TIỂU LUẬN: KHẢO sát hệ THỐNG THÔNG TIN QUẢN lý bán HÀNG tại CÔNG TY XNK THỜI TRANG QUỐC tế TOMA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÂN LỰC

BÀI TIỂU LUẬN
MÔN : HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
ĐỀ TÀI: KHẢO SÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG
TẠI CÔNG TY XNK THỜI TRANG QUỐC TẾ TOMA

Giảng viên: Ths. Lê Ngọc Diệp
Sinh viên thực hiện: Hoàng Nhật Lệ
Lớp: 1507QTVB

Hà Nội - 2017


LỜI CAM ĐOAN
Tôi tên là Hoàng Nhật Lệ, tôi thực hiện bài tiểu luận với tên đề tài: “Khảo
sát Hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty XNK Thời trang Quốc
tế TOMA”
Tôi xin cam đoan bài tiểu luận của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu
hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bài
tiểu luận này.
Hà Nội,ngày 27 tháng 07 năm 2017


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Ths. Lê ngọc
Diệp – Giáo viên bộ môn Hệ thống thông tin quản lý, đã tận tình hướng dẫn
trong suốt quá trình giảng dạy giúp em có được những kiến thức để hoàn thành
bài tiểu luận.
Em chân thành cảm ơn tất cả các Cô, Chú, Anh, Chị trong Công ty XNK

Thời trang Quốc tế TOMA đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để em có cơ
hội khảo sát tại Công ty.
Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công
trong sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chị trong Công ty
XNK Thời trang Quốc tế TOMA luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành
công tốt đẹp trong công việc và cuộc sống.


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................3
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài.......................................................................................................................................... 1
2.Đối tượng nghiên cứu................................................................................................................................... 1
3.Phạm vi nghiên cứu...................................................................................................................................... 2
4.Phương pháp nghiên cứu.............................................................................................................................. 2
5.Lịch sử nghiên cứu....................................................................................................................................... 2
6.Đóng góp của đề tài...................................................................................................................................... 3
7.Cấu trúc của đề tài........................................................................................................................................ 3

CHƯƠNG 1:........................................................................................................4
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
LÝ BÁN HÀNG...................................................................................................4
1.Khái niệm..................................................................................................................................................... 4
2.Các loại thông tin quản lý............................................................................................................................. 4
3.Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý.............................................................................................................. 5
4.Phân loại hệ thống thông tin quản lý............................................................................................................. 5
5.Các nguồn thông tin quản lý......................................................................................................................... 5

6.Vai trò của công nghệ thông tin..................................................................................................................... 5

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY XNK THỜI TRANG QUỐC TẾ TOMA..................7
2.1.Khái quát về Công ty XNK Thời trang Quốc tế TOMA..............................................................................7
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty XNK Thời trang Quốc tế TOMA...................................7
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty XNK Thời trang Quốc tế TOMA................................................................8
2.1.3. Chức năng & nhiệm vụ các phòng ban................................................................................................. 10
2.2. Tổng quan hệ thống................................................................................................................................ 11
2.3.Phân tích hệ thống................................................................................................................................... 14
...................................................................................................................................................................... 14
2.3.1. Hướng dẫn, giới thiệu sản phẩm........................................................................................................... 15
2.3.2. Giỏ mua hàng...................................................................................................................................... 15
2.3.3. Giao dịch............................................................................................................................................. 16
2.3.4. Nhận đơn hàng..................................................................................................................................... 16
2.3.5. Bổ sung và cập nhật sản phẩm............................................................................................................. 16
2.3.6. Quản lý hàng tồn và xử lý đơn hàng..................................................................................................... 17
2.3.7. Hộp thoại chatbox................................................................................................................................ 17

CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY XNK THỜI TRANG QUỐC TẾ TOMA................18
3.1. Đánh giá ưu- nhược điểm của HTTTQL tại Công ty XNK Thời trang Quốc tế TOMA............................18
3.1.1. Ưu điểm............................................................................................................................................... 18
3.1.2. Nhược điểm......................................................................................................................................... 18


3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao HTTTQL tại Công ty XNK Thời trang Quốc tế TOMA........................18

KẾT LUẬN........................................................................................................20
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................21

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Bên cạnh những kênh thông tin như quảng cáo trên tivi, pano, băng rôn,
tờ rơi. Giờ đây việc giới thiệu sản phẩm trên mạng Internet đãđược xem là 1 nhu
cầu tất yếu của mỗi doanh nghiệp. Với nhiều ưu điểm hơn trong việc truyền tải
thông tin đến người tiêu dùng, thương mại điện tử hay bán hàng qua mạng
Internet đã và đang phát triển rất mạnh, chẳng hạn như việc bạn có thể ung
dung ngồi nhà mà du ngoạn từ cửa hàng này sang cửa hàng khác trong không
gian ảo không còn là cảnh trong phim viễn tưởng, mà đã trở thành hiện thực.
Ngày nay, bất kỳ thứ hàng hóa nào, bạn đều có thể đặt mua qua internet: từ một
bó hoa tươi, một chiếc tivi, một chiếc xe hơi hay một người đam mê đồ da có thể
mua cho mình một loại ví, dây lưng da trên mạng.v.v. Bạn muốn kinh doanh ư,
hãy nhanh chóng khám phá mảnh đất màu mỡ này, hãy cho cả thế giới biết về
bạn, biết sản phẩm của bạn. Hãy mở một cửa hàng ảo. nơi mà bạn sẽ có cơ hội
phục vụ rất nhiều bạn hàng. Dưới đây là một số vấn đê đặt ra khi xây dựng: Câu
hỏi thứ nhất: "Cửa hàng" trên Web thực chất là gì? Nếu như trong thế giới thực,
cửa hàng gạch, xi măng, sắt thép v.v. thì trong không gian ảo hệ thống thông tin
quản lý bán hàng được xây bằng phần mềm. Tận dụng tính năng đa phương tiện
của môi trường Web, và đáp lại những tình huống từ phía người mua hàng cũng
như người bán. Cửa hàng trên internet nó cũng giống như siêu thị trên internet
nhưng qui mô bán hàng của nó chỉ gói gọn trong những hàng hóa thuộc một lĩnh
vực nào đó. Do đó thực hiện đề tài xây dụng một cửa hàng trên internet là một
vấn đề thực tế, ứng dụng được và có tiềm năng phát triển trong tương lai.
Vậy nên, với đề tài “Khảo sát Hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại
Công ty XNK Thời trang Quốc tế TOMA”, tôi xin nêu lên những vấn đề cơ
bản liên quan đến công việc quản lý bán hàng, qua đó thấy được tầm quan trọng
của hệ thống thông tin quản lý bán hàng.
2. Đối tượng nghiên cứu

Đề tài xoay quanh vấn đề khảo sát hệ thống thông tin quản lý bán hàng
tại Công ty XNK Thời trang Quốc tế TOMA
1


3. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu: Đề tài được tìm hiểu và nghiên cứu tại Công ty
XNK Thời trang Quốc tế TOMA
4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp hệ thống, phương pháp tư duy: trên cơ sở thống kê những
số liệu, thoongtin về các tổ chức, doanh nghiệp, tôi xây dựng nên những luận
điểm của nội dung đề tài
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Mục đích để chứng minh từng luận
điểm của đề tài có tính thuyết phục hơn
- Phương pháp tin học hóa bằng công cụ lập trình để giải quyết vấn đề đã
được phân tích và xây dựng giải pháp
- Bên cạnh đó, các phương pháp nghiên cứu khác như so sánh – đối chiếu:
Tôi tiến hành so sánh, đối chiếu các thoongtin về các doanh nghiệp, các phương
thức hoạt động kinh doanh với nhau cũng được sử dụng để rút ra những kết luận
xác đáng trong nội dung nghiên cứu
- Khảo sát, phân tích, đánh giá các yêu cầu đặt ra, tổng hợp các yêu cầu và
dữ liệu đầu ra để làm cơ sở để phân tích, thiết kế phần mềm
- Tiến hành khảo sát các mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình
vật lý trong từ đó rút ra những kết luận về ưu nhược điểm của mô hình làm cơ sở
để đưa ra các giải pháp thiết kế phần mềm
- Nguyên tắc thiết kế đi từ trên xuống, đi từ cái chung đến cái riêng
- Chuyển đổi từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi tiến hành phân tích
và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế
- Tiến hành thu thập dữ liệu về hệ thống thông tin đang tồn tại. với nguồn

dữ liệu chính là những người đang sử dụng, các tài liệu và quan sát. nguồn này
cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống
5. Lịch sử nghiên cứu
- Qua việc điểm lại các cuốn sách liên quan đến hệ thống thông tin quản
lý, và các tài liệu về Công ty XNK Thời trang Quốc tế TOMA, tôi nhận thấy
rằng: nội dung mà các bài đưa ra đều đúng và xác thực. Tuy nhiên, nó còn mang
2


tính khái quát và chưa thực sự cụ thể. Vì thế, trong bài nghiên cứu này, tôi sẽ cố
gắng chi tiết hóa các nội dung một cách đầy đủ và cụ thể về vấn đề quản lý bán
hàng trên một hệ thống hông tin ảo
6. Đóng góp của đề tài
Đề tài được ứng dụng trong nội bộ công ty
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được
chia làm 03 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về vai trò của hệ thống thông tin quản lý bán
hàng
Chương 2. Thực trạng của hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công
ty XNK Thời trang Quốc tế TOMA
Chương 3. Đánh giá về thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty
XNK Thời trang Quốc tế TOMA

3


CHƯƠNG 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
LÝ BÁN HÀNG

1. Khái niệm
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác
quản lý của tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân
tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho
những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức.
Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học. Ngành khoa học này
thường được xem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh
doanh. Ngoài ra, do ngày nay việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông
tin liên quan đến công nghệ thông tin, nó cũng được coi là một phân ngành trong
toán học, nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức.
2. Các loại thông tin quản lý
Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ công
tác quản lý của tổ chức. Có 3 loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là
thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật, và thông tin điều hành.
Thông tin chiến lược: là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ
chức, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai. Loại
thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao. Dữ liệu để xử lý ra loại thông
tin này thường là từ bên ngoài tổ chức. Đây là loại thông tin được cung cấp
trong những trường hợp đặc biệt.
Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ
yếu phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức. Loại thông tin này
trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định
dạng thống kê. Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ.
Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều
hành tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác
nghiệp của tổ chức. Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý
các dữ liệu trong tổ chức. Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường
4

xuyên.
3. Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý
Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ
thống con, đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống
nghiên cứu và hệ thống hỗ trợ quyết định
Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời,
nhiều tổ chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng
máy tính để có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn
Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng
ngày, tình hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài
Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến
một vấn đề cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin
tốt là có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình,
lượng định tỷ lệ chi phí/lợi ích của giá trị của thông tin.
Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô
hình quyết định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn
4. Phân loại hệ thống thông tin quản lý
Một tổ chức có thể có nhiều cấp, và mỗi cấp có thể cần có một hệ thông
thông tin quản lý riêng của mình. Một tổ chức điển hình có thể có 4 cấp là chiến
lược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp. Vì thế, trong một tổ chức có thể có 4
hệ thống thông tin quản lý cho 4 cấp này. Các cấp có thể có những bộ phận
chung.
5. Các nguồn thông tin quản lý
Thông tin quản lý có thể lấy từ bên trong tổ chức hoặc từ bên ngoài tổ
chức. Thông tin nội tại tổ chức thường được lấy từ các báo cáo, sổ sách của tổ
chức. Thông tin bên ngoài có thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có
liên quan, các nhà cung cấp, chính phủ, v.v...
6. Vai trò của công nghệ thông tin
Mặc dù một hệ thống thông tin quản lý không nhất thiết phải sử dụng
công nghệ thông tin, nhưng công nghệ thông tin (phần cứng lẫn phần mềm)

5


đang ngày càng rẻ và góp phần tạo ra năng suất xử lý, lưu trữ, phân phối thông
tin ngày một cao, nên hệ thống thông tin quản lý hiện đại thường tích cực sử
dụng công nghệ thông tin.

6


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY XNK THỜI TRANG QUỐC TẾ TOMA
2.1. Khái quát về Công ty XNK Thời trang Quốc tế TOMA
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty XNK Thời
trang Quốc tế TOMA
Công ty XNK Thời trang Quốc tế TOMA là doanh nghiệp hoạt động sản
xuất đồ da cao cấp cho thị trường trong nước va các nước lân cận trong khu vực.
Luôn đặt mình vào vị trí người sử dụng và coi lợi ích khách hàng là lơi ích của
công ty. Các sản phẩm cuả TOMA được sản xuất dựa trên một quy trình chặt chẽ
từ khâu lên ý tưởng, lập kế hoạch, thiết kế trên phần mềm, trên giấy, tiến hành
sản xuất, đến test sản phẩm
Trước những tiến bộ nhanh chóng của công nghệ và thay đổi không
ngừng của ngành thời trang quốc tế nói chung và Việt Nam những năm gần đây
nói riêng, TOMA hiện nay đang là thương hiệu hàng đầu với các dải sản phẩm
phong phú đa dạng được thiết kế hiện đại đẳng cấp với chất lương 100% là da tự
nhiên cao cấp.
Mục tiêu: Tiếp tục khẳng định vị trí của mình và phấn đấu trở thành một
trong những đơn vị hàng đầu của Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp
đồ da.
Sứ mệnh: Sứ mệnh của TOMA là mang đến cho các đại lý cũng như

khách hàng những sản phẩm đồ da chất lượng nhất với giá thành tốt nhất thị
trường.
TOMA đã và đang cống hiến hết mình để sản xuất và cung cấp các linh
phụ kiện đồ da ở cả trong nước và nước ngoai với chất lượng tốt nhất để khách
hàng luôn tin tưởng vào thương hiệu của chúng tôi.
Tầm nhìn: Mục tiêu của chúng tôi là trở thành công ty hàng đầu trong
lĩnh vực sản xuất và cung cấp linh phụ kiện đồ da vào cuối năm 2020.
Giá trị: Chúng tôi tin rằng công ty sẽ đóng góp một phần của mình để
nâng tầm thời trang của đất nước.
Thông tin công ty
7


Tên công ty bằng tiếng Việt: Công ty XNK Thời trang Quốc tế TOMA
Tên

công

ty

bằng

tiếng

nước

ngoài

(Tiếng Anh):

TOMA

INTERNATIONAL CO,. LTD
Giấy phép DKKD số: 0104092735
VPGD: Số 62, ngõ 61 Phạm Tuấn Tài, Bắc Từ Liêm, Hà Nội.
VPĐD TP HCM: 160 Tô Ngọc Vân, p. Linh Đông, Q. Thủ Đức, TP
HCM.
Nhà máy: Cụm công nghiệp Ninh Sở, Thường Tín, Hà Nội.
Điện Thoại: +84-4-37759930/31
Đường dây nóng: +84-902156626/ +84-902223646
Fax: +84-4-37759931
Email:
Biểu tượng của công ty:

2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty XNK Thời trang Quốc tế TOMA
 Sơ đồ tổ chức của Công ty XNK Thời trang Quốc tế TOMA:

8


 Các cấp quản trị của Công ty XNK Thời trang Quốc tế TOMA:

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức ban quản trị của Công ty XNK Thời trang Quốc tế
TOMA:

9


2.1.3. Chức năng & nhiệm vụ các phòng ban
 Chức năng& nhiệm vụ phòng Kinh doanh (KD)

- Công tác bán hàng: Lập kế hoạch bán hàng, tổ chức chào hàng, bán
hàng, chăm sóc khách hàng, công tác marketing tiếp thị sản phẩm, chăm sóc
khách hàng.
- Công tác đấu thầu: Chủ trì, phối hợp với các phòng ban khác trong
công tác chào thầu, chào hàng các dự án của công ty.
- Công tác mua sắm, triển khai dự án: Chủ trì phối hợp các phòng ban
chức năng khác trong công ty công tác mua sắm, triển khai dự án.
- Công tác khác: Các công tác được Ban Giám đốc giao nhiệm vụ.
 Chức năng& nhiệm vụ phòng Hành chính nhân sự – Mua Sắm
(HCMS)
- Công tác nhân sự: Tuyển dụng, tổ chức lao động, quản lý và bố trí
nhân lực, bảo hộ lao động, quản lý hợp đồng lao động, chế độ chính sách cho
người lao động; Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức; Theo dõi
công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của công ty.
- Công tác hành chính: Quản lý văn phòng; Tổ chức sự kiện của công
ty; Văn thư lưu trữ; Công tác đối ngoại; Quản lý văn phòng phẩm và thiết bị văn
phòng của công ty; Quản lý, lưu trữ văn bản, con dấu của công ty.
- Công tác mua sắm: Công tác mua sắm, tìm kiếm Nhà cung cấp mới,
quản lý danh sách, hợp đồng với Nhà cung cấp, theo dõi tiến độ dự án khi được
phân công.
- Công tác khác: Công tác Marketing online, hỗ trợ bộ phận bán hàng,
các công tác được Ban giám đốc giao.
 Chức năng & nhiệm vụ của phòng Kỹ Thuật – Dự Án (KTDA)
- Công tác kỹ thuật: Tư vấn thiết kế, làm việc với Khách hàng trước khi
bán hàng; Kết hợp với phòng HCMS làm việc với Nhà cung cấp về thông số kỹ
thuật, chất lượng sản phẩm; quản lý hợp đồng mua sắm về mặt kỹ thuật; Kiểm
tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng sản phẩm; Quản lý, lưu trữ hồ sơ kỹ thuật
các sản phẩm; Nghiên cứu cải tiến các mặt hàng, sản phẩm của Công ty đang
sản xuất để nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm.
- Công tác dự án: Kết hợp với phòng HCMS, phòng TCKT trong quá

trình làm hợp đồng, tham dự chào thầu của công ty. Phối hợp với phòng HCMS
làm việc với khách hàng để nghiệm thu, triển khai dự án và công tác bảo hành
10


sau dự án.
- Công tác khác: Các công tác được Ban giám đốc giao.
 Chức năng & nhiệm vụ của phòng Tài chính - Kế Toán (TCKT)
- Công tác tài chính: Quản lý hệ thống kế hoạch tài chính Công ty;
Quản lý chi phí, doanh thu, công nợ; Quản lý, thu xếp nguồn vốn các dự án; Xây
dựng kế hoạch huy động vốn trung, dài hạn để huy động vốn cho nhu cầu đầu tư
và SXKD của Công ty; Xây dựng kế hoạch đầu tư của công ty.
- Công tác kế toán: Công tác kế toán tài chính theo nghĩa vụ nộp thuế
của công ty; Công tác kiểm toán, hạch toán nội bộ; Công tác quản lý tài sản;
Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế; Kiểm soát các chi phí hoạt động
của Công ty.
2.2. Tổng quan hệ thống
Đề tài: “Khảo sát Hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty
XNK Thời trang Quốc tế TOMA” chủ yếu xử lý quá trình bán hàng giữa cửa
hàng với khách hàng là những người sử dụng internet. Chúng ta có thể hiểu bán
ở đây cũng giống như bán hàng tại các cửa hàng, nhưng có khác ở đây là khách
hàng gián tiếp mua hàng. Vậy nhiệm vụ của chúng ta đề ra ở đây là làm thế nào
để đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu cho khách hàng

Giao diện của HTTTQL bán hàng TOMA

11


Giao diện trang sản phẩm TOMA

Hoạt động của hệ thống thông tin quản lý bán hàng bao gồm 3 hoạt động
chính:
- Hoạt động của khách hàng
Một khách hàng khi tham quan cửa hàng sẽ đặt vấn đề cửa hàng bán
những gì, thông tin về những loại hàng được bán, giá cả và hình thức thanh toán.
Do đó để đáo ứng những nhu cầu tối thiểu trên, cửa hàng trên internet phải đam
bảo cung cấp những thông tin cần thiết, có gí trị và hơn thế nữa là phải dễ thao
tác. Các loại hàng khi đưa lên mạng phải có đầy đủ thông tin: hình ảnh, giá cả,
thông tin, chỉ dẫn… liên quan đến từng loại hàng đó
- Hoạt động của nhà quản lý đối với khách hàng và loại hàng
Đối với cửa hàng trên internet, việc quản lý một công việc tương đối mới.
người quản lý giao tiếp và theo dõi khách hàng của mình thông qua các đơn đặt
hàng. Khách hàng có thể cung cấp thông tin về mình. Nhà quản lý dựa trên
thông tin đó để giao dịch. Gửi hóa đơn kèm theo hoặc gửi qua email mà khách
hang cung cấp.

12


Giao diện trang quản lý của nhà quản lý
Về phía nhà quản lý ngoài việc nhận thông tin từ khách hàng còn phải đưa
thông tin về từng mặt hàng bán trên internet. Nhà quản lý phải xây dựng một cơ
sở dữ liệu phù hợp, một giao diện thân thiện, bắt mắt để thu hút khách hàng.

13


2.3. Phân tích hệ thống
Chức năng hệ thống
Stt

Nội dung

Mô tả chi tiết
Người quản lý: Tra cứu thông tin, khách hàng, nhân
viên bán hàng, thống kê doanh thu, tra cứu thông

1

Phân quyền

tin hóa đơn
Nhân viên bán hàng: lập hóa đơn, tra cứu hóa đơn,
xuất hóa đơn

2
3
4

Sao lưu, backup, phục
hồi thông tin

Sao lưu, backup dữ liệu và cuối ngày, hàng tháng

Định cấu hình thiết bị

Định cấu hình máy in…

Báo nhắc nhở người

Nhắc nhở việc sao lưu hàng ngày, nhắc nhở kỳ hạn

dùng

các báo cáo phải làm.

14


2.3.1. Hướng dẫn, giới thiệu sản phẩm
Khách hàng thường đặt câu hỏi: “Bạn bán những loại hàng gì, và có
những gì tôi cần hay không?” khi họ tham quan cửa hàng. Phải nhanh chóng đưa
khách hàng tới loại hàng mà họ cần, đó là nhiệm vụ của nhà quản lý. Để giải
quyết vấn đề đó chúng ta chỉ việc đưa các thông tin chi tiết về sản phẩm vào cơ
sở dữ liệu. bằng cách nay người quản lý có thể cập nhật thông tin về sản phẩm,
khách hàng cũng có thể xem hoặc tìm kiếm thông tin về sản phẩm một cách
thuận tiện và nhanh chóng
2.3.2. Giỏ mua hàng
Khách hàng sẽ cảm thấy thoải mái khi duyệt qua toàn bộ cửa hàng trực
tuyến mà không bị gián đoạn ở bất kỳ đâu vì phải lo quyết định xem có mua loại
hàng nào đó hay không, cho tới khi kết thúc việc mua hàng, có thể lựa chon loại
hàng, thêm hoặc bớt loại hàng ra khỏi giỏ cũng như ấn định số lượng cho mỗi
loại hàng.

Giao diện giỏ hàng
Ngoài ra khách hàng có thể đăng ký thông tin cá nhân của mình cho cửa
hàng, để lần sau khách hàng vào cửa hàng bằng username & password của mình,
mua hàng mà không cần cung cấp thông tin và ưu tiên hưởng lợi ích từ phía cửa
hàng. Cơ chế này có tác dụng tạo tâm lý của cửa hàng đối với khách hàng, coi
15

khách hàng là một người thân thiết.
2.3.3. Giao dịch

Giao diện trang thanh toán
Trong quá trình mua hàng và hoàn tất, chương trình sẽ gửi tới khách hàng
một lời chúc mừng và cám ơn vì đã mua hàng bằng một form HTML. Đây là
yếu tố biến khách vãng lai thành khách thường xuyên
2.3.4. Nhận đơn hàng
sau khi khách hàng kết thúc giao dịch, đơn hàng được tổng hợp lại và gửi
cho các bô phận khác như thống kê kế toán, kinh doanh… ngoài ra sau một
thời gian nhất định, nhà quản lý có thể xử lý đơn hàng va các khách hàng cũ
nếu cần.
2.3.5. Bổ sung và cập nhật sản phẩm
do mục tiêu của là xây dựng cửa hàng ảo nên việc thực hiện cập nhật mặt
hàng cũng có thể được thực hiện thông qua web. Nhà quản lý có thể bổ sung
hàng mới, thay đổi giá cả. Đây là chức năng không thể thiếu đối với công tác
bán hàng.

16


Giao diện trang bổ sung và cập nhật sản phẩm
2.3.6. Quản lý hàng tồn và xử lý đơn hàng
Đây là chức năng quan trọng trong cửa hàng để theo dõi việc lưu thông
hàng hóa và xử lý đơn hàng. Quản lý hàng tồn kho sẽ tích hợp với thống kê, kế
toán và kiểm soát hàng trong kho. Đây là một vấn đề cần có những cách giải
quyết hợp lý.
2.3.7. Hộp thoại chatbox

Dành cho khách hàng có nhu cầu được trợ giúp, tư vấn sản phẩm nhanh
nhất

Hộp thoại chatbox (bên phải)

17


CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY XNK THỜI TRANG QUỐC TẾ TOMA
3.1. Đánh giá ưu- nhược điểm của HTTTQL tại Công ty XNK Thời
trang Quốc tế TOMA
3.1.1. Ưu điểm
- Giúp

các nhà quản lý cập nhật thông tin,công việc dễ dàng tạo

thuận lợi cho vệc quản lý
-Linh hoạt về thời gian, không gian
-Tiết kiệm thời gian, quá trình mua bán hàng diễn ra nhanh chóng
-Giá và chất lượng cạnh tranh, dễ dàng so sánh giá cả.
-Được mua sắm an toàn
-Tránh khỏi những phiền phức khó chịu
-Chi phí kinh doanh vận hành thấp
-Quá trình xứ lí bán hàng diễn ra nhanh chóng
-Khả năng nhận diện thương hiệu trong mắt người dùng
-Mang lại lợi thế cho khách hàng lẫn chủ tiệm trong giao dịch
3.1.2. Nhược điểm
Chi phí cho việc ứng dụng thường lớn và việc thay, ứng dụng công
nghệ phần lớn phụ thuộc vào tư duy, phương pháp lãnh đạo, áp lực cạnh tranh

nên không đồng bộ cho toàn hệ thống
Các mô hình chưa hoàn có tính tương thích, tính mở cao nên hạn chế
người sủ dụng, không phải nhân viên nào cũng có thể thành thạo.
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao HTTTQL tại Công ty XNK Thời
trang Quốc tế TOMA
Qua phân tích thực trạng cho thấy, để quản lý hoạt động bán hàng của
công ty có hiệu quả, đạt được mục tiêu và đạt tới một vị thế cạnh tranh cao, cân
khắc phục việc tiếp cận quản trị có tính phiến diện, rời rạc của các công cụ quản
trị được vận dụng, cần có những phương pháp quản lý linh hoạt cho từng giai
đoạn thời kỳ.
Tối ưu hệ thống thông tin quản lý sao cho thân thiện với khách hàng nhất
18


có thể, tăng quan hệ mật thiết sâu sắc với khách hàng, qua đó tiếp cận, mở rộng
thị trường, tăng doanh thu cho công ty
Đầu tư, nâng cấp các trang thiết bị cần thiế, đào tạo đội ngũ quản trị hệ
thống thông tin quản lý bán hàng của công ty để hệ thống được hoạt động trơn
tru nhất

19


KẾT LUẬN
Sau một thời gian tích cực nghiên cứu và khảo sát, cộng với sự hướng dẫn
nhiệt tình của thầy giảng dạy bộ môn “Hệ thống thông tin quản lý” - thầy Lê
Ngọc Diệp. Em đã hoàn thành đề tài của mình về “Khảo sát Hệ thống thông tin
quản lý bán hàng tại Công ty XNK Thời trang Quốc tế TOMA”. Nội dung đề tài
đã đề cập tới một số vấn đề như sau:
- Khảo sát thực tế hiện trạng việc quản lý của cửa hàng . Từ đó, thấy

được những mặt còn tồn tại, thiếu sót và xây dựng, phát triển nên hệ thống mới
khắc phục được những điều đó nhờ sự trợ giúp đắc lực của công nghệ thông tin.
- Phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng
Cuối cùng em xin được gửi lời cảm ơn tới thầy giáo Lê Ngọc Diệp đã
hướng dẫn em hoàn thành đề tài này, đến các thầy cô giáo trong khoa Văn hóa –
Thông tin và Xã hội, đến bạn bè và những người thân đã luôn theo sát và ủng hộ
em hoàn thành đề tài này.
Xin trân trọng cảm ơn!

20