Khóa luận: CÔNG TÁC THU THẬP VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI UBND HUYỆN BA BỂ, TỈNH BẮC KẠN

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
CÔNG TÁC THU THẬP VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ
TÀI LIỆU TẠI UBND HUYỆN BA BỂ, TỈNH BẮC KẠN

Khóa luận tốt nghiệp ngành: LƯU TRỮ HỌC
Người hướng dẫn
: THS. TRẦN THỊ MAI
Sinh viên thực hiện
: NÔNG THỊ THÚY
Mã số sinh viên
: 1305LTHA053
Khóa
: 2013-2017
Lớp
: ĐH LTH 13A

HÀ NỘI - 2017


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em và được sự
hướng dẫn khoa học của Ths. Trần Thị Mai. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong
đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây.
Những số liệu trong đề tài phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá
được thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo.
Ngoài ra, trong khóa luận còn tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các

nhà khoa học và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của các cơ quan Nhà
nước, UBND huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn.
Em hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này.
Sinh viên

Nông Thị Thúy


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6
7

Chữ viết tắt
HĐND
UBND
NXB
VTLT
TL
TLLT

XĐGTTL

Diễn giải
Hội đồng nhân dân
Ủy ban nhân dân
Nhà xuất bản
Văn thư – Lưu trữ
Tài liệu
Tài liệu lưu trữ
Xác định giá trị tài liệu


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý báu của dân tộc, bởi vì nó chứa đựng
những thông tin quá khứ, ghi lại các thành tựu trong lao động của nhân dân trong
các thời kỳ lịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những cống hiến to lớn
của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hoá nổi tiếng. Khối tài liệu này
chính là nguồn thông tin có tính chính xác cao vì nó là bản chính, bản gốc của
những tài liệu có giá trị. Do đó, có thể sử dụng chúng vào nhiều mục đích khác
nhau, đem lại nhiều giá trị trong các hoạt động của con người.
Nhận thức được điều đó ngay từ những ngày đầu Nhà nước dân chủ nhân
dân, đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ. Trước hết là Thông đạt
số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 gửi các Bộ trưởng Chính phủ. Hồ Chủ tịch đã
khẳng định: “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết Quốc
gia” và nêu rõ: “Cấm các cơ quan, công sở, viên chức tự tiện huỷ bỏ hồ sơ, tài liệu
lưu trữ, những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về Sở Lưu
trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ". Điều đó cho thấy từ rất
sớm, Nhà nước ta đã nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác
lưu trữ. Bước đầu Đảng và Nhà nước đã có những chủ trương, biện pháp để thu

thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho tập trung quản lý thống
nhất tài liệu lưu trữ sau này.
Phát biểu tại Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Quyết định của Ban Bí thư
trung ương Đảng về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, đồng chí Lê Khả
Phiêu - nguyên Tổng Bí thư Đảng Cộng sản Việt Nam đã khẳng định: “Tài liệu lưu
trữ phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất trong hệ thống các cơ
quan lưu trữ của Nhà nước và của Đảng cộng sản nhằm bảo vệ an toàn và khai
thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ vì lợi ích của dân tộc và của cách mạng” .
Điều này đòi hỏi ngành lưu trữ phải nêu cao tinh thần tự lực, thường xuyên học hỏi
và không ngừng cố gắng trong quá trình hoạt động của mình. Trước hết cần chú ý
đến công tác thu thập tài liệu, bởi vì Công tác thu thập, bổ sung tài liệu là khâu
quyết định đối với sự hoàn thiện của một Phông lưu trữ, là một nghiệp vụ không thể

5


tách rời với các nghiệp vụ lưu trữ khác như: Phân loại tài liệu, chỉnh lý, xác định giá
trị tài liệu…Do vậy công tác thu thập, bổ sung tài liệu rất quan trọng so với các
khâu nghiệp vụ khác của Công tác lưu trữ. Nếu chúng ta không thu thập được
những tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức
thì tất cả những khâu còn lại của Công tác lưu trữ sẽ không thể làm tốt được. Nó
chính là cơ sở ban đầu nhưng hết sức quan trọng quyết định toàn bộ các giai đoạn
tiếp theo. Sau nữa là việc xác định giá trị của tài liệu giúp cho chúng ta lựa chọn
được những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị
về mọi phương diện để tiêu hủy, góp phần tối ưu hóa thành phần và chất lượng
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Qua khảo sát thực tế tại UBND huyện Ba Bể em nhận thấy công tác Lưu trữ
trên địa bàn huyện đã được quan tâm thực hiện có hiệu quả; công tác tuyên truyền
phổ biến Luật lưu trữ và các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước được tăng
cường, tiến hành rà soát, ban hành mới hoặc sửa đổi các văn bản về công tác văn thư,

lưu trữ phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và thực tế tại địa phương. Các hoạt
động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ các đơn vị, phòng ban được tổ chức thực hiện có nề
nếp, được thu thập và bổ sung vào kho lưu trữ, chỉnh lý khoa học khối tài liệu và bảo
quản an toàn tài liệu của UBND huyện phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ tại đây.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác lưu trữ của UBND
huyện vẫn còn bộc lộ những hạn chế về thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ
chưa được tiến hành thường xuyên, văn bản, tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được
xử lý ở một số đơn vị còn phổ biến; một số cán bộ, công chức, viên chức tại các
phòng ban, đơn vị chưa thường xuyên quan tâm đến việc lập hồ sơ công việc và lập
danh mục hồ sơ cơ quan và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; thành phần
giao nộp còn thiếu, chưa hoàn chỉnh, nhiều tài liệu khi giao nộp còn bó gói, chưa
được lập thành hồ sơ. Mặt khác, với sự phát triển nhanh chóng của khoa học công
nghệ, tài liệu lưu trữ điện tử đang được hình thành, nhưng thực tế lưu trữ UBND
huyện Ba Bể lại chưa có biện pháp hữu hiệu để thu thập, quản lý loại hình tài liệu
này. Từ đó, đã dẫn đến những hậu quả không thể tránh khỏi là tài liệu bị thất lạc,
mất mát, hư hỏng và việc phục vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu quả cao.

6


Xuất phát từ những lý do và thực trạng nêu trên, em đã chọn đề tài: “Công
tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn”
làm đề tài khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành "Lưu trữ học" của mình. Thông qua
đề tài này, em hy vọng các cấp lãnh đạo, quản lý của Uỷ ban nhân dân huyện Ba Bể
quan tâm đến công tác lưu trữ của cơ quan mình nhiều hơn nữa, đặc biệt là Công
tác thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể nói riêng,
hướng tới sự nghiệp lưu trữ nói chung.
2. Mục tiêu nghiên cứu

-

Thực hiện đề tài này, em hướng đến những mục tiêu sau:
Làm sáng tỏ một số vấn đề lý luận và thực tiễn công tác thu thập và xác định giá trị
tài liệu tại UBND huyện Ba Bể.

- Xác định thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ UBND huyện Ba Bể, tỉnh Bắc
Kạn.

- Nghiên cứu các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu
trữ;

- Nghiên cứu bảng thời hạn bảo quản tài liệu của UBND huyện Ba Bể.
- Phân tích và đánh giá thực trạng công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại Lưu
trữ UBND huyện Ba Bể để từ đó đưa ra được những giải pháp đúng đắn.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1.

Đối tượng nghiên cứu
Những đối tượng mà chúng em tập trung nghiên cứu trong khóa luận bao
gồm:

- Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước quy định về công tác thu
thập và xác định giá trị tài liệu;

- Nguồn thu thập và thành phần tài liệu nộp lưu;
- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của UBND huyện Ba Bể;
- Lưu trữ UBND huyện Ba Bể;
- Các đơn vị, tổ chức giúp UBND huyện Ba Bể thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước và những tài liệu được hình thành ra ở những đơn vị, tổ chức này.
3.2.

Phạm vi nghiên cứu

7


Đề tài tập trung khảo sát về tài liệu lưu trữ và công tác thu thập, xác định giá
trị tài liệu tại UBND huyện Ba Bể, từ đó đánh giá những hiệu quả của công tác này
mang lại đối với hoạt động của địa phương. Để có tư liệu thực tế, chúng em đã tiến
hành khảo sát tài liệu của UBND huyện Ba Bể từ năm 2010 đến nay để có cơ sở, số
liệu sát thực từ đó đưa ra được các giải pháp cụ thể.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Một là: Khảo sát những quy định hiện hành của cơ quan quản lý nhà nước về
công tác lưu trữ và của UBND huyện về công tác thu thập và xác định giá trị tài
liệu. Trên cơ sở đó chúng em đưa ra đánh giá về kết quả đạt được cũng như những
tồn tại trong công tác này; đồng thời phân tích nguyên nhân dẫn đến những những
tồn tại, hạn chế đó.
Hai là: Khảo sát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba
Bể và giới thiệu thành phần, loại hình, nội dung, ý nghĩa tài liệu và tình hình thực
hiện công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu của UBND huyện.
Ba là: Nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp nhằm giúp Công tác thu thập
và xác định giá trị tài liệu lưu trữ của UBND huyện Ba Bể đạt kết quả tốt hơn trong
thời gian tới.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu giữ vai trò quan trọng trong các
cơ quan Nhà nước đặc biệt có vai trò to lớn trong công tác lưu trữ của UBND cấp
huyện, cho nên vấn đề này được rất nhiều người quan tâm, nghiên cứu ở các khía
cạnh khác nhau. Cho đến nay ở Việt Nam đã có nhiều nhà khoa học, nhiều cán bộ
công tác trong ngành đã quan tâm, nghiên cứu về công tác này. Có những công trình
nghiên cứu mang tính lý luận, có những công trình tìm hiểu thực tiễn và đưa ra các

giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ nói chung.
Qua khảo sát thực tế, chúng em đã tổng hợp được một số đề tài, khóa luận,
bài viết có liên quan đến vấn đề “Thu thập và xác định giá trị tài liệu” cụ thể như:
Về cơ sở lý luận : Công tác thu thập, bổ sung tài liệu đã được đề cập đến
trong các cuốn giáo trình chuyên ngành Lưu trữ như: "Lý luận và thực tiễn công tác
Lưu trữ" của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền,

8


Nguyễn Văn Thâm do NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản, năm
1990; “Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơ quan”- Dương Văn
Khảm do NXB Chính trị quốc gia, năm 1998; giáo trình “Lý luận và phương pháp
công tác lưu trữ” (TS.Chu Thị Hậu – Chủ biên) do NXB Lao động, năm 2016.
Tiếp đó, là những đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã tập trung nghiên
cứu giải quyết từng khía cạnh cụ thể thuộc lĩnh vực thu thập và xác định giá trị tài
liệu. Các đề tài đó là: "Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở
Việt Nam" (Vương Đình Quyền - Chủ nhiệm); "Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu
tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản lý Nhà nước) vào kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh"
(Nguyễn Quang Lệ - Chủ nhiệm); Đề tài nghiên cứu khoa học của TS. Dương Văn
Khảm: “Cơ sở khoa học về tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ năm 19992001”. Đề tài chủ yếu tập trung vào việc đánh giá thực trạng công tác lưu trữ, hệ
thống đào tạo cán bộ công chức của nước ta trong giai đoạn từ khi có Ngành lưu trữ
hình thành. Đề tài xuất đề xuất một số cơ chế quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ.
Ngoài ra còn có một số khoá luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học
của sinh viên: Báo cáo tốt nghiệp “Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu
trữ của UBND quận Tây Hồ. Thực trạng và giải pháp” của Sinh viên Nguyễn Duy
Trường, năm 2009; Khoá luận tốt nghiệp "Tìm hiểu về công tác thu thập và bổ sung
tài liệu ở phòng Lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo" của Bùi Thị Thu Hà, năm 2004);
Khoá luận tốt nghiệp “Xác định giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của chính quyền cấp xã trên địa bàn thủ đô Hà Nội” của Tạ Văn Ngữ, Năm 2003.

Các bài viết, trao đổi kinh nghiệm của các nhà nghiên cứu trên Tạp chí Văn
thư – Lưu trữ Việt nam liên quan đến Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu
như: “Một số kinh nghiệm về công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ”
của Nguyễn Thị Hà, Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Việt Nam số 04/2004; “Xác định
giá trị tài liệu và bổ sung tài liệu lưu trữ (quá khứ, hiện tại và tương lai)” của M.P
Zucova Nguyễn Thị Hiệp (dịch) Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Việt Nam số 05/2006;
“Xác định giá trị tài liệu – Nhiệm vụ khó khăn nhất trong các Lưu trữ hiện nay” của
Nguyễn Liên Hương, Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Việt Nam số 10/2011; “Công tác
xác định giá trị tài liệu ở Việt Nam hiện nay và một số đề xuất” của Nguyễn Anh

9


Thư, Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Việt Nam số 05/2012; “Một số ý kiến về việc lựa
chọn tài liệu của UBND huyện để bảo quản” của Nguyễn Xuân Nung, Tập san Văn
thư Lưu trữ số 01/1980.
Qua khảo sát các công trình trên đều đi vào nghiên cứu vấn đề này ở từng
khía cạnh nhất định và ở những cơ quan nhất định, nó có tác dụng lớn cho việc vận
dụng trong hoạt động của cơ quan. Đây cũng là những tài liệu hữu ích để em tham
khảo khi thực hiện đề tài này. Với đề tài này chúng em đi sâu vào tìm hiểu thực
trạng Công tác thu thập tài liệu tại UBND huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn chỉ ra những
ưu điểm, hạn chế, đồng thời kiến nghị các biện pháp nâng cao hiệu quả của hoạt
động này. Bởi vì theo em đây là khâu nghiệp vụ quan trọng quyết định đến hiệu quả
công tác lưu trữ của UBND huyện Ba Bể.
6. Các nguồn tư liệu chính được sử dụng
Để hoàn thiện đề tài này chúng em sử dụng một số tài liệu tham khảo chính
sau đây:
- Các giáo trình, sách viết về tổ chức quản lý công tác lưu trữ, cơ sở lý luận
và cơ sở thực tiễn trong công tác lưu trữ;
- Các khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập có liên quan đến vấn đề “thu

thập và xác định giá trị tài liệu” trong thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Các bài viết, nghiên cứu trên tạp chí Văn thư Lưu trữ liên quan đến đề tài
nghiên cứu này
- Các văn bản quy định về công tác lưu trữ do Chính phủ, Cục Văn thư Lưu
trữ nhà nước, Bộ Nội vụ và các cơ quan có liên quan ban hành.
- Nguồn tài liệu từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ, Chi cục
Văn thư –Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn, Phòng Nội vụ, Văn phòng của UBND huyện Ba Bể
đến khảo sát.

- Tài liệu về lịch sử, tổ chức bộ máy và hoạt động của UBND huyện Ba Bể;

10


7. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề này trước hết chúng em vận dụng cơ sở phương pháp luận
của Chủ nghĩa Mác – Lênin (Chủ nghĩa duy vật biện chứng và Chủ nghĩa duy vật
lịch sử): là hệ thống các quan điểm, cơ sở lý luận giúp chúng ta tìm tòi, xây dựng,
lựa chọn và vận dụng các phương pháp nghiên cứu trong nhận thức và thực tiễn.
Phương pháp này giúp chúng ta có cái nhìn khách quan khi đánh giá sự vật, sự việc,
tránh tư duy phiến diện, duy ý chí của bản thân cá nhân.
Phương pháp phân tích chức năng: Vận dụng phương pháp này,
chúng em đã đi sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND
huyện Ba Bể để xác định nguồn gốc hình thành và nội dung cơ bản của
TLLT ở UBND huyện.

-

Phương pháp hệ thống: Phương pháp này vận

dụng để hệ thống cơ sở lý luận về công tác thu thập và xác định
giá trị tài liệu, nghiên cứu hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước
huyện, hệ thống các văn bản quản lý nhà nước về lưu trữ, về
công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu.

-

Phương pháp khảo sát thực tế: Phương pháp này

vận dụng để khảo sát tình hình thu thập và xác định giá trị tài
liệu của huyện.

-

Phương pháp so sánh: phương pháp này được

vận dụng để so sánh đối chiếu giữa lý luận với tình hình thực
tiễn về công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND
huyện Ba Bể từ đó rút ra được những ưu điểm và tồn tại trong
công tác này để có những giải pháp phù hợp.

-

Phương pháp tổng hợp: Phương pháp này được

vận dụng để tổng hợp những số liệu, kiến thức đã được so sánh
để từ đó hoàn thiện đề tài.
8. Đóng góp của đề tài
Khóa luận đã phân tích, đánh giá một cách khách quan và toàn diện nhất về
thực trạng Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba Bể, chỉ

11


ra được những ưu điểm và hạn chế cần khắc phục, đề ra các biện pháp để hoàn thiện
việc tổ chức và thực hiện Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu giúp cơ quan
hoạt động tốt hơn, nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý cũng như hoạt động
nghiệp vụ của công tác này trong thời gian tới. Đồng thời cũng là tài liệu tham khảo
giúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên Khoa Văn thư – lưu trữ chưa có
điều kiện tiếp cận với thực tế và của bạn đọc khi có nhu cầu khai thác sử dụng.
9. Bố cục của đề tài
Ngoài Lời cam đoan, Lời cảm ơn, Danh mục chữ viết tắt, Phần mở đầu,
Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục. Phần nội dung của khóa
luận gồm 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về thu thập và xác định giá trị
tài liệu
Trong chương này, em tập trung khái quát những cơ sở lý luận chung về
công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Chương 2: Thực trạng công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu
trữ tại UBND huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn
Trong chương này, chúng em giới thiệu về lịch sử hình thành, chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện và tập trung nghiên cứu
thực trạng về việc tổ chức thực hiện công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu
trữ tại UBND huyện Ba Bể, những kết quả mà cơ quan đạt được cũng như những
hạn chế cần phải khắc phục.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu thập và xác định
giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn.
Từ những cơ sở lý luận ở chương 1, tình hình thực tế ở chương 2.Trong
chương này, em tập trung đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu
quả của việc chức công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba

Bể, tỉnh Bắc Kạn.

12


LỜI CẢM ƠN
Được sự phân công của Khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, và sự đồng ý của Giảng viên hướng dẫn Ths. Trần Thị Mai em đã thực hiện đề
tài “Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể,
tỉnh Bắc Kạn”.
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ
trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt
quá trình học tập, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy,
Cô. Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô ở Khoa Văn thư –
Lưu trữ, đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý
báu cho em trong suốt thời gian học tập tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Và đặc
biệt, em xin chân thành cảm ơn Giảng viên hướng dẫn Ths. Trần Thị Mai đã tận
tình, chu đáo hướng dẫn em thực hiện khóa luận này.
Xin gửi tới UBND huyện Ba Bể lời cảm ơn sâu sắc vì đã tạo mọi điều kiện
thuận lợi giúp em thu thập số liệu cũng như những tài liệu nghiên cứu cần thiết liên
quan tới đề tài tốt nghiệp.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất.
Song do buổi đầu mới làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, tiếp cận với thực
tế Công tác Văn thư, Lưu trữ trong thực tiễn cũng như những hạn chế về kiến thức
và kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định mà bản thân
chưa thấy được. Em rất mong nhận được sự góp ý của quý Thầy, Cô giáo và các bạn
để Khóa luận của em được hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2017
Sinh viên

13


Nông Thị Thúy

14


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ THU THẬP
VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1. Một số khái niệm có liên quan:
1.1.1.1.Khái niệm tài liệu
Theo Điều 2 - Luật lưu trữ 2011 khái niệm tài liệu là: “Vật mang tin được
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.
1.1.1.2.Khái niệm tài liệu lưu trữ
Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội (2016) khái niệm tài liệu lưu trữ là: “Tài liệu có giá trị phục vụ
hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.Tài liệu
lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản
chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.[5,19]
1.1.1.3. Khái niệm lưu trữ cơ quan
Theo Điều 2 – Luật lưu trữ năm 2011 Lưu trữ cơ quan: “Là tổ chức thực
hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức”
1.1.1.4. Khái niệm thu thập tài liệu vào lưu trữ
Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội (2016), Khái niệm thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện
các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Lưu

trữ cơ quan và Phông Lưu trữ quốc gia để từ đó lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào
các lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.[5;114]
Trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam, năm 1992 có nêu: Thu thập tài liệu là quá
trình thực hiện các biện pháp bổ sung tài liệu vào lưu trữ thông qua việc xác định
giá trị tài liệu. Thu thập tài liệu được tiến hành theo hai bước: một là, thu thập tài
liệu vào lưu trữ cơ quan; hai là thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
Theo Điều 2- Luật lưu trữ 2011 nêu rõ: Thu thập tài liệu là quá trình xác
định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ
quan, Lưu trữ lịch sử

15


1.1.1.5. Khái niệm xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Theo giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội” năm 2016, Khái niệm xác định giá trị tài liệu được hiểu là: Xác
định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu tài liệu trên cơ sở các tiêu chuẩn của chúng
nhằm mục đích xác định thời hạn bảo quản tài liệu và lựa chọn chúng để bảo quản
trong các lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.[5;158]
Theo Điều 2 -Luật lưu trữ 2011 nêu rõ: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh
giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định
của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn
bảo quản và tài liệu hết giá trị.
1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu
1.1.2.1. Mục đích, ý nghĩa của công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ.
Việc thu thập đầy đủ và chính xác hồ sơ, tài liệu vào kho để bảo quản giúp
cho việc quản lý tài liệu lưu trữ được chặt chẽ; để đưa vào kho những tài liệu có giá
trị lịch sử, thực tiễn để bảo quản nhằm thực hiện tốt nguyên tắc tập trung thống
nhất, nhằm phục vụ tốt nhất các nhu cầu của độc giả.
Việc thu thập tài liệu có vai trò quan trọng nhằm bổ sung vào kho những tài

liệu có giá trị lịch sử, thực tiễn để bảo quản nhằm phục vụ cho các nhu cầu nghiên
cứu, sử dụng của độc giả.
Trong thực tế, tài liệu được sản sinh ra ngày càng nhiều theo chức năng,
nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, nếu không thực hiện tốt công tác thu
thập tài liệu sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu bị phân tán, xé lẻ. Nhiều tài liệu quý giá bị
mất hoặc xuống cấp, không được tập trung quản lý, bảo quản theo quy định của Nhà
nước. Chính vì thế, thu thập bổ sung tài liệu là một nhiệm vụ thường xuyên và tất
yếu của các Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử. Việc thu thập tài liệu lưu trữ vào
kho tốt sẽ làm hoàn chỉnh và phong phú thêm thành phần phông lưu trữ cơ quan nói
riêng và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam nói chung.
1.1.2.2. Mục đích, ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Xác định giá trị tài liệu là định ra được thời hạn bảo quản của tài liệu trong
các phòng, kho lưu trữ và góp phần tối ưu hóa thành phần trong các phông lưu trữ

16


cơ quan, phông lưu trữ quốc gia. Xác định giá trị tài liệu tác động trực tiếp đến số
phận của tài liệu. Do đó, việc xác định giá trị tài liệu cần đảm bảo yêu cầu về tính
chính xác và thận trọng, tránh những sai sót đáng tiếc làm ảnh hướng đến giá trị vốn
có của một tài liệu lưu trữ. Đồng thời cũng cần có cơ sở khoa học và thực tiễn để
không lưu trữ những tài liệu không có giá trị trong kho, gây những lãng phí không
cần thiết về nhân lực và kinh tế.
Từ những căn cứ và những tiêu chuẩn khoa học được áp dụng để XĐGTTL
thì sẽ lựa chọn được những TL có giá trị khoa học, giá trị chính trị và giá trị thực tế
của TL để quy định thời hạn bảo quản cho TL để lưu giữ trong hệ thống các Lưu trữ
của Nhà nước từ Trung ương đến địa phương.
Trên cơ sở lựa chọn được những TL có giá trị để bảo quản trong hệ thống các
kho Lưu trữ từ Trung ương đến địa phương, có cơ sở để loại ra những tài liệu hết
hoặc không có giá trị ra khỏi thành phần phông Lưu trữ Quốc gia. Cần xác định rõ

mục đích của công tác XĐGTTL là để lựa chọn những TL có giá trị để bảo quản
trong các Lưu trữ là khâu vô cùng quan trọng trong công tác này.
Việc thực hiện tốt công tác xác định giá trị tài liệu sẽ góp phần lựa chọn được
những tài liệu có giá trị đích thực để bảo quản tại lưu trữ cơ quan và là nguồn bổ
sung có chất lượng vào phông lưu trữ quốc gia, đồng thời cũng lược bớt được
những tài liệu không có giá trị để loại bỏ khỏi lưu trữ cơ quan, không đưa những tài
liệu ít giá trị hoặc không có giá trị lịch sử vào bảo quản tại phông lưu trữ quốc gia.
Điều đó góp phần vào việc tối ưu hóa thành phần phông lưu trữ quốc gia, nâng cao
chất lượng của tài liệu trong phông. Tài liệu phông lưu trữ quốc gia có chất lượng
cao sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu và
tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu.
Đối với công tác phân loại TL, việc XĐGTTL sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn
thiện các nhóm TL cho đến từng hồ sơ. Do đó nó đã góp phần tích cực giúp cho
công tác bảo quản TL được đầy đủ và đúng đối tượng nhất, từ đó tạo điều kiện
thuận lợi cho khai thác, sử dụng TL được nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Công tác xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ cơ quan làm tốt góp phần nâng
cao chất lượng thành phần tài liệu trong phông lưu trữ cơ quan nói riêng và phông

17


lưu trữ quốc gia nói chung. Đây là giai đoạn quan trọng bổ sung những tài liệu có
giá trị vào lưu trữ lịch sử.
1.1.3. Nội dung công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu
1.1.3.1. Nội dung công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ
Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ là một trong những công việc vô cùng
quan trọng đối với các cơ quan đặc biệt là việc xác định nguồn và thành phần tài
liệu phải chính xác, cụ thể để thu thập được những tài liệu có giá trị vào bảo quản
trong kho từ đó phát huy tối đa được giá trị của tài liệu phục vụ cho hoạt động của
cơ quan, tổ chức.

-

Thứ nhất: Xác định nguồn tài liệu thu thập vào lưu trữ cơ quan

Đối với Lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập bổ sung tài liệu chủ yếu là các
loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ và quyền
hạn của cơ quan đó (các đơn vị, bộ phận không đủ điều kiện thành lập phông lưu trữ
độc lập). Đây là nguồn tài liệu quan trọng nhất và thường xuyên nhất của kho lưu
trữ cơ quan. Những đơn vị, tổ chức thực hiện các chức năng chủ yếu của cơ quan là
nguồn tài liệu bổ sung chính vào Lưu trữ cơ quan.
Ngoài ra, tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị và cá nhân trong cơ quan cũng
thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Thực tế ở nhiều cơ quan, đơn vị chưa
quan tâm đúng mức đến việc thu thập bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, cho nên
nhiều tài liệu có giá trị tồn đọng ở các đơn vị công chức nhất là những tài liệu chính
quyền cũ. Để giải quyết vấn đề này, Lưu trữ cơ quan phải tiến hành thu thập bổ
sung tài liệu cũ, không để mất mát thất lạc nhiều, không để tài liệu của Nhà nước lọt
vào tay tư nhân.

-

Thứ hai: Xác định Thành phần tài liệu thu thập bổ sung vào

Lưu trữ cơ quan
Toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên, hình thành trong
quá trình hoạt động của các đơn vị, bộ phận thuộc cơ quan nhưng đã giải quyết
xong công việc và được lập thành hồ sơ; tài liệu là bản gốc, bản chính, hoặc bản sao
hợp pháp; tài liệu được thể hiện trên mọi vật liệu như tài liệu giấy, tài liệu phim,
ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử và các tài liệu khác. [5;117]

18


-

Thứ ba: Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan trong công tác thu

thập bổ sung tài liệu.
Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan trong công tác thu thập tài liệu được quy
định tài Điều 10 – Luật lưu trữ ban hành năm 2011:
- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu;
- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc danh mục tài
liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của
người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Lưu trữ cơ quan là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử chỉ bảo quản tài liệu
có giá trị thực tiễn trong một thời gian nhất định, sau đó giao nộp những tài liệu có
giá trị lịch sử vào Lưu trữ lịch sử.
- Tài liệu được thu thập bổ sung vào Lưu trữ lịch sử phải được lập hồ sơ
chính xác, thống kê thành mục lục hồ sơ và có biên bản bàn giao hồ sơ giữa Lưu trữ
cơ quan và Lưu trữ lịch sử.
- Thứ tư: Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:
Điều 11 Luật lưu trữ năm 2011 quy định về thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan:
-

Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc;

-

Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài
liệu xây dựng cơ bản.

-

Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã hết hạn nộp lưu để
phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải
lập danh mục hồ sơ tài liệu giữ lại gửi cho cơ quan.
-Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ
ngày đến hạn nộp lưu.
1.1.3.2. Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Nhiệm vụ của việc xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ cơ quan là cán bộ lưu

19


trữ cần kiểm tra lại toàn bộ những hồ sơ từ văn thư cơ quan và các phòng ban chức
năng khi nộp vào lưu trữ cơ quan. Toàn bộ những hồ sơ tài liệu đó không phải đều
có giá trị như nhau và đều phải nộp lưu vào lưu trữ. Sau khi kiểm tra toàn bộ hồ sơ
tài liệu thu được, cần xem xét, đánh giá giá trị từng hồ sơ một lần nữa để lựa chọn
những hồ sơ có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử.
Nếu như việc định thời hạn bảo quản tài liệu tại văn thư cơ quan được đánh
giá ở cấp độ từng tài liệu cụ thể thì tại lưu trữ cơ quan việc định thời hạn bảo quản
lại áp dụng cho từng hồ sơ tài liệu. Vì vậy, Công tác xác định giá trị tài liệu ở giai
đoạn này có thể được tiến hành độc lập hoặc kết hợp các nghiệp vụ khác như: thống
kê, phân loại và đặc biệt là trong chỉnh lý tài liệu. Tài liệu bảo quản ở Lưu trữ cơ
quan chủ yếu có giá trị thực tiễn, phục vụ việc tra tìm thường xuyên của cán bộ viên
chức trong cơ quan. Những tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng lặp thông tin sẽ được

loại ra và làm các thủ tục để tiêu hủy.
Tài liệu tại lưu trữ cơ quan chủ yếu được giữ lại để phục vụ việc tra tìm
thường xuyên của cán bộ trong cơ quan hoặc trong ngành. Theo quy định của nhà
nước, tại các lưu trữ của các cơ quan trung ương, tài liệu hành chính được lưu trữ
mười năm còn tại lưu trữ của các cơ quan địa phương là năm năm. Như vậy, công
tác xác định giá trị tài liệu tại các lưu trữ cơ quan cần được thực hiện trong quá trình
chỉnh lý khoa học tài liệu.
Xác định giá trị tại lưu trữ cơ quan sẽ loại bớt những hồ sơ, tài liệu trùng
thừa ra khỏi phông lưu trữ cơ quan đồng thời loại bớt những tài liệu đã thực sự hết
giá trị trong giai đoạn lưu trữ cơ quan, chọn lựa những hồ sơ tài liệu có giá trị đích
thực chuyển giao vào lưu trữ lịch sử.
Sau khi tiếp nhận tài liệu nộp lưu ở giai đoạn văn thư, Lưu trữ cơ quan có
nhiệm vụ kiểm tra lại giá trị các hồ sơ đã nhận. Tại đây, có thể điều chỉnh lại thời
hạn bảo quản đúng với giá trị của nó trên cơ sở toàn bộ tài liệu thuộc phạm vi quản
lý sẽ được đánh giá một cách tổng hợp.
Công tác xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn Lưu trữ cơ quan rất quan trọng
vì nó tạo điều kiện thuận lợi để bổ sung vào Lưu trữ lịch sử và tối ưu hóa thành
phần phông lưu trữ.

20


1.1.4. Nguyên tắc, tiêu chuẩn trong công tác thu thập và xác định giá trị
tài liệu
1.1.4.1. Nguyên tắc thu thập tài liệu vào lưu trữ.
- Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử: Nguyên tắc
này yêu cầu khi thu thập, bổ sung tài liệu của thời đại lịch sử nào phải để riêng theo
thời đại lịch sử ấy.
Áp dụng nguyên tắc này ở nước ta tài liệu lưu trữ được chia làm hai khối lớn
theo hai thời đại lịch sử khác nhau: Khối tài liệu trước cách mạng tháng Tám năm

1945 và khối tài liệu sau cách mạng tháng Tám năm 1945.
- Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ Phông lưu trữ: là
khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hoạt động
của một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân. Vì vậy, một trong những yếu tố quy
định chất lượng phông lưu trữ là mức độ hoàn chỉnh của tài liệu trong phông. Việc
thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ nhằm mục đích hoàn thiện phông lưu
trữ đó. Thu thập, bổ sung tài liệu theo phông tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ
chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ trong phông. Tài liệu của một phông mà bị
phân tán ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tài
liệu phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các sự kiện, các vấn đề được phản ánh trong
tài liệu của phông. Vì vậy, tài liệu của một phông nhất thiết không được phân tán ở
các kho lưu trữ khác nhau. Muốn thu thập, bổ sung tài liệu cho phông nào nhất thiết
phải nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông của nó. Thực hiện
nguyên tắc này, cán bộ lưu trữ khi phát hiện thấy tài liệu còn lẫn lộn giữa các phông
thì phải đưa về đúng phông của nó. Mặt khác, phải thường xuyên thu thập để hoàn
chỉnh các phông lưu trữ theo thời gian đồng thời sưu tầm, bổ sung hoàn chỉnh các
phông lưu trữ mà tài liệu còn phân tán do chiến tranh, thiên tai.
- Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông:
Ngoài hai nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu trên, người ta còn chú ý
nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông lưu trữ. Khối phông lưu trữ
bao gồm những phông lưu trữ độc lập hoàn chỉnh có quan hệ với nhau về nội dung
tài liệu và có những đặc điểm giống nhau. Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài liệu

21


theo khối phông sẽ có lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng.
Ba nguyên tắc trên có mối quan hệ mật thiết với nhau và nó chỉ áp dụng đối
với việc thu thập, bổ sung tài liệu hành chính, không áp dụng đối với loại hình tài
liệu khác như: tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên môn đặc thù, tài liệu nghe

nhìn, tài liệu điện tử.
1.1.4.2. Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
* Thứ nhất, nguyên tắc chính trị: Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu phải
đứng trên quan điểm của Đảng. Những quan điểm của Đảng liên quan đến việc xác
định giá trị tài liệu:
- Những tài liệu đưa vào bảo quản trong các lưu trữ phải được sử dụng để
bảo vệ quyền lợi cho nhân dân, cho dân tộc, cho quốc gia và cho Đảng.
- Tài liệu lưu trữ là di sản của nhân loại, của quốc gia, dân tộc, của Đảng. Nó
là những bằng chứng lịch sử, nguồn sử liệu tin cậy để nghiên cứu lịch sử một cách
chính xác. Việc xác định giá trị tài liệu phải đứng trên quan điểm bảo vệ di sản văn
hóa dân tộc. Vì thế, những tài liệu lưu trữ được sản sinh dưới các chế độ chính trị
khác nhau đều được lựa chọn để bảo quản nhằm phục vụ lợi ích của xã hội.
* Thứ hai, nguyên tắc lịch sử: Tài liệu lưu trữ bản thân nó đã chứa đựng
những thông tin quá khứ về cả nội dung và hình thức; bao giờ cũng in đậm dấu ấn
của thời đại đã hình thành ra nó.
Vì thế khi xem xét ý nghĩa của từng tài liệu, cần đặc biệt chú ý đến điều kiện,
thời gian…mà tài liệu được sản sinh.
Nguyên tắc lịch sử đòi hỏi khi xác định giá trị của tài liệu quá khứ, không
được lấy ý kiến chủ quan thời gian hiện tại để xem xét tài liệu. Mặt khác, nguyên
tắc này đòi hỏi khi xem xét ý nghĩa của từng tài liệu cần phải có những kiến thức
lịch sử nhất định mới có thể xác định đúng ý nghĩa của tài liệu.

22


* Thứ ba, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: Nội dung và hình thức của tài
liệu lưu trữ không chỉ có ý nghĩa về một lĩnh vực nhất định, trái lại ý nghĩa của tài
liệu rất đa dạng và phong phú.
Ý nghĩa của tài liệu phụ thuộc vào nội dung thông tin tài liệu; đồng thời còn
phụ thuộc vào mục đích sử dụng của người nghiên cứu. Vì vậy, khi xem xét giá trị

của tài liệu cần phải có quan điểm toàn diện và tổng hợp.
Trong thực tế, mỗi một tài liệu cụ thể thường có mối liên hệ hữu cơ với tài
liệu khác, và nó chỉ có ý nghĩa khi có mối liên hệ với tài liệu khác, nên khi xem xét
giá trị tài liệu không được tách rời từng tài liệu riêng biệt mà phải đặt tài liệu vào
mối quan hệ với những tài liệu có liên quan.
Khi xem xét giá trị của tài liệu phải chú ý đến ý nghĩa của từng địa phương,
từng ngành khoa học khác.
Tóm lại, ba nguyên tắc nêu trên là những cơ sở phương pháp luận quan trọng
cần quán triệt khi tiến hành xác định giá trị tài liệu. Ba nguyên tắc này có quan hệ
chặt chẽ với nhau, tạo thành một chỉnh thể thống nhất về xác định giá trị tài liệu.
1.1.4.3. Tiểu chuẩn trong xác định giá trị tài liệu
Thứ nhất, tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu: Đây là tiêu chuẩn quan
trọng nhất và được áp dụng phổ biến trong công tác xác định giá trị tài liệu. Nội
dung tài liệu là những thông tin chứa đựng trong tài liệu. Có thể nói nội dung là linh
hồn của văn kiện, giá trị các mặt của tài liệu chủ yếu do nội dung quyết định.
Thứ hai, tiêu chuẩn tác giả tài liệu: Tác giả ở đây là cơ quan hoặc cá nhân
lập ra tài liệu. Khi xác định giá trị của tài liệu phải xét đến vai trò, ý nghĩa của cơ
quan hoặc cá nhân lập ra tài liệu.
Thứ ba, tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông: Cơ quan,
đơn vị hình thành phông là những cơ quan, cá nhân trong quá trình hoạt động của

23


mình đã sản sinh ra phông tài liệu. Theo tiêu chuẩn này, những cơ quan có vị trí
quan trọng trong bộ máy nhà nước, những cá nhân kiệt xuất, tiêu biểu thì tài liệu
của những cơ quan, cá nhân đó được xem là nguồn bổ sung quan trọng nhất cho
Phông lưu trữ quốc gia.
Thứ tư, tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu: Là sự lặp lại nội
dung thông tin của tài liệu này trong tài liệu khác. Trong khối tài liệu hình thành từ

các cơ quan, tổ chức có nhiều loại tài liệu có sự trùng lặp lại thông tin một phần
hoặc toàn bộ. Vì vậy, việc vận dụng tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu là
cần thiết để loại bỏ những tài liệu có thông tin không chính xác, những tài liệu có
thông tin pháp lý bị bao hàm, những tài liệu trùng thừa.
Thứ năm, tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu: Thời gian
được ghi chép trên tài liệu là một căn cứ để xem xét giá trị của tài liệu. Việc vận
dụng tiêu chuẩn này trong xác định giá trị tài liệu cần chú ý đến những thời kỳ đặc
biệt, những giai đoạn lịch sử của Đảng và của dân tộc, cơ quan, địa phương. Địa
điểm sản sinh ra tài liệu là nơi lập ra tài liệu, việc vận dụng tiêu chuẩn này cần chú
ý những tài liệu liên quan đến các địa điểm từng xảy ra những sự kiện lịch sử quan
trọng hoặc những địa điểm có quan hệ lớn đến đời sống chính trị, xã hội của đất
nước, của địa phương đó.
Thứ sáu, tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng phông lưu trữ:
Mức độ hoàn chỉnh của phông được hiểu là hồ sơ, tài liệu của phông phải đầy đủ kể
từ khi bắt đầu đến khi kết thúc hoạt động của cơ quan. Chất lượng của phông được
hiểu là hồ sơ, tài liệu trong phông phản ánh đầy đủ những mặt hoạt động của đơn vị,
cá nhân hình thành phông, đồng thời những hồ sơ, tài liệu đó phải đầy đủ các yếu tố
pháp lý.
Thứ bảy, tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu: Hiệu lực pháp lý của tài
liệu được thể hiện trên hai mặt: Thể thức văn bản và nội dung văn bản.
Thứ tám, tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bên ngoài tài
liệu: Giá trị của tài liệu trong nhiều trường hợp được thể hiện qua ngôn ngữ, kỹ thuật

24


chế tác, bút tích và qua một số đặc điểm bên ngoài, đặc biệt là đối với tài liệu cổ.
Tóm lại, các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu cần được vận dụng một cách
tổng hợp và cần dựa trên cơ sở thực tế của từng lúc, từng nơi để lựa chọn tài liệu
một cách khoa học, tránh máy móc, mà phải có quan điểm toàn diện, tổng hợp và

lịch sử.
1.2. Cơ sở pháp lý
Cho đến nay, ngành lưu trữ đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản
tương đối đầy đủ, quy định những vấn đề cơ bản liên quan đến quản lý nhà nước về
công tác lưu trữ, tuy nhiên vẫn chưa có những văn bản quy định chi tiết về Công tác
thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ mà những quy định về công tác này chỉ
nằm trong các văn bản quy định chung về Công tác Lưu trữ. Hiện nay, văn bản có
giá trị pháp lý cao nhất trong lĩnh vực lưu trữ, một văn bản quan trọng đánh dấu sự
phát triển và khẳng định tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội là Luật
lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội chính thức thông qua ngày 11 tháng 11
năm 2011 và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2012 . Luật lưu trữ ra đời có sự kế
thừa và phát triển những quy định trong nội dung của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia
năm 2001. Luật lưu trữ năm 2011 có đề cập đến Công tác thu thập tài liệu ở một số
điều như: Điều 9 chương 2 quy định về trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan; Điều 10 chương 2 quy định về trách nhiệm của lưu trữ cơ
quan; Điều 11 chương 2 quy định về thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan; Điều 12 chương 2 quy định trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan. Về công tác xác định giá trị tài liệu được quy định cụ thể tại: Điều 16
chương 2 quy định về công tác xác định giá trị tài liệu; Điều 17 chương 2 thời hạn
bảo quản tài liệu; Điều 18 chương 2 Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
Những quy định về thu thập, bổ sung và xác định giá trị tài liệu trong Luật
này mặc dù còn ít nhưng nó là những nét khái quát, những nét chung nhất trên cơ sở
đó các cơ quan Nhà nước cấp dưới có thể ban hành các văn bản để cụ thể hóa, chi
tiết hóa trong điều kiện thực tế.
Tiếp theo là Nghị định của số 01/2013/NĐ – CP của Chính phủ ngày 03
tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ; Thông tư
số 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 16 tháng 04 năm 2013 Hướng dẫn xây

25