KHÓA LUẬN: CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn

: THS. ĐỖ THỊ THU HUYỀN

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN THỊ LIÊN

Mã số sinh viên

: 1305QTVC032

Khóa

: 2013-2017

Lớp

: ĐH QTVP 13C

HÀ NỘI - 2017

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành khóa luận này, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn
tận tình của các cán bộ, nhân viên Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội
Việt Nam( sau đây viết là Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam) trong việc thực
hiện các nghiệp vụ cũng như thu thập tài liệu để viết khóa luận, đặc biệt là chị
Nguyễn Thị Loan, Trưởng phòng Lưu trữ Viện, là người trực tiếp giám sát và
phân công công việc cho tôi trong thời gian thực tập. Đồng thời, tôi cũng cám
ơn sâu sắc các thầy cô khoa Quản trị Văn phòng đã tận tậm giảng dạy những
kiến thức đồng thời tạo cơ hội để tôi thực hành những kiến thức đã học vào
thực tế và giúp tôi học hỏi được những kinh nghiệm quý giá. Tôi cũng gửi lời
cám ơn chân thành đến ThS Đỗ Thị Thu Huyền, người đã trực tiếp hướng dẫn
và góp ý cho tôi hoàn thiện khóa luận này.
Trong quá trình thực tập và thực hiện khóa luận, tôi còn gặp nhiều thiếu
sót trong kỹ năng thực hiện công việc cũng như trong quá trình tổng hợp
những thông tin thu thập được. Kính mong nhận được các góp ý của Quý
thầy, cô cũng như các cán bộ tại Viện để bài khóa luận được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫn
của ThS. Đỗ Thị Thu Huyền. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài
này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây.
Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh
giá được thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham
khảo.
Ngoài ra, trong khóa luận còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng
như số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú

thích nguồn gốc. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào, tôi xin hoàn toàn
chịu trách nhiệm về nội dung của mình.
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Liên


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh
vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều
gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và
tổ chức sử dụng văn bản. Do đó, vai trò của công tác soạn thảo và ban hành
văn bản là rất quan trọng, nếu quan tâm làm tốt công tác này sẽ góp phần
bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt.
Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc
đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Trên thực tế
công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong hoạt động của các cơ quan
hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể,
đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của
đời sống kinh tế - xã hội.
Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan sự nghiệp thuộc Chính phủ,
thực hiện chức năng nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội;
cung cấp những luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chiến lược,
quy hoạch, kế hoạch và chính sách phát triển nhanh, bền vững đất nước theo

định hướng xã hội chủ nghĩa; thực hiện nhiệm vụ tư vấn về chính sách phát
triển, đào tạo sau đại học về khoa học xã hội, tham gia phát triển tiềm lực
khoa học xã hội của cả nước( Quy định tại Nghị định số 109/2012/NĐ-CP
ngày 26 tháng 12 năm 2012 và Nghị định số 217/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng
12 năm 2013 sửa đổi bổ sung Nghị định 109/2012/NĐ-CP của Chính phủ).
Với chức năng nghiên cứu lý luận cơ bản về khoa học xã hội và nhân văn, với
vai trò là cơ quan nghiên cứu khoa học xã hội đầu ngành của cả nước, trong
quá trình hoạt động, Viện đã ban hành nhiều loại văn bản: văn bản hành
chính, văn bản chuyên môn. Để đảm bảo công tác soạn thảo, ban hành văn

5


bản của Viện đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ trong quản lý; thông tin phục
vụ tra cứu, nghiên cứu khoa học được kịp thời, chính xác, trong nhiều năm
qua Viện đã có nhiều cố gắng và tích cực đổi mới, thực hiện ngày một hiệu
quả hơn nhiệm vụ này.
Tuy nhiên, đến nay công tác soạn thảo, ban hành văn bản ở Viện Hàn
lâm KHXH Việt Nam vẫn còn nhiều bất cập, chưa đáp ứng được yêu cầu đòi
hỏi của Viện trong tình hình mới. Đó là việc chấp hành các quy định về soạn
thảo, ban hành văn bản chưa đầy đủ; việc mẫu hóa văn bản chưa đem lại hiệu
quả thực sự; các lỗi sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản… Chính vì
vậy, vấn đề đặt ra là cần khảo sát, đánh giá để có cái nhìn tổng quan về thực
trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở Viện; trên cơ sở đó nghiên
cứu, đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và
ban hành văn bản của Viện, đáp ứng yêu cầu của công tác nghiên cứu khoa
học xã hội, nhân văn trong giai đoạn hiện nay.
Trên cơ sở những kiến thức được trang bị cũng như những hiểu biết
thông qua khảo sát thực tế trong thời gian thực tập tại Viện Hàn lâm KHXH
Việt Nam, tôi đã lựa chọn đề tài “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại

Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam”. Hy vọng đề tài sẽ cung cấp cho bạn đọc đặc
biệt là các bạn sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng những kiến thức
mới về một trong những nhiệm vụ cơ bản của nhà quản trị văn phòng, từ đó có
thể ứng dụng vào công việc sau này.
2. Lịch sử nghiên cứu
Soạn thảo và ban hành văn bản là vấn đề được quan tâm trong nhiểu
nghiên cứu với các khía cạnh khác nhau như về kỹ thuật trình bày, hiệu lực và
hiệu quả của văn bản trong quản lý. Trong nước, phải kể đến những công
trình đã được công bố như:
- Hướng dẫn soạn thảo văn bản của tác giả Hoàng Trung Tiếu, NXB

6


Trẻ, năm 1995;
- Ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước: sách dùng cho các
nhà quản lý lãnh đạo và nghiên cứu, tác giả Nguyễn Thế Quyền, NXB Công
an nhân dân, năm 1996;
- Hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo văn bản: pháp quy, hành chính, tư
pháp, hợp đồng, tác giả Trần Hà, NXB Trẻ, năm 1996;
- Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính của tác giả Lê Văn In,
Phạm Hưng. NXB Chính trị quốc gia, năm 1996;
- Một số vấn đề về soạn thảo văn bản của tác giả Nguyễn Thế Quyền,
NXB Thống kê, năm 1997;
- Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước của tác giả
Bùi Khắc Việt, NXB Khoa học xã hội, năm 1997;
- Kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý nhà nước: Lý thuyết và mẫu thực
-

tế của tác giả Võ Trí Hảo, NXB Tư pháp, năm 1997;

Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý nhà nước, tác giả Lưu Kiếm Thanh,
NXB Thống kê, năm 1999;
- Soạn thảo và xử lý văn bản trong công tác của cán bộ lãnh đạo của
tác giả Nguyễn Văn Thâm, NXB Chính trị Quốc gia, năm 1999;
- Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản quản lý Nhà nước của tác giả
Tạ Hữu Ánh. NXB Chính trị Quốc gia, năm 1999;
- Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính Nhà nước của tác
giả Lưu Kiếm Thanh. NXB Thống kê 1999 Xuất bản lần thứ 2, có sửa chữa
và bổ sung năm 2000;
- Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính của nhóm tác giả Nguyễn
Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Xuân Lam, Bùi Văn Lự , NXB Chính
trị Quốc gia, năm 2000;

-

Văn bản quản lý Nhà nước và kỹ năng soạn thảo văn bản của nhóm tác giả
Đại học Luật Hà Nội, NXB Thống kê, năm 2002;

7


-

Chỉ dẫn sử dụng các mẫu văn bản giấy tờ do Thy Anh, Tuấn Dương sưu tầm

-

và biên soạn, NXB Lao động, năm 2004;
Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS. Vương Đình Quyền,

-

NXB Đại học Quốc gia, năm 2005;
Soạn thảo, ban hành văn bản và công tác văn thư của Triệu Văn Cường, Trần

-

Như Nghiêm, NXB Văn hóa thông tin, năm 2006;
Mẫu soạn thảo văn bản trong lĩnh vực Hành chính - dân sự của Tác giả Mai

-

An, NXB Lao động xã hội, năm 2007;
Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà

-

Nội( 2009);
Những điều cần biết về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của

-

Nguyễn Quang Thi, NXB TP Hồ Chí Minh, năm 2011;
Soạn thảo văn bản hành chính của TS. Ngô Sỹ Trung, NXB Giao thông vận

-

tải, năm 2015;
Giáo trình Văn thư, Triệu Văn Cường chủ biên, NXB Lao động, năm 2016…
Những công trình nêu trên đã đề cập một cách có hệ thống và đầy đủ

những vấn đề chủ yếu liên quan đến việc soạn thảo, ban hành và quản lý văn
bản nhà nước như: Thẩm quyền ban hành, vai trò, chức năng của văn bản,
trách nhiệm, nhiệm vụ quản lý văn bản trong hoạt động quản lý, quy trình
soạn thảo, mẫu hóa văn bản... Đây là những công trình được sử dụng làm cơ
sở lý luận cho khóa luận.
Ngoài ra còn có một số công trình nghiên cứu ở cấp độ Luận án Tiến sĩ

-

như:
Hiệu lực và hiệu quả quản lý văn bản hành chính của Nguyễn Thế Quyền,

-

năm 2004;
Xây dựng và ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội vụ trong điều kiện cải
cách hành chính. Luận văn thạc sỹ của Nguyễn Thanh Bình, Học viện Hành

-

chính quốc gia, năm 2006;
Khảo sát, đánh giá việc thực hiện các quy định của Nhà nước, của Viện Khoa
học Xã hội Việt Nam về quản lý hành chính và quản lý hành chính trong công

8


tác văn thư và lưu trữ ở Viện Khoa học Xã hội Việt Nam. Nhiệm vụ cấp Bộ do
-

GS.TS Võ Khánh Vinh làm chủ nhiệm, năm 2007;
Hoàn thiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ở Bộ Lao
động – Thương binh và xã hội đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay.

-

Luận văn thạc sỹ của Nguyễn Thị Hường, Học viện Hành chính, năm 2010;
Đánh giá công tác ban hành và quản lý văn bản của Viện Khoa học xã hội
Việt Nam. Luận văn thạc sỹ Quản lý Hành chính công của Đỗ Hữu Phương,

-

Học viện Hành chính, năm 2011.
Khóa luận tốt nghiệp gồm có các đề tài như:
” Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường của Bộ

-

Nội vụ” của Phạm Ngọc Huyền, Học viện Hành chính( 2011);
“ Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp
địa phương- Bộ Công thương” Của Phạm Thị Loan, Đại học Nội vụ Hà
Nội( 2016)…
Một số bài viết liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản
trên các Tạp chí như: “ Đổi mới và nâng cao chất lượng văn thư- một yêu cầu
cấp bách trong cải cách hành chính ở nước ta”, tác giả Nguyễn Quốc Thắng,
Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 6( 6/2008); Bài viết của Tác giả Nguyễn
Trọng Biên “ Một số vấn đề về sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức ở
nước ta hiện nay”, Tạp chí Văn thư lưu trữ số 11( 11/2008)…
Ở phạm vi ngoài nước, cũng có một số nghiên cứu liên quan đến đề tài
này như Quản trị Hành chính Văn phòng của tác giả Mike Harvey( 1996)

Cuốn sách này chủ yếu trình bày vai trò của các nghiệp vụ Văn phòng trong
đó có soạn thảo và ban hành văn bản với những nguyên tắc lý thuyết và thực
hành; Cuốn sách Ngữ pháp văn bản của tác giả O.T. Moskalkaja (1996)
nghiên cứu văn bản dưới góc độ ngữ pháp, những nguyên tắc không thể thiếu
trong xây dựng văn bản, các yếu tố cấu thành ngữ pháp..
Nhìn chung, các công trình nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban
hành văn bản trình bày khá tổng quan và đa dạng, đề cập đến các nội dung
của công tác này từ tầm quan trọng đến các yếu tố thể thức và kỹ thuật trình

9


bày, quy trình, thủ tục ban hành văn bản, phân công trách nhiệm soạn thảo….
ở những phạm vi và mức độ khác nhau. Đây chính là nguồn tài liệu quan
trọng trong quá trình làm bài khóa luận này.
Đã có đề tài nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại
Viện Hàn lâm của ThS. Đỗ Hữu Phương năm 2011( lúc đó Viện có tên gọi là
Viện Khoa học Xã hội Việt Nam). Luận văn này nghiên cứu về cả nghiệp vụ
soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản. Bài khóa luận tôi thực hiện là sự tiếp
thu và kế thừa các nghiên cứu trước và tìm hiểu chuyên sâu thực trạng công
tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH từ năm 2014 đến
năm 2016 và không trùng lặp với bất kì đề tài nào trước đó.
3.1. Mục tiêu nghiên cứu
- Đề tài đi sâu tìm hiểu và làm rõ thực trạng, những mặt đã làm
được,những hạn chế và nguyên nhân từ đó đề xuất các giải pháp chủ yếu để
nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại
Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam.
3.2. Nội dung nghiên cứu
Đề tài tập trung vào 3 nội dung chính:
- Nghiên cứu cơ sở khoa học của công tác soạn thảo và ban hành văn

bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
- Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện
Hàn lâm KHXH Việt Nam.
- Xây dựng các giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng công tác soạn
thảo và ban hành văn bản của Viện.
3. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số phương pháp
nghiên cứu chung của khoa học như: Thống kê phân tích, so sánh và tổng
hợp...
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng để nghiên cứu hệ thống lý

10


luận và thực tiễn trước đó về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của các
cơ quan hành chính nhà nước nói chung, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam nói
riêng.
- Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp số liệu: thu thập các thông
tin và chọn lọc những thông tin cần thiết.
- Phương pháp phỏng vấn: Thu thập thông tin trực tiếp từ các cán bộ
trong Văn phòng về thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại cơ
quan nhằm bổ sung và làm rõ thông tin, dữ liệu đã thu thập được.
- Phương pháp điều tra bằng phiếu hỏi: Sử dụng phiếu hỏi để có cái
nhìn khách quan, trung thực hơn về đề tài nghiên cứu.
4. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu
- Về đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
- Về phạm vi và giới hạn nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu thực
trạng công tác soạn thảo văn bản tại Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam từ năm
2014-2016.

11


5. Ý nghĩa của đề tài
- Đề tài cung cấp thông tin làm cơ sở để đề xuất các giải pháp nâng cao
chất lượng, hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm
KHXH Việt Nam.
- Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho cho các
nghiên cứu sau đó cùng chuyên đề.
- Góp phần cải tiến lề lối làm việc của đội ngũ công, viên chức, nâng
cao vai trò lãnh đạo của cán bộ cơ quan.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm đã đạt được
những thành tựu đáng kể song vẫn còn tồn tại những hạn chế về thể thức văn
bản, thủ tục, trình tự ban hành,.. làm giảm hiệu quả của các quyết định quản
lý và tính hợp lý hợp pháp của văn bản. Việc nâng cao chất lựong của công
tác này sẽ góp phần không nhỏ vào hoạt động chung của cơ quan.
7. Kết cấu của đề tài
Ngoài danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chia
làm 3 Chương:
Chương 1: Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản
Chương này trình bày cơ sở lý luận chung nhất về công tác soạn thảo
và ban hành văn bản, các khái niệm, tầm quan trọng, yêu cầu và quy trình
soạn thảo văn bản nói chung để làm nền tảng cho việc khảo sát thực trạng
công tác này ở chương sau.
Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện
Hàn lâm KHXH Việt Nam.
Trên cơ sở những lý thuyết được trình bày ở chương 1, chương 2 tập trung
làm rõ thực trạng của công tác soạn thảo, ban hành văn bản của Viện trên nhiều

phương diện với những số liệu thống kê cụ thể. Đưa ra nhận xét, đánh giá về ưu

12


điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó.
Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban
hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam
Sau khi phân tích thực trạng ở chương 2, trên cơ sở đó đưa ra các giải
pháp thiết thực để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo, ban hành văn bản
của Viện.

13


Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
1.1.Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm văn bản
Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông
tin bằng ngôn ngữ. Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời
sống xã hội. Tùy theo lĩnh vực cụ thể mà văn bản có nội dung khác nhau và
được thể hiện bằng các hình thức khác nhau. Thường đó là tập hợp của các
câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về thể thức, có tính liên kết
chặt chẽ và hướng tới một mục đích nhất định.
Trong cuốn “ Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý Nhà
nước” của Tác giả Bùi Khắc Việt do Nhà xuất bản khoa học xã hội ấn hành
năm 1997 có trình bày khái niệm về văn bản như sau: ” Văn bản là sản phẩm
của lời nói, thể hiện bằng hình thức viết. Tuy nhiên văn bản không phải đơn
thuần là tổng số từ ngữ, những lời nói trên giấy mà là kết quả tổ chức có ý

thức của quá trình của quá trình, nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó”.
[50;10]
Dưới góc độ ngôn ngữ học, Lê A và Đinh Thanh Huệ đã định nghĩa văn
bản như sau: “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng chữ viết của hoạt động
giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt
tới một hoặc một số giao tiếp nào đó” [18; 139]
Trong cuốn Tiếng Việt thực hành của nhóm tác giả Nguyễn Quang
Ninh và Hồng Dân đề cập” Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn
vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại
điển hình của văn bản là ở dạng viết “.[25; 15]
Xem xét dưới góc độ hành chính học, trong sách Lý luận và phương
pháp công tác văn thư, tác giả Vương Đình Quyền nhận định” Văn bản là
khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ

14


quan tổ chức” [40;57], còn dưới góc độ văn bản học thì ” Văn bản được hiểu
là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ nhất định” [40; 56]
Như vậy, theo nghĩa chung nhất thì văn bản là một loại phương tiện
ghi tin và truyền đạt thông tin. Thông tin trong văn bản là thông tin về các sự
vật, hiện tượng, sự kiện sản sinh trong quá trình tự nhiên và xã hội.
1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước
Theo nghĩa chung nhất Văn bản quản lý Nhà nước là những văn bản dó
các cơ quan Nhà nước hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo một trình
tự, thủ tục, hình thức luật định, mang tính quyền lực và làm phát sinh các
trách nhiệm pháp lý trong quá trình thực hiện.
Trong sách” Soạn thảo và xử lý văn bản trong công tác của cán bộ lãnh
đạo” của Tác giả Nguyễn Văn Thâm đã đưa ra khái niệm” Văn bản quản lý
Nhà nước là văn bản thể hiện ý chí, mệnh lệnh của cơ quan Nhà nước đối với

cấp dưới. Đó là hình thức để cụ thể hóa pháp luật, là phương tiện để điều
chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của Nhà nước. Văn bản
quản lý Nhà nước do cơ quan Nhà nước ban hành và sửa đổi theo Luật định”
[46;26]
Tác giả Vương Đình Quyền đề cập đến khái niệm Văn bản quản lý Nhà
nước trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư như sau” Văn bản
quản lý Nhà nước là văn bản mà các cơ quan Nhà nước dùng để ghi chép,
truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động
quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định”. [40;58]
Như vậy, có nhiều cách nhìn nhận khác nhau về khái niệm này. Trong
phạm vi khóa luận, Văn bản quản lý Nhà nước được hiểu theo nghĩa chung
nhất như đã trình bày ở trên.

15


1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính
Trong cuốn Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản hành chính,
tác giả Nguyễn Minh Phương nhận định: “Văn bản hành chính là những loại
văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề nghị, phản
ánh một vấn đề, một công việc nào đó theo quy định của pháp luật”. [36;7]
Tác giả Ngô Sỹ Trung khái quát khái niệm này trong cuốn Soạn thảo
vản bản hành chính (2015) như sau: “ Văn bản hành chính là các thông tin
quản lý thành văn được hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành của
các tổ chức tham gia quản lý xã hội”. [48;6]
Như vậy có thể hiểu văn bản hành chính là văn bản mang tính thông tin
dùng để ghi chép, truyền đạt quyết định quản lý và các thông tin cần thiết
khác cho hoạt động quản lý theo đúng thẩm quyền, thể thức và thủ tục luật
định.
Nói cách khác, văn bản hành chính là phương tiện quan trọng để đảm

bảo thông tin trong quản lý và nó phản ánh kết quả của hoạt động quản lý,
đồng thời nó truyền đạt ý chí, mệnh lệnh của cấp trên đối với cấp dưới thuộc
phạm vi quản lý. Văn bản hành chính là thông tin giao dịch chính thức giữa

-

các cơ quan tổ chức với nhau hoặc giữa cơ quan tổ chức với công dân.
Văn bản hành chính gồm có 2 loại:
Văn bản hành chính cá biệt: Là phương tiện thể hiện quyết định quản lý do cơ
quan có thẩm quyền ban hành nhằm quyết định các vấn đề cụ thể của cơ quan.
Các văn bản hành chính cá biệt thường gặp là: Quyết định bổ nhiệm, quyết

-

định nâng bậc lương…
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội dung chứa đựng
các thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan Nhà
nước như văn bản hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, báo cáo tình hình, trao đổi
công việc, theo dõi tình hình thực hiện công việc.
Văn bản hành chính thông thường gồm 2 loại chính:
+ Văn bản có tên loại: Quyết định, quy chế, thông báo, quy định, nội

16


quy, hướng dẫn, đề án, báo cáo, chương trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình,
hợp đồng, các loại giấy( giấy giới thiêu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy
ủy quyền)…, các loại phiếu( phiếu khảo sát, phiếu gửi, phiếu trình)
+ Văn bản không có tên loại: Công văn
1.2.Các chức năng của Văn bản

1.2.1. Chức năng pháp lý
Văn bản là phương tiện ghi chép và truyền đạt các văn bản quy phạm
pháp luật và để điều tiết các mối quan hệ xã hội bằng hệ thống luật pháp đã
được văn bản hóa, tạo điều kiện phổ biến rộng rãi, đầy đủ, chính xác việc thực
thi pháp luật một cách đúng đắn, nghiêm minh và thống nhất.
Các thông tin về pháp luật, các quy định của Nhà nước, mối quan hệ và
trách nhiệm pháp lý của các cơ quan đều được thể hiện bằng văn bản. Do vậy
văn bản là công cụ được sử dụng để điều chỉnh các quan hệ xã hội, đồng thời
cũng là tiếng nói chính thức của cơ quan đó, được thể hiện bằng dấu của cơ
quan và chữ ký của người có thẩm quyền. Đó là những bằng chứng đảm bảo
cho văn bản ban hành có giá trị pháp lý, tức là có hiệu lực thi hành và trong
một số trường hợp có thể dùng làm căn cứ để giải quyết mâu thuẫn, truy cứu
trách nhiệm.
1.2.2. Chức năng thông tin
Chức năng thông tin là chức năng bao quát nhất của văn bản, vì trong
quá trình quản lý, điều hành và các hoạt động khác của cơ quan, tổ chức thì

-

văn bản là phương tiện truyền tải thông tin quan trọng nhất và phổ biến nhất.
Các thông tin văn bản cung cấp có thể là:
Thông tin về đường lối của Đảng, các chính sách, pháp luật của Nhà nước liên

-

quan đến mục tiêu, chức năng nhiệm vụ của cơ quan
Các thông tin quản lý trong nội bộ tổ chức
Các quyết định quản lý giữa các cơ quan với nhau, hoặc giữa các bộ phận

-

trong cơ quan
Thông tin về các mặt hoạt động của cơ quan.
Thông tin bằng văn bản là thông tin có độ chính xác, tin cậy cao nhất.

17


1.2.3. Chức năng quản lý
Văn bản là phương tiện hữu hiệu trong việc truyền đạt các quyết định
quản lý cho cấp dưới một cách thuận lợi và chính xác.
Trong công tác quản lý, văn bản được sử dụng vào nhiều mục đích
quan trọng như: Truyền đạt các quyết định quản lý, hướng dẫn, đôn đốc thực
hiện công việc; báo cáo tình hình lên cấp trên, liên hệ, trao đổi công việc với
các cơ quan khác. Trong đó khâu quan trọng nhất là truyền đạt các quyết định
quản lý như triển khai các nội dung của chủ trương, chính sách, kế hoạch…
Các thông tin trong văn bản sẽ làm cơ sở để tổ chức quản lý các hoạt động
của cơ quan, tiến hành kiểm tra đôn đốc cũng như đánh giá hiệu quả công
việc đồng thời là cơ sở pháp lý để đề ra các quy định đảm bảo tính hiệu quả
và tính luật.
1.3.Những yêu cầu đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản
1.3.1. Yêu cầu về thẩm quyền
Mỗi cơ quan tổ chức tham gia quản lý xã hội, trong quá trình tồn tại và
phát triển đều phải thực hiện hoạt động hành chính trong nội bộ và với cơ
quan tổ chức khác, và các thông tin đó phải được văn bản hóa.
Văn bản ban hành phải đảm bảo đúng thẩm quyền về nội dung và thẩm
quyền về hình thức.
Thẩm quyền về nội dung: Văn bản phải đảm bảo phù hợp với chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành theo đúng với văn bản quy
định; không có sự chồng chéo, mâu thuẫn chức năng, nhiệm vụ giữa các cơ

quan, bộ phận, cá nhân.
Thẩm quyền về hình thức: Văn bản được ban hành đúng thể loại văn
bản được quy định với từng loại cơ quan, cá nhân.
1.3.2. Yêu cầu về nội dung
Nội dung văn bản là thành phần quan trọng nhất của văn bản. Mỗi loại
hình văn bản có nội dung khác nhau song đều phải đảm bảo các yêu cầu cũng

18


như mục đích ban hành, phải đảm bảo phù hợp với chủ trương, quan điểm của
Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, nhất là đối với văn bản Quy phạm
pháp luật( QPPL) ban hành phải đúng thẩm quyền, đảm bảo tính hợp hiến,
hợp pháp, tính thống nhất của hệ thống văn bản QPPL, đảm bảo tính thực
tiễn, tính lịch sử... của văn bản.
- Nội dung văn bản ban hành phải có tính mục đích. Mục đích của nội
dung văn bản thể hiện ở tính thiết thực, đáp ứng nhu cầu thực tiễn đặt ra, phù
hợp với pháp luật hiện hành, không trái với văn bản của cấp trên, có tính khả
thi và góp phần hoàn thiện, nâng cao chất lượng của hệ thống văn bản pháp
luật. Đây là yêu cầu đòi hỏi tất yếu mà mọi văn bản khi soạn thảo cần thực
thi. Vì thực tiễn là cơ sở của chân lý, là tiêu chuẩn của pháp luật, văn bản ban
hành phù hợp với thực tiễn sẽ khẳng định tính đúng đắn của văn bản đó.
- Nội dung văn bản phải phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách
của Đảng, pháp luật của Nhà nước, phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ
chính trị của cơ quan, tổ chức, phải đảm bảo chính xác tuyệt đối về mặt pháp
lý, phải đúng thẩm quyền và đảm bảo tính thống nhất, tính chính xác, không
làm thiệt hại đến lợi ích hợp pháp của công dân.
Để đáp ứng được yêu cầu này đòi hỏi người tham gia vào công tác soạn
thảo văn bản không những phải nắm vững đường lối, chính sách của Đảng,
pháp luật của Nhà nước còn phải có tâm đức trong công việc mới có thể thể

chế hoá đầy đủ, chính xác và khách quan vào văn bản trong điều kiện nền
kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở nước ta hiện nay.
- Nội dung văn bản ban hành phải đảm bảo tính khoa học: tính khoa
học của văn bản thể hiện ở chỗ: văn bản có đầy đủ thông tin pháp lý và thông
tin từ thực tiễn, các thông tin này phải được xử lý và đảm bảo tính chính xác,
logic về nội dung, nhất quán về chủ đề tránh tình trạng trùng lặp, chồng chéo
trong các quy định về pháp luật. Tính khoa học của văn bản còn thể hiện ở

19


việc sử dụng ngôn ngữ đại chúng để mọi tầng lớp nhân dân đều hiểu được.
Tính khoa học còn thể hiện thông qua việc lựa chọn hình thức văn bản phải
phù hợp với từng công việc cụ thể để người soạn thảo trình bày nội dung văn
bản cần truyền đạt thuận lợi nhất, tuân thủ pháp luật và các quy định hiện
Hành đơn giản, đảm bảo thẩm mỹ mà không vi phạm nguyên tắc.
- Nội dung văn bản phải đảm bảo tính phổ thông đại chúng: văn bản
khi soạn thảo và ban hành phải đáp ứng với trình độ dân trí, dễ hiểu, dễ nhớ
song không làm ảnh hưởng đến tính nghiêm túc chặt chẽ và khoa học của văn
bản. Vì sự quản lý của cơ quan, tổ chức nhất là sự quản lý của cơ quan quản
lý nhà nước luôn gắn chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân
dân, chính nhân dân là đối tượng thực thi. Tính phổ thông đại chúng giúp cho
quần chúng nhân dễ dàng, nhanh chóng nắm bắt chính xác ý đồ của cơ quan
ban hành văn bản để từ đó có hành vi đúng đắn thực hiện.. Tính dân chủ của
văn bản chỉ thực sự có được khi: văn bản phản ánh được nguyện vọng của
nhân dân, vừa có tính thuyết phục, vừa có tính động viên nhân dân, tạo được
không khí lành mạnh trong việc tuân thủ pháp luật và xây dựng đạo đức xã
hội trong nhân dân. Các quy định cụ thể trong văn bản không trái với các quy
định trong Hiến pháp về quyền lợi, nghĩa vụ của công dân.
- Văn bản phải có tính khả thi: tính khả thi là một yêu cầu đối với mọi

loại hình văn bản, đồng thời đó cũng là hiệu quả của sự kết hợp đúng đắn và
hợp lý các yêu cầu đã nêu trên.
Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ, nhanh
chóng và hiệu quả, văn bản còn phải hội tụ các điều kiện sau:
+ Nội dung văn bản đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp
lý, nghĩa là phù hợp với trình độ năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi
hành. Đây cùng là yêu cầu về kinh tế vì nếu nội dung văn bản ban hành phù
hợp với sự phát triển của kinh tế xã hội thì sẽ thúc đẩy xã hội phát triển.
Ngược lại nếu văn bản đưa ra các quy định, mệnh lệnh vượt quá khả năng

20


kinh tế thì không có cơ sở, điều kiện vật chất để thực thi, sẽ làm tổn hại đến
uy tín của Nhà nước và tạo điều kiện phát sinh tiêu cực. Nếu văn bản chứa
đựng các quy phạm hay mệnh lệnh quá lạc hậu sẽ không kích thích sự năng
động, sáng tạo của các chủ thể và làm lãng phí thời gian và tài sản của đất
nước.
+ Nội dung văn bản phải phản ánh được các quy luật kinh tế nhằm đưa
các quy định, mệnh lệnh hướng nền kinh tế cũng như toàn bộ xã hội vận động
theo đúng các quy luật khách quan.
Với các yêu cầu trên ta thấy, khi quy định các quyền cho chủ thể phải
kèm theo các điều kiện bảo đảm để thực hiện các quyền đó; đồng thời phải
nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm
xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể.
1.3.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày
Kỹ thuật trình bày văn bản gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề văn
bản, vị trí các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ được thực
hiện theo các quy định sau:
- Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính

phủ về công tác văn thư;
-

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4
năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Về thể thức bao gồm các thành phần bắt buộc sau:
+ Quốc hiệu
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

21


+ Số, ký hiệu văn bản
+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
+ Nội dung văn bản
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
+ Dấu của cơ quan tổ chức
+ Nơi nhận
Bên cạnh các thành phần thể thức bắt buộc trên, có thể có các thành
phần khác tùy thuộc mục đích và nội dung của văn bản như:
+ Dấu chỉ mức độ khẩn
+ Dấu chỉ mức độ mật
+ Dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, đối tượng phổ biến
+ Địa chỉ cơ quan; Địa chỉ thư điện tử, số điện thoại, số Fax, địa chi
trang thông tin điện tử
+ Ký hiệu người đánh máy và số lượng văn bản phát hành

+ Chỉ dẫn phụ lục kèm theo
+ Đánh số trang
Các yếu tố này sẽ được làm rõ trong phần thực trạng công tác soạn thảo
và ban hành văn bản ở chương II.
1.3.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Trong sách Lý luận và phương pháp công tác văn thư, GS Vương Đình
Quyền đề cập “ Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các công việc cần
thực hiện trong quá trình soạn thảo văn bản. Quy trình soạn thảo văn bản
cho phép định hướng từ đầu một cách hợp lý nhất đối với từng cơ quan, từng
đơn vị, từng loại văn bản được soạn thảo”.
Tác giả Nguyễn Văn Thông đưa ra quy trình này trong cuốn Soạn thảo
và xử lý văn bản quản lý nhà nước gồm 05 bước sau:
+ Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa từ đó xác
định tên loại văn bản
+ Xây dựng bản thảo
+ Thông qua lãnh đạo
+Xử lý kỹ thuật về mặt hành chính

22


+ Ký và ban hành văn bản
Theo quy định của Pháp luật tại Nghị định 110/2004/NĐ - CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư có điều khoản nói về
trình tự của việc xây dựng và ban hành văn bản nói chung gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Giai đoạn này gồm các công việc sau:
-

Xác định mục đích và định hướng khi xây dựng văn bản

+ Xác định mục đích ban hành văn bản: Liên quan đến các mục đích
như để thông tin, để trao đổi công việc, để giao dịch hoặc báo cáo tình hình

-

hay đặt ra các quy tắc xử sự đối với đối tượng cụ thể…
Xác định thẩm quyền ban hành và tính pháp lý của văn bản: Văn bản có thuộc
phạm vị chức năng quyền hạn của cơ quan không? Là văn bản có tính pháp lý
hay văn bản thông thường, quan hệ giữa cơ quan ban hành với các cơ quan

-

khác? Nội dung có đúng với các văn bản đã ban hành trước đó không?
Xác định hình thức, nội dung, mức độ khẩn mật của văn bản:
Khi xác định rõ mục đích soạn thảo, người soạn thảo sẽ dễ dàng xác
định được hình thức văn bản, từ đó xác định bố cục nội dung của văn bản và
xem xét tính chất của vấn đề soạn thảo để đề xuất với lãnh đạo quyết định

-

mức độ khẩn mật của văn bản.
Thu thập và xử lý thông tin: Để văn bản ban hành được chính xác, thuyết
phục, người soạn thảo phải thu thập các thông tin liên quan đến vấn đề được
nói đến trong văn bản. Nguồn của thông tin thu thập thường là:
+ Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên
+ Văn bản nội bộ cơ quan
+ Văn bản của cơ quan tổ chức liên quan bên ngoài cơ quan
Sau khi thu thập, thông tin này phải được xử lý, sắp xếp để phục vụ tốt
nhất cho mục đích ban hành văn bản, tránh trùng thừa, chồng chéo hoặc có

-

nội dung không sát với vấn đề được đề cập trong văn bản.
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Lập đề cương: Đề cương là bản trình bày những điểm chính, cốt lõi dự kiến
thể hiện trong nội dung văn bản. Xây dựng đề cương giúp người soạn thảo

23


-

chủ động hơn, bố cục văn bản chặt chẽ hơn, tránh bỏ sót các ý quan trọng,
Viết bản thảo: Người soạn thảo dùng lời văn, câu chữ cụ thể hóa các điểm
chính đã được xác định trong đề cương. Bám sát để cương để chia bố cục hợp
lý, linh hoạt trong sử dụng câu từ, liên kết các đoạn, câu để văn bản thành một

-

thể thống nhất.
Kiểm tra văn bản. Sau khi viết bản thảo, kiểm tra bản thảo về nội dung đã phù
hợp với mục đích ban hành, thẩm quyền, vấn đề trọng tâm được trình bày nổi
bật. Về hình thức, kiểm tra các thành phần thể thức đã trình này đúng với quy

-

định chưa? Ngôn ngữ sử dụng hợp lý, xúc tích chưa?
Lấy ý kiến cho dự thảo: Người soạn thảo gửi bản thảo đến các đơn vị bộ phận
liên quan để lấy ý kiến góp ý. Sau đó, người soạn thảo tổng hợp, nghiên cứu,
tiếp thu ý kiến và hoàn thiện dự thảo văn bản.

Bước 3: Duyệt và trình ký văn bản
Sau khi hoàn thiện dự thảo, người soạn thảo có trách nhiệm trình người
phân công soạn thảo để duyệt dự thảo. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì
soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản
trước lãnh đạo cơ quan và trước pháp luật.
Bộ phận Hành chính( Văn phòng) có trách nhiệm kiểm tra mọi thông tin,
kỹ thuật trỉnh bày, thể thức và và có nhiệm vụ hoàn thiện thủ tục ban hành văn
bản.
Sau khi bộ phận Hành chính duyệt, dự thảo văn bản được chuyển lên
người có thẩm quyền ký. Người ký văn bản sẽ duyệt lần cuối trước khi ký.
Bước 4 : Ban hành văn bản
Sau khi văn bản được ký ban hành, người chịu trách nhiệm soạn thảo
chuyển văn bản cho văn thư để hoàn thiện thủ tục ban hành gồm có các công
việc:
+ Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản
+ Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản
+ Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản
+ Nhân bản văn bản đủ số lượng ban hành
+ Đóng dấu cơ quan
+ Phát hành văn bản

24


+ Lưu văn bản
+ Theo dõi văn bản phát hành.
Như vậy căn cứ theo các văn bản quy phạm pháp luật, quy trình soạn
thảo và ban hành văn bản nói chung được thực hiện như đã trình bày ở trên.
Tùy tính chất công việc và đặc điểm của từng cơ quan mà quy trình đó có thể
thay đổi hoặc thêm/ bớt một vài bước trong đó.

1.3.5. Yêu cầu về ngôn ngữ.
Đặc trưng của ngôn ngữ trong văn bản thể hiện ở các yêu cầu sau:
-

Tính chính xác, rõ ràng: Cách diễn đạt trong câu phải chính xác, dễ hiểu.
Cách dùng từ phải nhất quán và đơn nghĩa, câu phải mạch lạc, ngắn gọn và có

-

sự liên kết
Tính phổ thông đại chúng: Tránh dùng các từ ngữ trừu tượng, trong trường
hợp có sử dụng phải có sự giải nghĩa rõ ràng, không sử dụng tiếng lóng, tiếng

-

địa phương.
Tính khách quan: Văn bản phải thể hiện được được ý chí khách quan, hạn chế sử

-

dụng đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất, không có yếu tố cảm xúc cá nhân.
Tính khuôn mẫu: Văn bản phải trình bày đúng quy định của nhà nước về thể
thức, kỹ thuật trình bày. Tính khuôn mẫu cho phép văn bản sử dụng các cấu

-

trúc, thuật ngữ nhiều lần.
Tính trang trọng lịch sự: Sử dụng cách diễn đạt mang tính nghi thức, thể hiện
sự tôn trọng; từ ngữ đơn nghĩa, thống nhất; sử dụng các mẫu câu mang tính
lịch sự sẵn có.

Tiểu kết
Chương 1 đề cập đến cơ sở khoa học của công tác soạn thảo và ban
hành văn bản, khái quát các khái niệm, chức năng của văn bản, các yêu cầu
của công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Từ đó nhận thức tầm quan trọng
của công tác này, tính thiết yếu phải nâng cao hiệu quả của soạn thảo và ban
hành văn bản đồng thời làm cơ sở để phân tích và đưa ra những nhận xét về
thực trạng thực hiện công tác này tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.

25