Công tác tổ chức hội họp tại công ty cổ phần bánh kẹo hải hà

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan, đề tài “Công tác tổ chức hội họp tại Công ty cổ phần
bánh kẹo Hải Hà” là đề tài nghiên cứu khoa học của tôi trong thời gian qua.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông
tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này.


LỜI CẢM ƠN
Tôi xin cảm ơn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đưa môn Kĩ năng tổ
chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng vào chương trình học để tôi được học
hỏi và trau dồi kĩ năng hoạch định trong văn phòng để phục vụ công việc trong
tương lai.
Đặc biệt, xin chân thành cảm ơn cô Lâm Thu Hằng đã trực tiếp giảng dạy
bộ môn này cho tôi những tri thức mới. Với lòng yêu nghề, nhiệt huyết thầy đã
tận tình chỉ bảo giảng dạy trong mỗi giờ học.
Cuối cùng, vẫn biết bài tiểu luận này sẽ không tránh khỏi những sai sót
không đáng có hoặc những lỗi nhỏ làm ảnh hưởng tới tổng thể, mong giảng viên
bỏ qua và cho những lời nhận xét quý báu.
Trân trọng cảm ơn!


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
ĐHĐCĐ

: Đại hội đồng cổ đông

HĐQT

: Hội đồng quản trị

BGĐ

: Ban giám đốc


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Xã hội ngày càng phát triển thì có rất nhiều vấn đề giải quyết. Để một
công ty hoạt động và phát triển mạnh cũng cần có những con người có khả năng
lãnh đạo, nhiều ý tưởng hội tụ cùng nhau ngồi lại họp, bàn bạc, nói ra những suy
nghĩ để thống nhất rồi đưa ra quyết định. Vì vậy, hội họp đóng vai trò rất quan
trọng. Nó vừa cung cấp thông tin , vừa là nơi học hỏi, trau dồi kinh nghiệm của
mình.
Công tác tổ chức hội họp rất cần thiết và bổ ích. Hội họp là để tổng kết,
đánh giá lại những gì đã và đang làm được và đẻ định hướng cho tương lai bằng
những chương trình, kế hoạch cụ thể. Nếu không có hội họp thì rất nhiều những
vấn đề không được giải quyết, không được làm sáng tỏ.
Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà đã thấy được tầm quan trọng của hội
họp nên đã tổ chức cuộc họp tương đối hiệu quả. Tuy nhiên vẫn có một số
những hạn chế trong khâu tổ chức hội họp, vì thế tôi chọn đề tai “Công tác tổ
chức hội họp tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà” làm đề tài của mình để giúp
cho cơ quan tìm ra những cái chưa tốt để từ đó tìm ra nguyên nhân và đưa giải
pháp thực hiện nhằm hoàn thiện công tác hội họp một cách hoàn chỉnh và hiệu
quả nhất.
2. Lịch sử nghiên cứu

Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức hội họp tại cơ
quan, tuy nhiên chưa có đề tài nào khảo sát và đánh giá về công tác tổ chức hội
họp tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: công tác tổ chức hội họp tại Công ty cổ phần
bánh kẹo Hải Hà.
Giới hạn phạm vi nghiên cứu: tại công ty cổ phàn bánh kẹo Hải Hà
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu: làm sáng tỏ cơ sở lý luận và thực tiễn tổ chức hội
họp tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà. Từ đó đưa ra nhận xét, đánh giá và
giải pháp để hoàn thiện công tác hội họp nhằm đạt hiệu quả cao.
5


Nhiệm vụ nghiên cứu: khảo sát tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
Để hoàn thiện đề tài này, tôi đã sử dụng một số phương pháp như:
- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin
- Phương pháp quan sát, điều tra
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
-

Giúp cho Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà thấy được thực trạng tổ chức hội
họp của công ty: cần phát huy những ưu điểm đã đạt được và khắc phục những

-

hạn chế còn tồn tại trong quá trình tổ chức hội họp.

Giúp cho sinh viên có thêm thông tin phục vụ học tập, nghiên cứu.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở đầu và phần Kết luận, tài liệu tham khảo, đề tài có cấu
trúc gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận
Chương 2: Công tác hội họp tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà
Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng hội họp của Công ty cổ phần bánh
kẹo Hải Hà

6


Chương 1: Cơ sở lý luận
1.1.

Khái niệm
Hội họp (hội họp, hội thảo, các cuộc họp) là hình thức hoạt động quản lý

nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan
trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành hoạt động trong việc giải
quyết công việc thuộc chức năng, thẩm quyền cảu cơ quan mình theo quy định
của pháp luật.
1.2.

Mục đích, ý nghĩa

1.2.1. Mục đích
-

•

•
•
-

Tổng kết, đánh giá công việc, thông báo các nhiệm vụ cần triển khai
Họp để trao đổi thông tin: cung cấp thông tin, thu thập thông tin, trao đổi thông
tin
Họp để kiểm soát công việc
Xác định những hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu
Xác định nguồn lực
Đặt ra các chỉ tiêu cho tất cả công việc có liên quan
Đảm bảo quyền làm chủ của nhân viên trong cơ quan đối với nhiệm vụ chung
Xây dựng tinh thần đoàn kết
1.2.2. Ý nghĩa

-

Cuộc họp là hình thức thu thập, truyền đạt thông tin nhằm đảm bảo cho thông tin

-

được lưu truyền thông suốt.
Các cuộc họp hay hội họp là nơi để cho các thành viên trao đổi, thảo luận về các

-

vấn đề chung và cùng tham dự vào quá trình ra quyết định.
Cuộc họp cũng là nơi để cho các cá nhân phát huy quyền làm chủ của
mọi người, để mọi người bày tỏ quan điểm, bàn bạc, đóng góp ý kiến giúp lãnh

-

đạo có quyết định đúng đắn.
Cuộc họp là nơi để triển khai thực hiện các quyết định, tháo gỡ những
vướng mắc, khó khăn, phát hiện và phổ biến những ưu điểm, những lệch lạc
trong quản lý, trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó có biện pháp phát huy ưu điểm,
khắc phục nhược điểm thúc đẩy sự phát triển.
1.3.

-

Các nguyên tắc tổ chức hội họp

Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được
phân công cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền
7


của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp
-

trên giải quyết.
Họp chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều
hành của thủ tướng cơ quan trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ

-

quan
Xác định rõ mục đích, yêu cầu nội dung, thành phần tham dự, đề cao và thực
hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm của cá nhân trong việc phân công và xử lý

-

công việc
Thực hiện lồng ghép các nội dung, vấn đề, công việc cần xử lý, kết hợp các loại

-

trong việc tổ chức họp một cách hợp lý
Nguyên tắc kiểm soát thời gian
Nguyên tắc tôn trọng
Nguyên tắc dân chủ
Nguyên tắc ghi nhận thông tin
1.4.

-

Các yếu tố ảnh hưởng đến cuộc họp

Thành phần tham dự cuộc họp
Thời gian họp
Không gian họp
Nội dung họp
1.5.

Phân loại các hội họp
Có rất nhiều cách phân loại hội họp.
1.5.1. Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý:

-

Hội họp bàn bạc, ra quyết định

-

Hội họp phổ biến triển khai nhằm mục đích quán triệt những tư tưởng quan
điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra, xây dựng kế hoạch, chương trình hành
động để triển khai những quyết định đã thông qua,

-

Hội họp đôn đốc, kiểm tra: nhằm đánh giá kịp thời việc triển khai chương trình,
kế hoạch công tác và chỉ đạo, uốn nắm kịp thời những lệch lạc, nếu có.

-

Hội họp sơ, tổng kết nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với những hoạt động
vừa qua và đưa ra những phương hướng cho hoạt động tiếp theo.
8


1.5.2. Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp:
-

Hội họp trao đổi thông tin

-

Hội họp triển khai công việc

-

Hội họp mở rộng dân chủ

-

Hội họp giải quyết vấn đề
1.5.3. Căn cứ vào hình thức hội họp:

-

Hội họp chính thức: được tổ chức công khai, theo quyết định của lãnh đạo

-

Hội họp không chính thức: được tổ chức trong diện hẹp, không công khai hoặc
mang tính nội bộ nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung bí mật
hoặc chưa cần phổ biến rộng rãi.
1.6.

Quy trình tổ chức cuộc họp
1.6.1. Chuẩn bị hội họp:

-

Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp: xác định nội dung chương
trình nghị sự, bố trí thời gian cần thiết thực hiện nội dung chương trình , xác
định cụ thể từng người chịu trách nhiệm báo cáo hay tham luận.Việc hội họp
cần phải được đưa vào lịch và chưong trình làm việc để có sự chuẩn bị nội dung
chu đáo. Trong bản kế hoạch hội họp cần nêu rõ những vấn đề sau:

•

Tên buổi hội họp

•

Thời gian họp

•

Thành phần tham dự họp

•

Địa điểm họp

9


•

Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ buổi họp

•

Nội dung họp

•

Các chương trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi…)

-

Quy định thành phần họp: Lập bản danh sách cụ thể để căn cứ vào đó gửi giấy
triệu tập hoặc thư mời. Khi cần thiết phải gửi trước nội dung họp và yêu cầu
người được mời tham dự trả lời trong thời hạn nhất định có đến tham dự họp hay
không.

-

Xác định thời gian họp : ngày giờ khai mạc cuộc họp, thời gian tiến hành

-

Lựa chọn và trang trí phòng họp : chuẩn bị phòng họp, bảo đảm đủ bàn ghế , ánh
sáng, âm thanh , bục báo cáo viên, bảng (nếu có sử dụng), khẩu hiệu, cờ hoa…

-

Chuẩn bị các phương tiện làm việc: tổ chức ấn loát các tài liệu phục vụ cuộc
họp, các trang thiết bị như máy ghi âm, loa đài, tăng âm và các phương tiện
khác.

-

Làm và kịp thời gửi thư mời: Giấy mời cần có nội dung như người được mời,
nội dung, thời gian họp, địa điểm, thành phần họp, các giấy tờ cần mang theo
….

-

Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm các văn kiện cho hội họp.
1.6.2. Tiến hành cuộc họp :

-

Đón tiếp đại biểu và phát tài liệu

-

Khai mạc, triển khai, phát biểu và thảo luận: Trước lúc khai mạc, đối với những
cuộc họp lớn, hội họp, hội thảo cần tiến hành những nghi thức nhà nước nhất
định như làm lễ chào cờ …

-

Giới thiệu chủ tọa buổi họp, thư ký, các đại biểu tham dự…
10


-

Trình bày các báo cáo và tham luận

-

Tiến hành thảo luận những vấn đề đặt ra. Việc tiến hành phát biểu và thảo luận
cần tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị trước, thời gian phát biểu tối đa từ 10 đến
15 phút.

-

Giữa các báo cáo, tham luận có thể giải lao và ăn nhẹ.

-

Ghi biên bản: biên bản có thể phải trình ngay sau khi kết thúc cuộc họp hoặc
một thời gian nhất định sau đó.

-

Bế mạc: báo cáo tổng kết, đưa ra kết luận. Có thể có diễn văn bế mạc.
1.6.3. Công việc sau cuộc họp:

-

Hoàn thiện các văn kiện;

-

Thông báo cho các cơ quan hữu quan nội dung kết quả cuộc họp;

-

Lập hồ sơ cuộc họp. Đối với những cuộc họp thông thường chỉ cần lưu giữ biên
bản, còn đối với những hội họp lớn, quan trọng cần lập hồ sơ hội họp. Hổ sơ này
thông thường bao gồm: Thư mời, thư triệu tập; Danh sách đại biểu, những người
mời tham dự; Lồi khai mạc; các báo cáo tham luận, bài phát biểu; Nghị quyết
cuộc họp; Biên bản; Lời bế mạc.

-

Thanh, quyết toán chi phí những chi phí cho cuộc họp ;

-

Triển khai nội dung đã được thông qua, rút kinh nghiệm việc tổ chức hội họp.
Tiểu kết: Trên đây là cơ sở lý thuyết của hội họp, qua những phân tích
trên thấy được mục đích, ý nghĩa vai trò và ảnh hưởng của tổ chức hội họp trong
quá trình hoạt động của Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà

11


Chương 2: CÔNG TÁC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO
HẢI HÀ
2.1. Lịch sử hình thành phát triển công ty
Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà (HAIHACO ) là một trong những
doanh nghiệp chuyên sản xuất bánh kẹo lớn nhất tại Việt Nam.
Công ty được thành lập từ năm 1960 trải qua hơn 50 năm phấn đấu và
trưởng thành Công ty đã không ngừng lớn mạnh, tích lũy được nhiều kinh
nghiệm trong sản xuất kinh doanh. Với đội ngũ lãnh đạo giàu kinh nghiệm,
chiến lược kinh doanh tốt, đội ngũ kỹ sư được đào tạo chuyên ngành có năng lực
và lực lượng công nhân giỏi tay nghề Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà đã tiến
bước vững chắc và phát triển liên tục để giữ vững uy tín và chất lượng xứng
đáng với niềm tin yêu của người tiêu dùng.
Tiền thân là một xí nghiệp nhỏ với công suất 2000 tấn/ năm. Ngày nay,
Công ty đã phát triển thành Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà với qui mô sản
xuất lên tới 20.000 tấn/ năm.

Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà là Doanh nghiệp đầu tiên trong lĩnh
vực sản xuất bánh kẹo được cấp chứng nhận hệ thống "Phân tích mối nguy và
các điểm kiểm soát tới hạn" (HACCP) tại Việt Nam. Điều này thể hiện cam kết
của Lãnh đạo doanh nghiệp về đảm bảo an toàn thực phẩm đối với sức khoẻ của
người tiêu dùng.
Năm 2003 Công ty thực hiện cổ phần hóa theo quyết định số
191/2003/QĐ-BCN ngày 14/11/2003 của Bộ Công nghiệp. Công ty chính thức
hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần từ ngày 20/01/2004 theo Giấy chứng
nhận đăng ký kinh doanh số 0103003614 do Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố
Hà Nội cấp và thay đổi lần thứ tư ngày 07/05/2012. Các hoạt động sản xuất kinh
doanh chính bao gồm:
12


- Sản xuất, kinh doanh bánh kẹo và chế biến thực phẩm.
- Kinh doanh xuất nhập khẩu: nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, sản
phẩm chuyên ngành, hàng hoá tiêu dùng và các sản phẩm hàng hoá khác.
- Đầu tư xây dựng, cho thuê văn phòng, nhà ở, trung tâm thương mại.
- Kinh doanh các ngành nghề khác không bị cấm theo các quy định của
pháp luật.
Công ty có 3 trụ sở tại 3 miền, trụ sở chính tại
Ðịa chỉ : 25-27 Trương Định,P.Trương Định,Q Hai Bà Trưng,TP.Hà Nội
Ðiện thoại : (+84) 4.3863.2956/4.38632041

Fax: (+84) 4.38638730

Mail: Website:
2.2. Cơ cấu tổ chức
Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà được tổ chức và hoạt động tuân thủ
theo Luật Doanh nghiệp 2005. Các hoạt động của Công ty tuân theo Luật Doanh

nghiệp, các Luật khác có liên quan và Điều lệ Công ty. Điều lệ Công ty bản sửa
đổi đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua ngày 24/03/2007 là cơ sở chi phối
cho mọi hoạt động của Công ty.
Đại hội đồng cổ đông :
Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của
Công ty theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ Công ty. ĐHĐCĐ là cơ quan thông
qua chủ trương chính sách đầu tư dài hạn trong việc phát triển Công ty, quyết
định cơ cấu vốn, bầu ra cơ quan quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của
Công ty.
Hội đồng quản trị :
Là cơ quan quản lý Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết
định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của Công ty, trừ những vấn
đề thuộc ĐHĐCĐ quyết định.
Định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyết
13


định của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc hoạch định chính sách, ra nghị
quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh
của Công ty.
Ban kiểm soát :
Do ĐHĐCĐ bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh,
quản trị và điều hành của Công ty.
Ban điều hành :
Do HĐQT bổ nhiệm gồm có một Tổng giám đốc, ba Phó Tổng giám đốc,
một Kế toán trưởng. Tổng giám đốc do HĐQT bổ nhiệm là người đại diện theo
pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước HĐQT, quyết định tất cả các vấn
đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty. Phó Tổng giám đốc và Kế
toán trưởng do HĐQT bổ nhiệm theo đề xuất của Tổng giám đốc.
Sơ đồ tổ chức của Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà: xem phần phụ lục

2.3. Chức năng, nhiệm vụ
2.3.1. Chức năng
Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà thuộc Bộ công nghiệp nhẹ được thành
lập với chức năng là sản xuất bánh kẹo phục vụ mọi tầng lớp nhân dân và một
phần để xuất khẩu.
2.3.2. Nhiệm vụ
Để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao của BGĐ cùng toàn thể cán bộ công
nhân viên của công ty phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
Thứ nhất, tăng cường đầu tư chiều sâu với mục đích không ngừng nâng
cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động, đa dạng hóa sản phẩm nhằm
mở rộng thị trường, đáp ứng nhu cầu về sản phẩm cho từng khu vực thi trường
Thứ hai, xây dựng phát triển chiến lược công nghệ sản xuất bánh kẹo và
một số sản phẩm khác từ năm 2000 – 2010, tăng cường công tác đổi mới, cải
tiến công nghệ, nâng cao chất lượng, tăng sức cạnh tranh
14


Thứ ba, xác định rõ thị trường chính, thị trường phụ, tập trung nghiên cứu
thị trường mới, chú trọng hơn nữa đến thị trường xuất khẩu, đặc biệt là thị
trường nước láng giềng, củng cố thị trường Trung Quốc.
Thứ tư, nghiên cứu sắp xếp lại bộ máy sản xuất, tổ chức trong doanh
nghiệp, hoàn thiện bộ máy quản lý từ trên xuống dưới, vận hành nhanh chóng,
thông suốt. Trước mắt phải phát triển bộ phận Marketing trong phòng kinh
doanh thành một phòng Marketing riêng biệt nhằm nâng cao hiệu quả trong khai
thác thị trường cũ và phát triển thị trường mới nhất là thị trường tỉnh phía Nam
và thị trường xuất khẩu.
Thứ năm, không ngừng nâng cao công tác đào tạo cán bộ, công nhân viên.
Thứ sáu, tăng cường công tác xây dựng Đẳng trong doanh nghiệp, thường
xuyên tổ chức các buổi sinh hoạt Đảng để quán triệt nghị quyết của Đảng, tổ
chức Đảng phải thực sự lãnh đạo kiểm tra được hoạt động kinh doanh, đảm bảo

thực hiện đúng đường lối của Đảng, chur trương, chính sách của Nhà nước.
Thứ bảy, quản lý sử dụng vốn có hiệu quả, không ngừng phát triển nguồn
vốn do ngân sách Nhà nước cấp, huy động thêm các nguồn vốn khác, tiến tới
tăng vốn chủ sở hữu.
Thứ tám, không ngừng chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên, thuwcjj
hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước, tham gia các công tác xã hội.
2.4. Các hình thức hội họp tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà
Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà tổ chức các cuộc họp thường xuyên,
định kì. Các hình thức hội họp chủ yếu của công ty áp dụng đó là:
-

Họp bàn bạc ra quyết định: họp để đưa ra một quyết định hay sự chỉ đạo hướng
dẫn của cấp trên. Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà hay áp dụng hình thức họp
này khi bàn về một vấn đề sự việc gì quan trọng như: quyết định thăng chức bổ
nhiệm; quyết định kỉ luật, đuổi việc; quyết định nâng lương cho nhân viên lao

•

động,..
Họp phổ biến, triển khai: nhằm mục đích
Phổ biến, quán triệt nội dung, tư tưởng, quan điểm, chủ trương, chính sách, giải
15


pháp,.. được ghi trong quyết định tới đội ngũ cán bộ chủ chốt hoặc tới toàn thể
•

cán bộ, công nhân viên trong cơ quan, đơn vị.
Bàn bạc, xây dựng kế hoạch và chương trình hành động cụ thể cho từng cơ

•
•

quan, đơn vị có liên quan để thực hiện các nội dung được ghi trong quyết định.
Họp đôn đốc, kiểm tra: công ty áp dụng hình thức họp này để:
Nghe báo cáo trao đổi kinh nghiệm hay cách làm tốt.
Chấn chỉnh, uốn nắn các lệch lạc đảm bảo cho quyết định được thực hiện có

-

chất lượng và hiệu quả.
Họp tổng kết: cuộ họp này được diễn ra định kì hàng năm để đánh giá việc thực
hiện dồng thời trao đổi kinh nghiệm hay uốn nắn các lệch lạc để thời gian tiếp
theo thực hiện quyết định có hiệu quả.
2.5. Thực trạng công tác tổ chức hội họp tại công ty cổ phần bánh kẹo
Hải Hà
2.5.1. Tổ chức công tác chuẩn bị
2.5.1.1. Lập kế hoạch
Căn cứ vào kế hoạch hoạt động hàng tháng, quý, năm hoặc căn cứ vào
tình hình hoạt động, công ty đã tiến hành tổ chức các cuộc họp nhằm giải quyết
những vấn đề liên quan. Trong công tác lập kế hoạch cho việc tổ chức họp
thường có các nội dung sau:
- Tên cuộc họp.
- Mục đích cuộc họp.
- Thời gian họp.
- Thành phần tham dự họp.
- Địa điểm họp.
- Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ buổi họp.
- Nội dung họp.
- Kinh phí.

- Người chịu trách nhiệm.
- Các chương trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi…).
2.5.1.2. Chuẩn bị hội họp
16


Đây là khâu đầu tiên có vai trò quan trọng, tạo điều kiện tiền đề cho sự
thành công của hội họp. Trong khâu chuẩn bị hội họp cần chuẩn bị các vấn đề
sau:
(1) Xác định mục đích, nội dung, tên của hội họp để quy định thành
phần tham dự.
-

Mục tiêu và yêu cầu cuộc họp: Bất kì một chương trình nào cũng có mục đích

•

khác nhau, mỗi chương trình đều hướng đến những mục tiêu cụ thể.
Mục tiêu, yêu cầu phải cụ thể, rõ ràng để tránh sự nhầm lẫn khiến cuộc họp có

•

nguy cơ bị sai lệch, sai hướng và chệch với quỹ đạo.
Mục tiêu phải có tính khả thi và sát với yêu cầu, năng lực của tổ chức. Mục tiêu
thiếu tính khả thi và ngoài khả năng sẽ dẫn đến cuộc họp không hiệu quar,

•

không có ý nghĩa thực tế.
Nội dung công việc:

Nội dung, lịch trình cuộc họp ghi lại vắn tắt cấu trúc, diễn biến sẽ diễn ra một
cuộc họp, nên việc phác thảo nội dung giúp cho BGĐ có cái nhìn tổng quan
trước khi diễn ra cuộc họp để đưa ra sự sắp xếp, thay đổi, chỉnh sửa cho phù hợp
với tính chất và đặc điểm cuộc họp. Công việc nào là cần thiết, công việc nào thì
nên bỏ qua, cái nào cần phải chỉnh sửa, nội dung như vậy đã hợp lý chưa. Cuối

•

cùng BGĐ sẽ tổng duyệt trước khi tiến hành cuộc họp.
Nội dung cuộc họp được chuẩn bị chu đáo, lên lịch cụ thể, tuần tự các bước cần
thực hiện trong cuộc họp vì nội dung cuộc họp chính là chương trình, công việc
cần thực hiện. Người lên kế hoạch đã xây dựng một nội dung, lịch trình hoàn
chỉnh, có khoa học, hợp lý, thống nhất.
(2) Chọn thời gian tổ chức hội họp.
Các hội họp của Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà được ấn định trước
vài tháng hoặc cả năm. Nó nằm trong kế hoạch hoạt động hàng năm của công
ty. Việc lập kế hoạch trước nhằm đảm bảo cho việc tổ chức hội họp được diễn
ra theo đúng thời hạn, địa điểm đăng kí. Thời gian tổ chức hội họp không được
trùng với ngày nghỉ, ngày lễ. Xác định thời gian họp gồm ngày giờ khai mạc
cuộc họp, thời gian tiến hành, thời gian dự phòng khi thực hiện từng nội dung
hoặc khi chuyển tiếp các phần trong cuộc hội họp.
(3) Chọn địa điểm tổ chức.
17


Tùy từng quy mô cuộc họp mà sẽ chọn địa điểm khác nhau phù hợp với
mức độ, tầm quan trọng của cuộc họp.
Thông thường, các cuộc hội họp của công ty được tổ chức tại phòng họp.
Phòng họp thoáng mát, có đủ ánh sáng. Trong phòng cũng đã có đầy đủ cơ sở
vật chất, trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu,… phục vụ cuộc họp đạt

hiệu quả.
Ngoài ra, với những cuộc họp tầm cỡ, có khách mời tham dự thì phải
chọn phòng họp rộng rãi, thoáng mát, ngay trung tâm, tiện lợi cho việc đi
lại. Phòng hội họp được xác định cụ thể trước khi gửi giấy mời đại biểu để tránh
sự lộn xộn và xung đột. Lựa chọn và trang trí phòng họp: chuẩn bị phòng họp,
bảo đảm đủ bàn ghế, ánh sáng, âm thanh, bục báo cáo viên, bảng (nếu có sử
dụng), khẩu hiệu, cờ hoa…
(4) Xây dựng lịch trình cụ thể cho từng nội dung của hội họp.
Mục đích của việc lập một lịch trình là công cụ giúp hoạch định và phối
hợp hội họp, lịch trình là một bản những danh sách những điều phải thực hiện
trong các khâu tổ chức hội họp. Lịch trình này giúp cho người tổ chức có cái
nhìn tổng quát về những việc cần làm, đã làm và chưa làm nhằm rà soát, kiểm
tra việc thực hiện.
Một lịch trình tổ chức hội họp gồm những nội dung sau:
-

Chỗ lưu trú cho khách
Gửi giấy mời và số lượng thành viên tham gia.
Giải trí trong hội họp.
Trang thiết bị để phục vụ hội họp như máy ghi âm, loa đài, tăng âm và

-

các phương tiện khác.
Thức uống giải khát.
Địa điểm tổ chức.
Chương trình tổ chức.
(5) Chuẩn bị hồ sơ tại hội họp.
Để cuộc họp được diễn ra chu đáo, bộ phận chịu trách nhiệm về hồ sơ tài
liệu phải chuẩn bị bìa đựng tài liệu, thư từ giao dịch, báo cáo, đề án, bảng tường

trình chương trình hội họp, giấy, bút… và danh sách các tài liệu liên quan khác
như danh sách thành viên tham gia, phiếu đề tên người tham gia, phiếu ăn trưa
18


và tối…Các loại tài liệu này được đóng hay kẹp ghim và được sắp xếp theo thứ
tự chương trình.
(6) Lập danh sách đại biểu và soạn thảo và gửi giấy mời
Thư kí là người lên danh sách mời các đại biểu. Danh sách đại biểu được
chia theo nhóm cơ cấu và ở từng nhóm sắp xếp các đại biểu theo vị trí, chức vụ.
Điều này sẽ tạo điều kiện đảm bảo các nghi thức khi gửi giấy mời cũng như họt
động của Ban lễ tân khi đăng kí danh sách đại biểu và bộ phận điều hành khi
chào đón đại biểu đến tham dự. Khi lập danh sách ghi ró họ tên, chức vụ, đơn vị
và địa chỉ liên hệ của đại biểu.
Giấy mời thể hiện sự trang trọng, tạo nên đánh giá ban đầu của đại biểu
về thái độ, sự tôn trọng của công ty với đại biểu hay quy mô của cuộc họp. Giấy
mời được ghi theo mẫu và đảm bảo các nội dung:
-

Tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân mời
Tên cuộc họp
Họ tên, chức vụ của người được mời
Thời gian
Địa điểm
Các yêu cầu hoặc đề xuất với đại biểu khi tham dự cuộc họp
Hình thức liên hệ và một số chỉ dẫn
Sau khi hoàn thành xong giấy mời thì thư kí sẽ giúp ban lãnh đạo gửi

ngay đến các khách mời.Việc thông báo trước một khoảng thời gian hợp lý
nhằm giúp cho họ có thời gian sắp xếp công việc và viết bài tham luận hội họp

(7) Soạn thảo chương trình hội họp.
Chương trình hội họp là một bảng danh sách những đề mục cần thực
hiện trong hội họp khi hội họp diễn ra, nhà quản trị cần phải thống nhất chương
trình này trước để gửi cho khách tham dự. Một số hội họp gửi chương trình này
kèm theo thư mời, một số hội họp khác thì gửi ngay khi khách đến tham dự tại
bàn lễ tân hoặc để trong bìa đựng tài liệu gửi cho thành viên hội họp. Đối với
những hội họp có quy mô nhỏ, thời gian tổ chức ngắn thì người điều hành khai

-

mạc hội họp có thể đọc chương trình hội họp khi hội họp bắt đầu diễn ra.
Bảng chương trình hội họp có nội dung sau:
Giới thiệu khách mời và chủ tịch đoàn.
Đọc và phê chuẩn nội dung các cuộc họp trước khi tổ chức hội họp.
Báo cáo tình hình hoạt động, kế hoạch sắp tới liên quan đến nội dung của hội
19


-

họp.
Thảo luận về những vấn đề đã thực hiện.
Thảo luận kế hoạch và nội dung của hội họp.
Kết thúc hoặc hoãn lại.
(8) Chuẩn bị phương tiện kỹ thuật
Bộ phận hậu cần của công ty là người chịu trách nhiệm về chuẩn bị các
phương tiện kỹ thuật gồm có micro, máy chiếu, video, bảng viết…
(9) Dự trù kinh phí.
Lãnh đạo hội họp, chủ tịch hội đồng quản trị cùng phối hợp với phòng
kế hoạch tài chính lên một kế hoạch dự trù kinh phí. Đơn vị chịu trách nhiệm tổ

-

chức tiến hành thủ tục nhận và chi cho hội họp.
Khinh phí trang trí
Kinh phí phục vụ
Kinh phí ăn uống
Các khoản kinh phí khác
Tính từ ngày diễn ra hội họp trước khoảng một tuần, nhà quản trị văn
phòng, đơn vị tổ chức phải tiến hành kiểm tra xem chương trình đã thực hiện
đến đâu, rà soát lịch trình, kiểm tra cơ sở vật chất, thiết bị, đặc biệt là rà soát
xem văn bản tài liệu và các giấy tờ liên quan phát cho các đại biểu cũng như các
tài liệu chuẩn bị cho chủ tịch đoàn về số lượng và nội dung để kịp thời phát hiện
sai sót, thiếu hụt và điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
(10) Lên kế hoạch phân công người thực hiện

-

Lãnh đạo: điều khiển cuộc họp và giải thích mục đích, mục tiêu, khó khăn và
phạm vi quyền hạn; chịu trách nhiệm và theo dõi tình hình thực hiện sau cuộc

-

họp.
Chuyên gia: hướng dẫn thông qua các cuộc họp thảo luận, giải quyết các vấn đề
và quá trình đưa ra quyết định trong cuộc họp, đóng góp kiến thức chuyên môn
khi được yêu cầu; có thể chịu trách nhiệm với việc hậu cần trước và sau cuộc

-

họp
Thư kí: ghi lại các nội dung, ý kiến và quyết định chính của cuộc họp; có thể dự

-

thảo các biên bản hoặc bản ghi chép sau cuộc họp.
Người cộng tác: cần tham gia một cách tích cực vào cuộc họp bằng cách đóng

-

góp ý kiến và thảo luận đúng hướng.
Ban hậu cần: chuẩn bị đầy đủ về các trang thiết bị, phục vụ chỗ ăn, ở của đại

-

biểu
Ban lễ tân: tiếp đón khách.
20


2.5.2. Tổ chức điều hành hội họp
Khi tiến hành cuộc họp, cần đảm bảo các yêu cầu sau:
-

Điều hành cuộc họp theo đúng kế hoạch, chương trình đã định trước
Lắng nghe các ý kiến trình bày trong cuộc họp
Tập trung vào các chhur đề của chương trình
Làm rõ ý kiến mới
Khuyến khích người phát biểu
Tập trung vào các ý kiến, không phải tập trung vào người nói

2.5.2.1. Kiểm tra quan sát tại chỗ các công việc:
Để cuộc họp diễn ra thành công tốt đẹp thì trước ngày tổ chức cuộc họp,
văn phòng cùng với ban tổ chức hội nghị phải nghe ban chuẩn bị báo cáo, xem
xét, kiểm tra lại lần cuối các văn bản, tài liệu, chương trình và đi quan sát cách
trang trí hội trường, cơ sở vật chất: âm thanh, ánh sáng,..Công tác kiểm tra này
nhằm tránh những sai sót, rủ ro không đáng có trong quá trình tổ chức hội họp.
Khi đã phát hiện sai sót cần chấn chỉnh, khắc phục kịp thời nhằm giảm và làm
mất những rủi ro.
2.5.2.2. Tổ chức đón tiếp đại biểu tới tham dự:
Việc đón tiếp đại biểu sẽ do ban tổ chức hoặc người chủ trì đón tiếp, có
thể ủy thác cho người đủ thẩm quyền đển đón tiếp đại biểu. Thư kí cùng lễ tân sẽ
là người theo dõi ghi danh sách các đại biểu để nắm bắt được tình hình, số lượng
có mặt cũng như vắng mặt trong cuộc họp. Việc lấy danh sách này để đảm bảo
đúng người và đúng việc để khi giới thiệu khách mời cho đúng. Đồng thời tại
đây, thư kí sẽ gửi cho họ tài liệu, văn bản giấy tờ về chương trình kế hoạch sẽ
diễn ra để họ có thời gian nghiên cứu, nắm bắt được nội dung, tình hình hoạt
động của cuộc họp và sẽ có thời gian chuẩn bị và tham luận.

21


2.5.2.3. Điều hành cuộc họp:
Công tác điều hành cuộc họp của Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà được
tổ chức theo các trình tự sau:
1)

Khai mạc cuộc họp:
Giám đốc công ty là người mở đầu tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, giới
thiệu chủ tịch đoàn, thư kí đoàn. Trong phần giới thiệu đại biểu sẽ giới thiệu tên,
chức vụ của một số đại diện cấp trên, một số khách quan trọng. Còn phần đông

2)

giới thiệu đại biểu đại diện các cơ quan, đoàn thể.
Tiếp theo, tổng giám đốc sẽ đọc diễn văn khai mạc cuộc họp.
Diễn biến cuộc họp:
Sau đó là người điều hành cuộc họp thông qua nội dung cuộc họp đã
chuẩn bị nhằm đạt mục đích và kết quả mong đợi.
Các đơn vị, bộ phận sẽ đứng lên báo cáo công tác tình hình triển khai các
công việc đã và đang làm của đơn vị mình. Các bên liên quan, các đại biểu sẽ
đứng lên tham luận, nhận xét đánh giá về các vấn đề trên. Qua các cuộc tranh
luận, sẽ đưa vấn đề được nhìn nhận theo nhiều chiều và có hướng giải quyết
đúng đắn.
Trong quá trình họp, sẽ có thời gian nghỉ giữa 10-15 phút đảm bảo mọi

3)
-

người có đủ sức khỏe, tránh căng thẳng, mệt mỏi.
Những lưu ý trong quá trình tổ chức:
Không khí thoải mái, thân mật, tránh những xúc phạm cá nhân
Nội dung vấn đề đi vào trọng tâm, trọng điểm, tránh lạc đề
Các quyết định phải đúng với chức năng, nhiệm vụ của công ty
Bế mạc cuộc họp:
Người điều hành thống báo bế mạc cuộc họp và chốt lại các vấn đề sau:
Tóm tắt lý do, mục đích, nội dung cuộc họp
Điểm lại các thành phần tham dự
Diễn biến cuộc họp: những ý kiến quan trọng đã đóng góp
Những kết luận chính
Đánh giá tình hình, nguyên nhân

Nêu rõ phương hướng , giải pháp đã nêu trong cuộc họp
Xác định những vấn đề cần làm sau cuộc họp
Trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp, thư kí sẽ ghi lại biên bản cuộc họp,
ghi lại nội dung vấn đề được bàn luận trong cuộc họp. Biên bản cần có đầy đủ
các thông tin như:

-

Thời gian, địa điểm cuộc họp
Thành phần dự họp
22


-

Tổng số người dự họp
Chủ tọa gồm
Thư kí cuộc họp
Các báo cáo trong cuộc họp
Thảo luận trong cuộc họp
Kết thúc cuộc họp
Kết luận 1
Kết luận
2.5.3. Tổ chức công việc khi kết thúc hội họp
2.5.3.1. Tổng kết cuộc họp
Sau khi kết thúc cuộc họp, thư kí sẽ tổng kết các nội dung chính để những
người tham dự có cái nhình tổng quát và xuyên suốt cuộc họp; dồng thời ghi nhớ
những điểm thống nhất.
Toàn bộ văn bản tài liệu hình thành trong quá trình hội họp được lưu trữ
lại và lập thành hồ sơ. Hồ sơ gồm các văn bản sau:

-

Quyết định của lãnh đạo về tổ chức cuộc họp
Danh sách đại biểu đến tham dự
Chương trình, kế hoạch
Lời khai mạc của lãnh đạo
Các báo cảo bổ sung, bản tham luận,..
Bài phát biểu của lãn đạo (nếu có)
Biên bản cuộc họp
Kết luận cuộc họp
Lời bế mạc
2.5.3.2. Thông báo, triển khai kết quả cuộc họp
Kết quả hội họp được văn phòng thông báo, nói rõ chủ chương, nhiệm vụ,
giải pháp,.. đồng thời yêu cầu cá nhân, đơn vị có kế hoạch thực hiện, để kết quả
của cuộc họp được triển khai, mang lại hiệu quả thiết thực.
2.5.3.3. Đánh giá hiệu suất làm việc và rút kinh nghiệm
Việc đánh giá sẽ được thực hiện qua nhiều mặt: tự đánh giá, đánh giá của
cấp trên và đánh giá của lãnh đạo công ty trong việc tổ chức và triển khai nội
dung cuộc họp.
Khuyến khích mọi người đưa ra các quan điểm cá nhân để nắm rõ tình
hình và đưa ra các giải pháp để khắc phục những hậu quả và phát huy những ưu
23


điểm.
Đưa ra nhận xét công tâm, công bằng, dân chủ
* Tiểu kết: Từ những vấn đề đã nêu ở trên, có thể thấy được tâm fquan
trọng của hội họp đối với Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà. Hội họp vừa để
thực hiện những chức năng nhiệm vụ, vừa để gắn kết các mối quan hệ cùng

nhau chia sẻ, học hỏi kinh nghiệm. Nó là một văn hóa của công ty

24


Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỘI HỌP CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
3.1. Nhận xét, đánh giá
Công tác tổ chức hội họp của Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà được
thực hiện chủ yếu theo định kì. Nó được diễn ra tương đối tốt, nghiêm túc, đem
lại hiệu quả ca trong quá trình thực hiện công việc. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn
còn tồn tại một số hạn chế cần phải khắc phục.
3.1.1. Ưu điểm
-

Thông qua các cuộc họp, công ty đã có nhiều ý tưởng, sáng kiến phát triển cho

-

chất lượng và dịch vụ. Do các nội dung, kế hoạch đã được chuẩn bị sẵn.
Các cuộc họp diễn ra theo đúng kế hoạch, lịch trình.
Các cuộc họp diễn ra đều đảm bảo tính dân chủ: tất cả mọi người đều đóng góp

-

ý kiến và được ghi nhận.
Mọi thành viên tham gia chấp hành quy chế tương đối tốt.
3.1.2. Nhược điểm

-

Xuất hiện tình trạng giờ cao su, đến họp muộn vì vậy không đảm bảo về mặt

-

thời gian
Trong cuộc họp vẫn làm việc riêng: nói chuyện, sử dụng điện thoại,.. dẫn đến

-

tình trạng không tập trung vào cuộc họp
Số lượng cuộc họp nhiều nên lãng phí thời gian
Công tác bố trí hội trường còn nhiều sai sót, việc bố trí chỗ ngồi chưa được hợp

-

lý.
Các tài liệu được chuẩ bị cho cuộc họp không đủ với số lượng thành phần tham

-

gia
Nhiều thành viên không chịu suy nghĩ, đóng góp cho cuộc họp
3.1.3. Nguyên nhân

-

Ý thức kém trong việc đi đúng giờ, do thói quen, tập quán của người Việt
Do lười suy nghĩ vận động, luôn ỷ lại vào người khác
Công tác chuẩn bị cuộc họp vẫn chưa tốt: trang thiết bị và các giấy tờ, văn bản

25