Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc họp tại uỷ ban nhân dân huyện cẩm thủy – tỉnh thanh hóa

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành được đề tài này, trong quá trình khảo sát đánh giá thu thập
tổng hợp thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình thừ ban giám hiệu nhà
trường, thầy cô trong khoa.
Nhân đây, cho tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành với các thầy cô. Đặc
biệt, đối với Ths.Lâm Thu Hằng. Bởi thầy đã giúp đơc hướng dẫn tận tình trong
quá trình thực hiện đề tài
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu tôi gặp khá nhiều những khó
khăn, mặt khác do trinh độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác
nên dù đã cố gắng song đề tài của tôi không trách khỏi những thiếu sót. Vì vậy
mong thầy cô và bạn đọc có những đóng góp để tôi có thể hoàn thiện bài hơn.
Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra hạn chế và qua đó tôi
có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như nghiên cứu
sau này.
Tôi xin trân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi tên là LÊ THỊ KIM ANH tôi thực hiện đề tài với chủ đề “ Khảo sát,
đánh giá về công tác tổ chức các cuộc họp tại Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm
Thủy – tỉnh Thanh Hóa”
Tôi xin cam đoan đay là đề tài nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi
xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng
trong đề tài nghiên cứu này.
Hà Nội,tháng 12 năm 2016


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU
1. Lý do chon đề tài
Trong thời kỳ công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước việc tổ chức hội họp
và vấn đề quan trọng và có tính cấp thiết bởi hội họp giúp nhà quản lý xác định
được công việc đã đạt được và chưa đạt được, xác định được những điểm mạnh
điểm yếu trong công việc của cơ quan, từ đó nhằm đưa ra phương pháp giải
quyết hiệu quả tối ưu nhất. Tổ chức hội họp tạo ra sự gắn kết các cán bô nhân
viên tại các phòng các bộ phận với nhau để có thể thực hiện các công chung của
cơ quan, làm tăng hiệu quả trong công việc.
Trong quản lý quá trình thực hiện công việc họp rất quan trọng và về lâu
dài họp vẫn là một phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ,
khuyến khích sự đóng góp sáng kiến của các cá nhân vào quá trình điều hành,
quản lý xã hội. Tuy nhiên, hiện nay với các lợi ích trong tổ chức hội họp mang
lại thì trái trong tổ chức hội họp vẫn còn một số cơ quan việc tổ chức không
mang tính hiệu quả trong tổ chức hội họp gây ra các tình trạng lãng phí thời gian
kinh phí nhưng lại không lại lại được kết quả. Chính vì vây, các nhà quản lý cần
đưa ra các cách thức, giải pháp nhằm mang lại cho các cuộc họp của cơ quan
được hiệu quả nhất.
Với những mât có lợi và bất lợi trong hội họp và nhu cầu hội họp của
trong cơ quan. Do đó cần có sự điều phối nhịp nhàng nhằm đem lại hiệu quả
trong hội họp trách cách tình sấu xảy ra. Đồng tời với sự cấp thiết của tổ chức
hội họp vấn đề không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan tổ chức nào.chín vì vậy tôi
đã lưa chọn khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp tại Uỷ ban nhân dân
huyện Cẩm Thủy- tỉnh Thanh Hóa.
2. Lịch sử nghiên cứu
Đã có rất nhiều tác giả nghiên cứu về đề tài hội họp, tuy nhiên các đề tài
hầu như không nghiên cứu chưa mang độ sâu của công tác tổ chức hội họp tại
UBND huyện.Đề tài khảo sát đánh giá về công tác tổ chức hội họp tại UBND
huyên Cẩm Thủy em xin làm rõ vấn đề hội họp của UBND.

Đề tài “ thực trạng giải pháp tổ chức công tác hội họp tại UBND huyên
4


chương mỹ” của tác giả Mai Xuân Phúc
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp tại
Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy – tỉnh Thanh Hóa.
- Giới hạn phạm vi nghiên cứu: việc khảo sát, đánh giá được thực hiện tại
Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy – tỉnh Thanh Hóa
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu: nhằm đánh gia một cách toàn diện, khách quan chất
lượng quản lý công tác tổ chức hội họp. Từ đó đưa ra giải pháp nhằm nâng cao
chất lượng hiệu quả hội họp tại Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy – tỉnh
Thanh Hóa.
Nhiệm vụ nghiên cứu: tiến hành đánh giá quá trình quản lý công tác tổ
chức hội họp, từ đó đưa ra những hạn chế và giải pháp nâng cao chất lượng hiệu
quả trong công tác quản lý hội họp.
5.Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
Phương pháp nghiên cứu: chủ đề được sử dụng với các phương pháp phân
tích, đánh giá, tổng hợp kế hợp với phương pháp so sánh, quan sat..
Cơ sở phương pháp luận: sử dụng thông tin, tài liệu, nhằm làm căn cứ để
thực hiện nghiên cứu đề tài.
6.Giả thuyết khoa học
Theo quyết định Số: 114/2006/QĐ-TTg quyế định của thue tướng chính
phủ ban hành quy định chế độ họp trong hoạt động của cơ quan hành chính nahf
nước,
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Việc tiến hành nghiên cứu đề tài nhằm có thể đưa ra các đánh giá, giải

pháp để có thể phản ánh lên tầm quan trọng, cách thức tổ chức hội họp đem lại
hiệu quả cao nhất trong thực hiện công việc của cơ quan.
Từ việc khảo sát đánh giá có thể thấy được ưu điểm và những hạn chế để
có thể đưa ra các giải pháp mang tính hiệu quả.
5


8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài các phần mở đầu kết luân thì đề tài còn có cấu trúc chia làm ba
chương:
Chương 1: Khái quát về Uỷ ban Nhân Dân hyện Cẩm Thủy – tỉnh Thanh
Hoa;
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hội họp tại Uỷ ban Nhân Dân
huyện Cẩm Thủy – tỉnh Thanh Hóa;
Chương 3: giải pháp nâng cao công tác tổ chức hội họp tại Uỷ ban Nhân
Dân huyện Cẩm Thủy – tỉnh Thanh Hóa.

6


CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM THỦY – TỈNH
THANH HÓA
1.1 Khái quát chung về hội hop
1.1.1. Khái niệm họp
Theo quyết định số:114/2006/QĐ-TTg quyết định của thủ tướng chính
phủ ban hành quy định chế độ hội họp trong hoạt dộng của cơ quan hành chính
nhà nước theo điều 3 của quy định nêu rõ định nghĩa họp là “Họp là một hình
thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông
qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo,

chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức
năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật”
1.1.2 Nguyên tắc tổ chức họp
Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm
được phân công, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm
quyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho
cấp trên giải quyết.
Chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều
hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện các
nhiệm vụ công tác quan trọng. Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra các
quyết định quản lý, điều hành.
Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và
thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công
việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập
trung thống nhất, thông suốt của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước.
Theo chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hoá quy định thủ
tục tiến hành, được bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết
kiệm, không hình thức phô trương.
Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp
các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý.
7


Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải
quyết; phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại
cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước.
1.1.3 Các loại cuộc họp
Họp giao ban của Chủ tịch Ủy ban nhân dân với các Phó Chủ tịch Ủy ban
nhân dân cùng cấp.
Họp tham mưu, tư vấn.

Họp làm việc.
Họp (hội nghị) tập huấn, triển khai.
Họp (hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề.
1.2 Lịch sử hình thành.
Trong cuốn “Đại Nam Nhất Thống Chí” (Quyển VI) do Quốc sử quán
Triều Nguyễn biên soạn có đoạn chép về Cẩm Thủy như sau:
“ Đời Đinh, Đời Lý huyện này là Cử Long, đầu đời Lê là huyện Lạc thủy,
khoảng đời Thiệu Bình và Diên Ninh đổi làm huyện Ba Long, lại đổi thành
huyện Đa Cẩm, đến đời Quang Thuận (1460-1469) mới đổi tên như ngày nay”
Vẫn theo sách trên thì địa giới Cẩm Thủy ngày nay so với đời Quang
Thuận thay đổi không đáng kể, đông vẫn giáp huyện Vĩnh Lộc, tây giáp huyện
Bá Thước, nam giáp huyện Ngọc Lặc và Yên Định, bắc giáp huyện Thạch
Thành.
Cẩm Thủy là môt huyện trung du miền núi nằm ở phía tây - bắc với tổng
diện tích đất tự nhiên 425,03km² cách trung tâm tthành phố Thanh Hóa 70km.

8


1.3. Cơ cấu tổ chức
Phòng Giáo dục & Đào tạo
Phó chủ
tịch
UBND
(Phụ
trách
Văn hóa
xã hội)

Phòng Dân tộc

Phòng Thống Kê

Phòng Văn hoá & thông tin

Phòng y tê
Phòng Lao động TBXH
Chủ

Phòng nôi vụ

Tịch
UBND

Phòng Tư pháp

Phòng ThanhTra huyên
Phó
Chủ
Tịch
UBND(
Phụ
trách
kinh tê)

Phòng Nông nghiệp & PTNT
Phòng Công thương

Phòng Tài Nguyên & Môi trường
Phòng Tài chính - KH

9


1.4. Chức năng nhiệm vụ
Chức năng:
1.Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của
Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
2.Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng
cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,
củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
3.Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở
Nhiệm vụ:
- Về kinh tế
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm và 05 năm trình
HĐND phê duyệt, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch phát triển
kinh tế.
Lập dự án thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán chi phí , thu chi
ngân sách địa phương, phương án phân bố dự toán ngân sách cùng cấp; Quyết
toán ngân sách địa phương.
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương ; hướng dẫn, kiểm tra UBND xã,
thị trấn, xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra Nghị Quyết của HĐND
xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật.
Phê chuẩn kế hoạch kinh tế, xã hội của các xã, thị trấn
-

Về xây dựng - giao thông vận tải
Tổ chức lập, trình , duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt .
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng, tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở, quản lý đất ở
10


và quỹ nhà ở thuộc quyền sở hữu của nhà nước trên địa bàn.
-

Về văn hoá - y tế - giáo dục
Xây dựng các chương trình đề án giáo dục trên địa bàn huyện và tổ chức
thực hiện sau khi cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Tổ chức, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về giáo
dục .Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề, tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hóa giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế
thi cử; Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá – thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản
lý các trung tâm y tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân
dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ
mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính

sách dân số và kế hoạch hoá gia đình;

-

Về quốc phòng - an ninh - trật tự an toàn xã hội
Tổ chức phong trào quần chúng xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng
toàn dân, thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện, quản lý lực lượng
dự bị động viên, chỉ đạo xây dựng huấn luyện lực lượng dân quân tự vệ
Tổ chức đăng ký khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập ngũ,
giao quân, việc hoãn miễm thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi
phạm theo quy định của pháp luật.

-

Về chính sách dân tộc, tôn giáo
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của huyện đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu
11


số vùng sâu vùng xa vùng đặc biệt khó khăn.Chỉ đạo kiểm tra việc thực hiện
chính sách dân tộc, tôn giáo.
-

Về thi hành pháp luật
Tổ chức thực hiện chỉ đạo công tác kiểm tra, tổ chức tiếp dân, giải quyết
khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của công dân.
Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn huyện
Tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật.

-

Về xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc Hội, đại biểu HĐND theo
quy định của pháp luật.
Quản lý công tác tổ chức , biên chế, lao động tiền lương theo phân cấp
của UBND tỉnh Thanh Hóa.
Tiểu kết:
Từ những cơ sở lý luận của họp có thể thấy họp đóng vai trò quan trọng,
bên cạnh đó ũng có thể giúp chúng ta có phần nào hiểu rõ hơn về công tác tổ
chức hội họp tại các cơ quan hành chính nhà nước. từ cơ sở lý luận để có thể
hiểu một cách tổng quan về họp để có thể tiến hành hiểu sâu hơn về công tác tổ
chức hội họp tại Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy từ khái quát chung cho
dến phân tích đánh giá vấn đề.

12


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TAI ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN CẨM THỦY
2.1. Các hình thức hội họp tại cơ quan.
Tại Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy việc tổ chức các cuộc họp được
tiến hành tổ chức theo kế hoạch chung của cơ quan, dưới sự ủy quyền của chủ
tịch Uỷ ban nhân dân huyện Cẩm Thủy thì chánh văn phòng là người căn cứ vào
kế hoạch chung của cơ quan để tiến hành lập kế hoạch tổ chức hop sau đó trình
Chủ tịch Uỷ ban Nhân Dân quyết định phê duyệt
Hiện nay, tùy vào cấp quản lý của mỗi cơ quan thì có các hình thức thức
họp khác nhau, đông thời cũng tùy thuộc vào tính chất công việc để tổ chức họp

sao cho phù hợp nhất tại Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy có các hình thức
hội họp như:
-

hội nghị (sơ kết, tổng kết, triển khai..),

-

họp giao ban,

-

hop làm việc,
họp tham mưu, tư vấn.
Các hình thức họp có đặc điểm chung là quá trình báo cáo, công bố kết
quản đạt được chưa đạt được, những phương hướng đề ra các giải pháp trong
công việc sau.
Với các hình thức hội họp chủ yếu tai Uỷ ban Nhân Dân nhằm đưa ra
những kết quả đạt được chưa đạt được trong công tác thực hiện công việc tại cơ,
với các hình thức trong hội họp nó còn giúp cơ quan thảo luận đưa ra những
phương án, cách thức trong thực hiện công việc, qua các hình thức họp để báo
cáo kết quả công tác ở các lĩnh vực chuyên môn khác nhau, đưa ra giải pháp
nâng cao công tác hoạt động hành chính nhà nước tại địa phương hiệu quả
hơn.bên cạnh thông qua các hình thức hội hop để các phòng ban trong cơ quan
tạo sưu gắn kết trong thực hiện công việc, đưa ra những ý kiến, giải pháp nâng
thông qua thảo luận, báo cáo.
Để có cái nhìn rõ hơn các hình thức hội họp tại Uỷ ban Nhân Dân huyện
13

Cẩm Thủy đưới đây em xin đưa ra một số ví dụ về hình thức họp tại Uỷ ban
Nhân Dân huyện Cẩm thủy như sau:

STT HÌNH THỨC HỌP

HỌP VỀ VIỆC

1

Hội nghị

Hội nghị sơ kết công tác sản xuất vụ
đông 2016, triển khai phương án sản
xuất vụ chiêm xuân 2016 – 2017

2

Hội nghi

Hội nghị triển khai kế hoạch phát
triển nguồn nhân lực đến năm 2020

GHI
CHÚ

Hội nghị

Hội nghị triển khai rà soát, xác định
thôn đặc biệt khó khăn, xã thuộc
vùng dân tộc thiểu số và miefn níu

giai đoạn 2016 - 2020
2.2. Thực trạng công tác tổ chức
2.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị
Đây là khâu đầu tiên có vai trò quan trọng, tạo điều kiện tiền đề cho sự
thành công của cuộc họp. Trước khi diễn ra bất kỳ cuộc họp nào thì công tác
chuẩn bị cũng sẽ được thực hiện đầu tiên,việc tổ chức họp căn cứu vào kế hoạch
công tác năm của cơ quan để xác định, lên kế hoạch cho công tác chuẩn bị cuộc
họp đầu tiên phải tiến hành xác định mục đích, nội dung, tên của hội nghị để quy
định thành phần tham dự. chánh văn phòng xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc
họp trình chủ tịch Uỷ ban nhân dân quyết định, từ đó chánh văn phòng tiến hành
chỉ đạo, đôn đốc, giám sát và theo dõi quá trình thực hiện
Tại Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy Chủ tịch Uỷ ban Nhân Dân giao
cho chánh văn phòng thực hiện, giám sát công tác tổ chức hội họp, công tác
chuẩn bị hội họp cần chuẩn bị các ván đề sau:
-

Xây dựng kế hoạch tổ chức họp là kết hoạch nhằm xác định mục đích, yêu cầu,
nội dung công việc, thành phần, địa điểm, thời gian, tổ chức thực hiện, đồng thời
14


kế hoạch thể hiện một các tổng quan nhất để có thể thực hiện các công việc tiếp
theo, việc soạn thảo kế hoạch cần rõ ràng đầy đủ về nội dung thể thức của một
bản kế hoạch, kế hoạch nó còn thể hiện tính khả thi của cuộc họp.
-

Chương trình nghị sự là tiến hành căn cứ vào kế hoạch cuộc họp bản phân đoạn
chương trình khi tổ chức hội nghị cấu trúc của chương trình nghị sự gồm có số
thứ tự, nội dung, người thực hiện, ghi chú.

-

Dự trù kịnh phí việc dự trù kinh phí là bản dự trù tất cả các chi phí bỏ ra để phục
vụ cuộc họp, việc dự trù kinh phí căn cứ vào công việc cụ thể để tiến hành xác
định nhằm xin ý kến chỉ đạo của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quyết định phê
duyệt để lấy kinh phí phục vụ cho công tác tổ chức cuộc họp

-

Lập danh sách và giấy mời đại biểu sau đó tiến hành liên lạc gửi giấy mời đến
các đại biểu căn cứ vào tính chất của cuộc họp và căn cứ theo bản kế hoạch thì
người người phụ trách công việc căn cứu vào đó tiến hành lập danh sách các
thành viên mời tham gia, dưới sự chỉ đạo điều hành của chánh văn phòng, sau
đó sẽ tiến hành soạn giấy mời gửi đến các đại biểu tham gia

-

Các văn bản tài liệu cần có trong cuộc họp đậy là các yếu tố cần thiết để văn
bản đạt được hiệu quả thông qua các báo cáo tham luân, các ý kiến chỉ đạo để từ
đó có những thông tin kết quả đạt được

-

Địa điểm tổ chức thường tạo các cơ quan như Uỷ ban Nhân Dân thì được tiến
hành tạo hội trường cơ quan

-

Cơ sở vật chất trang thiết bị như máy ghi âm, loa đài, tăng âm, bàn ghế và các
phương tiện khác.

-

Ghi biên bản cuộc họp việc ghi biên bản phải đảm bảo tính thống chính xác về
thông tin, khách quan, dễ hiểu. Do đó việc tiến hành lựa chọn người ghi biên
bản là quan trọng để có thông tin vừ khách quan chính xác nhằm phục vụ cho
các công việc sau khi kế thúc cuộc họp.
Từ những công việc có thể thấy công tác chuẩn bị cho tổ chức họp là rất
quan trọng, dưới sự ủy quyền của chủ tịch Uỷ ban Nhân Dân thì chánh văn
phòng chỉ đạo cho cấp phó của mình chịu trách nhiệm với phân công thực hiện
các công việc cần chuẩn bị cho cuộc họp dưới sự giám sát của chánh văn phòng,
15


chánh văn phòng sẽ là người tiến hành báo cáo quá trình thực hiện với Chủ tịch
Uỷ ban Nhân Dân.
Ví dụ: Hội nghị sơ kết công tác sản xuất vụ đông 2016, triển khai phương
án sản xuất vụ chiêm xuân 2016 – 2017
-

Trong công tác chuẩn bị:
Chánh văn phòng chỉ đạo giao cho cán bộ chuyên môn soạn thảo kế
hoạch, sau khi cán bộ chuyên môn tiến hành soạn dự thảo xong trình lên chánh
văn phòng duyệt khi đã hoàn thiện chánh văn phòng trình chủ tịch ủy ban nhân
dân quyết định. Khi kế hoạch được thông qua thì căn cứ vào kế hoach cuộc họp
thì Chánh Văn phòng sẽ tiến hành phân công công việc cho các bộ phận chịu
trách nhiệm thực hiện và Chánh văn phòng giao cho cấp phó chịu trách nhiệm
đôn đốc, giám sát thực hiên.
Từ bản kế hoạch của cuộc họp thì các bộ phận được phân công chịu trách
nhiệm thực hiện sẽ tiến hành làm các công việc như lập chương trình nghị sự, dự

toán kinh phí,lập danh sách đại biểu và soạn giấy mời, soạn thảo các văn bản
liên quan trong hội nghị như, văn bản khai mạc hội nghị, báo cáo,tham
luận,người thực hiện việc ghi biên bản cuộc họp, …., sau khi thảo xong trình lên
Chánh văn phòng xem xét chỉnh sửa, khi hoàn thiện các văn bản thì chánh văn
phòng tiến hành xin ý kiến chỉ đạo quyết định của Chủ tịch Uỷ ban Nhân Dân.
Song song với đó là tiến hành công tác chuẩn bị về cơ vật chất, địa điểm,và các
chuẩn bị khác cho cuộc họp…do công tác tổ chức chuẩn bị cho cuộc họp là rất
quan trọng là vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của cuộc họp, chính vì
vậy công tác tổ chức giám sát, chỉ đạo việc thực hiện là rất quan trọng, bởi thông
quan cách thức của cuộc họp các đại biểu mời dự hội nghị có những đánh giá
cách thức làm việc của cơ quan.
2.2.2. Tổ chức điều hành cuộc họp
Sau khi công tác chuẩn bị hoàn tất theo đúng kế hoạch thời gian tổ chức
họp thì cuộc họp sẽ tiến hành tổ chức. khi bắt đầu cuộc họp theo sự phân công
công việc từ công tác chuẩn bị trước đó. Thì ban lễ tân sẽ tiến hành đón chỉ dẫn
đại biểu vào địa điểm tổ chức lãnh đao cơ quan sẽ đón tiếp đại biểu tại vào dự
16


hôi nghi tiếp đó lễ tân là người chỉ dẫn đại biểu vào vị trí ngồi đã được thiết lập
từ khâu chuẩn bị.
Sau khi đến giờ theo theo sự phân công người chịu trách nhiệm dẫn
chương trình sẽ yêu cần các khách mời,người chịu trách nhiệm dẫn chương trình
tiến hành các nội dung cần có trong cuộc họp, tiến hành mời toàn thể các đại
biểu trong trong cuộc họp ổn định chỗ ngồi để cuộc họp được bắn đầu, từ đó tiến
hành triển khai các nội dung cuả cuộc họp như:
-

Lãnh đạo cơ quan đọc điễn văn khai mạc,

-

Báo cáo công tác tổ chức hội nghị đó,

-

Bài phát biểu ý kiến chỉ đạo

-

Bài phát biểu tham luận của đại biểu khách mời,

-

Các tiết mục văn nghệ (nếu có)

-

Đọc diễn văn bế mạc hôi nghị là vấn đề khi kết thúc hội nghị lãnh đạo cơ quan
tiến hành đọc diễn văn bế mạc kết thúc chương trình
Các công việc trên được thực hiện theo lịch trình thời gian sắp xếp của
chương trình nghị sự đã được thực hiện trước đó.cùng với đó là việc tiến hành
ghi biên bản cuộc họp, dưới các công việc đã được thiết lập và lên kế hoạch từ
công tác chuẩn bị. từ đó mà Chánh Văn phòng người được Chủ tịch Uỷ ban
Nhân Dân ủy quyền thực hiện phải phân bổ các bộ phận trong văn phòng để đạt
được kêt quả trong công tác tổ chức cuộc họp.
Theo ví dụ trên: Hội nghị sơ kết công tác sản xuất vụ đông 2016, triển
khai phương án sản xuất vụ chiêm xuân 2016 – 2017

-

Trong công tác điều hành hội nghị:
Đón tiếp đại biểu là lãnh đạo cơ quan đứng ngoài cửa đón tiếp đại biểu
đến tham dự hội nghị, lễ tân tiến hành chỉ dẫn đại biểu vào vị trí ngồi theo quy
định, sau khi các đại đại biểu dến đầy đủ thì sễ tiến hành họp
Trong hội nghị nêu trên của Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy thì do
Phó Chủ tịch Uỷ ban Nhân Dân huyện khai mạc, chủ trì hội nghị, sau đó Phó Bí
thư thường trực huyện ủy dự và phát biểu ý kiến chỉ đạo, báo cáo do trường
phòng nông nghiệp và phát triển nông thôn báo cáo trước hội nghị, đọc diễn văn
17


bế mạc do Chủ tịch Uỷ ban Nhân Dân đọc, việc tiến hành ghi biên bản là văn
phòng sắp xếp và phân công từ giai đoạn chuản bị
Kết thúc hộ nghị thư ký người chịu trách nhiệm ghi biên bản về hoàn tiện
hồ sơ văn bản liên quan đến cuộc họp.
2.2.3 Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc.
Công việc được tiến hành sau khi hội nghị kết thúc tại cơ quan thường là
Tặng quà, Thông báo cho các cơ quan hữu quan nội dung kết quả cuộc họp, Sau
đó văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan triển khai các nội dung hội họp, Chánh Văn
phòng chỉ đạo phân công các bộ phận trong văn phòng sẽ là người người hoàn
thiện thủ tục giấy tờ liên quan tới cuộc họp,
Tiến hành bàn giao cho bộ phận văn thư – lưu lập hồ sơ hội nghị hồ sơ
hội nghị gồm:
-

Kế hoạch;

-

Biên bản cuộc họp;

-

Bản chương trình nghị sự;

-

Bản dự trù kinh phí;

-

Danh sách khách mời.
Bên cạnh đó tiến hành các công việc khác như: Thanh, quyết toán chi phí
những chi phí cho cuộc họp. Tiến hành tổ chức Triển khai nội dung đã được
thông qua, rút kinh nghiệm việc tổ chức hội họp.
Tiểu kết:
Việc tiến hành tổ chức hội họp là vấn đề quan trọng trong mỗi cơ quan
các công tác từ chuẩn bị cho tới tiến hành hay kết thúc hội nghị đều quan trọng
và tác động tới nhau, từ đó để tạo ra một hội nghị thành công cần phải có sự
đóng góp của rât nhiều các bộ phận chức năng để có thể hoàn thiện và tổ chức.
Đồng thời cũng cần nói đến sự chỉ đạo đôn đốc, giám sat tiến độ quá trình thực
hiện để có thể đưa hội nghị đạt kết quả.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN
18


DÂN HUYỆN CẨM THỦY - TỈNH THANH HÓA
3.1 Nhận xết, đánh giá

3.1.1. Ưu điêm
Trong công tác tổ chức hội họp tại Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy có
thể thấy công tác tổ chức thực hiện có hiệu quả, chất lượng cuộc họp đảm bảo
theo yêu cầu.
Các cuộc họp của trường được duy trì và thực hiện đúng theo kế hoạch
được xác định trong kế hoạch thực hiện công việc chung của cơ quan
Các nội dung trong cuộc họp được thông báo trước, được chuẩn bị chu
đáo từ người chỉ đạo đôn đốc giám sát thực hiện đến cán bộ công viên chức thực
hiện
Mọi người đều chấp hành nghiêm chỉnh thời gian quy định trong cuộc
họp, các quy trình trong thực hiện công việc và có ý thức tốt trong quá trình họp.
Không khí các cuộc họp đều dân chủ, mọi người tham dự đều thẳng thắn
hăng hái phát biểu ý kiến đúng trọng tâm và tạo sự được đồng thuận cao sau khi
kết thúc các cuộc họp.
3.3.2, Nhược điểm
Trong công tác tổ chức hội họp tại Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy
vẫn chưa xây dựng được quy chế hop cho cơ quan mình,quy trình trong công tác
tổ chức họp vẫn mang tính chung chung chưa thống nhất.
Chất lượng một số cuộc họp không cao, tính tập trung thống nhất từ khâu
chuẩn bị đến tổ chức vẫn không tạo được sự đồng nhất cao
Cuộc họp chưa gợi mở, định hướng và phát huy vai trò tích cực của các
thành viên tham gia đại hội đang còn nặng về triển khai bắt buộc.
Người dự họp còn chấp nhận và thụ động thực hiện những nội dung công
việc mà chủ trì đưa ra một cách máy móc hành chính, thiếu sự bàn bạc trao đi
đổi lại để tìm ra biện pháp, cách làm hay để đạt hiệu quả cao nhất
Việc tổ chức cuộc họp còn mang tính hình thức, các ký kiến đưa ra trong
cuộc chưa thể hiện tính trọng tâm của vấn đề họp
Trong cuộc họp đa số các sự trao đổi đều mang tính tự phát. Quá trình
19

cuộc họp diễn ra không hoàn toàn được định trước mà nó chỉ theo một đề cương
cơ bản. Ngoài ra kết quả của cuộc họp không dễ mà được thống nhất nhanh
chóng
Nhiều cán bộ nhân viên của văn phòng không được đào tạo qua công tác
nghiepj vụ văn phòng do đó chất lượng thực hiện công việc không cao, dẫn đến
mất nhiều thời gian trong các công tác chuẩn bị.
3.1.3. Nguyên nhân
-

Do công tác tổ chức quản lý của cơ quan chưa thống nhất, đo đó các cuộc họp
không mang lại được chất lượng hiệu quả cao.

-

Do từ các yếu tố tác động như kinh phí đầu tư cho công tác hội họp chưa được
chú trọng

-

Do các yếu tố công việc mang tính trừu tượng gây khó khăn cho cán bộ công
chức viên chức thực hiện công việc được giao.

-

Do cách cán bộ nhân viên trong cơ quan hiện nay nhiều người không được đào
tạo qua chương trình nghiệp vụ nào về văn phòng do đó, đang còn gặp nhiều bất
cập vướng mắc khó giải quyết, gây chậm chễ và thiếu sót trong tổ chức.

-

Do cơ sở vật chất của cơ quan chưa thực sự hiệu quả để đáp ứng các hội dung
của hội nghị.
3.2 Giải pháp
Lãnh đạo cơ quan cần thiết lập xây dựng quy chế hội họp cho cơ quan
trên các văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên về tổ chức họp nhằm tạo sự
thống nhất trong công tác tổ chức các cuộc họp, chánh tình trạng gây lúng túng
trong công tác thực hiện của cán bộ công chức viên chức trong cơ quan.
Cần xác định trách nhiêm đối với Cán bộ công nhân viên trong khi thực
hiện các công việc chuẩn bị tiến hành hay kết thúc hội họp cần hoàn thiện công
việc chính xác về thời gian, nội dung và hình thức.
Tiến hành tổ chức các đợt tập huấn nhằm nâng cao công tác chuẩn bị thực
hiện hội họp của cán bộ công chức viên chức cơ quan
Lãnh đạo cơ quan có thể đưa ra cách hình thức khen thưởng nhằm tạo ra
mục tieu phấn đấu của cán bộ nhân viên đạt được
20


Cần thiết lập các mục đích rõ ràng, thực tế và chuẩn bị những vấn đề cần
bàn bạc một cách cụ thể.
Khi một cuộc họp được tiến hành cần nhìn ra ngay mục tiêu cốt lõi của
nó. Đôi khi các vấn đề có thể được giải quyết mà không cần đến một cuộc họp
do vậy trước hết cần xác định được tính chất của một cuộc họp.
Vấn đề cần bàn bạc chính là cốt lõi của cuộc họp. Người điều hành chủ
yếu dựa vào yếu tố này để xây dựng đề cương cho cuộc họp. Cần phân chia thời
gian hợp lý cho từng vấn đề và chú thích thời gian trong đề cương cuộc họp gửi
đến các thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho từng vấn đề cụ thể.
Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả cần xác định rõ ai
sẽ là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của cuộc họp
Cần tiến hành tổng hợp nội dung cuộc họp một cách chính xác để giải

quyết những vấn đề tồn đọng trong công tác tổ chức hop. Chánh văn phòng tiến
hành giám sat, đôn đóc kịp thời để đem lại hiệu quả khi tổ chức họp
Tiểu kết:
Thông qua công các tổ chức hội họp thì có thể thấy những vấn đề hiện
vấn đề về ưu nhược điểm trong công tác tổ chức họp tại Uỷ ban Nhân Dân
huyện Cẩm Thủy có thể thấy công tác chuẩn bị điều hành hay kết thúc cuộc họp
đã được thực hiện đầy đủ, chi tiết trong công tác tổ chức họp, các bộ phận thực
hiện công việc đầy đủa, lãnh đạo có những đôn đốc giám sat, kiểm tra kịp thời
và hiệu quả, tuy nhiên công tác tổ chức cuộc họp nó đang còn mang tính hình
thức, chưa rõ ràng quy trình tổ chức cuộc hop trong, từ những vấn đề đó cần đưa
ra những giải pháp tăng hiệu quả cuộc họp.

KẾT LUẬN
Tổ chức hội họp vấn đề không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan tổ chức nào, họp
nó đóng vai trò quan trọng trong công tác thực hiện hộp họp,do đó công tác hội
21


họp là rát quan trọng để tổ chức hội họp một các khoa học và đơn giản gọn nhẹ
mang lại hiệu quả chất lượng trong làm việc nhóm. Từ đó mà lãnh đạo cơ quan
nên tiến hành thiết lập xây dựng những tiêu chuẩn chung cho trong công tác họp
tại cơ quan mình, bởi các hình thức họp phản ánh lên những kế quả đạt được và
những hạn chế tồn đọng trong thực hiện giải quyết các công việc của cơ quan,
hội họp còn là cầu nối trong các phòng ban bộ phận với nhau cùng giải quyết
các công việc. Mỗi khâu trong công tác tổ chức hội họp là cái mang tính tồng
kết của cơ quan.

22

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.Giáo trình quản trị văn phòng.GS.TS Nguyễn Thành Độ- GVC Nguyễn
Thị Thảo.Nxb Lao động- xã hội.
2.Tập bài giảng quản trị văn phòng
3. />4.QĐ 114/2006/QĐ-TTG ban hành quy định chế độ hội họp trong cơ quan
hành chính nhà nước.
5. Cổng thông tin điện tử huyện Cẩm Thủy – tỉnh Thanh Hóa

23


PHỤ LỤC
Phụ luc 1: Hội nghị sơ kết công tác sản xuất vụ đông 2016, triển khai phương án
sản xuất vụ chiêm xuân 2016 – 2017

Phó Chủ tịch UBND huyện khai mạc, chủ trì hội nghị


Phó Bí thư thường trực huyện ủy dự và phát biểu ý kiến chỉ đạo.