Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức cuộc họp tại UBND huyện trực ninh

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập thông tin tôi
đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ các cán bộ, chuyên viên Văn phòng UBND
huyện Trực Ninh đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình từ chị Nguyễn Thị Hiên- chuyên
viên văn thư Văn phòng UBND huyện.
Nhân đây, cho phép chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới giảng
viên, ThS.NCS. Lâm Thu Hằng bởi cô đã tận tình hướng dẫn nhóm chúng tôi trong
quá trình thực hiện đề tài này.
Trong quá trình nghiên cứu và khảo sát, chúng tôi gặp khá nhiều khó khăn
khi thu thập tài liệu và tìm kiếm thông tin. Mặt khác, do trình dộ nghiên cứu còn
hạn chế, thời gian nghiên cứu hạn hẹp và một số nguyên nhân khác nên dù cố gắng
vẫn không tránh khỏi những thiếu sót về mặt lí luận cũng như dẫn chứng đưa ra. Vì
thế, chúng tôi rất mong nhận được góp ý của thầy cô trong hội đồng bảo vệ đề tài,
các thầy cô trong trường cũng như bạn đọc để đề tài được hoàn thiện hơn.
Những ý kiến đóng góp của độc giả giúp chúng tôi có thêm những nguồn tư
liệu mới trên con đường học tập và nghiên cứu sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

1


LỜI CAM ĐOAN
Đề tài : “Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức cuộc họp tại UBND huyện
Trực Ninh”.
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử
dụng trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày tháng năm 2016

2

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
UBND
HĐND
CNTT

ỦY BAN NHÂN DÂN
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

3


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lí do lựa chọn đề tài
Trong công tác hoạt động của bất kì cơ quan, tổ chức nào cũng nảy sinh
những vấn đề tồn đọng, khó giải quyết hay không thể tự mình giải quyết mà cần
lấy ý kiến từ các thành viên, các chuyên gia, ý kiến chỉ đạo từ cấp trên,... Cuộc họp
được tổ chức nhằm tập hợp các thành viên có thẩm quyền, năng lực, đưa ra những
ý kiến, hay thảo luận với nhau về một vấn đè nào đó, nhằm đưa ra các quyết định,
hướng giải quyết vấn đề nêu trên.
Tuy nhiên việc tổ chức hội họp như thế nào là đúng, và hiệu quả, tránh gây
lãng phí tài nguyên là một câu hỏi khó đối vaowis các cơ quan, tổ chức nói chung
và UBND huyện Trực Ninh nói riêng. Đề hiểu sâu hơn về công tác tổ chức hội
họp, tôi tiến hành “ Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức cuộc họp tại UBND huyện
Trực Ninh
2. Lịch sử nghiên cứu
- Giáo trình “ Nghiệp vụ thư kí văn phòng”- Trường cao đẳng Nội vụ Hà Nội, NXB
Giao thông vận tải, 2010, Hà Nội . Giáo trình đề cập đến vai trò, nhiệm vụ của thư
ký văn phòng trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo cho cơ quan.

- Khóa luận “ thự trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành”. Tác giả: Phạm Thị Huyền,
lớp QT1001. Khóa luận có nêu ra một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ
chức cuộc họp.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức cuộc họp tại UBND huyện Trực Ninh
- Giới hạn nghiên cứu: các cuộc họp của HĐND, UBND huyện Trực Ninh
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích: Tìm hiểu, khảo sát về công tác tổ chức cuộc họp tại UBND huyện Trực
Ninh, nhận xét, đánh giá về công tác tổ chức cuộc họp và đưa ra những giải pháp
để nâng cao chất lượng công tác tổ chức cuộc họp.
- Nhiệm vụ: khảo sát công tác tổ chức cuộc họp
- Đưa ra ưu điểm, nhược điểm của công tác tổ chức cuộc họp
- Đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức cuộc họp tại UBND
huyện Trực Ninh.
4


5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu
Cơ sở lí thuyết đã học và thực tế khảo sát
Phương pháp nghiện cứu: Tổng hợp, phân tích, so sánh, đối chiếu giữa lí
luận và thực tiễn
6. Giả thuyết nghiên cứu
Một số vấn đề tồn tại trong công tác tổ chức cuộc họp tại UBND huyện Trực
Ninh.
7. Ý nghĩa lí luận và thực tiễn nghiên cứu
Là cơ sở để so sánh, đối chiếu giữa lí luận và thực tế công tác tổ chức cuộc
họp tại UBND huyện trực Ninh.
Là tài liệu tham khảo cho những ai nghiên cứu về đề tài liên qua đến công
tác tổ chức cuộc họp

8. Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài có
cấu trúc chia làm 3 chương:
Chương I: Khái quát về công tác tổ chức cuộc họp
Chương II: Thực trạng công tác tổ chức hội họp tại UBND huyện Trực Ninh.
Chương III: Biện pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức cuộc họp tại
UBND huyện Trực Ninh

5


CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP
1.1. Khái niệm
1.1.1. Khái niệm cuộc họp
Có một số quan điểm khác nhau về cuộc họp
Cuộc họp là sự gặp gỡ trực tiếp giữa những người có liên quan nhằm thực
hiện việc trao đổi và truyền đạt những thông tin và mệnh lệnh cần thiết để điều
hành hoạt động của cơ quan, tổ chức, nhóm làm việc
Họp là hình thức hoạt động quản lí nhà nước, một cách thức giải quyết công
việc, thông qua đó, Thủ trưởng cơ quan trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo,
điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của mình theo quy định của pháp luật.
Hay đơn giản, họp là “ tập hợp ở cùng một địa điểm để giải quyết công việc
chung”.
Qua đó, ta thấy hội họp là sự gặp gỡ giữa những thành viên có liên quan
nhằm thực hiện việc trao đổi và truền đạt thông tin, mệnh lệnh cần thiết nhằm giải
quyết công việc chung dựa trên chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình theo
quy định của pháp luật.
1.1.2. Các bước tổ chức cuộc họp
- Chuẩn bị cuộc họp

Lập kế hoạch chi tiết: nội dung chương trình, kế hoạch cuộc họp
Mục tiêu cuộc họp
Dự kiến thời gian, địa điểm tổ chức họp
Thành phần tham dự : chủ tọa, khách mời, các thành viên, gửi thông báo,
giấy mời
Dự trù kinh phí
Chuẩn bị tài liệu liên quan
- Điều hành cuộc họp: điều hành cuộc họp là nhân tố quan trọng giữ cho cuộc họp đi
đúng hướng và đạt được mục tiêu đề ra ban đầu. Người điều hành cuộc họp( Chủ
tọa) là người nắm rõ nội dung chương trình, mục tiêu cuộc họp và dự trù các giải
pháp giải quyết các vấn đề nảy sinh trong cuộc họp. Để điều hành cuộc họp thành
•
•
•
•

công, chủ tọa cần
Chăm chú lắng nghe
Giữu cho cuộc họp đi đúng hướng
Nêu những vấn đề quan trọng cần giải quyết
Tóm tắt những vấn đề đã thảo luận và đạt sự nhất trí
6


•
•
•
•
•

Luôn có những số liệu chính xác, rõ ràng
Giữ cho cuộc họp liên tục, không bị ngắt quãng
Bình tĩnh, chủ động và biết tiết chế cảm xúc
Giảm thiểu tối đa việc trao đổi riêng tring cuộc họp
Tôn trọng và hợp tác vớ các thánh viên.
Sau khi đạt được sự thống nhất, thỏa thuận, chủ tọa cuộc họp: tóm tắt lại vấn
đề đã diễn ra, các ý kiến và sự thống nhất; phân công nhiệm vụ cụ thể kèm theo
thời gian thực hiện, thông qua biên bản cuộc họp.

- Kết thúc cuộc họp
Thông báo kết quả cuộc họp và thông báo phân công nhiệm vụ bằng văn
bản.
1.1.3. Phân loại cuộc họp
Tùy vào nhưng đặc điểm khác nhau cuộc họp được phân loại như sau:
-

Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới để
giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp
dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công
tác của cấp dưới.

-

Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên
môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án.

-

Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước để
nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện

chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên.

-

Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán triệt,
thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính
sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành hoạt động kinh
tế - xã hội.

-

Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá
tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng
7


nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước.
-

Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề là cuộc họp để
đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan
trọng.
1.2. Công tác tổ chức cuộc họp
1.2.1.Tiêu chuẩn tổ chức cuộc họp.
Để đạt hiệu quả nhất định, cuộc họp cần được tiến hành đảm bảo những yêu
cầu sau đây:
- Bắt đầu cuộc họp đúng giờ. Nếu cứ chờ đợi những người đến muộn (bằng
cách tranh thủ xem lại tài liệu; trao đổi một vài vấn đề nào đó với vài người đã có
mặt…) thì có nghĩa là những người đến đúng giờ không được tôn trọng, đồng thời
đã vô tình tập cho mọi người thói quen đi trễ.

- Xác định tóm tắt, ngắn gọn mục tiêu của cuộc họp. Nhấn mạnh những
điểm cần lưu ý. Nếu không phân phát chương trình nghị sự thì phải đảm bảo mọi
người nắm được nội dung họp để đạt được mục tiêu đã đề ra.
- Nêu những hạn chế về thời gian dành cho các nội dung công việc đưa ra
trong chương trình nghị sự. Đảm bảo nội dung chương trình nghị sự và phân bổ
thời gian tương ứng cho các vấn đề..
- Bắt đầu cuộc họp một cấp hấp dẫn, lôi cuốn sự chú ý của những người
tham dự. Tránh những câu không xác định . Lựa chọn giọng điệu nghiêm túc, song
nhẹ nhàng.
- Giới thiệu đại biểu, đặc biệt là khách mời (nếu cần).
- Phải bảo đảm cuộc họp được tiến hành trôi chảy và đi đúng trọng tâm. Cần
đề cập đúng lúc và nhấn mạnh các vấn đề lớn, cấp bách hoặc quan trọng nhất.
- Đảm bảo chương trình nghị sự. Hãy cố gắng hết sức để thực hiện được thời
8


gian đã định.
- Trình bày tóm tắt vấn đề (không đọc toàn văn văn bản chuẩn bị trước), nêu
rõ vấn đề cần xin ý kiến, không xa chủ đề, lạc chủ đề. Khi phát biểu phải thật ngắn
gọn và súc tích. Khi có nhiều người tham gia ý kiến ở một vấn đề, người chủ trì
cuộc họp nên nhắc nhở khi thấy ý kiến sau trùng lắp với ý kiến trước đó.
Điều chỉnh “bầu không khí” cuộc họp và hướng hội nghị theo chủ đề (điều
chỉnh những báo cáo, tham luận dài dòng, lặp lại, “chạy trước” hoặc lạc đề). Chú ý
các tín hiệu phát biểu và dành thời gian thích hợp cho các đại biểu tham gia ý kiến.
- Kiểm tra việc giải quyết những vấn đề của chương trình nghị sự.
- Tổng kết các vấn đề và chỉ rõ việc thực hiện.
- Dự kiến xếp lịch cho cuộc họp tiếp theo vào cuối cuộc họp hiện tại.
- Kết thúc cuộc họp đúng giờ quy định, đừng bao giờ kéo dài. Tâm lý người
dự họp luôn thấy bất an, bất bình khi phải họp kéo dài hơn giờ quy định. Họ còn
nhiều dự định phải giải quyết sau khi họp, không nên bắt họ lỡ những công việc

khác, hơn nữa họ không còn tâm trạng nào để lắng nghe hoặc phát biểu.
- Từng bước ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ việc họp.
1.2.2. Các nguyên tắc tổ chức cuộc họp
- Nguyên tắc chuẩn bị: Chuẩn bị kế hoạch đầy đủ, chi tiết, tính toán thời gian
chương trình chính xác, thông tin phải xác thực và có căn cứ rõ ràng.
- Nguyên tắc kiểm soát thời gian: thời gian diễn ra cuộc họp phải được kiểm soát
tránh gây lãng phí, ảnh hưởng đến hiệu quả cuộc họp và công việc của các thành
viên tham gia cuộc họp. Người chủ trì cuộc họp kiểm soát thời gian thảo luận vấn
đề, xây dựng ý kiến, chốt vấn đề, dành thời gian cho những vấn đề uqna trọng,
đam bảo cho cuộ họp đi đúng hướng.
- Nguyên tắc tôn trọng: trong cuộc họp, tôn trọng là nguyên tắc không thể thiếu giúp
cuộc họp đạt kết quả cao, tránh xung đột, tranh cãi trong cuộc họp. các thành viên
9


tôn trọng lẫn nhau và tôn trọng quan điểm, ý kiến của nhau, cùng nhau thảo luận để
giải quyết vấn đề.
- Nguyên tắc dân chủ: Dân chủ trong cuộc họp là tính bình đẳng, ai cũng có quyền
lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm ngang nhau trong việc giải quyết vấn đề. Các ý kiến
cần được tôn trọng và lắng nghe, không phải vì đị vị, chức vụ mà bỏ qua quyền lợi
đưa ra ý kiến của người khác.
- Nguyên tắc ghi nhận thông tin: các ý kiến, thông tin đưa ra trong cuộ họp phải
được ghi nhận, tức là có sự lắng nghe, không cướp lời, không phản biện khi người
khác chưa kết thúc ý kiến. lắng nghe cũng là cách ghi nhận thông tin chính xác và
hiệu quả, có thời gian để xử lí thông tin. Đặc biệt là thông tin chỉ đạo, điều hành
được đưa ra trong cuộc họp phải được ghi nhận chính xác để phổ biến cho cấp
dưới thực hiện.
Tóm lại, một cuộc họp thành công khi những người tham dự đều có những
đóng góp tích cực phát huy dân chủ trí tuệ tập thể tạo một không khí thoải mái mục
đích và lịch trình cuộc họp được đảm bảo để tìm ra giải pháp tối ưu cho các vấn đề

được đưa ra thảo luận các ý kiến của mọi người đều được tôn trọng lắng nghe tìm
được sự đồng thuận, thống nhất cao để mọi người cùng hướng vào thực hiện một
công việc hoặc một nhóm công việc đạt hiệu quả cao nhất.

10


CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI UBND
HUYỆN TRỰC NINH
2.1. Khái quát về UBND huyện trực Ninh
2.1.1. Lịch sử hình thành
Trực Ninh là một huyện của tỉnh Nam Định. Phía đông giáp huyện Xuân
Trường với sông Ninh Cơ là ranh giới tự nhiên; phía tây giáp các huyện Nam
Trực, Nghĩa Hưng; phía nam giáp huyện Hải Hậu; phía bắc giáp tỉnh Thái Bình.
Đây là địa phương có dự án Đường cao tốc Ninh Bình - Hải Phòng - Quảng
Ninh đi qua.
Sau Cách mạng Tháng Tám, huyện Trực Ninh ra đời với hàng loạt các xã
mới trên cơ sở sát nhập nhiều xã, làng cũ đồng thời đặt tên mới.
Địa giới hành chính và tên gọi các xã tiếp tục có sự điều chỉnh trong những
thập kỷ cuối thế kỷ 20. Gần đây nhất là Trực Ninh cùng với Nam Trực thành huyện
Nam Ninh thuộc tỉnh Hà Nam Ninh. Đến khoảng các đầu các năm 90 thì tách ra
thành 2 huyện như cũ.
Huyện Trực Ninh có diện tích tự nhiên là 14.318,96 ha, dân số 177.105
người gồm 21 đơn vị hành chính trực thuộc gồm 19 xã: Liêm Hải,Phương
Định, Trực

Chính, Trực

Cường, Trực

Đại, Trực

Đạo, Trực

Hùng, Trực

Khang, Trực Nội, Trực Phú, Trực Thái, Trực Thắng, Trực Hưng,Trực Mỹ, Trực
Thanh, Trực Thuận, Trực Tuấn, Trung Đông, Việt Hùng và 2 thị trấn: Cát
Thành (thành lập ngày 31-3-2006 trên cơ sở giải thể xã Cát Thành, vốn được thành
lập ngày 23-7-1978 do hợp nhất hai xã Trực Cát và Trực Thành), Cổ Lễ (Huyện lỵ,
thành lập ngày 10-1-1984 trên cơ sở giải thể xã Trực Nghĩa).
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Căn cứ vào tình hình, đặc điểm của địa phương UBND huyện Trực Ninh có
cơ cấu tổ chức gồm:
•

Ông Lưu Văn Dương – Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu cơ quan khối
11


UBND có nhiệm vụ quản lí, điều hành mọi hoạt động của UBND huyện.
•

Ông Nguyễn Đại Thắng – Phó Chủ tịch văn- xã quản lí các hoạt động văn hóa, xã
hội trên toàn huyện, báo cáo, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện.

•

Ông Phạm Trọng Duy – Phó Chủ tịch quản lí giải quyết các vawns đề về kinh tế,
báo cáo, chiu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện.

•

Ông Hà Quang Vinh phụ trách, theo dõi, giải quyết các công việc về đất đai, thanh
tra xây dựng, giải phóng mặt bằng trên địa bàn huyện và chương trình xây dựng cơ
bản, báo cáo và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện.

 Có 12 phòng trực thuộc:

Văn phòng HĐND – UBND huyện

Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội

Phòng Nội vụ

Phòng Văn hóa thông tin

Phòng Tài chính – Kế hoạch

Phòng Công thương

Phòng Tài nguyên – Môi trường

Phòng Thanh tra

Phòng Tư pháp

Phòng Giáo dục & Đào tạo

Phòng Y tế

Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn

 Các đơn vị sự nghiệp

Đài phát thanh
Nhà văn hóa
Hội Chữ thập đỏ
Trung tâm phát triển khu công nghiệp
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ
12


UBND huyện Trực Ninh là cơ quan trực thuộc UBND tỉnh Nam Định.
UBND tỉnh Nam Định chưa có văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trực Ninh. Vì vậy, UBND huyện Trực
Ninh sử dụng luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân số
11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 về Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân làm căn cứ thực hiện. Dựa trên tinh thần pháp luật và ứng dụng hợp
lí và có cấu tổ chức của UBND huyện luôn thực hiện có hiệu quả và hoàn thành tốt
những nhiệm vụ được giao trong quyền hạn của mình.
- Vị trí, chức năng:
UBND huyện Trực Ninh do HĐND bầu, là cơ quan chấp hành của HĐND,
cơ quan hành chính nhà nước trực thuộc UBND tỉnh Nam Định thực hiện chức
năng quản lí ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lí thống nhất trong
bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
-

Nhiệm vụ, quyền hạn
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp huyện được quy định cụ thể tại Mục 2,

Chương 4, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, từ Điều 97 đến
Điều 110 như sau:
Trong lĩnh vực kinh tế, UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn
sau đây:
1. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cùng
cấp thông qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực
hiện kế hoạch đó;
2. Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân
sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp
cần thiết trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính
cấp trên trực tiếp;
13


3. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND xã,
thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của HĐND xã, thị
trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;
4. Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai,
UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyến
khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức
thực hiện các chương trình đó;
2. Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu
kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, phát
triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
3. Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;

4. Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn;
5. Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ
lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp
luật.
Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, UBND huyện thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát
triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
2. Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch
14


vụ ở các xã, thị trấn;
3. Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND tỉnh.
Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, UBND huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
2. Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
3. Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và
quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
4. Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, UBND huyện thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1. Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
2. Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
3. Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
15


mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao
UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
2. Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi
cử;
3. Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao;
bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do
địa phương quản lý;
4. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá
gia đình;
5. Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành

nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
6. Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện,
nhân đạo.

16


Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, UBND
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
2. Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
3. Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa
phương.
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, UBNDhuyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản
lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ,
công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
2. Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp
vi phạm theo quy định của pháp luật;
3. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực
hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi

vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
4. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
17


5. Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, UBND
huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
2. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,
vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
3. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của
công dân ở địa phương;
4. Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật
và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Trong việc thi hành pháp luật, UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:
1. Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước
cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
2. Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp
bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh
tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp
pháp khác của công dân;

3. Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
18


4. Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
5. Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, UBND
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo
quy định của pháp luật;
2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên;
3. Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của UBND cấp trên;
4. Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
5. Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính
ở địa phương trình HĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét, quyết
định.
2.2.Các hình thức hội họp tại UBND huyện Trực Ninh
-

Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để Chủ tịch UBND nghe các ý kiến đề xuất và
kiến nghị trưởng các , đơn vị trực thuộc, của các chuyên gia, nhằm có đủ thông tin,
có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền. Các
thành viên tham gia là trưởng, phó các đơn vị trực thuộc có đủ thẩm quyền, năng
lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp. Các thành viên chuẩn bại
tài liệu, báo cáo tình hình hoạt động của đơn vị, đưa ra những đề xuất, kiến nghị để

giải quyết công việc hiệu quả.
19


-

Họp làm việc là cuộc họp của Chủ tịch với trưởng đơn vị trực thuộc để giải quyết
những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của các đơn vị,
phòng ban trực thuộc hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các
nhiệm vụ công tác của các đơn vị, phòng, ban.
Trong cuộc họp, các trưởng, phó đơn vị, thành viên tham gia cuộc họp báo
cáo tiến trình giải quyết công việc, xin ý kiến lãnh đạo, chỉ đạo về việc giải quyết
công việc, những khó khăn, vướng mắc khi giải quyết công việc.

-

Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên
môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án. Các dự án
diễn ra trong địa bàn UBND huyện khá là nhiều và tương đối phức tạp vì điều kiện
cơ sở vật chất, phương tiện, kỹ thuật. việc triển khai công việc còn gặp nhiều khó
khăn. Cuộc họp chuyên môn là cuộc họp trao đổi kinh nghiệm, thảo luận những
vấn đề chuyên môn, nghiệp vụ liên quan đến dự án, chia sẻ, trao đổi kinh nghiệm
và đưa ra hướng giải quyết, hoàn thành dự án đúng tiến độ, hiệu quả, tiết kiệm.

-

Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo UBND huyện, các đơn vị trực thuộc để
nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện
chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên. Họp giao ban thường được tổ chức
vào chiều thứ 6 hàng tuần.

-

Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán triệt,
thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính
sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành hoạt động kinh
tế - xã hội.
Thành phần tham gia họp tập huấn triển khai Nghị quyết là các cán bộ, Đảng
viên trong HĐND, UBND huyện Trực Ninh và cá Đảng viên thuộc các đơn vị trực
thuộc.

-

Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá
tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng
20


nhiệm vụ công tác cho năm tới của UBND huyện.
Họp tổng kết hàng năm thường tổ chức vào tuần thứ ba của tháng 12, tổng
kết công tác năm, đánh giá tình hình kết quả thực hiện nhiệm vụ, rút kinh nghiệm,
dự thảo kế hoạch công tác năm tới.
-

Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề là cuộc họp để
đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan
trọng.
Cuộc họp diễn ra trong hoặc cuối thời gian triển khai thực hiện chủ trương,
chính sách nhằm đánh giá tiến trình thực hiện, hướng thực hiện đã đúng với chỉ
đạo hay chưa, khó khăn vướng mắc trong công tác triển khai công việc; đề xuất

giải pháp giải quyết những vấn đề tồn tại trong quá trình triển khai công việc; đánh
giá kết quả thực hiện công việc; rút kinh nghiệm.

Hình 2.1 Một cuộc họp tại UBND huyện Trực Ninh
2.3. Thực trạng công tác tổ chức
Công tác tổ chức cuộc họp tại UBND huyện Trực Ninh đáp ứng các yêu cầu
- Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình
thức và cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng vấn đề và điều
21


kiện hoàn cảnh cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng và hiệu quả giải
quyết công việc.
- Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ trình bày tóm tắt ngắn gọn
tư tưởng, nội dung cốt lõi của đề án, dự án, vấn đề được đưa ra cuộc họp hoặc chỉ
nêu những vấn đề còn ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn tài liệu, văn bản của
cuộc họp, không trình bày toàn bộ nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý tại cuộc họp.
- Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải tập trung chủ yếu vào
những vấn đề đang còn những ý kiến khác nhau để đề xuất những biện pháp xử lý.
- Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng và cụ thể, thể hiện
được đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu của cuộc họp.
2.3.1. Tổ chức công tác chuẩn bị
Ở UBND huyện Trực Ninh, việc tổ chức hội họp cũng diễn ra khá thường
xuyên nhắm trao đôi thông tin, lấy ý kiến giải quyết vấn đề nảy sinh trong hoạt
động của cơ quan. Các cuộc họp được đề cập trong kế hoạch công tác năm, kế
hoạch ccoong tác tháng, quý, tuần nên có sự chủ động trong công tác chuẩn bị
cũng như triển khai cuộc họp.
Tùy thuộc vào nội dung, đặc điểm của từng cuộc họp mà Chủ tịch UBND
giao trách nhiệm cho các đơn vị phụ trách công tác chuẩn bị. thông thường, các
cuộc họp thường niên như họp tổng hợp kết quả công tác hnagf tháng và triển khai

kế hoạch công tác tháng tiếp theo, quý, năm được giao cho Văn phòng UBND
huyện chuẩn bị.
Các cuộc họp mang tính chất chuyên môn được giao cho các đơn vị liên
quan phối hợp với Văn phòng UBND huyện chuẩn bị, trách nhiệm báo cáo thuộc
về đơn vị chủ trì.
Công tác chuẩn bị cuộc họp của UBND huyện bao gồm:
- Lập kế hoạch chi tiết cho cuộc họp: Căn cứ vào chương trình công tác hàng
năm, hàng tháng của cơ quan mình và yêu cầu giải quyết công việc, Chủ tịch
UBND huyện chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn,
22


quan trọng trong năm và hàng tháng; phân công trách nhiệm cơ quan, đơn vị chuẩn
bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp
đó.
Các cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết những công việc đột
xuất, khẩn cấp.
Xây dựng nội dung chương trình, hoạt động sẽ diễn ra trong cuộc họp
Mục tiêu cuộc họp
Chủ tọa, người điều hành cuộc họp
Thành phần tham dự cuộc họp: chuẩn bị thông báo, giấy mời, và gửi trước
tài liệu
Thời gian, địa điểm họp: thường tổ chức tại hội trường nhà văn hóa huyện
Trực Ninh
Dự trù kinh phí: Cán bộ chuyên môn dự trù kinh phí cho cuộc họp: trà,
nước, hoa quả, in ấn tài liệu, công tác phí theo Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày
06 tháng 7 năm 2010 của Bộ tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ chi tổ
chức các cuộc hội nghị đối với cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp công lập.
Chuẩn bị các tài liệu liên quan đến nội dung cuộc họp
- Phân công nhiệm vụ:

Khi có kế hoạch cụ thể được thông qua, trưởng đơn vị được giao phụ trách
công tác chuẩn bị tiến hành phân công nhiệm vụ, trách nhiệm cho từng người. Các
nhiệm vụ cụ thể như
• Thông báo với các đơn vị, cá nhân liên quan về cuộc họp, thời gian, địa điểm, kèm
theo giấy mời và tài liệu liên quan, thông báo trước về nhiệm vụ(nếu có) của khách
mời trong cuộc họp như phát biểu, báo cáo hay đọc tham luận để họ có sự chuẩn bị
chuẩn bị
• Thông báo với Văn phòng để xếp phòng họp, kiểm tra cơ sở vật chất, trang thiết bị
phòng họp. Đối với các cuộc họp quan trọng, quy mô lớn, thường được tổ chức
duyệt chương trình trước tối thiểu 02 ngày.
• Viết bài phát biểu cho lãnh đạo, khách mời
-Chuẩn bị công tác lễ tân, hậu cần
23


Đối với hội nghị, hội thảo, cần chuẩn bị một số tiết mục văn nghệ tránh gây
mệt mỏi, căng thẳng hay nhàm chán khi cuộc họp kéo dài
Nếu cuộc họp kéo dài hơn 1 buổi, Văn phòng UBND huyện sẽ chuẩn bị cơ
trưa cho đại biểu tại tầng 2 nhà ăn UBND huyện.
Cán bộ phụ trách chuẩn bị phương tiện kỹ thuật sẽ đến trước để kiểm tra
hoạt động của trang thiết bị: âm thanh, ánh sáng. Loa, mic, máy chiếu,… đảm bảo
chúng vận hành tốt và không làm gián đoạn cuộc họp
Vệ sinh phòng họp trước và sau khi cuộc họp diễn ra, chuẩn bị trà nước,…
2.3.2. Tổ chức điều hành cuộc họp
Chủ tọa là người điều hành cuộc họp. Kế hoạch cuộc họp, nội dung, chương
trình cuộc họp và các tài liệu liên quan được gửi trước cho chủ tọa nghiên cứu và
chuẩn bị nội dung điều hành cuộc họp cũng như dự báo các vấn đề phát sinh, có
một số phương án dự phòng để giải quyết các vấn đề đó, hạn chế tối đa rủi ro sẽ
diến ra trong cuộc họp.
Khi bắt đầu cuộc họp, chủ tọa cuộc họp nêu lí do, giới thiệu đại biểu; thống

nhất chương trình, nêu mục tiêu cuộc họp, có thay đổi về nội dung, mục tiêu (nếu
có). Trong cuộc họp đa số các sự trao đổi đều mang tính tự phát. Quá trình cuộc
họp diễn ra không hoàn toàn được định trước mà nó chỉ theo một đề cương cơ bản.
Ngoài ra kết quả của cuộc họp không dễ mà được thống nhất nhanh chóng. Bởi vậy
hai điều quan trọng nhất trong công tác chuẩn bị một cuộc họp là: Đặt ra mục đích
rõ ràng, thực tế và chuẩn bị những vấn đề cần bàn bạc một cách cụ thể.
Tuyên bố khai mạc, thống nhất cách làm việc. phương pháp làm việc
Triển khai cuộc họp

24


Hình 2.2. Chủ tọa điều hành cuộc họp HĐND tại huyện Trực Ninh
Chủ tọa là người có uy tín, khả năng lãnh đạo, dẫn dắt vấn đề, quyết đoán và
là người quản lí thời gian tốt. Thông thường, các cuộc họp nội bộ UBND, họp sơ
kết, tổng kết, … thì chủ tọa là Chủ tịch UBND hay Phó Chủ tịch.
Chủ trì cuộc họp luôn đặt mục tiêu cuộc họp lên hàng đầu và dẫn dắt cuộc
họp hiệu quả
Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian và lịch trình
của cuộc họp.
Xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham dự cuộc họp được trình bày ý
kiến của mình một cách hợp lý.
Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra.
Có ý kiến kết luận cuộc họp, trước khi kết thúc cuộc họp.
Thống nhất cách tiếp nhận thông tin.

25