ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 2008 trong công tác văn phòng đánh giá thực trạng ứng dụng và đưa ra một số kiến nghị

LỜI CẢM ƠN
Để thực hiện đề tài nghiên cứu : ”Từ thực tế làm việc tại cơ quan, trình bày nội
dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. Đánh giá thực
trạng ứng dụng và đưa ra một số kiến nghị.”
Ngoài sự cố gắng của bản thân. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới
Giảng viên: Ths.Đinh Thị Hải Yến giảng dạy bộ môn Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000
trong công tác Quản trị văn phòng đã nhiệt tình chỉ bảo, và giảng dạy em để em có thể
hoàn thành bài nghiên cứu một cách tốt nhất và hoàn chỉnh.
Tôi xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo, cán bộ công nhân viên của Ủy ban nhân
dân Quận Hoàng mai đã cung cấp cho tôi những tài liệu đáng quý và hữu ích để phục
vụ tốt và đảm bảo tính trung thực và thực tiễn cho luận văn của tôi đạt kết quả cao.
Tôi xin cảm ơn tất cả những ai quan tâm và đọc bài nghiên cứu này của tôi, góp
ý kiến cho tôi để bài nghiên cứu của tôi được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn !


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan: Luận văn này là công trình nghiên cứu thực sự của cá
nhân tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của Giảng viên: Ths.Đinh
Thị Hải Yến giảng dạy bộ môn Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác Quản trị
văn phòng.

Kết hợp với tài liệu tham khảo Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong đề tài nghiên
cứu này trung thực và chưa từng công bố dưới bất kì hình thức nào. Tất cả
những tài liệu tham khảo đều được trích dẫn tác giả.
Nếu có gì sai, tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình.
Xin chân thành cảm ơn!
Người thực hiện

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2
MỤC LỤC............................................................................................................3
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT...............................................................................5
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài:...............................................................................................1
2.Lịch sử nghiên cứu:.............................................................................................2
3.Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài:..........................................2
4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:.....................................................................3
5.Phương pháp nghiên cứu:....................................................................................3
6.Giả thuyết khoa học:...........................................................................................3
7.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài :..............................................................3
8.Cấu trúc đề tài:....................................................................................................4

CHƯƠNG I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG TRONG CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG VÀ VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN
HOÀNG MAI HÀ NỘI.......................................................................................5
1.1.Vài nét về văn phòng:......................................................................................5
1.1.1Khái niệm văn phòng:....................................................................................5
1.1.2Tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong văn phòng...................5
1.2. Sự hình thành và phát triển của Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai Hà Nội:. 6

CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG
TÁC VĂN PHÒNG.............................................................................................8
CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI HÀ NỘI..........................8
2Cơ sở lý luận về ISO............................................................................................8
2.1.1 Khái niệm ISO..............................................................................................8

2. Khái niệm Công tác Văn thư – Lưu trữ............................................................10
3Mục đích, sự cần thiết của việc áp dụng ISO 9001 trong Công tác Văn thư – Lưu
trữ UBND Quận Hoàng mai.................................................................................11
4Quy trình xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 trong Công tác
Văn thư – Lưu trữ UBND Quận Hoàng mai.........................................................11
2.2. Mục đích, yêu cầu , nội dung và trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác Văn thư – Lưu trữ trong UBND
Quận Hoàng mai..................................................................................................12
2.2.1. Mục đích của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO 9001 vào công tác Văn thư – lưu trữ.............................................................12


2.2.2. Yêu cầu của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào
công tác Văn thư – lưu trữ....................................................................................12
2.2.3. Nội dung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001
vào công tác Văn thư – lưu trữ.............................................................................12
2.2.4. Trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008 vào công tác Văn thư – lưu trữ...........................................................13
2.3. Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong Công tác Văn thư – Lưu trữ
tại UBND Quận Hoàng mai.................................................................................14
2.3.1 Những kết quả trong bước đầu xây dựng và áp dụng ISO 9001..................15
2. Những thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng ISO 9001 trong Công tác Văn thư –
Lưu trữ tại UBND Quận Hoàng Mai ...................................................................15
3.Nguyên nhân.....................................................................................................17

CHƯƠNG III. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG ISO
9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN HOÀNG MAI HÀ NỘI........................................................................19
3.1. Phương hướng và kế hoạch phát triển trong thời gian tới..............................19
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu của thực thiện việc ứng dụng ISO

9001:2008 trong Công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND Quận Hoàng mai.........19

KẾT LUẬN.......................................................................................................21
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................22
PHỤ LỤC...........................................................................................................23


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT

TỪ VIẾT TẮT

1

UBND

2

HN

3

HM

4

Đ/c

5

CVP

TÊN CỤM TỪ VIẾT TẮT
Ủy ban nhân dân
Hà nội
Hoàng Mai
Đồng chí
Chánh văn phòng


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Ở tất cả các cơ quan, đơn vị, các tổ chức chính trị, xã hội, các công ty trong và ngoài
nước, bất cứ tổ chức nào cũng có một bộ phận không thể thiếu đó là văn phòng.
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức giúp lãnh đạo các cơ quan quản lý điều
hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ
quan, tổ chức đó. Nhìn chung nhiệm vụ văn phòng được tổng hợp thành hai nội dung cơ bản,
đó là : tham mưu, tổng hợp và hậu cần. Chức năng tham mưu tổng hợp giải quyết mối quan hệ
giữa văn phòng và thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Văn phòng phải thu thập phân tích và tổng hợp
thông tin về những vấn đề cần giải quyết và tham vấn cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ
quan. Chức năng hậu cần là giải quyết mối quan hệ giữa văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn
vị. Với chức năng này văn phòng phải bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi hoạt động
trong cơ quan, tổ chức. Ngày nay, khi vai trò của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan, tổ
chức ngày càng được khẳng định thì nhiệm vụ đặt ra cho các văn phòng càng phức tạp hơn,
đa dạng hơn, bất cứ việc gì lớn nhỏ cũng liên quan đến Văn phòng.

Khi một tổ chức, cơ quan thành lập thì phải có sự hoạt động, trao đổi thông tin,
cung cấp thông tin,…Chính vì vậy mà văn phòng cần phải đáp ứng bằng việc cho ra
đời công tác văn thư – lưu trữ gồm công việc: thu thập tài liệu văn bản, xử lý văn bản,
tiếp nhận văn bản đến, văn bản đi, chuyển giao văn bản, đóng dấu, lưu trữ tài liệu,…

Công tác văn thư - lưu trữ vô cùng quan trọng trong hoạt dộng của văn phòng,
đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo quản lý điều hành
công việc, giải quyết công việc hàng ngày, chất lượng và hiệu quả hoạt dộng của cơ
quan tổ chức.
Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc
điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và
những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.
Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị
pháp lý rất cao. phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó,
khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình
thành Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn
và vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư,
lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản
lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp
1


tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi
cơ quan, tổ chức.
Hiểu được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ, Ủy ban nhân dân
Quận Hoàng Mai – Hà Nội luôn cố gắng không ngừng, phát triển công tác văn thư –
lưu trữ ngày càng hoàn thiện đảm bảo chức năng thông tin, tra cứu,…bẳng việc áp
dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008.
Cũng chính vì vậy mà rất cần có một công trình nghiên cứu về công tác ứng
dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng để đánh giá hoạt dộng của
công tác này. Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng thì việc nghiên cứu
đề tài này đáp ứng yêu cầu nghiên cứu trong học tập.
Với những lý do trên, tôi đã chọn đề tài công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008 trong công tác văn phòng ở Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai làm đề tài
nghiên cứu khoa học của mình. Với mong muốn sẽ góp phần phát triển hệ thống quản

lý chất lượng phục vụ công tác văn phòng.
2. Lịch sử nghiên cứu:
Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng luôn
góp phần quan trọng trong hoạt dộng của mỗi cơ quan tổ chức. Do vậy đã có rất nhiều
sách, tài liệu, giáo trình viết về công tác văn thư – lưu trữ, tiêu biểu như:

- Nguyễn Kim Định (1997) , Quản lý chất lượng và ISO 9001, Nxb Khoa học.
- Minh Đức – “ ISO 9001, Tài liệu hướng dẫn thực hiện , Nhà xuất bản Trẻ.
- GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) , Giáo trình quản lý chất lượng ,
Nhà xuất bản Hà Nội.
- GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000 , Nhà xuất bản Thống kê.
- Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996 .
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài:
3.1. Đối tượng nghiên cứu:
- Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của
Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai – Hà Nội
3.2. Phạm vi nghiên cứu:
- Thời gian:
Giai đoạn năm 2014 đến năm 2015.

2


- Không gian:
Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của
Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai Hà Nội
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:

- Tìm hiểu về việc áp dụng ISO 9001: 2008 trong công tác Văn phòng tại
Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai .

- Đánh giá các ưu – nhược điểm và đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết
các vấn đề còn tồn đọng.
- Làm sáng tỏ vấn đề nghiên cứu: ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong
công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai Hà Nội.
- Luận văn nghiên cứu trung thực và đúng với thực tế, có thể áp dụng vào thực
tế.
5. Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu
+ Phương pháp định tính
+ Phương pháp định lượng

- Phương pháp diễn dịch
- Phương pháp quy nạp
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
- Phương pháp thực thi nghiệm
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp phỏng vấn
- Phương phá điều tra, hỏi
- Phương pháp thực nghiệm
- Phương pháp tổng hợp thông tin
6. Giả thuyết khoa học:
Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng là một bước tiến
vượt bậc trong hoạt động của Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai.
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài :

- Đưa ra những kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống các tác
động có tính tích cực và tiêu cực về việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác
3

văn thư lưu trữ.
- Các giải pháp được đề xuất trong đề tài có thể giải quyết các vấn đề còn
tồn đọng
- Đề tài nghiên cứu góp phần nhằm hoàn thiện và nâng cao hoạt dộng ứng dụng
tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng trong cơ quan.
- Đề tài nghiên cứu phát triển, có ý nghĩa tích cực trong hoạt động công tác
nghiệp vụ văn phòng.
- Đề tài có thể làm tài liệu tham khảo cho các bộ viên chức phục vụ công tác
văn thư lưu trữ ở cơ quan.
8. Cấu trúc đề tài:
Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục đề tài có cấu trúc
gồm 3 chương sau:

Chương I. Những vấn đề chung trong công tác Văn phòng và vài nét khái
quát về Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai-HN
Chương II. Thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai-HN
Chương III. Phương hướng và giái pháp ứng dụng ISO 9001:2008 trong
công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai-HN
KẾT LUẬN

4


CHƯƠNG I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG TRONG CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG VÀ VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN
HOÀNG MAI HÀ NỘI
1.1. Vài nét về văn phòng:
1.1.1 Khái niệm văn phòng:

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp, là nơi thu
thập, xử lý thông tin, thực hiện đảm bảo công tác hậu cần, cơ sở vật chất nhằm hỗ trợ,
phục vụ cho sự điều hành chỉ đạo của lãnh đạo và hoạt động của cơ quan, doanh
nghiệp.
Văn phòng gồm các bộ phận: Hành chính, kế toán, văn thư-lưu trữ, lễ tân, y tế,
quản trị, tổ xe, bảo vệ.
1.1.2 Tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong văn phòng
- Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối
với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc
biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác
lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
- Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ
tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký
Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong
đó Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc
gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc
nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công
tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa
học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan
trọng".
- Nhà nước Việt Nam ta luôn coi công tác văn thư lưu trữ là một mắt xích
không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình.
- Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc
biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có
5


một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan
và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần
thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có

giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ,
bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do
đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được
hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác
văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh
đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng
trực tiếp tới việc giải quyết côngviệc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động
của mỗi cơ quan, tổ chức.
- Hiểu được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ, mà Ủy ban nhân
dân Quận Hoàng Mai Hà Nội luôn luôn cố gắng trau dồi công tác, bổ sung các
trang thiết bị, cán bộ nâng cao trình độ để phục vụ tốt công tác soạn thảo văn bản, tiếp
nhận văn bản, đến đi, chuyển giao văn bản, đóng dấu, lưu giữ hồ sơ tài liệu trong quá
trình hoạt động của đơn vị, góp phần phát triển bổ máy lãnh đạo được tốt hơn, lưu trữ
những tài liệu giấy tờ trong quá trình hoạt động một cách khoa học phục vụ cho công
tác tra cứu của cơ quan một cách nhanh chóng và thuận tiện. Vì vậy mà Ủy ban nhân
dân Quận Hoàng mai đã ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và công tác này.
1.2. Sự hình thành và phát triển của Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai
Hà Nội:
- Quận Hoàng Mai nằm ở phía Đông Nam nội thành Hà
Nội được thành lập và đi vào hoạt động từ 01/01/2004 theo Nghị định số
132/2003/NĐ-CP ngày 06/11/2003 của Chính phủ về việc điều chỉnh địa giới hành
chính để thành lập các quận Long Biên, Hoàng Mai, thành lập các phường trực thuộc
quận Long Biên, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội.
- Quận Hoàng Mai có diện tích: 4.104,1 ha; dân số từ 19 vạn đến nay là
333.483 người (tính đến ngày 30/6/2009). Quận hiện có 58 tổ chức cơ sở Đảng với
hơn 12.000 đảng viên.
- Quận Hoàng Mai phía Bắc giáp quận Thanh Xuân, Hai Bà Trưng, phía Tây và
Nam giáp huyện Thanh Trì, phía Đông giáp sông Hồng-quận Long Biên. Trải rộng từ
Đông sang Tây, được chia làm 3 phần tương đối đều nhau bởi đường Giải Phóng, Tam
6

Trinh (theo trục Bắc-Nam). Đơn vị hành chính gồm 14 phường trên cơ sở hợp nhất 9
xã thuộc huyện Thanh Trì và 5 phường của quận Hai Bà Trưng: Hoàng Liệt, Yên Sở,
Vĩnh Hưng, Định Công, Đại Kim, Thịnh Liệt, Thanh Trì, Lĩnh Nam, Trần Phú, Mai
Động, Tương Mai, Tân Mai, Giáp Bát, Hoàng Văn Thụ.
- Quận Hoàng Mai được thành lập. Do vậy mà bộ máy lãnh đạo phải được
thành lập vì vậy mà Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai ra đời.
- Dưới sự chỉ đạo của Thành uỷ, Ủy ban nhân dân Thành phố và sự lãnh đạo
trực tiếp của Quận uỷ, HĐND, UBND quận, các tầng lớp nhân dân trong quận đã
chung sức chung lòng phấn đấu không ngưng nghỉ xây dựng Hoàng Mai trở thành một
quận phát triển, diện mạo đổi thay từng ngày với nhiều công trình nhà chung cư cao
tầng hiện đại, các khu đô thị mới khang trang như Định Công, Linh Đàm, Đền Lừ…
Đặc biệt, cơ cấu kinh tế chuyển dịch tích cực theo hướng công nghiệp hoá - hiện đại
hoá với tỷ trọng giá trị thương mại - du lịch - công nghiệp ngày càng cao. Nông nghiệp
phát triển theo chiều sâu với các loại cây có giá trị cao được đưa vào thâm canh tạo ra
sản lượng hàng hoá cho thu nhập cao… Trên cơ sở kinh tế phát triển mạnh mẽ, các
hoạt động văn hoá xã hội ngày càng được quan tâm và nâng cao chất lượng, hiệu quả
nhất là trong sự nghiệp giáo dục-đào tạo, sự nghiệp chăm sóc sức khoẻ nhân dân và
xây dựng dời sống văn hoá trên địa bàn quận. Chính hệ thống chính trị được xây dựng
và củng cố vững mạnh là nền tảng vững chắc tạo nên những thành tựu đáng phấn khởi
của quận Hòang Mai trong những năm qua.
- Thành tích đạt được không chỉ thể hiện hiệu quả công tác lãnh đạo điều hành
của các cấp uỷ, chính quyền, hoạt động của các đoàn thể quần chúng và tổ chức chính
trị, sự nỗ lực cao của các tầng lớp nhân dân mà còn là nguồn cổ vũ, động viên rất lớn,
là niềm tự hào của Đảng bộ và nhân dân trong quận trong hành trình vươn tới tương
lai, trong sự nghiệp đổi mới và quá trình hội nhập. Vinh dự đón nhận Huân chương
Lao động hạng Ba.

7

CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008
TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI HÀ NỘI
2 Cơ sở lý luận về ISO
2.1.1 Khái niệm ISO
ISO là chữ viết tắt của International Standadition Organization dịch
là “ Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế”.
ISO 9001:2008 là một tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho một hệ thống
quản lý khoa học, chặc chẽ đã được quốc tế công nhận,
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có tên gọi đầy đủ là “các yêu cầu đối với hệ
thống quản lý chất lượng”.
ISO 9001:2008 là tiêu chuẩn ISO 9001 được ban hành lần thứ 4 vào năm
2008 và cũng là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001.
ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức
tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành, có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực sản
xuất, kinh doanh, dịch vụ và cho mọi quy mô hoạt động.
ISO 9001 đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng, không
phải là tiêu chuẩn cho sản phẩm. Việc áp dụng ISO 9001 vào cơ quan hành
chính nhà nước đã tạo được cách làm việc khoa học, tạo ra sự nhất quán trong
công việc, chuẩn hóa các quy trình hoạt động, loại bỏ được nhiều thủ tục không
cần thiết, rút ngắn thời gian và giảm chi phí phát sinh do xảy ra những sai lỗi
hoặc sai sót trong công việc, đồng thời làm cho năng lực trách nhiệm cũng như ý
thức của cán bộ công nhân viên nâng lên rõ rệt.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là quyển tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn ISO
9001:2008:2008 (ISO 9001:2008:2008 series).
ISO 9001:2008 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO
8

9001:2008) để biết được những yêu cầu gì mà hệ thống quản lý của cơ quan
mình cần phải đáp ứng.
Mục đích của tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản
lý chất lượng cho tổ chức:
Cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứng
các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định liên quan đến
sản phẩm
Muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng và
duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Việc
duy trì bao gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo sự phù hợp với các
yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm.
8 nguyên tắc quản lý chất lượng (Quality managemet principles), 8
nguyên tắc cơ bản hình thành nên nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001.
ISO 9001 là một tiêu chuẩn được hình thành nhờ tích lũy kinh nghiệm
thực tiễn từ nhiều trường hợp thành công lẫn thất bại của nhiều công ty trên toàn
thế giới. Qua nghiên cứu, các chuyên gia của tổ chức ISO đã nhận thấy có 8
nguyên tắc quản lý chất lượng cần được xem là nền tản để xây dựng nên chuẩn
mực cho một hệ thống quản lý chất lượng, đó là:
Nguyên tắc 1: Định hướng vào khách hàng
Nguyên tắc 2: Trách nhiệm của Lãnh đạo
Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người
Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình
Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống
Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục
Nguyên tắc 7: Quyết dịnh dựa trên sự kiện
Nguyên tắc 8: Quan hệ hợp tác cùng có lợi với nhà cung ứng
Theo yêu cầu của tiêu chuẩn khi xây dựng ISO 9001:2008, Cơ quan
phải ban hành và áp dụng tối thiểu các tài liệu sau:

1. Chính sách chất lượng.
9


2. Mục tiêu chất lượng của công ty và mục tiêu chất lượng của từng cấp
phòng ban chức năng.
3. Sổ tay chất lượng.
4. Sáu (06) thủ tục cơ bản sau:
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát tài liệu
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát hồ sơ
- Thủ tục (quy trình) đánh giá nội bộ
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát sản phẩm không phù hợp
- Thủ tục (quy trình) hành động khắc phục.
- Thủ tục (quy trình) hành động phòng ngừa.
Tóm lại: Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
không thể bảo đảm rằng các quá trình và sản phẩm không có lỗi Nhưng chắc
chắn rằng hệ thống này tạo nên sức mạnh và sự tin cậy của tổ chức, nhờ vào :
- Có được chính sách và mục tiêu chất lượng rõ ràng, có sự quan tâm của
Lãnh đạo cao nhất thông qua việc xem xét định kỳ về toàn bộ hệ thống.
- Xây dựng được cơ cấu tổ chức và phân bổ nguồn lực hợp lý để thực hiện
từng công việc tăng khả năng đạt yêu cầu mong muốn
- Các quy trình làm việc rõ ràng và nhất quán, đảm bảo mỗi công việc sẽ
được thực hiện thích hợp và khoa học.
- Một hệ thống mà ở đó luôn có sự phản hồi, cải tiến để các sai lỗi, sai sót
ở tất cả các bộ phận ngày càng ít đi và hạn chế không lặp lại sai lỗi, sai sót với
nguyên nhân cũ đã từng xảy ra.
- Một cơ chế để có thể định kỳ đánh giá toàn diện nhằm liên tục cải tiến
toàn bộ hệ thống.
- Xây dựng được một quá trình bảo đảm mọi yêu cầu của khách hàng đều
chắc chắn đạt được trước khi chấp nhận yêu cầu của khách hàng.

2 . Khái niệm Công tác Văn thư – Lưu trữ
Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy
tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với
tài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào
10


lưu trữ cơ quan.
Công tác lưu trữ là tất cả các công việc liên quan tới tổ chức quản lý và
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cơ quan, tổ chức.
Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai áp dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008 cho bộ phận Văn thư- Lưu trữ.
3 Mục đích, sự cần thiết của việc áp dụng ISO 9001 trong Công tác
Văn thư – Lưu trữ UBND Quận Hoàng mai.
Công tác Văn thư – Lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu và giữ một
vị trí, vai trò rất quan trọng trong hoạt động của UBND Quận Hoàng mai. Để
nâng cao hoạt động Văn thư – Lưu trữ thì việc áp dụng Hệ thống quản lý chất
lượng ISO 9001:2008 vào cơ quan không chỉ là một đòi hỏi cấp thiết, một bước
đi tất yếu trong xu thế hiện nay mà còn có tính khả thi cao góp phần nâng cao ý
thức, trách nhiệm cán bộ, nhân viên và việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ công
việc nội bộ. Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 không
chỉ góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của các cơ quan; đưa việc xây dựng
và thực hiện các quy trình xử lý công việc thuộc nội dung công tác Văn thư –
Lưu trữ một cách khoa học, một hệ thống chất lượng hoàn chỉnh. Nhằm khắc
phục những thiếu sót trong hoạt động Văn thư – Lưu trữ,tạo điều kiện để Lãnh
đạo cơ quan kiểm soát công việc được dễ dàng mà còn góp phần quan trọng để đẩy
mạnh cải cách hành chính trong cơ quan hiện nay.
4 Quy trình xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008
trong Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Quận Hoàng mai
Để xây dựng một quy trình một nghiệm vụ văn thư lưu trữ chính xác và

hiệu quả theo tiêu chuẩn ISO và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan,
chúng ta cần chuẩn bị những bước cơ bản sau:
- Xác định tên gọi chính xác và tiêu chuẩn
- Xác định mục đích chủ yếu và mục đích thứ yếu trong việc xây dựng
tiêu chuẩn.
- Xác định một cách chính xác các đối tượng có trách nhiệm chính, trách
nhiệm các phòng, ban, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện tiêu chuẩn.
11


2.2. Mục đích, yêu cầu , nội dung và trình tự áp dụng hệ thống quản
lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác Văn thư – Lưu
trữ trong UBND Quận Hoàng mai.
2.2.1. Mục đích của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn ISO 9001 vào công tác Văn thư – lưu trữ.
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2008 vào trong công
tác văn thư, lưu trữ là nhằm xừy dựng và thực hiện các quy trình xử lý công việc
thuộc nội dung công tác văn thư, lưu trữ một cách khoa học, đồng thời tạo điều
kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát công việc được dễ dàng.
2.2.2. Yêu cầu của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO
9001:2008 vào công tác Văn thư – lưu trữ.
Để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2008 vào
trong công tác văn thư, lưu trữ đạt hiệu quả cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Quy trình xử lý công việc phải cụ thể hoá được các quá trình hoạt động
thành từng bước và sắp xếp theo một trình tự nhất định, tương ứng với thực tế
phù hợp.
- Quy trình được xây dựng phải chỉ rõ trách nhiệm cụ thể của mỗi cá
nhân tham gia vào quy trình đó. Điều này không chỉ giúp cho lãnh đạo cơ quan,
đơn vị kiểm soát được công việc mà nó cũng là bằng chứng để kiểm tra, đánh
giá chất lượng, hiệu quả công việc của mỗi cá nhân trong cơ quan.

- Các quy trình được xây dựng phải được xem như quy chế của cơ quan,
buộc các đối tượng có liên quan phải thực hiện.
2.2.3. Nội dung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO 9001 vào công tác Văn thư – lưu trữ.
Nội dung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2008 vào
ông tác văn thư, lưu trữ . Đối với công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm
các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý
của các cơ quan, tổ chức. Có thể nói rằng, hầu hết các hoạt động quản lý, chỉ
đạo, điều hành công việc hành chính hàng ngày đều gắn liền với văn bản và điều
12


đó cũng có nghĩa là gắn liền với công tác văn thư. Do vậy, chất lượng của công
tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của cơ
quan, tổ chức.
2.2.4. Trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO 9001:2008 vào công tác Văn thư – lưu trữ.
Để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư, cần áp dụng hệ
thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 vào việc xây
dựng và thực hiện các quy trình sau:
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.
- Quy trình quản lý văn bản đi;
- Quy trình quản lý văn bản đến;
- Quy trình tiếp nhận hồ sơ;
- Quy trình lập hồ sơ và quản lý hồ sơ;
- Quy trình nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Quy trình quản lý và sử dụng con dấu trong cụng tác văn thư…
Đối với công tác lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về lựa
chọn, bổ sung tài liệu; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử

dụng tài liệu phục vụ hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử.
Để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, cần áp dụng hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 vào việc xừy dựng và thực
hiện các quy trình sau:
- Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu;
- Quy trình phân loại tài liệu;
- Quy trình chỉnh lý tài liệu (tài liệu hành chính, tài liệu kỹ thuật, tài liệu
nghe nhìn…);
- Quy trình tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
- Quy trình phục vụ, khai thỏc sử dụng tài liệu tại phòng đọc;
- Quy trình tu bổ tài liệu;
- Quy trình vệ sinh tài liệu;
- Quy trình khử trùng tài liệu;
13


- Quy trình lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ (Quy trình chụp phim;
Quy trình rửa; Quy trình kiểm tra chất lượng phim tay chất lượng, văn bản quy
phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn…);
Xác định các thuật ngữ cần giải thích hoặc các cụm từ viết tắt cần diễn
giải;
Xác định nội dung công việc và trình tự công việc (mô tả ở dạng lưu đồ
hoặc diễn giải ở dạng lời văn hoặc đồng thời cả hai) và trách nhiệm của mỗi đơn
vị, cá nhân liên quan đến việc thực hiện quy trình;
Xác định tên gọi của hồ sơ, thành phần tài liệu hình thành trong quá trình
thực hiện quy trình để đưa vào hồ sơ và nơi lưu giữ hồ sơ;
2.3. Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong Công tác Văn
thư – Lưu trữ tại UBND Quận Hoàng mai
- Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 900:2008 vào công tác
Văn thư – Lưu trữ đã được ban lãnh đạo Quận quan tâm và coi đó như là một

nội dung trong hoạt động quản lý cơ quan.
- Cùng với việc thực hiện chuẩn hóa quy trình quy định tại các phòng ban
thì bộ phận Tổ chức – Hành chính cũng được tiến hành nhanh chóng với việc áp
dụng các quy trình, quy định vào quá trình giải quyết các văn bản, giấy tờ.
- Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện ở mọi đơn vị,
phòng ban trong công ty. Và đã được toàn thể các đơn vị, cá nhân chấp hành
nghiêm chỉnh.
Hiện tại Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng mà bộ phận tổ chức – hành
chính đã hiện đại hóa được các quy trình trong công tác văn thư – lưu trữ.
- Quy trình soạn thảo, ban hành, sửa đổi tài liệu
- Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu.
- Quy trình bảo quản tài liệu.
- Quy trình lập hồ sơ công việc
- Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Bên cạnh đó trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 thì đối với
hoạt động công tác văn thư – lưu trữ vẫn còn thiếu một số các quá trình và chưa
14


được hoàn chỉnh.
Ban Chỉ đạo ISO đã xây dựng được một số các quy trình trên và tiếp tục
xây dựng thêm một số các quy trình như quy trình quản lý và sử dụng con dấu,
Quy trình bảo quản tài liệu để tiếp tục hoàn thiện theo đúng bộ tiêu chuẩn hệ
thống quản lý chất lượng 9001:2008 đã ban hành.
(phụ lục 1)
2.3.1 Những kết quả trong bước đầu xây dựng và áp dụng ISO 9001.
- Giúp chuẩn hóa các quy trình hành chính, đảm bảo các hồ sơ được giải
quyết đúng trình tự, đúng thời gian theo các thủ tục đã ban hành.
- Giúp loại trừ những điểm không phù hợp do trách nhiệm, quyền hạn của
mỗi vị trí công tác được xác định rõ ràng, năng lực cán bộ, nhân viên UBND

Quận HM được được xác định, bồi dưỡng nâng cao. Từ đó kiểm soát được công
việc, tạo môi trường làm việc năng động, thoải mái hơn.
- Hệ thống tài liệu, văn bản được kiểm soát chặt chẽ, tạo đủ điều kiện để
xác định và thực hiện đúng phương pháp, giảm các thủ tục gây phiền hà.
- Giúp lãnh đạo Quận dễ dàng kiểm tra, kiểm soát quá trình thực hiện
công việc trong tất cả các phòng ban.
Đ/c: Nguyễn Công Hiệp-CVP cho hay: “ hiệu quả rõ ràng là sau một
thời gian ngắn, tâm lý của cán bộ văn phòng không còn ngại ISO, nhanh chóng
thích nghi, ủng hộ và nghiêm túc chấp hành hệ thống quản lý chất lượng. Các
quy trình công việc từng bước hoàn thiện, cụ thể được trách nhiệm của từng cá
nhân, tổ chức trong mỗi công đoạn nên không còn tình trạng cán bộ, nhân viên
giải quyết tùy tiện. Từ tiến độ đến chất lượng đều dễ dàng kiểm tra, góp phần
nâng cao chất lượng hoàn thành nhiệm vụ. Nhờ thực hiện áp dụng hệ thống
quản lý chất lượng ISO, văn phòng đã giải quyết được khối lượng lớn công
việc”.
2.

Những thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng ISO 9001 trong Công tác

Văn thư – Lưu trữ tại UBND Quận Hoàng Mai .
*Thuận lợi
- Văn phòng là phòng ban lớn, có chức năng nhiệm vụ quan trọng nên
15


được lãnh đạo quan tâm.
- Đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm và được đào tạo chuyên sâu về lĩnh vực
hành chính, công tác Văn thư – lưu trữ.
- Hệ thống quản lý chất lượng được đảm bảo và ngày càng hoàn thiện.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật ngày càng được nâng cao và đầu tư thiết bị hiện

đại trong công tác Văn thư – lưu trữ
* Khó khăn
Song song với những thuận lợi nêu trên, việc áp dụng ISO 9001 trong
công tác văn thư lưu trữ còn vấp phải một số khó khăn.
Một là: Áp dụng ISO 9001 trong công tác văn thư lưu trữ là bước đi mới,
lần đầu tiên được áp dụng trong lĩnh vực nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Vì vậy, phải
chịu sức ép tâm lý khi xây dựng một mô hình hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn ISO 9001 mang tính điển hình cho toàn thể Ủy ban về sau. Điều đó
đòi hỏi sự thống nhất về ý chí và hành động Chủ tịch UBND Quận đến mọi đơn
vị phòng ban.
Hai là: Hiện nay, cơ sở pháp lý cho công tác văn thư lưu trữ còn hạn chế.
Vấn đề này mới chỉ được quy định chung trong những văn bản quy phạm pháp
luận như Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và Nghị định 111/2004/NĐ-CP, những văn
bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể về công tác văn thư lưu trữ do Bộ Nội
vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành chưa đồng bộ. Trên thực tế, để
áp dụng được bộ tiêu chuẩn ISO 9001, những vấn đề thuộc nghiệp vụ văn thư
lưu trữ cần được quy định cụ thể, chi tiết. Chính vì vậy, cơ sở pháp lý chưa đầy
đủ là một trở ngại lớn cho việc áp dụng ISO 9001 trong công tác văn thư – lưu
trữ tại Ủy ban.
Ba là: Cơ sở vật chất về công tác văn thư
Lưu trữ chưa đầy đủ để tiến hành áp dụng ISO 9001 một cách có hiệu
quả.Cơ sở vật chất của việc áp dụng ISO 9001 không chỉ giới hạn đơn thuần là
các trang thiết bị phục vụ hỗ trợ cho nhân viên Hành chính – Văn thư thực hiện
các nghiệp vụ cần thiết trong quá trình áp dụng ISO. Cơ sở vật chất của việc áp
dụng ISO 9001 được hiểu theo nghĩa rộng hơn, sâu hơn, là toàn bộ nguồn năng
16


lượng giúp cho hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9001 có thể vận
hành được . Nguồn năng lượng để hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình

ISO 9001 vận hành trong công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của văn
phòng bao gồm các đối tượng tham gia trực tiếp vào quá trình hoạt động của hệ
thống như: đội ngũ nhân viên, hệ thống các hồ sơ tài liệu và các trang thiết bị
đóng vai trò hỗ trợ cho sự vận hành của hệ thống nhý: máy móc, trang thiết bị và
những tài liệu của hệ thống.
Đội ngũ nhân viên công ty chưa được trang bị đầy đủ kiến thức chuyên
môn cũng như kiến thức về ISO 9001 và tin học; hệ thống văn bản nghiệp vụ
chưa thật sự đầy đủ và đồng bộ, việc chỉ đạo và quản lý công việc chưa thực sự
khoa học, máy móc trang thiết bị cho quá trình thực hiện ISO còn thiếu về số
lượng, tốc độ chậm, chưa được nâng cấp kịp thời
3.

Nguyên nhân

Một là việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn thư lưu trữ là
bước đi mới, lần đầu tiên được áp dụng trong lĩnh vực nghiệp vụ văn thư lưu trữ
doanh nghiệp. Cho nên có thể hiểu chưa đúng, chưa đầy đủ và có thể phải chịu
áp lực về tâm lý và phải làm việc theo quy trình và quyền lực của một số cá
nhân có liên quan bị hạn chế. Vì vậy, cần phải có cam kết của lãnh đạo và quyết
tâm cao của nhân viên thừa hành thì việc áp dụng tiêu chuẩn này mới có thể
thành công.
Hai là mặc dù trong những năm gần đây, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước đó cú nhiều cố gắng trong việc nghiên cứu biên soạn trình cơ quan nhà
nước có thẩm quyền ban hành và tự mình ban hành nhiều văn bản để quản lý,
chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, tiêu biểu như Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và
các nghị định, quyết định, thông tư hướng dẫn thi hành nhưng hệ thống quản lý
văn bản nhìn chung vẫn còn thiếu nhất là những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
cụ thể về văn thư lưu trữ. Chính cơ sở pháp lý chưa đầy đủ và thiếu đồng bộ là
một trở ngại lớn cho việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn thư lưu trữ.
Ba là những khó khăn về kinh phí vì phải chi phí cho tư vấn, cho huấn

luyện, đào tạo nguồn nhân lực, cho xây dựng quy trình, đánh giá và cấp chứng
17


chỉ và cho mua sắm các máy móc, thiết bị cần thiết.
Bốn là đội ngũ nhân viên công ty chưa được trang bị đầy đủ kiến thức
chuyên môn cũng như kiến thức về TCVN ISO 9001:2000 và tin học cũng là
khó khăn và thách thức lớn cho việc áp dụng.
Qua việc tìm hiểu thực trạng việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất
lượng ISO 9001 trong công tác Văn thư – lưu trữ đã thấy được những ưu điểm,
nhược điểm còn tồn tại trong việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn này. Chính vì
vậy để hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng ISO cần phải có sự quan tâm hơn
nữa của Ban lãnh đạo Quận, cũng như sự cố gắng của toàn thể cán bộ Văn
phòng.

18


CHƯƠNG III. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG
ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY
BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI HÀ NỘI
3.1. Phương hướng và kế hoạch phát triển trong thời gian tới.
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008
vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý
công việc hợp lý, phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn. Đồng thời cũng tạo điều
kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong
nội bộ cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của
công tác quản lý và việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư lưu trữ trong văn
phòng.
- Xây dựng các chương trình tổng thể dài hạn và các kế hoạch cụ thể về

áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào công
tác Văn thư – lưu trữ trong từng năm cụ thể. Các chương trình, kế hoạch này
phải được ban lãnh đạo phê duyệt để đảm bảo triển khai một cách có hiệu quả.
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu của thực thiện việc ứng
dụng ISO 9001:2008 trong Công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND Quận
Hoàng mai
Để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn
phòng, cụ thể là bộ phận văn thư lưu trữ của văn phòng tại UBND Quận Hoàng
mai, tôi kiến nghị một số giải pháp sau:
+ Với công tác văn thư, lưu trữ
- Hoàn thiện mô hình quản lý công tác văn thư lưu trữ trong cải cách hành
chính.
- Ban Chỉ đạo ISO, làm nhiệm vụ tư vấn và hướng dẫn việc áp dụng hệ
thống quản lý chất lượng cho các quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư lưu
trữ cần chặt chẽ và nghiêm chỉnh hơn nữa.
- Rà soát và đánh giá hệ thống quản lý lưu trữ, xây dựng hệ thống quản
lý chất lượng theo mô hình ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ trên
cơ sở phân tích, đánh giá và khắc phục những hạn chế của cơ quan.
19


- Hoàn thiện cơ sở lý luận và thực tiễn cho việc áp dụng ISO 9001:2008
vào công tác lưu trữ tại UBND Quận Hoàng mai.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác
lưu trữ.
- Xây dựng kho lưu trữ tài liệu, trách thất lạc tài liệu.
- Chuẩn bị nguồn nhân lực cho việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
ISO 9001:2008 bằng hình thức mở các khoá học ngắn hạn nhằm nâng cao sự
hiểu biết của cán bộ văn phòng Ủy ban; nội dung bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008;
tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao

khi áp dụng ISO 9001:2008; kỹ năng giải quyết công việc, kỹ năng và phương
pháp áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ.
- Hoàn thiện cơ sở vật chất cho quá trình áp dụng ISO 9001 trong cơ
quan
Trên cở sở đưa ra những phương pháp và kiến nghị trong việc áp dụng hệ
thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008 trong công tác Văn phòng tại bộ
phận Văn thư, lưu trữ sẽ góp phần nào trong việc khắc phục những hạn chế và
thiếu sót trước đây. Nhằm củng cố, hoàn thiện hơn nữa trong việc xây dựng và
áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác hành chính văn phòng tại bộ
phận Văn thư – lưu trữ.

20