KHÓA LUẬN: THỰC TRẠNG BIÊN MỤC TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TỈNH HÀ TĨNH

LỜI CẢM ƠN
Khóa luận tốt nghiệp là một trong những nội dung , kế hoạch quan
trọng trong công tác Giáo dục và Đào tạo của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
đối với các chuyên ngành nói chung và ngành Thông tin – thư viện nói riêng.
Để có được kết quả khóa luận như hôm nay , trước hết em xin chân thành cảm
ơn rường Đại học Nội Vụ nói chung, các thầy cô giáo trong khoa văn hóa
thông tin và Xã Hội nói riêng đã tạo điều kiện cho chúng em đi sâu tìm hiểu,
thực tế khảo nghiệm lý thuyết đã được đòa tạo tại trường và tiếp thu kinh
nghiệm, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ. Đây cũng là dịp để các học viên có
dịp vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn và nâng cáo trình độ
chuyên môn nghiệp vụ .. Ngày nay, công tác thông tin thư viện có vị trí quan
trọng trong mọi lĩnh vực của Xã hội, nó góp phần đáng kể cho sự phát triển
kinh tế đất nước, không ai trong chúng ta có thể phủ nhận được vai trò quan
trọng đó, sống trong một xã hội đang phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải biết
vươn lên, nỗ lực phấn đấu hết mình, đem năng lực kiến thức phục cho xã hội
đất nước.
Trong quá trình học tập nghiên cứu và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp
ngành Khoa học thư viện em đã nhận được giúp đỡ tận tình của rất nhiều
người.
Lời đầu tiên em xin phép được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo,
Th.s Phạm Kim Thanh, người đã tận tình hướng dẫn cho em trong suốt quá
trình để hoàn thành khóa luận.
Em xin trân trọng cảm ơn các thầy cô giáo khoa Văn hóa thông tin và
Xã hội, các giảng viên của trường đã hướng dẫn chúng em nhiệt tình chu đáo,
cung cấp những thông tin mới cập nhật cả lý thuyết lẫn thực hành, giờ đây em
đã có cái nhìn tổng quan về công tác Thông tin – Thư viện đồng thời chủ động
vững vàng hơn trong công việc.
Lãnh đạo Ban giám đốc Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh cùng toàn thể cán bộ


trong cơ quan đã giúp đỡ em thu thập thông tin, cung cấp các tài liệu liên

quan cho khóa luận này, chỉ dẫn những kinh nghiệm quý báu trong suốt quá
trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp.
Trong quá trình làm khóa luận tốt nghiệp, ngoài những thuận lợi, em
cũng gặp những khó khăn nhất định về : điều kiện, khả năng và thời gian
nghiên cứu nên khóa luận không tránh khỏi còn nhiều hạn chế.
Để bản báo cáo này được hoàn thiện hơn em rất mong nhận được sự chỉ
bảo, đóng góp ý kiến của quý thầy, cô giáo để khóa luận được hoàn chỉnh hơn
! Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày … tháng … năm 2017
Sinh viên thực hiện :

Nguyễn Thị Phương Thảo


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................1
MỤC LỤC........................................................................................................3
PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài....................................................................................1
2.Tổng quan tình hình nghiên cứu.............................................................2
3.Mục đích nghiên cứu..............................................................................4
4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..........................................................4
5.Nhiệm vụ nghiên cứu.............................................................................4
6.Phương pháp nghiên cứu........................................................................5
7.Đóng góp của đề tài................................................................................5
8.Cấu trúc bài báo cáo...............................................................................5
NỘI DUNG.......................................................................................................5
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TỈNH HÀ TĨNH VÀ LÝ
THUYẾT VỀ XỬ LÝ TÀI LIỆU...................................................................6

1.Khái quát về Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh......................................................6
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển.........................................................6
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức của thư viện Tỉnh Hà Tĩnh....7
1.2.1. Chức năng Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh..................................................7
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh...............................10
1.2.3. Cơ cấu, tổ chức Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh........................................12
1.3. Nguồn lực thông tin, cơ sở vật chất và Trang thiết bị của thư viện..14
1.3.1. Sách:.............................................................................................14
1.3.2. báo và tạp chí:................................................................................14
1.3.3. Luận văn luận án:..........................................................................15
1.4. Đối tượng người dùng tin của thư viện............................................15
1.4.1. Đối tượng, thành phần người dùng tin..........................................15
1.4.2. Đặc điểm người dùng tin...............................................................15
1.Lý thuyết về xử lý tài liệu.....................................................................16
2.1. Biên mục mô tả.................................................................................17
2.1.1.Khái niệm, mục đích......................................................................17
2.1.2.Bộ công cụ quy tắc mô tả...............................................................18
2.2.Phân loại tài liệu................................................................................22
2.2.1.Khái niệm, mục đích của phân loại tài liệu:...................................22
2.2.2. Bảng phân loại 19 lớp....................................................................23
2.3.Định từ khóa tài liệu..........................................................................25


2.3.1.Khái niệm, mục đích của định từ khóa tài liệu...............................25
2.3.2.Bộ từ khóa:.....................................................................................26
2.4.Tóm tắt tài liệu..................................................................................28
2.4.1.Khái niệm, mục địch của tóm tắt tài liệu........................................28
2.4.2.Quy trình tóm tắt tài liệu................................................................28
2.5. Khổ mẫu...........................................................................................30
2.5.1.Khái niệm, mục đích của khổ mẫu.................................................30

2.5.2.Nội dung khổ mẫu mô tả MARC21...............................................31
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG BIÊN MỤC TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN
TỈNH HÀ TĨNH.............................................................................................36
1.Biên mục mô tả tài liệu.........................................................................36
1.1.Quy tắc mô tả....................................................................................37
1.2.Quy trình mô tả tài liệu......................................................................37
1.3.Đánh giá chất lượng mô tả tài liệu....................................................39
2.Phân loại tài liệu...................................................................................39
1.4.Công cụ phân loại..............................................................................40
1.5.Quy trình phân loại tài liệu................................................................42
1.6.Đánh giá chất lượng phân loại tài liệu...............................................44
2.Định từ khóa tài liệu.............................................................................44
2.1.Công cụ định từ khóa........................................................................45
2.2.Quy trình định từ khóa......................................................................45
2.3.Đánh giá chất lượng định từ khóa tài liệu.........................................47
3.Tóm tắt nội dung tài liệu......................................................................47
3.1.Quy trình làm tóm tắt tài liệu............................................................48
3.2.Đánh giá hiệu quả tóm tắt tài liệu......................................................50
4.Khổ mẫu MARC21..............................................................................50
5.Đánh giá chất lượng công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh.
.................................................................................................................51
5.1.Ưu điểm.............................................................................................51
5.2.Nhược điểm.......................................................................................52
5.3.Nguyên nhân......................................................................................53
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC XỬ
LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TỈNH HÀ TĨNH.................54
1.Giải pháp nhân lực................................................................................54
1.1. Đào tạo cán bộ xử lý:........................................................................54
1.2.Thiết lập đội ngũ cộng tác viên.........................................................56
2.Hoàn thiện quy trình xử lý tài liệu:......................................................56

2.1. Phân loại tài liệu:..............................................................................56
2.2. Định từ khóa.....................................................................................57


2.3. Tóm tắt tài liệu..................................................................................58
3.Một số giải pháp khác..........................................................................58
KẾT LUẬN....................................................................................................59
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................61
PHỤ LỤC.......................................................................................................62


PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay nhu cầu thông tin đối với
mỗi người càng trở nên cần thiết và cấp bách. Để có thể đáp ứng được nhu
cầu của con người hoạt động thông tin khoa học (Dây chuyên thông tin tư
liệu) đã được ra đời. Nhiệm vụ của hoạt động thông tin tư liệu không chỉ là
cất giữ một kho tài liệu mà phải chọn lọc, đánh giá phân tích, phân phối
những thông tin chính xác, cần thiết theo yêu cầu của người dùng tin. Những
yêu cầu này thay đổi tùy theo lĩnh vực, tình trạng của tri thức và đối tượng
người dùng tin, nhưng chúng có một nét chung là các thông tin nhận được
phải thích hợp và kịp thời. Điều đó đòi hỏi công tác thông tin tư liệu phải thực
hiện một loạt các công đoạn có cấu trúc một cách hợp lý mà người ta gọi là
dây chuyền thông tin tư liệu.
Dây chuyền thông tin tư liệu - một trong những hoạt động cần thiết và
quan trọng giúp cho cán bộ thư viện và bạn đọc trong quá trình tìm kiếm và
phổ biến thông tin. Các công đoạn trong dây truyền thông tin tư liệu bao gồm:
Thu thập thông tin, xử lý thông tin, lưu trữ thông tin, tìm và phổ biến thông
tin. Các công đoạn này không chỉ giúp cho bạn đọc có thể tìm kiếm tài liệu
một cách nhanh chóng và chính xác nhất mà còn giúp cho cán bộ thư viện có

thể sắp xếp, điều chỉnh chính sách bổ sung đáp ứng được yêu cầu của người
dùng tin. Trong đó xử lý thông tin là một trong những công đoạn quan trọng
trong dây chuyền hoạt động thông tin tư liệu.
Quá trình lao động để tạo ra sản phẩm thông tin chính là quá trình xử lý
tài liệu bao gồm các khâu: xử lý kỹ thuật, xử lý hình thức, xử lý nội dung.
Đây là một trong những công việc cần thiết và quan trọng trong việc tạo ra
các sản phẩm để đưa vào sắp xếp trong các hệ thống lưu trữ và tìm kiếm
thông tin. Quá trình này giúp cho chúng ta có thể dễ dàng kiểm tra và tìm
kiếm được tài liệu khi cần thiết. Điều đó phụ thuộc rất nhiều ở công tác xử lý

1


tài liệu của thư viện có được thực hiện tốt hay không.
Để đáp ứng đầy đủ các thông tin khác nhau cho người dùng tin có chât
lượng, hiệu quả thì công tác xử lý thông tin của các cơ quan Thông tin - Thư
viện là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu. Hoạt động xử lý tài liệu có một ý nghĩa
lý luận và thực tiễn rất to lớn để xây dựng và phát triển thư viện không ngừng
lớn mạnh cả về số lượng và chất lượng.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác xử lý tài liệu trong hoạt
động của các cơ quan Thông tin - Thư viện em đã chọn đề tài “Thư viện
Tỉnh Hà Tĩnh” để làm báo cáo thực tập của mình.
2.Tổng quan tình hình nghiên cứu
Xử lý tài liệu là một khâu xử lý có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong
hoạt động của các cơ quan thông tin thư viện. Vì vậy , khi tiến hành tìm hiểu
lịch sử nghiên cứu đề tài, cho thấy đã có không ít các công trình nghiên cứu
liên quan đến công tác xử lý tài liệu như sau:
- Trước hết có thể kể đến một số công trình nghiên cứu của PGS.TS
Trần Thị Qúy như: đề tài cấp trường “ Công tác Xử lý tài liệu tại Trung tâm
thông tin – thư viện Đại học Quốc Gia Hà Nội, thực trạng và giải pháp”

nghiệm thu năm 2000. Sách chuyên khảo “ Xử lý tài liệu trong hoạt động
thông tin – thư viện” xuất bản năm 2007, bởi nhà xuất bản Đại học Quốc Gia
Hà Nội. Trong các công trình này, tác giả đề cập rõ đến lý luận về xử lý tài
liệu và thực tiễn xử lý tài liệu và thực tiễn xử lý tài liệu tại Trung tâm thông
tin – thư viện Đại học Quốc Gia Hà Nội.
- Luyện Thị Trang( 2015), “ Xử lý tài liệu tại các thư viện của các
trường Đại học trên địa bàn Hà Nội”. Luận văn Thạc sĩ thông tin – thư viện,
Hà Nội.
Luận văn giải quyết những thực trạng và giải pháp nâng cao công tác
xử lý tài liệu tại thư viện các trường đại học ở Hà Nội, tuy nhiên chưa đến
việc xử lý tài liệu tại Thư viện công cộng tại các tỉnh , đặc biệt là thư viện

2


Tỉnh Hà Tĩnh
- Đào Kim Phượng(2012), “Xử lý nội dung tài liệu Trung tâm Thông
tin Tư liệu – Viện Khoa học giáo dục Việt Nam, Luận văn Thạc sĩ thông tin –
thư viện, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội
Luận văn gải quyết thực trạng giải quyết thực trạng xử lý nội dung tài
liệu và đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả xử lý nội dung tài liệu tại trung tâm
thông tin tư liệu – viện Khoa học giáo dục Việt Nam.
- Nguyễn Ánh Hồng(2013), “Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài
liệu tại Trung tâm Thông tin – thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội”,
Luận văn Thạc sĩ thông tin – thư viện Trường Đại học Văn Hóa Hà Nội.
Luận văn đề cập đến công tác xử lý nội dung tài liệu, thực terangj công
tác xử lý nội dung tài liệu bao gồm: phân loại, định từ khóa, tóm tắt tài liệu và
đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác xử lý nội dung tài
liệu tại Trung tâm Thông tin – thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội.
-Các công trình của tác giả Vũ Dương Thúy Ngà cùng các cộng sự thực

hiện luận án “ Nghiên cứu hoàn thiện về việc chuẩn hóa trong xử lý tài liệu tại
các thư viện Việt Nam” được bảo vệ năm 2012. Luận văn “ Nghiên cứu về
phương pháp định chủ đề tài liệu và triển vọng áp dụng ngôn ngữ tìm tin theo
chủ đề trên phạm vi cả nước” . Các bài báo đăng trong tạp chí chuyên ngành
như “xử lý tài liệu trong các thư viện: Một số vấn đề đặt ra” ; “ Chuẩn nghiệp
vụ trong xử lý tài liệu ở các thư viện Việt Nam: thực trạng và giải pháp” ….
-Ngoài ra còn có một số bài viết được đăng trên tạp chí chuyên ngành
như bài “ Vấn đề chuẩn hóa trình bày tiêu đề mô tả/ điểm truy cập tên người
Việt Nam trong các cơ sở dữ liệu” của tác giả Nguyễn Văn Hành , trong đó có
đề xuất việc mô tả tên người trong biên mục đọc máy để xây dựng cơ sở dữ
liệu.
Các đề tài đều tập trung nghiên cứu giải quyết các lý luận, chuẩn hóa
công tác xử lý tài liệu nói chung và hoạt động thực tiễn xử lý tài liệu tại Việt

3


Nam,các Trung tâm thông tin – thư viện cụ thể nói riêng. Đánh giá thực trạng
chuẩn hóa với việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ và hoạt động tiêu chuẩn hóa
trong các thư viện.
3.Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại thư viện Tỉnh Hà Tĩnh,
đánh giá những mặt mạnh và hạn chế từ đó đề xuất một số giải pháp để nâng
cao chất lượng xử lý tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thư viện và
bạn đọc trong quá trình kiềm tra và tìm kiếm tài liệu.
4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1.Đối tượng nghiên cứu:
Hoạt động biên mục tài liệu tại thư viện Tỉnh Hà Tĩnh.
4.2.Phạm vi nghiên cứu:
-Thời gian: từ năm 2013 đến năm 2016.

-Không gian: Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh
-Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu hoạt động biên mục tài liệu
5.Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục đích nghiên cứu của đề tài ta cần xác định giải quyết
một số nhiệm vụ cụ thể sau:
-Nghiên cứu những vấn đề lý luận liên quan đến đề tài xử lý biên mục
tài liệu gồm biên mục mô tả, phân loại, định từ khóa, tóm tắt tài liệu.
-Nghiên cứu khái quát lịch sử ra đời và phát triển của Thư viện Tỉnh Hà
Tĩnh, tìm hiểu chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh.
-Nghiên cứu thực trạng hoạt động xử lý biên mục tài liệu tai thư viện
Tỉnh Hà Tĩnh bao gồm biên mục mô tả, phân loại, định từ khóa, tóm tắt tài
liệu với dạng tài liệu là sách.
-Đánh giá chất lượng hoạt động xử lý biên mục tài liệu tại thư viện
Tỉnh Hà Tĩnh.
-Đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động xử lý biên mục tài

4


liệu tại thư viện Tỉnh Hà Tĩnh.
6.Phương pháp nghiên cứu
6.1.Phương pháp nghiên cứu chung:
Phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy
vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác – Lê Nin.
6.2.Phương pháp cụ thể:
-Quan sát
-So sánh
-Phỏng vấn
-Phân tích tổng hợp tài liệu
7.Đóng góp của đề tài

-Đóng góp thêm tư liệu nghiên cứu về hoạt động xử lý biên mục tài liệu
cảu chuyên ngành thông tin – thư viện nói chung và thư viện Tỉnh Hà Tĩnh
nói riêng.
-Trên cơ sở khảo sát thực trạng hoạt động xử lý biên mục tài liệu tại thư
viện Tỉnh Hà Tĩnh, xác định phương hướng, đề xuất những giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động xử lý biên mục tài liệu phục vụ công tác nghiên
cứu tốt hơn. Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện Tỉnh Hà
Tĩnh.
8.Cấu trúc bài báo cáo
Ngoài mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài
được chia làm 3 chương.
Chương 1: Khái quát về thư viện Tỉnh Hà Tĩnh và lý thuyết về xử lý tài
liệu.
Chương 2: Thực trạng biên mục tài liệu tại thư viện Tỉnh Hà Tĩnh.
Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác xử lý nội dung tài
liệu tại Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh.
NỘI DUNG

5


CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TỈNH HÀ TĨNH VÀ LÝ
THUYẾT VỀ XỬ LÝ TÀI LIỆU.
1.Khái quát về Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển.
Thư viện tỉnh Hà Tĩnh được thành lập năm… Năm 1976 hợp nhất với
thư viện Nghệ An thành thư viện tỉnh Nghệ Tĩnh. Đến năm 1991 được tách ra
từ thư viện tỉnh Nghệ Tĩnh với tên gọi là: “Thư viện Khoa học Tổng hợp tỉnh
Hà Tĩnh”. Theo Quyết định số 01QĐ/UB ngày 01 tháng 01 năm 1992 của
Chủ tịch UBND tỉnh Hà Tĩnh.

Từ khi thành lập đến nay, Thư viện tỉnh Hà Tĩnh ngày càng được củng
cố và phát triển, thu hút bạn đọc đến Thư viện ngày càng đông, Thư viện tỉnh
Hà Tĩnh đã và đang đẩy mạnh mọi mặt hoạt động nhằm đáp ứng thỏa mãn
nhu cầu, nghiên cứu học tập và nâng cao dân trí cho mọi đối tượng bạn đọc
góp phần đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học, công
nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa quê
hương đất nước.Thư viện Hà Tĩnh là một đơn vị sự nghiệp, là cơ quan văn
hóa giáo dục ngoài nhà trường, có chức năng tàng trữ kho tàng tri thức những
giá trị tinh thần của nhân loại, phổ biến thông tin, nâng cao dân trí. Thư viện
tỉnh Hà Tĩnh là đơn vị cấp hai trực thuộc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Hà
Tĩnh. Đồng thời chịu sự chỉ đạo hướng dẫn kiểm tra về chuyên môn nghiệp
vụ của Thư viện Quốc gia Việt Nam và quản lý sự nghiệp của Vụ Thư viện –
Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh có chức năng nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịch
của dân tộc; thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn
tài liệu được xuất bản tại địa phương, các tài liệu trong nước và nước ngoài
phù hợp với các đặc điểm, yêu cầu xây dựng và phát triển của Tỉnh Lai Châu
nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên
cứu, công tác và giải trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa

6


học công nghệ, kinh tế văn hóa phục vụ công cuộc công nghiệp hóa – hiện đại
hóa đất nước.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức của thư
viện Tỉnh Hà Tĩnh.
1.2.1. Chức năng Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh
Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh có năm chức năng cơ bản sau:
Chức năng thứ nhất: là trung tâm tàng trữ sách, báo trong toàn tỉnh.

Tính chất khoa học tổng hợp của thư viện tỉnh, thành phố thể hiện rõ
nét ở thành phần vốn tài liệu. Vốn tài liệu của các thư viện Tỉnh, thành phố
bao gồm sách, báo về tất cả các bộ môn tri thức nhằm góp phần vào việc
truyền bá trong mọi tầng lớp nhân dân những kiến thức về chính trị và khoa
học, thỏa mãn những yêu cầu về nghề nghiệp cho cán bộ chuyên môn thuộc
các ngành khoa học, kinh tế, văn hóa. Cụ thể là: Sách báo về tất cả bộ môn tri
thức có liên quan đến những yêu cầu học vấn phổ thông, những sách báo khoa
học và chuyên môn phù hợp với đặc điểm chính trị, kinh tế, văn hóa của Tỉnh;
với những yêu cầu nghiên cứu khoa học và sản xuất của người đọc.
Chức năng thứ hai: Là thư viện công cộng lớn nhất trên địa bàn Tỉnh.
Thư viện Tỉnh, thành phố với tư cách là một thư viện công cộng lớn
nhất ở địa phương, phục vụ yêu cầu của nhiều nhóm người đọc khác nhau.
Trên thực tế , thư viện Tỉnh mở cửa cho tất cả mọi tầng lớp nhân dân. Độc giả
của nó là: các cán bộ nghiên cứu, kỹ sư, bác sĩ, giáo viên, sinh viên, công
nhân viên chức, học sinh... Tuy vậy, thư viện tỉnh cần phải chủ động xây dựng
đội ngũ người đọc của mình bằng cách liên hệ chặt chẽ với các tổ chức Đảng,
chính quyền và kinh tế, với các cơ quan nghiên cứu khoa học, các xí nghiệp
sản xuất của Tỉnh. Thư viện tỉnh phải ngày càng thu hút nhiều các nhà nghiên
cứu và cán bộ chuyên môn vào việc sử dụng một cách có hệ thống kho sách
của thư viện. Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, thư
viện Tỉnh cần nâng cao tỷ lệ người đọc là cán bộ nghiên cứu khoa học, các

7


nhà chuyên môn về khoa học sản xuất, bên cạnh đó thư viện cũng vẫn phục
vụ độc giả phổ thông.
Để phục vụ mọi tầng lớp người đọc được tốt, thư viện tỉnh , thành phố
phải tổ chức một hệ thống phục vụ người đọc hoàn chỉnh.
Những năm gần đây, thư viện Tỉnh, thành phố các nước không chỉ thực

hiện những phương pháp phục vụ có tính chất phổ thông mà dần dần hướng
vào phục vụ những yêu cầu của khoa học sản xuất. Do đó, thư viện tỉnh cần
có một hệ thống phòng đọc phù hợp với yêu cầu trên, ngoài phòng đọc tổng
hợp còn phải có các phòng đọc chuyên môn như: phòng sách báo khoa học,
xã hội: phòng sách báo kỹ thuật và phát minh sáng chế: phòng phục vụ những
người làm công tyacs nông nghiệp… là những phòng đọc giữ vai trò hết sưc
quan trọng trong việc phục vụ những yêu cầu của khoa học và sản xuất. Các
phòng đọc này phục vụ một cách tích cực cho cán bộ lãnh đạo, các nhà
nghiên cứu, các cán bộ chuyên môn trong công nghiệp, nông nghiệp, xây
dựng, giao thông vận tải và các ngành kinh tế quốc dân khác… Bên cạnh đó
cũng cần tổ chức những phòng đọc đặc biệt như: phòng tra cứu, phòng đọc vi
phim, phòng tài liệu âm nhạc…
Để phục vụ các nhà chuyên môn về nông nghiệp, thư viện tỉnh kết hợp
với các thư viện huyện, thư viện của các cơ quan nông nghiệp trong địa
phương như: các viện nghiên cứu, trạm thí nghiệm, trạm thông tin… qua đó
thư viện tỉnh đã trở thành cơ sở chủ yếu phục vụ sách cho ccacs nhà chuyên
môn về nông nghiệp.
Chức năng thứ 3: Là trung tâm công tác địa chí trong Tỉnh.
Môn địa chí học ngày nay không chỉ bó hẹp trong việc nghiên cứu về
lịch sử địa phương với những vấn đề khảo cổ hoặc sưu tầm vốn văn nghệ dân
gian mà nó bao quát mọi mặt đời sống kinh tế, xã hội, văn hóa của địa
phương. Liên hệ mật thiết với nhiệm vụ chính trị, kinh tế đang đặt ra trước đất
nước. công tác địa chí của thư viện Tỉnh, thành phố cũng bao gồm những đề

8


tài về lịch sử địa phương, về đời sống kinh tế, xã hội và văn hóa của nó. Cơ sở
của công tác địa chí của thư viện tỉnh , thành phố là các tài liệu chuyên môn.
Các thư viện này cần thu thập một ccahs có kế hoạch và hệ thống tài liệu địa

chí. Chế độ luu chiểu địa phương đảm bảo những ấn phẩm có tính chất địa chí
được đưa vào thư viện một cách thường xuyên và đầy đủ tạo điều kiện thuận
lợi cho các thư viện.
Ngoài ra cần có sự hợp tác trong công tác địa chí như việc thành lập
những nhóm liên hợp nhiều thư viện tỉnh để có thể xác định được những thư
mục địa chí đề cập đên những vấn đề của các vùng và khu vực kinh tế rộng
lớn. Thư viện cũng cần hợp tác với các cơ quan khoa học trong tỉnh như cơ
quan nghiên cứu lịch sử, bảo tàng, khảo cổ, địa chất, các cơ quan kinh tế,
khoa học kỹ thuật… trong công tác sưu tầm tài liệu phục vụ tài liệu địa chí.
Chức năng thứ tư: Trung tâm thông tin - thư mục trong toàn Tỉnh .
Ngoài công tác tuyên truyền sách có tính chất đại chúng, thư viện tỉnh
đã sử dụng rộng rãi những phương pháp công tác thông tin – thư mục đặc biệt
là để phục vụ các nhà nghiên cứu khoa học, các chuyên gia trong nhiều lĩnh
vực. Với tư cách là một thư viện khoa học tổng hợp, thư viện tỉnh không chỉ
hạn chế trong việc thõa mãn những yêu cầu chuyên môn hẹp mà còn phục vụ
những yêu cầu chuyên môn hẹp mà còn phục vụ những yêu cầu về các môn
khoa học liên ngành với các nhiệm vụ của địa phương.
Để phục vụ thông tin- thư mục tốt, thư viện tỉnh, thành phố tổ chức
một bộ máy tra cứu hoàn chỉnh, trong đó có các bộ phận chủ yếu:
kho tài liệu tra cứu, tham khảo
hệ thống mục lục và hộp phiếu
các loại thư mục
các cơ sở dữ liệu và mạng máy tính
Để giúp độc giả sử dụng tốt kho tài liệu tra cứu, tham khảo , thư viện
tỉnh- thành phố cần tổ chức phong đọc, tra cứu.

9


Chức năng thứ năm: Trung tâm nghiên cứu và hướng dẫn nghiệp vụ

trong tỉnh.
Trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ cho các thư viện phổ thông, thư viện
tỉnh giữ vai trò chủ chốt, cần thực hiện các nhiệm vụ sau :
Giúp đỡ nghiệp vụ và góp ý kiến cho các thư viện thuộc các ngành và
tổ chức nằm trong địa phận của tỉnh, thành phố.
Tiến hành công tác nghiên cứu khoa học về các vấn đề thư viện học ,
thư mục học , thông tin học và lịch sử sách.
Về phương diện chỉ đạo nghiệp vụ , thư viện tỉnh thành phố phải thực
hiện các nhiệm vụ : nâng cao trình độ tư tưởng và lý luận cho các cán bộ thư
viện địa bàn; hoàn thiện các phương pháp công tác của các thư viện này trong
lĩnh vực hướng dẫn đọc và tuyên truyền sách. Chấn chinh kho sách và chỉ đạo
công tác bổ sung , tổ chức; hợp lý mạng lưới thư viện ở thành thị và nông
thôn dựa trên những nguyên tắc của hệ thống thư viện thống nhất. Mặt khác,
chính hoạt động nghiệp vụ của thư viện tỉnh thành phố đã tạo điều kiện cho
việc phát hiện, nghiên cứu và phổ biến kinh nghiệm của các thư viện trên quy
mô lớn.
Các thư viện tỉnh còn có trách nhiệm tham gia nghiên cứu khoa học về
thư viện học , thư mục học và lịch sử sách thông qua việc nhận các đề tài
nghiên cứu viết các tài liệu nghiệp vụ, cung cấp các số liệu tư liệu thực tế cho
thư viện Quốc gia nghiên cứu.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh
- Xây dựng quy hoạch phát triển , kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn
hạn của thư viện , trình giám đốc sở văn hóa, thể thao và du lịch, tổ chức thực
hiện sau khi được phê duyệt.
- Tổ chức phục vụ và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người đọc được
sử dụng vốn tài liệu thư viện thông qua các hình thức đọc tại chỗ. Mượn về
nhad hoặc phục vụ ngoài thư viện phù hợp với nội quy của thư viện.

10

Phục vụ miễn phí tài liệu cho người đọc cao tuổi, tàn tật bằng hình thức
gửi qua bưu điện hoặc thư viện lưu động theo quy định của pháp lệnh thư
viện.
- Xây dựng và phát triển vốn tài liệu phù hợp với đặc điểm tư nhiên,
kinh tế văn hóa của tỉnh và đối tượng phục vụ của tỉnh.
Thu thập và tàng trữ, bảo quản lâu dài các tài liệu được xuất bản tại tỉnh
và viết về tỉnh nhà.
Nhận các xuất bản phẩm, lưu chuyển địa phương do sở thông tin và
truyền thông chuyển giao, các bản sao khóa luận, luận văn tốt nghiệp của sinh
viên các trường chuyên nghiệp trong tỉnh.
Xây dựng bộ phận tài liệu dành cho trẻ em người khiếm thị.
Tăng cường nguồn lực , thông tin thông qua việc mở rộng sự liên thông
giữa các thư viện trong nước và ngoài nước bằng cách hình thức cho mượn ,
trao đổi tài liệu và kết nối mạng máy tính.
Thực hiện việc thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu không có giá trị sử
dụng theo quy định của Bộ văn hóa, thể thao và du lịch.
- tổ chức và thực hiện công tác tuyên truyền , giới thiệu kịp thời, rộng
rãi vốn tư liệu thư viện đến mọi người , đặc biệt là các tài liệu phục vụ công
cuộc phát triển kinh tế , văn hóa, xã hội ở địa phương , xây dựng phong trào
đọc sách báo trong nhân dân.
- Biên soạn và xuất bản các ấn phẩm thông tin, thư mục , thông tin có
chọn lọc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, đối tượng phục vụ của thư viện.
- Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện trong
tỉnh, tham gia xây dưng và phát triển mạng thông tin thư viện của hệ thống
thư viện công cộng.
- Hướng dẫn, tư vấn tổ chức thư viện , tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho
người làm công tác thư viện. Tổ chức luân chuyển sách, báo, chủ trì, phối hợp
hoạt động chuyên môn nghiệp vụ với các thư viện khác trong tỉnh.

11


- Tổ chức các hoạt động dịch vụ phù hợp với chức năng , nhiệm vụ
được giao và phù hơp với quy định của pháp luật.
- Thực hiện các báo cáo định kì tháng, quý, báo cáo 6 tháng, năm và
báo cáo đột xuất về tình hình hoạt động của thư viện với Gíam đốc Sở Văn
hóa thể thao và du lịch và Bộ Văn hóa thể thao và du lịch.
- Trực tiếp quản lí sử dụng các cán bộ viên chức, tài sản theo phân cấp
và quy định của Sở Văn hóa thể thao và du lịch.
- Thưc hiện các nhiệm vụ khác nhau do giám đốc Sở Văn hóa thể thao
và du lịch bàn giao.
1.2.3. Cơ cấu, tổ chức Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh.
a. Cơ cấu
Từ khi thành lập, thư viện tỉnh Hà Tĩnh đã nhanh chòng phù hợp với
tình hình thực tế mà sở Văn hóa thể thao và du lịch Hà Tĩnh giao phó. Bộ máy
gồm :
Lãnh đạo thư viện :
Thư viện tỉnh có giám đốc và 1 phó giám đốc.
- Giám đốc là người đứng đầu thư viện tỉnh, chịu trách nhiệm trước
giám đốc Sở Văn hóa thể thao và du lịch và trước pháp luật về toàn bộ hoạt
động của thư viện.
- Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc, chịu trách nhiệm
trước giám đốc thư viện và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.
Thư viện có 7 phòng ban, bao gồm :
- Phòng giám đốc
- Phòng phó giám đốc
- Phòng hành chính tổng hợp
- Phòng công tác với bạn đọc( Trong đó bao gồm : phong mượn, phòng
đọc, phòng đọc sách thiếu nhi, phòng đoc báo tạp chí , phòng thư viện điện

tủ)

12


- Phòng trao đôi biên mục bổ sung
- Phòng thông tin và xây dựng phong trào cơ sở
- Phòng nghiệp vụ
b. Cơ chế hoạt động
Thư viện tỉnh Hà Tĩnh gồm các phòng sau :
- Phòng trao đổi biên mục bổ sung
Có chức năng thu thập, bổ sung các loại hình tài liệu, liên hệ với các tổ
chức, các cá nhân trong và ngoài nước để trao đổi thông tin nhận tài liệu lưu
chiểu của các cơ quan, ban ngành và cá nhân trong tỉnh;đăng kí cá biệt và
giao tài liệu cho phòng nghiệp vụ xử lí kĩ thuật và các kho để phục vụ; tổ
chức giới thiệu sách và triển lãm; là đầu mối thanh lí các tài liệu không còn
giá trị xử dụng.
- Phòng nghiệp vụ
Có nhiệm vụ xử lí tài liệu, xây dưng cơ sở dữ liệu , tài liệu thư viện và
tổ chức xây dựng hệ thống mục lục tra cứu truyền thống, nghiên cứu bổ sung,
hoàn thiện bảng phân loại, hệ thống từ khóa, từ chuẩn có kiểm soát.
- Phòng thông tin và xây dựng phong trào cơ sở
Có chức năng biên soạn ấn phẩm thông tin chọn lọc và các loại thư
mục hướng dẫn tra cứu và trả lời thông tin về vốn tài liệu; tổ chức các hoạt
động tuyên tryền giới thiệu sách; xây dựng kho luân chuyển và tổ chúc luân
chuyển tài liệu; xây dựng mạng lưới thư viện và tủ sách cơ sở; tổ chức các lớp
tập huấn nghiệp vụ thư viện cho các cán bộ thư viện cơ sở.
- Phòng công tác với bạn đọc
Có nhiệm vụ phân loại tài liệu bổ sung, tổ chức, sắp xếp bảo quản kho
tài liệu, tổ chức với các loại hình phục vụ thông tin, quản lí và làm thẻ thư

viện cho bạn đọc, làm các thủ tục thanh toán thư viện đối với độc giả.
Hệ thống phục vụ bạn đọc bao gồm các phòng :
+ Phòng đọc
+ Phòng mượn
+ Phòng đọc báo – tạp chí
+ Phòng đọc sách thiếu nhi
+ Phòng thư viện điện tử

13


- Phòng máy tính và mạng
Phòng có nhiệm vụ quản lí hệ thống cơ sở dữ liệu, xây dưng và quản lí
trang web của trung tâm, phụ trách các dịch vụ về internet và truy cập từ xa
vào mạng Lan của cơ quan, tổ chức triển khai phần mềm, tổ chức, duy trì hoạt
động của toàn bộ hệ thống mạng.
1.3. Nguồn lực thông tin, cơ sở vật chất và Trang
thiết bị của thư viện.
Thư viện tỉnh Hà Tĩnh đã xác định được nguồn lực thông tin tương đối
mạnh gồm: sách , báo, tạp chí, luận văn, luận án…
1.3.1. Sách:
Sách là nguồn tài liệu quan trọng đáp ứng phần lớn nhu cầu tin của
người dùng tin. Sách là nguồn tài liệu chủ yếu của thư viện. hiện tại thư viện
có 234.506 cuốn được phân phối như sau:
STT

TÊN KHO SÁCH

SỐ ĐĂNG KÝ

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Kho mượn
Kho đọc :VV
VN
VL
Kho tra cứu
Kho địa chí
Kho thiếu nhi
Kho luân chuyển
Kho doanh nhân
Kho ngoại văn
Tổng cộng

99799
30229
26306
437
2059
3013
29818

38849
685
3213
234,506

1.3.2. báo và tạp chí:
Báo và tạp chí thư viện tỉnh hà tĩnh khi bổ sung về thư viện hay lưu
chiêu, biếu tặng để phục vụ bạn đọc là phòng báo, tạp chi được cung cấp từ
nguồn: mua, trao đổi, biếu tặng, từ các cá nhân tập thể… Thư viện có 30 tên
báo và 35 tên tạp chí.

14


1.3.3. Luận văn luận án:
Tài liệu này được chia làm hai loại: tài liệu công bố và tài liệu không
công bố. các bản báo cáo nghiên cứu khoa học, luận văn, luận án, ccacs công
trình nghiên cứu khác.
1.4. Đối tượng người dùng tin của thư viện
1.4.1. Đối tượng, thành phần người dùng tin.
Xã hội phát triển kéo theo hàng loạt các nhu cầu xã hội cũng tăng,
trong đó không thể không nhắc đến nhu cầu tin của người dùng tin nói chung
và người dùng tin của thư viện Tỉnh Hà Tĩnh nói riêng. Độc giả của thư viện
bao gồm ccacs cán bộ nghiên cứu, kỹ sư, bác sĩ, giáo viên, sinh viên, công
nhân viên chức, học sinh.
Thư viện cần hướng dẫn người đọc sử dụng những sách, báo có giá trị
giúp người đọc nâng cao kiến thức, mở rộng tầm hiểu biết, từ đó lôi cuốn
được nhiều độc giả đến với thư viện. Cùng với sựn phát triển nhanh chóng
của khoa học, kỹ thuật, thư viện Tỉnh cần nâng cao tỷ lệ người đọc là cán bộ
nghiên cứu, các nhà chuyên môn về khoa học sản xuất, bên cạnh đó thư viện

cũng vẫn phục vụ độc giả phổ thông.
1.4.2. Đặc điểm người dùng tin.
- Nhóm các nhà nghiên cứu khoa học:
- Nhóm độc giả phổ thông:
Đây là nhóm người dùng tin cơ bản của thư viện. Họ có nhu cầu thông
tin khác mhau phụ thuộc vào nghề nghiệp, trình độ, chuyên môn, độ tuổi. Vì
vậy thư viện cần có vốn tài liệu phong phú về thể loại để phục vụ tốt nhu cầu
của nhóm người dùng tin này.
-Nhóm đối tượng là các nhà nông nghiệp:
Đây là một nhóm đối tượng cần đến thư viện như một cẩm nang để họ
làm việc, các tài liệu mang tính chất nghiên cứu, hướng dẫn về nông, lâm,
ngư nghiệp sẽ thu hút sự chú ý của họ. Đến đây họ có thể tìm mượn các tài

15


liệu để có thể áp dụng các phương pháp sản xuất khoa học và kinh tế.
-Nhóm các cán bộ giảng dạy:
Nhu cầu thông tin của nhóm này là chuyên sâu với các loại hình đa
dạng như: sách, báo, tạp chí, tài liệu điện tử, mạng máy tính… Bên cạnh các
tài liệu bổ trợ cho công tác nghiên cứu và giảng dạy của họ ở trong nước thì
nguồn tài liệu nước ngoài có liên quan đến các chuyên ngành cũng rất quan
trọng, nó góp phần không nhỏ vào hiệu quả nghiên cứu giảng dạy.
-Nhóm đối tượng là học sinh, sinh viên.
Đây là nhóm đối tượng chiếm số lượng lớn, chủ yếu trong công tác
phục vụ. Tài liệu của họ phong phú, đa dạng từ tài liệu mang tính chất khoa
học, giáo trình đến tài liệu mang tính chất nghiên cứu, tham khảo; từ các tài
liệu khoa học cơ bản đến chuyên sâu; học tập đến các tài liệu giá trị, thông tin
về văn hóa xã hội, họ dùng hầu hết các tài liệu có trong thư viện để thõa mãn
nhu cầu của mình.

1.Lý thuyết về xử lý tài liệu
Theo tác giả Trần Thị Qúy: “Xử lý thông tin/ tài liệu chính là kỹ năng/
nghệ thuật nhằm ghi lại tất cả các đặc trưng về hình thức và nội dung ( khối
lượng thông tin/ tri thức/ kiến thức của nhân loại) trong tài liệu nhằm mục
đích tìm kiếm được. kiểm soát không chỉ về số lượng mà cả về nội dung của
các thông tin ấy”.
Xử lý nội dung tài liệu là hoạt động biên mục trong đó bao gồm: mô tả
tài liệu, phân loại tài liệu, định từ khóa và tóm tắt tài liệu, là khâu cơ bản
trong dây truyền hoạt động thông tin thư liệu. Đó là quá trình phân tích hình
thức, nội dung tài liệu và thể hiện nội dung đó bằng các dạng khác nhau của
ngôn ngữ tư liệu, giúp người dùng tin có thể tìm được các thông tin đã được
lưu trữ hoặc thể hiện chúng bằng các sản phẩm thông tin khác nhau.
Công tác xử lý nội dung tài liệu đòi hỏi người xử lý phải có trình độ
chuyên môn vững vàng, để xử lý chính xác các tài liệu kịp thời phục vụ đối

16


tượng bạn đọc.
Biên mục có vai trò quan trọng trong hoạt động thư viện nói chung và
thư viện Tỉnh Hà Tĩnh nói riêng, nó được thể hiện qua nhiều phương diện: xử
lý tài liệu giúp cho người cán bộ thư viện có thể kiểm soát và quản lý các tài
liệu có trong thư viện, xây dựng hệ thống lưu trữ và bộ máy tra cứu thông tin,
các mục lục, cơ sở dữ liệu, biên soạn các bản thư mục và tổ chức kho sách tạo
ra các điểm truy cập về hình thức và nội dung của tài liệu và giúp các thư viện
có ther hợp tác, chia sẻ nguồn lực với nhau trong phạm vi hệ thống, quốc gia,
khu vực và quốc tế.
2.1. Biên mục mô tả
2.1.1.Khái niệm, mục đích.
*Khái niệm.

Biên mục là tổ hợp các quá trình mô tả thư mục, phân loại, định từ
khóa, định tiêu đề chủ đề, ký hiệu xếp giá, tạo lập các mục lục nhằm tạo ra
các điểm truy nhập theo các quy tắc thống nhất cho sách hoặc các tài liệu
khác.
“ Mô tả thư mục ( hay còn gọi là biên mục mô tả) là quá trình nhận
dạng và mô tả một tư liệu ( ghi lại những thông tin về nội dung, hình thức,
trách nhiệm biên soạn, đặc điểm vật lý,… của tư liệu ấy)”[14,tr.:28]
Có thể định nghĩa biên mục mô tả là một bộ phận quá trình biên mục có
liên quan đến việc nhận dạng một tư liệu và ghi lại những thông tin về tư liệu
trong một phiếu mô tả ( truyền thống) hoặc trên một biểu ghi ( hiện đại) sao
cho có thể nhận dạng lại tư liệu một cách chính xác và không nhầm lẫn với
những tư liệu khác.
Biên mục mô tả giúp cho người dùng tin có thể hình dung khái niệm về
tư liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng tìm tư liệu ấy trong các hệ thống tìm
tin truyền thống hoặc hiện đại.
*Mục đích.

17


Hỗ trợ quản lý chặt chẽ nội dung và số lượng tài liệu thông qua truy
xuất báo cáo như: in nhãn gáy tài liệu, in mã vạch tài liệu, thư mục chuyên đề,
thư mục thông báo sách mới, phích mục lục, sổ đăng ký cá biệt, nhan đề và số
lượng tài liệu, thống kê số lượng đầu sách trong thư viện.
Hỗ trợ hiển thị kết quả tìm kiếm biên mục theo quy tắc biên mục Anh –
Mỹ (AACR2)
Hỗ trợ phân phối nhanh chóng tài liệu về các phòng ban trong thư viện,
đặc biệt hỗ trợ phân phối tài liệu về các thư viện trong cùng một hệ thống.
Biên mục mô tả tài liệu giúp cho việc xây dựng bộ máy tra cứu truyền
thống và hiện đại tạo điều thuận lợi cho người dùng tin có khái niệm veeg tài

liệu và dễ dàng tra cứu tài lieeujn ấy theo hệ thống tìm tin truyền thống hoặc
hiện đại.
2.1.2.Bộ công cụ quy tắc mô tả.
Trong hoạt động thông tin – thư viện, việc tổ chức sắp xếp thông tin thư
mục sao cho có thể truy cập và trao đổi trong nước, quốc tế một cách dễ dàng
là rất cần thiết, nhất là trong điều kiện thông tin toàn cầu hiện nay. Hai công
cụ quan trọng nhất để đảm bảo các điều kiện trên là bộ quy tắc biên mục và
khổ mẫu.
Nhìn chung, cho đến nay các thư viện Việt Nam đã áp dụng các quy tắc
mô tả được xây dựng như: ISBD, AACR2, Bộ quy tắc tài liệu hướng dẫn mô
tả, tiêu chuẩn mô tả…
*Quy tắc mô tả ISBD ( quy tắc mô tả theo tiêu chuẩn Quốc tế)
ISBD xác định toàn bộ các yếu tố đưa vào mô tả tiêu chuẩn cho các loại
hình tư liệu của thư viện, tạo điều kiện giao lưu quốc tế và thông tin thư mục,
khắc phục rào cản ngôn ngữ nhờ hệ thống các dấu phân cách có ý nghĩa dẫn
luận, đẩy mạnh trao đổi thông tin, tạo điều kiện dễ dàng chuyển đổi các biểu
ghi thư mục sang các dữ liệu đọc máy, được phân biệt thành 8 vùng mô tả
khác nhau và vùng dấu mô tả.

18


1.Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm
2.Vùng lần xuất bản và thông tin về trách nhiệm có liên quan đến lần
xuất bản
3.Vùng thông tin đặc thù ( cho xuất bản phẩm nhiều kỳ và tư liệu
chuyên dụng)
4.Vùng địa chí xuất bản ( phát hành )
5.Vùng chi tiết số liệu
6.Vùng tùng thư

7.Vùng phụ chú
8.Vùng chỉ số tiêu chuẩn ISBN và ISSN
Vùng dấu mô tả bao gồm 12 dấu như sau:
- Dấu […] để mô tả những thông tin nằm ngoài vùng quy định và
những thông tin do cán bộ thư viện tự thêm vào
- Dấu (…) được sử dụng ở nơi in, nhà in, tùng thư và một số nơi khác
như dấu chính tả thông thường
- Dấu … được sử dụng khi lược bỏ bớt các yếu tố mô tả
- Dấu .- ngăn cách giữa các vùng mô tả
- Dấu / xuất hiện trước tên tác giả
- Dấu . ngăn cách giữa tập thể cấp trên, tác giả tập thể cấp dưới. Giữa
tùng thư và tùng thư phụ, ngăn cách giữa các tên sách khác nhau trong tuyển
tập không có tên sách chung của nhiều tác giả.
- Dấu ; được sử dụng để ngăn cách tên sách khác nhau trong tuyển tập
không có tên sách chung của một tác giả. Ngăn cách giữa các nhóm tác giả
khác nhau. Ngăn cách giữa hai nơi xuất bản và hai nhà xuất bản khác nhau.
Đặt trước khổ sách, trước số thư chính và số tùng thư phụ.
- Dấu , được sử dụng để ngăn cách giữa các tác giả trong cùng một
nhóm, đặt trước năm xuất bản.
- Dấu + đặt trước tài liệu kèm theo

19


- Dấu : đặt trước yếu tố bổ sung tên sách. Đặt trước nhà xuất bản, nhà
in, minh họa, yếu tố bổ sung tùng thư chính, yếu tố bổ sung tùng thư phụ, giá
tiền.
- Dấu // ngăn cách giũa bài trích và nguồn trích
*Quy tắc mô tả theo quy tắc AACR2 ( quy tắc biên mục Anh – Mỹ )
Mô tả theo quy tắc AACR2 dựa trên quy tắc mô tả ISBD về vùng mô tả

và dấu mô tả, được chia làm hai công đoạn: mô tả tài liệu và xác định các
điểm truy cập.
Theo xu thế chung hiện nay hầu hết các cộng đồng thông tin - thư viện
nghiên cứu lớn đều quan tâm và sử dụng đến quy tắc biên mục này. Ngoài các
quy định về hình thức mô tả và tiêu đề, AACR2 ra đời đã khắc phục tình trạng
còn có nhiều quy định bổ sung và ngoại lệ mang tính chắp vá, do phải giải
quyết những vướng mắc trong quá trình áp dụng để dung hòa với thực tiễn
biên mục cũ của AACR. Tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng mục lục
nhanh chóng tìm được tư liệu và hợp tác quốc tế trong lĩnh vực biên mục.
Khác với cách bố cục của quy tắc biên mục trước đó, AACR2 trình bày các
quy định mô tả trước các quy định lựa chọn tiêu đề, bởi vì trình tự này phù
hợp với thực tiễn biên mục hiện nay, nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích
hợp các biểu ghi mô tả sách và các loại hình tư liệu khác trong cùng một thư
mục.
AACR2 đặt nền tảng cho sự hợp tác biên mục trên phạm vi quốc gia và
quốc tế, cải tiến các dịch vụ thư mục và tiết kiệm được giá thành, tạo khả
năng thực hiện mục lục tích hợp đa phương tiện, giảm lược thời gian tìm kiếm
tư liệu cho người sử dụng bằng cách cung cấp những điểm truy cập tương
thích nhiều hơn với những thói quen dùng sách báo và tham chiếu trích dẫn.
Thể hiện tính linh hoạt, mềm dẻo với 3 mức độ chi tiết tùy theo nhu cầu của
các thư viện nhưng vẫn đảm bảo theo đúng chuẩn mực quốc tế. Quy tắc mô tả
AACR2 bao gồm 8 vùng mô tả chính và được trình bày như sau:

20