá hoại của kẻ thù đối với tổ
quốc xã hội chủ nghĩa của chúng ta. Làm tốt việc thu thập, bổ sung tài liệu
lưu trữ KHKT còn có tác dụng tạo cơ sở vật chất cần thiết để tổ chức khoa
học tài liệu lưu trữ KHKT, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện việc phân loại,
xác định giá trị, thống kê ... tài liệu lưu trữ KHKT và để triển khai những quy
định luật pháp của nhà nước.
c) Nội dung việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Xác định nguồn thu thập, bổ sung;
Xác định thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu để thu thập, bổ sung
vào lưu trữ;
Phân chia các nguồn tài liệu vào mạng lưới kho lưu trữ;
Thực hiện thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ.
d) Các nguyên tắc thu thập tài liệu KHKT vào lưu trữ
Hoạt động thu thập tài liệu KHKT vào lưu trữ phải đảm bảo những
nguyên tắc sau:
Thu thập, bổ sung tài liệu theo Bộ tài liệu;
Thu thập bổ sung tài liệu theo khu vực thẩm quyền.
1.1.4.2. Phân loại tài liệu lưu trữ KHKT
a) Khái niệm
PLTL lưu trữ KHKT là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của từng
loại TLLT KHKT để phân chia và sắp xếp các nhóm tài liệu một cách hợp lý

15


ở trong từng bộ tài liệu và trong kho lưu trữ.
b) Mục đích
Việc PL TLLT KHKT có hai mục đích cơ bản sau:
- PL để TCKH TLLT KHKT;

- PL TLLT KHKT nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý thống
kê và khai thác, sử dụng tài liệu.
c) Yêu cầu
PL TLLT KHKT cần đạt được hai yêu cầu cơ bản là: tính khoa học và
tính triệt để.
- Tính khoa học thể hiện ở chỗ sau khi PL, tài liệu KHKT trong KLT
phải được sắp xếp một cách khoa học, logic để dễ bảo quản, dễ tra tìm và
phản ánh được nội dung và thành phần tài liệu của một KLT, cũng như làm rõ
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và những đặc điểm của đơn
vị hình thành tài liệu.
- Tính triệt để thể hiện trong việc cơ quan lưu trữ xây dựng phương án
PL sao cho tài liệu trong phông được phân chia mạch lạc theo từng cấp độ
lớn, nhỏ của các nhóm, đảm bảo không có tài liệu nào thừa ra sau khi tài liệu
được PL theo phương án đã chọn.
d) Nguyên tắc
PL TLLT KHKT cần được thực hiện theo những nguyên tắc nhất định:
- Nguyên tắc xuất xứ: TLLT KHKT hình thành trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức và cá nhân phải được quản lý theo nguồn sản sinh tài liệu,
không phá vỡ mối quan hệ của tài liệu trong một bộ.

16


- Nguyên tắc không phân tán Bộ tài liệu: Đảm bảo thống nhất với việc
thu thập, bổ sung tài liệu và việc XĐGTTL trong bộ tài liệu.
đ) Các phương án PL
Phương án PL TLLT KHKT là bản kê các nhóm tài liệu theo một trật tự
khoa học, làm cơ sở để PL và sắp xếp tài liệu trong một Kho lưu trữ.
Để PLTL KHKT cơ quan,thường áp dụng hai phương án cơ bản sau:
Phương án công trình: Áp dụng với các công trình nộp lưu vào lưu trữ

trọn bộ
Phương án phân loại tài liệu theo trình tự nộp lưu vào lưu trữ (phương
án dây chuyền): Phương án này áp dụng đối với các công trình lớn, thời gian
thi công dài, tài liệu được giao nộp vào lưu trữ trong nhiều thời gian khác
nhau.
e) Các đặc trưng PL
Để xây dựng phương án PL TLLT KHKT cho một PLT cần dựa vào
những đặc trưng cơ bản sau:
Đặc trưng công trình (sản phẩm);
Đặc trưng trình tự nộp lưu vào lưu trữ;
Đặc trưng cơ cấu tổ chức;
Đặc trưng Khổ (kích thước) bản vẽ;
Đặc trưng giai đoạn thiết kế;
Đặc trưng vật liệu làm ra tài liệu;
Khi PL TLLT KHKT, không chỉ vận dụng một đặc trưng mà phải biết
kết hợp một cách linh hoạt nhiều đặc trưng khác nhau. Vì vậy, các đặc trưng PL

17


nêu trên không phải đều có ý nghĩa như nhau đối với tất cả các khối tài liệu
KHKT mà trong đó có những đặc trưng chủ yếu và những đặc trưng thứ yếu.
1.1.4.3. Xác định giá trị TLLT KHKT
a, Khái niệm
XĐGT TLLT KHKT là nghiên cứu giá trị tổng hợp và giá trị từng mặt
của tài liệu để quy định thời hạn bảo quản cho các tài liệu đó.
b) Mục đích,ý nghĩa
Mục đích của việc XĐGT TLLT KHKT là: Bảo đảm thu thập đầy đủ
vào các kho lưu trữ cơ quan, các TTLTQG những tài liệu có giá trị khoa học,
lịch sử, thực tiễn. Đồng thời phát hiện những tài liệu đã mất hết các giá trị

không cần bảo quản và giúp cho việc quản lý TLLT KHKT được chặt chẽ;
Tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các KLT, tối ưu hoá PLT
Quốc gia VN, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng TLLT KHKT;
Tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu (khắc
phục tình trạng tài liệu tích đống trong cơ quan).
c)Yêu cầu
XĐGTTL TLLT KHKT là một công việc khó, phức tạp, có ý nghĩa quyết
định đến số phận của tài liệu, do đó để nâng cao chất lượng của hoạt động
chuyên môn những người làm việc lưu trữ phải thỏa mãn những yêu cầu sau:
Phải có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ; Khi thực hiện nghiệp
vụ phải đảm bảo chính xác, thận trọng; Phải có đạo đức nghề nghiệp.
d) Nội dung
Nghiên cứu vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn
XĐGTTL KHKT;
Nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn XĐGTTL KHKT ở giai đoạn

18