Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của UBND quận hai bà trưng

LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến tất cả những chuyên viên, cán bộ,
công chức, viên chức của văn phòng UBND quận Hai Bà Trưng đã giúp đỡ em
rất nhiều trong việc cung cấp nhiều tài liệu quý báu để em có thể hoàn thành
bài tập lớn này.
Đặc biệt em xin được gửi lời cảm ơn tới Thạc sĩ Nguyễn Đăng Việt là
người giảng dạy, giúp đỡ và trả lời các câu hỏi để em hoàn thành bài tập lớn
này.
Trong quá trình khảo sát và tìm hiểu với một khoảng thời gian ngắn, mặt
khác do năng lực còn hạn chế và một số nguyên nhân khách quan, nên dù cố
gắng nhưng bài tiểu luận em đã thực hiện không thể tránh khỏi những sai sót.
Vì thế, em rất mong được sự góp ý của các thầy cô trong khoa Quản trị Văn
phòng. Những ý kiến đóng góp đó sẽ giúp em nhận ra hạn chế, và qua đó em sẽ
có thêm được những nguồn tài liệu, tư liệu bổ ích trên con đường học tập cũng
như công việc thực tế sau này.
Em xin chân thành cảm ơn !


LỜI CAM ĐOAN
Em thực hiên bài tập lớn với đề tài: “Khảo sát, đánh giá về công tác tổ
chức các cuộc hội họp của UBND quận Hai Bà Trưng”. Em xin cam đoan đây là
bài tập lớn do chính em thực hiện.
Tất cả các nội dung nghiên cứu trong vấn đề này là hoàn toàn trung thực.
Ngoài ra, trong bài tập lớn còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng
như số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú
thích nguồn gốc.
Nếu phát hiện có bất kì sự gian lận nào, em xin chịu những hình thức kỉ
luật của trường Đại học Nội vụ Hà Nội.


CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Ủy ban nhân dân: UBND


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Có thể thấy rằng, trong một cơ quan hành chính Nhà nước, đặc biệt là văn
phòng thì công tác hậu cần là rất quan trọng trong khâu tổ chức các kế hoạch,
chiến lược để thực hiện những nhiệm vụ, mục tiêu đã đề ra. Công tác tổ chức và
kiểm tra có một vị trí quan trọng trong sự vận hành bộ máy cơ quan tổ chức
không chỉ trong ngắn hạn mà còn cả trong dài hạn, vì vậy mà các cơ quan tổ
chức dù lớn hay nhỏ đều cần chú trọng đến công tác tổ chức và kiểm tra. Thiếu
tư duy chiến lược, thiếu khả năng cần thiết thì hoạt động trong cơ quan sẽ không
vận hành theo đúng yêu cầu đã đặt ra. Việc nhận định đúng đắn về công tác tổ
chức và kiểm tra của cơ quan tổ chức, đặc biệt là đối với văn phòng hiện nay là
rất cần thiết, giúp chúng ta khảo sát và vài nét về thực trạng, từ đó đưa ra những
đánh giá để thực hiện tốt công tác này trong cơ quan tổ chức.
2. Lịch sử nghiên cứu
Trên thực tế, đã có rất nhiều nghiên cứu về công tác tổ chức các cuộc hội
họp tại cơ quan tổ chức ở các trường Đại học trên cả nước cũng như các bài
Nghiên cứu khoa học của các chuyên gia.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc
hội họp của UBND quận Hai Bà Trưng
Phạm vi nghiên cứu: UBND quận Hai Bà Trưng.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích: Làm sáng tỏ, hoàn thiện các kiến thức về công tác tổ chức các
cuộc hội họp ở UBND quận Hai Bà Trưng.
Nhiệm vụ nghiên cứu: Khảo sát, tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức và
kiểm tra của văn phòng UBND. Trên cơ sở khảo sát thực trạng rút ra những ưu
điểm, nhược điểm từ đó đưa ra một số đánh giá về vai trò của văn phòng trong
công tác tổ chức các cuộc hội họp ở văn phòng của UBND quận Hai Bà Trưng.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
5


-

Thu thập và xử lý thông tin
Tổng hợp thông tin
Khảo sát
Phỏng vấn điều tra
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của bài
Khi thực hiện bài tập lớn này, em không chỉ tiếp thu kiến thức, cũng như
hoàn thiệu kiến thức về công tác tổ chức và kiểm tra cho bản thân mà còn giúp
cho cơ quan tổ chức em khảo sát có được cơ sở để từ đó hoàn thiện nhưng điều
còn thiếu sót. Đồng thời, cũng giúp cho sinh viên chúng em có thêm thông tin để
phục vụ cho hoạt động học tập và tích lũy kiến thức.
7. Cấu trúc của đề tài:
Bài tập lớn của em sẽ có: Phần mở đầu và 3 chương.
Chương 1: Khái quát về chức năng và hoạt động của UBND quận Hai Bà
Trưng
Chương 2: Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của
UBND quận Hai Bà Trưng
Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác tổ chức các cuộc hội họp tại

UBND quận Hai Bà Trưng

6


CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA UNBD QUẬN HAI BÀ TRƯNG
1.1. Lịch sử hình thành UBND quận Hai Bà Trưng.
Quận Hai Bà Trưng nằm ở phía Đông Nam nội thành Hà Nội, là địa bàn
có vinh dự được mang tên hai vị Nữ anh hùng đầu tiên trong lịch sử chống ngoại
xâm của dân tộc: Hai Bà Trưng Trắc và Trưng Nhị.
Hình 1: Sơ đồ quận Hai Bà Trưng – Thành phố Hà Nội

Trước đây, vùng đất Hai Bà Trưng thuộc các tổng Hậu Nghiêm (sau đổi là
Thanh Nhàn), Tả Nghiêm (sau đổi là Kim Liên), Tiền Nghiêm (sau đổi là Vĩnh
Xương) thuộc huyện Thọ Xương cũ; một số xã của huyện Thanh Trì, thuộc trấn
Sơn Nam Thượng.
Từ năm 1954-1961, vùng đất Hai Bà Trưng gồm các khu phố mang tên
Bạch Mai, Hai Bà, Hàng Cỏ và một phần đất thuộc quận VI ngoại thành Hà Nội.
Từ năm 1961-1981, gọi là khu Hai Bà (sau gọi là khu Hai Bà Trưng).
Tháng 6/1981, khu Hai Bà Trưng chính thức gọi là quận Hai Bà Trưng
gồm 22 phường: Nguyễn Du, Lê Đại Hành, Bùi Thị Xuân, Phố Huế, Ngô Thì
7


Nhậm, Phạm Đình Hổ, Đồng Nhân, Đống Mác, Bạch Đằng, Thanh Lương,
Thanh Nhàn, Cầu Dền, Bách Khoa, Quỳnh Lôi, Bạch Mai, Quỳnh Mai, Vĩnh
Tuy, Minh Khai, Trương Định, Đồng Tâm, Giáp Bát, Tương Mai.
Ngày 2/6/1982, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định số 173-HĐBT,
thành lập phường Mai Động thuộc quận Hai Bà Trưng trên cơ sở điều chỉnh diện

tích và nhân khẩu của thôn Mai Động và xóm Mơ Táo của xã Hoàng Văn Thụ
thuộc huyện Thanh Trì. Sau khi điều chỉnh, quận Hai Bà Trưng có 23 phường.
Ngày 14/3/1984, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định số 42-HĐBT,
thành lập thêm phường Tân Mai trên cơ sở tách từ phường Giáp Bát. Sau khi
điều chỉnh, quận Hai Bà Trưng có 24 phường.
Tháng 10/1990, xã Hoàng Văn Thụ thuộc huyện Thanh Trì được sáp nhập
vào quận Hai Bà Trưng và đổi thành phường Hoàng Văn Thụ. Sau khi điều
chỉnh, quận Hai Bà Trưng có 25 phường.
Ngày 6/11/2003, Chính phủ ra Nghị định số 132/2003/NĐ-CP, điều chỉnh
toàn bộ diện tích tự nhiên và dân số của các phường Mai Động, Tương Mai, Tân
Mai, Giáp Bát, Hoàng Văn Thụ (quận Hai Bà Trưng) về thuộc Quận Hoàng Mai
quản lý. Sau khi điều chỉnh, quận Hai Bà Trưng còn 20 phường.
•

Các đơn vị hành chính
Quận Hai Bà Trưng hiện có 20 phường: Nguyễn Du, Lê Đại Hành, Bùi
Thị Xuân, Phố Huế, Ngô Thì Nhậm, Phạm Đình Hổ, Đồng Nhân, Đống Mác,
Bạch Đằng, Thanh Lương, Thanh Nhàn, Cầu Dền, Bách Khoa, Quỳnh Lôi, Bạch
Mai, Quỳnh Mai, Vĩnh Tuy, Minh Khai, Trương Định, Đồng Tâm.
Trụ sở UBND quận: số 30 phố Lê Đại Hành.

•

Tình hình kinh tế-xã hội
- Về kinh tế: Trên địa bàn quận Hai Bà Trưng có nhiều nhà máy, xí nghiệp
của Trung ương và Hà Nội như: Dệt Kim Đồng Xuân; cảng Hà Nội; cụm công
nghiệp Minh Khai-Vĩnh Tuy với hàng chục xí nghiệp nhà máy, chủ yếu thuộc
các ngành dệt, cơ khí, chế biến thực phẩm.
Kinh tế nhiều thành phần trên địa bàn quận phát triển nhanh. Hiện trên địa
bàn quận có hơn 3.300 doanh nghiệp, trong đó 70% là thương mại, dịch vụ, còn

8


lại là hoạt động công nghiệp. Năm 2008, giá trị sản xuất công nghiệp ngoài quốc
doanh tăng 14,5%; doanh thu thương mại, du lịch, dịch vụ tăng hơn15%; tổng
thu ngân sách nhà nước trên địa bàn quận đạt 933,841 tỷ đồng.
- Về công tác xã hội: Hơn 5 năm qua quận đã hỗ trợ sửa chữa và xây
dựng 167 nhà đại đoàn kết, hỗ trợ cho 1.201 hộ gia đình thoát nghèo, trên
33.000 lao động được giới thiệu việc làm. Đến nay, số hộ nghèo trong toàn quận
còn 1.022 hộ (chiếm 1,35%).
- Công tác y tế, dân số, kế hoạch hóa gia đình: công tác giáo dục đào tạo;
công tác thông tin tuyên truyền và tổ chức các hoạt động văn hóa nghệ thuật, thể
dục thể thao tiếp tục giữ vững và đạt kết quả tốt trong nhiều năm qua.
1.2. Cơ cấu tổ chức, biên chế, kinh phí hoạt động của UBND quận Hai
Bà Trưng
•

Cơ cấu tổ chức của UBND quận Hai Bà Trưng
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có Chánh Văn phòng,
không quá 03 Phó Chánh Văn phòng, các công chức chuyên môn và lao động
hợp đồng theo quy định của pháp luật.
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy
ban nhân dânquận, và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách và theo dõi một
số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về
nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt một Phó Chánh Văn
phòng được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn
phòng.
Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn

nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó
Chánh Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận quyết định theo quy định
của pháp luật.

•

Biên chế và kinh phí hoạt động của UBND quận Hai Bà Trưng
9


Biên chế của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân do Ủy
ban nhân dân quận quyết định trong tổng biên chế hành chính của quận.
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận Hai Bà Trưng
A. Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân
- Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác
hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân quận. Đôn đốc,
kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường việc thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân
dân quận sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp
giữa các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường theo quy định của pháp
luật;
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận theo quy
định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được
giao theo quy định của pháp luật;
- Trình Ủy ban nhân dân quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,
các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân
quận;
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân quận; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, Ủy

ban nhân dân phường soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường trước khi trình Ủy ban nhân
dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận xem xét, quyết định;
- Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giữ mối quan
hệ phối hợp công tác với Quận ủy, Thường trực Quận ủy, Thường trực Hội đồng
nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc quận, các đoàn thể nhân dân quận, và các cơ
quan, tổ chức của Trung ương, của thành phố đóng trên địa bàn quận;
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân
10


quận; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên
quan. Giúp Ủy ban nhân dân quận phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi,
đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, Ủy
ban nhân dân phường;
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân quận; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu
trữ, tin học hoá hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân quận;
- Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện
công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng Ủy ban
nhân dân quận;
- Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân phường về
nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước
theo quy định của pháp luật;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận
theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận;
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; bảo đảm điều kiện hoạt

động của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận và các tổ chức có
liên quan theo quy định của Ủy ban nhân dân quận;
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức của cơ quan;
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài
sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật
và phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân quận;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban
nhân dân quận giao.
B. Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân,
thường trực Hội đồng nhân dân,Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội
đồng nhân dân quận, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận
11


có các nhiệm vụ sau đây:
- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội
đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân; tổ chức phục vụ việc thực hiện
chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt;
- Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công
việc chung của Hội đồng nhân dân; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của
Hội đồng nhân dân; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của Hội đồng
nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, nội quy
kỳ họp Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân giữ mối liên
hệ với Tổ đại biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Hội đồng nhân dân,
Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân trong hoạt động
đối ngoại;
- Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ chức
phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân

dân và Ban của Hội đồng nhân dân; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị
tài liệu phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng
nhân dân, cuộc họp Ban của Hội đồng nhân dân;
- Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân xây
dựng báo cáo công tác; phục vụ Ban của Hội đồng nhân dân thẩm tra đề án, báo
cáo, dự thảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân hoàn chỉnh
Nghị quyết của Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân hoàn
thiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân;
- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của
Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân trong hoạt động giám sát;
theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện kiến nghị trong kết
luận;
- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của
Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp công dân, tiếp nhận, xử
lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải
12


quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
- Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Hội đồng nhân
dân tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tổng hợp ý kiến, kiến
nghị;
- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân tổ chức lấy ý kiến đóng góp
vào dự án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường
trực Hội đồng nhân dân thành phố;
- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân trong công tác bầu cử đại biểu
Quốc hội và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dâncác cấp; phê chuẩn kết quả bầu
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân phường;
- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân
trong công tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho

đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp.
- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của
Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan thành phố và quận,
Thường trực Quận ủy, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam,
Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể ở địa
phương;
- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân lập dự toán kinh phí hoạt động
hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của Hội đồng nhân
dân;
- Bảo đảm điều kiện hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội
đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu Hội đồng nhân dân và
đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân thực hiện
chế độ, chính sách đối với đại biểu Hội đồng nhân dân;
- Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành
chính, lưu trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan của Hội đồng nhân dân;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Hội đồng nhân dân giao.

13


TIỂU KẾT
Đội ngũ cán bộ, công chức của văn phòng UBND quận có trình độ,
chuyên môn, kinh nghiệm; luôn được cơ quan quan tâm, tạo điều kiện nâng cao
năng lực nghiệp vụ hành chính. Nhưng trái lại, có quá nhiều chuyên viên tham
gia vào lĩnh vực hoạt động của văn phòng, điều đó là không thực sự cần thiết.
Dẫn đến tình trạng người làm không hết việc, người không có việc để làm. Cần
có các biện pháp như: tinh giảm biên chế, điều động nhân sự hay thuyên chuyển
đến các cơ quan hay bộ phận đang có cung về nhân sự để giảm thiểu việc thừa
nhân sự, người làm không hết việc, người không có việc để làm.

14


CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC
CUỘC HỘI HỌP CỦA UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG
2.1. Tổng quan về cuộc hội họp.
2.1.1. Khái niệm cuộc họp
+ Họp là một hình thức hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải
quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp
thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các
công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan của mình theo quy định của
pháp luật.
+ Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung lại với
nhau với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc đưa ra quyết định. Vì cuộc họp
thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây
nên các vấn đề về tranh cãi.
+ Một cuộc họp tốt là cuộc họp hạn chế được những sự khác biệt đó và
kết quả đạt được ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị để tiến hành sao
cho mọi công việc diễn ra đều theo trình tự hợp lý nhất.
+ Các kiểu họp khác nhau về quy mô ( số lượng người tham dự), tính chất
của cuộc họp ( chính thức hoặc không chính thức), thời gian,… Cả hai loại cuộc
họp chính thức và không chính thức đều cần đến sự cẩn thận và quan tâm.
+ Cuộc cuộc hội họp trong cơ quan tổ chức thường được tổ chức trong cơ
quan tổ chức, thường tổ chức theo định kỳ, họp thường niên, họp nhiệm kỳ,…
2.1.2. Ý nghĩa của hội họp
+ Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập
thể và tạo ra năng suất lao động cao.
+ Phát huy sự tham gia rộng rãi vào công việc của các đơn vị trong cơ
quan.
+ Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội đóng góp ý kiến của bản thân.

+ Phổ biến quan điểm, tư tưởng mới, bàn bạc, tháo gỡ khó khăn, sửa chữa
lệch lạc trong khi thực hiện nhiệm vụ.
15


16


2.1.3. Các yêu cầu khi tổ chức cuộc họp
+ Chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo,
điều hành của các cấp quản lý trong việc thực hiện các nhiệm vụ quan trọng.
Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyết định quản lý điều hành.
+ Xác định rõ, mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, đề cao,
thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân, trong phân công xử lý công
việc, đảm bảo tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập
trung thống nhất, thông suốt của quản lý các bộ phận.
+ Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý, kết hợp
các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức một cách hợp lý.
+ Phải có chương trình, kế hoạch, thực hiện cải tiến đơn giản hóa quy
định thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý và đảm bảo chất lượng, hiệu quả, thiết
thực, tiết kiệm, không hình thức phô trương.
+ Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, phù hợp với tính
chất và đặc điểm của từng cơ quan, tổ chức hay đơn vị.
+ Tất cả các nhà quản lý phải có sổ ghi chép những nội dung quan trọng
trong cuộc họp tiến hành thực hiện. Mỗi lần tổ chức hay tham gia các cuộc họp,
quản lý cần ghi rõ các nội dung bao gồm: ngày giờ, thành phần tham gia, nội
dung triển khai, ý kiến của những người tham gia cuộc họp.
+ Đảm bảo đúng thời gian cuộc họp, nếu đến trễ thì phải có thông báo cho
người chủ tọa cuộc họp.
2.1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến cuộc họp.

+ Thành phần tham dự họp.
+ Thời gian họp.
+ Nội dung cuộc họp.
-

Nội dung cuộc họp:
+ Là những vấn đề chính, chủ yếu được trao đổi trong cuộc họp.
+ Phải được thông báo đến mọi người dự họp trước khi cuộc họp được bắt
đầu (thường kèm với thư mời họp).
+ Phải đảm bảo người chủ trì cuộc họp đã chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên
17


quan đến cuộc họp.
+ Cuộc họp phải được đảm bảo triển khai theo đúng thời gian biểu trong
thư mời họp.
+ Cần được thư ký ghi chép cẩn thận những vẫn đề đã được giải quyết và
chưa giải quyết trong cuộc họp.
- Thành phần tham dự họp gồm có.
+ Mời những người liên quan đến cuộc họp chuẩn bị diễn ra.
+ Cần xem xét mức độ quan trọng của những người đến dự họp, tính cách
của từng người.
+ Thông báo giờ họp, nội dung họp, để người đến dự họp chuẩn bị trước
các giấy tờ tài liệu cần thiết có liên quan đến cuộc họp.
- Thời gian họp
+ Thời gian phải được lựa chọn để phù hợp nhất với đa số người dự họp.
+ Phải tổ chức trong khoảng thời gian người tham dự cuộc họp có sức
khỏe và tinh thần tốt nhất.
+ Từng nội dung họp phải được phân bổ thời gian theo đúng lịch họp.
+ Nên có giờ nghỉ nếu cuộc họp kéo dài.

-

Thực trạng của việc tổ chức cuộc họp tại UBND quận Hai Bà Trưng
+ Các cuộc họp của UBND đều được tổ chức một cách hợp lý. Thực hiện
tổ chức cuộc họp dựa trên chức năng nhiệm vụ và quyền hạn.
+ Các cuộc họp được tổ chức theo đúng quy trình, nguyên tắc và các yêu
cầu khác. Kết quả đạt được sau mỗi cuộc họp thỏa mãn yêu cầu đã đặt ra trước
đó.
2.2. Các hình thức hội họp của UBND quận Hai Bà Trưng.
Tùy theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ quan mà cơ
quan có những cuộc họp khác nhau.
2.2.1. Căn cứ vào quy mô
- Hội nghị
Quy mô này gồm có:
18


+ Hội nghị của ngành do cơ quan đầu ngành triệu tập
+ Hội nghị của cơ quan do thủ trưởng triệu tập
+ Hội nghị chuyên đề do cơ quan làm chủ đề án triệu tập
+ Hội nghị khoa học do cơ quan chủ đề tài triệu tập
+ Hội nghị khách hàng
+ Hội nghị tổng kết năm
Các hội nghị này thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa
nhiều về khối lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung, đầu tư
nhiều về kinh phí, việc tổ chức khó khăn hơn rất nhiều so với những cuộc họp
thông thường khác.
-

Cuộc họp

Các cuộc họp gồm có:
+ Các cuộc họp thường kì của các đồng chí lãnh đạo cơ quan.
+ Các cuộc họp của các lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo đơn vị cơ quan.
+ Các cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan với khách ngoài cơ quan.
+ Họp giao ban.
+ Họp giữa lãnh đạo và các quản lý cấp dưới.
+ Họp tham mưu, tư vấn.
+ Họp chuyên môn.
Đặc điểm chung của những cuộc họp này là số lượng người dự không
nhiều, thời gian họp không dài, quy mô nhỏ, thường mang tính nội bộ cơ quan.
Vì vậy, việc đầu tư thời gian chuẩn bị và kinh phí là không lớn. Nội dung các
cuộc họp thường là bàn về các biện pháp hoặc cách giải quyết cụ thể.
2.2.2. Căn cứ vào quy trình quản trị
- Hội họp bàn bạc, ra quyết định.
- Hội họp nhằm phổ biến triển khai, nhằm mục đích quan triệt những tư
tưởng quan điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra, xây dựng kế hoạch, chương
trình hành động để triển khai những quyết định đã thông qua.
- Hội họp đôn đốc, kiểm tra: nhằm đánh giá kịp thời việc triển khai
chương trình, kế hoạch công tác và chỉ đạo, uốn nắn kịp thời những lệch lạc nếu
19


có xảy ra.
- Hội họp sơ, tổng kết nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với những hoạt
động vừa qua và đưa ra những phương hướng cho hoạt động tiếp theo.
2.2.3. Căn cứ vào mục đích của cuộc họp
- Hội họp trao đổi thông tin.
- Hội họp triển khai công viêc.
- Hội họp mở rộng dân chủ.
- Hội họp giải quyết vấn đề.

2.2.4. Căn cứ vào hình thức hội họp
- Hội họp chính thức: được tổ chức công khai, theo quyết định của lãnh
đạo.
- Hội họp không chính thức: được tổ chức trong diện hẹp, không công
khai hoặc mang tính nội bộ nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng và có nội
dung bí mật hoặc chưa cần phổ biến rộng rãi.
-

Thực trạng của việc tổ chức cuộc họp tại UBND quận Hai Bà Trưng
+ Vào mỗi thời điểm khác nhau thì việc tổ chức các cuộc hội họp đều diễn
ra dưới những hình thức khác nhau.
+ Mỗi hình thức họp được tổ chức với những mục đích riêng biệt, theo
một quy trình nhất định.
+ Văn phòng UBND đã thực hiện tốt công tác tổ chức các cuộc hội họp
cho UBND vào những thời điểm có các sự kiện diễn ra.
+ Cùng với đó, tình hình thực hiện kế hoạch chương trình về các cuộc hội
họp của các cán bộ nhân viên trong cơ quan là rất tốt.
2.3. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp
2.3.1. Tổ chức công tác chuẩn bị
2.3.1.1. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp
- Nội dung các cuộc họp phải được cơ quan đơn vị được phân công chuẩn
bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, đúng yêu cầu và thời gian.
20


- Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung, yêu
cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước
thành văn bản. Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngoài bản chính
còn phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung.
- Xác định rõ những mục tiêu và kết quả mong đợi, phải biết chính xác

mình cần đạt được những gì thông qua cuộc họp đó.
- Xác định xem liệu nhưng hoạt động đó có phù hợp hay không, hay phải
tổ chức các cuộc họp bàn.
- Xác định các chủ đề trọng tâm và hình thức để thảo luận có hiệu quả
nhất.
- Ước lượng thời gian phù hợp cho cuộc họp.
- Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm hàng tháng của cơ quan
mình và yêu cầu giải quyết công việc, thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước
chỉ đạo việc xây dựng và quyết định tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong
năm và hàng tháng; phân công trách nhiệm cơ quan, đơn vị chuẩn bị nội dung,
địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến cuộc họp đó.
- Kế hoạch tổ chức cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được thông
báo trước cho các đối tượng được triệu tập hoặc mời tham dự.
- Các cuộc họp bất thường chỉ để giải quyết các công việc khẩn cấp, đột
xuất.
2.3.1.2. Chuẩn bị nội dung các cuộc họp
- Nội dung các cuộc họp phải được cơ quan, đơn vị phân công chuẩn bị
kỹ, đầy đủ, chu đáo, đúng yêu cầu và thời gian.
- Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung, yêu
cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại các cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ
trước thành văn bản.
- Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngoài bản chính thì
phải có thêm bản tóm tắt nội dung.
2.3.1.3. Giấy mời họp
- Giấy mời họp phải được chuẩn bị các nội dung sau đây:
21


+ Người triệu tập và chủ trì
+ Thành phần tham dự

+ Người được triệu tập, người được mời tham dự
+ Nội dung cuộc họp, thời gian, địa điểm họp
+ Những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc được mời tham dự
- Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất 3 ngày làm việc,
kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội
dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất.
2.3.1.4. Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp
- Tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người
triệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người
tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả.
- Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được mời họp phải cử người tham dự cuộc
họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và
yêu cầu của cuộc họp.
- Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là thủ trưởng cơ quan,
đơn vị không thể tham dự cuộc họp, thì có thể ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả
năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay.
2.3.1.5. Thời gian tiến hành cuộc họp
- Thời gian tiến hành một cuộc họp thuộc các loại cuộc họp dưới đây
được quy định như sau:
+ Họp tham mưu, tư vấn không quá một buổi làm việc;
+ Họp chuyên môn từ một buổi làm việc đến 1 ngày, trường hợp đối với
những đề án, dự án lớn, phức tạp thì có thể kéo dài thời gian hơn, nhưng cũng
không quá 2 ngày;

22


+ Họp tổng kết công tác năm không quá 1 ngày;
+ Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ 1 đến 2 ngày tùy theo tính chất và nội
dung của chuyên đề;

+ Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 1 đến 3 ngày tuỳ theo
tính chất và nội dung vấn đề.
- Các loại cuộc họp khác thì tuỳ theo tính chất và nội dung mà bố trí thời
gian tiến hành hợp lý, nhưng không quá 2 ngày.

23


2.3.2. Tổ chức điều hành cuộc họp
- Điều hành cuộc họp thường là thủ trưởng cơ quan.
- Điều hành cuộc họp theo đúng kế hoạch chương trình đã định trước.
- Lắng nghe các ý kiến được trình bày trong cuộc họp.
- Tập trung vào các chủ đề của chương trình.
- Làm rõ ý kiến mới.
- Khuyến khích người phát biểu.
2.3.2.1. Những yêu cầu về tiến hành cuộc họp
- Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiều
hình thức và cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng vấn đề
và điều kiện hoàn cảnh cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng và hiệu
quả giải quyết công việc.
- Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ trình bày tóm tắt ngắn gọn
tư tưởng, nội dung cốt lõi của đề án, dự án, vấn đề được đưa ra cuộc họp hoặc
chỉ nêu những vấn đề còn ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn tài liệu, văn bản
của cuộc họp, không trình bày toàn bộ nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý tại cuộc
họp.
- Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải tập trung chủ yếu vào
những vấn đề đang còn những ý kiến khác nhau để đề xuất những biện pháp xử
lý.
- Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng và cụ thể, thể
hiện được đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

24


2.3.2.2. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp
- Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian và lịch
trình của cuộc họp.
- Xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham dự cuộc họp được trình
bày ý kiến của mình một cách hợp lý.
- Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra.
- Có ý kiến kết luận cuộc họp, trước khi kết thúc cuộc họp.
- Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ra văn bản thông
báo kết quả cuộc họp đến những cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan.
2.3.2.3. Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp
- Nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến dự
cuộc họp.
- Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp.
- Phải đi dự họp đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời
gian của cuộc họp. Chỉ trong trường hợp vì những lý do đột xuất và được sự
đồng ý của người chủ trì thì người tham dự có thể rời cuộc họp trước khi cuộc
họp kết thúc.
- Trong khi dự họp, không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc
không có liên quan đến nội dung cuộc họp.
- Không gọi hoặc nghe điện thoại trong phòng họp.
- Trình bày ý kiến tham gia hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đi
thắng vào nội dung vấn đề và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc
họp cho phép.
25