Khảo sát công tác tổ chức hội họp tại bộ tài chính và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội họp tại bộ tài chính và các cơ quan, tổ chức hiện nay

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài tập này do tôi thực hiện để phục vụ cho quá trình
học tập, nghiên cứu đồng thời áp dụng vào công việc thực tiễn.
Nội dung trong đề tài là sản phẩm của quá trình tích lũy kiến thức cũng
như quá trình thu thập thông tin, tư liệu từ cơ sở thực tế và các tài liệu chính
thống.
Tôi xin chịu mọi trách nhiệm về bài tập của mình


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT
01
02
03

Từ viết tắt
BTC
CTTCHH
VP

Tên cụm từ viết tắt
Bộ Tài Chính
Công tác tổ chức hội họp
Văn phòng


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Với sự phát triển mạnh mẽ của kinh tế và xã hội hiện nay, với sự hội nhập
và trao đổi về thông tin, về văn hóa, xã hội là yếu tố cần thiết hiện nay thì hội
họp là hoạt động không thể thiếu của mỗi cơ quan hay tổ chức, không phân biệt
về quy mô, tính chất. Hội họp là phương tiện điều hành, quản lý của các nhà
lãnh đạo, thông qua hội họp để truyền đạt những tư tưởng, những quan điểm
quản lý của các nhà lãnh đạo.Hội họp là nơi để mọi nguồi có thể cùng bàn bạc,
học hỏi kinh nghiệm của nhau, để mỗi cá nhân có thể bay tỏ quan điểm của
mình, kết luận của mỗi cuộc họp có thể là phương án tối ưu, là cách giải quyết
cho một vân sđề của cơ quan, tổ chức đó, chính vì vậy công tác tổ chức hội họp
có vai trò rất quan trọng và ảnh hưởng lớn đến hoạt động của mỗi cơ quan, tổ
chức hiện nay.
Ở Bộ Tài Chính, công tác tổ chức hộ họp cũng đóng vai trò quan trọng
trong hoạt động của Bộ với việc đưa ra những phương án, giải pháp cho các vấn
đề trong quá trình thực hiện công việc, và nâng cao hiệu quả hoạt động của Bộ.
Công tác tổ chức hội họp thuộc trách nhiệm và quyền hạn của văn phòng Bộ và
vấn đề đặt ra ở đây đó là văn phòng Bộ thực hiện như thế nào cho khoa học và
đạt hiệu quả . Qua quá trình kiến tập tại Bộ Tài Chính trong thời gian vừa
qua,em cũng đã được tìm hiểu về công tác tổ chức hội họp ở đây, đồng thời vận
dụng kiến thức đã học trong môn kỹ năng tổ chức kiểm tra, cùng với nhũng kiến
thức của bản thân và tham khảo tài liệu em đã lựa chọn đề tài :”Khảo sát công
tác tổ chức hội họp tại Bộ tài Chính và một số giải pháp nâng cao hiệu quả
công tác tổ chức hội họp tại Bộ tài Chính và các cơ quan, tổ chức hiện nay”
2. Lịch sử nghiên cứu
Dối với đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức hội họp đã có khá nhiều tác
giả nghiên cứu về vấn đề này, tiêu biểu đó là:
- Nguyễn Hải Sản(1998). Quản trị học, NXB Thống kê
- Nguyễn Hữu Tri(2005). Quản Trị văn phòng NXB Khoa học, kỹ thuật
- Vương Thị Kim Thanh(2009). Quản trị hành chính văn phòng, NXB

4


Thống kê
- Nguyễn văn Định (2008). Hội họp, hội nghị trong cơ quan hành chính,
NXB Thống kê
- Các tập bài giảng,bài tiểu luận, báo cáo tốt nghiệp, đề tài nghiên cứu
cùng chủ đề của những tác giả đi trước….
3. Đối tượng và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
3.1 Đối tượng nghiên cứu
công tác tổ chức hội họp tại Bộ tài Chính và một số giải pháp nâng cao
hiệu quả công tác tổ chức hội họp tại Bộ tài Chính và các cơ quan, tổ chức hiện
nay
3.2 Phạm vi nghiên cứu
Công tác tổ chức hội họp tại Bộ Tài Chính
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Đưa ra cơ sở lý luận về công tác tổ chức hội họp
- Trình bày được thực trạng công tác tổ chức hội họp tại Bộ Tài Chính
- Đưa ra được những giải pháp nhằm nanagc ao hiệu quả thực hiện công
tác tổ chức hội họp tại Bộ tài Chính nói riêng và các cơ quan tổ chức nói chung
5.Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp luận và các phương
pháp nghiên cứu được sử dụng
Trong quá trình nghiên cứu em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứ
sau :
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tư liệu của
người đi trước.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được vận dụng
trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
- pháp điều tra khảo sát, phỏng vấn trực tiếp với ban lãnh đạo và cán bộ
phụ trách, Với phương pháp này em có các số liệu và nhận xét được đưa ra trong

đề tài có tính thực tế hơn, đồng thời em thu được những thông tin mà không thể
tìm thấy trong các nguồn tư liệu

5


6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Đưa ra những lý luận chung về công tác tổ chức hội họp
- Các giải pháp góp phần giúp các nhà lãnh đạo cơ quan nâng cao hiệu
quả công tổ chức hội họp ở cơ quan mình
- Là các cứ liệu tham khảo phục vụ các đề tài nghiên cứu cùng chủ đề về
sau
7. Cấu trúc đề tài
Chương 1:Khái quát về tổ chức hoạt động của Bộ Tài Chính
Chương 2:Thực trạng về công tác tổ chức hội họp tại Bộ Tài Chính
Chương 3:Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội họp
tại Bộ Tài Chính và các cơ quan tổ chức hiện nay

6


CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA BỘ TÀI CHÍNH
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Tài chính
Ngày 28/8/1945 cùng với sự ra đời của Chính phủ cách mạng lâm thời
nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa thì ngành Tài chính được thành lập. Trong
quá trình hình thành, xây dựng và hoàn thiện ngành Tài chính đã có những đóng
góp to lớn trong xây dựng nền tài chính nhân dân, hoàn thành nhiệm vụ bảo đảm
nhu cầu tài chính cho các cuộc kháng chiến thắng lợi, góp phần quan trọng cho
việc xây dựng và bảo vệ vững chắc toàn vẹn lãnh thổ của đất nước. Ngày 06

tháng 8 năm 2010 Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 1372/QĐ-TTg
công nhận ngày 28 tháng 8 hàng năm là “Ngày Truyền thống của ngành Tài
chính Việt Nam”
Trụ sở làm việc chính của Bộ tài chính được đặt tại 28 Trần Hưng Đạo,
Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội
Trên chặng đường phát triển, cơ quan Bộ Tài chính luôn hoàn thành thành
tốt mọi nhiệm vụ chính trị được giao, thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước
về tài chính góp phần đưa đất nước vững bước trên con đường xây dựng Chủ
nghĩa xã hội, phát triển phồn vinh và hội nhập.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Tài
chính
1.2.1. Vị trí và chức năng
Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về: tài chính (bao gồm: ngân sách nhà nước, thuế, phí, lệ phí và thu khác
của ngân sách nhà nước, dự trữ nhà nước, tài sản nhà nước, các quỹ tài chính
nhà nước, đầu tư tài chính, tài chính doanh nghiệp, tài chính hợp tác xã và kinh
tế tập thể); hải quan; kế toán; kiểm toán độc lập; giá; chứng khoán; bảo hiểm;
hoạt động dịch vụ tài chính và dịch vụ khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của
Bộ; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp theo quy
định của pháp luật.

7


1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Bộ Tài chính thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định
số 118/2008/NĐ-CP ngày 27 tháng 11 năm 2008 của Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính
• Về pháp luật: Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc
hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự

thảo nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật
hàng năm của Bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
• Về chiến lược quy hoạch, kế hoạch: Trình Thủ tướng Chính phủ chiến
lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển trung hạn, dài hạn, hàng năm về các lĩnh
vực quản lý nhà nước của Bộ; dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác
thuộc thẩm quyền chỉ đạo, điều hành của Thủ tướng Chính phủ theo quy định
của pháp luật.
• Về thực hiện thẩm quyền quản lý nhà nước về tài chính: Ban hành các
quyết định, chỉ thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ về các lĩnh
vực như: ngân sách nhà nước, thuế, phí, lệ phí và thu khác của ngân sách nhà
nước, dự trữ nhà nước, tài sản nhà nước, các quỹ tài chính nhà nước, đầu tư tài
chính, tài chính doanh nghiệp, tài chính hợp tác xã và kinh tế tập thể); hải quan;
kế toán; kiểm toán độc lập; giá; chứng khoán; bảo hiểm; hoạt động dịch vụ tài
chính và dịch vụ khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; thực hiện đại
diện chủ sở hữu phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp. Chủ trì, phối hợp với các
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan khác ở trung ương,
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong việc xây dựng, trình Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ trong việc thực hiện các mặt hoạt động có liên quan. Chỉ đạo, hướng
dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chính sách,
chiến lược, quy hoạch, kế hoạch sau khi được ban hành, phê duyệt và các văn
bản pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; thông tin, tuyên
truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà
nước của Bộ. Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng
8


dụng tiến bộ khoa học, công nghệ quản lý trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản
lý của Bộ theo quy định của pháp luật. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại,
tố cáo; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực, quan liêu, hách dịch, cửa quyền;

thực hành tiết kiệm, phòng, chống lãng phí trong sử dụng tài sản, kinh phí được
giao.
• Về cải cách hành chính: Xây dựng, trình Chính phủ ban hành chương
trình đổi mới cơ chế quản lý tài chính công phục vụ chương trình cải cách hành
chính nhà nước từng thời kỳ; Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải
cách hành chính của Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành
chính nhà nước đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
• Về tổ chức bộ máy: Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; chỉ đạo thực
hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật
đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ;
đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên
chức trong toàn ngành thuộc phạm vi quản lý của Bộ.
• Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật.
Theo Nghị định số 118/2008/NĐ-CP của Chính phủ ngày 27 tháng 11
năm 2008 của Chính phủ quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Bộ Tài chính thì cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính hiện nay bao gồm:
• Bộ trưởng: Lãnh đạo, chỉ đạo chung và toàn diện các nhiệm vụ công tác
của Bộ và của ngành. Quyết định và giải quyết các vấn đề có tính chất chiến
lược, các cơ chế chính sách và các nhiệm vụ công tác lớn của Bộ, ngành.
• 09 thứ trưởng: Phụ trách một số lĩnh vực cụ thể do Bộ trưởng giao.
Trong đó có 01 thứ trưởng thường trực, thường trực giúp Bộ trưởng điều hành
công tác thường xuyên của cơ quan Bộ hoặc Lãnh đạo cơ quan Bộ khi Bộ
trưởng vắng mặt và uỷ quyền, đồng thời phụ trách một số lĩnh vực công tác khác
theo sự phân công của Bộ trưởng.
Tổ chức của Bộ Tài chính gồm 35 đơn vị chia thành 2 khối cơ quan chính:
+ Khối đơn vị hành chính giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý
9

nhà nước bao gồm: các Vụ chức năng như: Vụ Ngân sách nhà nước,Vụ Đầu tư,
Vụ I, Vụ Tài chính hành chính sự nghiệp, Vụ Chính sách thuế, Vụ Tài chính các
ngân hàng và tổ chức tài chính, Vụ Chế độ kế toán và Kiểm toán, Vụ Hợp tác
quốc tế, Vụ Pháp chế, Vụ Kế hoạch - Tài chính, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Thi đua
- Khen thưởng; các Cục và Tổng cục như: Cục Quản lý công sản, Cục Tài chính
doanh nghiệp, Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại, Cục Quản lý, giám sát
bảo hiểm, Cục Quản lý giá, Cục Tin học và Thống kê tài chính, Tổng cục Thuế,
Tổng cục Hải quan, Tổng cục Dự trữ Nhà nước; Kho bạc nhà nước; Thanh tra
Bộ, Văn phòng Bộ;
+ Khối đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ như: Viện Chiến lược và Chính
sách tài chính, Thời báo Tài chính Việt Nam, Tạp chí Tài chính, Trường Bồi
dưỡng cán bộ tài chính, Học viện Tài chính, Trường đại học Tài chính –
Marketting, Nhà xuất bản Tài chính, Trường cao đẳng Kế toán – Tài chính,
Trường cao đẳng Tài chính – Quản trị kinh doanh, Trường cao đẳng Tài chính –
Hải quan;
Ngoài ra còn một số cơ quan, doanh nghiệp thuộc Bộ như: Công ty kiểm
toán và kế toán Đà Nẵng, Công ty cổ phần thông tin và thẩm định giá Miền
Nam,…
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính (phụ lục số 1)
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Bộ Tài chính
1.3.1. Vị trí và chức năng
Văn phòng Bộ Tài chính (sau đây gọi tắt là Văn phòng Bộ) là đơn vị
thuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức năng của một văn phòng nói chung là tham
mưu tổng hợp và chức năng hậu cần. Cụ thể như sau:
• Chức năng tham mưu tổng hợp: Văn phòng Bộ có chức năng tham mưu
giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính chỉ đạo, điều phối, theo dõi, đôn đốc các tổ chức,
đơn vị thuộc Bộ thực hiện quy chế làm việc, các chương trình, kế hoạch công
tác của Bộ; tổ chức quản lý công tác hành chính, lưu trữ; công tác báo chí tuyên
truyền của Bộ Tài chính

10


• Chức năng hậu cần: quản lý tài sản của văn phòng Bộ, đảm bảo phương
tiện và điều kiện làm việc cho các cán bộ của cơ quan, chuẩn bị chương trình,
nội dung, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ chuẩn bị tài liệu phục vụ các hội
nghị, các cuộc họp, các buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ,... đồng thời giúp Bộ
trưởng trực tiếp quản lý một số mặt công tác khác.
1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng Bộ Tài chính
Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ Tài chính được quy định cụ
thể trong quyết định số 1999/QĐ-BTC ngày 18 tháng 8 năm 2009 của Bộ trưởng
Bộ Tài chính.Trong đó một số nhiệm vụ cụ thể là:
• Trình Bộ trưởng Bộ Tài chính: Quy chế làm việc, trình tự thủ tục giải
quyết công việc và mối quan hệ phối hợp giữa các tổ chức, đơn vị trong quá
trình thực hiện nhiệm vụ được giao; Chương trình, kế hoạch công tác tháng,
quý, năm của Bộ theo quy định của Chính phủ và của Bộ Tài chính.
• Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị xây dựng các đề án, dự án, các
chính sách, chế độ thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của Bộ Tài chính và theo
phân công của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
• Đề xuất các vấn đề về cơ chế, chính sách cần tổ chức nghiên cứu hoặc
sửa đổi, bổ sung, báo cáo Lãnh đạo Bộ để phân công cho các đơn vị tổ chức
thực hiện.
• Về điều phối hoạt động của Bộ: Là đầu mối phối hợp với các tổ chức,
đơn vị triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao; đầu mối quan hệ với các Bộ,
ngành ở Trung ương và địa phương theo phân công của Bộ trưởng Bộ Tài chính;
tổ chức điều phối, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá các tổ chức, đơn vị
thuộc Bộ trong việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác được giao; kiểm
tra về thể thức, thủ tục trong việc ban hành các văn bản của Bộ; tổ chức cung
cấp thông tin định kỳ, đột xuất về tình hình kinh tế - xã hội nổi bật trong và
ngoài nước, các vấn đề có liên quan đến công việc đã và đang giải quyết để phục

vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ; là đầu mối trong việc đôn đốc,
phối hợp với các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình cải cách hành
chính của Bộ theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của Nhà nước;
11


thực hiện nhiệm vụ thường trực công tác cải cách hành chính của Bộ Tài chính...
• Tổ chức thực hiên các công tác hành chính, văn thư, lễ tân, phục vụ: Tổ
chức thực hiện công tác hành chính, văn thư tại cơ quan Bộ theo quy định của
pháp luật; hướng dẫn và kiểm tra các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện thống
nhất các quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính về công tác văn thư và các
thủ tục hành chính khác; tổ chức in ấn tài liệu phục vụ công tác của Bộ; kiểm tra
và chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính đối với các văn bản do Bộ Tài chính
ban hành; hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ trong việc thực hiện
các quy định của pháp luật về giữ bí mật thông tin, tài liệu liên quan đến chức
năng quản lý nhà nước của Bộ; tổ chức đón tiếp, hướng dẫn khách đến công tác
tại Bộ Tài chính; trực tổng đài điện thoại nội bộ cơ quan Bộ Tài chính; phục vụ
các nhu cầu thông tin của khách cần giao dịch công tác.
• Về công tác lưu trữ, thư viện: Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại cơ
quan Bộ theo quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức, đơn vị
thuộc Bộ thực hiện thống nhất các quy định của Nhà nước và Bộ Tài chính về
công tác lưu trữ; quản lý và hướng dẫn việc khai thác, sử dụng tài liệu tại Thư
viện cơ quan Bộ.
• Về công tác báo chí, tuyên truyền: Quản lý hoạt động báo chí, xuất bản
của Bộ Tài chính; là đầu mối tổ chức các cuộc họp báo, cung cấp thông tin về
các hoạt động của Bộ Tài chính cho các cơ quan báo chí theo uỷ quyền của Bộ
trưởng Bộ Tài chính; định kỳ thực hiện điểm báo và thông báo ý kiến chỉ đạo
của lãnh đạo Bộ đối với các vấn đề báo chí đã nêu để các tổ chức, đơn vị có liên
quan kiểm tra, xử lý và báo cáo lãnh đạo Bộ; tổ chức thực hiện và hướng dẫn
các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ sưu tầm, nghiên cứu, tổng hợp và quản lý các tài

liệu lịch sử, truyền thống của ngành tài chính; chủ trì biên tập nội dung phần
thông tin báo chí (tin tức - sự kiện) trên trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính
(Website Bộ Tài chính).
• Quản lý Đoàn xe của Bộ Tài chính.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Tài chính giao

12


1.3.3. Cơ cấu tổ chức
( sơ đồ cơ câu tổ chức: phụ lục 2)
Văn phòng Bộ có Chánh Văn phòng và một số Phó Chánh Văn phòng.
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tài chính về toàn
bộ hoạt động của Văn phòng Bộ; quản lý công chức, tài sản được giao theo quy
định.
Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về
nhiệm vụ được phân công.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ gồm:
1. Phòng Tổng hợp - Thư ký.
2. Phòng Hành chính.
3. Phòng Lưu trữ - Thư viện.
4. Phòng Báo chí tuyên truyền.
5. Đại diện Văn phòng Bộ Tài chính tại Thành phố Hồ Chí Minh.
6. Đoàn xe của Bộ Tài chính.
Nhiệm vụ cụ thể của các phòng và Đoàn xe do Chánh Văn phòng quy
định.
Tổ chức và hoạt động của Đại diện Văn phòng Bộ Tài chính tại Thành
phố Hồ Chí Minh do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.
Văn phòng Bộ làm việc theo tổ chức phòng kết hợp với chế độ chuyên
viên. Đối với những công việc thực hiện theo chế độ chuyên viên, Chánh Văn

phòng Bộ phân công nhiệm vụ cho cán bộ, công chức phù hợp với chức danh,
tiêu chuẩn và năng lực chuyên môn để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Biên chế của Văn phòng Bộ do Bộ trưởng Bộ Tài chính quyết định.
Tiểu kết: Qua những nội dung trình bày ở Chương 1 có thể thấy rõ chức
năng nhiệm vụ, quyền hạn và nội dung hoạt động của Bộ tài Chính, đồng thời
giúp em hiểu rõ hơn vê chức năng của văn phòng BTC Văn phòng Bộ Tài chính
là đơn vị thuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức năng của một văn phòng nói chung
là tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần, đồng thời công tác tổ chức hội
họp cũng chính là chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Bộ.
13


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
TẠI BỘ TÀI CHÍNH
2.1 Những lý luận chung về tổ chức hội họp
2.1.1 Khái niệm hội họp
Hội họp là một trong những hình thức thể hiện sự lãnh đạo, điều hành và
phối hợp hoạt động trong mỗi tổ chức, đơn vị đó, nó là phương tiện để truyền
đạt và quán triệt thông tin trong hoạt động lãnh đạo.
Hội họp là một hình thức giao tiếp, đó là một nhóm người tập trung nhau
lại với mục đích thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định, vì một cuộc họp thường
liên quan đến nhiều người, nên thường có sự khác nhau về ý kiến và liên quan
đến nhiều vấn đề. Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế được những điều đó và đạt được
kết quả ngay.
Họp công việc là một phương thức quản lý qua đó nhà quản lý có thể huy
động trí tuệ tập thể, tri thức và kinh nghiệm của các thành viên, đặc biệt là các
chuyên gia nhằm giải quyết những vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin
giữa các thành viên trong tổ chức; truyền đạt trực tiếp các quyết định quản lý
đến những người thực hiện. Họp luôn là biện pháp tốt nhất kết nối các thành
viên. Trong quản lý hành chính nhà nước, việc họp rất quan trọng và về lâu dài

họp vẫn là một phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ,
khuyến khích sự đóng góp sáng kiến của các cá nhân vào quá trình điều hành,
quản lý xã hội. Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là một trong những
hình thức cơ bản để thực hiện, phát huy nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, cơ chế
tham gia tập thể và tự giác của người lao động vào quản lý nhà nước, quản lý
kinh tế và các lĩnh vực xã hội.
2.1.2 Ý nghĩa của hội họp
- Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập
thể và tạo ra năng suất lao động cao
- Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan đơn vị
- Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội đóng góp ý kiến sáng tạo của bản
thân
14


- Phổ biến quan điểm, tư tưởng mới, bàn bạc tháo gỡ khó khăn, sửa chữa
lệch lạc trong khi thực hiện nhiệm vụ
Mục đích của hội họp là nhằm thông báo, trao đổi, bàn luận, lấy ý kiến để
truyền đạt hay quán triệt thông tin cho nên vai trò nổi bật là tạo nên hoạt động
mang tính tập thể, tạo sự phối hợp trong hoạt động nhằm đem lại hiệu quả cao.
Mặt khác hội họp là để trao đổi lấy ý kiến của các thành viên, nên tính dân
chủ cần được thể hiện rõ, mỗi người có thể tham gia ý kiến, bày tỏ hiểu biết của
mình về một vấn đề, đưa ra ý kiến phản biện hay nhìn nhận vấn đề đa chiều.Qua
hội họp rút ra được vấn đề chung nhất có tính hiệu quả
Về phía nhà lãnh đạo, tổ chức hội họp không chỉ là phương thức để quán
triệt thông tin, truyền đạt thông tin mà còn là các mối quan hệ đa diện trong quá
trình xây dựng chính sách, thể hiện ý trí quyền lực, meemnhj lệnh của cơ quan
cấp trên đối với cấp dưới.
2.1.3 Phân loại hội họp
Tùy theo chức năng , nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ quan mà cơ

quan có những cuộc hội họp khác nhau
Căn cứ vào quy trình quản trị:
-Hội họp bàn bạc, ra quyết định
-Hội họp phổ biến triển khai nhằm mục đích quán triệt những tư tưởng
quan điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra, xây dựng kế hoạch, chương trình
hành động để triển khai những quyết định đã thông qua.
-Hội họp đông đốc, kiểm tra: nhằm đánh giá kịp thời việc triển khai
chương trình, kế hoạch công tác và chỉ đạo, uốn nắn kịp thời những lệch lạc, nếu
có
-Hội họp sơ, tổng kết nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với những hoạt
động vừa qua và đưa ra những phương hướng cho hoạt động tiếp theo.
Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp:
-Hội họp trao đổi thông tin
-Hội họp triển khai công việc
-Hội họp mở rộng dân chủ
15


-Hội họp giải quyết vấn đề
Căn cứ vào hình thức hội họp:
-Hội họp chính thức: được tổ chức công khai, theo quyết định của lãnh
đạo
-Hội họp không chính thức: được tổ chức trong diện hẹp, không công khai
hoặc mang tính nội bộ nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung bí
mật hoặc chưa cần phổ biến rộng rãi.
2.1.4 Quy trình tổ chức hội họp
Bước1.Chuẩn bị hội họp
a.Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp: xác định nội dung
chương tình nghị sự, bố trí thời gian cần thiết thực hiện nội dung chương trình,
xác định cụ thể từng người chịu trách nhiệm báo cáo hay tham luận. Việc hội

họp cần phải được đưa vào lịch và chương trình làm việc để có sự chuẩn bị nội
dung chu đáo. Trong bản kế hoạch hội họp cần nêu rõ những vấn đề sau:
. Tên buổi họp
. Thời gian hội họp
. Thành phần tham dự hội họp
. Địa điểm hội họp
.Phương tiện kĩ thuật vật chất phục vụ buổi họp
. Nội dung hội họp
.Các chương trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi…)
-Quy định thành phần hội họp: Lập bản danh sách cụ thể để căn cứ vào đó
gửi giấy triệu tập hoặc thư mời. Khi cần thiết phải gửi trước nội dung họp và yêu
cầu người được mời tham dự trả lời trong thời hạn nhất định có đến tham dự họp
hay không.
-Xác định thời gian hội họp: chuẩn bị phòng họp, bảo đảm đủ bàn ghế,
ánh sáng, âm thanh, bục báo cáo viên, bảng (nếu có sử dụng), khẩu hiệu, cờ
hoa…
-Chuẩn bị các phương tiện làm việc: tổ chức ấn loát các tài liệu phục vụ
cuộc họp, các trang thiết bị như máy ghi âm, loa đài, tăng âm và các phương tiện
16


khác.
b.Làm và kịp thời gửi thư mời: giấy mời cần có nội dung như người được
mời, nội dung, thời gian họp, địa điểm, thành phần họp, các giấy tờ cần mang
theo…Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất 3 ngày làm việc, kèm
theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung
cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất.
-Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm các văn kiện cho hội nghị.
c.Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp
-Tùy theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người

triệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người
tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả.
-Quản lý đơn vị được mời họp phải cử người tham dự cuộc họp đúng
thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng và yêu cầu của cuộc
họp.
-Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là quản lý các bộ phận
không thể tham dự cuộc họp, thì có thể ủy quyền cho cấp đươi có đủ khả năng
đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay.
d. Thời gian tiến hành
-Thời gian tiến hành 1 cuộc họp thuộc các loại cuộc họp dưới đây như
sau:
. Họp tham mưu, tư vấn không quá 1 buổi làm việc.
. Họp chuyên môn từ 1 buổi làm việc đến 1 ngày, trường hợp đối với
những đề án, dự án lớn, phức tạp thì có thể kéo dài thời gian hơn, nhưng cũng
không quá 2 ngày.
.Họp tổng kết công tác năm không quá 1 ngày
. Hop sơ kết, tổng kết chuyên đề từ 1 đến 2 ngày tùy theo tính chất và nội
dung của chuyên đề.
.Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 1 đến 3 ngày tùy theo tính
chất và nội dung vấn đề.
Các loại cuộc họp khác thì tùy theo tính chất và nội dung mà bố trí tiến
17


hàn hợp lý, nhưng không quá 2 ngày.
Bước 2. Tiến hành hội họp
-Đón tiếp đại biểu và phát tài liệu
-Khai mạc, triển khai, phát biểu và thảo luận: trươc lúc khai mạc, đối với
những cuộc họp, hội nghị, hội thảo cần tiến hành những nghi thức nhà nước nhất
định như lễ chào cờ…

-Giới thiệu chủ tọa buổi họp, thư ký, các đại biểu tham dự…
-Trình bày các báo cáo và tham luận
-Tiến hành thảo luận những vấn đề đặt ra. Việc tiến hành phát biểu và thảo
luận cần tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị trước, thời gian phát biểu tối đa từ 10
đến 15 phút.
Giữa các báo cáo, tham luận có thể giải lao và ăn nhẹ.
-Ghi biên bản: biên bản có thể phải trình bày ngay sau khi kết thúc cuộc
họp hoặc 1 thời gian nhất định sau đó.
-Bế mạc: báo cáo tổng kết, đưa ra kết luận; có thể có diễn văn khai mạc.
Bước 3.Công việc sau hội họp
-Hoàn thiện các văn kiện
-Thông báo cho các cơ quan liên quan nội dung kết quả cuộc hội họp.
-Lập hồ sơ cuộc họp, đối với những cuộc họp thông thường chỉ cần lưu
giữ biên bản, còn đối với những hội nghị lớ, quan trọng cần lập hồ sơ hội nghị.
Hồ sơ này thông thường bao gồm: thư mời, thư triệu tập, danh sách đại biểu,
những người mời tham dự, lời khai mạc, các báo cáo tham luận, bài phát biểu;
nghị quyết cuộc họp; biên bản; lời bế mạc.
-Thanh, quyết toán chi phí những chi phí cho hội họp
-Triển khai nội dung đã được thông qua, rút kinh nghiệm việc tổ chức hội
họp.
2.2 Thực trạng công tác tổ chức hội họp ở Bộ Tài Chính
2.2.1 Các hình thức tổ chức hội họp ở Bội Tài Chính
Là một cơ quan hành chính nhà nước Bộ Tài Chính cũng luôn phải tổ
chức các cuộc họp trong quá trình hoạt động của mình với nhiều quy mô và hình
18


thức khác nhau.
Bộ Tài Chính có thẩm quyền và chức năng tổ chức các cuộc họp sau:
- Họp giao ban của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng

cơ quan thuộc Chính phủ với các Thứ trưởng, Phó Thủ trưởng cơ quan cơ quan
ngang Bộ, Phó Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ và người đứng đầu các đơn
vị trực thuộc.
- Họp tham mưu.
- Họp làm việc.
- Họp (hội nghị) triển khai nhiệm vụ công tác.
- Họp (hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề.
- Họp (hội nghị) tổng kết năm
2.2.2 Tổ chức công tác chuẩn bị
Để đánh giá một cuộc họp có thành công hay không, có chất lượng tốt hay
không, thì việc chuẩn bị nội dung tổ chức cuộc họp được coi là khâu quan trọng
nhất trong công tác tổ chức hội họp tại BTC
Đối với các cuộc họp nhỏ, màn tính sự vụ và thường xuyên thì văn phòng
Bộ trực tiếp chuẩn bị nội dụng cuộc họp dựa trên quá trình tổng hợp và xử lý
thông tin từ các phòng ban và kết hợp với chuyên môn nghiệp vụ của mình để
thực hiện tổ chức. Tuy nhiên đối với các cuộc họp có quy mô lớn và các hội
thảo khoa học thì cần có sự chỉ đạo của lãnh đạo Bộ và kết hợp với các đơn vị
khác của Bộ để thực hiện công tác chuẩn bị
Công việc đầu tiên của VP Bộ đó là chuẩn bị các thành phần tham dự
cuộc họp và dự kiến thời gian, địa điểm, và tiến hành các thủ tục tổ chức cuộc
họp. Xây dựng danh sách sớm sẽ tạo ra sự chủ động trong công tác tổ chức hội
họp, văn phòng cùng lãnh đạo thống nhất xác định thời gian, chương trình cuộc
họp.
Song song với việc chuẩn bị nội dung thì chuẩn bị công tác hậu cần cho
hậu cần cũng rất quan trọng. Đối với các cuộc họp và hội thảo của Bộ có quy mô
lớn thì VP Bộ sẽ cử đại diện tham gia khâu tổ chức hậu cần phục vụ hội họp, nếu
hội họp do Bộ tor chức thì VP chịu hoàn toàn trách nhiệm tổ chức công tác hậu
19

cần cho chộc họp, hội thảo đó.Khâu chuẩn bị hậu cần được coi là bước quan
trọng, ảnh hưởng tới tâm lý, ảnh hưởng đến sự thoải mái của các thành viên
tham gia cuộc họp.
Căn cứ vào quy mô, tính chất của hội họp mà công tác hậu cần được
chuẩn bị khác nhau, nhưng cơ bản công tác chuẩn bị hậu cần đó là chuẩn bị về
các vấn đề sau: Trang trí phông chữ cho tên hội thảo, cuộc họp, sắp xếp bàn ghế
cho các thành viên tham dự và khách mời, bục phát biểu, các trang thiết bị phục
vụ cho hội họp như: tăng âm, micro, máy quay phim, chụp ảnh, máy chiếu….
VP cũng có trách nhiệm dự trù kinh phí để báo cáo phòng tài chính cung
cấp kinh phí để thực hiện tổ chức hội họp
Khi tổ chức các cuộc hội thảo, đối với các thành viên ở xa thì văn phòng
cũng có trách nhiêm bố trí ăn ở, đưa đón, tạo sự thoải mái nhất cho khách mời
để đạt được hiệu quả hội nghị.
Khi mà thời gian, địa điểm , nội dung hội họp được thống nhất thì VP Bộ
có trách nhiệm biên tập lại nhũng báo cáo phát cho các thành viên và khách mời,
đồng thời soạn thảo, phát hành giấy mời hay mail họp tới các thành viên tham
dự
2.2.3 Tổ chức điều hành hội họp
Trước khi tiến hành hội họp thì VP thường tiến hành báo cáo, xem xét
kiểm tra lần cuối các văn bản , tài liệu, chương trình hội họp và quan sát c ách
trang trí hội trường, hệ thống điện , ánh sang… nếu thấy sai sót thì khắc phục
luôn để không ảnh hưởng đến chương trình hội họp.
Nếu tổ chức các cuộc họp lớn, hội nghị, hội thảo thì VP sẽ bố trí người ra
đón, tiếp khách mời đồng thời phát chương trình, tài liệu cho đại biểu và các
thành viên
Với các cuộc họp, hội nghị có quy mô lớn như có sự tham gia của các
lãnh đ ạo tỉnh, thành phố, khách nước ngoài thì đại diện tổ chức hội họp và ban
lãnh đạo thường tới hỏi thăm và phổ biến qua vê fcuoocj họp để tạo thiện cảm
và không khí thoải mái trong cuộc họp.
Để tiến hành hội họp có hiệu quả thì người điều hành là người có tầm

20


nhìn, phải năm schawcs được vấn đề , đầu óc có tổ chức, biết phối hợp với các
bộ phận, phải có vốn thực tế phong phú, để sao cho nội dung hội họp được nhịp
nhàng, hấp dẫn và đạt kết quả mong đợi, người điều hành hội họp phụ thuộc vào
cấp tổ chức họi họp, hội họp do Bộ tổ chức thì lãnh đạo Bộ sẽ điều hành
Phần mở đầu hội họp, đối với họp cơ quan thì lãnh đạo Bộ sẽ tuyên bố lý
do diễn ra cuộc họp hay hội nghị,đối với các cuộc họp, hội nghị có quy mô lớn
thì giới thiệu thêm các khách mời, thành phần tham gia, hội đồng thư ký…phần
này sẽ diễn ra rất nhanh để chuyển sang phần quan trọng.
Hiện nay đối với các cuộc họp nội bộ cơ quan thì Bộ áp dụng hai hình
thức đó là nghe báo cáo và tiên hành thảo luận sau đó lãnh đạo đưa ra quyết định
Kết thúc cuộc họp được chuẩn bị chu đáo, gây ấn tượng cho người tham
gia hội họp. với những cuộc họp thông thường thì lãnh đạo Bộ thường đọc kết
luận kết thúc.Còn đối với những hội nghị, hội thảo khoa học có quy mô thì lãnh
đạo Bộ sẽ đọc diễn văn bế mạc, diễn văn bế mạc do, với sự trợ giúp của ban thư
ký lãnh đạo sẽ đọc diến văn một cách ngắn gọn, súc tích. Trong quá trình cuộc
họp diễn ra thư ký cũng như ban thư ký có trách nhiệm ghi rõ nọi dung cuộc
họp, những thành viên đóng góp ý kiến. Đồng thời trong quá trình diễn ra cuộc
họp cũng nhuwcacs hội nghị VP Bộ cũng luôn theo dõi, đảm bảo đầy đủ về cơ
sở vật chất và kỹ thuật phục vụ cuộc hội họp của Bộ
2.2.4 Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc
Sau khi cuộc hội họp hoặc các hội thảo, các hội nghị do Bộ tổ chức kết
thúc thường thực hiện những công việc sau:
2.2.4.1 Lập hồ sơ cuộc họp
Đối với các cuộc họp cơ quan thông thường, thì thư ký cần lập biên bản
cuộc họp
Đối với các cuộc họp và hội nghị, hội thảo có quy mô lớn ngoài việc lập
biên bản cuộc họp, hồ sơ cuộc họp bao gồm những văn bản sau:

- Quyết định của lãnh đạo về tổ chức hội nghị
- Giấy triệu tập hội nghị
- danh sách đại biểu tham dự hội nghị
21


- Chương trình hội nghị
- Lời khai mạc hội nghị của lãnh đạo
- Các báo cáo bổ sung các nhân tố mới, các cơ sở vật chất đang gặp khó
khan
- Các bài tham luận và phát biểu của các đại biểu và khách mời
- Biên bản hội họp
- Nghị quyết hội nghị
- Lời bế mạc
Hiện nay việc lập hồ sơ tổ chức hội họp được VP Bộ thực hiện nghiêm
túc, quan tâm đúng mức. Tùy tính chất và quy mô của hội họp và theo chỉ đạo
của lãnh đạo Bộ mà VP bộ phối hợp với các phòng ban sẽ tổ chức biên soạn hồ
sơ cuộc họp theo quy định.
2.2.4.2 Thông báo triển khai kết quả của cuộc họp, hoặc hội nghị, hội thảo
Kết quaer của cuộc họp dù dưới hình thức nào thì cũng được VP Bộ giúp
lãnh đạo công bố, nói rõ chủ trương, nhiệm vụ, giải pháp,…. Đồng thời yêu cầu
các cá nhân , đơn vị có kế hoạch thực hiện, để các kết quả cuộc họp được triển
khai, mang lại hiệu quả
Tùy vào tính chất, mức độ quy mô của hội nghị và theo sự chỉ đạo của
lãnh đạo mà VP giúp lãnh đạo Bộ biên soạn các báo cáo, các bài tham luận, các
bài phát biểu chính của những thành viên thành tập kỷ yếu của hội nghị
2.2.4.3 Rút kinh nghiệm về tổ chức hội họp, hội nghị
Một việc làm diễn ra sau cùng sau khi kết thúc các cuộc hội họp ở BTC
đó là văn phòng Bộ đề nghị lãnh đạo ra soát lại và rút kình nghiệm tổ chức hội
họp .

Sau mỗi sự kiện diễn ra, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu
sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút
kinh nghiệm. Quá trình họp rút kinh nghiệm là quá trình Ban tổ chức sự kiện chỉ
ra được những thiếu sót, những sai lầm mà chương trình mắc phải và từ đó đúc
kết được kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau. Việc đánh giá, tổng kết sau khi
sự kiện kết thúc vô cùng quan trọng, cần được thực hiện một cách nghiêm túc và
22


chính xác.
Đánh giá tổ chức sự kiện nên được thực hiện ngay lập tức sau khi sự kiện
kết thúc, muộn nhất là sang ngày hôm sau để kịp thời nhìn nhận các thiếu sót
vừa xảy ra. Tránh để thời gian quá lâu sẽ dẫn đến tổng kết không đầy đủ, hơn
nữa vấn đề không còn "nóng" khiến những người tổ chức và tham gia không còn
hứng thú hoặc không nhớ để nói về nó.
Nếu một tổ chức không họp rút kinh nghiệm sau khi hội họp kết thúc sẽ
dẫn đến việc các sự kiện sau có thể vẫn lặp lại những lỗi đã từng mắc khi trước.
Việc lặp đi lặp lại một sai lầm ngớ ngẩn sẽ làm cho các nhân sự trong bộ phận tổ
chức cảm thấy chán nản và kém nhiệt huyết.
Các bộ phận được phân công về chuẩn bị nội dung, chuẩn bị hậu cần và
các nội dung có liên quan ra soát lại từng khâu, từng công việc, tìm ra những
mặt thành công và những điểm còn hạn chế, sai sót để từ đó rút kinh nghiệm, tổ
chức hội họp lần khác.
Tiểu kết:
Qua những nội dung trình bày ở chương 2 có thể thấy rằng, Hội họp là
một trong những hình thức thể hiện sự lãnh đạo, điều hành và phối hợp hoạt
động trong mỗi tổ chức, đơn vị đó, nó là phương tiện để truyền đạt và quán triệt
thông tin trong hoạt động lãnh đạo.Hội họp có ý nghĩa rất quan trọng, ảnh hưởng
đến chất lượng hiệu quả công việc của cơ quan tổ chức ,tạo ra sự phối hợp hành
động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra năng suất lao động

cao, phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan đơn vị, khai
thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội đóng góp ý kiến sáng tạo của bản thân, phổ biến
quan điểm, tư tưởng mới, bàn bạc tháo gỡ khó khăn, sửa chữa lệch lạc trong khi
thực hiện nhiệm vụ . Công tác tổ chức hội họp ở BTC cũng được chú trọng và
được diễn ra theo đúng quy trình, nguyên tắc tùy vào quy mô và hình thức hội
họp.

23


CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI BỘ TÀI CHÍNH VÀ CÁC CƠ QUAN, TỔ
CHỨC HIỆN NAY
3.1 Nhận xét đánh giá
3.1.1 Ưu điểm
Là một cơ quan hành chính nhà nước, khối lượng công việc rất nhiều,
đồng nghĩa với việc tổ chức hội họp được diễn ra thường xuyên để trao đổi thảo
luận và truyền đạt thông tin, giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc.Tuy
nhiên công tác tổ chức hội họp không vì thế mà bị lơ là, mặt khác còn được chú
trọng mật thiết.
Công tác tổ chức hội họp tại Bộ đảm bảo theo các nguyên tắc và quy trình
được quy định
Hội họp được tiến hành khi thực sự cần thiết để phụ vụ cho công tác chỉ
đạo, điều hành của các cấp quản lý trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác
quan trọng
Các cuộc họp đã xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần
tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độn trách nhiệm cá nhân trong
phân công và xử lý công việc; bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác
chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất; thông suốt của quản lý các bộ phận
Trong công tác tổ chức hội họp của Bộ có chương trình kế hoạch, thực

hiện cải tiến đơn giản hóa quy định thủ tục tiến hành; được bố trí hợp lí, bảo
đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức phô trương
Các cuộc họp, hội nghị phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của
vấn đề, phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của Bộ.
Sau mỗi cuộc họp đều có biên bản, hồ sơ cuộc họp và được bảo quản, lưu
trữ
Nhìn chung công tác tổ chức hội họp ở BTC được thực hiện nghiêm túc,
được chú trọng, bộ phận văn phòng Bộ đã phát huy tốt vai trò và năng lực
chuyên môn của mình trong công tác tổ chức hội họp tại Bộ

24


3.1.2 Hạn chế và nguyên nhân
Ngoài những mặt tích cực trên thì trong công tác tổ chức hội họp của Bộ
Tài Chính vẫn còn tồn tại một số những tồn tại và khó khăn như
Do nhân lực bộ phận văn phòng được bố trí không đồng đều nên việc thực
hiện chuẩn bị công tác hậu cần, công tác chuẩn bị nội dung đôi lúc còn sai sót,
có vấn đề phát sinh.
Ở một số cuộc họp do sai sót trông việc thống kê, tìm hiểu thông tin nên
việc dự trù kinh phí còn chưa sát với hực tế, sau khi kết thúc hôi họp có phát
sinh vượt so với dự trù
Trong công tác trang trí hậu trường đôi lúc còn gặp sai sót nhỏ, do thời
gian chuẩn bị gấp, người phụ trách chưa thể rà soát hết .
3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội họp tại Bộ Tài
Chính nói riêng và các cơ quan tổ chức hiện nay nói chung
Hiện nay số các cuộc họp và hội nghị được tổ chức rất nhiều, tuy nhiên
theo đánh giá thì có đến 50% các cuộc họp, hội nghị đạt kết quả thấp, vậy tổ
chức hội họp như thế nào thì được coi là hiệu quả và đạt kết quả cao, theo các
nhà nghiên cứu thì hội họp cần đảm bảo các yêu cầu như: có mục đích, yêu cầu,

nội dung rõ rang, các thành viên thoải mái đóng góp ý kiến đem lại kết quả tối
ưu cho hội nghị, cuộc họp.
Để hạn chế những tồn tại và phát huy những điểm mạnh trong công tác tổ
chức hội họp tại BTC và các cơ quan tổ chức hiện nay, em xin đưa ra một số
giải pháp sau
3.2.1 Chú trọng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho nhân
viên, bộ phận tổ chức hội họp
Mọi hoạt động tổ chức hội họp của cơ quan tổ chức có hiệu quả hay
không đều phụ thuộc vào con người, do đó vấn đề cần quan tâm hiện nay là đào
tạo đội ngũ cán bộ nhan viên, có trình độ chuyên môn cao đáp ứng nhu cầu công
việc và ứng dụng khoa học kỹ thuật vào công tác tổ chức hội họp, có khả năng
đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của tổ chức hội họp.Đồng thời các cán bộ nhan
viên cần có kỹ năng phối hợp nhịp nhàng với nững bộ phận, nhan viên khác để
25