Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của UBND huyện mê linh

LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài “ Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội
họp của UBND huyện Mê Linh“
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự
hướng dẫn khoa học của Ths. Lâm Thu Hằng . Các nội dung nghiên cứu, kết quả
trong đề tài này là trung thực .
Hà Nội, tháng 12 năm 2016


MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Hầu hết mọi người trong chúng ta đều dành phần lớn thời gian cho công
việc, vì vậy mà môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng cuộc
sống của chúng ta, tác động rất lớn đến nhiều khía cạnh khác trong đời mỗi người.
Bên cạnh năng lực và sự yêu thích công việc là những yếu tố không thể thiếu thì
việc bày trí không gian làm việc một cách hài hòa cân đối sẽ góp phần giúp bạn đạt
kết quả thuận lợi cho công việc của mình.
Nơi làm việc làm việc dù có không gian nhỏ hay hẹp thì sự bố trí không gian
màu sắc...thì tất cả củng mang cho chúng ta tinh thần thoải mái hoặc sự khó chịu,
ảnh hưởng đến trạng thái tinh thần cũng như sức khỏa và hiệu quả công việc, và
tương tự, khi bạn tổ chức tốt khu vực hành chính của cơ quan. Và ngày nay để tìm
giải pháp cho các vướng mắc trong thế giới được tìm thấy xuyên qua các cuộc họp
và thảo luận nhóm. Một cuộc họp vẫn tốt hơn là điện thoại, máy fax, máy vi tính ...
hoặc là làm việc một mình. Tổ chức tốt một cuộc họp cũng quan trọng như việc
bạn tổ chức khoa học khu vực hành chính vậy. Nó đem lại hiểu quả rất lớn cho
công việc và cũng như sự thành công của bạn.


Một cơ quan hay một tổ chức nào dù có nguồn tài chính dồi dào, máy móc
thiết bị hiện đại đến đâu cũng sẽ trở nên vô nghĩa nếu không biết quản trị nguồn
nhân lực. Chính quản trị nhân lực sẽ tạo ra bộ mặt, bầu không khí vui tươi phấn

khởi hay căng thẳng, u ám trong cơ quan. Trong quản lý giáo dục cũng vậy, để
hoàn thành tốt các chức năng quản lý, đòi hỏi nhà quản lý phải có các kỹ năng chủ
yếu như: kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng nhân sự, kỹ năng tư duy… Tất cả các nhà quản
lý, dù làm việc ở lĩnh vực nào cũng đều phải có đầy đủ 3 loại kỹ năng này. Tuy
nhiên tầm quan trọng của mỗi kỹ năng lại tùy thuộc vào cấp bậc của nhà quản lý.
Kỹ năng nhân sự thì như nhau đối với nhà quản lý ở mọi cấp.
Một nhà quản lý trường học cần trang bị cho mình những kỹ năng nhân sự cơ bản
và cần thiết, một trong những kỹ năng cần thiết đó chính là kỹ năng tổ chức một
cuộc họp. Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang
trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả và mất
thời gian. Do vậy người tổ chức cuộc họp cần có những kỹ năng cơ bản nhất về
cách thức để tổ chức và điều hành một cuộc họp thành công.
Tổ chức và điều hành thành công một cuộc họp là công việc mà bất cứ nhà quản lý
có năng lực nào cũng phải có khả năng thực hiện. Đây là một việc không dễ dàng.
nên tôi chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của
UBND huyện Mê Linh” làm đề tài tiểu luận.
2.Lịch sử nghiên cứu
“cách tổ chức họp và tiệc” của trườn đại học công nghệ Sài Gòn.
Trần Hoàng Vũ,Cải cách hành chính về chế độ họp tại các cơ quan nhà
nước,Đại học Quốc gia Hà Nội.
……..


3.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Tìm hiểu về công tác tổ chức hội họp theo quy đinh
của nhà nước, đồng thời khảo sát đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp
của UBND huyện mê lịnh.
Phạm vi nghiên cứu: Tại trụ sở cơ quan UBND huyện mê linh.
4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Làm sáng tỏ hơn về công tác tổ chức các cuộc hội họp theo từng bước cũng

như vai trò chức năng của hội họp đối với cơ quan tổ chức.
Đưa ra thực trạng tổ chức các cuộc họp hiện nay và nêu lên những nguyên
nhân cũng như các giải pháp khắc phục .
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu trên tôi đã sử dụng các phương pháp như:
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: khai thác xử lý các thông tin để biến các
thông tin cũ làm căn cứ phục vụ nghiên cứu đề tài.
Phương pháp phân tích tổng hợp: là phương pháp được sử dụng nhiều nhất
trong quá trình nghiên cứu.
Phương pháp điều tra khảo sát cán bộ nhân viên của UB quận để tạo lập tài
liệu thông tin.
So sánh đối chiếu: để làm nổi bật vấn đề cần chú trọng trong đề tài.
6. Ý nghĩa phương pháp luận và thực tiễn của đề tài
Công tác tổ chức hội họp là một công tác quan trọng đóng góp một phần cho
sự phát triển sự trao đổi về các mục tiêu chủ đề được lựa chọn đưa ra thảo luận


hướng tới các hướng đi đúng nhất các giải pháp hoàn hảo hơn. Tuy nhiên tầm quan
trọng cùng với vai trò này của công tác tổ chức hội họp ít được chú trọng hơn
thông qua đề tài trên tôi mong muấn đưa đề tài này đến để tạo cho mọi người quan
tâm và trú trọng hơn đối với việc tổ chức một cuộc hội họp hoàn chỉnh và có hiệu
quả tối ưu nhất.
Đề tài còn rất nhiều thiếu sót tuy nhiên cũng tạo thêm sự phong phú cho các
bạn đọc hoặc người cần có nhu cầu tìm hiểu tài liệ về cùng đề tại.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, đề tài được chia làm ba chương chính
như sau:
Chương 1 khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND huyện mê linh
Chương 2 thực trạng và công tác tổ chwucs hội họp của UBND huyện mê linh
Chương 3 các giải pháp và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn công tác tổ

chức cuộc họp


Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND
HUYỆN MÊ LINH
1.1.Lịch sử hình thành và phát triển
Mê Linh là huyện nằm ở phía Bắc của thành phố Hà Nội. Huyện có diện tích
đất tự nhiên 14.251 ha, dân số xấp xỉ 193.727 người, có 16 xã và 2 thị trấn. Huyện
đang trong quá trình công nghiệp hoá, đô thị hoá nhanh. Mê Linh cũng là huyện
đầu tiên được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt định hướng chung quy hoạch đô thị
Mê Linh đến năm 2020 (tại Quyết định số 208/2004/QĐ-TTg ngày 13/12/2004).
Đây là điều kiện cơ bản để huyện Mê Linh phát triển kinh tế - xã hội.
Theo điều chỉnh quy hoạch chung xây dựng thủ đô Hà Nội được Thủ Chính
phủ phê duyệt tại Quyết định số 1259/QĐ-TTg ngày 26/7/2011: Đối với huyện Mê
Linh: Khu vực đô thị và công nghiệp cơ bản được giữ nguyên theo Quy hoạch cũ,
diện tích có phần thu hẹp hơn; Phần còn lại là khu vực nông nghiệp nông thôn kỹ
thuật cao và du lịch sinh thái, vành đai xanh.
Trong những năm qua, Đảng bộ, chính quyền và các tầng lớp nhân dân trong
huyện đã nỗ lực phấn đấu thực hiện thắng lợi toàn diện các nhiệm vụ chính trị của
địa phương. Tốc độ phát triển kinh tế hàng năm tăng 20,8%, trong đó: Công nghiệp
- xây dựng tăng 25,1%/năm, dịch vụ tăng trên 15,6%/năm, nông nghiệp tăng
1,7%/năm. Cơ cấu các ngành kinh tế tiếp tục chuyển dịch theo hướng công nghiệp
- xây dựng - nông nghiệp - dịch vụ….. Thu ngân sách tăng cao (bình quân tăng
42,9%/năm). Chi ngân sách tăng bình quân mỗi năm 33%, trong đó thực hiện chi
ngân sách tiết kiệm, ưu tiên chi đầu tư phát triển, có trọng tâm, trọng điểm, đúng
chương trình mục tiêu. Huyện đã thu hút được 339 dự án, tổng diện tích đất được
phê duyệt là 2.334 ha, tổng vốn đầu tư đăng ký đạt trên 39 nghìn tỷ đồng, trên 363
triệu USD. Đến nay, huyện đã thu hồi được 627 ha đất, giao cho 203 dự án, hầu hết
các dự án được giao đất đã đi vào sản xuất.

Công tác quy hoạch: UBND huyện đã hoàn thiện báo cáo đồ án quy hoạch
xây dựng nông thôn mới trên địa bàn huyện; lập quy hoạch nghĩa trang trên toàn
bộ các xã; thực hiện quy hoạch 2 thị trấn Quang Minh, Chi Đông tỷ lệ 1/2000;
đang triển khai thực hiện: Quy hoạch chi tiết thủy lợi huyện Mê Linh giai đoạn
2010 đến năm 2020 và định hướng đến năm 2030; Quy hoạch phát triển giáo dục đào tạo trên địa bàn huyện Mê Linh giai đoạn 2011-2015, định hướng đến năm
2020; Quy hoạch, tôn tạo, trùng tu di tích lịch sử văn hoá huyện Mê Linh đến năm
2015; Quy hoạch sử dụng đất giai đoạn 2011- 2020 và kế hoạch sử dụng đất giai
đoạn 2011 - 2015 của huyện Mê Linh; Quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã
hội huyện Mê Linh đến năm 2020 tầm nhìn 2030; Quy hoạch vùng trồng hoa, cây
cảnh, quy hoạch thương mại;
Công tác quản lý đất bãi, xử lý các lò gạch hoạt động trái phép tại các xã ven
sông Hồng được chỉ đạo quyết liệt, lập lại kỷ cương trong quản lý đất đai trên địa
bàn. UBND huyện vừa ban hành Quyết định về việc phân công 3 Tổ công tác do 3
đồng chí Phó Chủ tịch UBND huyện làm Tổ trưởng để kiểm tra, chỉ đạo các cơ sở
thực hiện việc quản lý sử dụng đất đai, trật tự xây dựng trên địa bàn.
Về xây dựng nông thôn mới: Ngoài xã điểm Liên Mạc đã được thành phố phê
duyệt, UBND huyện đang chỉ đạo 15 xã còn lại xây dựng đề án, hiện các xã đang
thuê tư vấn lập đề án. Đối với xã điểm Liên Mạc. Đến hết tháng 7/2011 đã hoàn
thành lập, thẩm định và phê duyệt được 13 dự án với tổng mức đầu tư được phê
duyệt là 89.850 triệu đồng
Lĩnh vực văn hoá – xã hội được huyện quan tâm, đầu tư. Các trường học
được đầu tư xây dựng theo hướng kiên cố hoá, xây dựng trường đạt chuẩn Quốc
gia; chất lượng giáo dục mũi nhọn và giáo dục toàn diện có tiến bộ. Công tác y tế,
chăm sóc sức khoẻ nhân dân, chất lượng khám chữa bệnh được nâng cao (có 15
Trạm xá xã, thị trấn đạt chuẩn Quốc gia). Thực hiện tốt các chính sách xã hội, giải
quyết việc làm, xóa đói, giảm nghèo:Bình quân hàng năm giải quyết việc làm cho


2.000 lao động; tỷ lệ hộ nghèo giảm bình quân hàng năm 1,27%. Toàn huyện đã

xây dựng được được 499 nhà Đại đoàn kết và nhà cho hộ nghèo, sửa chữa và xây
mới 175 nhà tình nghĩa với kinh phí trên 6,1 tỷ đồng. Hệ thống các thiết chế văn
hoá từ huyện đến cơ sở từng bước được quan tâm đầu tư. Năm 2010, 80% gia đình
đạt tiêu chuẩn Gia đình văn hoá, tăng 7% so với năm 2005; số làng, tổ dân số văn
hoá ước đạt 67%, tăng 16% so với năm 2005.
Công tác tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân được
quan tâm, chỉ đạo. Tỷ lệ giải quyết đơn thư của công dân cấp huyện và cấp xã đạt
trên 80%. Các vụ việc phức tạp, đông người đã được xử lý kịp thời vì vậy không
tạo thành các "điểm nóng". An ninh chính trị được giữ vững, trật tự an toàn xã hội
được đảm bảo, an ninh nông thôn cơ bản ổn định.
1.2.Cơ cấu tổ chức huyện Mê Linh
Bất cư cơ quan quản lý hành chính Nhà nước nào thực hiện quyền hạn, tổ
chức tốt, nếu thiếu công tác tổ chức sẽ gây nhiều vấn đề khó khăn phức tạp cho
công tác quản lý điều hành như hoạt động của cơ quan đều dựa vào quy chế hoat
động các chương trình ,, kế hoạch chế độ…. Của cơ quan , đơn vị đó.UBND
huyện là một cơ quan có quy mô bộ máy lớn , do đó việc tổ chức cho cơ quan đi
vào oat động một cách khoa học, hiệu quả, là điều quan trọng.
UBND huyện Mê linh là một cơ quan quản lý nhà nước , thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của luật Tổ chức HĐND và UBND.
Bộ máy UBND huyện là toàn bộ hệ thống các thành viên các phòng ban được tổ
chức theo cơ cấu trực tuyến .
Hiện nay bộ phận lãnh đạo của UBND huyên Mê Linh bao gồm :
TT

Họ và tên

Chức vụ

1

Ông Đoàn Văn Trọng

PBT HU,Chủ tịch UBND huyện


2

Ông Hoàng Anh Tuấn

UVTV Phó Chủ tịch TT UBND huyện

3

Ông Trần Thanh Hoài

HUV Phó Chủ tịch UBND huyện

4

Ông Bùi Xuân Quang

HUV Phó Chủ tịch UBND huyện

Ngoài ra còn có các ủy viên của ủy ban huyện như:
TT

Họ và tên

Chức vụ

1

Ông Trần Ngọc Thanh

Trưởng Công an huyện

2

Ông Nguyễn Xuân Tứ

Chỉ huy trưởng BCHQS huyện

3

Bà Bùi Thị Ánh Dương

Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện

4

Ông Bùi Văn Công

Trưởng phòng GD&ĐT

5

Ông Lưu Văn Thành

Trưởng phòng Nội vụ

…

…..

…..

Trong đó các phòng ban và đơn vị trực thuộc được thành lập phục vụ cho
hoạt động của huyện,
•

hòng VH&TT

•

Phòng Giáo dục và đào tạo

•

Thanh tra huyện

•

Phòng LĐ - TB&XH

•

Phòng Tư pháp

•

Phòng Tài chính – Kế hoạch

•

Văn phòng HĐND và UBND huyện

•

Phòng Kinh tế

•

Phòng Tài nguyên và Môi trường

•

Phòng Quản Lý Đô Thị


Còn có : Hội cựu chiến binh , Hội phụ nữ , Hội nông dân , Đoàn thanh niên ,
Mặt trên Tổ quốc , Liên đoàn lao động ,các đội như Đội quản lý thị trường, dội
thanh tra giao thông công chính, đội quản lý trật tự xây dựng …
Nhìn chung rất đa dạng và phong phú với các mặt, các lĩnh vực hoạt động,
chứ năng phù hợp với yêu cầu thực hiện chức năng của huyện ủy.
1.3Chưc năng, Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Mê linh.
Bất kể cơ quan, tổ chức nào khi thành lập cũng đều có chức năng, nhiệm vụ riêng
vì đó lý do, cơ sở để cho cơ quan tồn tại, hoạt động.
1.3.1.Chức năng của UBND huyện.
UBND quận với tư cách là cơ quan hành chính Nhà nước của huyện khi
quản lí Nhà nước trong từng phạm vi lãnh thổ của huyện theo Hiến pháp, Luật,

Pháp lệnh,Nghị quyết của HĐND huyện và các cơ quan quản lý nhà nước cấp trên
trong các lĩnh vực Kinh tế, Chính trị, An ninh, Xã hội, Quốc phòng cụ thể là :
Phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hoá , giáo
dụ , y tế, dịch vụ
Về thu chi ngân sách địa phương
Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật
Về phòng chống thiên tai , bảo vệ tài sản Nhà nước xủa tổ chức và công dân,
bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân.
Về công tác thi hành án, giải quyết khiếu nại của nhân dân.


1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện.
UBND huyện có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ ,
chương trình, công tác tuần, tháng , quý, năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn
các phường hoạt động quản lý trong nhà nước.UBND huyện thực hiện nhiệm vụ
của mình theo Luật tổ chức HĐND cụ thể như sau:
Xấy dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội , an ninh quốc phòng dài
hạn và hàng năm của quận .Xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng các công trình
trọng điểm của quận trình HĐND huyện quyết định. Xây dựng quy chế làm việc
của quận , công tác tổ chức bộ máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân
cấp và quy đinh nàh nước bổ nhiệm miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các
tập thể cá nhân do UBND huyện trực tiếp quản lý .
- Kết luận những việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt
cho UBND quản lý những vụ phức tạp theo quy định của Luật khiếu nại,
tố cáo .
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đoạ điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân , thành viên của UBND huyện hàng năm .
- Giả quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND huyện .
Tiểu kết 1: dưới đây là một vài nét khái quát nhất về lịch sử hình thành cũng như

mặt hoạt động ngày càng được nâng cao cải thiện về các mặt hoạt động quản lý
hành chính tại UBND huyện. Nêu lên những chức năng nhiệm vụ quyền hạn cơ
bản của cơ quan tạo hướng mục tiêu hoạt đông,đưa khu vực quản lý ngày một hòn
thiện và phát triển hơn.
Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA


UBND HUYỆN MÊ LINH
2.1.Các hình thức tổ chức hội họp của UBND huyện Mê linh
2.1.1. Khái niệm và vai trò của công tác tổ chức hội họp.
* khái niệm
Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải
quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp
thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công
việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.
Hội họp chính thức là những cuộc hội họp diễn ra theo quy trình, thủ tục
nhất định; có xem xét biên bản các cuộc hội họp trước và trong nhiều trường hợp
có thành phần theo quy định.
* Vị trí, vai trò của họp
Hội họp cung cấp cho các nhà quản lý cơ hội để thống nhất nhận thức; tăng
cường dân chủ trong điều hành, phát huy trí tuệ tập thể; tăng cường phối hợp, ủng
hộ; khuyến khích nhân viên; đánh giá nhân viên và tăng cường hiểu biết lẫn nhau;
tạo áp lực hành động. Đó cũng là một cách thức hữu hiệu để thu thập thông tin
phản hồi cho quản lý.
Họp công việc là một phương thức quản lý qua đó nhà quản lý có thể huy
động trí tuệ tập thể, tri thức và kinh nghiệm của các thành viên, đặc biệt là các
chuyên gia nhằm giải quyết những vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin giữa
các thành viên trong tổ chức; truyền đạt trực tiếp các quyết định quản lý đến những
người thực hiện. Họp luôn luôn là biện pháp tốt nhất kết nối các thành viên trong
tổ chức. Trong quản lý hành chính nhà nước, việc họp rất quan trọng và về lâu dài

họp vẫn là một phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ,
khuyến khích sự đóng góp sáng kiến của các cá nhân vào quá trình điều hành, quản
lý xã hội. Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là một trong những hình thức
cơ bản để phát huy và thực hiện nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, chế độ cùng tham
gia một cách tập thể và tự giác của người lao động vào quản lý nhà nước, quản lý
kinh tế và các lĩnh vực xã hội khác.
Mặc dù họp có thể mang các mục đích khác nhau - đưa thông tin và trao đổi
thông tin, tìm hiểu thực tế, giải quyết vấn đề, v.v… tức là đều nhằm mục tiêu nhất
định nào đó, song nếu đó không là một lý do xác đáng và cuộc họp được tổ chức
kém hiệu quả– thì chúng thường làm mất thời gian của mọi người. Tóm lại, vấn đề
là làm sao tổ chức họp có hiệu quả nhất, nhanh chóng chấm dứt tình trạng “loạn
họp”, loại bỏ những cuộc họp gây lãng phí thời gian, tiền bạc của nhân dân, của đất
nước.
2.1.2. Các hình thức hội họp
Có nhiều kiểu họp khác nhau về qui qui mô (số lượng người tham dự), tính
chất (chính thức hoặc không chính thức), thời gian …như họp tham mưu, tư vấn;
họp làm việc; họp chuyên môn; họp giao ban; họp tập huấn, triển khai; họp tổng
kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm; họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc
tổng kết) chuyên đề … Nhưng trong tiểu luận này chỉ đề cập đến kiểu họp làm
việc; họp chuyên môn; họp tập huấn, triển khai; họp tổng kết (Hội nghị tổng kết)
hàng năm; họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề.
Theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25-5-2006
ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà
nước, tùy thuộc mục tiêu cuộc họp cần phân biệt các loại cuộc họp như sau:


Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà
nước nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp

dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở,
căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền. Trong trường tiểu học
cuộc họp tham mưu tư vấn là cuộc họp để Hiệu trưởng nghe các ý kiến, đề xuất,
kiến nghị của trưởng các đoàn thể về kế hoạch hoạt động trong nhà trường nhằm
có thêm cơ sở cho các quyết định đúng đắn trong phạm vi hoạt động của nhà
trường để đạt được mục tiêu, nhiệm vụ giáo dục trong từng giai đoạn nhất định mà
cấp trên chỉ đạo.
Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp
dưới để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền
của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ
công tác của cấp dưới.
Họp chuyên môn trong trường học là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những
vấn đề thuộc về chuyên môn, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các chuyên
đề cũng như bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ giáo viên trong
trường nhằm ngày càng nâng cao hiệu quả giáo dục.
Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán
triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương,
chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước, của ngành về quản lý, điều
hành hoạt động kinh tế - xã hội, giáo dục.
Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh
giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương
hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước
trong đó có trường học.


Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề hoặc
học kỳ là cuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một
chuyên đề đã triển khai hoặc học kỳ vừa qua.
- Tiến trình một cuộc họp sẽ bao gồm:
•

Phân tích và giải quyết các vấn đề.

•

Tư vấn và giải hoà các xung đột.

•

Thảo luận và trao đổi quan điểm

•

Nêu vấn đề và tạo động cơ

•

Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ năng và quan điểm.

•
•
•

Nhận được ý kiến và hồi âm.
Tăng cường hỏi đáp.
Đào tạo và phát triển.

2.1.3. Tiêu chuẩn của một cuộc họp.
Để đạt hiệu quả nhất định, cuộc họp cần được tiến hành đảm bảo những yêu
cầu sau đây:

- Bắt đầu cuộc họp đúng giờ. Nếu cứ chờ đợi những người đến muộn (bằng
cách tranh thủ xem lại tài liệu; trao đổi một vài vấn đề nào đó với vài người đã có
mặt…) thì có nghĩa là những người đến đúng giờ không được tôn trọng, đồng thời
đã vô tình tập cho mọi người thói quen đi trễ.
- Xác định tóm tắt, ngắn gọn mục tiêu của cuộc họp. Nhấn mạnh những
điểm cần lưu ý. Nếu không phân phát chương trình nghị sự thì phải đảm bảo mọi
người nắm được nội dung họp để đạt được mục tiêu đã đề ra.


- Nêu những hạn chế về thời gian dành cho các nội dung công việc đưa ra
trong chương trình nghị sự. Đảm bảo nội dung chương trình nghị sự và phân bổ
thời gian tương ứng cho các vấn đề..
- Bắt đầu cuộc họp một cấp hấp dẫn, lôi cuốn sự chú ý của những người
tham dự. Tránh những câu không xác định (Đáng tiếc, tôi không là nhà hùng biện;
Do quá ít thời gian nên chưa kịp chuẩn bị ...). Lựa chọn giọng điệu nghiêm túc,
song nhẹ nhàng.
- Giới thiệu đại biểu, đặc biệt là những người mới lạ (nếu cần).
- Phải bảo đảm cuộc họp được tiến hành trôi chảy và đi đúng trọng tâm. Cần
đề cập đúng lúc và nhấn mạnh các vấn đề lớn, cấp bách hoặc quan trọng nhất.
- Đảm bảo chương trình nghị sự. Hãy cố gắng hết sức để thực hiện được thời
gian đã định.
- Trình bày tóm tắt vấn đề (không đọc toàn văn văn bản chuẩn bị trước), nêu
rõ vấn đề cần xin ý kiến, không xa chủ đề, lạc chủ đề. Khi phát biểu phải thật ngắn
gọn và súc tích. Trong trường hợp nhiều người nêu ý kiến cá nhân, hãy đề nghị họ
không nên làm mất thời gian cuộc họp. Khi có nhiều người tham gia ý kiến ở một
vấn đề, người chủ trì cuộc họp nên nhắc nhở khi thấy ý kiến sau trùng lắp với ý
kiến trước đó.
Điều chỉnh “bầu không khí” cuộc họp và hướng hội nghị theo chủ đề (điều
chỉnh những báo cáo, tham luận dài dòng, lặp lại, “chạy trước” hoặc lạc đề). Chú ý
các tín hiệu phát biểu và dành thời gian thích hợp cho các đại biểu tham gia ý kiến.

- Tạo ra một bầu không khí mang tính chuyên nghiệp. Không cho phép nói
chuyện riêng. Phát biểu bằng giọng nói đầy sức mạnh, nghị lực, sử dụng các câu


hỏi phù hợp, có các nhận xét và định hướng cho mọi người để cùng thảo luận đi
đến thống nhất kết luận cuối cùng. Nếu cuộc họp bị kéo dài mà vẫn không đưa ra
được quyết định nào, cần kịp thời dừng việc tiếp tục thảo luận; nếu còn điều gì đó
chưa đưa ra giải pháp, phải xác định cần phải làm gì để giải quyết vấn đề đó trong
tương lai và bổ sung vào kế hoạch tiếp theo. Phải tỏ ra kiên định trong trường hợp
những người dự họp đi trệch khỏi vấn đề đang triển khai trong buổi họp và đề nghị
sẽ thảo luận trong một cuộc họp khác.
- Kiểm tra việc giải quyết những vấn đề của chương trình nghị sự.
- Kiểm tra hoạt động của thư ký.
- Tổng kết các vấn đề và chỉ rõ việc thực hiện.
- Dự kiến xếp lịch cho cuộc họp tiếp theo vào cuối cuộc họp hiện tại.
- Kết thúc cuộc họp đúng giờ quy định, đừng bao giờ kéo dài. Tâm lý người
dự họp luôn thấy bất an, bất bình khi phải họp kéo dài hơn giờ quy định. Họ còn
nhiều dự định phải giải quyết sau khi họp, không nên bắt họ lỡ những công việc
khác, hơn nữa họ không còn tâm trạng nào để lắng nghe hoặc phát biểu.
- Từng bước ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ việc họp.
Trong cuộc họp đa số các sự trao đổi đều mang tính tự phát. Quá trình cuộc
họp diễn ra không hoàn toàn được định trước mà nó chỉ theo một đề cương cơ bản.
Ngoài ra kết quả của cuộc họp không dễ mà được thống nhất nhanh chóng. Bởi vậy
hai điều quan trọng nhất trong công tác chuẩn bị một cuộc họp là: Đặt ra mục đích
rõ ràng, thực tế và chuẩn bị những vấn đề cần bàn bạc một cách cụ thể.
2.2.Thực trạng tổ chức hội họp của UBND huyện


2.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị
* Xây dựng dự kiến kế hoạch tổ chức các cuộc họp

Xây dựng Kế hoạch tổ chức các cuộc họp quy định tại khoản 1 Điều 4 Quy
chế này do đơn vị mình chủ trì tổ chức tại Kế hoạch công tác hàng năm của đơn vị,
trình Lãnh đạo Bộ phụ trách phê duyệt.
Nội dung dự kiến kế hoạch tổ chức họp gồm:
- Mục đích, yêu cầu.
- Người chủ trì.
- Thành phần, số lượng đại biểu.
- Thời gian, địa điểm.
- Hình thức tổ chức cuộc họp (tập trung, trực tuyến).
- Danh mục các tài liệu tại cuộc họp.
- Dự kiến thành lập Ban Tổ chức cuộc họp (nếu cần thiết).
- Phân công chuẩn bị và tổ chức phục vụ họp.
- Tính chất của cuộc họp (công khai, kín), có hay không cho phép cung cấp thông
tin cho báo chí về nội dung cuộc họp; xác định chỉ dẫn về phạm vi lưu hành của
văn bản, tài liệu cung cấp tại cuộc họp.
Dựa theo quyết định số 114/2006/QĐ – TTg ngày 25/05/2006 ban hành quy
định chế độ hội họp trong hoạt động cơ quan hành chính nhà nước.UBND huyện


Mê Linh tổ chức Hội nghị triển khai nhiệm vụ tuyển chọn và gọi công dân nhập
ngũ năm 2016.
-Mục đích yêu cầu của kế hoạch là:
Thực hiện theo chỉ thị của cơ quan cấp trên thực hiện triển khia nhiệm vụ
truyển chọn và kêu gọi công dân có độ tuổi theo quy định tích cực tham gia nhập
ngũ.
Đối tượng lằm trong danh sách được tuyển chọn đồng thời hoàn thành đúng
chỉ tiêu về cả số lượng, chất lượng cũng như thời gian địa điểm tập kết.
-Người chủ trì.Đồng chí Đoàn Văn Trọng - Phó Bí thư Huyện ủy, Chủ tịch

UBND huyện, Chủ tịch HĐNVQS huyện chủ trì hội ngh.

-Thành phần, số lượng đại biểu.
Dự hội nghị có các đồng chí lãnh đạo UBND huyện, thành viên Hội đồng nghĩa vụ
quân sự huyện (tại Quyết định số 5412/QĐ-UBND ngày 04/11/2015 của UBND
huyện); lãnh đạo Viện Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân, Ban CHQS huyện;
Chủ tịch UBND, Chỉ huy trưởng quân sự các xã, thị trấn; Lãnh đạo phụ trách quân
sự Công ty Điện lực Mê Linh
-Thời gian, địa điểm.
8 giờ 30 Ngày 09/12/2016, tại phòng họp tầng 3 UBND huyện Mê Linh
- Hình thức tổ chức cuộc họp (tập trung, trực tuyến).
Tập trung công khai tại địa điểm được dự kiến trước đó
- Danh mục các tài liệu tại cuộc họp.


Các quy định, quyết định phục vụ cho công tác tuyển chọn lánh nhập ngũ,
các danh sách báo cáo về tình hình số lượng và độ tuổi nhập ngũ của các thị xã và
các xã tại địa bàn huyện….
Các bản kế hoạch tổ chức thực hiện tuyển chọn, đưa ra các lợi thế cũng như
hạn chế để điều chỉnh cho phù hợp.
- Phân công chuẩn bị và tổ chức phục vụ họp.
+ phân công đặt trước địa điểm tổ chức cuộc họp
+ tổ chức về sinh trang trí lại phòng họp để thể hiện sự chuyên nghiệp theo
đúng yêu cầu của công tác tổ chức hội họp.
+kiểm tra các trang thiết bị cơ sở vật chất được sử dụn trong cuộc họp sắp
diễn ra như ánh sáng đèn, bàn ghế, máy lạnh, ổ cắm,….
+ chuẩn bị nước uống
+ chuẩn bị máy chiếu, máy tính, màn chiếu ti vi…
+ khăn phủ bàn .. và một số công việc hậu cần khác.
*Phát giấy mời họp
Công chức được phân công thực hiện viết và phapts giấy mời cho các đại
biểu số, các thành viên tham gia cuộc họp đầy đủ nội dung thông tin của cuộc họp

theo quyết định 114 của Thủ Tướng chính phủ bao gồm có người chủ trì, têu đề
của cuộc hội họp, thời gian ,địa điểm thực hiện….
2.2.2. Tổ chức điều hành hội họp
Khi bắt đầu cuộc họp cần phải có những nguyên tắc cơ bản giúp cho cuộc
họp diễn ra hoàn thiên hơn:


Nguyên tắc 1: Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo
Tổ chức một cuộc họp thành công là một phần trong nghiệp vụ của người tổ chức
cuộc họp. Người tổ chức phải chuẩn bị thật chu đáo trước khi họp; nhanh nhạy xử
lý trong cuộc họp và phải biết các bước tiếp sau khi cuộc họp kết thúc.
Nguyên tắc 2: không để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết
Không nên để cuộc họp kéo dài hơn mức cần thiết. Vì khi nói nhiều về một vấn đề
quá mức cần thiết, chúng ta sẽ không còn thời gian để thực hiện các vấn đề khác,
thực hiện những gì mình nói cũng như làm những việc khác.
Nguyên tắc 3: nên thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp.
Điều này sẽ giúp chúng ta điều hành buổi họp có hiệu quả hơn, tránh được trường
hợp có quá nhiều ý kiến trái ngược nhau trong buổi họp
Nguyên tắc 4: Đúng giờ
Việc đúng giờ tạo lên một cuộc họp khoa học và gây ấn tượng hơn với những
người tham dự. Đồng thời gắn liền với kế hoạch đã được đề ra cũng tạo thế chủ
động đối với người tổ chức thực hiện cuộc họp.
•

Nguyên tắc 5: biên bản của cuộc họp.

Việc ghi biên bản của cuộc họp rất quan trọng, nếu chưa tìm được người đảm
nhiệm, thư ký điều hành có thể kiêm nhiệm luôn việc ghi biên bản cuộc họp.
*Bắt đầu cuộc họp
- Truyền đạt về mục đích và kết quả mong đợi với tất cả những người tham gia.

- Làm rõ thành phần tham dự và các cuộc trao đổi được mong đợi.
- Thiết lập các quy định:


+ Thời gian nghỉ giải lao giữa cuộc họp và kết thúc.
+ Các thành viên sẽ được lắng nghe như thế nào.
+ Các xung đột sẽ được giải quyết như thế nào.
+ Mỗi thành viên được mong đợi những gì.
+ Các chủ đề bí mật
- Thể hiện rằng bạn đánh giá cao các ý tưởng, ý kiến và câu hỏi của họ.
*Điều khiển cuộc họp
- Dành thời gian để nói và lắng nghe các câu chuyện. Sáng tạo trong cách bạn chia
sẻ chúng.
- Làm rõ và vạch ra những ý kiến chủ chốt.
- Hỏi những quan điểm khác, bảo vệ những ý kiến mới.
- Sử dụng kỹ thuật vận dụng trí tuệ tập thể.
- Hỏi những câu hỏi cởi mở để khuyến khích các đóng góp.
- Giữ tập trung vào các ý kiến, không phải vào người nói.
- Phân công cụ thể các bước tiếp theo thông qua cuộc họp.
- Tập trung vào các chủ đề chương trình. Đừng lan man chủ đề.
Tiếp tục...
- Thu thập thông tin và tài liệu từ cuộc họp. Chắc rằng mọi người đều được lắng
nghe.
- Để mọi người mang đến nội dung, bạn hướng dẫn cho tiến trình.
- Thừa nhận và tăng cường những sự đóng góp có tính xây dựng.
- Sử dụng chương trình để theo dõi hoạt động.
- Làm cho cả nhóm nhận thức về vị trí của họ trong quy trình.


- Tóm tắt các điểm chính từng giai đoạn và hỏi sự đồng tình.

- Giúp các nhóm tiến tới sự đồng thuận và đi đến kết luận.
*Bế mạc
- Giúp các nhóm xác định các bước tiếp theo.
- Xem lại các nhiệm vụ tiếp theo đã được phân công. Chắc rằng mỗi người đều biết
bổn phận của họ. Chắc rằng mọi người sẽ đi từ "họp" đến "làm".
- Kết luận bằng việc tóm tắt lại việc thực hiện của nhóm
- Cảm ơn các thành viên vì sự tham gia và đóng góp của họ.
UBND huyện thực hiện tổ chúc công tác hội họp theo đúng nguyên tăc, tiến
trình của cuộc họp, nhưng hiệu quả trong công tác tổ chức vẫn chưa được cao do
các mục tiêu của cuộc họp còn chưa dõ hoặc là do các ý kiến về chủ đề cuộc họp
khá khác nhau và không thống nhất được dẫn đến tình trạng kéo dài cuộc họp gây
căng thẳng cho người tham gia những lại không đi đến được thống nhất gây tổn hại
đến công sức tiền bạc.
2.2.3. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc.
Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, sắp xếp lại bàn ghế, hoàn
trả lại trang thiết bị cho đơn vị chức năng( trong trường hợp phải mượn trang thiết
bị để phục vụ cho hội họp). Khi hoàn trả càn phải bàn giao cụ thể, cần thiết phải có
giấy biên bản tránh tình trạng khi thiết bị hư hỏng làm khó công tác xác định trách
nhiệm. các văn phòng phẩm, quà tặng thư ký cuộc họp báo cáo lại cho lãnh đạo
văn phòng hoặc Bí thư ( người chủ trì).
Trước khi ra khỏi phòng họp cần phải kiểm tra các thiết bị trong phòng và
cảm on những người , cán bộ dã tham gia cuộc họp trên.


thư ký biên tập một số loại văn bản theo yêu cầu của ban lãnh đạo: quyết
định quản lý và một số văn bản hướng dẫn về việc thực hiện hội nghị. Triển khai
những nội dung được thông qua trong cuộc họp trên.
Thông báo cơ quan về kết quả của cuộc họp trên.
Lập hồ sơ cuộc họp: trong hồ sơ bao gồm có các văn bản cần thiết như; giấy
mời của cơ quan về cuộc họp; danh sách những thành viên tham gia; lời khai mạc;

chương trình nghị sự nếu có; các báo cáo tham luận, các bài phát biểu; nghị quyết
của cuộc họp; biên bản ghi nhận của cuộc họp; lời bế mạc
Khâu cuối cùng là thanh toán chi phí cuộc họp: thu thập hóa đơn, chắng từ
liên quan đến chi phí của cuộc họp.
Các công tác trên được cơ quan huyện thực hiện hết sức nghiêm túc, các
công việc kiểm tra các trang thiết bị hay sắp xếp trả lại vị trí cũ cho phòng họp, tuy
công việc này hết sức nhẹ và không trọng yếu nhưng đã nói lên phần nào về tinh
thần trách nhiệm của công nhân viên đối với tài sản chung.Các biên bản được ghi
đầy đủ nội dung chính trong quá trình diễn ra cuộc họp, thu thập đầy đủ các thông
tin văn bản cần thiết cũng như các chứng từ chi phi cho thực hiện tổ chức họp.
Tiểu kết 2: Thông qua việc tìm hiểu về công tác tổ chức và thực trạng tổ chức hội
họp của UBND huyện mê linh, chúng ta đã hiểu hơn về công tác tổ chức cũng như
vai trò và tầm quan trọng của công tác tổ chức hội họp của các cơ quan tổ chức đặc
biệt là các cơ quan hành chính nhà nước như cơ quan huyên. Các công tác chuẩn bị
cho một cuộc họp cũng như nguyên tắc tiến trình và công tác hoàn thành các thủ
tục giấy tờ tạo lập hồ sơ cho cuộc họp cũng đã được ro ràng hơn.
Chương 3 CÁC GIẢI PHÁP VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN
THIỆN HƠN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP


3.1.Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
Công tác tổ chức các cuộc họp của cơ quan được duy trì và thực hiện đúng
theo kế hoạch được xác định trong kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm học của nhà cơ
quan, thường là theo tháng , quý và năm để đưa ra các cuộc họp.
Công tác chuẩn bị trước khi hội họp diễn ra được chú trọng hơn về tất cả các
khâu như chuẩn bị cơ sở trang thiết bị, hậu cần …các tài liệu cần thiết cho cuộc họp
theo đúng chủ đề, và việc các thành viên đến tham dự đóng góp ý kiến có ý thức và
nhiều ý tưởng mới sáng tạo được đề ra.Phân công công việc phù hợp đúng người đúng
việc.

Nội dung các cuộc họp được thông báo trước, được chuẩn bị chu đáo từ người
chủ trì đến các thành viên. Chuẩn bị các phương án khác đề phòng các trường hợp sảy
ra chục chặc đảm bảo tiến độ thực hiện hội họp.
Mọi người đều chấp hành nghiêm chỉnh thời gian quy định và có ý thức tốt
trong quá trình họp.
Không khí các cuộc họp đều dân chủ, mọi người tham dự đều thẳng thắn hăng
hái phát biểu ý kiến đúng trọng tâm và tạo sự được đồng thuận cao sau khi kết thúc
các cuộc họp.
Trong quá trình diễn ra cuộc họp các ý kiến đóng góp của cá nhân từng thành
viên tạo lên sự chia sẻ kiến thức, đánh giá lẫn nhau nhận thức năng lực của từng
người, tạo ra những con người có tiềm năng phát triển nhân lực phục vụ cho cơ quan.
Thể hiện khả năng quản lý, tổ chức điều hành của lãnh đạo nhờ có hội họp.

3.1.2 Nhược điểm
Chất lượng một số cuộc họp không cao,không đạt yêu cầu và mục tiêu ban đầu
đưa ra, tính tập trung thống nhất của các thành viên.
Người chủ trì chuẩn bị nội dung chưa kỹ, tham nhiều nội dung cần thảo luận,
bàn bạc trong một cuộc họp chưa gợi mở, định hướng và phát huy vai trò tích cực của
các thành viên nặng về triển khai bắt buộc.