Trình bày các nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 2008 trong công tác văn phòng đánh giá thực trạng và đưa ra một số kiến nghị

LỜI CẢM ƠN
Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý thầy cô ở Khoa Quản
trị Văn phòng – Trường Đại Học Đại học Nội vụ Hà Nội đã cùng với tri thức và
tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt
thời gian bắt đầu cho tới khi khết thúc học phần. đã tận tâm hướng dẫn chúng em
qua từng buổi học trên lớp cũng như những buổi nói chuyện, thảo luận về lĩnh vực
ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác Văn phòng nếu không có những
lời hướng dẫn, dạy bảo của thầy, cô thì bài tập lớn này của em rất khó có thể hoàn
thiện được. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy cô
Đề tài này hoàn thành còn nhờ sự giúp đỡ của các cô, chú, các anh, chị
đang công tác tại Văn phòng Thành ủy Lạng Sơn, bạn bè đã sát cánh trong thời
gian cùng nhau học tập. Tôi xin chân thành cảm ơn.
Với thời gian cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế còn
hạn chế nên Đề tài sẽ còn rất nhiều điều thiếu sót. Nhưng với sự nghiên cứu
nghiêm túc, niềm đam mê học hỏi, Tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo tận tình
của quý thầy cô.


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu do em thực hiện.
Các số liệu và kết luận nghiên cứu trình bày trong đề tài Chưa từng được
công bố ở các nghiên cứu khác.
Em xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình.
Sinh viên


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2

MỤC LỤC............................................................................................................3
MỞ ĐẦU...............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu....................................................................................1
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu..........................................1
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.............................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu..........................................................................2
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài......................................................2
7. Cấu trúc của đề tài....................................................................................3
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN.............................................................................4
1.1. ISO là gì................................................................................................4
1.2 Khái quát chung về bột tiêu chuẩn ISO 9000........................................4
1.3 Nội dung ISO 9001: 2008......................................................................5
1.4 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng............6
Chương 2. MỘT SỐ NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:
2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ LẠNG SƠN..............................................8
2.1. Khái quát về văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Lạng Sơn..................................8
2.1.1. Giới thiệu một vài nét về vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên...............8
2.1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn..................................8
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tỉnh uỷ.............................................9
2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tỉnh ủy Lạng Sơn.......................9
2.2.1. Chức năng:..........................................................................................9
2.2.2. Nhiệm vụ:..........................................................................................10
2.3. Sơ lược về hệ thống tiêu chuẩn chất lương ISO 9001: 2008 áp dụng tại
Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn......................................................................13
2.4. Quy trình xử lý Văn bản đi, đến tại Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn......14
2.4.1. Mục đích............................................................................................14
2.4.2. Nguyên tắc chung trong công tác quản lý văn bản:..........................15
2.4.3. Công văn đến trên môi trường mạng................................................16
2.4.3.1. Nội dung.........................................................................................17

2.4.4. Công văn đi trên môi trường mạng...................................................20
2.4.1. Nội dung xử lý công văn đi:..............................................................21
2.4.5. Công văn nội bộ trên môi trường mạng............................................24
2.4.5.1. Nội dung.........................................................................................25
2.4.6. Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư :......................25


2.4.6.1. Quản lý con dấu.............................................................................25
2.4.6.2. Sử dụng con dấu.............................................................................26
2.4.6.3. Quy định về đóng dấu....................................................................26
2.4.7. Quy trình xử lý các cuộc họp...........................................................27
2.4.7.1. Mục đích........................................................................................27
2.4.7.2. Phạm vi áp dụng............................................................................27
2.4.7.3. Định nghĩa.....................................................................................27
2.4.7.4. NỘI DUNG....................................................................................29
2.4.7.4.1. Họp giao ban và họp chuyên môn..............................................29
2.4.7.4.2. Mô tả quy trình............................................................................29
Chương 3. THỰC TRẠNG ÁP DỤNG QUY TRÌNH ỨNG UNG................31
TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ VÀ MỘT SỐ
ĐỀ XUẤT...........................................................................................................31
3.1. Thuận lợi:.............................................................................................31
3.2. Khó khăn:.............................................................................................32
3.3. Một số kết quả đạt được:......................................................................32
3.4. Kiến nghị:.............................................................................................33
KẾT LUẬN........................................................................................................35
DANH MỤC TIỀU LIỆU THAM KHẢO.......................................................36


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.

Cùng với sự đổi mới và phát triển của đất nước công tác văn phòng nước ta
cũng cần có những thay đổi để bắt kịp với xu hướng mới. Việc áp dụng tiêu
chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng đã bước đầu được triển khai
trong tất cả các cơ quan, đơn vị trong cả nước đây là bước tiến vượt bậc trong
việc cải cách thủ tục hành chính rườm rà, lạc hậu làm việc theo thói quen. Thông
áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong hoạt động của cơ quan chính là công
cụ đắc lực trong việc hệ thống hoá quy trình xử lý công việc hợp lý, khoa học
phù hợp với quy định của pháp luật, tạo điều kiện cho quá trình giải quyết công
việc nhanh chóng, dễ dàng. Khi áp dụng mỗi cơ quan, đơn vị sẽ linh hoạt trong
việc triển khai thực hiện để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Mỗi
nghiệp vụ đều có những quy trình riêng trong bộ tiêu chuẩn để mang đến những
lợi ích thiết thực nhằm thực hiện nền hành chính nước nhà ngày càng hiện đại,
văn minh. chính vì vậy em đã chọn đề tài " Trình bày các nội dung ứng dụng
tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng. đánh giá thực trạng và
đưa ra một số kiến nghị"
2. Lịch sử nghiên cứu
Đề tài về ISO 9001 thu hút rất nhiều sự quan tâm của các nhà nghiên cứu.
Một số các công trình nghiên cứu về ISO 9001 như:
- Nguyễn Kim Định (1997) , Quản lý chất lượng và ISO 9001, Nxb Khoa học.
- Minh Đức – “ ISO 9001, Tài liệu hướng dẫn thực hiện , Nhà xuất bản Trẻ.
- GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) , Giáo trình quản lý chất lượng , Nhà
xuất bản Hà Nội.
- GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000 , Nhà xuất bản Thống kê.
- Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996 .
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu.
3.1. Đối tượng nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO
9001: 2008 trong công tác văn phòng của Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn
1

Đánh giá thực trạng và đưa ra một số kiến nghị nhăm nâng cao hiệu quả
ứng dựng ISO 9001:2008
3.2. Phạm vi nghiên cứu.
+ Phạm vi không gian: Bài luận chủ yếu tìm hiểu về việc ứng dụng ISO
9001: 2008 trong công tác Văn phòng tại Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn.
+ Phạm vi thời gian: Bài luận tìm hiểu về việc ứng dụng ISO 9001:2008
trong công tác văn phòng tại tại Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn từ năm 2013 và
đã có những bước tiến nhất định trong việc thực hiện và áp dụng.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu về việc áp dụng ISO 9001: 2008
trong công tác Văn thư - lưu trữ tại Công ty cổ phần thiết bị giáo dục và đồ chơi
Hà Thành. Đánh giá các ưu – nhược điểm và đưa ra các giải pháp nhằm giải
quyết các vấn đề còn tồn đọng.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tư liệu của
người đi trước.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được được vận
dụng trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài sau khi hoàn thành sẽ góp phần:
+ Nêu ra được các nôi dung quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008
trong công tác văn phòng.
+ Nêu ra được thực trạng và những đề xuất trong đề tài có thể giải quyết
các vấn đề còn tồn đọng
+ Đề tài sau khi hoàn thành sẽ trở thành tư liệu tham khảo hữu ích cho mọi
người.

2

7. Cấu trúc của đề tài.
Ngoài phần mở đàu và kết luận

Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN
Chương 2. MỘT SỐ NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO
9001: 2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ LẠNG SƠN
Chương 3. THỰC TRẠNG ÁP DỤNG QUY TRÌNH ỨNG UNG TIÊU
CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ VÀ MỘT SỐ ĐỀ
XUẤT
KẾT LUẬN

3


Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1. ISO là gì.
ISO là một tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa, ra đời và hoạt động từ ngày
23-2-1947. ISO có tên đầy đủ là THE INTERNATIONAL ORGANIZATION
FOR STANDARD-IZATION. Các thành viên của nó là các tổ chức tiêu chuẩn
quốc gia của hơn một trăm nước trên thế giới. Trụ sở chính của ISO đặt tại
Geneve (Thụy Sỹ). Ngôn ngữ sử dụng là tiếng Anh, Pháp, Tây Ban Nha.
ISO là một tổ chức phi chính phủ. Nhiệm vụ chính của tổ chức này là
nghiên cứu xây dựng, công bố các tiêu chuẩn (không có giá trị pháp lý bắt buộc
áp dụng) thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.
ISO có trên 120 thành viên. Việt Nam là thành viên chính thức từ năm
1977 và là thành viên thứ 72 của ISO. Cơ quan đại diện là Tổng cục tiêu chuẩn –
Đo lường - Chất lượng.
1.2 Khái quát chung về bột tiêu chuẩn ISO 9000

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do ban kỹ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lẩn đẩu
vào năm 1987, được sửa đổi ba lần năm 1994, nãm 2000 năm 2008. ISO 9000 là
bộ tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn về quản lý chất lượng áp dụng trong
lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. ISO 9000 đưa ra chuẩn mực cho hệ
thống quản lý chất lượng không phải là tiêu chuẩn cho sản phấm. Và được áp
dụng cho hình thức kinh doanh, dịch vụ với mọi quy mô khác nhau.
ISO 9000 là gia đình tiêu chuẩn về hệ thống quản trị chất lượng trong các tổ
chức do ISO ban hành vào năm 1987. Mục đích cùa ISO 9000 là giúp tổ chức
hoạt động có hiệu quà, tạo ra những quy định chung nhằm giúp quá trinh trao
đổi thương mại được dễ dàng hơn và giúp tổ chức hiểu nhau mà không cần chú
trọng nhiều tới các vân đê kv thuật. Gia đinh tiêu cnuẩn ISO 9000 bao gồm
những tiêu chuẩn sau:
ISO 9000:2005 Hệ thống quàn lý chất lượng - cơ sở và từvựng ISO 9001:2008
Hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu ISO 9004:2009 Quản trị sự thành
công bền vững của một tổ chức ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá các hệ
thống quản lý Hiện nay đã có thêm phicn bản ISO mới nhất năm 2015.
Phương châm của gia dinh tiêu chuẩn ISO 9000 là “Nếu một tổ chức có hệ
4


thống quàn trị chất lượng tốt thì sản phẩm mà tổ chức này sản xuất ra hoặc dịch
vụ mả tổ chức này cung úng cũng sẽ cỏ chẳt lượng tốt nhất”. ISO 9000 có thể áp
dụng cho mọi loại hình tổ chức, trong mọi lĩnh vực. Kể từ khi ban hành cho đến
nay,
1.3 Nội dung ISO 9001: 2008
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Quy định các
yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một tồ chức cần chứng tỏ năng
lực cùa mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và
các yêu cầu chế định tưcmg ứng nhằm nâng cao thỏa mãn của khách hàng.
Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001: 2008

- Yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng
- Yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo
- Yêu cầu về quản lý nguồn lực
- Yêu cầu về tạo sản phẩm
-Yêu cầu về đo lường giám sát và cải tiến
Các nguyên tắc cơ bản hình thành nên nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001.
ISO 9001 là một tiêu chuẩn được hình thành nhờ tích lũy kinh nghiệm thực tiễn
từ nhiều trường hợp thành công lẫn thất bại của nhiều công ty trên toàn thế giới.
Qua nghiên cứu, các chuyên gia của tổ chức ISO đã nhận thấy có 8 nguyên tắc
quản lý chất lượng cần được xem là nền tản để xây dựng nên chuẩn mực cho
một hệ thống quản lý chất lượng, đó là:
Nguyên tắc 1: Định hướng vào khách hàng
Nguyên tắc 2: Trách nhiệm của Lãnh đạo
Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người
Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình
Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống
Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục
Nguyên tắc 7: Quyết dịnh dựa trên sự kiện
Nguyên tắc 8: Quan hệ hợp tác cùng có lợi với nhà cung ứng

5


1.4 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng
Trong công tác văn phòng không phải nội dung nào cũng có thể áp dụng
tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Nhũng nội dung có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008 trong công tác văn phùng căn cứ vào những văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ đã có; thực tế triển khai thực hiện các văn bản hướng dần nghiệp vụ
dó cùng với các quy định cùa nhả nước về hướng dẫn nghiệp vụ; xác định rò
được trách nhiệm của các cá nhân tham gia vào quy trình đồng thời cũng thỏa

mãn được yêu cầu của tiêu chuẩn ISO. Hiện nay, công tác văn phòng ở một số
cơ quan, doanh nghiệp đã triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với
các nghiệp vụ:
+ Soạn thảo và ban hành văn bản;
+ Quản lý văn bản đến;
+ Quản lý nhân sự;
+ Tổ chức sự kiện;
+ Kiêm soát tài liệu;
+ Kiêm soát công việc.
Ngoài những nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho công tác văn
phòng, các bộ phận, phòng ban chuyên môn khác cũng áp dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008 trong xử lý công nợ; tiếp thị sản phẩm; theo dõi và xử lý phản hồi
cùa khách hàng; đấu thầu...
Việc áp dụng ISO 9001:2008 trong văn phòng các cơ quan, tổ chức đã
góp phần cải tiến phương pháp làm việc, hình thành các quy trình giải quyết
công việc một cách khoa học, môi trường, điều kiện làm việc được cải tiến và
hoàn thiện. Điều đó đã tạo điều kiện để đơn giản hóa quy trình và rút ngắn thời
gian giải quyết công việc, giảm các tác động tiêu cực trong thực thi nhiệm vụ
của cán bộ, công chức. Hoạt động quản lý tài liệu, hồ sơ được thực hiện một
cách nền nếp, quy củ. Công tác bảo mật các tài liệu quan trọng được chú trọng,
cơ chế mượn trả tài liệu hồ sơ được thiết lập rõ ràng. Ngoài ra, việc thực hiện hệ
thống quản lý chất lượng còn góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm của lãnh
đạo, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức. Lãnh đạo đơn vị điều hành công việc
6


có hiệu quả hơn nhờ thiết lập cơ chế giải quyết công việc rành mạch và thống
nhất và hạn chế sai sót trong quá trình tham mưu, giải quyết các văn bản hồ sơ
đảm bảo yêu cầu sớm và đúng hẹn tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, công
chức và các tổ chức, cá nhân.

7


Chương 2. MỘT SỐ NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:
2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ LẠNG SƠN
2.1. Khái quát về văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Lạng Sơn
2.1.1. Giới thiệu một vài nét về vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên
Lạng Sơn là tỉnh miền núi thuộc vùng Đông Bắc của Tổ quốc, có đường
quốc lộ 1A, 1B, 4A, 4B, 279 đi qua, là điểm nút của đầu mối giao lưu kinh tế
với các tỉnh Cao Bằng, Thái Nguyên, Bắc Kạn, Quảng Ninh, thủ đô Hà Nội và
Trung Quốc, với 2 cửa khẩu quốc tế, 2 cửa khẩu quốc gia và 7 cặp chợ biên giới,
có đường sắt liên vận quốc tế, là điều kiện thuận lợi cho việc giao lưu phát triển
kinh tế, thương mại, khoa học - công nghệ với các tỉnh trong cả nước với Trung
Quốc và các nước vùng Trung Á, châu Âu, các nước khác…
Địa hình chủ yếu là rừng núi. Hệ thống sông, suối tương đối dày đặc đã
tạo nên những cánh đồng thung lũng màu mỡ thuận lợi cho việc phát triển nông
nghiệp, lâm nghiệp. Khí hậu ôn hòa mát mẻ, nhiệt độ trung bình năm 21,5ºC.
Diện tích: 8.331,2 km².
Dân số: 731.887 người (01/4/2009).
Tỉnh lỵ : Thành phố Lạng Sơn.
Các huyện: Tràng Định, Văn Lãng, Văn Quan, Bình Gia, Bắc Sơn, Hữu
Lũng, Chi Lăng, Cao Lộc, Lộc Bình, Đình Lập.
Dân tộc: Tày, Nùng, Kinh, Dao, H Mông, Sán Chay, Hoa.
2.1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn
Theo Từ điển Tiếng Việt, thuật ngữ "văn phòng" là bộ phận phụ trách
công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan đơn vị. Nhưng hiểu như vậy là
chưa đủ, vì trong thực tế, văn phòng có rất nhiều mô hình và có những văn
phòng có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, được giao nhiều chức trách quan trọng khác.
Văn phòng là một tổ chức gắn liền với quá trình tồn tại và phát triển của cơ quan

đơn vị; văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị, là nơi đầu tiên trực tiếp giao
8


dịch với các đơn vị khác; hiệu quả hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng, hiệu quả hoạt động chung của toàn bộ cơ quan đơn vị.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tỉnh uỷ
Lãnh đạo Văn phòng Tỉnh uỷ: gồm Chánh Văn phòng và 02 Phó Chánh
Văn phòng. ( Phó Chánh Văn phòng phụ trách Tổng hợp và Phó Chánh phụ
trách Tài Chính)
Các đơn vị trực thuộc:
- Phòng Tổng hợp.
- Phòng Hành chính, tiếp dân.
- Phòng Lưu trữ.
- Phòng Quản trị.
- Phòng Tài chính đảng.
- Phòng Cơ yếu - Công nghệ thông tin.
Biên chế
Biên chế của Văn phòng Tỉnh uỷ: Tối đa là 55 người (không bao gồm
Thường trực Tỉnh uỷ).
Về cơ cấu cán bộ, công chức, viên chức
Văn phòng Tỉnh uỷ: Bố trí cán bộ, công chức hợp lý, phù hợp với chức
năng, nhiệm vụ của văn phòng. Trong đó, phải có tối thiểu 60% biên chế trở lên
làm công tác tham mưu, tổng hợp.
2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tỉnh ủy Lạng Sơn
2.2.1. Chức năng:
Tham mưu, tổng hợp của cấp ủy, giúp cấp ủy tổ chức, điều hành công
việc lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy; phối hợp hoạt động của các cơ quan tham
mưu phục vụ cấp ủy.
Tham mưu nghiên cứu, đề xuất chủ trương, chính sách thuộc lĩnh vực

kinh tế - xã hội, nội chính, đối ngoại của cấp ủy.

9


Tham mưu về công tác quản lý tài chính, tài sản đảng bộ, trực tiếp quản
lý tài sản của tỉnh ủy và các cơ quan, tổ chức đảng thuộc tỉnh ủy, bảo đảm hậu
cần cho hoạt động của cấp ủy.
Trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo của cấp ủy
Trực tiếp quản lý tài sản, tài chính của Tỉnh uỷ và các cơ quan, tổ chức
đảng trực thuộc Tỉnh uỷ, bảo đảm kinh phí, cơ sở vật chất cho hoạt động của cấp
uỷ.
2.2.2. Nhiệm vụ:
Nghiên cứu, đề xuất:
Chương trình công tác của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực
Tỉnh uỷ; giúp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ xây dựng,
tổ chức thực hiện quy chế làm việc.
Tham mưu, đề xuất, thực hiện công tác đối ngoại của Tỉnh uỷ.
Sơ kết, tổng kết công tác văn phòng cấp uỷ.
Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát:
Công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo của Tỉnh uỷ; chế độ cung cấp
thông tin cho cấp uỷ viên và các tổ chức; theo dõi, đôn đốc các tổ chức đảng
trực thuộc Tỉnh uỷ, các cơ quan liên quan thực hiện chế độ thông tin báo cáo
theo quy định.
Tiếp nhận, phát hành và quản lý các tài liệu, văn bản đến và đi; quản lý,
khai thác mạng cơ yếu của Tỉnh uỷ. Chủ trì hoặc phối hợp kiểm tra, giám sát
việc thực hiện các quy định về công tác thông tin, báo cáo phục vụ sự lãnh đạo
của cấp ủy và chế độ lưu trữ bảo mật của Đảng, Nhà nước ở văn phòng cấp uỷ
cấp dưới theo quy định.
Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng, công tác tài chính,

tài sản của Đảng ở các tổ chức đảng trực thuộc Tỉnh ủy và văn phòng cấp uỷ cấp
dưới; thực hiện kiểm tra, giám sát về nghiệp vụ tài chính - kế toán ở các đảng bộ
và tổ chức trực thuộc Tỉnh ủy.
Thẩm định, thẩm tra:
10


Đề án, văn bản của các cơ quan, tổ chức trước khi trình Tỉnh uỷ, Ban
Thường vụ, Thường trực Tỉnh ủy về: Yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyền
ban hành và thể thức văn bản.
Nội dung đề án, văn bản thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại trước
khi trình Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh ủy (nếu có khả năng hoặc được Ban
Thường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ giao).
Phối hợp:
Với các cơ quan có liên quan nghiên cứu, đề xuất một số chủ trương của
Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh ủy về cơ chế, chính sách kinh tế - xã hội, quốc
phòng, an ninh, đối ngoại; tham gia với các cơ quan có liên quan nghiên cứu, đề
xuất một số chủ trương về công tác tư pháp; tham gia ý kiến với cơ quan nhà
nước trong việc cụ thể hóa chủ trương, chính sách phát triển kinh tế - xã hội ở
địa bàn tỉnh
Với các cơ quan liên quan xây dựng một số đề án, văn bản, chương trình
hành động do Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ giao; biên tập hoặc thẩm
định văn bản trước khi Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh ủy ban hành.
Với Ban Tổ chức Tỉnh uỷ trong việc quản lý tổ chức bộ máy, biên chế và
thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao
động của Văn phòng Tỉnh ủy và văn phòng cấp ủy trực thuộc theo phân cấp.
Với các ban đảng, đảng đoàn, ban cán sự đảng, đảng uỷ trực thuộc tỉnh
uỷ để tham mưu giúp Tỉnh ủy, Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ chỉ đạo,
kiểm tra, giám sát, sơ kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị, quy định,
quy chế, quyết định, kết luận của Trung ương và của Tỉnh uỷ về công tác xây

dựng Đảng; về kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh, đối ngoại; việc thực hiện
chủ trương, chế độ, nguyên tắc quản lý tài chính, tài sản của Tỉnh ủy.
Với cơ quan chức năng nhà nước trong việc quản lý quy hoạch, kế hoạch
đầu tư xây dựng cơ bản và thực hiện dự án cho các cơ quan đảng theo đúng quy
định của pháp luật.
Thực hiện một số nhiệm vụ do Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ giao:
11


Là đầu mối giúp Thường trực Tỉnh ủy xử lý công việc hằng ngày; tham
mưu sắp xếp chương trình công tác của đồng chí Bí thư, các Phó Bí thư và một
số hoạt động của các đồng chí Ủy viên Ban Thường vụ Tỉnh ủy theo Quy chế
làm việc và chương trình công tác; phối hợp, điều hòa hoạt động các cơ quan
tham mưu, giúp việc của Tỉnh ủy.
Tiếp nhận và xử lý đơn, thư gửi đến Tỉnh uỷ; kiến nghị với Thường trực
Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh ủy xử lý những đơn, thư có nội dung quan trọng;
theo dõi, đôn đốc việc giải quyết một số đơn, thư được Thường trực Tỉnh uỷ
giao. Phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức tiếp công dân.
Tổng hợp tình hình tổ chức thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy
định, quy chế, kết luận của Trung ương, của Tỉnh uỷ và hoạt động của các cấp
uỷ, đảng đoàn, ban cán sự đảng, các cơ quan thuộc Tỉnh uỷ. Giúp Tỉnh uỷ thực
hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất.
Quản lý, tổ chức khai thác tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt
Nam thuộc thẩm quyền thu thập của lưu trữ lịch sử đảng bộ tỉnh, bao gồm tài
liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức đoàn thể nhân dân; giúp
Thường trực Tỉnh uỷ chỉ đạo và trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công
tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức đoàn thể nhân dân
trong tỉnh theo quy định của pháp luật về lưu trữ, các quy định của Ban Bí thư
và hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng.
Là đại diện chủ sở hữu tài sản của Tỉnh ủy; trực tiếp quản lý tài chính, tài

sản, chi tiêu ngân sách đảng. Thực hiện thẩm tra, quyết toán tài chính ngân sách
đảng của các tổ chức đảng và đảng bộ trực thuộc. Bảo đảm điều kiện vật chất và
các trang thiết bị phục vụ hoạt động của Tỉnh ủy; đồng thời bảo đảm tài chính và
cơ sở vật chất khác cho các cơ quan trực thuộc Tỉnh uỷ theo phân công, phân
cấp.
Tổ chức quản lý, khai thác, ứng dụng, bảo vệ mạng thông tin diện rộng
của đảng bộ; hướng dẫn công nghệ thông tin, nghiệp vụ công tác cơ yếu cho văn
phòng cấp uỷ cấp dưới và các cơ quan đảng thuộc Tỉnh uỷ.
12


Tham gia tổ chức, phục vụ Đại hội Đảng bộ tỉnh; hội nghị Tỉnh ủy, Ban
Thường vụ Tỉnh uỷ; các hội nghị do Thường trực Tỉnh uỷ triệu tập; các cuộc làm
việc của Bí thư, Phó Bí thư Tỉnh uỷ.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Ban Thường vụ, Thường trực
Tỉnh uỷ giao.
2.3. Sơ lược về hệ thống tiêu chuẩn chất lương ISO 9001: 2008 áp
dụng tại Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn
Căn cứ và chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Tỉnh uỷ là cơ quan đầu
mối hàng ngày phải tiệp nhận và xử lý một khối lượng lớn văn bản; lưu lượng
văn bản chuyển, giải quyết, tham mưu, trình ký nhiều nên để công việc được
giải quyết một cách khoa học, hiệu suất công việc cao, giải quyết các khâu tồn
đọng văn bản. Văn phòng Tỉnh uỷ đã áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào
công tác văn phòng nhằm xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý công việc
hợp lý, phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2001. Đồng thời
cũng tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát được quá trình giải quyết công
việc trong nội bộ cơ quan, cũng như vận hành của toàn khối Đảng thông qua đó
từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và việc thực
hiện các nghiệp vụ Văn phòng.
Hiện nay Văn phòng Tỉnh uỷ áp dụng ISO 9001: 2008 trong các quy

trình:
- Quy trình xử lý công văn đi
- Quy trình xử lý công văn đến
- Quy trình xử lý công văn nội bộ
- Quy trình tổ chức cuộc họp
Dựa trên phần mềm điều hành tác nghiệp dùng chung các cơ quan Đảng
là phần mềm được xây dựng trên cơ sở kế thừa những tính năng của phần nềm
Lotus Notes và các yêu cầu quản lý công việc hiện tại. Việc sử dụng phần mềm
này sẽ góp phần: Tin học hóa hệ thống thông tin quản lý, tạo dựng môi trường

13


trao đổi và chia sẻ thông tin trong nội bộ cơ quan, cũng như giữa cơ quan với
môi trường bên ngoài.
Trên cơ sở đó hỗ trợ toàn diện công tác quản lý và điều hành các hoạt
động hàng ngày của cơ quan, thông qua việc quản lý công văn, tài liệu, văn bản
đến và văn bản đi; các hoạt động cũng như quy trình xử lý văn bản của Lãnh
đạo, các bộ phận phòng và các chuyên viên trong cơ quan; Giải quyết công việc
thông qua Hồ sơ công việc; Trao đổi, lưu trữ, cung cấp thông tin phục vụ công
tác quản lý và điều hành của lãnh đạo, các nghiệp vụ chuyên môn của các
chuyên viên.
Hiện nay hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001: 2008 tại Văn phòng
Tỉnh uỷ được áp dụng sâu rộng, các quy trình triển khai công việc được cụ thể
hoá, giảm bớt giấy tờ rườm ra, thủ tục không cần thiết, từng bước nâng cao năng
lực và tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ, công chưc. Các khâu phối hợp
giữa các cán bộ, công chức, được gắn kết chặt chẽ hạn chế sự chồng chéo. Các
phòng có ý thức hơn nữa trong việc tổ chức, sắp xếp, lưu trữ các loại tài liệu một
cách khoa học, hợp lý.
Chính vì vậy hiện nay quy trình xử lý văn bản của Văn phòng Tỉnh uỷ

khép kín, phối hợp nhịp nhàng giữa các đơn vị. gửi nhận văn bản toàn bộ trên hệ
thống mạng tiến tới một Văn phòng hiện đại, phong cách chuyên nghiệp.
2.4. Quy trình xử lý Văn bản đi, đến tại Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng
Sơn.
2.4.1. Mục đích
Từng bước nâng cao hiểu biết và khả năng sử dụng công cụ kỹ thuật
thông tin hiện đại (máy tính, mạng máy tính) của các cán bộ trong cơ quan,
trước hết là các cán bộ tại bộ phận Văn thư, bảo mật thuộc văn phòng hành ngày
Là Cơ sở dữ liệu chung thống nhất trong hoạt động “Lưu trữ và khai
thác”. Tất cả các loại văn bản, công văn được lưu trữ trong một Cơ sở dữ liệu,
tiến hành thống nhất tổ chức nhập số liệu và khai thác.
Tổ chức liên kết với mục đích tạo được liên kết giữa các công văn, các
văn bản có liên quan với nhau trong sử lý nhằm thể hiện “qui trình xử lý, mượn
trả công văn, tài liệu” của Văn phòng Tỉnh uỷ
14


2.4.2. Nguyên tắc chung trong công tác quản lý văn bản:
Đảm bảo tính thống nhất và tuân theo một quy trình chặt chẽ từ các khâu:
tiếp nhận, phân loại, chuyển giao, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành và nộp
lưu
Tất cả các văn bản đi, văn bản đến của Văn phòng đều phải được đăng ký
vào sổ văn thư cơ quan và phải được quản lý tập trung thống nhất tại văn thư cơ
quan;
Văn bản đi, văn bản đến chưa vào sổ đăng ký tại Văn thư, các phòng
chuyên môn và cá nhân công chức có trách nhiệm chuyển văn bản cho văn thư
vào sổ theo quy định;
Văn bản đến có đóng dấu độ khẩn khải được đăng ký, trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được.

15


2.4.3. Công văn đến trên môi trường mạng.
Công văn đến Công văn đến
(giấy tờ)
(đường mạng)

Văn thư
Chuyển xử lý
Người xử lý

Là chủ trì
xử lý hoặc
lãnh đạo ?

Sai

Đúng

Có

Kết thúc
xử lý ?

Lưu hồ sơ điện tử

Không
Đọc và xử lý công văn
Xem các ý kiến đã có

Kết thúc

Cho ý kiến giải quyết

Có

Chuyển
xử lý ?

Không

Hình 1 : Lưu đồ xử lý công văn đến

16


2.4.3.1. Nội dung
Bước 1. Tiếp nhận văn bản đến:
Công văn đến có thể đi theo 2 con đường: công văn đến trên giấy tờ và
công văn đến nhận được từ mạng.
Công văn đến trên giấy tờ là các công văn được gửi theo đường bưu điện
từ các cơ quan khác đến văn phòng.
Công văn đến nhận từ mạng là các công văn từ các cơ quan khác được gửi
theo đường mạng thông tin mà mạng của văn phòng đã kết nối. Các công văn
đến từ cả 2 đường sẽ được nhận tại văn thư. Văn thư có nhiệm vụ sau :
+ Đối với công văn đến trên giấy tờ:
Văn thư xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng văn bản gửi cho
Văn phòng Tỉnh uỷ hay không, nếu không đúng chuyển tra cho cá nhân, tổ chức
gửi văn bản đến.

Sau đó văn thư có nhiệu vụ bóc bì, sơ bộ phân chia văn bản, thư từ, sách
báo, cơ quan, đơn vị gửi văn bản… thành các loại riêng. Những thư từ đề tên
riêng người nhận, sách báo, bản tin…không phải vào sổ văn bản đến mà vào sổ
theo dõi. Đối với văn bản gửi đến cơ quan đều phải vào sổ đăng ký văn bản đến,
chia thành 02 loại, loại bóc bì và loại không bóc bì:
+ Loại bóc bì vào sổ: là những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan. Nếu có
dấu khẩn, hỏa tốc thì nhân viên văn thư làm các thủ tục chuyển giao ngay trong
thời gian ngắn nhất;
Loại không bóc bì: là những văn bản ngoài bì gửi đích danh, bì mang hệ
thì không được bóc bì mà chuyển thẳng cho Chánh Văn phòng Tỉnh uỷ.
Bước 2. Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
Sau khi bóc bì, phân loại, nhân viên văn thư đóng dấu đến, ghi số đến,
ngày đến vào văn bản giấy đã nhận
|Bước 3. Đăng ký văn bản đến: văn thư Scan các văn bản với định dạng
PDF để lưu file trên hệ thống (nhập dữ liệu trên hệ thống Lotu notes đính kèm
tệp tin)
+ Đối với công văn đến theo đường mạng,
Toàn bộ công văn được gửi tới văn phòng Tỉnh uỷ qua mạng văn thư sẽ
chỉ phải thực hiện vào số trên mạng đối với mối văn bản: toàn bộ trích yếu và
nội dung toàn văn đã được tự động đưa vào nên không phải nhập. Với công văn
17


chuyển - nhận theo mạng, văn thư chỉ phải nhập thêm số đến của công văn và
chuyển xử lý. Đối với những văn bản đã được nhận trên mạng thì các cơ quan sẽ
không phải gửi bản giấy. Văn phòng Tỉnh uỷ hiện nay chủ yếu nhận văn bản
theo đường mạng tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ văn thư xử lý cũng như việc
điều hành của lãnh đạo đượng nhanh chóng thông suốt.
Bước 4: Chuyển văn bản đến thủ trưởng cơ quan
Sau khi văn thư đã nhập xong công văn đến, công văn sẽ tự động chuyển

tới lãnh đạo văn phòng. Lãnh đạo văn phòng sẽ là ngưới xử lý toàn bộ các văn
bản đến trên hệ thống mạng ( hoàn toàn không sử dụng bản giấy).
Xử lý công văn bằng cách đọc và đưa ra các ý kiến giải quyết.
Có thể chuyển công văn cho chuyên viên, lãnh đạo phòng khác xử lý.
Được quyền đánh dấu công văn đó có hoặc không có ý kiến của cấp uỷ.
Hoặc đối với những văn bản khống chuyển giao giải quyết lãnh đạo có thể
xử lý: quyền đánh dấu “kết thúc xử lý”. Việc đánh dấu “kết thúc xử lý” sẽ tạo ra
trạng thái “kết thúc xử lý” của công văn. Công văn sẽ được lưu lại và sau đó
không ai được quyền sửa nội dung hoặc thêm ý kiến. Khi đó người chủ trì xử lý
phải chịu toàn bộ trách nhiệm về ý kiến giải quyết của mình.
Bước 5. Đối với chuyên viên, lãnh đạo phòng khi được chuyển chủ trì xử
lý:
Xử lý công văn bằng cách đọc và đưa ra các ý kiến giải quyết.
Có thể chuyển công văn cho chuyên viên khác xử lý.
Các công văn đến có thể nằm ở 1 trong 3 trạng thái xử lý. Các trạng thái
này thể hiện qui trình xử lý công văn của các chuyên viên và giúp cho lãnh đạo
theo dõi được tình trạng xử lý trong cơ quan :
Đang xử lý
Kết thúc xử lý
Không cần xử lý
Trạng thái “kết thúc xử lý” và “không cần xử lý” tương tự như nhau và chỉ
ra rằng công văn đó đã được giải quyết xong. Khi đó công văn sẽ được lưu lại để
tham khảo và hệ thống không cho phép thay đổi nội dung của công văn kể cả
việc sửa đổi hoặc thêm bớt các ý kiến giải quyết. Các thông tin trạng thái xử lý
của công văn và thời hạn giải quyết sẽ tạo ra báo cáo các công văn quá hạn xử
lý.
18


Bảng 1 : Nội dung Quy trình xử lý công văn đến trên môi trường

mạng:
Bước

Nội dung công việc

1

Nhập mới công văn đến

2

Chuyển giao văn bản ( chọn chủ trì Văn thư
xử lý)

3
4

Chọn chuyên viên phối hợp xử lý
Nhập yêu cầu xử lý, thời hạn xử lý
và thời hạn thu hồi công văn
Xử lý đầu tiên của chuyên viên
∗ Hàng ngày xem có văn bản nào
chuyển đến yêu cầu mình xử lý
không ?
∗ Nếu có, đưa ra ý kiến xử lý hoặc
đề xuất của bản thân.
Xử lý tiếp theo của chuyên viên
∗ Chuyển xử lý cho các chuyên
viên khác nếu có nhu cầu.
Lãnh đạo văn phòng

∗ Tạo các ý kiến đôn đốc và chuyển
cho chuyên viên.
∗ Quyết định công văn có xin ý
kiến của cấp uỷ hay không.

5

6

Người thực hiện / người phối
hợp
Văn thư

7

Lãnh đạo văn phòng,
Lãnh đạo văn phòng, Lãnh đạo
phòng,
Chuyên viên xử lý

Chuyên viên xử lý
, Lãnh đạo văn phòng

Kết thúc xử lý của chuyên viên
chủ trì xử lý công văn.
∗ Có thể tạo dự thảo công văn
phát hành.
∗ Chuyển dự thảo công văn
phát hành (bản sao) cho lãnh
đạo duyệt và ký.

◊ Thiết lập công văn đến
sang trạng thái “kết thúc
xử lý”. Khi đó công văn
được đóng lại và coi như
đã kết thúc để đưa vào kho
lưu trữ.

19


2.4.4. Công văn đi trên môi trường mạng.

Xử lý công việc
Phát sinh yêu cầu tạo
ra một công văn đi
Dự thảo công văn đi
Chuyển xin ý kiến và xử lý tới
các chuyên viên /LĐ khác

Duyệt
t

Duyệt cho
phép phát
hành ?

Chuyển
tới văn
thư

Đúng

Chưa duyệt

là người
ký công
văn
Sai

xem xét nội dung dự thảo
Xem các ý kiến đã có

Cấp số phát hành và ghi sổ liệu

Ghi ý kiến giải quyết

Phát hành

Lưu hồ sơ điện tử

Chuyển
xử lý ?

Kết thúc

Có

Hình 2: Lưu đồ xử lý công văn đi

20

Không


2.4.1. Nội dung xử lý công văn đi:
Bước 1: Xây dựng dự thảo văn bản
Trong quá trình giải quyết công việc (xuất phát từ yêu cầu của công văn
đến nào đó) hoặc do yêu cầu thực tiễn, nảy sinh yêu cầu soạn thảo công văn đi
nhằm trả lời hoặc trình hoặc yêu cầu một việc gì đó. Khi này, thông thường một
đồng chí chuyên viên nào đó sẽ phải viết một bản dự thảo công văn đi. Chuyên
viên viết bản dự thảo này có nhiệm vụ :
Tạo bản dự thảo công văn đi theo yêu cầu nhiệm vụ. Bản dự thảo bao gồm
cả nội dung tóm tắt, chỉ trừ phần số kí hiệu của công văn sẽ được nhập sau (bởi
văn thư) và toàn văn công văn (toàn văn có thể được soạn thảo trên một hệ soạn
thảo văn bản nào đó như WINWORD sau đó ghép vào bản dự thảo).
Bước 2. Xem xét nội dung dự thảo
Sau khi chuyển viên dự thảo xong văn bản sẽ chuyển tới lãnh đạo phòng
chuyển môn để xem xét lại nội dung dự thảo:
Quyết định lãnh đạo sẽ chịu trách nhiệm ký duyệt cho phép phát hành
công văn này.
Có thể chuyển tới các chuyên viên khác để cho ý kiến nhằm bổ sung hoặc
chỉnh lý sửa đổi bản dự thảo.
Các chuyên viên khác trong cơ quan nhận được bản dự thảo công văn đi
chuyển tới có nhiệm vụ :
Xử lý công văn đi bằng cách đọc bản dự thảo, xem xét ý kiến của các
đồng chí chuyên viên khác đã đề xuất và đưa ra các ý kiến bổ sung hoặc chỉnh lý
của mình.
Bước 3. Ký duyệt văn bản
Sau đó, bản dự thảo công văn đi được trình lên lãnh đạo để ký duyệt và cho
phép phát hành. Đây là người lãnh đạo đã được xác định trước bởi chuyên viên

chịu trách nhiệm soạn dự thảo công văn đi. Đồng chí lãnh đạo ký duyệt cho
phép phát hành có nhiệm vụ :
Đọc, duyệt bản dự thảo và có thể bổ sung chỉnh lý thêm.
21