Khóa luận: Công tác quản lý hồ sơ của Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội thực trạng và giải pháp

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của riêng
tôi. Các số liệu sử dụng phân tích trong bài khóa luận có nguồn gốc rõ ràng. Các kết
quả nghiên cứu trong bài khóa luận là do tôi tự tìm hiểu, phân tích một cách trung
thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn tôi được khảo sát. Các kết quả này chưa
từng được công bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác.
Hà Nội, ngày 23 tháng 04 năm 2017
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thu Hương


LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ
trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt
thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, tôi đã nhận được rất
nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý thầy cô, gia đình và bạn bè. Với lòng biết ơn
sâu sắc nhất, tôi xin gửi lời chân thành cảm ơn đến cô ThS. Ngô Thị Kiều Oanh giảng viên khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là người đã tận
tình giúp đỡ tôi trong suốt thời gian tìm hiểu nghiên cứu đề tài. Đồng thời, tôi xin
gửi lời cảm ơn tới Chánh án Tòa án nhân dân cấp cao Hà Nội cùng các cán bộ của
Tòa đã hết sức tạo điều kiện, giúp đỡ để tôi hoàn thành tốt khóa luận này.
Khóa luận là kết quả ghi nhận sự cố gắng tìm tòi và nỗ lực học hỏi của sinh
viên. Tuy nhiên do bản thân tôi là một sinh viên đang ở giai đoạn tích lũy kiến thức,
thiếu kinh nghiệm thực tế và còn nhiều hạn chế trong nghiên cứu cho nên khóa luận
sẽ không tránh khỏi nhiều thiếu sót, cần bổ sung. Chính vì thế, tôi rất mong nhận
được nhiều ý kiến đóng góp của quý thầy cô và các bạn để khóa luận của tôi được
hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
TAND
TANDCC

Tòa án nhân dân
Tòa án nhân dân cấp cao


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Để phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của mình các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp phải thực hiện tốt công tác văn thư. Công tác này bao gồm toàn bộ
công việc liên quan đến soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu
hình thành trong hoạt động của của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Và công
tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý là một nhiệm vụ không
thể thiếu đối với cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Xét về bản chất, quản lý hồ sơ, tài
liệu là quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hiện hành và thông tin tài
liệu quá khứ nhằm phục vụ cho việc tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu về sau. Chính
vì vậy, quản lý hồ sơ, tài liệu có một vị trí đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý
của cơ quan, tổ chức nói chung và Tòa án Nhân dân cấp cao nói riêng.
Hàng năm ngành Tòa án nhân dân xét xử khoảng 250.000 vụ án các loại.
Trong quá trình hoạt động của ngành Tòa án nhân dân hình thành một khối lượng
rất lớn hồ sơ các vụ án (chiếm khoảng 90% hồ sơ các vụ án, 10% hồ sơ, tài liệu
quản lý Nhà nước). Các hồ sơ vụ án được hình thành theo quy định của luật tố tụng;
việc thu thập, bảo quản, khai thác và sử dụng có hiệu quả các hồ sơ vụ án mang một
ý nghĩa hết sức to lớn trong việc giải quyết các khiếu kiện của nhân dân cũng như

giải quyết yêu cầu của các cơ quan tiến hành tố tụng. Để việc khai thác và sử dụng
hồ sơ án của ngành Tòa án nhân dân đạt hiệu quả cao đáp ứng được yêu cầu của
công tác hiện nay, thì việc nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ các vụ án là
một công việc hết sức cần thiết.
Hiện nay mặc dù được Lãnh đạo Tòa án nhân dân cấp cao và Lãnh đạo Tòa
án nhân dân các cấp quan tâm tới công tác quản lý hồ sơ các vụ án. Nhưng do kinh
phí có hạn, trình độ cán bộ làm công tác lưu trữ còn hạn chế, chưa đáp ứng được
yêu cầu công tác hiện nay…; việc khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ
sơ án để đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn tại để đưa công tác
quản lý hồ sơ án trong toàn ngành đi vào nề nếp; công tác bảo quản, khai thác và sử
dụng có hiệu quả hồ sơ các vụ án là một vấn đề hết sức cấp thiết cần phải được tiến
hành đồng bộ và triển khai trong toàn ngành.

5


Nhận thức được tầm quan trọng của hồ sơ đối với hoạt động quản lý của Tòa
án, tôi đã chọn vấn đề “Công tác quản lý hồ sơ của Tòa án nhân dân cấp cao tại
Hà Nội - thực trạng và giải pháp” làm đề tài nghiên cứu của mình để từ đó đưa ra
được các biện pháp giúp cho việc thực hiện công tác quản lý hồ sơ ở Tòa án nhân
dân cấp cao tại Hà Nội được tốt hơn.
2. Lịch sử nghiên cứu
Công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ là hướng nghiên cứu phổ biến trong các
công trình nghiên cứu của các giảng viên, sinh viên của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn... Các kết quả nghiên cứu đã
được thể hiện trong sách, giáo trình.
Ví dụ: Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do nhóm tác giả
Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thành biên
soạn, Nxb Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp được ấn hành năm 1990. Nội dung
giáo trình đã trình bày có hệ thống những vấn đề cơ bản về lý luận và thực tiễn công

tác lưu trữ bao gồm các vấn đề về phương pháp luận, lý luận và phương pháp tổ
chức khoa học, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu, cùng nhiều vấn đề khác. Giáo
trình này đã cung cấp cho tôi những vấn đề lý luận cơ bản của công tác lưu trữ.
Nhưng trong giáo trình chưa đề cập đến việc quản lý hồ sơ chuyên môn một cách có
hiệu quả.
Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS. Vương
Đình Quyền, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, xuất bản năm 2005, đã dành toàn bộ
Chương XIII để trình bày về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ. Cuốn Nghiệp vụ công tác
Văn thư, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, xuất bản nưm 2009 và Tập bài giảng
Công tác văn thư – lưu trữ của Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng ban hành
tháng 2 năm 2008, trong đó có một chuyên đề trình bày nội dung về lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan...
Có thể nói, công tác quản lý hồ sơ là lĩnh vực mà các nhà lý luận vẫn miệt
mài đi sâu nghiên cứu. Cho đến giờ thì đề tài đó đã được cụ thể hóa hơn và được đặt
trong một phạm vi cụ thể để nghiên cứu. Đó chính là các đề tài nghiên cứu, các bài

6


khóa luận, niên luận về công tác quản lý hồ sơ tại một cơ quan cụ thể của các học
viên cao học và sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại
học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hay các bài viết
của các tác giả khác đăng trong tạp chí Văn thư – Lưu trữ có thể kể đến như:
-

Phan Thị Hằng, năm 2005, Công tác lập hồ sơ hiện hành ở Sở Tài chính Bắc Giang
- Thực trạng và giải pháp, Khóa luận

-

Vũ Thị Diệu Linh, năm 2005, Công tác lập hồ sơ kiểm sát xét xử hình sự và xét xử
dân sự tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Khóa luận

-

Nguyễn Xuân Trung, năm 2005, Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài
liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng và giải pháp, Luận văn

-

Nguyễn Thị Huyền, năm 2006, Công tác lập hồ sơ trong chỉnh lý tài liệu của Vụ tài
chính kế toán thuộc phông lưu trữ Bộ Công nghiệp, Khóa luận

-

Nguyễn Trung Đoàn, Vấn đề lập hồ sơ hiện hành của Trường Đại học khoa học xã
hội và nhân văn, Báo cáo khoa học

-

Đinh Thị Đào, năm 2001, Nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý hồ sơ
tài liệu của Tòa án nhân dân tối cao, Nghiên cứu khoa học
Các kết quả nghiên cứu thường thể hiện trong các bài viết in trên tạp chí
chuyên ngành như: Tạp chí Văn thư lưu trữ có rất nhiều bài báo của các tác giả như:
Bàn về công tác lập danh mục hồ sơ của tác giả Nguyễn Xuân Nung, tập san Lưu
trữ số 01/1970; Về việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan của
Nguyễn Thị Thúy, tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1/1999; Vài ý kiến về công tác quản
lý tài liệu và lập hồ sơ trong cơ quan quản lý hành chính của Kiều Thị Ngọc Mai,...
Nhìn chung, các giáo trình, bài giảng đã hệ thống những vấn đề lý luận cơ
bản về công tác văn thư – lưu trữ nói chung và công tác quản lý hồ sơ nói riêng như

khái niệm về hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng như

7


mục đích, ý nghĩa và yêu cầu của phương pháp lập hồ sơ, công tác quản lý hồ sơ,
giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Các bài viết trên báo tạp chí đã đề cập đến vấn
đề mục đích, ý nghĩa, các yêu cầu cũng như nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ,
thực tiễn về lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu sơ bộ và nộp lưu tài liệu ở một số cơ quan.
Mặc dù, tất cả các công trình nghiên cứu trên đều đã tổng hợp, khái quát về
thực trạng công tác quản lý hồ sơ nói chung, một số đề tài còn đi sâu, tìm hiểu và
đưa ra các giải pháp tối ưu cho công tác quản lý hồ sơ ở các cơ quan cụ thể. Đề tài
mà tôi nghiên cứu có sự kế thừa của các công trình nghiên cứu đi trước nhưng đây
là vấn đề mà chưa có một công trình nào nghiên cứu chi tiết, cụ thể và đưa ra các
giải pháp cho công tác quản lý hồ sơ của Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội.
3. Mục tiêu của đề tài
Đề tài nghiên cứu của tôi gồm hai mục tiêu cơ bản sau:

- Khảo sát, giới thiệu những hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Tòa án
-

Nhân dân cấp cao Hà Nội.
Đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ phản ánh hoạt động của Tòa án nhân

-

dân cấp cao tại Hà Nội.
Đề xuất một số biện pháp nhằm thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ của Tòa án
nhân dân cấp cao tại Hà Nội.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện được những mục tiêu đề ra, khóa luận sẽ tập trung giải quyết
những nhiệm vụ sau:

-

Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân cấp cao tại
Hà Nội

- Giới thiệu về thành phần tài liệu, nội dung và ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ
-

của Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội
Khảo sát thực trạng công tác quản lý hồ sơ của Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội.
Qua đó, đánh giá và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ

8


của Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

• Đối tượng nghiên cứu:
- Thành phần, nội dung các loại hồ sơ chủ yếu hình thành trong quá trình hoạt động
của Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội
- Các biện pháp quản lý hồ sơ ở Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội
• Phạm vi nghiên cứu của đề tài:
Do hạn chế bởi khả năng nghiên cứu và điều kiện thời gian nên đề tài của tôi
chỉ dừng ở việc khảo sát thực trạng công tác quản lý hồ sơ của Tòa án nhân dân cấp
cao tại Hà Nội.
6. Đóng góp của đề tài

Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý
hồ sơ ở Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội nói riêng, Tòa án nhân dân các cấp nói
chung. Bởi, từ những cơ sở lý luận và thực tiễn, đề tài đã đưa ra một số các giải
pháp và chúng không chỉ giúp việc vận hành hoạt động quản lý văn bản , hồ sơ tài
liệu được thống nhất chặt chẽ; giúp giải quyết công việc được nhanh chóng thuận
tiện mà còn khẳng định được tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ ở các cơ
quan, đơn vị.
7. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện được đề tài này, tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu
khoa học:
- Phương pháp khảo sát thực tế: được tiến hành bằng cách quan sát trực tiếp
tình hình công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ ở các bộ phận của Tòa có đúng với
quy định không. Đồng thời, tôi sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp để tìm ra
những ưu điểm để kế thừa, phát triển và chỉ ra những hạn chế, nguyên nhân của
những hạn chế trong công tác quản lý hồ sơ.
- Phương pháp hệ thống: nhằm tổng hợp đánh giá tình hình thành phần, nội

9


dung tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của Tòa từ đó đưa ra các giải pháp
và cách thức quản lý hồ sơ một cách khoa học.
- Phương pháp phỏng vấn: phỏng vấn trực tiếp đối với một số lãnh đạo Tòa,
cán bộ chuyên môn và cán bộ văn thư, lưu trữ về việc thực hiện công tác lập và
quản lý hồ sơ. Việc phỏng vấn sẽ tạo điều kiện nắm bắt quan điểm của các cán bộ ,
công chức, viên chức về tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ tại Tòa.
- Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác- Lênin: Sử dụng phương
pháp này để nhìn nhận, đánh giá các vấn đề, sự kiện liên quan đến đề tài nghiên cứu
theo quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử.
8. Kết cấu của khóa luận

Ngoài lời mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung của khóa luận được chia
thành ba phần chính như sau:
Chương 1: Giới thiệu về Tòa án Nhân dân cấp cao và công tác văn thư tại
Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội.
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ ở Tòa án nhân dân cấp cao tại
Hà Nội
Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ
sơ ở Tòa án nhân dân cấp cao Hà Nội

10


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TÒA ÁN NHÂN DÂN CẤP CAO VÀ CÔNG TÁC
VĂN THƯ CỦA TÒA ÁN NHÂN DÂN CẤP CAO TẠI HÀ NỘI
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân
dân cấp cao tại Hà Nội
Nghị quyết số 08-NQ/TW năm 2002 của Bộ Chính trị về một số nhiệm vụ trọng
tâm công tác tư pháp trong thời gian tới. Ngày 02-4-2002, tại kỳ họp thứ 11, Quốc hội
khoá X đã thông qua Luật Tổ chức Tòa án nhân dân thay thế Luật tổ chức Tòa án nhân
dân năm 1992. Ngày 02/06/2005 Bộ Chính trị ban hành Nghị quyết số 49-NQ/TW “Về
chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020”, đã nêu rõ: Tòa án là trung tâm, xét xử là
trọng tâm, tranh tụng là khâu đột phá trong công cuộc cải cách tư pháp. Cụ thể hóa các
Nghị quyết nêu trên của Đảng, Hiến pháp năm 2013, lần đầu tiên trong lịch sử lập
Hiến, đã quy định rõ tại Điều 102: “Tòa án nhân dân là cơ quan xét xử của nước Cộng
hào xã hội chủ nghĩa Việt Nam, thực hiện quyền tư pháp”.
Ngày 24-11-2014, tại kỳ họp thứ 8, Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam khoá XIII đã thông qua Luật Tổ chức Tòa án nhân dân. Luật Tổ
chức Tòa án nhân dân là cơ sở pháp lý quan trọng cho sự phát triển và nâng cao
chất lượng hoạt động của của Tòa án nhân dân, bảo đảm Tòa án thực sự là chỗ dựa

của nhân dân trong việc bảo vệ công lý, quyền con người, bảo vệ chế độ xã hội chủ
nghĩa, bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.
Theo đó, hệ thống tổ chức của Tòa án nhân dân (TAND) được tổ chức thành
4 cấp: Tòa án nhân dân tối cao; Tòa án nhân dân cấp cao (TANDCC); Tòa án tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương; Tòa án huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Cùng với đó là nhiều thay đổi về chức năng, nhiệm vụ, nguyên tắc hoạt động, chế
độ bổ nhiệm và thi tuyển Thẩm phán cùng các quy định khác liên quan đến tổ chức
và hoạt động của TAND trong giai đoạn mới.
Luật Tổ chức TAND năm 2014 có hiệu lực từ ngày 1-6-2015 quy định tổ

11


chức TAND ở nước ta bao gồm: TAND tối cao, TAND cấp cao, TAND tỉnh, thành
phố trực thuộc trung ương, TAND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và
tương đương, Tòa án quân sự.
Theo Nghị quyết số: 957/NQ-UBTVQH13 ngày 28 tháng 5 năm 2015 của
Ủy ban Thường vụ Quốc hội, TAND cấp cao được thành lập tại Hà Nội, Đà Nẵng
và TP. Hồ Chí Minh.

Phạm vi thẩm quyền theo lãnh thổ của TANDCC tại Hà Nội là xét xử và giải
quyết các vụ án của các tỉnh, thành phố phía Bắc từ Cao Bằng đến Hà Tĩnh;
TANDCC tại Đà Nẵng là các tỉnh miền Trung từ Quảng Bình trở vào; TANDCC tại
TP. Hồ Chí Minh là các tỉnh phía Nam.
*Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của TANDCC tại Hà Nội:
Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của TANDCC được quy định tại Luật
Tổ chức TAND năm 2014 như sau:
Điều 29. Nhiệm vụ, quyền hạn của Toà án nhân dân cấp cao
1. Phúc thẩm vụ việc mà bản án, quyết định sơ thẩm của Tòa án nhân dân tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương thuộc phạm vi thẩm quyền theo lãnh thổ chưa có hiệu

lực pháp luật bị kháng cáo, kháng nghị theo quy định của luật tố tụng.
2. Giám đốc thẩm, tái thẩm bản án, quyết định đã có hiệu lực pháp luật của
Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Tòa án nhân dân huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương thuộc phạm vi thẩm quyền theo
lãnh thổ bị kháng nghị theo quy định của luật tố tụng.
Điều 30. Cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân cấp cao
1. Cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân cấp cao gồm:
a) Ủy ban Thẩm phán Tòa án nhân dân cấp cao;
b) Tòa hình sự, Tòa dân sự, Tòa hành chính, Tòa kinh tế, Tòa lao động, Tòa
gia đình và người chưa thành niên.
Trường hợp cần thiết, Ủy ban thường vụ Quốc hội quyết định thành lập Tòa

12


chuyên trách khác theo đề nghị của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao;
c) Bộ máy giúp việc.
2. Tòa án nhân dân cấp cao có Chánh án, các Phó Chánh án, Chánh tòa, các
Phó Chánh tòa, Thẩm phán, Thẩm tra viên, Thư ký Tòa án, công chức khác và
người lao động.
Điều 31. Ủy ban Thẩm phán Tòa án nhân dân cấp cao
1. Ủy ban Thẩm phán Tòa án nhân dân cấp cao gồm Chánh án, các Phó Chánh án
là Thẩm phán cao cấp và một số Thẩm phán cao cấp do Chánh án Tòa án nhân dân tối
cao quyết định theo đề nghị của Chánh án Tòa án nhân dân cấp cao.
Số lượng thành viên Ủy ban Thẩm phán Tòa án nhân dân cấp cao không dưới
mười một người và không quá mười ba người.
2. Ủy ban Thẩm phán Tòa án nhân dân cấp cao có nhiệm vụ, quyền hạn sau
đây:
a) Giám đốc thẩm, tái thẩm bản án, quyết định đã có hiệu lực pháp luật của
Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Tòa án nhân dân huyện,

quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương thuộc phạm vi thẩm quyền theo
lãnh thổ bị kháng nghị theo quy định của luật tố tụng;
b) Thảo luận, góp ý kiến đối với báo cáo của Chánh án Tòa án nhân dân cấp cao
về công tác của Tòa án nhân dân cấp cao để báo cáo Tòa án nhân dân tối cao.
3. Phiên họp của Ủy ban Thẩm phán Toà án nhân dân cấp cao phải có ít nhất
hai phần ba tổng số thành viên tham gia; quyết định của Ủy ban Thẩm phán phải
được quá nửa tổng số thành viên biểu quyết tán thành.
Điều 32. Việc tổ chức xét xử của Ủy ban Thẩm phán Tòa án nhân dân cấp cao
1. Ủy ban Thẩm phán Tòa án nhân dân cấp cao xét xử giám đốc thẩm, tái
thẩm bằng Hội đồng xét xử gồm 03 Thẩm phán hoặc toàn thể Ủy ban Thẩm phán
Tòa án nhân dân cấp cao.
2. Việc xét xử giám đốc thẩm, tái thẩm bằng Hội đồng xét xử gồm 03 Thẩm
phán hoặc toàn thể Ủy ban Thẩm phán Tòa án nhân dân cấp cao được thực hiện
theo quy định của luật tố tụng.
Điều 33. Nhiệm vụ, quyền hạn của Tòa chuyên trách Tòa án nhân dân cấp cao

13


Tòa chuyên trách Tòa án nhân dân cấp cao phúc thẩm vụ việc mà bản án,
quyết định của Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thuộc phạm
vi thẩm quyền theo lãnh thổ chưa có hiệu lực pháp luật bị kháng cáo, kháng nghị
theo quy định của luật tố tụng.
Điều 34. Bộ máy giúp việc của Tòa án nhân dân cấp cao
1. Bộ máy giúp việc của Tòa án nhân dân cấp cao gồm có Văn phòng và các
đơn vị khác.
2. Chánh án Tòa án nhân dân tối cao quyết định thành lập và quy định nhiệm
vụ, quyền hạn của Văn phòng, các đơn vị khác thuộc bộ máy giúp việc của Tòa án
nhân dân cấp cao.
1.2. Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động

của Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội
Hiện nay, ở mọi cơ quan, tổ chức đều tiến hành hoạt động quản lý thông qua
văn bản hay nói cách khác là văn bản tài liệu được sản sinh từ trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức. Trong cơ quan, đơn vị thường phân ra nhiều lĩnh
vực, hoạt động, từ những lĩnh vực đó mà hình thành nên nhiều loại tài liệu về các
vấn đề khác nhau, nhưng có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức, những tài liệu đó được gọi là thành phần tài liệu của cơ quan.
Với tính chất đặc trưng của ngành tòa án, TANDCC tại Hà Nội có nhiệm vụ
tổ chức thực hiện công tác quản lý các bản án, hồ sơ án, quyết định thuộc phạm vi
nhiệm vụ của ngành tòa án trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
Do đó tài liệu hình thành chủ yếu trong hoạt động của TANDCC tại Hà Nội
gồm tài liệu hành chính và tài liệu chuyên môn.
*Tài liệu hành chính:
- Bao gồm các thể loại như: Quyết định, công văn, tờ trình, thông báo, kế
hoạch, chương trình, báo cáo tổng kết công tác hàng năm, giấy chứng nhận, giấy ủy
nhiệm, giấy mời,...
- Để thực hiệc chức năng quản lý Tòa đã ban hành rất nhiều các văn bản về
nâng lương, kỷ luật, điều động,... cán bộ, công chức trong Tòa.
- Tài liệu Tổ chức cán bộ, lao động tiền lương gồm: văn bản chỉ đạo, hướng

14


dẫn của Tòa án nhân dân tối cao, TANDCC tại Hà Nội ban hành.
- Các văn bản về chỉ tiêu biên chế và báo cáo tình hình thực hiện chỉ tiêu
biên chế hàng năm của TANDCC.
- Hồ sơ thi tuyển, thi nâng ngạch, chuyển ngạch hàng năm.
- Hồ sơ về cán bộ như: Hồ sơ về việc tuyển dụng cán bộ, hồ sơ điều động cán
bộ, hồ sơ bổ nhiệm cán bộ…
- Tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ: kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng; tài liệu

tập huấn, hồ sơ tài liệu các lớp bồi dưỡng.
- Hồ sơ về việc tổ chức các hội nghị, hội thảo, ngày lễ…
- Tài liệu về thanh tra, kiểm tra gồm: các văn bản chỉ đạo về công tác thanh
tra, kiểm tra.
- Tài liệu về đoàn thể: tài liệu về công tác Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh
Niên; Chương trình, kế hoạch, báo cáo triển khai các Nghị quyết của Đảng ủy; hồ
sơ Đảng viên; hồ sơ Đại hội Đảng bộ.
*Tài liệu chuyên môn:
Tài liệu chuyên môn là hồ sơ các vụ án cụ thể hình thành trong hoạt động xét
xử của TAND các cấp.
Như đã nêu trên, TANDCC tại Hà Nội có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công
tác quản lý các bản án, hồ sơ án. Vì vậy, trong quá trình hoạt động của Tòa đã hình
thành rất nhiều những hồ sơ, tài liệu chuyên môn. Đây là khối tài liệu quan trọng và
là tài liệu chủ yếu của Tòa được chú ý thu thập và bảo quản để phục vụ tốt cho quá
trình khai thác sử dụng.
Nhóm hồ sơ hình sự: hồ sơ giết người; hồ sơ lừa đảo chiếm đoạt tài sản; hồ
sơ buôn bán, tàng trữ, vận chuyển ma túy; hồ sơ tham nhũng, hồ sơ trộm cắp tài
sản,... đây là nhóm hồ sơ tài liệu có vai trò quan trọng và hình thành chủ yếu trong

15


hoạt động của Tòa, là cơ sở pháp lý để quản lý tội phạm, xét xử giải quyết kháng
cáo, kháng nghị.
Ví dụ: Vụ án hình sự số 04/2014/HSST ngày 14/01/2014 của TAND huyện
Ba Vì, bị cáo Nguyễn Gia Thắng bị xử phạt 15 năm tù về tội “giết người”. Nội dung
tài liệu trong một vụ án hình sự bao gồm: Báo cáo ban đầu; Đơn trình báo của công
dân và biên bản báo cáo sự việc của công an huyện; Quyết định khởi tố vụ án hình
sự của cơ quan điều tra công an huyện; Quyết định khởi tố bị can; Lệnh cấm đi khỏi
nơi cư trú; Công văn đề nghị khởi tố bị can; Nội dung vụ án; Quyết định phe chuẩn

quyết định khởi tố bị can; Quyết định phân công kiểm sát viên thực hành quyền
công tố và kiểm sát điều tra vụ án; Quyết định thu giữ, xử lý tài sản, đồ vật, vật
chứng, Quyết định xử lý vật chứng; Biên bản giao vật chứng; Biên bản giao nhận
cáo trạng; Quyết định truy tố; Quyết định tạm đình chỉ vụ án; Quyết định phục hồi
điều tra vụ án hình sự; Quyết định tạm đình chỉ điều tra bị can; Quyết định phục hồi
điều tra bị can; Biên bản khám nghiệm hiện trường; Lời khai của bị cáo; Lời khai lý
lịch của bị cáo (xác minh), Biên bản hỏi cung bị can, Bản kiểm điểm của bị can, Lý
lịch bị can; Kết luận điều tra vụ án; các thông báo, chứng từ, hóa đơn, lệ phí; Cáo
trạng; Biên bản thống kê vật chứng; Quyết định kháng nghị giám đốc thẩm, tái
thẩm; Các biên bản nghị án; Quyết định giám đốc thẩm, tái thẩm; Các bản án, quyết
định đình chỉ vụ án, quyết định đình chỉ việc xét xử sơ thẩm, phúc thẩm, quyết định
không chấp nhận kháng cáo quá hạn; Đơn kháng cáo, kháng nghị, đề nghị; Quyết
định hoãn phiên tòa

- Nhóm hồ sơ dân sự, kinh doanh thương mại, bạo động, hôn nhân và gia đình: hồ sơ
giải quyết tranh chấp đất đai, hồ sơ chiếm hữu tài sản,...
Ví dụ: Vụ án dân sự số 56/2014/HSST ngày 20/03/2014 về việc tranh chấp
quyền sử dụng đất giữa ông Đỗ Văn Đạt và bà Phạm Hồng Ngọc. Nội dung tài liệu
trong vụ án gồm: Đơn khởi kiện; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Giấy chuyển
nhượng quyền sử dụng đất; Biên bản hòa giải thành; Quyết định công nhận sự thỏa
thuận của các đương sự Quyết định kháng nghị giám đốc thẩm, tái thẩm; Các thông
báo, hóa đơn, sổ sách,...; Các biên bản phiên tòa; Các biên bản nghị án; Quyết định
giám đốc thẩm, tái thẩm; Các bản án, quyết định đình chỉ vụ án, quyết định đình chỉ

16


việc xét xử sơ thẩm, phúc thẩm, quyết định không chấp nhận kháng cáo quá hạn;
Đơn kháng cáo, kháng nghị, đề nghị,...; Quyết định hoãn phiên tòa.

- Nhóm hồ sơ vụ án hành chính: các vụ án khởi kiện, khiếu nại, tố cáo
Ví dụ: Hồ sơ vụ án hành chính số 06/2014/HSST ngày 11/06/2014 về việc :
Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho ông
Nguyễn Văn A với diện tích 150 m2. Bà Nguyễn Thị C nhà ở liền kề với đất của ông
A cho rằng Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy đã cấp một phần đất thuộc quyền sử
dụng của gia đình bà cho ông B nên bà C đã khởi kiện yêu cầu Tòa án hủy giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp cho ông A. Trong trường hợp này bà C phải
chứng minh được việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho ông A đã xâm
phạm đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình.Nội dung tài liệu trong một vụ án
hành chính gồm: Đơn khởi kiện; Quyết định hành chính về giải quyết khiếu nại;
Bản tự khai; Biên bản lấy lời khai của đương sự; Biên bản lấy lời khai của người
làm chứng; Biên bản đối chất, đối thoại; Biên bản ghi kết quả thẩm định tại chỗ;
Thông báo nộp tiền tạm ứng án phí; Thông báo thụ lý vụ án; Giấy triệu tập đương
sự, giấy mời người phiên dịch…; Các biên bản tống đạt cho đương sự và Viện kiểm
sát; Bản sao giấy tờ về nhân thân, nơi cư trú, nơi làm việc hoặc trụ sở của đương sự;
Giấy tờ chứng minh tư cách tham gia tố tụng của đương sự, giấy ủy quyền của
người đại diện của đương sự (nếu có); Giấy tờ liên quan đến tư cách pháp lý của
người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự; người phiên dịch, người làm
chứng; Các văn bản yêu cầu đương sự có ý kiến và cung cấp tài liệu, chứng cứ bổ
sung; Các văn bản yêu cầu cá nhân, cơ quan, tổ chức cung cấp tài liệu, chứng cứ
theo quy định tại Điều 87 Luật tố tụng hành chính; Các quyết định trưng cầu giám
định, quyết định định giá tài sản, thẩm định giá tài sản; quyết định xem xét, thẩm
định tại chỗ, quyết định ủy thác tư pháp; Các biên nhận giao nhận tài liệu, chứng
cứ; Quyết định đình chỉ vụ án; Quyết định tạm đình chỉ vụ án; Quyết định kháng
nghị giám đốc thẩm, tái thẩm; Các thông báo, hóa đơn, sổ sách,...; Các biên bản
phiên tòa; Các biên bản nghị án; Quyết định giám đốc thẩm, tái thẩm; Các bản án,
quyết định đình chỉ vụ án, quyết định đình chỉ việc xét xử sơ thẩm, phúc thẩm,
quyết định không chấp nhận kháng cáo quá hạn; Đơn kháng cáo, kháng nghị, đề

17

nghị,...; Quyết định hoãn phiên tòa.
Tóm lại, hồ sơ, tài liệu chuyên môn về công tác quản lý hồ sơ án đã giúp cho
TANDCC tại Hà Nội thực hiện tốt chức trách của mình, góp phần đảm bảo thực thi
công bằng, trật tự àn toàn xã hội.
1.3. Vai trò của hồ sơ đối với hoạt động quản lý của Tòa án Nhân dân
cấp cao Hà Nội
Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng có một lĩnh vực công
tác vô cùng quan trọng. Đó là công tác quản lý hồ sơ, tài liệu. Công tác này bao
gồm toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn và phát
huy giá trị các hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp cho đến khi bị tiêu hủy hoặc được lựa chọn
để bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử. Xét về bản chất, quản lý hồ sơ, tài
liệu là quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hiện hành và thông tin
tài liệu quá khứ. Trong thời đại bùng nổ thông tin, mỗi cơ quan, tổ chức, đặc biệt là
các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững phải có năng lực nhanh nhạy
trong xử lý thông tin nói chung và thông tin tài liệu nói riêng. Chính vì vậy, quản lý
hồ sơ, tài liệu có một vị trí đặc biệt quan trọng. Hồ sơ tài liệu lưu trữ là chứng cứ
chân thực có độ chính xác cao để các cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ,
sự phù hợp, đúng đắn của quá trình giải quyết công việc, từ đó kiểm tra, đánh giá
hoạt động của các cơ quan trong bộ máy nhà nước. Nó có vai trò quan trọng bậc
nhất trong việc xem xét các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm
vụ quản lý của các cơ quan, là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa
các cơ quan, tổ chức, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành
chính.
Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu trong TANDCC có vai trò, tác dụng rất lớn.
Bởi vì nó giúp cơ quan, tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn
thông tin văn bản (thông tin tài liệu) phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan.
Là công cụ để kiểm soát việc thi hành quyền lực của cơ quan.

Góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc của lãnh đạo và cán bộ
công chức trong cơ quan.

18


Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản. Đặc thù của ngành
Tòa án nên hồ sơ án hình thành trong hoạt động của TANDCC phải đảm bảo được
bí mật các vụ án, bản án, nghị án liên quan đến các cá nhân, cơ quan, tổ chức.
Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra và
giám sát.
Đảm bảo an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Bảo đảm dân chủ xã hội chủ nghĩa; tôn trọng và bảo đảm quyền con người,
quyền công dân. Tổ chức và hoạt động của TANDCC phải nhằm mục đích bảo vệ
công lý, bảo đảm quyền con người theo quy định của Hiến pháp và pháp luật.
Hồ sơ án cung cấp đầy đủ thông tin, chứng cứ xác thực, phục vụ thiết thực
cho Viện kiểm sát nhân dân để điều tra các vụ án, tội phạm.
Ví dụ: Hồ sơ vụ án của Hà Văn Hòa phạm tội lừa đảo chiếm đoạt tài sản. Sau
khi căn cứ vào báo cáo của công an xã, đơn trình báo của người bị hại và lời khai
của những người liên quan xác định có dấu hiệu phạm tội và tài sản chiếm đoạt là
xe máy. Cơ quan điều tra công an ra quyết định khởi tố vụ án và khởi tố bị can về
tội chiếm đoạt tài sản. Điều tra viên tiến hành lập hồ sơ điều tra vụ án. Hồ sơ vụ án
Hà Văn Hòa gồm: quyết định khởi tố vụ án hình sự, quyết định phê chuẩn điều tra
vụ án, quyết định truy nã bị can, lý lịch bị can, biên bản định giá sản phẩm, biên bản
hỏi cung bị can,... Sau khi kết thúc giai đoạn điều tra cơ quan công an điều tra đề
nghị truy tố bằng bản kết luận điều tra và chuyển toàn bộ hồ sơ vụ án và bị can đến
Viện kiểm sát nhân dân. Viện kiểm sát nhân dân thụ lý hồ sơ vụ án và lập hồ sơ truy
tố bị can.
Hồ sơ tài liệu hình thành trong Tòa đã góp phần quan trọng trong công cuộc
thực thi công bằng xã hội, giúp cho đất nước phát triển ổn định.

Hồ sơ tài liệu chuyên môn còn giúp cho Tòa thực hiện tốt chức năng quản lý
của mình đối với việc giải quyết án. Thông qua các hồ sơ án, tòa sẽ giúp cho việc
giải quyết các vụ án nhanh chóng, chính xác, không để xảy ra các trường hợp oan
sai, trả lại công bằng cho người bị hại.
Hồ sơ tài liệu còn là căn cứ để phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra, giám sát
tội phạm, người vi phạm chấp hành đúng mức phạt do Hội đồng Thẩm phán đưa ra.

19


Như vậy, có thể thấy rằng nếu tổ chức tốt công tác quản lý hồ sơ sẽ giúp cho
cơ quan, thực hiện công việc một cách nhanh chóng, thuận tiện, không để xảy ra
tình trạng sai sót trong việc xét xử các vụ án, thực thi công bằng xã hội, nâng cao
hiệu quả công tác quản lý.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ Ở TÒA ÁN
NHÂN DÂN CẤP CAO TẠI HÀ NỘI
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm
pháp luật và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư
Công tác văn thư, lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động trong hoạt
động quản lý nhà nước. Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn
bản cho hoạt động quản lý. Hiệu quả của hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ
chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác văn thư có được làm tốt hay không. Bởi
làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác trong
cơ quan và hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ. Mặt khác làm tốt công tác văn thư
sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, mà khâu cuối cùng của công tác văn
thư là lập hồ sơ. Nếu lập hồ sơ tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Có
như vậy mới phục vụ tốt cho việc khai thác sử dụng tài liệu trong hoạt động quản lý
tại thời điểm hiện tại cũng như quá khư và trong tương lai.

TANDCC tại Hà Nội là cơ quan trực tiếp quản lý và xét xử và giải quyết các
vụ án của các tỉnh, thành phố phía Bắc từ Cao Bằng đến Hà Tĩnh. Để thực hiệc chức
năng quản lý của mình trong đó có việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ, TANDCC
tại Hà Nội luôn áp dụng các văn bản qui phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn về

20


công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành vào cơ
quan và các đơn vị trực thuộc.
TANDCC tại Hà Nội đã thực hiện đúng theo Thông tư 01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức văn bản hành
chính, Luật Lưu trữ 2011, Văn bản hợp nhất số: 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02
năm 2014 của Bộ Nội vụ nghị định về công tác văn thư. Tuy nhiên Tòa chưa ban
hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ, các văn bản về việc triển khai, đôn đốc
công tác văn thư, lưu trữ để khắc phục tình trạng hồ sơ tài liệu không được thu thập,
bảo quản đúng theo qui định.
2.1.2. Công tác tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá
- Tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ:
+ Về biên chế: Qua kiểm tra TANDCC có 6 cán bộ làm công tác văn thư, lưu
trữ trong đó có 02 cán bộ làm công tác chuyên trách văn thư tại cơ quan Tòa, 4 cán bộ
làm công tác lưu trữ.
+ Về trình độ chuyên môn: TANDCC đã quan tâm bố trí công chức, viên chức
có trình độ chuyên môn đúng chuyên ngành đào tạo để nâng cao chất lượng về công
tác văn thư, lưu trữ. Ngoài việc phân bổ cán bộ có chuyên ngành phù hợp, đội ngũ văn
thư của Tòa còn có ưu điểm là có nhiều kinh nghiệm và thâm niên làm việc; luôn được
lãnh đạo quan tâm cho đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên để nâng cao trình độ nên công
tác văn thư, lưu trữ bảo đảm đáp ứng yêu cầu và phát huy được hiệu quả công việc.
Trong năm vừa qua, văn thư Tòa không có biến động nhiều về nhân sự, một
số sinh viên mới thực tập ở bộ phận văn thư sau khi tốt nghiệp được tuyển dụng và

bố trí ở những vị trí công việc chuyên môn khác nên nhân sự phụ trách công tác văn
thư, lưu trữ không biến động nhiều.

- Công tác quản lý văn thư, lưu trữ:
TANDCC đã thực hiện tốt việc quản lý, chỉ đạo và đã triển khai tương đối
đầy đủ các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
góp phần làm cho công tác văn thư, lưu trữ tại Tòa đi vào nề nếp và ổn định.
+ Về tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về
văn thư, lưu trữ: Lãnh đạo Tòa đã quan tâm chỉ đạo triển khai tương đối đầy đủ các văn

21


bản quy định của Nhà nước và được sử dụng làm cơ sở pháp lý để thực hiện các hoạt
động về văn thư, lưu trữ; cử cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia đầy đủ các
lớp bồi dưỡng, tập huấn, phổ biến Luật và các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư,
lưu trữ.
+ Về công tác kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp
luật về công tác văn thư, lưu trữ : Việc thực hiện công tác văn thư - lưu trữ luôn
thực hiện đúng quy định và pháp luật nên không xảy ra tình trạng khiếu kiện hoặc
phải giải quyết khiếu nại, tố cáo.
+ Về việc thực hiện chế độ chính sách và công tác thi đua, khen thưởng trong
lĩnh vực văn thư, lưu trữ: công tác văn thư - lưu trữ luôn được lãnh đạo Văn phòng
quan tâm và đề xuất khen thưởng (như thưởng theo quý, tặng bằng khen,...) nhằm
khích lệ tinh thần làm việc của bộ phận Văn thư – Lưu trữ trong đánh giá cán bộ
công chức cuối năm.
+ Về chế độ phụ cấp: Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ có chế độ phụ cấp
độc hại, ưu đãi hệ số lương (Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ,
công chức, viên chức thì: Mức 2, hệ số 0,2 tính theo lương tối thiểu đối với cán bộ,

công chức, viên chức trực tiếp làm các công việc lựa chọn, phân loại, bảo quản tài
liệu và tổ chức sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ; Mức 3, hệ số 0,3 tính theo lương
tối thiểu đối với cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công việc khử trùng tài
liệu, tu sửa phục chế tài liệu hư hỏng) và các chính sách hiện vật khác (đường, sữa,..).
- Tình hình thực hiện công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi: Công tác
quản lý văn bản đến và văn bản đi được thực hiện bằng phần mềm quản lý văn bản.
Hàng năm, luôn có cơ chế bảo trì, sửa chữa ngay khi có sự cố xảy ra do đó việc
quản lý văn bản đi và đến được bảo đảm một cách khoa học và dễ tìm kiếm khi cần
thiết.
- Tình hình bố trí kho: Kho bảo quản tài liệu có diện tích là 70m 2, diện tích
kho không chuyên dụng là 45m2. Trang thiết bị được bố trí bao gồm: hệ thống báo
cháy tự động, hệ thống điều hòa trung tâm, 10 máy vi tính, 02 máy photocopy, 7
máy hút ẩm, 12 quạt thông gió, 60 bình chữa cháy, hệ thống chữa cháy tự động

22


bằng CO2 và hệ thống chữa cháy bán tự động bằng H2O.
- Việc ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ:
+ Trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến: sử dụng phần mềm quản
lý văn bản và hồ sơ công việc để quản lý, thống kê và tìm kiếm.
+ Trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ: sử dụng phần mềm số hóa để
phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ của TANDCC.
- Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư, lưu trữ của Tòa vẫn
còn một số hạn chế như:
+ Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ
còn hạn chế. Công nghệ phục vụ cho công tác văn thư còn hạn chế, cụ thể phần
mềm lõi vẫn đang trong giai đoạn vận hành và sửa chữa thường xuyên, hiện chưa
được nâng cấp nên thường hay xảy ra lỗi gây ách tắc trong quá trình xử lý công
việc.

+ TANDCC chưa ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ. Chưa xây
dựng Danh mục hồ sơ cơ quan đặc biệt là việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan.
2.1.3. Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống
kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư – lưu trữ
- Thứ nhất: về công tác nghiên cứu khoa học
Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm và đánh giá cao tầm quan trọng của
công tác nghiên cứu khoa học đối với sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của đất
nước. Điều đó được thể hiện ở nhiều Nghị quyết của Đảng về công tác nghiên cứu
khoa học.
Trong những năm qua, cải cách tư pháp được tăng cường mạnh mẽ. Đảng ta
đã ban hành nhiều Nghị quyết, Chỉ thị quan trọng đối với công tác tư pháp, đặc biệt
là Nghị quyết số 49-NQ/TW ngày 2/6/2005 về“Chiến lược cải cách tư pháp đến
năm 2020”. Các Nghị quyết của Đảng đã đặt nhiệm vụ cho công tác nghiên cứu
khoa học phải luận giải một cách thấu đáo, sâu sắc nhiều vấn đề về tư pháp.
Lãnh đạo TANDCC xác định, việc thực hiện các yêu cầu, nhiệm vụ đề ra trong
các Nghị quyết của Đảng về cải cách tư pháp là nhiệm vụ chính trị quan trọng hiện

23


nay và trong những năm tới. Trên cơ sở đó, đã phê duyệt những định hướng nghiên
cứu lớn và các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể trong từng năm và từng giai đoạn.
+ Nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống lý luận về vị trí, vai trò, chức
năng, nhiệm vụ của Tòa án trong Nhà nước pháp quyền Việt Nam xã hội
chủ nghĩa: Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Cán sự Đảng và Lãnh đạo TAND tối
cao, công tác khoa học của Ngành thời gian qua đã làm tốt nhiệm vụ nghiên cứu lý
luận, tổng kết thực tiễn tổ chức và hoạt động của TAND ở Việt Nam. Trên cơ sở đó,
chúng ta đã báo cáo với các cơ quan có thẩm quyền của Đảng và Nhà nước về sự
cần thiết khách quan phải tiếp tục duy trì mô hình TAND với hai chức năng: bảo

đảm dân chủ xã hội chủ nghĩa, tôn trọng và bảo đảm quyền con người, quyền công
dân và xây dựng hệ thống tư pháp trong sạch, vững mạnh, hiệu quả.
+ Tổ chức các hoạt động nghiên cứu nhằm mục đích tìm ra các giải pháp
nâng cao chất lượng việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ án; tháo gỡ những khó khăn,
vướng mắc phát sinh trong hoạt động nghiệp vụ của cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ.
Đây vừa là mục tiêu, vừa là yêu cầu mà công tác nghiên cứu khoa học của ngành
phải hướng tới.
+ Thời gian qua, thông qua một số đề tài nghiên cứu, bước đầu chúng ta đã
tổng kết tương đối đầy đủ những vướng mắc, bất cập trong hoạt động công tác văn
thư – lưu trữ, đề xuất các giải pháp cụ thể để nâng cao chất lượng. (Công trình
nghiên cứu khoa học cấp cơ sở về Nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản
lý hồ sơ của Tòa án nhân dân – những vấn đề lí luận và thực tiễn).
+ Triển khai các hoạt động nghiên cứu nhằm đề xuất các giải pháp nâng cao
chất lượng đội ngũ cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ; tăng cường các điều kiện bảo
đảm (như: chế độ tiền lương, phụ cấp độc hại, cơ sở vật chất…) để TANDCC thực
hiện hiệu lực, hiệu quả chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật.

- Thứ hai, về công tác đào tạo cán bộ.
Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ luôn được xác định là một trong những
nhiệm vụ trọng tâm công tác của ngành Tòa án. Để đáp ứng yêu cầu cải cách tư
pháp và hội nhập quốc tế, Lãnh đạo TANDCC đã tập trung chỉ đạo công tác đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ và đã đạt được những kết quả quan trọng:

24


+ Đã ban hành, bổ sung, hoàn thiện hệ thống các văn bản về đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ làm cơ sở tổ chức triển khai công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn
thư – lưu trữ đáp ứng yêu cầu thực hiện nhiệm vụ trước mắt cũng như lâu dài. (Đề
án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ theo tinh thần Nghị quyết 08-NQ/TW của Bộ Chính

trị năm 2002; Kế hoạch tập huấn đào tạo, bồi dưỡng cán bộ ngắn hạn...)
+ Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ có sự chuyển biến mạnh mẽ. Chuyển
hướng kịp thời hệ thống các cơ sở đào tạo của ngành từ đào tạo nguồn nhân lực ở
trình độ cao đẳng thuộc hệ thống giáo dục quốc dân sang đào tạo, bồi dưỡng nghiệp
vụ chuyên sâu. Với những đặc thù ngành Tòa án hiện nay công tác đào tạo bồi
dưỡng cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ ở TANDCC Hà Nội được tiến hành trên
các khía cạnh: bồi dưỡng, đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ quản lý hồ sơ vụ án;
đào tạo, bồi dưỡng lý luận chính trị; đào tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ, tin học.
2.1.4. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư – lưu trữ
Hàng năm ngành Tòa án nhân dân xét xử khoảng 250.000 vụ án các loại.
Trong quá trình hoạt động của ngành Tòa án nhân dân hình thành một khối lượng
rất lớn hồ sơ các vụ án (chiếm khoảng 90% hồ sơ các vụ án, 10% hồ sơ, tài liệu
quản lý Nhà nước). Các hồ sơ vụ án được hình thành theo quy định của luật tố tụng;
việc thu thập, bảo quản, khai thác và sử dụng có hiệu quả các hồ sơ vụ án mang một
ý nghĩa hết sức to lớn trong việc giải quyết các khiếu kiện của nhân dân cũng như
giải quyết yêu cầu của các cơ quan tiến hành tố tụng. Để việc khai thác và sử dụng
hồ sơ án của ngành Tòa án nhân dân đạt hiệu quả cao đáp ứng được yêu cầu của
công tác hiện nay, thì việc nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ các vụ án là
một công việc hết sức cần thiết.
Trong những năm qua mặc dù được Lãnh đạo TANDCC tại Hà Nội và Lãnh
đạo Tòa án nhân dân các cấp quan tâm tới công tác quản lý hồ sơ các vụ án nhưng
do kinh phí có hạn; trình độ cán bộ làm công tác lưu trữ còn hạn chế, chưa đáp ứng
được yêu cầu công tác hiện nay…; việc khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản
lý hồ sơ án để đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn tại để đưa
công tác quản lý hồ sơ án trong toàn ngành đi vào nề nếp; công tác bảo quản, khai
thác và sử dụng có hiệu quả hồ sơ các vụ án là một vấn đề hết sức cấp thiết cần phải

25