Thực trang và giải pháp ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn thư tại huyện phúc thọ

LỜI CẢM ƠN
Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể các thầy cô giáo khoa Đào
tạo tại chức, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho tôi những kiến
thức cơ bản và tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành chương trình học trong suốt
những năm vừa qua.
Đặc biệt tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới cô giáo bộ môn Đinh Thị
Hải Yến đã dành nhiều thời gian truyền đạt kiến thức, hướng dẫn, chỉ bảo tận
tình cho tôi hoàn thành tiểu luận này.
Xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè là những người đã động viên và
giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập và thực hiện tiểu luận này.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2017


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC VIẾT TẮT
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
MỤC LỤC............................................................................................................2
DANH MỤC VIẾT TẮT.....................................................................................4
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài:.............................................................................................................................1
2.Mục tiêu:..........................................................................................................................................2
3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:..................................................................................................2
4.Phương pháp nghiên cứu:...............................................................................................................2
5.Ý nghĩa thực tiễn của đề tài:............................................................................................................2
6.Kết cấu đề tài:...................................................................................................................................2

Chương 1..............................................................................................................3
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG...........3
ISO 9000...............................................................................................................3
1.1.Giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO 9000................................................................................................3
1.1.1.ISO 9000 là gì?............................................................................................................................3
1.2.Mục đích, yêu cầu, nội dung và trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ..........................................................................5
1.3.Nội dung áp dụng hệ thống quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn iso 9001- 2000 vào công tác
văn thư – lưu trữ.................................................................................................................................6
1.4.Quy trình tiến hành:......................................................................................................................7
1.5. Áp dụng ISO 9000 trong các cơ quan hành chính theo Quyết định 144/2006/QĐ-TTG............8

CHƯƠNG 2..........................................................................................................9
THỰC TRẠNG ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001: 2000 VÀO CÔNG
TÁC VĂN THƯ – LỮU TRỮ CỦA HUYỆN PHÚC THỌ..............................9
2.1 - Vài nét về Huyện Phúc Thọ.........................................................................................................9
2.1.1. Vị trí địa lí..................................................................................................................................9
2.1.2 Lịch sử.........................................................................................................................................9


2.1.3. Kinh tế.....................................................................................................................................10
2.1.4. Hành chính..............................................................................................................................11
2.2. Bộ máy quản lí hành chính của Huyện Phúc thọ.......................................................................11
2.3. Hoạt động quản lý......................................................................................................................12
2.4. Quá trình nghiệp vụ công tác Văn Thư – Lưu trữ áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001.............12
2.4.1. Đối với công tác văn thư.........................................................................................................12
2.4.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ.................................13
2.4.1.2. Quản lí văn bản....................................................................................................................15
2.4.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu................................................................................................19
2.4.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan..............................................................20

2.4.2. Đối với công tác lưu trữ..........................................................................................................20
2.4.2.1. Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Phúc Thọ...........................20
2.4.2.2. Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu........................................................................21
2.4.2.3. Thực trạng công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ.........................................................21

CHƯƠNG 3........................................................................................................23
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ÁP DỤNG
HTQLCL ISO 9000 VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI
HUYỆN PHÚC THỌ........................................................................................23
3.1 Khó khăn và giải pháp khắc phục trong công tác áp dụng ISO tại Huyện Phúc Thọ.................23

KẾT LUẬN........................................................................................................26
.............................................................................................................................26


DANH MỤC VIẾT TẮT
STT

Từ viết tắt

Dịch nghĩa

1

HTQLCL

Hệ thống quản lí chất lượng

2

HCNN

Hành chính nhà nước

3

HDND

Hội đồng nhân dân

4

UBND

Ủy ban nhân dân

5

TCVN

Tiêu chuẩn Việt Nam


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:

Trong xu thế hội nhập toàn cầu, nhằm đạt được những hiệu quả cao về
kinh tế và thu hút đầu tư phát triển xã hội. Công tác cải cách hành chính đang là
vấn đề mọi cơ quan, doanh nghiệp lưu tâm.
Đối với doanh nghiệp, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng nhằm cải

tiến chất lượng sản phẩm dịch vụ và sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng
là cần thiết thì đối với cơ quan quản lý hành chính nhà nước vấn đề trên càng trở
nên cấp bách nhằm tạo tính minh bạch, lòng tin của khách hàng cụ thể là nhân
dân, các tổ chức và đặc biệt là các nhà đầu tư. Tiêu chuẩn ISO 9000 về hệ thống
quản lí chất lượng được tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ban hành chấp nhận
rộng rãi trên thế giới và được xem là mô hình quản lý chất lượng cho mọi tổ
chức kể cả đơn vị quản lý hành chính nhà nước. Mô hình này đã được áp dụng
rộng rãi trên 776.608 đơn vị của 161 quốc gia trên thế giới triển khai và áp dụng
tính đến nay. Tại Việt Nam theo thống kê của một số tổ chức chứng nhận, đến
thời điểm này đã có khoảng trên 4000 đơn vị triển khai và được chứng nhận ISO
9001 : 2000.
Phúc Thọ là một trong những huyện đi đầu trong công tác triển khai hệ
thống Quản lý chất lượng theo ISO 9000. Là Huyện có sự quan tâm và cam kết
của lãnh đạo về cải cách hành chính, đặc biệt là công tác cải cách, nâng cao chất
lượng Văn thu- Lưu trữ. Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của Huyện có
tâm huyết và gắn bó với công việc. Đến nay số lượng đơn vị HCNN trong huyện
được chứng nhận nhiều và đa dạng ở các cấp xã. Vấn đề cấp bách của huyện lúc
này là duy trì và cải tiến nhằm nâng cao chất lượng , tính hiệu quả cảu HTQLCL
tại các đơn vị đã được chứng nhận.Tuy nhiên để có cái nhìn khách quan và tổng
thế nhất và để tiếp tục nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác Văn thư
và Lưu trữ. em đã nghiên cứu và thực hiện đề tài nghiên cứu “ Thực trang và
giải pháp Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn thư tại
Huyện Phúc Thọ “ Để có cái nhìn chúng nhất về tình hình thực hiện áp dụng
ISO 9000.
1


2. Mục tiêu:

- Khảo sát và đánh giá tổng quan về tình hình ứng dụng nội dung bộ tiêu

chuẩn ISO 9000 trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại Huyện Phúc Thọ để thấy
được rõ nhất hiệu quả đã đạt được cũng như những mặt còn tồn đọng để có biện
pháp cũng như phương hướng cải cách, áp dụng triệt để hơn.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Phòng Văn thư – Lưu trữ Huyện Phúc Thọ
4. Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp khảo sát thực tế
5. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài:

- Khảo sát thực tiễn để đưa ra những vấn đề còn tồn tại trong công tác
ứng dụng nội dung hệ thống quản lí chất lượng ISO 9000
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng cũng như hiệu quả
Có thể áp dụng hay là biện pháp tham khảo cho các địa phương lân cận
nhằm đóng góp tích cực vào công tác văn thư- lưu trữ
6. Kết cấu đề tài:

- Đề tài gồm 3 Chương sau:
Chương 1: Giới thiệu chung về hệ Thống Quản lý chất lượng ISO 9000
Chương 2: Thực trạng áp dụng ISO 9001: 2000 vào bộ phận Văn Thư –
Lưu trữ của huyện Phúc Thọ.
Chương 3: Một vài giải pháp nhằm nâng cao tính đồng bộ hiệu quả áp
dụng ISO 9001: 2000 vào công tác cải cách Văn Thư – Lưu trữ Huyện Phúc
Thọ.

2


Chương 1

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
ISO 9000
1.1. Giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO 9000
1.1.1. ISO 9000 là gì?
Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế “ ISO – International Organization for
Standardzation ” được thành lập từ năm 1947, có trụ sở đặt tại Geneva – Thụy
Sĩ. ISO là một hội đoàn toàn cầu cảu hơn 150 các cơ quan tiêu chuẩn quốc gia,
mỗi thành viên của ISO là đại diện cho mỗi quốc gia của mình. Tổng cục Tiêu
chuẩn Đo lường Chất lượng là thành viên chính thức của ISO từ năm 1977.
Tổ chức ISO chịu trách nhiệm ban hành các tiêu chuẩn quốc tế ISO
khuyến nghị áp dụng nhằm thuận lợi hóa thương mại toàn cầu và bảo vệ an toàn,
sức khỏe và môi trường cho cộng đồng. Hiện nay, ISO với gần 3000 tổ chức kỹ
thuật với hệ thống các Ban Kỹ thuật, Tiểu Ban Kỹ Thuật, Nhóm Công tác và
Nhóm đặc trách có nhiệm vụ soạn thảo các tiêu chuẩn quốc tế. Tiêu chuẩn quốc
tế ISO được ban hành sau khi được thông qua theo nguyên tắc đa số đồng thuận
của các thành viên chính thức của ISO.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ban hành
nhằm cung cấp các hướng dẫn quản lý chất lượng và xác định các yếu tố cần
thiết của một hệ thống chất lượng để đạt được sự đảm bảo về chất lượng của sản
phẩm hay dịch vụ mà một tổ chức cung cấp.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 lần đầu tiên vào năm 1987, sau lần soát xét vào
năm 1994, bộ tiêu chuẩn này bao gồm 24 tiêu chuẩn với 3 mô hình đảm bảo chất
lượng cơ bản bao gồm: ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003 và một số tiêu chuẩn
hướng dẫn.
Sau lần soát xét năm 2014, bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 được áp dụng
hợp nhất và chuyển đổi còn lại 4 tiêu chuẩn sau:

3

ISO

Tên gọi

ISO 9000: 2000

Hệ thống quản lí chất lượng - Cơ sở và từ vựng

ISO 9001: 2000

Hệ thống quản lí chất lượng – Các yêu cầu

ISO 9004: 2000

Hệ thống quản lí chất lượng – Hướng dẫn cải tiến

ISO 19001: 2000

Hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý chất lượng
và môi trường

Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 mô tả cơ sở nền tảng của hệ thống quản lý
chất lượng và quy định hệ thống thuật ngữ liên quan.
Tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 đưa ra các yêu cầu đối với hệ thống quản lý
chất lượng cho một tổ chức với mong muốn:
+ Chứng minh khả năng của một tổ chức trong việc cung cấp một cách ổn
định các sản phẩm/ dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng và các yêu cầu chế
định có liên quan.
+ Nâng cao mức độ hài lòng của Khách hàng nhỏ việc áp dụng có hiệu
lực và thường xuyên cải tiến hệ thống.

ISO 9001: 2000 có thể được sử dụng với mục đích nội bộ của tổ chức với
mục đích chứng nhận hoặc trong tình huống hợp đồng. Khi áp dụng ISO 9000;
2000, tổ chức có thể loại trừ các điều khoản không áp dụng đối với hoạt động
sản xuất/ cung cấp dịch vụ của mình liên quan đến nghĩa vụ thỏa mãn khách
hàng hay đáp ứng các yêu cầu chế định. Ngoại lệ này được quy định tại Điều 7
của tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 và phải được tổ chức chứng minh rằng điều
ngoại lệ này không liên quan đến chất lượng của sản phẩm/ dịch vụ.
Tiêu chuẩn ISO 9004: 2000 đưa ra các hướng dẫn cho hệ thống quản lý
chất lượng để có thể đáp ứng cho nhiều mục tiêu hơn. Tiêu chuẩn này đặc biệt
chú trọng đến việc thường xuyên cải tiến kết quả và hiệu lực của tổ chức sau khi
đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000: 2000.
4


Tuy nhiên, Tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 không được sử dụng cho mục đích
chứng nhận của bên thứ ba hoặc cho các mục đích thỏa thuận có tính hợp đồng.
Khi được so sánh với ISO 9001: 2000 có thể thấy rằng các mục tiêu đặt ră trong
ISO 9004: 2000 đã mở rộng hơn để bao gồm cả việc đáp ứng mong muốn cảu tất
cả các bên có liên quan đồng thời với việc quan tâm đến kết quả hoạt động của
tổ chức.
Tiêu chuẩn 19011: 2000 – Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đã được chuyển
dịch thành tiêu chuẩn Việt Nam tương ứng TCVN ISO 9000: 2000: TCVN ISO
9001: 2000; TCVN ISO 9004: 2000; TCVN ISO 19001: 2003
1.2. Mục đích, yêu cầu, nội dung và trình tự áp dụng hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu
trữ.
Mục đích: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn TCVN
ISO 9001: 2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ là nhằm xừy dựng và thực
hiện cỏc quy trình xử lý công việc thuộc nội dung công tác văn thư, lưu trữ một

cách khoa học, đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát công việc
được dễ dàng
Yêu cầu: Để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001: 2000 vào trong công tác văn thư đạt hiệu quả cần phải đáp
ứng các yêu cầu sau:
a). Yêu cầu chung: - Các cơ quan, tổ chức phải có bộ phận văn thư, lưu
trữ;- Phải có quy chế văn thư, lưu trữ;- Phải có nguồn nhân lực thực hiện;- Phải
có cơ sở vật chất cần thiết (kinh phí, máy móc, trang thiết bị, phương tiện, dụng
cụ, văn phòng phẩm).
b) Yêu cầu cụ thể - Quy trình xử lý công việc phải cụ thể hóa được các
quá trình hoạt động thành từng bước và sắp xếp theo một trình tự nhất định,
tương ứng với thực tế phù hợp với nguyên tắc “viết những gỡ cần làm, làm
những gỡ đó viết”.- Quy trình được xây dựng phải chỉ rõ nhiệm cụ thể của mỗi
cá nhân tham gia vào quy trình đó. Điều này không chỉ giúp cho lãnh đạo cơ
5


quan, đơn vị kiểm soát được công việc mà nó cũng là bằng chứng để kiểm tra,
đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc của mỗi cá nhân trong cơ quan. - Cãc
quy trình được xây dựng phải được xem như quy chế của cơ quan, buộc các đối
tượng có liên quan phải thực hiện
1.3. Nội dung áp dụng hệ thống quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn iso
9001- 2000 vào công tác văn thư – lưu trữ.
- Đối với công tác văn thư:
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin
văn bản cho hoạt động quản lý của cỏc cơ quan, tổ chức. Có thể nói rằng, hầu
hết các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính hàng ngày
đều gắn liền với văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với công tác văn
thư. Do vậy, chất lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất

lượng và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức. Để nâng cao chất lượng và
hiệu quả của công tác văn thư, cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào việc xừy dựng và thực hiện các quy trình
sau:
- Quy trình soạn thảo và ban hành (văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính thông thường);
- Quy trình quản lý văn bản đi;
- Quy trình quản lý văn bản đến;
- Quy trình tiếp nhận hồ sơ;
- Quy trình lập hồ sơ và quản lý hồ sơ;
- Quy trình nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Quy trình quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư…
- Đối với công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về lựa chọn, bổ sung tài liệu; bảo
vệ, bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ hoạt
động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử. Để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ,
cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000
6


vào việc xây dựng và thực hiện các quy trình sau:
- Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu;
- Quy trình phân loại tài liệu;
- Quy trình chỉnh lý tài liệu (tài liệu hành chính, tài liệu kỹ thuật, tài liệu
nghe nhìn…);
- Quy trình tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
- Quy trình phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc;
- Quy trình tu bổ tài liệu
;- Quy trình vệ sinh tài liệu
;- Quy trình khử trùng tài liệu;

- Quy trình khử a xớt cho tài liệu;
- Quy trình lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ (Quy trình chụp
Microphim; Quy trình, rửa; Quy trình kiểm tra chất lượng phim…)
1.4. Quy trình tiến hành:
Để xây dựng quy trình xử lý công việc thuộc nội dung nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ một cách chính xác theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 và phù hợp
với tình hình thực tế của các cơ quan, tổ chức cần phải thực hiện những bước cơ
bản sau:
a) Xác định tên gọi của quy trình;
b) Xác định mục đích xây dựng quy trình;
c) Xác định phạm vi áp dụng;
d) Xác định tài liệu có liên quan đến quy trình (Sổ tay chất lượng, văn bản
quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn…);
đ) Xác định các thuật ngữ cần giải thích hoặc các cụm từ viết tắt cần diễn
giải
e) Xác định nội dung công việc và trình tự cụng việc (mô tả ở dạng lưu đồ
hoặc diễn giải ở dạng lời văn hoặc đồng thời cả hai) và trách nhiệm của mỗi đơn
vị, cá nhân liên quan đến việc thực hiện quy trình;
g) Xác định tên gọi của hồ sơ, thành phần tài liệu hành thành trong quá
trình thực hiện quy trình để đưa vào hồ sơ và nơi lưu giữ hồ sơ;
7


h) Xác định phụ lục đính kèm (Tài liệu tham chiếu, biểu mẫu văn bản
hoặc sổ sách cần sử dụng trong quá trình thực hiện quy trình)
1.5. Áp dụng ISO 9000 trong các cơ quan hành chính theo Quyết
định 144/2006/QĐ-TTG
Quyết định gồm 6 chương, 17 điều qui định về việc áp dụng hệ thống
quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 trong các cơ quan hành
chính nhà nước, bao gồm các nội dung liên quan đến việc xây dựng hệ thống

quản lý chất lượng, thực hiện và đánh giá, cấp giấy chứng nhận đối với cơ quan
hành chính nhà nước. Đối tượng áp dụng là các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
trực thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố thuộc tỉnh, các cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban Nhân dân huyện, thị xã, thành phố trực thuộc trung
ương…..
Mục tiêu của việc áp dụng ISO 9001: 2000 nhằm tạo điều kiện để người
đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công
việc trong cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả
công tác.
Nội dung về áp dụng hệ thống quản lí chất lượng bao gồm 04 bước triển
khai thực hiện việc áp dụng hệ thống quản lí chất lượng
Bước 1: Xây dựng hệ thống quản lí chất lượng
Bước 2: Thực hiện hệ thống quản lí chất lượng đã xây dựng
Bước 3: Đánh giá cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lí chất lượng
Bước 4: Duy trì và cải tiến hệ thống quản lí chất lượng đã xây dựng.

8


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001: 2000 VÀO CÔNG
TÁC VĂN THƯ – LỮU TRỮ CỦA HUYỆN PHÚC THỌ
2.1 - Vài nét về Huyện Phúc Thọ
2.1.1. Vị trí địa lí
Phúc Thọ là huyện đồng bằng Bắc Bộ, nằm bên bờ hữu ngạn của cả hai
con sông: sông Hồng và sông Đáy, của hệ thống sông Hồng. Phúc Thọ có ranh
giới phiá tây giáp thị xã Sơn Tây, phía nam giáp huyện Thạch thất, phiá đông
nam (lần lượt từ Nam lên Đông) giáp các huyện Quốc Oai và Hoài Đức, phía
đông giáp huyện Đan Phượng. Ranh giới phía đông của huyện với các huyện
Đan Phượng và Hoài Đức, gần như chính là con sông Đáy, tên cổ là con sông

Hát, là phân lưu của sông Hồng. Về phía bắc, sông Hồng là ranh giới của huyện,
mà tính từ đông sang tây gồm có: Mê Linh (ở góc phiá đông bắc), các huyện của
tỉnh Vĩnh Phúc như Yên Lạc (ở phiá bắc), Vĩnh Tường (ở góc phiá tây bắc). Góc
phía đông bắc huyện, trên ranh giới với các huyện Mê Linh và Đan Phượng, tại
vị trí các xã Vân Hà, Vân Nam và Hát Môn, huyện có cửa Hát Môn, vốn là ngã
ba sông phân lưu nước sông Hồng vào sông Đáy. Diện tích tự nhiên của huyện
Phúc Thọ là 117,3 km².
Dân số 169.139(2011).
2.1.2 Lịch sử
Tên cũ xưa kia là Phúc Lộc. Tên huyện Phúc Thọ có từ năm 1822, thuộc
trấn Sơn Tây.
Sau năm 1945, Phúc Thọ thuộc tỉnh Sơn Tây
Ngày 21 tháng 4 năm 1945, Phúc Thọ thuộc tỉnh Hà Tây.
Ngày 27 tháng 12 năm 1975, Phúc Thọ thuộc tỉnh Hà Sơn Bình, gồm 17
xã: Cẩm Đình, Hát Môn, Long Xuyên, Ngọc Tảo, Phúc Hòa, Phụng Thượng,
Phương Độ, Sen Chiểu, Tam Thuấn, Thanh Đa, Thọ Lộc, Thượng Cốc, Vân Hà,
Vân Nam, Vân Phúc, Võng Xuyên, Xuân Phú.
Ngày 29 tháng 12 năm 1978, Phúc Thọ được nhập về Hà Nội
Ngày 17 tháng 2 năm 1979, sáp nhập thêm 3 xã của huyện Quốc Oai là
9


Tam Hiệp, Hiệp Thuận, Liên Hiệp.
Ngày 2 tháng 6 năm 1982, chuyển 2 xã Tích Giang, Trạch Mỹ Lộc của
huyện Ba Vì về huyện Phúc Thọ quản lý.
Ngày 12 tháng 8 năm 1991, huyện lại được nhập về tỉnh Hà Tây vừa được
tái lập
Ngày 29 tháng 8 năm 1994, thành lập thị trấn Phúc Thọ trên cơ sở điều
chỉnh một phần diện tích tự nhiên và nhân khẩu của hai xã Phúc Hòa và Thọ
Lộc.

Ngày 29 tháng 5 năm 2008, một lần nữa huyện lại được sáp nhập vào Hà
Nội[7]. (Phần thị trấn Phúc Thọ hiện nay là một phần xã Phúc Hòa và xã Thọ Lộc
được tách ra để thành lập thị trấn mới. Xã Thọ Lộc và xã Phúc Hòa trước Cách
mạng tháng Tám là tổng Lạc Trị thuộc huyện Thạch Thất, chỉ chuyển về Phúc
Thọ sau năm 1954. Trước đây 2 xã Tích Giang và Trạch Mỹ Lộc thuộc huyện
Tùng Thiện, được chuyển về Phúc Thọ sau năm 1982).
Huyện Phúc Thọ có tổng Lạc Trị (tên dưới thời Pháp thuộc) là quê hương
cách mạng, có nhiều người theo Việt Minh chống Nhật và Pháp, có nhiều cán bộ
cách mạng thời kỳ1940-1954, làng Kiều Trung là địa phương kiên cường chống
Nhật, hiện tại bảo tàng lịch sử Hà Nội có trưng bày kỷ vật là chiếc mõ tre kháng
Nhật (1945). (Bảo tàng ghi nhầm là thôn Kiến Trung).
Cửa Hát Môn là một địa danh lịch sử nơi hai bà Trưng nhảy xuống tuẫn
tiết khi thất thế trước quân nhà Hán do Mã Viện chỉ huy. Hiện nay ở đây còn
có đền thờ Hai Bà Trưng.
Vào thời Pháp thuộc, người Pháp muốn cải tạo hệ phân lũ sông Hồng, họ
đã xây dựng công trình đập Đáy, nhằm mục tăng lưu lượng dòng chảy của sông
Hồng về mùa cạn và phân lũ vào bồn trũng hạ lưu sông Đáy (các tỉnh Sơn
Tây, Hà Đông, Hà Nam, Nam Định, Ninh Bình) mỗi khi có lũ lụt lớn vào mùa
mưa. Nhưng công trình này hiếm khi phát huy tác dụng vào mùa lũ, làm cho
đoạn sông Đáy phía hạ lưu đập trở nên gần như là đoạn sông chết.
2.1.3. Kinh tế
Huyện Phúc Thọ là nơi có nhiều dự án công nghiệp. Khi quốc lộ 32 xây
10


dựng xong, Phúc Thọ sẽ là một trong những điểm đến cho các nhà đầu tư trong
và ngoài nước. Thu nhập bình quân đầu người của huyện Phúc Thọ hiện nay trên
600 USD/năm
Là một huyện thuần nông, có đập Đáy, có công trình Kênh Cẩm Đình Hiệp Thuận dẫn nước từ sông Hồng vào sông Đáy. Sau này sẽ là 1 điểm du lịch
nổi tiếng. Ngoài ra còn phải kể tới Làng Nghề tủ bếp Hát Môn, mang những sản

phẩm tủ bếp gỗ tự nhiên chất lượng cao ra khắp miền bắc đến các gia đình. Bên
cạnh đó còn rất nhiều làng nghề như may Thượng hiệp, Rau an toàn Phú an. Sản
phẩm bưởi Phúc Thọ cũng có tiếng với vị ngọt.
2.1.4. Hành chính
Huyện Phúc Thọ có 1 thị trấn Phúc Thọ và 22 xã: Cẩm Đình, Hát
Môn, Hiệp Thuận, Liên Hiệp, Long Xuyên, Ngọc Tảo, Phúc Hòa, Phụng
Thượng, Phương Độ, Sen Chiểu, Tam Hiệp, Tam Thuấn, Thanh Đa, Thọ
Lộc, Thượng Cốc, Tích Giang, Trạch Mỹ Lộc, Vân Hà, Vân Nam, Vân
Phúc, Võng Xuyên, Xuân Phú.
2.2. Bộ máy quản lí hành chính của Huyện Phúc thọ

11


2.3. Hoạt động quản lý
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản và tổ chức quản
lý, sử dụng các loại Văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước, kết quả của tác
Văn thư là sự khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thư chính là tiền đề của
công tác Lưu trữ. Công tác Văn thư được thể hiện tốt có tác dụng đối với toàn xã
hội.
Công tác Văn thư- Lưu trữ tại UBND huyện Phúc Thọ đóng vai trò hết
sức quan trọng và được thể hiện ở những điểm sau:
Công tác Văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan , tổ chức, quần
chúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau. Công tác Văn thư góp
phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của
Văn bản.Công tác Văn thư được xác định như một hoạt động , một mắt
xích quan trọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của
Văn phòng UBND huyện. Cho nên làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải
quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được
các bí mật.

Công tác Văn thư- Lưu trữ được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với
mục đích nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư trong quá trình giải quyết
công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND huyện – là cơ quan quản lý
Nhà nước ở địa phương,công tác Văn thư ở Văn phòng đang rất được quan
tâm, chỉ đạo,giám sát, đôn đốc của lãnh đạo, Cán bộ Văn phòng đã làm tốt công
tác này .
Nhìn chung việc quản lí , chỉ đạo công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND
huyện đã được tổ chức thực hiện tốt. Tuy nhiên để công tác Văn thư cơ quan
được vận hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra , đôn đốc và chỉ đạo về nghiệp vụ
cho Cán bộ Văn thư nhiều hơn.
2.4. Quá trình nghiệp vụ công tác Văn Thư – Lưu trữ áp dụng theo
tiêu chuẩn ISO 9001
2.4.1. Đối với công tác văn thư

12


2.4.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Phúc
Thọ
Trong công tác Văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp quan
trọng. Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan .Tại UBND
huyện Phúc Thọ , công tác soạn thảo , ban hành văn bản được tiến hành đúng
quy trình thủ tục ban hành một văn bản. Văn bản được ban hành đúng đảm bảo
đúng qui định,có đầy đủ thể thức , có hiệu lực pháp lý cao, giúp giải quyết công
việc một cách nhanh chóng , đảm bảo đúng quy định của Nhà nước.
+Quy trình soạn thảo
Công tác soạn thảo ,ban hành Văn bản được giao cho cán bộ chuyên
trách ở mỗi đơn vị đảm nhận
Quy trình soạn thảo và ban hành được tiến hành theo trình tự sau:
Văn bản sau khi được nhân viên soạn thảo đánh máy xong được chuyển

đến Chánh văn phòng xem xét , kiểm tra,sau đó trình lên Chủ tịch hoặc Phó chủ
tịch UBND Huyện ký ban hành.Sau khi ký văn bản được tập trung ở Văn phòng
để kiểm tra lại lần nữa.Khi đã kiểm tra thấy không có vấn đề gì , Nhân viên Văn
thư tiến hành đánhsố, ghi ngày, tháng năm ban hành Văn bản và đăng ký vào sổ
“Đăng ký văn bản đi ” sau đó nhân văn bản theo nơi nhận, đóng dấu và làm thủ
tục gửi văn bản đi một cách nhanh chóng chính xác , Văn phòng giữ lại hai bản.
01 bản lưu ở bộ phận soạn thảo
01 bản lưu ở bộ phận Văn thư
Việc lưu lại văn bản ban hành đã giúp văn phòng làm tốt công tác quản lí
Văn bản, tài liệu. Đồng thời văn bản được lưu lại cũng giúp cho cơ quan giải
quyết tốt công việc khi có sự cố xẩy ra hoặc giải quyết công việc tồn đọng liên
quan đến văn bản.
Thẩm quyền ban hành : UBND huyện Phúc Thọ có thẩm quyền ban hành
các Văn bản như: Quyết định , Chỉ thị, Tờ trình, Báo cáo,Công văn, Giấy mời...
các văn bản ban hành luôn dược đảm bảo về mặt thể thức và hiệu lực pháp lý.
+Thể thức văn bản:
Thể thức Văn bản là những yếu tố thông tin cần thể hiện ở một văn bản
13


nhất định theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.Qua khảo sát thực
tế tại UBND huyện Phúc được trình bày theo đúng quy định của nhà nước.
Tên cơ quan ban hành văn bản và quốc hiệu được trình bày ở phía trên
cùng của Văn bản.
Tác giả văn bản được trình bày ở góc bên trái của văn bản viết
bằng phông chữ Vn Time cỡ chữ 13 nét đứng đậm có dấu gạch chân ở
2/3 dòng cuối.
Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản được trình bày phía dưới quốc
hiệu kiểu chữ VnTime cỡ chữ 14 nét nghiêng.Số và ký hiệu của văn bản: Số
của Văn bản là số thứ tự Văn bản ban hành trong một năm bắt đầu từ số 01 đến

ngày cuối cùng trong năm .
Ký hiệu văn bản là tên viết tắt của tên loại văn bản ban hành , số và ký
hiệu được trình bày ở dưới tác giả của văn bản . Số văn bản được trình bày
bằng phông chữ VnTime ký hiệu VnTimeH cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng:“Số:
01/QĐ-UBND”
Tên loại và trích yếu nội dung được trình bày ở phần địa danh và ngày
tháng năm ban hành Văn bản. Tên loại được trình bày bằng phông chữ
VnTimeH, cỡ chữ 14 nét đứng đậm. Trích yếu nội dung là một câu văn ngắn gọn
ở dưới phần tên loại, phông chữ VNnTime, cỡ chữ 14 nét đậm
Nội dung văn bản trình bày dười tên loại và trích yếu nội dung,nội
dung văn bản cần trình bày chĩnh xác, ngắn gọn dễ hiểu.
Thể thức đề ký và chữ kỹ được trình bày ở dưới nội dung góc bên phải
của Văn bản bằng chữ VnTimeH, cỡ chữ 13.
Con dấu thể hiện tính chân thực và đảm bảo pháp lý của văn bản, dấu
được đóng trùm lên 1/3 chữ ký lệch về bên trái .Dấu đóng rõ ràng ,
đúng chiều.
Nơi nhận là tên cơ quan đơn vị cá nhân mà văn bản được gửi đến , nơi
nhận được trình bày ở phía dưới góc bên trái của văn bản, trình bày bằng
phông VnTime cỡ chữ 12 nét nghiêng, đậm .
Qua khảo sát thực tế em thấy thể thức của Văn bản UBND huyện
14


Phúc Thọ trình bày theo đúng văn bản do Nhà nước quy định . Văn bản ban
hành luôn đảm bảo đúng thể thức và hiệu lực pháp lý.
2.4.1.2. Quản lí văn bản
-Quản lý văn bản đi
Quy trình quản lý văn bản đi :
Văn bản đi là văn bản , tài liệu do cơ quan gửi đi các cơ quan khác.Tại
UBND huyện Phúc Thọ có các loại văn bản , tài liệu gửi như Quyết định ,Chỉ thị

,Công văn...
Trong hoạt động hàng năm của UBND huyện Phúc Thọ Văn bản hình
thành chưa phải là nhiều nhưng công tác quản lí Văn bản đi được tổ chức rất
tốt , đúng quy định của Nhà nước. Công tác quản lí Văn bản được tổ chức tốt ở
tất cả các khâu.
+ Đánh máy in văn bản:
Để trang bị cho việc đánh máy in Văn bản, Văn phòng UBND
huyện
Phúc Thọ đã trang bị 02 máy tính. Cơ quan cũng đã có một nhân viên
đánh máy chuyên trách . Trong cơ quan đã xây dựng phòng đánh máy
riêng.Nhân viên đánh máy , nhận văn bản , kiểm tra lỗi chính tả , rà soát lại bản
thảo tay với người soạn thảo , khi thấy không có vấn để gì thì đánh máy nguyên
văn bản đã viết tay và in văn bản . Văn bản khi đã được đánh máy xong và
kiểm tra chặt chẽ về thể thức thì được nhân bản để làm thủ tục gửi đến các
phòng ban (đối với văn bản ban hành nội bộ ) và gửi đi các cơ quan khác (đối
với Văn bản gửi đi ngoài cơ quan ).
Qua khảo sát em thấy công tác đánh máy , in Văn bản để ban hành tại
UBND huyện Phúc Thọ được tiến hành tương đối đúng quy trình .
+Văn bản được đánh máy đúng, rõ ràng , trình bày đúng kỹ thuật kích cỡ
giấy theo qui định của Nhà nước.Lề trên 2.5 cm. Lề dưới 2.5cm
Lề trái 3,5cm. Lề phải 2cm.Và đầy đủ các yếu tố thể thức đảm bảo bí mật
của văn bản đánh máy.
+ Trình ký
15


Ký văn bản để ban hành là một khâu quan trọng nó thể hiện tính hiệu lực
pháp lý của văn bản ,văn bản trình ký phải được kiểm tra về thể thức nội dung
chặt chẽ.
Tại UBND huyện Phúc Thọ việc ký văn bản được tiến hành theo

nguyên văn bản sau khi đã đánh máy , in xong thì Chánh Văn phòng kiểm tra về
thể thức , nội dung Văn bản đã đúng chưa, hoàn chỉnh chưa, rồi trình lên Chủ
tịch hoặc các Phó chủ tịch ký theo thẩm quyền đã qui định trong qui chế hoạt
động của cơ quan.
UBND huyện Phúc Thọ bên cạnh việc thực hiện đúng đầy đủ các quy
định về trình ký theo quy định của Nhà nước còn có quy định riêng về ký văn
bản nên đã giúp cho Chánh Văn phòng sắp xếp văn bản cần trình ký một cách
nhanh chóng , trình ký đúng thẩm quyền , tạo điều kiện cho văn bản được ban
hành đúng quy định
+ Đăng ký văn bản đi:
Đăng ký Văn bản đi là ghi chép một số điều cần thiết về một văn bản đi
như số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung văn bản vào trong những
phương tiện đăng kývăn bản như sổ, máy tính. UBND huyện Phúc Thọ đăng ký
văn bản đi qua hệ thống máy tính ... nhằm quản lý chặt chẽ và tra tìm văn bản
được nhanh chóng.
Tất cả các công văn đi của UBND huyện Phúc Thọ , sau khi đã có chữ
ký và đóng dấu xong thì được đăng ký vào “hệ thống máy tính ” của cơ quan.
Văn bản đăng ký rõ ràng chính xác.Văn bản sau khi dược kiểm tra về thể thức,
Nhân viên văn thư ghi số. ký hiệu ngày tháng năm lên văn bản rồi tiến hành
đăng ký qua mạng máy tính
Ưu điểm việc đăng kí văn bản đi bằng máy tính ở UBND huyện Phúc Thọ
rất dễ làm ,giúp tra tìm nhanh, các văn bản được đăng ký chính xác , đủ thể thức
. Cán bộ Văn thư thành thạo về chuyên môn nghiệp vụ .
Nhược điểm : Bên cạnh việc dễ làm thì đăng ký Văn bản bằng máy tính
lại phụ thuộc nhiều vào mạng internet
+ Chuyển giao Văn bản
16


Để đảm bảo công việc được giải quyết nhanh chóng hiệu quả , các văn

bản sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền , làm thủ tục gửi đi ngay đến
đúng nơi nhận. Việc gửi văn bản ở UBND Phúc Thọ đến các cơ quan hay cá
nhân ngoài cơ quan gửi qua đường bưu điện, Văn phòng UBND đã chọn sử
dụng 2 loại phong bì , loại nhỏ có kích thước 13cm x 20cm và loại lớn hơn là
15cm x 25cm phong bì được trình bày theo mẫu rõ ràng, có hai phần:
+Phần nơi gửi : Được trình bày ở góc trái sát mép trên của phong bì .
+Phần nơi nhận : Được trình bày ở góc phải sát mép dưới của phong bì .
Khi làm thủ tục gửi văn bản , Cán bộ văn thư tiến hành ghi các thông tin
vào hai phần trên đầy đủ rõ ràng . Đặc biệt phần nơi nhận , ghi rõ tên , địa chỉ
của cơ quan, cá nhân nhận văn bản theo ý kiến phân phối .Đối với những văn
bản khẩn được đóng “dấu khẩn “để công tác chuyển được nhanh chóng kịp thời
Nhìn chung công tác chuyển giao văn bản “Đi” của UBND huyện Phúc
Thọ được tiến hành nhanh chóng đảm bảo.Văn bản gửi đi đúng địa chỉ , đúng
thẩm quyền giải quyết công việc , một cách nhanh chóng hiệu qủa , nâng cao
chất lượng quản lý Nhà nước bằng Văn bản.
+ Quản lý bản lưu văn bản đi:
Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hàng ngày và phục vụ mục
đích lâu dài,các văn bản đi cuả tất cả các cơ quan phải được lưu lại 2 bản :
Một bản lưu ở Văn thư, một bản giao cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ
công việc của nhân viên soạn thảo . Các bản lưu này phải được sắp xếp một cách
khoa học, dẽ tra tìm.
Công tác quản lí bản lưu tại UBND huyện Phúc Thọ được tiến hành như
sau:
Sau khi mỗi văn bản được ban hành , ngoài số Văn bản chuyển theo ý
kiến phân phối , Cán bộ Văn thư đều lưu lại hai bản :01 bản để lưu vào hồ sơ
công việc của cán bộ đã soạn thảo ra văn bản , 01 bản lưu ở phòng Văn thư. Hai
bản này được đảm bảo đầy đủ về thể thức và nội dung .
Công tác sắp xếp bản lưu được tiến hành : Văn bản nào được hình thành
trước sắp xếp xuống dưới , Văn bản nào hình thành sau sắp lên trên. Việc này
17

tạo điều kiện cho việc tra tìm dễ dàng , nhanh chóng khi cần thiết .
Trên cơ sở quan sát được tôi thấy công tác quản lí bản lưu UBND huyện
được tổ chức rất tốt , đảm bảo các văn bản ban hành ra đều được lưu giữ lại một
văn bản để phục vụ cho hoạt động hàng ngày của Uỷ ban.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến :
Khái niệm về văn bản đến:
Văn bản ( Công văn ) đến là toàn bộ văn bản –Tài liệu do cơ quan nhận
được từ nơi khác đến .
UBND huyện Phúc Thọ là cơ quan quản lý Nhà nước ở địa phương,chịu
trách nhiệm điều hành và chấp hành ở địa phương trong quá trình hoạt động Uỷ
ban phải nhận một khối lượng văn bản đến khá lớn của các cơ quan chính
quyền cấp trên chỉ đạo hoạt động. Để giải quyết tốt công việc , các văn bản đến
đã được tổ chức , quản lí rất chặt chẽ, đảm bảo thông tin ho hoạt động quản lí và
bảo quản tài liệu phục vụ cho hoạt động hằng ngày của cơ quan.Hằng ngày
UBND huyện Phúc Thọ phải nhận các loại công văn đến của TW , văn bản
giao dịch của các huyện bạn và các đơn thư của công dân trong địa bàn huyện.
Vì vậy công tác quản lí công văn đi đến được tổ chức rất cụ thể , đúng quy
định của Nhà nước đề ra.
Quy trình tiếp nhận văn bản đến:
+ Tiếp nhận văn bản đến
Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến và kiểm tra, phân
loại các văn bản đến này.
Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đến trên máy tính.
Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên
máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.
+ Trình ,chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin

ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được
trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
18


Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư đăng
ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.
Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ
gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển
giao văn bản
+ Giải quyết và theo dõi ,đôn đốc giải quyết văn bản đến
Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo,
giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ
tên cơ quan, tổ chức); theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của
pháp luật.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến
đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh
Văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách
nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơ quan, tổ
chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải
quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.
2.4.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu
Văn bản sau khi ký phải được đóng dấu để ban hành .Qua khảo sát, em
thấy việc đóng dấu ban hành Văn bản ở UBND huyện Phúc Thọ được tiến hành
khá tốt.Dấu được giao cho một cán bộ Văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng
dấu , dấu chỉ đóng lên những Văn bản được kiểm tra về thể thức ,ký
đúng thẩm quyền ,dấu được đóng đúng vị trí là 1/3 phần bên trái chữ ký .
UBND huyện Phúc Thọ sử dụng các loại dấu sau:
Dấu quốc huy (dấu tròn ) của HĐND và UBND

Dấu văn phòng
Dấu chức danh: Dấu chủ tịch , phó chủ tịch , dấu tên chủ tịch, Dấu tên
phó chủ tịch...
Dấu phục vụ công tác văn thư như: Dấu đến , dấu mật , khẩn , hoả tốc...
Dấu được giao cho cán bộ văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu nên
19


dấu được bảo quản tốt, lau chùi sạch sẽ và việc đóng dấu cũng đúng quy định,
đóng dấu rõ ràng , đúng chiều.
2.4.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Theo như quy định hiện hành, Cán bộ chuyên môn tại UBND trong quá
trình giải quyết công việc phải thu thập những văn bản, giấy tờ hình thành trong
quá trình giải quyết công việc để lập thành hồ sơ. Cuối năm, cán bộ chuyên môn
của từng phòng nộp về phòng văn thư của cơ quan để lưu trữ. Sau khi giải quyết
xong công việc, cán bộ chuyên môn bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu;
Rà soát, loại ra khỏi hồ sơ những tài liệu trùng, thừa, bản nháp, bản thảo và tài
liệu tham khảo không cần thiết;Sắp xếp hồ sơ theo trật tự nhất định, thường là
theo mức độ giải quyết công việc .Điều chỉnh tiêu đề hồ sơ nếu nội dung hồ sơ
chưa phù hợp với tiêu đề dự kiến ban đầu. Sau đó tiến hành giao nộp vào lưu trữ
hiện hành.
Nhưng theo khảo sát thực tế tại UBND huyện Phúc Thọ việc lập hồ sơ chỉ
mới dùng lại ở giai đoạn thu thập tài liệu vào hồ sơ rồi giữ lại lưu trữ tại phòng,
đơn vị. Hoàn toàn chưa có việc lập danh mục tài liệu có trong hồ sơ.Mới chỉ
soạn thảo được quyết định Về việc ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện chưa được sự phê duyệt của cơ
quan cấp trên
2.4.2. Đối với công tác lưu trữ
2.4.2.1. Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện
Phúc Thọ.

Tại mỗi phòng,đơn vị tất cả các hồ sơ, văn bản, tài liệu của các các lãnh
đạo ban, các phòng chuyên môn và tất cả hồ sơ tài liêu có liên quan. Tất cả tài
liệu được thu thập trung vào một mối. Các bản gốc sẽ được nộp xuống phòng
văn thư để lưu trữ và quản lý phục vụ cho công việc giải quyết hàng ngày
UBND huyện Phúc Thọ chưa có Kho lưu trữ chuyên dụng và phòng lưu
trữ tài liệu riêng. Vì vậy toàn bộ tài liệu thu thập về được cán bộ văn thư tiếp
nhận và để ngay tại phòng văn thư, trên hệ thống kệ giá để tạm. Tài liệu chưa
được sắp xếp thành một phông cụ thể nào.
20


Công tác phân loại tài liệu:Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan là căn
cứ vào các đặc trưng phổ biến của từng loại hình tài liệu của phông lưu trữ cơ
quan để phân chia chúng ra thành các khối, các đơn vị chi tiết lớn ,nhỏ khác
nhau với mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả phông lưu trữ đó.UBND
huyện Phúc Thọ chưa xây dựng được kho lưu trữ, nên cũng chưa có phương án
biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, Hiện nay, hàng chục
mét giá tài liệu được thu về được trong tình trạng chất đống, bó gói, lộn xộn, rời
lẻ… Có một số ít tài liệu đã được lập hồ sơ và chỉnh lý sơ bộ, có 111 mét giá tài
liệu hành chính,560 cuộn,băng đĩa ghi âm,ghi hình còn tồn động chưa được
chỉnh lý.
2.4.2.2. Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và
tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại
tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức theo giá trị của
chúng về các mặt như: chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác,
từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông LTQG Việt Nam.
Hiện nay tại UBND huyện Phúc Thọ chưa xây dựng được kho lưu trữ và
chưa xây dựng được bảng thời hạn bảo quản cho cơ quan mình..Thực trạng về
công tác xác Công tác xác định giá trị tài liệu thông thường được diễn ra ở cả ba

giai đoạn là giai đoạn văn thư, giai đoạn lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.Tuy
nhiên tại đây công việc xác định giá trị tài liệu chưa được chú trọng. Thực tế
công tác xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Phúc Thọ chưa được tiến hành
2.4.2.3. Thực trạng công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Theo quy định hiện hành thủ trưởng đơn vị và cán bộ, công chức, nhân
viên của UBND huyện chịu trách nhiệm bảo quản các hồ sơ, tài liệu của mình
khi chưa đến hạn nộp lưu trữ.Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được bảo quản trong kho
theo quy định, sắp xếp khoa học (có đề nhãn, ký hiệu, mã số theo mục hồ sơ...),
dễ khai thác, di chuyển khi cần thiết; thực hiện đúng chế độ kiểm tra định kỳ và
đột xuất. Tuy nhiên hiện nay UBND huyên Phúc Thọ chưa bố trí được kho lưu
trữ hợp lý để lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Chính vì vậy tài liệu vẫn bó gói,chất đống
21